SharePoint Data Migration: Hur man undviker vanliga misstag

SharePoint Data Migration: Vad handlar det om?

Datamigrering på Microsoft SharePoint är processen att överföra data, konfigurationer och funktionalitet från en befintlig SharePoint-miljö (t.ex. en äldre eller lokal version) till en ny miljö, till exempel SharePoint Online eller en annan uppgraderad version av Microsoft 365-plattformen.

I denna process är flera element som utgör samarbets- eller kommunikationswebbplatser, till exempel extranätet eller företagets intranät, involverade. Bland dessa element hittar vi:

• Listor och bibliotek
• Filer och dokument
• Webbplatsens struktur
• Arbetsflöden och automatiseringar
• Behörigheter och säkerhetskonfigurationer

Migrering är därför en extremt känslig process som, om den hanteras på fel sätt, kan leda till allvarliga skador när det gäller datasäkerhet och användarupplevelse på de SharePoint-webbplatser som ligger till grund för företagets digitala arbetsplats.

Trots detta tenderar många organisationer att underskatta vikten av planering i denna process och missar de möjligheter som migrationen erbjuder för att

• Modernisera företagets IT-infrastruktur genom att flytta till nyare versioner av SharePoint där funktioner som integration med Microsoft Teams och Power Automate kan nås.
  
• Centralisera data, vilket till exempel möjliggör konsolidering av företagsinnehåll till en enda molnbaserad plattform, vilket optimerar fjärråtkomst och samarbete.
  
• Säkerställa ökad säkerhet genom att minska riskerna med föråldrade versioner av plattformen och förbättra efterlevnaden av gällande regelverk.
  
• Effektivisera verksamheten genom bättre datahantering.
  

För att bättre förstå kan ett företag som har SharePoint Server 2013 besluta att migrera för att minska underhållskostnaderna för hårdvara, säkerställa åtkomst till dokument från var som helst och förbättra datasäkerheten genom de ständiga uppdateringar som Microsoft ger till sina molnteknologier på egen hand, där SharePoint Online faller.

SharePoint Data Migration: Varför är det viktigt att planera?

Som med alla projekt av en viss komplexitet kräver datamigrering till SharePoint noggrann och detaljerad planering. Vårt första förslag är därför att upprätta en färdplan för migreringen för att undvika oväntade kostnader, förseningar eller, i värsta fall, att processen misslyckas.

Planering tjänar också till att:

• definiera konkreta mål;
• identifiera vilka resurser som behövs;
• förutse de kritiska frågor som kan uppstå.

Låt oss ta exemplet med en bank som avser att migrera från en lokal infrastruktur till SharePoint Online, men som upptäcker att dess befintliga anpassningar inte är kompatibla med den nya plattformen.

Om man har tagit höjd för detta i färdplanen blir det möjligt att tidigt planera för antingen en omdesign av migreringen eller en ersättning av de anpassade funktionerna innan processen påbörjas. Resultatet? Banken i fråga kommer att ha klarat av migreringen enligt tidsplanen, utan risk för datasäkerheten och utan att behöva avbryta sina tjänster.

Men var ska man börja för att kunna göra en ordentlig planering? Utgångspunkten är att veta hur migreringen till SharePoint går till.

Processen kan delas in i fyra huvudfaser:

1. Förberedelser och analys: I denna första fas analyserar du din nuvarande miljö, identifierar de data och strukturer som behöver överföras och bedömer kompatibiliteten med den nya plattformen.
   
   
2. Skapande av färdplan: Operativa detaljer definieras, t.ex. tidpunkten för migreringen, de verktyg som ska användas och de team som är involverade.
   
   
3. Utförande: Den faktiska dataöverföringen till den nya SharePoint-miljön äger rum. I det här skedet kan mellanliggande tester inkluderas för att säkerställa att allt fungerar som det ska.
   
   
4. Post-migration: När överföringen är klar kontrollerar du om datamigreringen var framgångsrik och gör slutliga konfigurationer. När processen är klar utbildar du användarna i hur de ska använda den nya plattformen.
   
   

I den här artikeln ska vi titta på hur man hanterar de här stegen med utgångspunkt från de vanligaste misstagen som företagen gör. Misstag som kan undvikas just genom korrekt planering av processen, som måste hanteras med lämpliga tekniska färdigheter.

