Digital Onboarding : comment l’implémenter, avec des exemples

Qu'est-ce que l'onboarding en entreprise ?

L'onboarding en entreprise est le processus qui suit l'embauche d'un nouveau collaborateur et qui est étroitement lié à la phase d'attraction des candidats. C 'est pourquoi il est souvent géré par les ressources humaines, qui sont chargées de définir et de suivre l'intégration d'un nouveau collègue dans l'entreprise afin d'atteindre deux objectifs principaux

1. Présenter l'organisation en véhiculant ses valeurs.
2. Soutenir l'intégration des nouvelles recrues dans la communauté de l'entreprise.

Comme on peut s'en douter, il s'agit d'un moment délicat, car les activités du processus d'intégration influenceront les attentes et le sentiment initial que la nouvelle ressource éprouvera à l'égard de l'entreprise.

L'équipe RH doit donc pouvoir compter sur les bons outils pour transmettre les comportements, les connaissances et les compétences nécessaires pour que le nouveau personnel devienne une partie intégrante de l'organisation. Dans cet article, nous verrons comment l'intranet de l'entreprise est l'un des outils les plus modernes capables d'assurer un onboarding réussi.

Contrairement aux processus de formation et d'orientation, il est important de souligner que l'intégration peut durer jusqu'à 12 mois, période pendant laquelle la relation entre les nouveaux employés, les collègues et la direction doit être consolidée.

Pourquoi l’onboarding en entreprise est-il si important ?

L’onboarding en entreprise est étroitement lié à des concepts fondamentaux pour la croissance durable de toute organisation, tels que la fidélisation, l’engagement, la rétention et la performance.

Un processus structuré d’intégration, selon les données d’une étude du Wynhurst Group, permet par exemple d’augmenter de 58 % les chances qu’une nouvelle recrue reste dans l’entreprise pendant au moins 3 ans.

D’autres données intéressantes, provenant de l’Academy of Management Journal, révèlent que les 90 premiers jours de travail sont cruciaux pour établir une relation de confiance réciproque avec l’entreprise, les managers et les collègues seniors. Si les nouveaux employés ne sont pas correctement accompagnés tout au long du processus d’onboarding, les chances augmentent que leur motivation et leur engagement envers leurs nouvelles responsabilités diminuent rapidement.

À l’inverse, lorsque les dirigeants et les collègues seniors sont capables d’offrir un soutien adéquat à l’intégration des nouvelles recrues, cela favorise une attitude positive envers le travail, ce qui, par conséquent, stimule les performances à court et moyen terme.

Comment réaliser un bon onboarding en entreprise : exemples

Comment mettre en place un projet d'onboarding efficace ? La première étape consiste certainement à définir les activités et les modalités d'intégration du nouveau collaborateur dans l'entreprise. À ce stade, il est bon de se poser quelques questions stratégiques :

• Quand le processus d'onboarding commencera-t-il ?
• Combien de temps durera chaque étape du processus ?
• Quelle impression l'entreprise veut-elle donner ?
• Quels sont les aspects clés de la culture d'entreprise ?
  
• Quel rôle joueront les RH ?
  
• Quel rôle joueront les collègues seniors ?
  
• Quels sont les paramètres à prendre en compte pour évaluer l'efficacité du processus ?

Après avoir répondu à chacune de ces questions, vous pourrez réfléchir aux actions et aux méthodes à mettre en œuvre pour gérer les procédures d'onboarding de l'entreprise.

Voici quelques exemples de pratiques qui peuvent être mises en œuvre :

• la rencontre et l'accueil des nouveaux collègues
• transmission des informations pratiques et organisationnelles
• présentation de l'entreprise et de l'organigramme
• présentation des agendas de travail
• formation sur les procédures et les politiques

Afin de confirmer que les actions planifiées ont un impact positif sur le nouveau personnel, il est essentiel de recueillir des informations en retour. Ce retour d'information peut concerner différents aspects du processus d'intégration, de la manière dont la phase de recrutement a été vécue aux impressions ressenties au cours des premiers jours de travail.

