Conseils pour l’intranet SharePoint, pour débutants et experts

Conseils pour l’intranet SharePoint : comment aller au-delà d’un site pour créer un écosystème numérique

Si l’on réduit SharePoint Online à une plateforme qui héberge des sites, on fausse dès le départ les attentes et les objectifs. L’objectif n’est pas de créer un site d’entreprise en soi, mais de bâtir un environnement numérique complet et intégré, capable de mettre en relation les personnes, les contenus, les outils de travail et les processus dans un seul et même espace.

Ainsi, la question de départ ne doit pas être "Comment construire un site attrayant ?", mais bien "Comment est structuré le cycle de vie de l’information dans notre organisation ?"

Dans cette optique, SharePoint joue le rôle de colonne vertébrale du travail et de la productivité au sein de l’entreprise, bien au-delà de la simple fonction vitrine.

Avant d’être une collection de pages, un intranet moderne basé sur SharePoint est un ensemble de sites aux rôles distincts, avec des autorisations granulaires, des audiences différenciées et des contenus ciblés.

Chaque département y dispose de son propre espace, chaque projet peut s’appuyer sur un site d’équipe, et chaque communication est orientée grâce à des filtres personnalisés et aux fonctionnalités de localisation.

Il en résulte un écosystème en poupées russes.

Autrement dit, il n’existe pas de page d’accueil universelle, valable pour tous, mais une constellation d’entrées calibrées selon les besoins informationnels et opérationnels de chaque service, équipe, voire de chaque utilisateur.

L’intranet doit donc être conçu de manière modulaire et non monolithique : les modules dialoguent entre eux, les monolithes non.

Connecter personnes, services, applications et processus avec l’intranet SharePoint de intranet.ai

L’un des conseils les plus importants pour l’intranet SharePoint est que la navigation doit dépendre de la structure, et jamais l’inverse. Se contenter de lier page après page finit par créer des réseaux labyrinthiques, souvent inaccessibles pour les utilisateurs.

La méthode correcte pour la mise en place d’un intranet avec SharePoint Online commence donc par la cartographie des besoins informationnels, que l’on peut identifier à travers des questions comme :

1. Qui doit consulter les politiques RH et dans quelles circonstances ?
2. Où les commerciaux trouvent-ils les présentations pour les clients ?
3. Comment accède-t-on aux documents signés pendant les processus d’approbation ?

Ce n’est qu’après avoir défini ces flux qu’il est pertinent de parler d’hubs, de pages d’accueil, de liens ou de parcours de navigation : la clarté opérationnelle doit précéder l’apparence graphique.

SharePoint propose plusieurs types de sites, chacun conçu pour des contextes différents. La véritable compétence consiste à les adopter de manière cohérente et à les connecter selon une logique claire, adaptée à son organisation.

De nombreux projets déraillent en concentrant tout dans un communication site rempli de sous-pages, formant une véritable jungle.

Les intranets hiérarchiques classiques (page d’accueil au sommet, avec des niveaux et sous-niveaux) sont aujourd’hui peu efficaces. SharePoint favorise une structure plate, orientée vers des parcours transversaux via :

• Des filtres de recherche personnalisés qui permettent de trouver rapidement les fichiers pertinents par catégorie ou origine ;
• Des métadonnées robustes qui étiquettent les contenus et les agrègent dans des vues dynamiques ;
• Des web parts interconnectées qui affichent, sur une même page, des ressources hébergées ailleurs.

Ainsi, un utilisateur peut ouvrir la même politique depuis une recherche, un lien dans Teams, une notification Outlook ou une carte de Viva Connections. Résultat : l’intranet devient le système unique et centralisé pour gérer les informations, les contenus et les communications.

Trouver des contacts, des services et des contenus dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

Un autre problème récurrent est l’incohérence graphique.

Couleurs discordantes, titres mal alignés, logos redondants : comment un utilisateur peut-il reconnaître la marque et s’orienter sur le portail ? La solution consiste à définir un guide clair qui établit :

• une palette chromatique alignée à la marque ;
• une utilisation standard des polices, icônes et espacements ;
• des modèles de page pour les actualités, documents, projets et fiches informatives.

En parallèle, chaque équipe doit pouvoir configurer des listes, pages et flux de travail personnalisés, dans un souci d’uniformité visuelle et d’autonomie fonctionnelle.