Om organisationen inte kan förlita sig på interna resurser med dessa färdigheter kan lösningen vara att förlita sig på konsulter som experterna i intranet.ai-teamet, som kan erbjuda årtionden av erfarenhet av att hantera SharePoint-baserade webbplatser och den integrerade digitala arbetsplatsen Microsoft 365.

Verktyg för att migrera data till SharePoint

SharePoint-kompatibla migreringsverktyg ger viktigt stöd för att överföra filer, konfigurationer och funktioner utan att äventyra integriteten hos företagsdata.

Microsoft erbjuder ett diskret utbud av inbyggda verktyg som är utformade för att underlätta datamigrering till SharePoint Online, till exempel SharePoint Migration Tool. Detta är ett gratis verktyg som är idealiskt för att hantera enkla eller lågkomplexa migreringar som involverar överföring av information och innehåll från lokala versioner av SharePoint till Microsoft 365-molnet.

Rollen för SharePoint Migration Tool vid överföring av data till Microsoft 365-molnet

Migration Tool stöder versioner av SharePoint Server 2010 till och med 2019 och SharePoint Foundation 2010 och 2013. Det är också kompatibelt med arbetsflöden som skapats via SharePoint Designer och standard SharePoint Server-arbetsflöden.

För dem som föredrar ett mer tekniskt tillvägagångssätt kan alla operationer också utföras via PowerShell, vilket kan erbjuda större flexibilitet och fler automatiseringsalternativ.

För att undvika vanliga fel under en migrering stöder Migration Tool olika autentiseringsmetoder, inklusive NTLM, Kerberos och multifaktorautentisering. I miljöer som konfigurerats med flera leverantörer kan det dock hända att Windows-autentisering inte stöds.

Låt oss ta ett exempel på ett företag som använder SharePoint Server 2016 och bestämmer sig för att migrera till SharePoint Online. Med hjälp av Migration Tool kan det enkelt överföra filer och bibliotek utan behov av avancerade verktyg eller komplexa konfigurationer. Men vi måste betona att det här verktyget inte stöder migrering av anpassade arbetsflöden.

Rapport om migrering tillhandahållen av SharePoint Migration Tool

Migration Manager är ett annat verktyg som tillhandahålls av Microsoft för att förenkla migreringen av filer från lokala arkiv till SharePoint Online, OneDrive och Microsoft Teams.

Med sin integration i Microsoft 365-administrationsportalen gör det möjligt för administratörer att enkelt centralisera och hantera överföringar utan att behöva installera programvara från tredje part.

För att starta processen måste lokala agenter installeras på källservrarna, som ansvarar för att ansluta lokala arkiv till Microsoft-molnet. När du har konfigurerat destinationer, t.ex. dokumentbibliotek eller OneDrive-konton, kan du schemalägga migreringar eller starta dem omedelbart.

Bland Migration Managers främsta styrkor vill vi lyfta fram användarvänligheten och möjligheten att övervaka migreringsstatus i realtid och få detaljerade rapporter om eventuella fel eller framgångar efter slutförandet.

Hur Microsoft Migration Manager fungerar

Jämfört med SharePoint Migration Tool är Migration Manager utformad för migreringar från lokala filservrar och hanterar större scenarier med mer automatisering och centraliserad kontroll. I motsats till detta fokuserar Migration Tool på migrering från lokala versioner av SharePoint eller anpassade överföringar, vilket ger mer flexibilitet men mindre direkt integration med Microsoft 365-molnet.

Förutom inbyggda SharePoint-produkter är verktyg från tredje part också en värdefull resurs för komplexa migrationsprojekt.

ShareGate är ett av de mest populära.

Med ett intuitivt gränssnitt är det särskilt användbart för:

• Överföra komplexa arbetsflöden, så att du kan migrera automatiseringar och flöden utan att förlora funktionalitet.
• Hantera anpassade behörigheter och se till att behörigheterna replikeras korrekt.
• Bevara metadata, se till att information som är kopplad till dokument, t.ex. skapandedatum och författare, förblir intakt i den nya miljön.

Quest Content Matrix är ett annat viktigt tredjepartsverktyg som är utformat för att hantera migreringar av stora datamängder eller omorganisering av innehåll under överföringen.

