Intranet d'entreprise : c'est quoi et 20 idées pour l'améliorer

Intranet d'entreprise : qu'est-ce que c'est ?

L'intranet est un portail web privé, accessible aux personnes travaillant au sein d'une entreprise.

C'est généralement la première page que vous ouvrez lorsque vous commencez votre journée de travail et, en fait, il représente la porte d'entrée de l'environnement numérique de travail d'une entreprise. Les utilisateurs peuvent y trouver les informations et les services utiles à leur travail.

Par exemple, un intranet d'entreprise donne accès à :

• aux nouvelles et aux communications de service
• aux documents, politiques, procédures et archives
• des contenus de formation et des pages d'information
• des services aux employés (accès à la paie, calcul des congés restants, etc.)
  
• des outils de la vie quotidienne (réservation de salles, help desk, etc.)
• des pages dédiées au bien-être et aux conventions d'entreprise
• des espaces de travail partagés pour la gestion de projets
  
• des espaces de conversation, de brainstorming et de partage des connaissances

L'entreprise qui décide de numériser ces informations et services n'a d'autre choix que d'utiliser l'intranet pour centraliser les ressources offertes aux salariés, en permettant un accès rapide depuis n'importe quel endroit.

Grâce à l'intranet, l'entreprise dispose d'un outil efficace qui permet d'accroître l'implication des personnes, de coordonner les départements, de gérer les processus internes à partir d'une plateforme unique et, par conséquent, d'augmenter la productivité.

Dans cet article, nous verrons en détail ce qu'est un intranet d'entreprise, pourquoi il est indispensable pour tout type d'organisation et ce qu'il peut offrir en termes de services, d'échange d'informations et de renforcement de la communauté d'entreprise.

Intranet d'entreprise : pourquoi en avoir une ?

1 - Numériser les processus internes

De nos jours, la numérisation est une course imparable à laquelle les entreprises ne peuvent échapper si elles veulent rester compétitives.

En effet, la numérisation permet d'automatiser les processus répétitifs et bureaucratiques, libérant ainsi des ressources pour des activités plus stratégiques. Par exemple, la numérisation de l'envoi des demandes et de leur approbation permet de réduire la consommation de papier dans les bureaux des entreprises, ainsi que le nombre d'appels téléphoniques et de courriels inutiles.

L'inéluctabilité de la numérisation peut sembler décourageante pour beaucoup, mais elle représente au contraire le tremplin pour atteindre ce à quoi toutes les entreprises, quel que soit leur secteur ou leur taille, aspirent : la croissance.

Une croissance qui, toutefois, ne devient possible et durable que si les processus clés de l'entreprise

• ont été normalisés
  
• sont facilement utilisables par tous
  
• sont toujours disponibles

En clair, une entreprise réussit vraiment à se développer si ses processus ont été correctement numérisés et si l'information peut circuler de manière transversale et collaborative entre les personnes qui en ont besoin pour leur travail quotidien.

L'intranet joue un rôle clé dans cette tâche.

Imaginez un travailleur qui, une fois son ordinateur allumé, où qu'il se trouve, peut facilement accéder aux communications, aux services, à son travail et à l'espace de collaboration partagé avec ses collègues, en temps réel.

En outre, l'utilisation d'outils tels que des chatbots intégrés ou des formulaires automatisés pour le traitement des demandes permet une résolution plus rapide et plus organisée des problèmes quotidiens.

Une entreprise qui investit dans ce type de plateforme, visant à simplifier la communication, obtient en retour

• une productivité accrue des équipes de l'entreprise
• moins de pertes de temps dues à des processus obsolètes ou à une mauvaise disponibilité de l'information

À cet égard, le livre blanc d'IDC souligne que les organisations perdent près de 2,5 millions de dollars par an en raison de la difficulté à retrouver des informations critiques.

2 - Donner la parole aux gens

Qui mieux que les personnes qui travaillent chaque jour dans les entreprises peut savoir ce qui fonctionne le mieux ou le moins bien dans leur travail ?

