Virksomhedstræning: Sådan administreres det med Microsoft 365

Virksomhedstræning: fordele og typer

Man holder aldrig op med at lære, siger et berømt ordsprog, og denne sandhed er endnu mere tydelig i forretningsverdenen. Kun de, der investerer i deres egen efteruddannelse, kan udvikle sig og sikre en blomstrende professionel karriere.

Virksomhedsuddannelse er imidlertid ikke bare et mål, men en strategisk søjle, hvorigennem man løbende kan udvikle og forny interne færdigheder og tilpasse dem til et marked i konstant forandring og til organisationens mål.

Vi taler ikke bare om at tilegne sig tekniske færdigheder: Fra en virksomheds synspunkt betyder investering i uddannelse at forbedre den enkelte medarbejders præstation og dermed øge teamets produktivitet og investere i deres vækst.

Set fra medarbejderens synspunkt hjælper uddannelse med at skabe større tillid til ens rolle og holde motivationen høj ved at bidrage til væksten i en virksomhed, hvor ens færdigheder kan forbedres. Netop af den grund er det mindre sandsynligt, at folk, der får kvalitetstræning i deres egen virksomhed, søger muligheder andre steder.

Så lad os se på, hvordan man kan tilbyde medarbejderne den bedste uddannelsesoplevelse, idet vi starter med det første spørgsmål, en virksomhed kan stille: Hvilke typer uddannelse findes der i øjeblikket?

Vi opsummerer dem i følgende tabel.

 

Virksomhedstræning: hovedtyper

 

Typer af virksomhedstræning	Beskrivelse
Teknisk	Dette er den mest almindelige form for træning, der fokuserer på specifikke færdigheder i forbindelse med det daglige arbejde, f.eks. brug af virksomhedens software, maskiner eller procedurer.
Tværgående	Denne type træning har til formål at udvikle såkaldte "bløde færdigheder", herunder effektiv kommunikation, konflikthåndtering eller problemløsning.
Online	Dette er en fleksibel træningsform, som gør det muligt at tage kurser og opdateringer på travle arbejdsdage.
Personligt fremmøde	En mere traditionel form for træning, f.eks. i et klasseværelse eller på jobbet.
Lederskabsfokuseret	Programmer dedikeret til uddannelse af fremtidige ledere, designet til at forberede udvalgte talenter på roller med større ansvar og give dem de værktøjer, de har brug for til at lede et team og træffe strategiske beslutninger.

 

Så lad os gå videre til det andet spørgsmål: Hvordan implementerer man hver af disse typer uddannelse i sin virksomhed og dykker ned i de løsninger, som vores eksperter anbefaler.

 

Virksomhedstræning: værktøjer til implementering

 