Det här är vad det kan göra:

• Hantera skalbara migreringar, perfekt för företag med mycket data som ska flyttas i flera faser.
• Strukturell omorganisation, så att du kan bygga om strukturen på webbplatser och bibliotek för att förbättra innehållsorganisationen.
• Stöd för komplexa miljöer, dvs. lämpligt för scenarier som omfattar omfattande anpassningar eller integrationer med tredje part.

Quest Content Matrix kan med fördel användas för att migrera en miljö med mer än 500 000 filer fördelade på hundratals dokumentbibliotek och omorganisera dem till en ny, mer effektiv struktur under migreringen.

SharePoint Data Migration: de vanligaste misstagen

Varför uppstår det fel under migreringsprocessen?

Dessa är ofta resultatet av otillräckliga förberedelser eller underskattning av tekniska komplexiteter. Låt oss nedan titta närmare på vilka problem företag oftast stöter på när de migrerar till SharePoint och, ännu viktigare, vad de orsakas av.

Avsaknad av en tydlig strategi

Ett vanligt misstag är att påbörja migreringen utan noggrann planering. Det låter trivialt, men det är ett viktigt koncept: ett"improviserat" tillvägagångssätt leder ofta till förvirring, förseningar och suboptimala resultat, medan en tydlig strategi innebär att man definierar vad som ska migreras, varför man ska göra det och hur man ska göra det, med hänsyn till de kritiska möjligheterna och relaterade lösningar.

Ta fallet med ett företag som bestämmer sig för att flytta sina data till SharePoint Online, men utan att göra en preliminär analys. Under migreringen kan de ansvariga teamen upptäcka att vissa kritiska funktioner, t.ex. anpassade arbetsflöden, inte är kompatibla med den nya plattformen. Detta skulle tvinga dem att revidera projektet på vägen, vilket inte bara leder till ökade kostnader utan också, ännu viktigare, till störningar i den dagliga verksamheten.

Ett vanligt misstag är att man inte tar hänsyn till den befintliga informationsarkitekturen. Många SharePoint-miljöer designades för flera år sedan, och även om de var funktionella då kan de vara föråldrade idag. Att migrera utan att omstrukturera arkitekturen innebär att gamla problem förs in i ett nytt system, vilket äventyrar effektiviteten i innehållshantering och säkerhet som däremot är styrkan hos plattformar som SharePoint Online.

Föråldrad, duplicerad eller onödig data

Överföring av föråldrad eller duplicerad data kan sakta ner migreringen och komplicera innehållshanteringen i den nya miljön. Av denna anledning bör en preliminär datastädning göras innan du börjar.

För att förstå detta bättre kan man ta ett företag som upptäcker att dess bibliotek innehåller hundratals föråldrade versioner av samma dokument. Om ingen rensning gjordes i arkiven före migreringen skulle alla dessa versioner överföras och det skulle bli mycket komplicerat för slutanvändarna att hitta den information de behöver i den nya arbetsmiljön.

Dåligt konfigurerade behörigheter

Migrering är inte bara en teknisk fråga: det krävs input från olika affärsfunktioner för att fatta beslut om data, behörigheter och innehållsmappning.

Åtkomstbehörigheter är avgörande för att skydda känslig information och säkerställa att varje användare endast har åtkomst till det innehåll som han eller hon är ansvarig för. Fel i överföringen av behörigheter kan orsaka allvarliga säkerhetsbrister och leda till störningar i arbetsflödena.

Ta exemplet med ett företag som gör detta misstag, dvs. inte verifierar behörighetsinställningarna. Efter migreringen skulle konfidentiella dokument som innehåller känsliga uppgifter bli tillgängliga för alla användare, även vid innehållsgenerering via Copilot, vilket strider mot dataskyddsbestämmelserna.

Migrering av behörigheter i SharePoint

Kompatibilitetsproblem

Alla versioner av SharePoint är inte kompatibla med varandra, och detsamma gäller för tredjepartsintegrationer eller anpassade lösningar.

Följaktligen måste man ta hänsyn till graden av kompatibilitet mellan käll- och målsystem om man inte vill stöta på korrumperad funktionalitet eller data. Ett välkänt fall gäller Fabulous 40 templates, som finns i SharePoint 2007, och som medförde betydande svårigheter vid uppgradering till senare versioner, t.ex. SharePoint 2010 eller 2013.

