Comment gérer une entreprise, avec Microsoft SharePoint

Comment gérer une entreprise : par où commencer ?

Une bonne gestion d’entreprise commence avant tout par une direction claire. Sans une mission précise, chaque décision opérationnelle risque de devenir un compromis dicté par l’urgence plutôt qu’un pas calculé vers un objectif partagé.

Cependant, une fois la mission déclarée, il faut la traduire en culture organisationnelle, processus, rôles et indicateurs. C’est là qu’intervient le cadre de gouvernance, c’est-à-dire cet ensemble de règles, responsabilités et flux de travail qui orchestre l’entreprise et empêche l’entropie de prendre le dessus.

Imaginons une entreprise qui souhaite offrir des solutions de logistique durable. Si le service commercial vise uniquement la part de marché, le bureau technique l’innovation au sens strict et la direction financière la réduction des coûts, la conséquence probable est une accélération en à-coups, avec des poussées dans des directions différentes.

La stratégie partagée sert précisément à cela, c’est-à-dire à ramener chaque fonction à des objectifs cohérents avec le mandat global.

En pratique, cela signifie :

• définir quelques priorités mesurables (par exemple, réduire de 15 % les émissions par expédition d’ici le prochain exercice) ;

• attribuer à chaque service des responsabilités précises sur ces priorités (le service commercial vend des solutions à faible impact, le bureau technique certifie les technologies, la finance évalue les investissements) ;

• aligner les systèmes d’incitations sur les mêmes objectifs.

Lorsque ces points sont explicités et accessibles à tous, les frictions se réduisent drastiquement. Il n’est pas nécessaire de négocier les objectifs à chaque fois : ils sont déjà inscrits dans un document officiel et, surtout, présents dans les processus quotidiens, du flux d’approbation d’un nouveau projet aux check-lists pour la qualification des fournisseurs. Le résultat ? Moins de réunions correctives, moins de reprises dues à des malentendus, moins de ressources gaspillées par manque de coordination.

Le défi, naturellement, est de donner une forme concrète à ces principes et de les maintenir à jour. C’est pourquoi de nombreuses organisations utilisent SharePoint comme intranet d’entreprise : un hub unique où la stratégie prend corps et devient consultable, mesurable, contextualisée.

Exemple d'intranet SharePoint créé avec intranet.ai

Pensons aux directives, celles qui concernent la sécurité au travail, la gestion de la confidentialité et l’éthique des achats. En général, elles tendent à se multiplier et à se perdre dans des dossiers réseau ou dans des versions divergentes diffusées par e-mail.

Avec SharePoint, en revanche, chaque politique réside dans une bibliothèque documentaire soumise au versioning et au contrôle des accès. Si la règle anti-blanchiment est mise à jour, le service juridique peut simplement charger la nouvelle version et un flux d’approbation (Power Automate) notifie automatiquement les responsables de département.

Fini les PDF dupliqués et obsolètes : il existe une seule source de vérité.

Le cadre de gouvernance vit aussi dans la clarté des rôles. Dans SharePoint, il est possible de publier un organigramme interactif qui s’appuie sur Microsoft Entra ID : la fiche de chaque personne affiche la fonction, les responsabilités, les projets actifs et les compétences clés. Lorsqu’une entreprise ouvre une filiale, il suffit de mettre à jour les données d’état civil. Les pages de l’intranet se mettent à jour automatiquement, évitant les incohérences qui génèrent des chaînes d’e-mails pour savoir qui décide quoi.

Chaque procédure, de la demande de congés au lancement d’un projet R&D, peut être décrite dans des pages SharePoint enrichies de tutoriels vidéo, de liens vers des systèmes externes et de formulaires de feedback.

De cette façon, les connaissances ne restent pas confinées dans la tête des vétérans, mais deviennent un patrimoine collectif. Les nouveaux employés et les collègues de sites éloignés trouvent la même réponse sans devoir interrompre d’autres équipes. Tout cela se traduit par un gain de temps, en limitant la dispersion du savoir-faire.

Prenons un exemple pour mieux comprendre.

Supposons que l’entreprise décide d’introduire un service last-mile à émissions nulles. Dans un contexte dépourvu de gouvernance claire, le service marketing pourrait lancer la campagne promotionnelle avant que la logistique ait défini les standards de livraison, tandis que le service client attendrait des indications sur le protocole d’assistance.

