Da un guasto critico a una nuova intranet globale in una settimana
Un gruppo internazionale del settore lusso ha migrato la propria intranet multilingua globale da un ambiente on premise compromesso a SharePoint Online in sette giorni, trasformando un’emergenza di sicurezza nel punto di partenza per una piattaforma più solida e più moderna di prima.
3 dati chiave del progetto
- 1 settimana per il primo go live, dalla richiesta urgente alla piattaforma online
- 190 news storiche migrate manualmente con le date originali di pubblicazione preservate
- Una decina di siti intranet oggi gestiti a livello globale per le diverse country del gruppo
Introduzione
Certi progetti nascono da una scelta strategica pianificata con mesi di anticipo. Altri nascono da una telefonata urgente, un venerdì pomeriggio, perché qualcosa si è rotto e serve una soluzione entro pochi giorni. È il caso di un gruppo internazionale del settore lusso, cliente di lunga data di intranet.ai per la creazione di intranet in diverse country, che si è trovato improvvisamente a dover abbandonare in tutta fretta l’ambiente on premise su cui si basava la propria piattaforma di comunicazione interna globale.
Una serie di modifiche all’infrastruttura interna aveva generato problematiche di sicurezza serie sulla piattaforma esistente, rendendola di fatto inutilizzabile. Non c’era tempo per una gara, per una fase di analisi prolungata, per un progetto pianificato su più mesi. C’era solo la necessità di portare in salvo, il più rapidamente possibile, uno strumento che ogni giorno serviva a migliaia di persone in tutto il mondo per lavorare, comunicare e accedere agli strumenti aziendali.
Su cosa ha lavorato il team
- Migrazione urgente in una settimana — go live della nuova intranet su SharePoint Online dal giorno zero
- Ripristino dei contenuti storici — 190 news migrate manualmente con cronologia originale preservata
- Rubrica con visibilità a livelli — informazioni differenziate per ruolo manageriale o utente standard
- Partnership tecnica pluriennale — continuità garantita da una conoscenza pregressa dell’ambiente Microsoft del cliente
Il problema: una piattaforma globale da salvare, senza margine di tempo
Il portale interno del gruppo, quello che tutti i dipendenti utilizzano ogni giorno per accedere a comunicazioni, strumenti e risorse a prescindere dalla country o dalla funzione di appartenenza, si basava su un ambiente on premise. Quando le modifiche infrastrutturali hanno generato i problemi di sicurezza, la richiesta arrivata a fine luglio è stata semplice quanto drastica: serve una nuova casa per questa piattaforma, e serve subito.
L’obiettivo non era soltanto tecnico. Migrare verso un ambiente SharePoint Online moderno significava garantire il trasferimento completo di tutti i contenuti ospitati sulla piattaforma precedente, ma voleva anche dire preservare gli asset già esistenti mentre si favoriva l’adozione di funzionalità più moderne, un’esperienza utente più fluida e strumenti di collaborazione più efficaci. In altre parole, il gruppo non voleva perdere nulla di ciò che aveva costruito negli anni, ma voleva anche uscire da questa emergenza con qualcosa di migliore rispetto a quello che aveva prima.
La pressione del tempo rendeva ogni scelta più delicata. Non si trattava di un piccolo sito aziendale, ma del punto di accesso quotidiano per una popolazione enorme di dipendenti distribuiti tra diverse country, ciascuna con le proprie funzioni, i propri strumenti e le proprie comunicazioni da preservare.
A rendere possibile una reazione così rapida è stata anche la conoscenza pregressa dell’ambiente del cliente. Il fornitore che si è occupato dell’emergenza era già un partner tecnico consolidato del gruppo da diversi anni, avendo realizzato in precedenza le intranet di alcune country specifiche, tra cui il Regno Unito e la Spagna. Questa familiarità con l’ambiente Microsoft del cliente ha fatto la differenza nel momento in cui si è trattato di scegliere a chi affidare un intervento tanto urgente quanto delicato: non c’era tempo per spiegare da zero come fosse strutturato l’ambiente tecnologico del gruppo a un fornitore che non lo conoscesse già.
La nostra soluzione: prima salvare, poi arricchire
Il progetto è stato organizzato in fasi distinte, ciascuna con un obiettivo preciso e realistico rispetto al tempo disponibile. La prima fase, quella dell’emergenza vera e propria, ha richiesto una sola settimana di lavoro. In quei sette giorni è stata creata una prima versione funzionante della intranet su SharePoint Online: la struttura di navigazione, la home page, i componenti di comunicazione, l’elenco dei principali applicativi aziendali utilizzati ogni giorno dai dipendenti e la rubrica interna hanno preso forma tutti insieme, pubblicati con i permessi corretti fin dal primo giorno. Un risultato che ha permesso al gruppo di non restare senza uno strumento di lavoro essenziale nemmeno per una giornata.