L'entreprise peut également demander aux nouveaux employés si les outils mis à leur disposition pour accomplir leurs tâches sont adéquats ou s'ils préféreraient bénéficier d'un soutien plus important pour mieux répondre à leurs attentes en matière de performances.

L'intégration numérique dans l'entreprise et l'intranet SharePoint comme logiciel d'intégration des RH

L'ensemble du processus d'intégration peut être beaucoup plus efficace si les procédures sont numérisées à l'aide d'outils tels que l'intranet de l'entreprise. L'intranet est le reflet numérique de l'entreprise : permettre aux nouveaux employés d'y accéder, c'est leur donner la possibilité d'explorer les domaines qui les intéressent et d'entrer en contact avec les membres du réseau de l'entreprise.

Au cours de nos dix années d'expérience dans la mise en œuvre de portails intranet basés sur SharePoint Online, nous avons constaté que les plus grands succès lors de l'onboarding ont été obtenus précisément grâce à l'utilisation de l'intranet.

Grâce à l'intranet et, en particulier, à l'intranet SharePoint, les entreprises peuvent créer un espace dédié à l'onboarding où elles peuvent fournir un accès rapide et centralisé aux éléments suivants

• aux règles de travail et de comportement
• aux directives, documents et procédures
• des informations sur l'histoire et la culture de l'entreprise
• un organigramme avec les coordonnées des collègues
• des espaces dédiés à la communication, aux activités et à l'actualité du service
• les outils et les applications nécessaires à l'exercice de leurs activités

De cette manière, les nouvelles ressources peuvent rapidement naviguer et trouver toutes les informations dont elles ont besoin pour accomplir au mieux leurs tâches dès le premier jour.

La centralisation de l'information est également un avantage considérable pour l'entreprise, car elle permet d'économiser une grande partie du temps que les RH (ou d'autres acteurs de ce processus) consacrent habituellement à expliquer les mêmes choses àplusieurs reprises.

Il est bon, cependant, que dans le processus d'intégration, les nouvelles recrues ne soient pas les seules à être accompagnées, mais que les collègues existants le soient également. En effet, il est nécessaire de les informer sur les nouveaux arrivants dans l'entreprise, afin de préparer le terrain pour construire une relation solide.

Le rôle de la direction dans le processus d'intégration

La direction et les chefs d'entreprise jouent un rôle fondamental dans toutes les phases du processus d'intégration d'un nouveau collègue. Chaque membre de la direction joue un rôle important dans la transmission aux nouvelles recrues non seulement des objectifs de croissance de l'organisation, mais aussi des valeurs et de la mission qui constituent son identité.

Au sein de la direction, le chef de service joue un rôle encore plus important. C'est en effet la personne qui a exprimé le besoin d'une ressource supplémentaire dans son équipe et qui sait exactement quelles activités cette nouvelle ressource sera appelée à réaliser au quotidien.

L'objectif du chef de service est donc de participer activement au processus d'onboarding, puisqu'il sera la figure de référence de la nouvelle ressource.

3 façons de présenter un nouveau collègue

Au fil des ans, nous avons identifié trois principales façons de mener à bien le processus d'intégration dans l'entreprise et de présenter les nouveaux employés aux personnes qui travaillent déjà dans l'organisation.

L'objectif de chacun de ces trois modes est de permettre à la personne qui entre dans l'entreprise de se sentir accueillie et soutenue dans ses premiers jours de travail. D'autre part, une présentation correcte des nouvelles ressources aide le personnel travaillant déjà dans l'entreprise à se familiariser avec l'expérience, le rôle et les activités de chacun de ses nouveaux collègues.