Le conseil à retenir ?

Concevoir l’intranet comme un écosystème évolutif.

Sur SharePoint, chaque choix devrait anticiper un éventuel changement futur. Il faut une vision stratégique, pas seulement opérationnelle, pour construire un espace numérique capable de s’adapter dans le temps aux besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Et voici l’erreur à éviter.

Considérer l’intranet comme un projet ponctuel, car le travail ne s’arrête pas au lancement.

Comme nous le disions, l’intranet de SharePoint Online a le potentiel pour devenir le centre opérationnel de l’ensemble du digital workplace, offrant la personnalisation et l’évolutivité nécessaires pour s’adapter dans le temps à des besoins variés.

Toutefois, cela n’est possible que si une attention continue est portée à ses fonctionnalités, à son architecture et aux contenus mis à disposition des utilisateurs.

Conseils pour l’adoption de l’intranet : comment faire de l’intranet un outil utile au quotidien

Quiconque a déjà utilisé un intranet mal conçu sait ce que c’est que de se perdre parmi des pages redondantes, des liens cassés, des contenus dupliqués et des parcours de navigation complexes. SharePoint Online, s’il n’est pas conçu méthodiquement, peut facilement se transformer en labyrinthe où même le document le plus banal demande dix clics… et un peu de chance.

Le problème, pourtant, ne vient pas de la plateforme elle-même.

Il vient de l’absence de critères clairs pour gérer l’information.

Pour éviter que l’intranet ne devienne un espace chaotique, il faut prendre des décisions structurelles bien définies. SharePoint fournit les outils pour cela, mais encore faut-il savoir quand et comment les utiliser.

L’un des conseils les plus importants pour les débutants sur SharePoint est aussi l’un des plus mal compris : il ne faut pas trop simplifier, il faut anticiper. Si les utilisateurs savent à quoi s’attendre lorsqu’ils ouvrent une page ou sélectionnent un document, l’expérience reste fluide, même si l’intranet est riche en contenus.

Ne nous méprenons pas : l’objectif n’est pas de réduire les fonctionnalités, mais de les organiser pour qu’elles soient compréhensibles dès le premier coup d’œil.

C’est ici qu’intervient la structure de l’information.

Pour chaque zone, page ou contenu, trois questions doivent trouver une réponse :

1. À qui s’adresse-t-il ? (Who)
2. Quelle est l’action principale attendue de l’utilisateur ? (What)
3. Dans quel contexte est-il utile ? (Where)

Une fois ces réponses clarifiées, on peut organiser la navigation en un flux logique et cohérent. En revanche, si ces questions restent sans réponse, même la plus belle page mènera à une impasse.

Un autre problème fréquent dans les intranets SharePoint concerne les menus superposés, les fils d’Ariane inutiles et les structures en couches qui désorientent au lieu de guider. Dans ce cas, la bonne question n’est pas "combien d’entrées" ajouter à la barre de navigation, mais "quel parcours est logique pour l’utilisateur dans ce contexte précis".

C’est pourquoi il faut travailler sur trois niveaux.

Une erreur fréquente est de fonder l’architecture de l’information sur une hiérarchie rigide et verticale, comme un arbre de dossiers. Heureusement, SharePoint permet une navigation plus fluide et horizontale, fondée sur des balises, des filtres et des pages hub.

L’utilisabilité ne s’améliore pas en multipliant les pages, mais en réduisant le besoin de toutes les ouvrir. Cela signifie regrouper les contenus selon des critères fonctionnels : au lieu de dix pages pour dix formulaires, une seule page avec filtres et vues dynamiques peut suffire.

À ce propos, SharePoint permet de :

• montrer des contenus différents à une même personne selon le contexte (par exemple, en utilisant des web parts conditionnelles ou le ciblage d’audience) ;
• centraliser les documents et les afficher à différents endroits sans duplication (grâce aux web parts pour bibliothèques de documents ou listes filtrées) ;
• réduire le nombre de clics avec des menus rapides, des liens et raccourcis bien visibles.

Une règle très simple s’applique ici : plus il faut d’actions pour trouver une information, moins l’intranet est utile.

C’est ici qu’il faut parler des métadonnées.

