SharePoint mot OneDrive: vad är skillnaden?

SharePoint Online och OneDrive är lösningar för molnlagring som är centrala i Microsoft 365-erbjudandet, utformade för att stödja skapande, granskning och delning av dokument, både personliga och företagsmässiga.

Även om funktionerna i dessa två appar kan verka lika och ofta förväxlas, finns det viktiga skillnader att känna till för att välja när du ska använda den ena eller den andra plattformen. I den här artikeln får du en översikt.

Vad du kommer att hitta i den här artikeln

• Vad är skillnaden mellan SharePoint och OneDrive

• Skillnader och likheter

• Så här synkroniserar du SharePoint-bibliotek med OneDrive

Vad är skillnaden mellan SharePoint och OneDrive

Sviten Microsoft 365 gör det möjligt för organisationer och yrkesverksamma att få tillgång till en flexibel arbetsmiljö. I detta innovativa digitala utrymme blir det enklare att hantera aktiviteter och projekt, särskilt i dagens läge, där den mesta samarbete och kommunikation sker på distans eller i hybridläge.

En av de största utmaningarna för personer och företag som väljer att flytta sitt arbete till Microsofts ekosystem är att kunna utnyttja alla möjligheter som det erbjuder och förstå de skillnader som gör att dess applikationer skiljer sig åt.

I den här artikeln fokuserar vi på två verktyg vars funktioner ofta likställs, så mycket att de av ett inte obetydligt antal användare anses vara utbytbara, något du kanske har sett. Men det kunde inte vara längre från sanningen.

Vi talar om SharePoint Online och Microsoft OneDrive.

Vad är skillnaden?

När ska du använda dem?

Skillnader och likheter

För att sammanfatta det som sagts hittills följer en kort tabell som samlar de gemensamma egenskaperna för de två produkterna i Microsoft 365:

Funktioner

SharePoint Online och Microsoft OneDrive

Lagring

Skapar och lagrar filer i Microsoft-molnet.

Versionhistorik

Har en versionshistorik för att visa, redigera eller även återställa valfri tidigare version av en fil.

I följande tabell presenterar vi i stället skillnaderna som finns mellan de två applikationerna:

Funktioner SharePoint Online Microsoft OneDrive

Samarbete Främjar hanteringen av filer som är avsedda för samarbete i en stor användargrupp. Stöder hantering av filer som är avsedda för personligt bruk eller för en liten krets användare.

Behörigheter Skyddar data med flera behörighetsnivåer för användargrupper. Säkerställer datasäkerhet genom att ge åtkomst till utvalda enskilda användare.

Publicering och delning Gör det möjligt att skapa webbplatser där du kan publicera och sprida en mängd innehåll. Gör det möjligt för dig att starta diskussioner i filer och bjuda in personer utan Microsoft 365-konto till konversationen.

Filorganisation Lagrar filer och dokument i bibliotek som kan organiseras i mappar eller efter metadata. Lagrar filer och dokument i mappar, där varje mapp är kopplad till ett specifikt Microsoft 365-konto (personligt eller organisatoriskt).

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Du kommer att få:

• Våra guider till digitalisering av företag;

• Djupgående artiklar om hur du kan förbättra ditt intranät och samtidigt få ut mesta möjliga av dina Microsoft 365-licenser.

Du kan avregistrera dig när som helst.

Så här synkroniserar du SharePoint-bibliotek med OneDrive

OneDrive låter dig synkronisera filer från dina personliga enheter med Microsofts moln och tvärtom. Du kan faktiskt använda OneDrive som en bro för att koppla innehåll i ett av svitens program, till exempel SharePoint Online, till dina enheter.

På så sätt kan du komma åt dokument som lagras i SharePoint-bibliotek när som helst, även när du är offline.

Det räcker med några få steg för att få detta resultat. Vi listar dem här:

• På SharePoint-webbplatsen som du vill synkronisera med din dator, klicka på “Synkronisera” i kommandofältet högst upp.

• Öppna “Filutforskaren” (eller “Finder” om datorn är en Mac).

• Klicka på mappen med namnet på den organisation som den synkroniserade SharePoint-webbplatsen tillhör.

Då kan du öppna, flytta, ändra eller ta bort filer från bibliotek på den synkroniserade team- eller kommunikationswebbplatsen direkt från din dator.

Det är också viktigt att understryka att så snart du har internetanslutning kommer varje ändring automatiskt tillbaka till Microsofts moln och visas som en ny version av filen.

Du kan dessutom välja vilka bibliotek på SharePoint-webbplatsen som ska synkroniseras. På så sätt kan användare komma åt endast de dokument och filer som är relevanta från sin dator. Så här gör du:

• Klicka på OneDrive-ikonen i kommandofältet längst ned på datorn.

• Klicka på kugghjulet för inställningar uppe till höger.

• Öppna appens inställningar.

• Välj “Account”.

• Välj “Choose Folders” för att välja vilka bibliotek som ska synkroniseras.

Om du vill inaktivera synkroniseringen för hela SharePoint-webbplatsen går du till punkt 4 i listan ovan. I stället för att välja bibliotek via “Choose Folders” klickar du på “Stop Sync” bredvid webbplatsens namn.

När du gör detta försvinner mappen med SharePoint-webbplatsens filer från “File Explorer” och är bara åtkomlig i Microsofts moln.

Med några få steg kan du hantera den information och de dokument du behöver för att utföra ditt arbete och smidigt växla mellan molnet och dina personliga enheter.

Vill du ha ett komplett intranät?

intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.

• 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse

• Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj

• Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva

Kontakta oss