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Cos'è una intranet intelligente?

La intranet aziendale deve essere creata con cura, concentrandosi su aspetti diversi dall'impegno dei dipendenti, alla creazione di contenuti, ai servizi alle persone, al monitoraggio e alla governance. Non si deve sottovalutare nulla se si vuole avere una intranet di successo.

Ecco un elenco di fattori che rendono una intranet intelligente.

1. È un vero strumento di lavoro

  • La intranet deve aiutare i dipendenti nel loro lavoro quotidiano
  • Deve facilitare la ricerca delle informazioni e migliorare la comunicazione tra colleghi
  • Deve avere contenuti e documenti aggiornati

Se i dipendenti non riescono a trovare un motivo valido per utilizzare la rete intranet, o un aiuto per le loro attività quotidiane, la rete intranet verrà abbandonata dopo la prima settimana.

2. Progettata attorno l'utente

Quando le persone usano la intranet, devono soddisfare le loro esigenze.

  • Il rapporto tra dipendente e una intranet moderna e intelligente: per me e su di me
  • Le news che mi interessano
  • Le mie attività e i miei progetti
  • Dipendenti e leader coinvolti
  • Condivisione e scambio di informazioni in una comunità pratica
  • I miei feedback
La intranet non è solo un sito interno per le notizie aziendali.
È principalmente una rete di persone che le danno vita, la usano, la leggono, la arricchiscono, la fanno crescere e se ne prendono cura, giorno dopo giorno.
È la versione digitale del tuo posto di lavoro.

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3. Raggiunge gli utenti ovunque si trovino

Le informazioni e le conoscenze sono essenziali per un'azienda di successo e dovrebbero essere disponibili a tutti direttamente dal proprio desktop: qualunque cosa stiano facendo, ovunque si trovino e su qualsiasi tipo di dispositivo.
Le notifiche push inviano i contenuti direttamente agli utenti e semplificano la comunicazione.

  • Informa le persone in tempo reale
  • Coinvolge i dipendenti
  • Monitora il successo della comunicazione interna
  • Raggiunge tutti gli utenti o solo gruppi di utenti

Questo è un modo innovativo per aumentare la comunicazione e il coinvolgimento delle persone sulla intranet.

4. Permette agli utenti di conoscere meglio l'azienda

Come può lavorare un dipendente se non sa a chi richiedere informazioni specifiche o chi lo può aiutare a completare il loro lavoro?

Grafici aziendali, people directory, informazioni sui manager e sui colleghi di ogni reparto sono estremamente utili per i nuovi dipendenti e per il workplace digitale.
Un modo rapido per trovare i numeri di telefono dei colleghi è un altro obiettivo di una intranet intelligente.
È possibile pubblicare facilmente l'organigramma utilizzando Visio in SharePoint Online.

Puoi integrare la rubrica del telefono della intranet con informazioni degli utenti disponibili su Office 365. In questo modo non è necessario mantenere l'elenco delle persone: ogni volta che un nuovo dipendente arriva in azienda e gli viene assegnata una e-mail, questa sarà immediatamente sulla Intranet!

5. Connette le persone

Ok, sappiamo che l'elenco dei dipendenti disponibile nella intranet aiuta ad avere una conoscenza migliore dell'azienda, ma come possono gli utenti contattare rapidamente un collega? Come possono connettersi per condividere documenti o lavorare insieme su un progetto?

Una intranet integrata con Microsoft Teams è la risposta!

  • Teams può connettere i dipendenti in tempo reale con numerose funzionalità
  • Puoi anche collegarli direttamente con la rete intranet usando le notifiche push

Le connessioni in tempo reale aumentano la produttività degli utenti ogni giorno.

6. Facilita la collaborazione

È possibile decidere di avere l'elenco dei progetti sulla intranet in cui è coinvolto l'utente o, più semplicemente, l'elenco dei gruppi di chat, per un rapido accesso al luogo in cui gli utenti possono collaborare e comunicare tra loro.

È anche in grado aiutare a trovare i documenti e le informazioni necessari per collaborare a un progetto, con un gruppo specifico di persone o un dipartimento.

Ogni dipartimento dovrebbe avere il proprio spazio nella intranet. Può essere usato per pubblicare contenuti per l'intera popolazione intranet, insieme a un'area privata per collaborare tra loro privatamente.

gli strumenti di intranet.ai migliorano le intranet aziendali

7. Ti aiuta a trovare ciò che cerchi

Sai che solo l'1% delle persone con una intranet nella loro azienda è effettivamente soddisfatto dei risultati di ricerca?

I problemi che sorgono dall'utilizzo di uno strumento di ricerca inefficiente possono causare frustrazione tra gli utenti. Come gestore della intranet, dovresti agire immediatamente per prevenirne l'abbandono.

  • Monitora le chiavi di ricerca e crea KPI
  • Aggiorna i contenuti della intranet regolarmente
  • Delega le persone di ogni dipartimento per amministrare i loro contenuti

Ma come gestire le ricerche di informazioni che non si trovano nella intranet?

8. Offre servizi di utilità quotidiana

Le funzioni di ricerca sono indispensabili perché i dipendenti possano lavorare in modo ottimale. Per l'utente finale, ciò che conta è l'utilità della intranet.