Dans SharePoint, chaque fichier peut être enrichi par des étiquettes (manuelles ou automatiques) qui décrivent sa nature : type de contenu, service, niveau de confidentialité, langue, date d’expiration, auteur.

Ces métadonnées ne sont pas de simples ajouts, mais la clé pour activer des filtres intelligents, créer des vues thématiques, alimenter la recherche et faire de chaque liste un système vivant.

À titre d’exemple, une page RH peut contenir une web part qui n’affiche que les politiques actuellement valides pour une personne donnée, en filtrant les documents selon trois critères : "Type=Politique", "Langue=Français", "État=Publié".

Naviguer facilement dans les contenus de l’entreprise grâce à l’intranet SharePoint de intranet.ai

L’un des conseils les plus négligés dans la création d’un portail interne concerne justement la recherche.

Trop souvent, on part du principe que les utilisateurs ne font jamais de recherche. En réalité, beaucoup ont simplement arrêté d’essayer. La raison est simple : ils tapent un terme comme "contrat" et obtiennent 400 PDF affichés sans aucun critère d’ordre ni de pertinence.

La bonne nouvelle, c’est que SharePoint Online dispose d’un moteur de recherche puissant, qui peut être enrichi avec :

• Des verticaux personnalisés, pour limiter la recherche à un ensemble thématique (par exemple, uniquement les documents juridiques, uniquement les contenus multimédias, etc.) ;
• Des filtres dynamiques, pour affiner les résultats en fonction de propriétés spécifiques (auteur, date, service, etc.) ;
• La gestion du schéma de recherche, pour cartographier les champs utiles dans les contenus et les mettre en valeur dans les résultats.

L’objectif est que la recherche devienne le point de départ. Un utilisateur qui trouve rapidement ce qu’il cherche reviendra volontiers sur le portail, ce qui est essentiel pour ne pas gaspiller l’investissement réalisé.

En parlant d’utilisateurs, il existe une idée reçue selon laquelle il faudrait une formation continue pour bien utiliser l’intranet. C’est partiellement vrai, mais si l’on doit expliquer comment trouver un fichier dans une page, c’est que c’est la page qui est mal conçue.

L’utilisabilité ne s’enseigne pas, elle se construit.

Et elle se mesure au niveau d’autonomie des utilisateurs.

C’est pourquoi les meilleurs intranets (y compris notre solution) ne reposent pas sur de longs manuels, mais misent sur la clarté des libellés, la cohérence des mises en page, et la standardisation des modèles.

Autrement dit, c’est une formation déjà mise en œuvre.

Organiser les contenus et services des départements dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

Passons maintenant à la structuration des stratégies qui aideront tout utilisateur, débutant ou non, à utiliser et adopter l’intranet SharePoint.

Un intranet bien conçu ne sert à rien s’il n’est pas utilisé.

De nombreuses entreprises investissent dans des portails modernes basés sur SharePoint Online, avec toutes les fonctionnalités en place. Pourtant, après quelques mois, elles se heurtent à une réalité décevante : les pages ne sont plus mises à jour, les contenus perdent de leur pertinence, et la collaboration se replie sur les chats internes.

Ce n’est pas un problème de technologie, mais d’adoption.

Lorsque le cycle de vie de l’adoption de son intranet n’est pas pris en charge (c’est-à-dire tout ce qui doit se passer après le go-live) le lancement devient un pic isolé, au lieu du point de départ pour récolter les fruits de l’investissement.

L’erreur la plus fréquente est de considérer l’intranet comme un projet IT ou un exercice de communication interne, alors qu’il s’agit en réalité d’un espace vivant qui doit évoluer avec l’entreprise.

L’adoption n’est jamais automatique, même si la plateforme est intuitive. Les collaborateurs n’utiliseront pas l’intranet uniquement parce qu’il est bien conçu, mais parce qu’ils y trouvent un intérêt réel, des contenus à jour et utiles pour leur travail.

Il faut donc activer plusieurs leviers : motivation, accessibilité, utilité perçue, engagement.

L’un des leviers les plus puissants est le soutien explicite du management.

Quand les responsables publient des actualités, répondent à des questions et partagent des documents directement dans l’intranet, ils envoient un message clair : "Voici la version numérique de notre entreprise". En revanche, s’ils continuent à envoyer des emails ou partager des fichiers sur Teams, le message implicite est tout autre.