Typer af virksomhedstræning	Anbefalede løsninger
Teknisk	Platforme som Microsoft Viva Learning, Moodle eller LinkedIn Learning giver adgang til teknisk træningsindhold, herunder tilpasset indhold. intranet.ai's Mikrolæring gør det muligt at omdanne virksomhedsdokumenter til engagerende kurser, der er nemme at gå til. Simuleringssoftware som MATLAB og AutoCAD giver medarbejderne mulighed for at blive trænet i brugen af maskiner og software. Værktøjer som Microsoft Teams, Zoom eller Webex muliggør interaktive sessioner, hvor brancheeksperter kan dele deres viden. Systemer som Cornerstone OnDemand eller SAP SuccessFactors hjælper med at organisere, spore og tilpasse træning med moduler, der er specifikke for forskellige teknologier. Applikationer som Udemy for Business eller Coursera for Teams giver adgang til virksomhedsanbefalede kurser via mobilen.
Tværgående	E-læringsplatforme som LinkedIn Learning, Udemy for Business og Coursera eller Microsoft Viva Learning. Samarbejds- og teambuilding-værktøjer som Microsoft Teams og Slack, der kan fremme samarbejde og deling af feedback i realtid. Værktøjer som MentorcliQ eller Chronus gør det lettere at skabe strukturerede mentorprogrammer, der fremmer udviklingen af interpersonelle og ledelsesmæssige færdigheder gennem direkte erfaring. Gamification-platforme som Kahoot! eller Quizizz gør læring til en interaktiv oplevelse, der forbedrer konflikthåndtering og teamwork. Microsoft Forms er nyttige til at indsamle meninger om specifikke kurser eller uddannelsesaktiviteter, mens Culture Amp og 15Five gør det muligt at vurdere kollegernes bløde færdigheder og identificere mulige forbedringsområder. Workshops og webinarer via Zoom og Microsoft Teams er ideelle til at engagere virksomhedens publikum i træningssessioner, hvor kommunikation og deltagelse er i centrum. LMS-systemer som SAP SuccessFactors eller Cornerstone integrerer skræddersyede soft skill-veje, der kan tildeles på baggrund af kollegernes roller og aktiviteter.
Online	Værktøjer som Microsoft Viva Learning og et virksomheds-intranet baseret på SharePoint Online giver mulighed for at centralisere træningsindhold, der enten er skabt af virksomheden eller leveret af eksterne udbydere. intranet.ai's Mikrolæring gør det muligt at omdanne komplekse dokumenter til uddannelsesindhold, der er let at assimilere, eksportere i SCORM-format eller dele i større virksomhedsapps som Microsoft Teams eller Viva Learning. Microsoft Teams og Zoom er alsidige værktøjer til at organisere synkrone træningssessioner, mens GoToWebinar kan bruges til at styre store begivenheder med avancerede analyse- og rapporteringsmuligheder. Ud over de førnævnte Kahoot! og Quizizz hjælper Articulate 360 med at skabe interaktive e-læringskurser, herunder elementer af simulation og gamification. Thinkific og Teachable er værktøjer til at skabe on-demand-kurser, som giver mulighed for at inkludere videoer, quizzer og diskussionsområder.
Personligt fremmøde	Interaktive whiteboards fra Microsoft Whiteboard eller Promethean giver fremragende støtte til træningssessioner i klasseværelset sammen med interaktive responssystemer som Kahoot! Uddannelsesværktøjer på jobbet, som f.eks. mentor- og skyggeprogrammer, kan kombineres med software til overvågning af fremskridt via platforme som Trello eller Asana.
Lederskabsfokuseret	Tilpassede coachingsessioner er ideelle til at hjælpe deltagerne med at identificere deres styrker og områder, der kan forbedres, med fokus på færdigheder som beslutningstagning og teamledelse, som kan suppleres med mentorprogrammer, der involverer skyggearbejde med erfarne ledere. Platforme som LinkedIn Learning eller Microsoft Viva Learning tilbyder verificerede uddannelsesforløb dedikeret til ledelse. Microsoft Forms gør det nemt at oprette, distribuere og analysere formularer til vurdering af færdigheder. De kan parres med tests, der måler den enkeltes lederegenskaber, baseret på værktøjer som Myers-Briggs eller DISC-profilen. Viva Engage faciliterer diskussioner mellem ledere og nye ledere gennem funktioner som tematiske fællesskaber og live streaming events.

Sådan laver du en plan for virksomhedstræning

Det bliver tydeligt, at en velstruktureretvirksomhedstræningsplan er nøglen til at optimere investeringerne i en organisations interne kompetencer.

Udarbejdelsen af en sådan plan begynder altid med en behovsanalyse. Hver virksomhed skal faktisk forstå, hvilke huller der er, og hvilken prioritet der skal gives til hvert af disse for at skabe et virkelig effektivt uddannelsestilbud.

Disse behov kan identificeres gennem:

• undersøgelser, der skal distribueres til kolleger
• interviews med ledere af forretningsteams
• analyse af de enkelte afdelingers præstationer

Når de største huller er identificeret, skal målene for uddannelsesplanen defineres. Det er mål, der selvfølgelig skal være relateret til virksomhedens og medarbejdernes vækst, og nogle eksempler kan være at forbedre tidsstyringsevnerne, reducere antallet af fejl i den daglige drift eller øge kollegernes tilfredshed.

