Digital onboarding des salariés: une définition et une liste de contrôle à utiliser en 2024

Qu'est-ce que le processus d'accueil et d'intégration des nouveaux salariés ?

L'intégration du personnel - dans une entreprise - est le processus qui suit le recrutement des salariés et qui est étroitement lié à la phase d'attraction des candidats. Il consiste en l'insertion progressive des salariés dans la réalité de l'entreprise.

C'est un moment délicat et stratégique car le premier impact sur l'entreprise affecte la formation des attitudes que les salariés auront envers l'organisation.

Au cours du processus d'onboarding des nouveaux salariés, les candidats doivent recevoir tous les outils, les comportements, les connaissances et les compétences nécessaires pour faire partie intégrante de l'entreprise, tant au niveau culturel qu'organisationnel, et garantir de bonnes performances.

Contrairement aux processus de formation et d'orientation, cette phase peut durer jusqu'à 12 mois et vise, entre autres, à établir le lien avec l'entreprise.

Quels avantages tirez-vous d'un bon processus d'intégration des nouveaux salariés ?

L'accueil est étroitement lié à des questions telles que la loyauté, l'engagement, la rétention et les performances des salariés. Selon des données issues d'une recherche du Wynhurst Group, un processus d'accueil structuré augmente de 58 % la possibilité pour les salariés de rester au sein de l'organisation pendant au moins 3 ans.

D'autres informations intéressantes tirées de l'Academy of Management Journal ont révélé que les 90 premiers jours de travail sont cruciaux pour établir une relation stimulante avec l'entreprise, les collègues et l'organisation.

Si les nouveaux salariés ne sont pas accompagnés correctement dans l'insertion dans l'entreprise, la probabilité qu'ils deviennent improductifs et démotivés en peu de temps augmente.

Dans le cas contraire, lorsque les dirigeants et les collègues apportent un soutien adéquat dès le début, une bonne attitude à l'égard du travail se développe, favorisant ainsi un plus grand engagement et une plus grande implication.

Une liste de contrôle pour améliorer le processus d'onboarding des salariés

Comment mettre en place un processus d'onboarding des salariés approprié ? Nous vous proposons une liste de contrôle de l'onboarding des salariés que vous pouvez suivre pour vous assurer que le processus est solidement construit.

La première étape consiste à déterminer ce qu'il faut faire et à réfléchir immédiatement au comment.

Il est bon de se poser des questions stratégiques et logistiques à court et à long terme :

• Quand le processus d'onboarding des salariés commencera-t-il?
• Combien de temps cette phase va-t-elle durer?
• Quelle impression l'entreprise veut-elle transmettre aux nouveaux salariés à la fin du premier jour?
• Que doivent savoir les nouveaux arrivants sur la culture de l'entreprise?
• Quel rôle le service des RH jouera-t-il dans ce processus?
• Quel rôle les collègues joueront-ils?
• Quelles mesures seront nécessaires pour évaluer l'efficacité du projet?

Après avoir trouvé toutes les réponses, vous serez en mesure de réfléchir aux actions et aux méthodes adoptées pour les processus d'onboarding des salariés.

Nous allons vous donner un exemple de pratiques efficaces à entreprendre : moments de rencontre et d'accueil par les nouveaux collègues, transmission d'informations pratiques et organisationnelles, visite de la structure de l'entreprise, présentation des agendas de travail, formation sur les procédures et les politiques.

Pour confirmer que tous les éléments adoptés fonctionnent, le feedback joue un rôle fondamental. Par exemple, ils peuvent porter sur le processus d'embauche, sur la façon dont le premier jour a répondu aux attentes, sur le fait de savoir si les salariés ont le sentiment de disposer des outils nécessaires à l'exécution de leur travail et, enfin, demander s'ils se sentent en phase avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

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Comment le processus de digital onboarding s'améliore avec l'intranet

L'ensemble du processus d'onboarding peut être beaucoup plus efficace si les projets et les procédures sont simplifiés et optimisés grâce à des logiciels tels que l'intranet, qui comprend des blogs, des forums, des réseaux sociaux d'entreprise et des chats.