Avec SharePoint, en revanche, la séquence devient orchestrée :

1. Publication de la fiche projet sur le site de la zone stratégique, avec objectifs, KPI et sponsor.
   
   
2. Les responsables opérationnels valident la faisabilité, la finance vérifie le budget, le risk manager cartographie les impacts possibles.
   
   
3. Les documents techniques, les contrats avec les fournisseurs de véhicules électriques et les lignes directrices marketing sont enregistrés dans la même bibliothèque, avec des autorisations granulaires.
   
   
4. Le management visualise les données relatives aux coûts, aux progrès et aux jalons directement sur la page d’accueil de l’intranet.
   
   

Il en résulte que chaque fonction opère avec des informations cohérentes, sans dupliquer de fichiers ni réinventer de procédures, et la distance géographique perd de son importance.

Ce qui est certain, c’est qu’une route doit être corrigée lorsque les conditions du marché ou les réglementations changent. SharePoint offre des outils pour le faire de manière ordonnée.

Si un nouveau règlement ESG entre en vigueur :

• le service conformité met à jour la politique, le système génère une notification et demande une confirmation de lecture aux destinataires ;

• les pages de la base de connaissances se peuplent de FAQ ;

• un sondage interne (créé avec Microsoft Forms) mesure la compréhension du personnel, orientant d’autres actions de formation.

Tout se déroule à l’intérieur de la même plateforme, évitant l’effet de « cache-misère » de lignes directrices formellement émises mais ignorées dans la pratique.

Définir la route signifie donc transformer la vision en un réseau de processus et de règles qui guident la quotidienneté de l’entreprise. Un intranet SharePoint bien configuré sert de gouvernail et de boussole : il rend la stratégie visible, distribue les rôles et responsabilités, héberge le patrimoine de compétences et allège le cycle de mise à jour.

Comment gérer le risque et la concurrence dans le business

Gérer une entreprise signifie vivre avec deux pressions constantes : d’un côté les risques qui peuvent arrêter la machine opérationnelle, de l’autre les concurrents qui en érodent les marges et la réputation.

Le risque et la concurrence deviennent donc les deux faces du même travail de gestion. L’objectif n’est pas d’éliminer l’incertitude et la rivalité (puisque c’est impossible) mais de les organiser dans un système de surveillance, de réponse et d’évolution continue.

Un intranet SharePoint, correctement configuré, offre la structure pour le faire méthodiquement, en réduisant la dépendance à des fichiers dispersés, des discussions improvisées ou des feuilles Excel déconnectées.

Tout commence par une photographie honnête du scénario : cyberattaques, non-conformités réglementaires, erreurs de processus, retards des fournisseurs, fluctuations des prix des matières premières.

Chaque risque a une nature différente mais requiert le même cheminement logique.

Dans le tableau suivant, nous voyons comment tracer une simple feuille de route avec SharePoint.

Pour les cyberattaques, il est très important de savoir raccourcir la chaîne de communication.

Avec Microsoft Defender, les journaux des incidents alimentent un canal Teams dédié. Un connecteur insère automatiquement dans le registre SharePoint un item avec le niveau de gravité. Au changement d’état (“Résolu”), les preuves techniques (rapport médico-légal, liste de fichiers corrigés) restent attachées à l’entrée et la prochaine vérification de conformité ISO27001 trouve tout en ordre.

Avec les chocs des dernières années, la capacité de réaction de la chaîne d’approvisionnement est devenue un sujet sensible. Par exemple, via un portail fournisseurs dans SharePoint, les partenaires chargent certifications qualité, déclarations éthiques, plans de continuité opérationnelle.

Lorsqu’un document expire, un rappel automatique sollicite le fournisseur et avertit le service achats. Si, avant la date limite, la nouvelle certification n’arrive pas, le risque “Non-conformité” passe du jaune au rouge dans le tableau de bord, et il n’y a pas de surprise au moment de renouveler les autorisations de vente.

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Vue d'ensemble de Microsoft Defender, intégrable avec SharePoint

Au-delà de la défense, il faut aussi anticiper suffisamment les mouvements des autres. En d'autres termes, il faut savoir concurrencer. Beaucoup de petites entreprises délèguent l'intelligence concurrentielle à des recherches sporadiques sur Google.

Avec SharePoint, il est possible de construire un système plus robuste sans investir dans des plateformes coûteuses.

La surveillance n'est pas sporadique. L'entreprise passe pratiquement à une vigilance continue, sans surcharge de courriels ou d'outils supplémentaires.