1. Publier une nouvelle sur l'intranet de l'entreprise

La première méthode est la plus classique etconsiste à publier une présentation d'actualité sur l'intranet de l'entreprise. En prenant l'intranet SharePoint Online comme référence, il est possible d'inclure dans un billet d'information

• des photos du nouveau collègue
• les principaux moyens de contact
• une description du rôle qu'il occupera
• des informations sur son expérience antérieure
• des liens vers des ressources externes, telles qu'un profil LinkedIn

Une option plus créative et plus directe consisterait à inclure l'entretien avec le nouvel arrivant dans le message, soit sous forme de texte, soit, mieux encore, sous forme de contenu vidéo. Les managers, les RH et les collègues du département pourraient guider l'entretien en posant des questions visant à mieux connaître la nouvelle ressource, telles que ses intérêts, ses connaissances et ses attentes pour le début de ce nouveau chapitre de sa vie professionnelle.

SharePoint permet également d'activer la section des commentaires, de sorte que l'ensemble du public de l'entreprise puisse accueillir et poser des questions auxquelles le nouveau collègue pourra répondre personnellement.

Exemples de nouvelles dans l'intranet SharePoint de intranet.ai

2. Poursuivre la conversation sur le réseau social d'entreprise

Le deuxième moyen consiste à utiliser le réseau social d'entreprise pour poursuivre la conversation entamée sur l'intranet.

Cela est possible grâce à des outils tels que Microsoft Yammer (aujourd'hui Viva Engage), qui offrent la possibilité de créer des communautés dédiées à l'intégration et à d'autres aspects de la vie de l'entreprise (projets, sujets sectoriels, initiatives, etc.).

Chaque utilisateur peut créer une communauté d'entreprise et y participer, en invitant ses collègues à partager du contenu, des idées et des commentaires. Il va sans dire que grâce à l'intégration native entre les applications Microsoft 365, les conversations du réseau social d'entreprise peuvent s'afficher sur l'intranet SharePoint en temps réel.

Notre conseil est de publier un post présentant les nouvelles ressources également dans les communautés d'entreprise Yammer (maintenant Viva Engage), afin d'accompagner la mise à jour partagée dans l'intranet et d'apporter dans un canal dédié la conversation entre l'audience de l'entreprise et les nouveaux collègues.

3. Organiser un événement de bienvenue

La troisième méthodeconsiste à organiser un événement en streaming live pour donner aux nouvelles recrues l'occasion de se présenter à l'entreprise et de répondre aux questions de leurs collègues.

intranet.ai a utilisé cette technique en utilisant Microsoft 365 live events et en adoptant un mode de direction qui a rendu l'événement beaucoup plus interactif.

Nous avons créé une page sur l'intranet SharePoint de notre client conçue pour accueillir l'événement. La page a permis au public de l'entreprise de suivre la présentation en direct, avec une brève description des nouveaux collègues et une photo d'eux sur le côté du lecteur pour faciliter la reconnaissance et la mémorisation.

Bien entendu, la section questions-réponses ne pouvait manquer, et nous l'avons enrichie en intégrant le chat dédié dans la communauté d'entreprise sur Yammer.

Modes d'onboarding en entreprise : quelques précisions

Nous tenons à rappeler que, pour que les trois modes décrits jusqu'à présent soient fonctionnels, il est nécessaire de publier en temps utile les différents contenus de présentation. Il n'est pas approprié de présenter une personne qui est dans l'entreprise depuis au moins un mois.

8 conseils pour un onboarding efficace

En complément des 3 méthodes décrites précédemment, voici quelques conseils pour optimiser le processus d'onboarding :

1. Envoyer un e-mail de bienvenue donnant accès à une section de l’intranet où les nouvelles recrues peuvent trouver :

   • l’agenda du premier jour de travail
   • des informations sur le lieu de travail, le parking et les contacts clés
   • les politiques de l’entreprise (par exemple, congés, absences, demandes de support, etc.)
   • le plan de formation pour les prochaines semaines
     
     
2. Organiser une visite des locaux (même virtuelle) afin de présenter aux nouveaux arrivants les espaces de travail et les lieux dédiés aux réunions et activités.
   