L'intranet est le reflet numérique de l'entreprise, et y donner accès aux nouveaux arrivants signifie leur ouvrir la possibilité d'explorer les domaines qui les intéressent et d'entrer en contact avec ceux qui font partie du réseau de l'organisation.

Au cours de notre expérience dans la réalisation d'intranets, les plus grands succès du digital onboarding ont été soutenus grâce à l'emploi de la plateforme d'entreprise.

L'entreprise peut réserver un espace dédié à l'accueil dans lequel les nouveaux arrivants trouveront:

• Les règles et le comportement au travail
• Les indications, pratiques et procédures
• Des informations sur l'histoire et la culture de l'entreprise
• L'organigramme de l'entreprise
• Des détails sur le rôle et les supérieurs hiérarchiques
• Le réseau pour entrer en contact avec les collègues et la nouvelle équipe
• Les connaissances du service
• Les outils et moyens numériques pour réaliser des activités
• Les agendas de référence pour le travail

De cette manière, les salariés trouvent un portail plein d'informations qui leur permet de découvrir l'entreprise et de se sentir plus à l'aise dans la connaissance de l'environnement dans lequel ils travaillent.

C'est une excellente mesure que de soutenir les membres de l'équipe déjà présents à travers tout ce processus d’onboarding des salariés. En outre, il est nécessaire de les tenir informés de la personne qui prend en charge l'organisation afin de jeter les bases de l'établissement d'excellentes relations et d'un bon environnement de travail.

3 façons d'accueillir les nouveaux salariés

Au fil des années, nous avons trouvé trois grandes façons de faire du digital onboarding en entreprise pour présenter les nouveaux arrivants.

D'une part, l'objectif de chacune de ces façons est de permettre à la personne qui entre dans l'entreprise de se sentir accueillie et de s'intégrer facilement dans le réseau de collègues sans tout découvrir seule.

D'autre part, cela permet à tous les collègues de l'entreprise d'avoir plus d'informations sur la nouvelle personne et facilite naturellement le processus de connaissance entre eux.

1. Publication de news

La première méthode est la plus classique.

Elle implique la publication d'une news sur l'intranet - au début du processus d'onboarding - dans laquelle les salariés peuvent se présenter.

Certaines entreprises mettent une photo des personnes, les rôles, et un résumé pour dire d'où ils viennent, leurs compétences, et ce dont ils s'occuperont dans l'entreprise.

D'autres tirent davantage parti de ce support en publiant un entretien avec les nouveaux arrivants sous forme de texte et en affichant également une photo des nouveaux collègues.

De cette façon, il sera plus facile d'être reconnu physiquement et dans les réunions en ligne par le reste de la population de l'intranet.

En plus de la présentation classique des nouvelles, il existe une autre façon de générer de l'engagement : une interview des nouvelles personnes, avec des questions posées par une personne des RH de l'entreprise, ou peut-être par le futur responsable de la personne qui vient d'entrer.

Cette façon de faire permet aux nouvelles entrées de se faire connaître et de raconter leurs expériences, leurs hobbies et de rendre un peu plus humaine l'entrée d'une nouvelle personne dans l'entreprise.

2. Utiliser le réseau social d'entreprise

La deuxième méthode consiste à utiliser Yammer -le réseau social d'entreprise au sein de l'intranet-, dans le cas d'une intégration avec Microsoft 365.

Nous proposons généralement de demander à un membre des RH de créer un message qui présente les nouvelles entrées au sein de la communauté d'entreprise.

Le post d'introduction peut mentionner les personnes, rapporter leur expérience, faire référence aux nouvelles sur l'intranet et leur présenter les groupes d'intérêt qu'ils trouveront dans le réseau social.

Ce post encouragera les réactions des collègues.

On constate généralement que tout le monde aime et commence le mur de "bienvenue dans l'équipe". Un signe d'intérêt et de participation à la vie de l'entreprise.

