Il problema: processi manuali, paesi a velocità diverse
Prima della digitalizzazione, molti processi interni passavano attraverso canali dispersivi.
Una richiesta come il congedo di paternità significava scaricare un modulo, compilarlo, ricaricarlo e affidarsi a passaggi manuali per farlo arrivare alla persona giusta in HR. Anche la condivisione di documenti con i fornitori nel mondo, per materie prime, prodotti e packaging, avveniva attraverso cartelle condivise sparse tra vari account personali, con tutti i limiti di quel tipo di gestione.
C’era poi una naturale disomogeneità tra i paesi.
L’Italia, dove si trova la sede principale, aveva sviluppato nel tempo una intranet ricca di contenuti e frequentata quotidianamente, mentre le altre country, con team più piccoli e meno persone da coinvolgere, gestivano solo l’essenziale. Una parte della piattaforma restava quindi molto più fresca e viva di altre, semplicemente per la diversa scala delle strutture locali.
Home page della intranet aziendale
La nostra soluzione: digitalizzare tutto, e giocare quando ha senso
Il primo intervento ha riguardato la digitalizzazione dei processi documentali. I moduli aziendali, dalle richieste di congedo alle procedure interne, sono stati trasformati in template compilabili direttamente sulla intranet, con un sistema che riconosce automaticamente il reparto di chi invia la richiesta e la instrada al referente HR corretto, corredato da una firma digitale riconosciuta.
Un lavoro simile è stato replicato su scala più ampia con un portale dedicato ai fornitori, separato dalla intranet ma costruito con la stessa logica: contenuti trasversali validi per tutti i paesi gestiti, affiancati da spazi verticali dove ogni fornitore può caricare autonomamente le proprie informazioni.
Il progetto più originale, però, è nato quasi per caso quando l’azienda ha chiesto uno strumento per invitare i colleghi a esplorare la intranet in modo giocoso. È nata così una caccia al tesoro digitale a tema Pasqua, con delle uova come icona di partenza.
Il meccanismo è semplice quanto efficace: una news annuncia l’inizio del gioco, e cliccando sull’icona si apre un indizio scritto in rima che porta l’utente a intuire quale pagina della intranet visitare. Arrivati nel posto giusto, un’altra icona nasconde l’indizio successivo, fino all’ultima tappa, che si chiude con un messaggio di congratulazioni. Il tempo impiegato da ciascun partecipante viene tracciato, così da poter premiare chi ha completato il percorso più velocemente. La prima edizione premiò i primi tre classificati con un uovo di Pasqua gigante, raccontato poi in una news dedicata.
L’iniziativa può essere adattata a qualsiasi cliente che voglia portare un po’ di gioco nella propria intranet, con icone diverse a seconda del tema scelto, dal forziere ad altre varianti. L’esperienza ha mostrato che il numero ideale di indizi si ferma attorno a dieci, il punto in cui il gioco resta divertente senza stancare chi partecipa.
Un’altra iniziativa interessante sviluppata insieme a questo cliente è stata una bacheca digitale per raccogliere idee di miglioramento, che ha generato proposte poi realmente realizzate, come un asilo nido aziendale e una giornata al mese dedicata alla pet therapy in ufficio, con la possibilità di portare il proprio animale domestico.
Iniziative nella intranet SharePoint
I risultati: un’Italia molto viva, un potenziale su cui lavorare altrove
I dati raccontano bene la distanza tra i vari paesi gestiti. In una settimana, la sola home page italiana supera in media le 2.000 visualizzazioni per circa 638 utenti unici, mentre il sito francese, nello stesso periodo, si ferma a una manciata di visite.
Al di là dei numeri, il segnale più incoraggiante resta la disponibilità del cliente a sperimentare.
La caccia al tesoro, nata per un’esigenza specifica di questa azienda, è diventata un valore per tutta la comunità aziendale. Anche il portale fornitori e i moduli digitalizzati hanno sostituito processi manuali con flussi tracciabili e più rapidi, portando il cliente a continuare a richiedere consulenza e supporto negli anni.
L’attenzione agli utenti resta dunque alta, e viene mantenuta costante anche con news che annunciano i nuovi colleghi che si uniscono all’azienda, e chi invece va via, dedicando a ognuno di loro un piccolo spazio della intranet.
Attenzione ai colleghi nella intranet aziendale
Quali sono i prossimi passi?
Il tema più urgente resta il restyling visivo della piattaforma italiana, che porta ancora i segni di un’estetica SharePoint piuttosto datata rispetto a quanto oggi è possibile realizzare.
È previsto anche un lavoro di semplificazione della struttura documentale, oggi ancora divisa per singola società del gruppo, sfruttando le funzionalità più moderne oggi disponibili su SharePoint. Le country diverse dall’Italia restano invece un capitolo aperto, con margini di crescita significativi vista la base di utenti potenziale ancora poco coinvolta.
Un’idea nata per rispondere a un’esigenza specifica può diventare, col tempo, uno strumento utile a molti altri: la caccia al tesoro di questo progetto ne è la prova più concreta.
Vuoi portare un po’ di gioco e digitalizzazione nella intranet della tua azienda multi country? Prenota una demo e scopri come intranet.ai può accompagnarti in ogni paese in cui operi.