Per questo, la intranet è il miglior strumento per:

  • mettere a disposizione moduli di richiesta e form di qualsiasi tipo
  • strumenti per prenotare stanze
  • accedere ai servizi dei dipendenti come vacanze, buste paga, permessi
  • e molto altro...

Un portale intranet con facile da usare per i dipendenti e con numerosi servizi è lo strumento migliore che puoi offrire alla tua azienda.

9. Permette l'auto-espressione

Il successo e il fallimento di un'azienda si basano sempre sulla sua cultura e su come si vengono valorizzate le abilità dei dipendenti.

La intranet dovrebbe consentire a tutti i membri dell'azienda di condividere il proprio profilo digitale e le proprie conoscenze. Le risorse umane dovrebbero sempre avere accesso a queste informazioni che mettono in mostra il vero valore di un'azienda: le persone.

  • Funzione del profilo personale
  • Strumenti per nuove idee e contenuti
  • Strumenti e applicazioni di gamification per dare espressione ai dipendenti

Investire nelle persone è sempre la migliore soluzione per ogni azienda.

10. Coinvolge i dipendenti

Se i dipendenti sono coinvolti nelle attività aziendali, la produttività e il benessere interno aumenteranno. La priorità di una intranet è fare in modo che i dipendenti siano coinvolti.

Le persone sono coinvolte quando possono prendere parte ad attività condivise, far sentire la loro voce, condividere il loro lavoro, essere coinvolti con il top management e ottenere riconoscimenti adeguati.

11. Facilità di adozione

L'adozione di una intranet intelligente è più facile per i dipendenti. Gli utenti devono disporre di strumenti per comprendere rapidamente il valore delle funzionalità disponibili per fare meglio il loro lavoro.

Quando si adotta la soluzione di un workplace completamente digitalizzato, è possibile impostare le seguenti opzioni per facilitare l'adozione della propria intranet:

  • Webinar per accogliere i dipendenti
  • Brevi video di formazione
  • Tour guidati e dinamici direttamente all'interno delle pagine intranet
  • Eventi dal vivo con sessioni di domande e risposte

Non c'è limite a ciò che puoi fare!

12. Analisi dei dati

Come puoi sapere se la tua intranet sta funzionando bene oppure no? Sta davvero aiutando l'azienda o si sta rivelando con molti limiti? Gli utenti sono in grado di trovare ciò di cui hanno bisogno all'interno del portale? In qualità di gestore della intranet devi essere in grado di rispondere a tutte queste domande.

I log di SharePoint Online e le funzionalità di controllo di Office 365 ti aiutano a rispondere a tutte queste domande. Ma non sono sufficienti; per conoscere tutti i dettagli sul funzionamento della tua intranet devi avere strumenti di analisi e monitoraggio avanzati.

Trova i tuoi KPI e monitorali in modo che tutto possa funzionare meglio.

13. Permette un uso corretto della leadership

Un manager dovrebbe essere in grado di applicare meglio la propria leadership tramite la intranet. La nuova era dei leader aziendali ha bisogno di strumenti IT per costruire il team, supportare i dipendenti nella loro gestione onboard, gestire report e prestazioni e, soprattutto, comunicare con tutti coloro con cui lavorano.

Un leader può comunicare rapidamente e ricevere feedback in tempo reale utilizzando la intranet senza dover usare le classiche e-mail o il telefono. Microsoft Teams può aiutare a organizzare eventi dal vivo o creare riunioni per interagire con i colleghi.

Come puoi abilitare queste attività?

  • Con i gruppi di Teams o Yammer
  • Organizzando la formazione di leader e dipendenti per utilizzare meglio gli strumenti intranet
  • Creando gruppi dinamici in modo che possano comunicare immediatamente con i nuovi assunti di ogni dipartimento
  • Spiegando come utilizzare Microsoft Stream per condividere contenuti video

Un buon leader è di aiuto per l'intera azienda.

14. Pianifica il cambiamento

La tua intranet intelligente avrà un go-live predefinito, con tutte le parti interessate pronte per il cambiamento. È fondamentale prepararsi a questo cambiamento, poiché la rete intranet dovrebbe aumentare la produttività dei dipendenti.

  • Includi tutti i principali utenti chiave per ciascun dipartimento
  • Rendili partecipi alla creazione dei wire frames
  • Dai accesso alle versioni alfa e beta della intranet
  • Fai formazione

Più tempo sfrutti per pianificare la tua prossima intranet e meno problemi avrai dopo l'avvio.

15. È parte di un specifico piano di governance

Adesso che hai una nuova intranet intelligente, cosa fare? Il numero di team potrebbe aumentare improvvisamente, le persone non possono accedere ad aree specifiche e non sai perché, oppure mancano alcune applicazioni nella galleria delle app aziendali. In breve tempo, la situazione può peggiorare se non si aggiunge un buon piano di governance alle attività della intranet.

Il piano di governance deve essere aggiunto immediatamente dopo aver completato la progettazione di tutte le funzionalità disponibili sulla intranet. In questo modo, avrai un buon piano di emergenza in caso di fallimento.

Continua a leggere Una intranet intelligente con SharePoint Online - Parte 2 per scoprire I risultati di una intranet intelligente.