   
3. Préparer à l’avance les badges et équipements professionnels. Qu’il s’agisse d’une carte d’identification, d’un porte-clés ou d’une procédure numérique, tout doit être prêt pour le premier jour de travail.
   
   
4. Prévoir une rencontre avec un responsable IT qui accompagnera la nouvelle recrue dans l’utilisation des outils numériques mis à sa disposition. Une attention particulière doit être accordée à la remise sécurisée des identifiants nécessaires pour accéder aux différents systèmes.
   
   
5. Planifier le traitement des formalités administratives en suspens. Dans la majorité des cas, le premier jour de travail implique encore des documents à signer ou des procédures administratives à finaliser. Il est conseillé de consacrer un moment pour examiner les documents importants avec les nouvelles recrues et de leur indiquer les personnes de référence pour toute question.
   
   
6. Désigner un tuteur pour accompagner les nouveaux collaborateurs dans leur intégration. Le tuteur n’a pas besoin de superviser en détail les activités des nouvelles recrues, mais il est essentiel qu’un point de contact soit disponible dans les départements concernés pour les aider à s’orienter dans l’organisation.
   
   
7. Partager le plan de formation. Les nouveaux employés peuvent nécessiter une formation spécifique pour accomplir leurs missions. L’entreprise, et en particulier le responsable de département, doit évaluer les besoins en formation dès la phase de sélection. Ils pourront ainsi définir précisément les domaines et le calendrier de formation à suivre pendant les premiers mois de travail, afin d’aider la nouvelle recrue à développer les compétences nécessaires à ses tâches.
   
   
8. Créer des moments informels avec l’équipe. Une pause-café, un déjeuner ensemble ou un simple toast de bienvenue peuvent faire toute la différence entre un onboarding purement administratif et un accueil chaleureux au sein de la communauté de l’entreprise. Même si cela peut sembler artificiel, c’est le meilleur moyen de poser les bases d’une relation plus solide.

Digital onboarding : une petite liste de contrôle

Pour conclure, nous avons établi une liste de contrôle résumant les principales activités et stratégies à mettre en œuvre pour accueillir comme il se doit vos nouveaux collègues.

Avant le premier jour

Avant même que les nouveaux collègues n'entrent effectivement dans l'entreprise, il y a quelques points d'attention à prendre en compte dès la fin du processus de sélection des candidats.

Ce que nous faisons, chez intranet.ai, c'est de fournir aux RH un formulaire où la personne qui a effectué la sélection peut introduire toutes les informations sur les candidats choisis.

Il ne s'agit pas seulement d'informations personnelles, mais aussi et surtout d'informations sur le rôle et le travail que la nouvelle ressource est censée accomplir. Cela permettra de définir le responsable de cette personne, le service dans lequel elle travaillera et les équipements dont elle aura besoin pour effectuer son travail, qu'il s'agisse d'un ordinateur ou de l'accès à un logiciel ou à un équipement particulier.

Une fois ce formulaire rempli, également via l'intranet de l'entreprise, la première série d'activités de notre liste de contrôle peut être entamée. Voici quelques exemples :

• envoyer un e-mail de récapitulation aux personnes concernées, telles que le chef de service ;
• envoyer un courriel aux nouveaux employés avec un lien d'accès à la zone d'intégration de l'intranet.

Dans cet espace, les nouvelles ressources peuvent avoir la possibilité de :

• télécharger les documents nécessaires à la signature du contrat
• d'accéder au règlement de l'entreprise et d'en confirmer la lecture

Il est également possible d'introduire des informations sur l'entreprise elle-même. Pensez, par exemple, à une vidéo pour expliquer l'histoire de l'organisation, sa mission et ses réalisations les plus récentes.

