SharePoint Version History: en praktisk guide

Versionering representerar en av huvudfunktionerna i SharePoint som dokumenthanterare. Faktum är att det förenklar hanteringen av innehåll i en lista eller ett dokumentbibliotek genom att spåra alla versioner som skapas efter att en ändring har gjorts i en fil. När den här funktionen är aktiverad kan du komma åt versionshistorik, visa information om enskilda ändringar som gjorts i en fil och återställa någon av de tidigare versionerna.

I den här artikeln kommer vi att titta på vad SharePoint versionering är, vad det låter dig göra, hur man aktiverar det i en lista eller ett bibliotek och hur man inaktiverar det. Slutligen kommer vi att diskutera bästa praxis för att hantera innehåll i SharePoint så att du aldrig överskrider tillgänglig lagring.

SharePoint Version History: Vad är det?

"Versionering" hänvisar till en av nyckelfunktionerna i SharePoint som en dokumenthanterare, som gör det möjligt att lagra, spåra och återställa versioner av filer i en lista eller ett dokumentbibliotek. Med denna funktionalitet kan SharePoint skapa en version när en ändring görs i en fil och tillåta aktiverade användare att:

• komma åt versionshistoriken för enskilda filer i en lista eller ett dokumentbibliotek;
• visa information som datum och författare för varje ändring av en fil;
• rulla tillbaka en fil till en tidigare version som sparats i historiken.

Detta gör det lättare att hantera det innehåll som lagras på en SharePoint-webbplats, särskilt när filer och dokument skapas och redigeras tillsammans med kollegor eller till och med personer utanför organisationen (så länge de har rätt åtkomstbehörighet).

Fönster för att visa versionshistorik i SharePoint

SharePoint versionering är tillgänglig som standard för alla typer av filer i en lista eller ett bibliotek, inklusive sidor på en webbplats. Mekanismen bakom denna funktionalitet ändras dock beroende på om filer skapas eller ändras i en lista eller i ett dokumentbibliotek.

I dokumentbibliotek skapas versioner antingen för större ändringar (t.ex. att lägga till ett avsnitt i ett dokument) eller för mindre ändringar, t.ex. att korrigera ett stavfel. I listor kan man däremot bara spara versioner som skapats vid större ändringar. I båda fallen är det möjligt att begränsa antalet versioner som lagras.

För att avsluta vår korta introduktion, låt oss sammanfatta nedan vad versionering gör att du kan göra inom SharePoint.

Hur man hanterar versionskontroll i SharePoint

Med versionshanteringssystemet kan du spåra och hantera den information som lagras i SharePoint-listor och dokumentbibliotek, samt visa, jämföra och återställa någon av versionerna i ett dokuments historia.

När versionshantering är aktiverat skapas nya versioner av en fil i följande fall:

1. När en fil skapas för första gången eller laddas upp till SharePoint.
2. När en fil laddas upp som har samma namn som en befintlig fil och kommandot "Lägg till som ny version till befintliga filer" används.
3. När egenskaperna för en fil ändras.
4. När en fil öppnas, redigeras och sparas med kommandot "Spara för första gången". När man klickar på kommandot "Spara" skapas inte en ny version för att inte överbelasta historiken.
5. När en fil extraheras, redigeras och återinsätts i SharePoint.

För Microsoft 365-klienter aktiveras versionering i SharePoint automatiskt när en lista eller ett dokumentbibliotek skapas. För de som använder SharePoint Server är versionskontroll aktiverad som standard endast när ett dokumentbibliotek skapas.

Det är därför viktigt att veta hur man aktiverar den här funktionen i både ett bibliotek och en lista för att dra full nytta av SharePoints funktioner.

Låt oss titta på de nödvändiga stegen nedan.

Så här aktiverar du versionshistorik i SharePoint

För att aktivera SharePoint versionering måste du ha redigeringsbehörighet för den lista eller det bibliotek där du tänker aktivera versionshistorik. När du har rätt behörighet från administratören kan du gå tillväga på följande sätt:

1. Öppna den lista eller det dokumentbibliotek där du avser att aktivera versionshistorik.
2. Gå till Inställningar och välj sedan "Listinställningar" eller "Biblioteksinställningar"
3. Välj "Versioneringsinställningar" för att konfigurera sparandet av versioner.

Följande konfigurationer är tillgängliga för versionering av ett dokumentbibliotek:

1. Kräv godkännande för inskickade filer.
2. Skapa en version varje gång en fil ändras och spara endast huvudversionerna eller lika många huvudversioner som sekundära versioner.
3. Begränsa antalet versioner som ska lagras i historiken.
4. Ta bort versioner baserat på ålder. Kom ihåg att om du ställer in denna gräns raderas versioner som är äldre än den förutbestämda åldern utan att flyttas till papperskorgen. Det är därför inte möjligt att hämta dem när gränsen har överskridits.