Det vigtige er i sidste ende at have klare, specifikke og målbare mål.

Det næste skridt er at vælge træningsmetoder, som afhænger af de mål og prioriteter, der er identificeret tidligere.

Nogle færdigheder kan nemt tilegnes gennem onlinekurser, mens andre kræver en mere praktisk tilgang, som kan involvere mentor- eller coachingsessioner på arbejdspladsen.

Lad os prøve at tænke på en uddannelsesplan, der er designet til salgsteamet i en e-handelsvirksomhed. Organisationen indser måske, at afdelingen lider under nogle kritiske problemer, herunder vanskeligheder med tidsstyring og en konverteringsrate for foreslåede kontrakter på 15 procent (betydeligt lavere end branchens gennemsnit på 25 procent).

På baggrund af disse data kan virksomheden beslutte at oprette et målrettet træningskursus for salgsteamet.

 

Derfor er det nødvendigt først at forstå årsagerne til vanskelighederne.

Gennem en undersøgelse af teammedlemmerne kan det vise sig, at mange af dem har svært ved at bruge virksomhedens CRM-system. Derudover kan et interview med lederen bekræfte, at sælgerne ofte fokuserer på ikke-prioriterede opgaver, og at det går ud over deres værdifulde tid til at arbejde med forhandlinger.

Ud fra denne analyse er det tydeligt, hvilke områder der kan forbedres, og hvilke mål der skal ligge til grund for træningsplanen. Ved at formulere målene korrekt vil planen kunne øge konverteringsraten med 10 procentpoint inden for en seks måneders periode og reducere den gennemsnitlige tid, det tager at lukke en kontrakt, fra 7 til 4 dage.

Her er et eksempel på, hvordan man kan anvende de forskellige interne træningsmetoder på den pågældende plan:

• Teknisk træning: Levering af et onlinekursus om virksomhedens CRM, inklusive praktiske øvelser.
  
  
• Udvikling af bløde færdigheder: Afholdelse af en todages workshop om tidsstyring og forhandling.
  
  
• Træning på jobbet: At følge en mere erfaren mentor under forhandlinger for at øve sig på det, man har lært, og straks rette op på eventuel dårlig opførsel.
  
  

På dette tidspunkt kan virksomheden beslutte at strukturere uddannelsesplanen i tre faser, der skal spredes over en periode på to måneder.

 

Eksempel på en intern træningsplan

 

Tidslinje for intern uddannelse	Planlagte aktiviteter og mål
Uge 1-2	Salgsteamet deltager i et e-læringskursus om virksomhedens CRM og bruger en time om dagen på træning og øvelser, der er planlagt til at konsolidere de opnåede tekniske færdigheder.
Uge 3	Der arrangeres en klasseværelsesworkshop med fokus på at forbedre forhandlingsteknikker og tidsstyring.
Uge 4-8	Sælgerne parres med en mentor for at forbedre forhandlingsstyringen og får øjeblikkelig feedback.

Kurset leveres via Microsoft Viva Learning, som giver teamlederen mulighed for at overvåge fremskridt og deadlines i realtid. Workshoppen finder derimod sted i virksomheden og bør gennemføres af en specialiseret ekstern underviser.

 

Microsoft Viva Learning-grænseflade

For at sikre planens effektivitet bør der være evalueringsaktiviteter for hver fase, både under træningen (gennem quizzer og rollespil) og bagefter (gennem en analyse af salgsmålinger) for at måle træningsplanens effekt med hensyn til kontraktkonvertering og afslutning.

Intern virksomhedstræning: Hvad adskiller den fra ekstern træning?

Intern uddannelse har mange fordele i forhold til den tilsvarende uddannelse, der varetages af fagfolk uden for organisationen, selv om den indebærer nogle yderligere problemer, som ikke bør undervurderes.

Men lad os starte med fordelene.

Blandt de vigtigste finder vi lydhørhed over for de reelle behov hos de mennesker, der er en del af virksomheden, og som man forsøger at tilbyde en personlig praktisk løsning i form af øvelser, workshops og ressourcer, der er dedikeret til best practices og use cases.

