Il problema: comunicazione ancora cartacea e tre società da unire
Il gruppo comprende tre società distinte, ciascuna con reparti e responsabilità proprie. La funzione risorse umane, per esempio, fa capo formalmente a una sola delle tre. Prima di questo progetto non esisteva alcuno strumento condiviso capace di far sentire le persone parte di un’unica realtà, al di là dell’appartenenza amministrativa al gruppo.
Ad aggiungere complessità, la fase di avvio interna non è stata immediata. Diversi reparti, dalle risorse umane al marketing fino alla comunicazione, avevano iniziato a ragionare ciascuno sulle proprie esigenze in modo separato, senza una visione unica. Il progetto ha preso davvero velocità solo quando i team hanno iniziato a coordinare il lavoro in modo più deciso.
Da quel momento, la necessità di andare live è diventata rapidamente urgente: le configurazioni finali sono state completate in pochi giorni, per rispondere a una tempistica di lancio decisa con breve anticipo.
Home page della intranet aziendale di un gruppo medico
La nostra soluzione: un piano editoriale per crescere un passo alla volta
La scelta architetturale di fondo è stata quella di costruire un hub unico, condiviso tra le tre società del gruppo, piuttosto che siti separati per ciascuna di esse.
Pochissimi contenuti restano riservati a una sola realtà, come alcune informazioni sui benefit visibili solo alla società più grande del gruppo. Per il resto, tutti i siti dipartimentali sono visibili e consultabili da chiunque nel gruppo, un dettaglio che rafforza concretamente il senso di appartenenza a un’unica organizzazione.
Anziché attivare fin da subito l’intero catalogo di componenti disponibili con il piano scelto dal cliente, abbiamo condiviso con il team la scelta di procedere secondo un vero e proprio piano editoriale: introdurre gli strumenti in modo progressivo nel corso dell’anno, per permettere alle persone di scoprire la intranet un passo alla volta invece di trovarsi di fronte a tutto insieme fin dal primo giorno.
Le prime funzionalità attivate sono state la ricerca e la presa visione digitale dei documenti, le più urgenti per l’organizzazione. Da lì, il piano prevede l’introduzione progressiva di analytics e strumenti di prenotazione, mano a mano che il team interno acquisisce familiarità con la piattaforma.
Un capitolo a parte riguarda la formazione. È stata attivata la piattaforma Microlearning365, il tool LMS ideato dal team di intranet.ai. Collegato alla intranet e navigabile senza soluzione di continuità, il catalogo corsi, tra i contenuti più consultati della piattaforma, si concentra oggi su competenze digitali, con corsi dedicati a Copilot, intelligenza artificiale e prompting.
Catalogo corsi di microlearning nella intranet aziendale
La home page è stata costruita con un forte accento sulla comunicazione, con un carosello con le news più importanti in evidenza, sezioni dedicate alle comunicazioni corporate, HR e del reparto ICT, uno spazio dedicato alle storie delle persone in fase di ingresso in azienda, e persino una sezione che celebra i risultati aziendali e i relativi riconoscimenti.
Un dettaglio interessante riguarda anche la lingua. La intranet è stata inizialmente impostata in inglese, ma ascoltando le esigenze reali del team, che conta pochissime persone di lingua inglese, è stata interamente tradotta in italiano prima del lancio, un esempio concreto di adattamento alle esigenze reali del cliente rispetto alle assunzioni iniziali.
Consapevoli che una parte della forza lavoro opera in ambito produttivo e non ha accesso quotidiano a un computer, il gruppo ha scelto di mantenere anche la newsletter cartacea in parallelo alla intranet, un approccio multicanale pensato per non escludere nessuno.
News nella intranet sui nuovi arrivati
I risultati: un hub già frequentato, con margini di crescita
Circa 300 persone hanno accesso alla piattaforma. In 30 giorni, l’hub registra in media tra le 1.000 e le 2.000 visite al giorno, con circa 200-220 visitatori unici quotidiani: considerando la popolazione totale, significa che circa due utenti su tre accedono alla intranet ogni giorno.
Anche il microlearning mostra segnali incoraggianti, con un utilizzo che coinvolge già circa metà delle persone del gruppo. Home page e catalogo corsi restano le pagine più visitate, mentre l’archivio news viene consultato meno, probabilmente perché le notizie più importanti sono già ben visibili direttamente in home page: un segnale che la struttura scelta per la pagina principale funziona come previsto.
Quali sono i prossimi passi?
Il piano editoriale continuerà nei prossimi mesi con l’introduzione graduale degli altri strumenti già disponibili nel piano del cliente, tra cui analytics avanzate e strumenti di prenotazione.
È inoltre allo studio l’introduzione di agenti di intelligenza artificiale personalizzati, pensati per raccogliere in autonomia notizie e aggiornamenti rilevanti per il settore della diagnostica, un tema che il gruppo sta seguendo con particolare interesse.
Resta pronta anche una pagina dedicata a survey e feedback interni, così come uno spazio pensato come bacheca di scambio tra colleghi, entrambi già costruiti e in attesa del momento più adatto per essere lanciati. Il lavoro continua ad essere una collaborazione a quattro mani con il team del cliente, con nuovi contenuti e pagine che si aggiungono quasi ogni settimana.
Quando un’organizzazione parte quasi da zero, un piano editoriale scandito nel tempo permette alle persone di scoprire gli strumenti a disposizione un passo alla volta.
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