Una volta superata l’emergenza, è iniziata una seconda fase, più lunga e più articolata, dedicata al recupero e alla ricostruzione di tutto ciò che esisteva sulla vecchia piattaforma. È stata condotta un’analisi approfondita di quanto fosse presente sul sito precedente, per poi procedere passo dopo passo alla ricostruzione del menù di navigazione e delle aree dipartimentali, restituendo agli utenti un’esperienza più moderna e curata rispetto a quella di partenza.
Una parte significativa di questo lavoro ha riguardato la migrazione delle comunicazioni storiche. Non si trattava solo di trasferire documenti, ma di recuperare due anni di comunicazioni aziendali — annunci e news pubblicati nel corso del 2024 e del 2025 — mantenendo intatte le date di pubblicazione originali per non alterare la cronologia percepita dagli utenti. Un lavoro manuale e meticoloso, reso ancora più complesso dal fatto che sulla vecchia piattaforma le comunicazioni venivano pubblicate con una logica simile a quella di un gruppo social, senza sempre un’immagine associata o un collegamento chiaro al documento di riferimento.
In parallelo, il team ha lavorato sul miglioramento dell’organigramma aziendale, sviluppando uno strumento dedicato e integrato con i sistemi informativi del gruppo, e sull’estensione della rubrica interna, introducendo una visualizzazione differenziata delle informazioni in base al profilo dell’utente che consulta la pagina. Chi occupa un ruolo manageriale visualizza informazioni aggiuntive e più sensibili sui colleghi, mentre un utente generico continua a vedere solo le informazioni di base, come reparto e ruolo.
Il rapporto con il cliente durante questa fase si è basato su una cadenza settimanale costante, con incontri regolari in cui il team di intranet.ai presentava gli avanzamenti sulle pagine di contenuto, mentre un secondo team dedicato agli sviluppi tecnici illustrava i progressi sull’organigramma e sulla rubrica estesa. È stato inoltre creato un sito dedicato esclusivamente alla pubblicazione delle news, pensato per essere gestito in autonomia dal team di comunicazione del cliente, con template predefiniti per velocizzare la pubblicazione, oltre a sessioni di formazione dedicate sia alla pubblicazione dei contenuti che all’aggiornamento autonomo dei componenti principali della piattaforma.
I risultati: da un guasto critico a una piattaforma più solida di prima
Il progetto, partito a metà settembre come fase di ricostruzione, si è concluso a fine febbraio con il lancio di una seconda versione della home page — questa volta pensata per un’esperienza quotidiana più ricca e curata rispetto alla prima release, nata invece per la sola emergenza. In quel periodo sono state recuperate e migrate manualmente 190 news storiche, preservando l’ordine cronologico originale delle pubblicazioni: un lavoro che ha richiesto precisione e attenzione ai dettagli, data la natura non standardizzata dei contenuti di partenza.
Il fatto che il gruppo abbia scelto di continuare ad affidarsi a intranet.ai anche per questa fase più articolata, dopo l’intervento di emergenza della prima settimana, racconta molto della solidità della collaborazione. Una relazione che affonda le radici in una partnership tecnica pluriennale, nata negli anni in cui il fornitore ha realizzato intranet per diverse country del gruppo, e che ha permesso di intervenire con rapidità proprio perché esisteva già una conoscenza approfondita dell’ambiente Microsoft del cliente.
Oggi il gruppo gestisce, tra le diverse country e le diverse funzioni aziendali, una decina di siti intranet distinti, a testimonianza di quanto la piattaforma sia diventata parte integrante dell’infrastruttura digitale quotidiana dell’organizzazione, ben oltre il perimetro del progetto di emergenza che ne aveva segnato la nascita su SharePoint Online.
Quali sono i prossimi passi?
Il gruppo ha successivamente scelto di passare al piano Diamond di intranet.ai. Un passaggio che ha portato con sé strumenti di analytics avanzata, un assistente intelligente per la gestione della piattaforma e un sistema di gestione documentale, oltre a un’applicazione mobile, un sistema di conferma di lettura per documenti e comunicazioni e la ricerca intelligente. Un’evoluzione naturale, arrivata dopo aver consolidato le basi della piattaforma nella fase di emergenza e di ricostruzione.
È inoltre in corso una fase più recente, sviluppata in collaborazione con un’agenzia esterna scelta dal cliente per un ulteriore intervento di omogeneizzazione visiva del portale. Il ruolo di intranet.ai in questa fase resta quello di partner tecnico di riferimento per tutto ciò che riguarda SharePoint, garantendo che qualsiasi intervento estetico futuro rimanga solido dal punto di vista strutturale e tecnico, pur lasciando spazio a soluzioni visive più distintive rispetto a quanto SharePoint offre nativamente.
Quando un’emergenza costringe a migrare in pochi giorni, la vera sfida arriva dopo: trasformare una soluzione di salvataggio in una piattaforma capace di durare e crescere negli anni successivi.
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