Hur bedömer man kompatibiliteten? Det första steget är att utföra en preliminär analys av källsystemet och identifiera kritiska komponenter som anpassningar, arbetsflöden, anpassade webbdelar och tredjepartsintegrationer. Detta ger en grundlig förståelse för den nuvarande strukturen och funktionaliteten och skapar förutsättningar för en jämförelse med målsystemet.

Efter det måste du jämföra funktionerna i den aktuella versionen av SharePoint med dem i målversionen för att identifiera eventuella föråldrade eller ändrade funktioner. Denna typ av analys hjälper till att förutsäga möjliga hinder och planera nödvändiga insatser. Till exempel kanske anpassningar som baseras på föråldrad teknik, som gårdsbaserade lösningar, inte stöds och kräver omskrivning för att fungera i den nya versionen.

I det här läget är det lämpligt att utföra en migrering i en testmiljö för att identifiera och lösa eventuella kritiska problem i förväg och säkerställa att data och funktioner överförs korrekt under den faktiska migreringsprocessen.

Konfigurationsfel för bibliotek och filer

SharePoints fil- och biblioteksstruktur kräver exakt organisation för att fungera som bäst: felkonfigurationer leder till duplicerade dokument, trasiga sökvägar och svårigheter att hitta innehåll. Allt detta resulterar i en underpresterande digital arbetsmiljö som är svår för användarna att ta till sig.

Underskattning av tidslinjer

Många företag underskattar den tid det tar att genomföra migreringen till SharePoint på ett korrekt sätt, vilket ofta leder till förseningar som visserligen är motiverade men som inte var budgeterade i färdplanen. Tvärtom måste man alltid ta hänsyn till eventuella oförutsedda händelser, särskilt när stora volymer data måste överföras, eller störningar i anslutningen som kan förlänga tiden till slutförandet.

SharePoint Data Migration: tips för planering

Det finns olika typer av datamigrering till SharePoint:

1. Från äldre versioner: överföringen från äldre versioner av SharePoint till nyare versioner.
   
2. Från lokal till moln: flytt från en lokal till en molnbaserad infrastruktur, till exempel SharePoint Online i Microsoft 365.
   
3. Mellan molnmiljöer: migrering från en SharePoint Online-klient till en annan, till exempel vid företagssammanslagningar.
   
4. Från externa plattformar: överföring av data från icke-SharePoint-system, t.ex. Google Drive, Lotus Notes eller Dropbox.
   

Oavsett vilken situation ett företag befinner sig i är det första steget mot en lyckad migrering att tydligt identifiera målen och kraven för projektet. Därefter bör man kunna svara på följande frågor:

• Av vilka skäl är migreringen nödvändig?
• Vilka är de problem som gör migreringen nödvändig?
• Vilka lösningar förväntas då migreringen till SharePoint medföra?

Därefter måste de resurser som kommer att ansvara för att hantera hela processen samlas: alla nödvändiga färdigheter måste vara representerade och varje teammedlem måste ha ett tydligt och väldefinierat ansvar.

Till exempel bör IT-experter involveras för att övervaka den tekniska sidan, liksom representanter från de olika affärsavdelningarna för att ge användbar feedback om hur man skapar den nya digitala arbetsmiljön. Allt samordnas av en projektledare som ansvarar för migreringen.

Nu kan du börja med en preliminär analys av den nuvarande miljön, genom att identifiera eventuella problem och resonera kring relaterade lösningar. Vi förtydligar ytterligare i följande tabell.

Varför det är viktigt att rensa upp data före migreringen

Vi har redan förklarat att överföring av onödig eller duplicerad data, förutom att sakta ner migreringen, också kan äventyra effektiviteten i den nya digitala arbetsmiljön. Nu kan det dock uppstå en fråga: hur identifierar man onödig data och hur tar man bort den?

För att svara på detta rekommenderar vi att man börjar med att analysera slutanvändarnas användning, det vill säga att man bedömer vilka dokument som har ändrats eller öppnats nyligen. Om ett företag upptäcker att hälften av dokumenten i dess digitala arkiv aldrig har öppnats under de senaste 5 åren, kanske det är en bra idé att lägga dessa filer åt sidan när de har certifierats som värdelösa.