Dette aspekt adskiller det fra visse former for ekstern træning, hvor et mere akademisk fokus gør oplevelsen bredere og til tider alt for teoretisk. Intern uddannelse er derfor særlig nyttig, når man skal lære at håndtere de daglige udfordringer, som ens kolleger står over for, både fagligt og på anden vis.

En anden fordel er garantien for kontinuitet. Intern uddannelse gør det muligt at udvikle et vækstforløb, der er skræddersyet til medarbejderne, som dermed er mere tilbøjelige til at blive i en virksomhed, der investerer i deres professionelle karriere.

Men som vi sagde, har et uddannelsesforløb, der udelukkende styres i en virksomhed, nogle problemer. Først og fremmest er der manglen på objektivitet.

Da materialet er skabt af virksomheden selv, kan træningsoplevelsen være begrænset og mindre objektiv, hvilket fører til et snævrere syn på de virkelige problemer, der forhindrer opretholdelsen af en optimal præstation.

Her vælger mange organisationer at tage en hybrid tilgang til uddannelse, dvs. at supplere deres egne ressourcer og kurser med indhold, der tilbydes af eksterne udbydere og med støtte fra eksterne undervisere, der kan bidrage med et upartisk synspunkt.

intranet.ai-teamet tilbyder specifikke rådgivningssessioner for at hjælpe virksomheder med at optimere deres brug af Microsoft-teknologi, hjælpe brugerne med at forbedre produktiviteten i deres daglige arbejdsapps og skabe en digital arbejdsplads, der virkelig opfylder deres behov.

Ud over live streaming-træningssessioner leverer vi brugsklart indhold, der er designet til at lære, hvordan man bruger Microsoft 365-apps hver dag, sammen med mulighederne i den nyligt integrerede kunstige intelligens: Microsoft 365 Copilot.

Gennem en kombination af begge tilgange til uddannelse - intern og ekstern - kan enhver virksomhed bidrage til udviklingen af sit talent og lægge det nødvendige fundament for vedvarende vækst, herunder gennem bidrag fra specialiserede eksterne fagfolk.

Plan for virksomhedstræning: eksempler på implementering med Microsoft 365

Som vi har set i denne korte oversigt, starter ethvert virksomhedstræningsprogram altid med at identificerebehov, hvilket betyder at identificere de huller, der skader produktiviteten i de enkelte teams.

Som en professionel produktivitets- og kommunikationssuite tilbyder Microsoft 365 vigtige værktøjer til at forbedre virksomhedens uddannelsesoplevelse ved at omdanne feedback fra kolleger til konkrete handlinger, der skal inkluderes i ens plan.

 

Anbefalede kurser baseret på personlige interesser i Microsoft Viva Learning

Efter at have identificeret de færdigheder, der mangler eller skal styrkes, kan virksomheden gå videre med at skabe indhold og distribuere relevant træningsmateriale til hvert teammedlem. Oprettelse af indhold kan ske i en række forskellige formater - fra onlinekurser tilklasseværelsessessioner, som vi har set, til nyere løsninger som Viva Learning's Learning Paths.

Det er skræddersyede læringsstier, der gør det muligt at organisere uddannelsesindhold, som virksomheden har valgt, i en logisk rækkefølge. Learning Paths kan også integrere kurser og ressourcer fra forskellige platforme, f.eks. virksomhedens intranet, baseret på SharePoint Online, for at centralisere træningsoplevelsen.

Med denne løsning er det muligt at spore erhvervede færdigheder, identificere områder, der stadig skal forbedres, og spore målopfyldelse, alt sammen inden for Microsoft 365-økosystemet.

 

Oprettelse af en læringssti i Microsoft Viva Learning

Det er klart, at man skal vælge det rigtige format til situationen.