Un exemple concret ?

Si le directeur RH publie les nouvelles politiques de congés uniquement sur l’intranet et en parle en townhall, les collègues ouvriront naturellement la page RH plutôt que de demander par mail : "Quelle est la procédure mise à jour ?"

L’adoption ne s’impose pas, elle se propage.

Et le moyen le plus efficace de le faire, c’est de construire un réseau de champions : des personnes internes à l’organisation qui connaissent bien la plateforme et croient en sa valeur.

Il n’est pas nécessaire qu’ils soient experts SharePoint. Au contraire, les meilleurs champions sont souvent des profils hybrides : responsables d’équipe, assistants de département, coordinateurs locaux. Des personnes qui peuvent montrer, au quotidien, comment utiliser l’intranet pour mieux travailler.

Ce réseau doit être formé, soutenu et valorisé. Il faut un plan d’engagement incluant des rencontres mensuelles, de la formation continue sur les fonctionnalités du portail, un accès prioritaire aux nouveautés, de la visibilité interne et des incitations à l’usage.

Dans de nombreuses entreprises, les champions deviennent aussi des responsables de contenu locaux.

Ils s’occupent alors de mettre à jour les pages de leur département et d’aider leurs collègues à utiliser les web parts. Ainsi, l’adoption devient distribuée et ne repose plus uniquement sur une équipe centrale.

La mise à jour constante des contenus est un autre pilier fondamental.

Le calendrier éditorial ne doit rien laisser au hasard. Il faut une structure claire qui précise :

1. Qui publie quoi
2. À quelle fréquence
3. Dans quelles sections
4. Avec quel ton et format
5. Avec quels indicateurs d’impact (vues, retours, durée de lecture)

Il doit s’agir d’un plan collectif mais décentralisé, autrement le portail risque de devenir unidirectionnel, et de perdre progressivement sa valeur.

Un bon exemple ? On peut définir 3 ou 4 catégories de contenus stratégiques (actualités business, actualités RH, initiatives locales, succès des équipes) et affecter à chaque catégorie une équipe responsable avec des missions claires.

Il n’est pas nécessaire de publier tous les jours, mais il faut publier régulièrement, et avec pertinence.

Consulter les communications et en suivre les performances dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

En ce qui concerne la communication interne, un bon plan éditorial devrait inclure :

1. Pépites fonctionnelles, avec captures d’écran et mini tutoriels ;
2. Récits de réussite, montrant comment l’intranet a permis de résoudre des problèmes courants ;
3. Call to action ciblés ("Découvrez le nouveau tableau de bord des ventes", "Commentez le plan trimestriel RH") ;
4. Contenus engageants, tels que des quiz, des sondages ou des rubriques régulières ;
5. Statistiques d’utilisation, pour illustrer comment l’intranet est utilisé par les collègues.

L’utilisation de plateformes comme SharePoint ne s’apprend pas à travers des formations magistrales de plusieurs heures. La méthode la plus efficace reste le microlearning, intégré à la routine de travail.

Voici quelques bonnes pratiques :

• Insérer des info-bulles dans les pages (grâce à SharePoint ou à des outils comme WalkMe) ;
• Créer de courtes vidéos sur les opérations les plus fréquentes ("Comment créer une actualité" ou "Comment ajouter une page aux favoris") ;
• Mobiliser son réseau d’ambassadeurs internes pour une formation entre pairs.

Enfin, il ne faut pas abandonner trop vite.

Après quelques mois, si l’intranet ne connaît pas encore un franc succès, on pense que le projet a échoué. Pourtant, de nouvelles habitudes prennent du temps à s’ancrer, surtout si l’environnement de travail précédent était très différent.

Pour éviter toute désillusion ou démotivation, il est utile de suivre les bons indicateurs : accès récurrents, engagement sur les contenus, temps passé sur les pages et retours qualitatifs des équipes. Et surtout, procéder à de petits ajustements continus.

Le conseil à retenir ?

L’adoption de l’intranet doit être cultivée au quotidien. Cela implique d’impliquer les collaborateurs avec des contenus pertinents, un réseau actif d’utilisateurs internes et le soutien visible de la direction. C’est seulement ainsi que l’espace numérique devient une composante intégrée du travail de tous les jours.

Et voici l’erreur à ne pas commettre.