För versionshantering av en lista finns istället följande alternativ (vissa är gemensamma med de som finns för ett bibliotek):

1. Kräv godkännande för inskickade objekt.
2. Skapa en version varje gång ett objekt ändras, och använd endast större versioner (vilket utesluter versioner som beror på mindre ändringar).
3. Begränsa antalet versioner som ska lagras i historiken.
4. Ange vilka användare som kan visa objekt i utkast.

Hur versionshantering fungerar när begäran om godkännande är aktiverad

När godkännandeförfrågan är aktiverad i en SharePoint-lista eller ett bibliotek markeras filer som väntar på godkännande som utkast. När godkännandet bekräftas ändras statusen till "Godkänd" och filen görs synlig för alla användare med åtkomstbehörighet till listan eller biblioteket där den finns.

Om godkännandet avslås förblir statusen "Pending" och filen förblir tillgänglig för användare med behörighet att visa utkast.

Med det förtydligat, här är hur SharePoint versionering fungerar för filer som kräver godkännande:

1. En större version måste publiceras innan filen kan godkännas. Mindre versioner betraktas som utkast, synliga endast för författaren och personer med behörighet att godkänna innehåll på en viss lista eller bibliotek.
2. För användare som har behörighet att läsa men inte visa utkast görs endast den senast godkända versionen eller huvudversionen av filen tillgänglig.
3. Om huvud- och sekundärversioner spåras i ett dokumentbibliotek och ingen har publicerat en huvudversion, kommer filen i fråga endast att vara synlig för användare med behörighet att visa utkast.

Så här inaktiverar du versionshistorik i SharePoint

Användare som har behörighet att hantera en lista eller ett dokumentbibliotek i SharePoint har möjlighet att inaktivera det inbyggda versioneringssystemet (även om detta inte rekommenderas).

Processen för att inaktivera versionshistorik är dock inte enkel, varken när det gäller en lista, där alternativet "Ingen versionering" har tagits bort, eller när det gäller ett dokumentbibliotek, där versionskontroll är aktiverad som standard.

Teknisk support måste då sökas för att inaktivera versioneringssystemet genom användning av PowerShell eller den nyligen introducerade SharePoint CSOM (Client-side Object Model).

Viktig anmärkning: Om SharePoint-versionering är inaktiverad för en lista eller ett bibliotek där historik finns, raderas inte versioner som sparats fram till den punkten. Viktiga funktioner för innehållshantering, såsom medförfattare, är dock inaktiverade.

SharePoint versionering lagringsutrymme: Hur man undviker att överskrida den tillgängliga kvoten

Begränsning av antalet versioner är en ofta rekommenderad bästa praxis. Genom att införa en gräns för antalet versioner som ska lagras kan du faktiskt:

• spara lagringsutrymme i SharePoint;
• hålla ordning på de listor och bibliotek som dagligen används för att hantera projekt, procedurer, kommunikation och andra viktiga resurser för SharePoint-webbplatsen och ett företags verksamhet.

En andra bästa praxis gäller rengöring av arkiv, vilket bör göras regelbundet för att inte förlora de fördelar som ses ovan. Trots detta är det för många företag en svår uppgift att rengöra SharePoint-listor och dokumentbibliotek, eftersom det kräver en betydande mängd tid (särskilt om alla versioner av filer måste sparas av juridiska skäl).

I det här fallet är rådet att antingen överföra filerna med tillhörande versioner till en extern lagringsplats för säkerhetskopior eller kontakta ett expertteam för att lära sig hur man bäst utnyttjar det utrymme som finns tillgängligt i SharePoint och den integrerade Microsoft 365-miljön.

Med några dagars konsultation kan vi utbilda användarna i hur man håller arkiven i företagets moln rena, genom att agera på deras hantering snarare än deras plats (så det är inte en enkel migrering från ett arkiv till ett annat).

Det blir därmed möjligt att:

• Förbättra hanteringen av lagringsutrymme i Microsoft 365, på egen hand.
• Behålla samarbetsfunktioner, som går förlorade med Microsoft 365 Archive.

På så sätt kan våra experter hjälpa ditt företag att effektivt hantera arkiv i Microsoft 365, utan att vara beroende av IT-avdelningen och utan att ge upp de samarbetsfunktioner som skulle gå förlorade vid köp av nytt lagringsutrymme.