Træning på jobbet eller gennem mentorordninger er en god mulighed for at udvikle tekniske færdigheder med vejledning fra mere erfarne undervisere og kolleger. Til mere teoretisk viden eller mere strukturerede færdigheder er onlinekurser, der kan bruges via Microsoft Teams og Viva Learning, et godt alternativ, fordi de giver dig mulighed for at integrere live-sessioner med on-demand-indhold, hvilket imødekommer behovet for større fleksibilitet.

Endelig må man ikke glemme at involvere kolleger, så (deres) træning bliver en succes. I den forbindelse opfordrer Microsofts applikationer til at skabe et samarbejdsmiljø, hvor ressourcedeling, vidensudveksling og dialog bliver centrale elementer i træningen.

En stjerneapplikation her er Microsoft Teams, som kan bruges til at stimulere en samtale under kurser, så deltagerne kan udveksle ideer, spørgsmål og svar. Teams kan også blive platformen for at levere live-træningssessioner for at fremme diskussion og organisere gruppemøder under eller efter kurser.

 

Forenkling af adgang til træningsindhold i Microsoft Teams

Når man er nået til et bestemt punkt i uddannelsesforløbet, er det nødvendigt at evaluere de fremskridt, hver enkelt har gjort. Microsoft Viva Learning gør det muligt at integrere quizzer og spørgsmål under eller i slutningen af de moduler, der udgør et kursus, for at vurdere niveauet af forståelse af de dækkede emner.

Ud over at måle individuelle fremskridt er det også nødvendigt at sikre, at uddannelsesressourcer er let tilgængelige og altid opdaterede: Derfor er det nødvendigt at centralisere og organisere materialer effektivt. Med SharePoint Online kan virksomheder f.eks. oprette et område på deres intranet med træningsmaterialer, som kan opdeles efter emne eller den afdeling, de er målrettet mod.

SharePoint er også en fantastisk platform til at administrere intern uddannelse, fordi den integreres naturligt med de øvrige Microsoft 365-applikationer, herunder de førnævnte Teams og Viva Learning.

Især integrationen mellem SharePoint og Teams giver bedre tilgængelighed. Ikke alene kan indhold deles i grupper og chats, men push-meddelelser kan også integreres for at advare specifikke brugere eller hele virksomhedens publikum om offentliggørelsen af nyt indhold.

 

Træningsområde på SharePoint Online-intranettet

Men lad os se nærmere på, hvordan man bruger de værktøjer, som Microsoft 365 tilbyder, til at administrere og implementere en uddannelsesplan for virksomheden, med nogle praktiske eksempler.

 

 

1. Onboarding-træning med Teams og SharePoint

 

Lad os forestille os en virksomhed, der er i gang med at implementere et onboarding-program for nyansatte. Ved hjælp af Microsoft Teams kan virksomheden oprette en dedikeret kanal kun til onboarding, hvor informationsmateriale (virksomhedens mission, interne politikker, roller osv.) uploades. På den måde kan nye kolleger til enhver tid konsultere indholdet uden at spilde tid på at søge efter de oplysninger, de skal bruge for at komme i gang.

SharePoint kan på den anden side bruges til at centralisere onboarding-relaterede dokumenter, så de, der lige er kommet ind i virksomheden, nemt kan få adgang til ressourcer, ofte stillede spørgsmål og vejledninger, der er specifikke for deres rolle.

Med muligheden for at oprette et dedikeret SharePoint-site kan virksomheden organisere materialer efter afdeling, hvilket gør oplevelsen endnu mere personlig.

 

 

2. Opdatering af færdigheder med Viva Learning

En anden brugssag involverer træning undervejs i processen, hvor genopfriskningskurser skiller sig ud. Med Viva Learning kan en virksomhed oprette tilpassede læringsstier baseret på rollerne og behovene hos de medlemmer, der udgør et team.

For eksempel kan medlemmer af salgsteamet få adgang til kurser i avancerede salgsteknikker for at håndtere komplekse forhandlinger eller indsigelseshåndtering for at forbedre deres evner til at svare på alle mulige kundespørgsmål. Desuden gør denne platform det muligt at kombinere intern og ekstern træning ved at samle kurser, der er udviklet af virksomheden eller dens partnere.