Parler constamment de SharePoint. Une communication efficace part des besoins des utilisateurs. Donc, évitez "Découvrez la nouvelle web part", et préférez "Vous pouvez retrouver toutes les politiques en un seul clic".

Conseils pour l’intranet social : comment faire évoluer l’intranet grâce à l’engagement des employés

Un intranet limité à la collecte de fichiers et de circulaires n’est guère plus qu’une archive numérique. Cela peut être utile, mais rarement enthousiasmant ou engageant. Les personnes s’identifient plutôt aux récits, aux questions, et à la possibilité d’interagir avec les autres.

C’est pourquoi, à l’échelle mondiale, on parle de plus en plus d’intranet social.

Une notion qui définit l’intranet comme un environnement combinant la robustesse de SharePoint à la vitalité d’outils axés sur l’engagement, en premier lieu Viva Engage.

La logique de base est simple : les contenus informent, les conversations engagent.

Une politique bien rédigée reste essentielle pour effectuer son travail, mais c’est la discussion qui l’entoure (la clarification d’un doute, la suggestion d’un collègue, l’exemple d’une mise en œuvre réussie) qui transforme de simples informations en connaissances partagées.

Dans un intranet à caractère social, la publication ne marque pas la fin du processus, mais le début d’un dialogue qui renforce la communauté d’entreprise.

SharePoint permet de laisser des commentaires et des "j’aime" sur les pages ; toutefois, ces fonctionnalités ne suffisent pas à créer une véritable participation active. L’intégration avec Viva Engage change la donne en introduisant une logique communautaire complète, avec des groupes publics ou privés, des tags thématiques, des mentions, des sondages rapides, des fils d’actualité et des contenus similaires à ceux des réseaux sociaux les plus populaires.

Intégré à Microsoft 365 et héritant de l’identité, des autorisations et des notifications d’Entra ID, il devient l’espace naturel pour les conversations qui ne trouvent pas leur place dans les canaux opérationnels de Teams.

La principale différence avec Microsoft Teams réside dans l’échelle : ce dernier favorise le micro-dialogue centré sur un projet, tandis que Viva Engage accueille le macro-dialogue reliant départements, sites et rôles différents.

Le résultat est double : on réduit les barrières hiérarchiques (un technicien d’agence peut poser une question directement au CFO) et on déclenche des connexions inattendues (un chef de produit à Milan découvre une solution déjà testée par un collègue à Singapour).

Une valeur qui se révèle lorsque Viva Engage est intégré aux pages SharePoint les plus consultées.

Par exemple, une procédure RH peut intégrer dans sa colonne latérale un aperçu de la communauté "People & Culture" où circulent des questions et réponses sur les congés. La page d’accueil d’une division peut, elle, afficher les derniers fils du groupe "Projets en cours", évitant que les initiatives restent confinées à ceux qui y participent directement. La conversation n’est donc plus cachée derrière un clic, mais visible là où elle est utile.

Il est toutefois essentiel d’éviter la duplication des canaux. Il n’est pas nécessaire de créer un groupe Viva Engage pour chaque équipe projet déjà présente dans Microsoft Teams, ni de répéter dans Outlook les annonces publiées dans les communautés de Viva Engage.

Chaque outil a son rôle :

• Teams pour la collaboration synchrone ;
• Outlook pour la communication formelle ;
• Viva Engage pour le débat et le partage d’idées collectives.

Une gouvernance claire, idéalement formalisée dans une politique communautaire, peut prévenir les confusions et aider les utilisateurs à choisir le bon outil selon la situation.

Intégration de Microsoft Viva avec l’intranet SharePoint de intranet.ai

Dans les entreprises manufacturières, de distribution ou de logistique, plus de la moitié des employés n’accèdent pas chaque jour à un ordinateur. Pour ces collègues, l’intranet doit être mobile‐first, et les applications SharePoint et Viva Engage offrent une expérience native permettant d’envoyer des notifications, de charger des images, de poser ou répondre à des questions à la volée.

Pour que cela fonctionne, il faut concevoir des mises en page légères, éviter les PDF de vingt mégaoctets, privilégier des micro‐contenus (cartes, clips vidéo, mini‐guides, infographies) lisibles en file d’attente à la cantine ou en déplacement.