Ici, donner à ces personnes la possibilité de partager leurs connaissances, d'interagir et d'unir leurs forces pour s'améliorer mutuellement permet à l'entreprise d'augmenter non seulement la productivité, mais aussi et surtout la qualité des résultats obtenus.

Donner la parole aux personnes qui travaillent chaque jour dans l'entreprise et écouter ce qu'elles ont à dire permet, par exemple, de résoudre rapidement les problèmes, augmentant ainsi le taux de rétention des talents, ou peut-être de mieux comprendre les besoins des clients afin de déterminer précisément quel produit mettre sur le marché avant la concurrence.

En fait, dans l'intranet, l'employé n'est plus considéré uniquement comme un utilisateur passif des informations de l'entreprise, mais comme un agent capable de contribuer activement à la croissance de l'organisation. Ce type d'implication favorise non seulement l'innovation, mais crée également un environnement plus dynamique dans lequel la contribution de chacun est valorisée et reconnue.

Ce sont des opportunités que chaque entreprise peut saisir grâce à l'utilisation d'outils tels que l'intranet. Des outils qui, dans le cas de la solution intranet.ai, peuvent être activés en quelques jours et sans nécessiter d'expertise technique grâce au soutien constant d'experts.

Intranet d'entreprise complète et personnalisable d'intranet.ai

Comment créer un intranet d'entreprise ?

Quel logiciel intranet utiliser ?

Lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel pour mettre en place un intranet, comme c'est souvent le cas, il y a toujours de nombreux facteurs à prendre en considération qui rendent cette tâche quelque peu complexe.

Si une entreprise décide de poser la question à un vendeur de logiciel ou à un intégrateur de système, ceux-ci recommanderont soit d'acheter leur propre produit, soit d'utiliser la solution qui permettra au vendeur de maximiser son profit sur la base des compétences qu'il possède déjà.

Il est donc plus utile d'expliquer les considérations qui ont été faites dans intranet.ai pour la réalisation de notre solution sur étagère.

Un écosystème standard à la base de l'intranet d'entreprise

Microsoft s'est positionné comme le leader absolu dans sa proposition de collaboration d'entreprise avec Microsoft 365 et, de fait, cette suite est devenue un outil essentiel pour la plupart des entreprises.

"Plus de 200 millions d'utilisateurs s'appuient sur SharePoint alors que Microsoft est à nouveau reconnu comme leader dans le rapport 2020 Gartner Content Services Platforms Magic Quadrant"

Pour comprendre pourquoi SharePoint est l'outil idéal pour construire l'intranet d'entreprise,
lisez notre article sur SharePoint Online et ses principales fonctionnalités.

Les entreprises qui ont adopté Microsoft 365 bénéficient d'applications de productivité quotidiennes intégrées de manière transparente, d'une gestion unique des autorisations et de plateformes sécurisées pour la collaboration avec des partenaires externes.

Notre solution fournit un portail d'accès pour tous les membres de l'entreprise, tout en maintenant une intégration native avec les outils Microsoft.

Une solution intranet constamment mise à jour

Toutes les fonctionnalités introduites mensuellement par Microsoft sont immédiatement testées par nos experts et incluses dans la solution intranet.ai, de sorte que la valeur de l'abonnement Microsoft 365 de l'entreprise est également mise en œuvre au sein de l'intranet dès que possible.

Sans coûts de maintenance

Un intranet efficace, tel que celui que nous avons développé, peut être utilisé en mode SaaS, de manière analogue à l'abonnement Microsoft 365 de votre entreprise. De cette manière, aucun coût supplémentaire n'est généré pour votre lieu de travail numérique, qui est toujours en ligne et opérationnel.

Avec les normes de sécurité de Microsoft

Les données de l'organisation résident et résideront toujours dans l'abonnement Microsoft de l'entreprise. Qu'est-ce que cela signifie ? Tout simplement, intranet.ai est conçu pour garder les données de votre organisation à l'intérieur du périmètre de sécurité de Microsoft, garantissant ainsi une confidentialité maximale.