Il est évident qu'avant le premier jour, les nouveaux collègues ne pourront pas accéder à toutes les pages de l'intranet. Toutefois, en leur donnant accès à la zone d'accueil, l'entreprise leur permet de se familiariser avec un outil qui fera partie de leur routine de travail quotidienne.

Primier jour dans l'entreprise

Nous voici au premier jour de travail dans l'entreprise. Dans cette deuxième phase, les ressources humaines peuvent utiliser le type d'accueil qu'elles jugent le plus approprié : l'important est que l'expérience d'onboarding soit prise en charge de manière détaillée.

Une présentation de la direction et du responsable direct, qui pourrait également jouer le rôle de mentor pour la nouvelle ressource, ne peut manquer.

D'un point de vue numérique, la première chose à faire est de partager un message de bienvenue sur l'intranet qui

• renvoie à la liste des activités à réaliser dans les premiers jours de travail
• partager des liens vers les ressources et les outils les plus utiles

Vous pouvez également inclure des liens vers

• les contacts de référence
• l'organigramme de l'entreprise
• les dernières nouvelles et les mises à jour pertinentes
• réunions pour faire connaissance avec les collègues et avoir l'occasion de se présenter
• réunions avec les tuteurs et les collègues du département pour s'aligner sur les objectifs

Première semaine de travail

Le processus d'intégration ne se termine pas le premier jour : il ne fait que commencer. C'est pourquoi il est nécessaire de définir les activités que les nouveaux employés devront réaliser au cours des premières semaines suivant leur arrivée dans l'entreprise.

Autre aspect clé : au cours de la première semaine, il est important de commencer à recueillir les réactions des nouveaux collègues.

Là encore, l'intranet de l'entreprise vient à la rescousse avec la possibilité de publier et de distribuer des formulaires personnalisés pour chacun des groupes d'acteurs impliqués dans le processus d'intégration.

La collecte d'informations ne concerne pas uniquement les nouveaux collègues : les formulaires peuvent être utilisés, par exemple, pour mesurer le sentiment de l'équipe à l'égard de la ressource nouvellement intégrée.

Premiers mois de travail

Nous approchons de la fin du processus d'intégration. Si le processus a été géré correctement, les nouvelles ressources seront désormais en mesure de

• mener à bien leurs activités de manière autonome
• collaborer de manière proactive avec leurs collègues
• utiliser des outils tels que l'intranet de l'entreprise

Comment impliquer davantage les nouveaux employés à ce stade ?

Une idée consiste à fixer de nouveaux objectifs (tout en restant réalistes) qui permettent aux nouveaux collègues de se sentir reconnus comme des ressources précieuses pour la croissance de l'organisation. Ces objectifs ne doivent pas être imposés, mais doivent laisser la place aux idées, peut-être plus fraîches et plus innovantes, des nouveaux arrivants.

Qu'est-ce que l'onboarding des nouveaux employés ?

L'onboarding des nouveaux employés est le processus d'accueil et d'intégration des nouveaux collaborateurs, visant à leur fournir les outils et compétences nécessaires pour leur rôle et à faciliter leur adaptation à l'entreprise.

Pourquoi l'onboarding des nouveaux employés est-il important ?

Un bon onboarding augmente la productivité et la fidélisation des employés, tout en réduisant le turnover et en améliorant leur engagement.

Quels sont les avantages de l'intranet pour l'onboarding des nouveaux employés ?

L'intranet centralise les ressources de l'entreprise, facilitant l'accès aux informations et outils nécessaires pour une intégration rapide et efficace.

Quels sont les meilleurs exemples d'onboarding des nouveaux employés ?

Parmi les meilleurs exemples figurent l'accueil par les collègues, les visites des locaux et les plateformes numériques pour la formation et la socialisation.

Combien de temps devrait durer l'onboarding des nouveaux employés ?

Le processus peut durer jusqu'à 12 mois, en fonction du rôle et de la complexité de l'entreprise.