Självklart måste man fastställa regler för vad som ska betraktas som "föråldrat" baserat på datum eller typ av innehåll. Ett företag kan t.ex. använda ett skript för att analysera filer som inte har ändrats under de senaste tre åren och lagra dessa på en lokal server så att de inte är inblandade i migreringsprocessen.

Innan en migrering inleds bör innehållet analyseras och omorganiseras så att det blir lättillgängligt och intuitivt att navigera i. I detta avseende kan filklassificering baserad på kriterier som avdelningar, projekt, dokumentkategorier eller till och med operativa prioriteringar användas.

Låt oss ta ett annat exempel: ett stort företag kan omorganisera filer genom att skapa särskilda bibliotek för varje avdelning. Varje bibliotek skulle berikas med anpassade metadata, inklusive namnet på projektledaren, förfallodatum och dokumentets godkännandestatus.

En annan viktig aspekt gäller hanteringen av filversioner och eventuella beroenden mellan dem. SharePoint erbjuder versionshanteringsfunktioner som gör det möjligt att spåra ändringar i dokument över tid, och att överföra varje enskild version kan i onödan öka volymen data som ska överföras.

Därför bör viktiga versioner identifieras och endast de relevanta behållas (t.ex. de tre senaste versionerna av ett dokument). Detta eliminerar onödiga versioner och undviker att överbelasta systemet.

När det gäller beroenden bör det noteras att i SharePoint-miljöer kan många filer, t.ex. Excel-ark eller databaser, innehålla länkar eller referenser till externa dokument. Under migreringen är det nödvändigt att verifiera att dessa länkar förblir funktionella.

Varför det är viktigt att testa migreringen

Genom att testa migreringen innan den genomförs säkerställs en felfri process och en slutmiljö som uppfyller förväntningarna.

Förtestning simulerar överföringen på en begränsad, representativ del av data, så att du kan identifiera problem som fel i behörighetshantering, förlust av metadata eller inkompatibla konfigurationer.

I praktiken kan ett IT-team skapa en separat SharePoint Online-webbplats för att verifiera att metadata och arbetsflöden beter sig som förväntat efter överföringen.

Under testningen är det vettigt att inkludera information som skyddas av höga behörighetsnivåer och anpassningar, vilket ofta är ett problem när man övergår till en ny digital arbetsmiljö.

Varför det är viktigt att få feedback från slutanvändarna

Som vi redan har nämnt är det bra att både under planeringen och efter att processen är klar samla in feedback från kollegor som måste använda den nya miljön i sitt dagliga arbete. Deras feedback kommer i själva verket att vara de bästa indikatorerna på hur effektiv migreringen är.

I synnerhet i slutet av migreringen kan företaget hålla en rad möten för att samla in feedback från personalen om användbarhetsproblem eller saknad funktionalitet. Om användarna t.ex. rapporterar svårigheter med att navigera eller söka efter dokument, kan lämpliga aktiviteter planeras för att optimera webbplatsens struktur eller metadata. Även en kort enkät kan hjälpa till att identifiera möjliga förbättringsområden.

Exempel på hur man hanterar migrering till SharePoint

Vi kommer nu att fördjupa oss i hur man skapar en detaljerad plan för datamigrering till SharePoint genom ett praktiskt exempel. Vi kommer att låtsas vara ett företag som behöver migrera en stor mängd data från SharePoint On-Premise till SharePoint Online: det ansvariga teamet kommer att planera processen, testa den, utföra migreringsfasen och kontrollera dess framgång.

Tänk på ett företag med en etablerad struktur som använder SharePoint Server 2016 On-Premise för dokumenthantering och teamsamarbete.

Ledningen beslutar att migrera till SharePoint Online för att dra nytta av alla funktioner som erbjuds av molnet, till exempel förbättrad fjärråtkomst, skalbarhet och integration med Microsoft Teams.

Låt oss titta på hur detta företag ska gå vidare.

Steg 1: Planering

IT-teamet börjar med att tydligt definiera målen för migreringen. I vårt exempel vill företaget förbättra datatillgängligheten för dem som arbetar på distans samtidigt som hanteringen av IT-infrastrukturen förenklas och kostnaderna optimeras.