Processen är enkel.

Vi börjar med att snabbt skanna alla arkiv i Microsoft Teams, SharePoint och OneDrive och analyserar versionerna av de filer som finns där.

Vi beräknar lagringsutrymmet som upptas av de enskilda filversionerna för att rapportera tillbaka till företaget hur mycket utrymme det kan frigöra genom att radera innehåll, beroende på användningsområde.

För att exakt identifiera mindre användbara versioner kan vi implementera regler för anpassad analys som fokuserar på specifika SharePoint-webbplatser, filer med versioner som är äldre än ett visst datum eller filer av vissa typer.

Andra fördelar med vår konsulttjänst inkluderar följande:

1. Implementering av ett schemalagt verifieringsflöde, för att avgöra hur ofta man ska analysera arkiv i Microsoft 365 och därmed säkerställa konstant övervakning av den tillgängliga kvoten.
2. Insikt i lagringshantering och råd om hur man lagrar filer i molnet på rätt sätt.

Slutligen bör det noteras att våra experter också erbjuder stöd för att hantera lagringsutrymme i OneDrive. Användarna kommer då att lära sig hur man hanterar OneDrive-lagring på personlig nivå och företagsnivå. Oberoende, så att de inte behöver vara beroende av IT-avdelningen.

För att lära dig mer rekommenderar vi att du läser vår artikel om varför man ska
förlita sig på intranet.ai för att förbättra den digitala arbetsplatsen i Microsoft 365.

I tabellen nedan ser vi mer i detalj fördelarna med konsultation som erbjuds av våra experter för att optimera hanteringen av lagringsutrymme i SharePoint och Microsoft 365.

Vad är versionering i SharePoint?

Versionering är en funktion i SharePoint som möjliggör lagring, spårning och återställning av versioner av filer i en lista eller ett dokumentbibliotek. Med denna funktion kan SharePoint skapa en version varje gång en fil ändras, vilket gör det möjligt för auktoriserade användare att få tillgång till versionshistoriken, se information som datum och författare av ändringarna och återställa någon av de tidigare versionerna.

Hur aktiverar man versionshistorik i SharePoint?

För att aktivera versionering i SharePoint behöver du redigeringsbehörigheter för listan eller biblioteket. När du är auktoriserad, öppna listan eller dokumentbiblioteket, gå till inställningar, välj "Listinställningar" eller "Biblioteksinställningar" och sedan "Versionsinställningar" för att konfigurera versionssparandet.

Vilka konfigurationsalternativ finns för versionering av ett dokumentbibliotek i SharePoint?

Konfigurationsalternativen för versionering av ett dokumentbibliotek i SharePoint inkluderar: att kräva godkännande för inlämnade filer, att skapa en version varje gång en fil ändras, att spara endast huvudversioner eller både huvud- och delversioner, att begränsa antalet versioner som ska sparas i historiken och att radera versioner baserat på ålder.

Hur inaktiverar man versionshistorik i SharePoint?

För att inaktivera versionshistorik i SharePoint kan användare med behörighet att hantera en lista eller ett dokumentbibliotek begära teknisk support för att avaktivera versionssystemet via PowerShell eller SharePoint CSOM. Det är viktigt att notera att sparade versioner fram till den tidpunkten inte raderas, men innehållshanteringsfunktioner som samredigering inaktiveras.

Vilka är bästa praxis för att hantera lagringsutrymme i SharePoint?

Bästa praxis för att hantera lagringsutrymme i SharePoint inkluderar: att begränsa antalet versioner som sparas för att spara lagringsutrymme, att utföra periodiska rensningar av arkiv, att överföra filer med relaterade versioner till ett externt backup-arkiv och att implementera egna regler för att analysera mindre användbara versioner.

Hur fungerar SharePoint-versionering under samredigering?

När samredigering är aktiverad i SharePoint kan flera användare arbeta samtidigt på samma dokument. Varje ändring spåras och sparas som en ny version. När en användare sparar ändringar i ett samredigerat dokument, sparar SharePoint en ny version av dokumentet som inkluderar alla ändringar som gjorts av alla samredigerare.

Vilka är skillnaderna mellan huvud- och delversioner i SharePoint?

Huvudversioner representeras av hela nummer (t.ex. 1.0, 2.0) och indikerar viktiga milstolpar såsom publicering eller dokumentgranskning. Delversioner, representerade av decimalnummer (t.ex. 1.1, 1.2), används för mindre ändringar och utkast. Huvudversioner är synliga för alla användare med åtkomstbehörigheter, medan delversioner kan begränsas till specifika användare.