20 idées pour l'intranet de l'entreprise

Voyons maintenant 20 idées proposées par nos experts pour améliorer l'expérience employé dans l'entreprise et sur l'intranet, réparties en :

• Services aux employés
• Espace personnel
• Engagement des utilisateurs

Ces idées visent à simplifier, rendre plus productive et gratifiante la vie professionnelle. Par exemple, en digitalisant les services de l’entreprise, les employés peuvent accéder plus facilement à des ressources telles que les formulaires de demande de congés, les documents de projet ou les applications nécessaires à leurs activités quotidiennes.

D’un autre côté, l’espace personnel permet à chaque utilisateur de disposer d’outils personnalisés pour partager des informations utiles afin de se faire connaître auprès de leurs collègues, de mettre en avant leurs compétences, ou encore d’accéder à de nouvelles opportunités de formation et de carrière.

Avec l’introduction de fonctionnalités d’engagement des utilisateurs, l’entreprise peut créer un environnement qui non seulement stimule la participation et la collaboration, mais transforme également l’intranet en un véritable atout stratégique. Il ne s’agit plus seulement d’améliorer la productivité, mais d’offrir aux employés l’opportunité de contribuer activement à la croissance de l’écosystème de l’entreprise, en les plaçant au cœur du changement.

Chaque fonctionnalité de l’intranet vise à améliorer l’expérience professionnelle, en proposant des solutions pratiques permettant aux collaborateurs d’être plus connectés, organisés et motivés. De cette manière, l’intranet devient un point de référence quotidien, favorisant un climat d’entreprise plus positif où la contribution de chacun est valorisée.

Nous rappelons qu’à la fin de cet article, nous avons partagé notre guide gratuit pour découvrir d’autres idées visant à améliorer l’intranet de votre entreprise.

Exemples d'intranet d'entreprise pour la fourniture de services aux employés

Dans ce chapitre, nous allons examiner ensemble quelques exemples de services qui peuvent être offerts aux collègues de tous les sites via l'intranet de l'entreprise.

• Fiches de paie
• Approbation des congés
• Réservation de salles de réunion
• Réservation de voitures de société
• Demandes de vacances et de congés
• Publication d'offres d'emploi internes

Réservation de salles de réunion

Grâce à l'intranet de l'entreprise, vous pouvez réserver en quelques secondes la salle de réunion idéale pour vos besoins, en fonction du jour, de l'heure et des outils fournis, avec la possibilité d'inviter des collègues en bloquant le rendez-vous dans leur agenda.

Les réunions peuvent ainsi avoir lieu où et quand vous le souhaitez, sans temps d'attente.

Réserver des espaces et des ressources dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Réservation de ressources et d'espaces de l'entreprise

Toujours via l'intranet, il est possible de réserver

• la place de parking
• le poste de travail
• les appareils de l'entreprise

Sur la page d'accueil de l'intranet, une fois la première connexion de la journée effectuée, le système pourrait être personnalisé pour proposer automatiquement les dernières ressources réservées par l'utilisateur, en mettant en évidence la disponibilité en temps réel.

Demandes de vacances, de congés, de maladie

L'intranet de l'entreprise peut également être le système centralisé permettant d'introduire des demandes et d'obtenir l'approbation du responsable concerné, ce qui rationalise l'ensemble du processus.

Si l'entreprise dispose déjà d'applications externes pour ces opérations, l'intranet est la plateforme d'intégration idéale. Il permet de remplir le formulaire de demande directement à partir du portail et affiche le statut de toutes les demandes antérieures.

Demande rapide et décompte des jours de congé

L'utilisateur peut accéder à son espace personnel, où il peut demander des congés et consulter les heures et les jours restants par rapport à l'accumulation annuelle.

Lorsque le responsable concerné entre dans l'intranet, il peut ouvrir un widget sur l'approbation des congés et recevoir des notifications en temps réel sur les demandes des membres de l'équipe.

Si la demande n'est pas approuvée, il devrait être possible d'ajouter la raison correspondante.

Fiches de paie en ligne

Via l'intranet, l'entreprise peut donner au personnel la possibilité d'accéder à ses fiches de paie avec son historique.