Prenons l’exemple de la "semaine de la sécurité".

L’équipe HSE publie chaque matin une courte vidéo tournée avec un smartphone, la charge sur Viva Engage, l’intègre à la page d’accueil de l’intranet SharePoint et invite les opérateurs à commenter avec leurs "safety tips" issus du terrain.

Des dizaines de suggestions sont recueillies, les meilleures sont votées via des "j’aime", relayées par les managers et transformées en procédures officielles.

Le cycle Contenu – Conversation – Amélioration se boucle ainsi, sans réunion ni e-mails.

Stimuler la participation et l’échange d’idées dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

Un intranet social fonctionne lorsqu’il passe de la logique du sondage ponctuel à une véritable écoute continue. Cela signifie intégrer des micro-enquêtes Microsoft Forms directement dans les publications Engage ("La nouvelle politique est-elle claire pour vous ? Oui / Non / En partie"), afficher immédiatement les résultats dans un graphique en direct et encourager les dirigeants à répondre dans les commentaires sous 24 heures.

Même un simple indicateur comme le "temps moyen de réponse" reflète la santé de la communauté. Si une question reste sans réponse plusieurs jours, il faut mobiliser les modérateurs et les champions pour relancer la discussion.

Aucune plateforme, aussi sophistiquée soit-elle, ne favorise la participation si l’entreprise ne cultive pas une culture compatible.

Dans certaines organisations, c’est le PDG lui-même qui participe chaque mois à une rubrique "Ask Me Anything", et ce sont les managers qui remercient publiquement ceux qui partagent une idée utile.

Mais il ne faut pas que cette reconnaissance devienne une gamification envahissante.

De petits gestes publics suffisent : une mention dans la newsletter interne, un badge "Problem Solver of the Month", une invitation à témoigner lors de l’assemblée trimestrielle – autant de moyens de faire sentir à chacun qu’il est écouté.

C’est essentiel, car lorsqu’une personne se sent valorisée, elle contribue avec plus d’énergie à la croissance de l’entreprise.

En plus des conseils abordés jusqu’ici, nous illustrons dans le tableau suivant d’autres suggestions pour créer et faire adopter avec succès un intranet social.

Lorsque l’intranet est mis en ligne, sa gestion commence.

Un bon intranet est une plateforme qui évolue avec l’organisation, suit son rythme et reste utile grâce à l’attention constante des responsables et des créateurs de contenu.

Il repose sur une gouvernance qui ne se limite pas à traiter des tickets, corriger des liens ou ajuster des autorisations, mais qui s’occupe de la vitalité de l’écosystème numérique, en veillant à ce que les contenus, les processus et les outils restent alignés sur les objectifs de l’entreprise et les besoins des utilisateurs.

La gouvernance et la maintenance comprennent donc des activités complémentaires :

• mettre à jour ou supprimer les informations obsolètes pour éviter des recherches trompeuses ;
• revoir périodiquement les autorisations pour que chacun voie ce dont il a besoin – et rien de plus ;
• observer le comportement des utilisateurs avec des outils comme SharePoint Insights, Viva Analytics ou Intranet Analytics pour identifier les contenus performants ;
• repenser les parcours lorsque trop de clics ou de pages ralentissent l’accès à l’information ;
• etc.

Il s’agit d’actions qui nécessitent méthode et continuité pour éviter le déclin de la plateforme.

Analyser le comportement des utilisateurs dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

Évoluer signifie aussi éliminer.

Les sections désorganisées, les informations redondantes, les sites inutilisés et les structures arborescentes superflues doivent céder la place à une information essentielle et ciblée.

À cet égard, un audit semestriel, basé sur les statistiques d’utilisation et des entretiens avec les utilisateurs clés, permet d’identifier les zones à archiver ou à restructurer. L’objectif est de créer un intranet léger, plus facile à mettre à jour, plus rapide à naviguer, et plus apprécié.

Arrivés à la fin de cette brève (mais, espérons-le, approfondie) vue d’ensemble pour construire un intranet SharePoint efficace, il ne reste qu’à souligner l’importance des compétences.

Seules les bonnes compétences permettent en effet d’obtenir un intranet moderne, utile et accessible à tous les utilisateurs.

Si ces compétences ne sont pas disponibles en interne, notre dernier conseil pour cet article est de faire appel à des consultants expérimentés, comme ceux du groupe intranet.ai.

