Un’azienda internazionale del settore benessere ha costruito una intranet multi country partendo da un’architettura corporate condivisa, digitalizzando i processi HR e trasformando una caccia al tesoro pasquale nata per gioco in uno strumento di gamification oggi proposto a tutti i clienti intranet.ai.
3 dati chiave del progetto
- 4 paesi gestiti su un’unica piattaforma con architettura condivisa
- 2.000+ visualizzazioni settimanali sulla sola home page italiana
- 1 idea nata su misura per questo cliente, oggi disponibile per tutta la base clienti
Il problema: processi manuali, paesi a velocità diverse
Prima della digitalizzazione, molti processi interni passavano attraverso canali dispersivi e difficili da tracciare. Una richiesta banale come il congedo di paternità significava scaricare un modulo, compilarlo a mano, ricaricarlo da qualche parte e sperare che arrivasse alla persona giusta in HR senza perdersi per strada. La condivisione di documenti con i fornitori nel mondo — per materie prime, prodotti e packaging — avveniva attraverso cartelle condivise sparse tra vari account personali, con tutti i limiti di quel tipo di gestione.
C’era poi una naturale disomogeneità tra i paesi. L’Italia, dove si trova la sede principale, aveva sviluppato nel tempo una intranet ricca di contenuti e frequentata quotidianamente, mentre le altre country, con team più piccoli e meno persone da coinvolgere, gestivano solo l’essenziale. Una parte della piattaforma restava molto più fresca e viva di altre, semplicemente per la diversa scala delle strutture locali — non per mancanza di interesse, ma perché la massa critica di utenti e contenuti non era ancora sufficiente a sostenere lo stesso ritmo.
La soluzione: digitalizzare tutto, e giocare quando ha senso
Il primo intervento ha riguardato la digitalizzazione dei processi documentali. I moduli aziendali — dalle richieste di congedo alle procedure interne — sono stati trasformati in template compilabili direttamente sulla intranet, con un sistema che riconosce automaticamente il reparto di chi invia la richiesta e la instrada al referente HR corretto, corredato da firma digitale riconosciuta. Niente più moduli cartacei, niente più passaggi manuali, niente più ambiguità su chi deve fare cosa.
Un lavoro simile è stato replicato su scala più ampia con un portale dedicato ai fornitori, separato dalla intranet ma costruito con la stessa logica: contenuti trasversali validi per tutti i paesi gestiti, affiancati da spazi verticali dove ogni fornitore può caricare autonomamente le proprie informazioni. La gestione documentale è così diventata strutturata e tracciabile, sia verso l’interno che verso l’esterno.
Il progetto più originale, però, è nato quasi per caso qualche anno fa, quando l’azienda ha chiesto uno strumento per invitare i colleghi a esplorare la intranet in modo giocoso. È nata così una caccia al tesoro digitale a tema Pasqua. Il meccanismo è semplice quanto efficace: una news annuncia l’inizio del gioco, e cliccando sull’icona a forma di uovo si apre un indizio scritto in rima che porta l’utente a intuire quale pagina della intranet visitare. Arrivati nel posto giusto, un’altra icona nasconde l’indizio successivo, fino all’ultima tappa, che si chiude con un messaggio di congratulazioni. Il tempo impiegato da ciascun partecipante viene tracciato, così da poter premiare chi ha completato il percorso più velocemente. La prima edizione premiò i primi tre classificati con un uovo di Pasqua gigante, raccontato poi con una news dedicata.
Quello che era nato come un’iniziativa su misura per questo cliente ha funzionato così bene da diventare uno strumento pronto all’uso, oggi proposto anche ad altri clienti che vogliono portare un po’ di gioco nella propria intranet, con icone diverse a seconda del tema scelto — dal forziere ad altre varianti stagionali. L’esperienza ha mostrato che il numero ideale di indizi si ferma attorno a dieci: il punto in cui il gioco resta divertente senza stancare chi partecipa.
Cosa si impara anche da ciò che non funziona
Non tutte le iniziative pensate insieme hanno avuto vita lunga, e proprio da questo si può imparare qualcosa. Una bacheca digitale per raccogliere idee di miglioramento ha generato proposte poi realmente realizzate — tra cui un asilo nido aziendale e una giornata mensile di pet therapy in ufficio. Una volta raccolte le idee più forti, però, il flusso di nuovi contributi si è affievolito, e il cliente ha preferito sospendere temporaneamente lo strumento piuttosto che lasciarlo attivo senza nuovi contenuti: una scelta saggia, perché uno strumento vuoto può fare più danno di uno strumento assente.
In un’altra occasione, un componente che mostrava gli anniversari aziendali dei colleghi è stato rimosso dopo che una persona aveva segnalato la questione direttamente ai sindacati per motivi di privacy, senza prima confrontarsi con l’azienda. Anche di fronte a una proposta di meccanismo di consenso volontario, il cliente ha preferito rimuovere la funzionalità per tutti — un segnale di quanto, in certi momenti aziendali, la prudenza valga più della completezza.
I risultati: un’Italia molto viva, un potenziale ancora da svegliare altrove
I dati raccontano bene la distanza tra i vari paesi gestiti. Nell’ultima settimana osservata, la sola home page italiana ha superato le 2.000 visualizzazioni per circa 638 utenti unici, mentre il sito francese, nello stesso periodo, si è fermato a una manciata di visite per soli cinque utenti unici. Considerando tutte le country insieme, gli accessi totali nella stessa settimana sono stati circa 1.920 — con la stragrande maggioranza concentrata in Italia. Gli analytics di intranet permettono di monitorare queste differenze con precisione e impostare interventi mirati paese per paese.
Al di là dei numeri, il segnale più incoraggiante resta la disponibilità del cliente a sperimentare. La caccia al tesoro, nata per un’esigenza specifica di questa azienda, è diventata un prodotto che oggi arricchisce l’offerta per tutti gli altri clienti — un esempio concreto di come un’idea su misura possa trasformarsi in un valore condiviso. Anche il portale fornitori e i moduli digitalizzati hanno sostituito processi manuali con flussi tracciabili e più rapidi.
Quali sono i prossimi passi?
Il tema più urgente resta il restyling visivo della piattaforma italiana, che porta ancora i segni di un’estetica SharePoint datata rispetto a quanto oggi è possibile realizzare. Da tempo è in corso un lavoro di persuasione per convincere il cliente ad aggiornare anche elementi che sembrano piccoli — come le icone personalizzate realizzate dal team grafico interno, che non essendo indicizzate correttamente penalizzano la ricerca dei contenuti.
È previsto anche un lavoro di semplificazione della struttura documentale, oggi ancora divisa per singola società del gruppo, sfruttando le funzionalità più moderne disponibili su SharePoint. Le country diverse dall’Italia restano invece un capitolo aperto: c’è ancora molto potenziale da attivare, vista la base di utenti che al momento partecipa in misura molto limitata rispetto a quanto la piattaforma potrebbe offrire.
Un’idea nata per rispondere a un’esigenza specifica può diventare, col tempo, uno strumento utile a molti altri: la caccia al tesoro di questo progetto ne è la prova più concreta.
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