Teamet går sedan vidare med en analys av den nuvarande miljön och verifierar att:

• De data som ska migreras omfattar dokumentbibliotek, anpassade arbetsflöden och metadata.
• Det finns detaljerade behörigheter som måste upprätthållas för att säkerställa datasäkerheten.
• Den nuvarande arkitekturen är ineffektiv, med dubbla filer som inte längre är relevanta.

Teamet fortsätter med att skapa en färdplan i fyra steg:

1. Preliminär analys och datarensning.
2. Testning av migreringen på en delmängd av innehållet.
3. Utförande av den faktiska migreringen.
4. Övervakning efter migreringen.

Fas 2: Preliminär testning

Innan den faktiska migreringen påbörjas testar teamet processen på ett litet dokumentbibliotek med representativa data. Testningen görs med hjälp av ett tredjepartsverktyg (t.ex. ShareGate) för att utföra dokumentöverföringen och verifiera att den sker utan fel, att metadata förblir intakta och att behörigheter tillämpas korrekt i den nya miljön.

En kritisk fråga uppstår: vissa anpassade arbetsflöden är inte kompatibla med SharePoint Online.

Följaktligen måste en lösning hittas, vilket i detta fall kan vara att ersätta dessa flöden med Power Automate-baserade automatiseringar.

Steg 3: Verkställa migreringen

Vi har kommit fram till höjdpunktsfasen i hela processen. Efter preliminära tester för att förfina planen beslutade teamet att genomföra den faktiska migreringen under helgen för att minimera påverkan på kollegornas aktiviteter.

Dessutom bestämde man sig för att dela upp processen i block för att undvika överbelastning och bättre övervaka dataöverföringen.

Under migreringen övervakar teamet processen i realtid med hjälp av rapporter som tillhandahålls av ett verktyg som SharePoint Migration Tool.

Steg 4: Övervakning efter migreringen

Teamet är nästan färdigt med migreringsprocessen: det kan nu verifiera att den nya SharePoint Online-baserade miljön är fullt operativ.

Hur gör man det? Genom benchmarking mot den ursprungliga miljön för att säkerställa att allt innehåll har överförts, verifiera att behörigheter tillämpas korrekt, testa åtkomst till dokument av olika användare och slutligen samla in feedback från slutanvändare.

Om mindre problem eller kritiska frågor dyker upp kommer man omedelbart att göra ändringar i ramverket för att förbättra användbarheten.

Vad är datamigrering i SharePoint, och varför är det viktigt?

Datamigrering i SharePoint innebär att innehåll, konfigurationer och funktioner överförs från ett befintligt system till en miljö som SharePoint Online. Denna process bidrar till att modernisera IT-infrastrukturen, centralisera data och förbättra säkerhet och affärssamarbete.

Vilka verktyg finns tillgängliga för att migrera data till SharePoint?

Microsoft tillhandahåller SharePoint Migration Tool, som är utformat för att säkert migrera dokument, listor och bibliotek samtidigt som metadata och behörigheter bevaras. Tredjepartslösningar som ShareGate, Metalogix och AvePoint erbjuder också ytterligare alternativ för specifika behov.

Vilka är de vanligaste felen vid migrering till SharePoint?

Vanliga fel inkluderar bristande planering, överföring av onödig eller föråldrad data, oförståelse för beroenden mellan system och otillräcklig användarförberedelse. Dessa problem kan leda till ineffektivitet, dataförlust och utmaningar vid systemanvändning.

Hur planerar man effektivt datamigrering till SharePoint?

Effektiv planering innebär att analysera befintlig data för att avgöra vad som ska migreras eller rensas ut, bedöma systemberoenden, definiera en migreringsstrategi med detaljerade tidsplaner och resurser samt utbilda användare för att underlätta anpassningen till den nya miljön.

Är SharePoint Online bättre än SharePoint On-Premise?

SharePoint Online erbjuder skalbarhet, åtkomst till data var som helst, bättre integration med andra Microsoft 365-applikationer och automatiska uppdateringar. Det är viktigt att utvärdera specifika affärsbehov och ta hänsyn till faktorer som efterlevnad och datasäkerhet.