 

 

3. Coaching og mentoring med Teams og Viva Engage

En virksomhed kan bruge Teams til at organisere en-til-en-sessioner, hvor medarbejderen og den tildelte mentor har mulighed for at diskutere de mål, der skal nås ved afslutningen af træningen, og hvordan man går videre for bedst at udvikle de nødvendige færdigheder.

Derudover kan brugen af Viva Engage fremme oprettelsen af et læringsfællesskab, hvor information, erfaringer og ressourcer kan deles gennem funktioner, der er typiske for sociale medier og derfor mere engagerende end traditionelle kommunikationsformer.

 

 

4. Sporing af resultater med Forms og Power BI

En virksomhed, der tilbyder compliance-træning, kan bruge Microsoft Forms til at indsamle feedback fra deltagerne ved afslutningen af kurset. Brugerne kunne dele deres mening om kvaliteten af det indhold, der blev stillet til rådighed, og hvordan det blev leveret, og dermed bidrage til at forbedre virksomhedens uddannelsestilbud.

Efterfølgende kunne KPI' er relateret til forbedring af compliance, såsom reducerede fejl i håndteringen af persondata eller øget rapportering af hændelser på arbejdspladsen, spores gennem Power BI, hvilket ville give lederne en analyse af kursernes effekt.

 

 

5. Ledertræning med SharePoint og Teams

Når det gælder lederuddannelse i virksomheder, kan der oprettes et dedikeret lederudviklingskursus ved at udnytte kombinationen af SharePoint og Teams.

Lederne kunne så få adgang til kurser og deltage i live-webinarer via Teams og derefter konsultere dybdegående ressourcer på det SharePoint-site, der er knyttet til gruppen.

FAQ om virksomhedstræning

Hvad er virksomhedstræning?

Virksomhedstræning er en strategisk proces, der sigter mod at udvikle og opdatere medarbejdernes kompetencer, så de er i tråd med markedets krav og virksomhedens mål. Denne tilgang bidrager til at forbedre både individuel og kollektiv præstation og fremmer virksomhedens samlede vækst.

Hvad er fordelene ved virksomhedstræning?

Virksomhedstræning forbedrer medarbejdernes præstationer, øger teamets produktivitet, styrker motivation og jobtilfredshed, reducerer personaleomsætning og fremmer en virksomhedskultur baseret på innovation.

Hvad er de vigtigste typer af virksomhedstræning?

De vigtigste typer inkluderer teknisk træning, som fokuserer på specifikke færdigheder relateret til jobbet; adfærdstræning, som udvikler bløde færdigheder såsom kommunikation og ledelse; obligatorisk træning, der dækker lovgivningsmæssige og sikkerhedsmæssige aspekter; og ledertræning, der har til formål at forbedre ledelses- og koordinationsevner.

Hvordan skaber man en effektiv plan for virksomhedstræning?

For at udvikle en effektiv plan er det nødvendigt at analysere træningsbehov ved at identificere nødvendige færdigheder, definere klare og målbare mål, vælge passende læringsmetoder såsom fysisk eller online træning, planlægge aktiviteter og ressourcer samt evaluere resultaterne gennem feedback fra deltagerne og monitorering af fremskridt.

Hvad er forskellen mellem intern og ekstern træning?

Intern træning håndteres direkte af virksomheden og bruger ofte interne ressourcer og ekspertise, mens ekstern træning gør brug af professionelle eller specialiserede organisationer. Valget afhænger af kompleksiteten af de krævede færdigheder og de tilgængelige virksomhedsmidler.

Hvordan kan Microsoft 365 støtte virksomhedstræning?

Microsoft 365 understøtter virksomhedstræning med værktøjer som Microsoft Teams, der gør det muligt at organisere online sessioner og fremme samarbejde, og SharePoint, som giver mulighed for at oprette og dele træningsmaterialer centralt. Derudover gør funktioner som Microlearning fra intranet.ai det muligt at integrere træningsindhold direkte i virksomhedens intranet, hvilket sikrer kontinuerlig og integreret læring.