Intégrer la cartographie des risques et le suivi des concurrents dans un seul écosystème de collaboration permet de :

• réduire le temps entre événement critique et réponse organisée ;
  
• transformer des données éparses en un patrimoine structuré et partagé ;
• anticiper les mouvements concurrentiels avec des plans réactifs basés sur des analyses en temps réel ;
• démontrer aux clients, partenaires et autorités qu'il existe un processus transparent de gestion du risque-concurrence.

En d'autres termes, SharePoint devient la salle de contrôle où défense et attaque s'alimentent mutuellement, et l'entreprise navigue avec boussole, radar et équipe coordonnée, prête à corriger la trajectoire chaque fois que le contexte l'impose.

Comment gérer la croissance de l’entreprise, même avec plusieurs sites

La croissance est séduisante tant qu’elle ne commence pas à tendre les articulations de l’organisation.

Des processus qui fonctionnaient avec dix personnes ne tiennent certainement pas avec cent.

Un seul entrepôt devient un problème lorsque l’on ouvre un deuxième site. L’enthousiasme initial est dévoré par des erreurs de version, des chevauchements de rôles, des coûts informatiques incontrôlés.

Gérer l’expansion de l’activité implique donc un travail constant d’ingénierie organisationnelle, financière et technologique qui empêche les augmentations de chiffre d’affaires de submerger la structure.

Lorsque les filiales se multiplient, se présente le défi de la gestion de plusieurs sites d’entreprise : cohérence de la marque, données alignées, identités numériques sécurisées, pratiques opérationnelles communes, mais en même temps flexibles par rapport aux besoins locaux.

C’est ici aussi que l’intranet SharePoint entre en jeu, comme point d’équilibre. Pas un simple dépôt de fichiers, mais une plateforme où convergent documents, flux de travail, rôles de sécurité et indicateurs de performance qui signalent à l’avance les seuils critiques de la croissance.

Chaque entreprise a des points de rupture mesurables, ces “articulations” dont nous avons parlé plus haut qui peuvent être tendues au maximum pendant le processus de croissance. Les connaître à l’avance permet de planifier des renforcements avant que le système ne s’effondre sous la poussée de l’expansion.

Dans le tableau suivant, nous présentons les trois principaux indicateurs de criticité à surveiller.

Relier ces indicateurs à des workflows automatiques évite que la direction ne se rende compte des problèmes lorsque les chiffres du bilan en portent déjà la marque.

Lorsque les sites se multiplient, la dispersion de l’information est assurément le premier ennemi. SharePoint résout le problème s’il devient l’unique point de vérité pour les documents, les flux et la gestion des accès.

Mais il ne suffit pas de sauvegarder dans le cloud ; il faut ensuite classer.

Chaque domaine d’activité dispose d’un site de groupe avec des bibliothèques standardisées : contrats, manuels opérationnels, KPI, supports marketing. Les colonnes de métadonnées remplacent les dossiers imbriqués : type de document, version, langue, date d’échéance. La recherche interne gagne en précision car elle interroge des attributs et non seulement des noms de fichiers. Le nouveau directeur de filiale trouve en quelques clics règlements, check-lists et vidéos de formation, réduisant l’onboarding de deux semaines à trois jours.

Avec Power Automate, chaque demande suit un parcours immuable, même si les signataires travaillent à des kilomètres de distance. Un bon de commande part du point de vente, passe par le responsable de secteur, arrive en comptabilité et les validations circulent par courrier ou par Teams, sans pièces jointes PDF. Le système rejette les documents incomplets et horodate chaque étape.

Avec Microsoft Entra ID, SharePoint hérite des rôles et groupes globaux. À l’ouverture d’un nouveau site il suffit d’inscrire les collègues au groupe “Filiale Turin” pour qu’ils obtiennent automatiquement l’accès uniquement aux sites, applications et imprimantes prédéfinis. Si un collègue change de rôle, la modification du groupe se propage partout en quelques secondes.

Mesurer, adapter, innover : un cycle d'amélioration continue

Croître sans se briser signifie concevoir une architecture où les personnes, l'argent et la technologie se développent de manière proportionnée. SharePoint offre le cadre pour le faire : documents classés, flux scellés, identités sous contrôle, données qui signalent immédiatement lorsqu'un processus a atteint sa limite.

Ainsi, l'entreprise peut ouvrir de nouvelles filiales, recruter des centaines de personnes, lancer des gammes de produits et pourtant maintenir la même clarté opérationnelle que lorsqu'elle n'était qu'un seul site avec dix bureaux.

Cependant, une entreprise qui croît sans s'interroger sur ses propres chiffres avance dans l'obscurité.