Avant de donner cette possibilité, il faut toutefois veiller à la sécurité du processus. Avec notre solution intranet, par exemple, l'entreprise ne peut autoriser l'accès aux fiches de paie qu'après que l'utilisateur a introduit ses données d'identification ou un code temporaire reçu par courrier électronique ou par téléphone.

Cela permet d'éviter l'accès non désiré à des informations sensibles.

Réservation d'une voiture de société

Si l'entreprise dispose d'un service qui met à disposition un parc automobile pour les déplacements, l'intranet peut faciliter les mécanismes de partage.

Il est en effet possible de réserver la voiture en définissant l'heure et les raisons de la demande par le biais d'un formulaire de réservation qui, si nécessaire, peut être précédé d'un flux d'approbation.

Réserver des voitures de société dans l'intranet SharePoint de intranet.ai

Publication d'offres d'emploi

L'intranet permet de publier des postes vacants.

Cette pratique est très utile dans les grandes entreprises, car elle permet de vérifier les postes vacants en interne avant de commencer à chercher de nouveaux candidats à l'extérieur de l'organisation.

Chaque utilisateur a ainsi à portée de main une liste d'offres d'emploi, avec les dates limites de dépôt des candidatures et les exigences requises pour occuper le nouveau poste.

De leur côté, les ressources humaines peuvent disposer d'une zone de gestion des candidatures, où elles peuvent recevoir les profils des collègues qui ont décidé de postuler à des postes vacants spécifiques.

L'entreprise peut faire en sorte que les ressources humaines accèdent au profil personnel des collègues, afin qu'elles puissent évaluer leur candidature au moyen du CV numérique disponible sur l'intranet.

Exemples d'intranets d'entreprise permettant aux utilisateurs de disposer d'un espace personnel

Au sein de l'intranet de l'entreprise, chaque utilisateur peut trouver un espace personnalisé pour gérer ses activités et les informations partagées avec ses collègues.

Par exemple, "Mon profil" est un composant que nous avons développé pour permettre à chaque utilisateur de créer une page personnelle et d'être ainsi trouvé par ses collègues en fonction de ses compétences, de son expérience, de son rôle, de ses certifications et même de ses centres d'intérêt.

En outre, cette partie web personnalisée pour SharePoint aide à maintenir les données de l'utilisateur à jour sur l'intranet via un CV numérique, s'imposant comme un outil très utile pour les ressources humaines et pour toutes les personnes de l'entreprise.

Mon profil, votre espace personnel

Dans cette zone, toutes les informations que vous décidez de partager avec votre entreprise peuvent résider, telles que :

• date d'embauche
• rôle, fonctions et responsabilités
• le service et le lieu de travail
• compétences, intérêts, expérience et formation

Ces informations, si elles sont expressément partagées par l'utilisateur, peuvent être utilisées pour se faire connaître au sein de l'entreprise et accroître les possibilités de mise en réseau par l'intermédiaire de l'intranet.

Le résultat est la construction d'une véritable base de données basée sur les profils d'entreprise, qui est particulièrement utile aux ressources humaines pour mieux connaître leurs collègues et faciliter la recherche de candidats pour les postes ouverts.

En outre, il est possible d'accéder rapidement aux services qui tournent autour de l'employé, comme l'accès à ses fiches de paie, la liste de ses cours de formation, ses demandes de vacances et de congés, ses objectifs et bien d'autres choses encore.

Aperçu de la web part Mon profil d'intranet.ai

Mise à jour des données personnelles

Lorsque les données personnelles d'un employé changent, un formulaire peut être mis à disposition sur l'intranet, à remplir pour mettre à jour toutes les informations partagées avec l'entreprise.

Il est donc essentiel de disposer d'un canal direct entre les ressources humaines et les collègues des différents départements, en particulier lorsqu'une personne change de résidence, d'informations bancaires et de nombre de collègues dans l'équipe, pour ne citer que quelques exemples.