Fort d’une expérience de plusieurs décennies dans la digitalisation des entreprises avec les technologies Microsoft, notre équipe peut accompagner toute organisation tout au long du cycle de vie de son intranet et de son digital workplace intégré : du recueil des besoins à la gouvernance, de l’adoption à l’automatisation des flux de travail.

En résumé, nous ne faisons pas que rendre l’intranet SharePoint plus performant.

Nous utilisons l’intranet SharePoint pour rendre les entreprises plus performantes.

Quelle est la bonne manière de commencer à concevoir un intranet SharePoint ?

La bonne manière de démarrer un intranet SharePoint n’est pas de partir de l’apparence ou de la structure des pages, mais de comprendre en profondeur le cycle de vie de l’information au sein de l’entreprise. Il faut se demander qui utilisera les contenus, à quels moments, pour quelles activités et avec quels besoins opérationnels. Ce n’est qu’après cette analyse qu’il est pertinent de décider comment construire les sites, les pages et la navigation.

Comment éviter qu’un intranet SharePoint devienne difficile à utiliser ?

Pour éviter qu’un intranet SharePoint ne se transforme en labyrinthe désorganisé, il est essentiel que sa structure reflète les besoins réels en information. Il ne faut pas relier les pages de manière arbitraire, mais construire des parcours logiques à partir de la classification des contenus via des métadonnées, de la définition des autorisations et de l’organisation plate des sites. La clarté de l’information doit guider chaque choix.

Quelle est une bonne stratégie de navigation pour un intranet SharePoint moderne ?

Une bonne stratégie de navigation pour un intranet SharePoint distingue une navigation globale toujours visible, une navigation locale ciblée sur un site ou une équipe spécifique, et des liens intelligents dans les pages qui anticipent les étapes suivantes. Cette approche permet d’orienter l’utilisateur de façon fluide, en évitant les allers-retours inutiles ou les parcours contraints.

Comment optimiser la recherche de contenu dans un intranet SharePoint ?

Pour optimiser la recherche dans un intranet SharePoint, il faut exploiter pleinement le moteur de recherche intégré, en l’enrichissant de filtres dynamiques, de verticales thématiques et de métadonnées bien structurées. Ainsi, l’utilisateur n’est pas confronté à des centaines de résultats génériques, mais accède immédiatement aux informations pertinentes. La clé réside dans la qualité du classement, pas dans la quantité de documents.

Qu’est-ce qui rend une page d’accueil d’un intranet SharePoint efficace ?

Une page d’accueil efficace d’un intranet SharePoint affiche des contenus pertinents pour chaque utilisateur grâce au ciblage dynamique. Elle ne doit pas être identique pour tous, mais s’adapter au rôle, au site et aux priorités de chacun. Elle doit permettre un accès rapide aux documents, outils et actualités les plus utiles dans le contexte de travail quotidien.

Quels outils peut-on utiliser pour rendre un intranet SharePoint plus efficace ?

Un intranet SharePoint peut devenir beaucoup plus efficace grâce à l’automatisation des processus récurrents, à l’utilisation de modèles graphiques cohérents et à la gestion intelligente des contenus obsolètes. Chaque élément doit contribuer à simplifier l’expérience utilisateur, en réduisant les actions répétitives et en augmentant la cohérence globale de la plateforme.

Comment accroître l’adoption d’un intranet SharePoint ?

L’adoption d’un intranet SharePoint augmente lorsque les utilisateurs perçoivent son utilité concrète dans leur quotidien. Pour cela, il est essentiel d’impliquer activement la direction, de créer un réseau interne de promoteurs et de communiquer en se concentrant sur les bénéfices réels, et non sur la technologie. La formation continue et la cohérence des interfaces complètent cette démarche.

Comment maintenir un intranet SharePoint à jour et pertinent dans le temps ?

Un intranet SharePoint reste pertinent uniquement s’il est géré avec une attention constante. Cela signifie mettre en place un plan éditorial avec des rôles et fréquences définis, surveiller l’utilisation à l’aide d’outils d’analyse et supprimer les contenus devenus inutiles. Le travail ne s’arrête pas après le lancement, mais continue chaque jour pour adapter la plateforme à l’évolution de l’entreprise.