Il faut un mécanisme qui, jour après jour, transforme les données en décisions, les décisions en actions, les actions en nouvelles informations à analyser. Ce cercle vertueux (mesurer, adapter, innover) s'alimente grâce aux indicateurs clés (KPI, OKR) et à l'automatisation des activités.

Chaque fonction de l'entreprise manipule des dizaines de chiffres (ventes, marges, délais de livraison, demandes au service client), mais seuls certains méritent le statut d'indicateurs clés de performance (KPI).

Les identifier est un travail d'élagage. On sélectionne ceux qui, s'ils s'améliorent ou se dégradent, anticipent le destin économique de l'entreprise. Il s'agit souvent de valeurs simples (par exemple le délai moyen d'encaissement ou le taux de renouvellement des contrats) dont la puissance réside dans le lien entre les activités opérationnelles et les résultats financiers.

Un deuxième niveau est offert par les objectifs et résultats clés (OKR) : ils ne mesurent pas l'état mais le changement souhaité. « Réduire le délai de traitement des commandes de 72 à 48 heures d'ici la fin du trimestre » est un OKR qui synthétise ambition, échéance et métrique de vérification.

Si les KPI photographient, les OKR mettent en mouvement.

Le problème fréquent est la dispersion de ces données dans des fichiers Excel conservés par des bureaux isolés ou dans des rapports envoyés par mail et aussitôt oubliés. C'est ici qu'entre en scène l'intranet, relié aux données de base via Power BI et aux outils de gestion opérationnelle disponibles dans Microsoft 365 : Planner, Project, Lists et Power Automate.

Power BI puise dans les systèmes sources (ERP, CRM, logiciels de gestion d'entrepôt) et produit des tableaux de synthèse qui se mettent à jour sans intervention humaine. Il ne s'agit pas de graphiques statiques : l'agent logistique peut filtrer les commandes d'une seule filiale, le directeur commercial décomposer les revenus par zone géographique, le responsable qualité remonter d'un indice global à une réclamation individuelle. Tout cela au sein de la même page SharePoint, sans avoir à ouvrir d'autres applications.

Web part pour intégrer les rapports Power BI dans SharePoint

La combinaison entre Planner, Microsoft Lists et les fonctionnalités précédemment offertes par Project for the web (désormais intégrées dans Planner) permet d’associer ces indicateurs aux objectifs.

Lorsqu’une équipe enregistre une avancée (par exemple, signale l’achèvement d’une expédition en un temps record) l’objectif correspondant se met automatiquement à jour grâce à Power Automate. Le système envoie des rappels, signale des blocages et actualise en temps réel l’état d’avancement, le rendant visible à chaque niveau hiérarchique. De cette manière, tout le monde sait si la trajectoire fixée au début du trimestre est respectée ou doit être corrigée.

En prenant un exemple concret, imaginons une équipe administrative qui souhaite améliorer la ponctualité dans l’approbation des demandes d’achat. Chaque demande est enregistrée dans une liste SharePoint reliée à Power BI, qui en affiche l’état en temps réel.

Lorsqu’un responsable approuve une demande ou la refuse, l’action est automatiquement tracée grâce à Power Automate, mettant également à jour la planification des activités dans Planner. Tout se déroule au sein d’un environnement unique, Microsoft 365.

Mesurer, toutefois, n’est que la première étape : les processus doivent réagir aux chiffres sans devoir attendre des réunions ou des e-mails de relance.

Power Automate, outil d’automatisation low-code intégré à Microsoft 365, permet de modéliser des flux déclenchés par un événement mesurable (le dépassement d’un seuil, l’approbation d’un document, l’arrivée d’un nouveau client) et produisant des actions conformes aux règles de l’entreprise. En outre, il propose aussi des fonctionnalités avancées basées sur l’intelligence artificielle, comme l’intégration avec Copilot pour la création de flux à l’aide de commandes en langage naturel et le traitement intelligent des documents.

Exemples de flux Power Automate préconfigurés pour SharePoint

Imaginons un flux de gestion des stocks critiques. Lorsque la quantité restante d’un matériau descend en dessous du niveau minimal défini dans SharePoint, Power Automate peut exécuter trois opérations à la suite : il ouvre une demande d’achat dans le système comptable, notifie le responsable des achats sur Teams, crée une tâche de suivi si après vingt-quatre heures la demande n’a pas été validée.

Aucune saisie manuelle, aucun risque d’oubli, une traçabilité complète.