Carnet d'adresses et Mon profil

Si l'utilisateur souhaite se faire connaître et, par là même, mieux connaître les personnes de l'entreprise, il peut décider d'ajouter de nouvelles informations au carnet d'adresses de l'intranet que ses collègues peuvent consulter en cliquant sur sa fiche de profil.

Formation en entreprise

Dans son espace personnel, l'utilisateur peut avoir la possibilité de consulter les formations qu'il a suivies et celles qui sont prévues dans un avenir proche.

Même si l'entreprise dispose déjà de plateformes LMS externes, celles-ci peuvent être intégrées à l'intranet afin d'offrir à l'employé un accès unique au contenu et aux possibilités de formation interne.

Demande de nouvelles formations

Sur l'intranet de l'entreprise, l'utilisateur peut demander aux ressources humaines ou au responsable concerné de participer à de nouvelles formations.

L'entreprise peut utiliser l'intranet pour présenter les formations disponibles pour les employés ou insérer des formulaires pour recueillir des commentaires sur les compétences que chaque personne ou équipe de l'entreprise souhaite améliorer.

Portail de formation

L'intranet de l'entreprise peut être un point d'accès unique à toutes les informations et à tous les services que l'entreprise offre pour la formation du personnel.

Comme une véritable archive, l'intranet peut alors présenter les webinaires, les cours, le matériel pédagogique et les leçons vidéo disponibles dans l'entreprise.

Chaque ressource de formation est ainsi rendue accessible dans une zone spéciale de l'intranet de l'entreprise. Chaque cours de formation peut être évalué par les utilisateurs finaux et les progrès peuvent être suivis par les responsables de l'entreprise.

Une formation sur l'intranet attrayante

La formation sur l'intranet est plus engageante.

Les demandes de nouveaux contenus de formation, l'obtention de certifications et la participation à certains cours de formation peuvent être récompensées par l'entreprise en déclenchant une collecte de points pour la réalisation d'objectifs, tels que l'obtention de badges virtuels.

Chaque réussite peut être soulignée dans le profil personnel ou rendue publique sur l'intranet de l'entreprise.

Exemples d'intranet d'entreprise pour créer des expériences de gamification

Par "gamification", nous entendons la manière dont le processus d'adoption de l'intranet peut être simplifié grâce à l'interactivité, aux compétitions amicales et à la reconnaissance des réalisations des collègues.

Signification de la gamification

Tirée du terme "jeu", la gamification est une technique qui reprend les procédures et structures typiques des jeux pour atteindre des objectifs spécifiques, en l'occurrence des objectifs d'entreprise.

Cet outil tire parti de l'interactivité des médias numériques et permet de faire passer des messages en suscitant une forte implication active des parties prenantes.

La gamification en entreprise

Pensez à la difficulté qu'il y a à faire passer les gens de l'utilisation du courrier électronique à des systèmes de conversation modernes comme Microsoft Teams.

C'est un travail difficile.

Pensez, en revanche, à la facilité avec laquelle ce changement peut se faire si les utilisateurs, lorsqu'ils se connectent à l'intranet, sont confrontés à un jeu qui, de manière indirecte, explique comment utiliser les différentes fonctionnalités de Teams.

Pensez maintenant au niveau d'implication que vous pouvez atteindre si vous décidez de publier des badges de reconnaissance ou un classement des utilisateurs qui adoptent la nouvelle plateforme plus que les autres.

Pensez à la façon dont vous pouvez améliorer l'engagement des équipes d'entreprise si vous permettez aux gens de créer leurs propres groupes et de collaborer avec leurs collègues pour gagner des concours.

Même les valeurs de l'entreprise peuvent être transmises plus efficacement grâce à l'engagement et au plaisir que procure la gamification.

"High-five" (un coup de chapeau)

Sur l'intranet de l'entreprise, les mentions publiques peuvent être partagées en signe d'appréciation des nouvelles compétences ou du travail d'un collègue.

Imaginez alors une zone sur la page d'accueil où chaque personne peut virtuellement "donner un coup de chapeau" pour reconnaître les réalisations de ses collègues. Ainsi, de manière légère et ludique, l'intranet peut contribuer à renforcer la communauté de l'entreprise.