3. Créez un événement de présentation

La troisième façon de présenter un nouvel arrivant pendant le processus d'onboarding est plus interactive, plus fraîche et plus visuelle.

Il s'agit d'un événement de diffusion en direct au cours duquel un membre du service des Ressources Humaines ou le futur responsable de la nouvelle arrivée s'apprête à interviewer la nouvelle personne dans le cadre d'une double interview.

Intranet.ai a directement utilisé cette technique en utilisant les événements en direct de Microsoft 365 avec un mode de réalisation particulier qui rend l'événement en direct très interactif.

Pendant l'événement, nous avons créé une page à l'intérieur de l'intranet dans laquelle nous avons inséré d'un côté le lecteur avec l'événement en direct - pour permettre à tous les utilisateurs de voir l'interview avec la nouvelle personne - et de l'autre côté, la photo de la personne, accompagnée d'une description textuelle.

Dans cette description, nous avions inséré son expérience, son rôle dans la couverture, et tout ce qui pouvait être intéressant.

En outre, nous ne pouvions pas manquer la partie des questions et réponses et dans ce cas, profiter de l'intégration de l'intranet avec le réseau social d'entreprise donne un peu plus de dynamisme à notre événement en direct.

Nous avons déjà pu appliquer cet événement interactif en direct à nos clients en Italie, et le taux d'engagement généré est très élevé.

C'est déjà un outil populaire, surtout à l'étranger.

Une précision importante

Pour rendre fonctionnels les trois exemples ci-dessus, il est essentiel de tout poster à temps.

Présenter quelqu'un qui est dans l'entreprise depuis un mois n'est pas possible.

Toute nouvelle postée après trop longtemps n'aurait pas de sens, et la nouvelle personne ne se sentirait pas accompagnée au début de son nouveau travail.

8 conseils pour une procédure efficace de digital onboarding dans l'entreprise

Voici 8 conseils à suivre dans les procédures de digital onboarding:

1. Envoyez un email pour souhaiter la bienvenue aux recrues et leur permettre d'accéder à l'espace dédié à l'onboarding dans l'intranet, où ils trouveront des informations telles que :

- L'agenda de la première journée de travail avec une liste de contrôle des activités prévues.

- Des informations pratiques sur l'emplacement, le parking et les coordonnées des personnes à contacter

- Les politiques de l'entreprise, telles que la politique en matière de vacances, la pause déjeuner, l'utilisation des équipements de travail ou le nettoyage des locaux.

- Les plans de formation.

2. Une brève visite des bureaux

Si l'entreprise possède plusieurs bureaux, halls et sites, il est toujours bon de guider les salariés en les accompagnant pour une courte visite.

3. Badge

Si l'entreprise les emploie, préparez leur badge. Qu'il s'agisse d'une carte de pointage, d'un "porte-clés" ou d'une procédure numérique, assurez-vous qu'ils connaissent les règles relatives au pointage.

4. Identifiants de connexion

Organisez une réunion avec un responsable informatique pour guider les salariés dans l'utilisation des supports numériques dont ils ont besoin. En particulier, assurez-vous qu'ils disposent des identifiants nécessaires pour accéder aux systèmes.

5. Formalités bureaucratiques

Dans 99 % des cas, il y a encore des papiers à signer et des formalités administratives le premier jour de travail. Fixez un cadre de travail aux nouveaux arrivants pour qu'ils en analysent le contenu et fournissent un chiffre de référence pour toute clarification.

6. Un tuteur

Attribuez aux salariés un tuteur ou un mentor pour la réussite de la procédure d'accueil dans l'entreprise.

7. Un plan de formation

Les nouveaux arrivants peuvent avoir besoin d'un plan de formation plus ou moins long pour se consacrer entièrement à leurs tâches. Organisez-le à temps et informez les salariés.

8. Les rendez-vous informels

Créer des moments informels avec l'équipe est presque un must le premier jour : une pause café, un toast de bienvenue, etc.

Même s'il peut sembler forcé, le processus d'accueil des salariés est le meilleur moyen de créer des relations et d'impliquer les nouveaux embauchés.