Dans ce cycle d’amélioration continue, l’intranet SharePoint et la plateforme Microsoft 365, enrichis de nouvelles fonctionnalités d’IA comme la catégorisation automatique des documents et la recherche intelligente, ne sont pas des outils neutres, mais représentent l’infrastructure qui rend possible le rythme de l’amélioration : indicateurs visibles par tous, objectifs respectant les échéances, flux qui agissent avant que l’erreur ne se propage, formation et gouvernance intégrées.

Ainsi, l’entreprise apprend à se regarder dans le miroir de ses propres chiffres, à corriger la trajectoire sans panique, à innover sans sauts dans l’inconnu. En d’autres termes, elle apprend à gérer une entreprise avec la même discipline qu’un artisan qui aiguise chaque jour ses outils. Car elle sait que le véritable risque n’est pas de manquer un coup, mais de se retrouver avec une lame émoussée lorsque la précision est nécessaire.

Si vous envisagez d’introduire cette méthode dans votre organisation, l’équipe d’intranet.ai peut vous aider à concevoir et mettre en œuvre des solutions sur mesure basées sur Microsoft 365 et SharePoint.

Quel est le rôle de la gouvernance dans la gestion d'une entreprise ?

La gouvernance n'est pas de la bureaucratie, mais un système qui coordonne décisions, rôles et actions. Elle fonctionne comme une boussole qui oriente l'organisation, réduit les frictions et rend les processus clairs, en alignant les différentes fonctions de l'entreprise vers des objectifs communs.

Pourquoi une mission partagée ne suffit-elle pas à garantir une bonne gestion ?

Une mission, si elle reste seulement un document, ne produit pas d'effets concrets. Elle doit être traduite en culture organisationnelle, règles, responsabilités et flux de travail, devenant ainsi un véritable guide pour les choix opérationnels et stratégiques de l'entreprise.

Comment un intranet sur SharePoint peut-il soutenir la gestion d'entreprise ?

SharePoint sert de hub central pour les documents, politiques, procédures et rôles. Il permet d'avoir une seule source de vérité, de gérer les versions et les accès, d'orchestrer les projets avec des flux d'approbation et des tableaux de bord et de transformer le savoir-faire en un patrimoine partagé accessible à tous.

De quelle manière peut-on gérer les risques commerciaux avec SharePoint ?

Les risques sont enregistrés dans des listes SharePoint avec des champs clés et des documents associés, évalués à l'aide de flux d'approbation et surveillés avec des tableaux de bord Power BI. Les actions correctives sont automatisées et les vérifications périodiques garantissent des mises à jour continues sans dispersion de l'information.

Comment faire face à la concurrence en utilisant SharePoint ?

SharePoint permet de créer des fiches dédiées aux concurrents, de collecter des nouvelles via des flux automatiques, de comparer les produits avec des listes et des visualisations Power BI et de développer des projets réactifs dans des espaces de travail protégés. De cette façon, l'intelligence concurrentielle devient un processus structuré et constant.

Quels défis apparaissent dans la croissance d'entreprise et comment y faire face ?

La croissance entraîne des difficultés organisationnelles, financières et technologiques. SharePoint aide à redessiner les flux décisionnels, à surveiller les données budgétaires, à distribuer des contenus sur des hubs régionaux et à maintenir la cohérence opérationnelle entre plusieurs sites, en évitant la dispersion de l'information et les inefficacités.

Comment garantir la cohérence et la continuité entre plusieurs sites d'entreprise ?

Chaque domaine dispose de sites et bibliothèques standardisés avec des métadonnées qui rendent la recherche plus précise. Avec Microsoft Entra ID, les rôles sont gérés de manière centralisée, ainsi l'ouverture d'un nouveau site ou le changement de rôle d'un employé se reflètent automatiquement dans tout l'écosystème numérique.

Comment mesurer et améliorer les performances de l'entreprise ?

Les KPI et les OKR sont surveillés avec Power BI connecté aux systèmes de l'entreprise et mis à jour en temps réel. Avec Power Automate, les processus réagissent automatiquement aux événements, en actualisant les activités et les objectifs, ce qui permet à l'organisation de s'adapter et d'innover sans retard.

Quel est le rôle de l'intelligence artificielle dans ce processus ?

L'intelligence artificielle, intégrée à Microsoft 365 via Copilot, simplifie la création de flux, automatise la gestion des documents et rend la recherche plus intelligente. De cette manière, le cycle d'amélioration continue devient plus rapide et plus efficace.