Génération d'idées

L'intranet est l'outil idéal pour faciliter la génération de nouvelles idées au sein de l'entreprise.

L'un des moyens, qui a été mis en œuvre à plusieurs reprises dans les intranets que nous avons gérés, consiste à organiser des concours de remue-méninges pour identifier de nouveaux services ou produits afin de développer les activités de l'entreprise et d'améliorer le bien-être des personnes au sein de l'organisation.

Les personnes devaient se réunir en groupes, ce qui favorisait l'interaction et la collaboration entre collègues, et pouvaient réfléchir ensemble à la manière d'atteindre les objectifs définis par l'entreprise.

Les idées ont ensuite été publiées, sous réserve d'approbation, directement sur l'intranet et tout le monde a eu la possibilité de voter, ce qui a augmenté le nombre de visites sur le portail et l'engagement.

Qui de mieux que ceux qui travaillent dans l'entreprise tous les jours pour suggérer comment les choses peuvent être améliorées ?

Killer app

Une "killer app" est l'application qui génère des visites dans les portails tels que l'intranet.

Chaque intranet doit donc disposer d'une "killer app", afin d'attirer le plus grand nombre possible de collègues sur le portail et de permettre à ces personnes, outre l'utilisation de l'application spécifique, de

• connaître les principales nouvelles de l'entreprise
• participer à des événements et à des initiatives
• découvrir de nouveaux contenus
• accéder aux services intranet

Voici quelques exemples de "killer apps" :

• Mon profil d'intranet.ai
• Réservation d'espaces et de ressources d'intranet.ai
• Espace avec des quiz, des enquêtes et d'autres expériences de gamification

Utilisation des enquêtes

Les enquêtes sont un outil très utile pour impliquer les employés et accroître ainsi leur engagement dans l'entreprise. D'une part, vous donnez aux gens la possibilité de faire entendre leur voix, de participer aux décisions de l'entreprise ou de donner leur avis sur des initiatives spécifiques.

D'autre part, la publication des résultats permet à chacun de connaître l'opinion de ses collègues sur certains sujets, qui ne font pas toujours l'objet de discussions communes et peuvent entraîner de graves problèmes de communication.

Pour maintenir un niveau d'engagement élevé à tout moment, veillez à ces deux points : réalisez toujours des enquêtes avec des questions fermées, afin qu'il soit plus facile de les remplir, et publiez rapidement les résultats.

Intranet d'entreprise : conclusions et autres idées

Nous avons vu quelques exemples illustrant comment l'intranet d'entreprise peut aider les entreprises à améliorer leurs processus internes et la communication entre collègues.

Ci-dessous, nous présentons un résumé des principaux exemples abordés dans cet article, démontrant que l'intranet est un outil adapté pour répondre aux besoins de toute entreprise en matière de communication, de productivité et d'engagement.

L'intranet d'entreprise offre des possibilités illimitées pour atteindre des résultats concrets. Les suggestions présentées dans cet article ne représentent qu'un petit échantillon de l'éventail étendu d'options disponibles pour les entreprises qui choisissent d'adopter une intranet.

Pour en découvrir davantage, nous partageons ci-dessous notre guide gratuit.

Qu'est-ce qu'une intranet ?

Une intranet est un portail web privé d'entreprise qui fournit aux employés l'accès aux outils, services et informations nécessaires pour leur travail quotidien.

Pourquoi une entreprise devrait-elle utiliser une intranet ?

Les intranets améliorent l'engagement des employés, simplifient la communication et centralisent les ressources, augmentant ainsi la productivité et la collaboration.

Quelles fonctionnalités une intranet peut-elle offrir aux employés ?

Une intranet peut inclure la gestion des documents, l'accès aux politiques de l'entreprise, des espaces de formation, des espaces pour les projets et des services comme la gestion des fiches de paie.

Comment peut-on améliorer une intranet ?

Une intranet peut être améliorée en recueillant des retours, en créant un design intuitif, en intégrant des outils collaboratifs et en garantissant des informations à jour.