Transformation digitale

Transformation digitale : de quoi s'agit-il ?

Qu'est-ce que la transformation digitale ? Il s'agit d'un processus à multiples facettes qui ne se limite certainement pas à l'adoption de nouvelles technologies, mais qui entraîne un changement profond dans la manière dont les organisations fonctionnent, interagissent et évoluent en réponse à la dynamique d'un marché qui n'est jamais figé.

Dans cet article, nous explorerons les différents aspects de la transformation numérique liés au lieu de travail, en analysant ses composantes clés, les avantages qu'elle apporte, les points critiques que les entreprises peuvent rencontrer - et qu'elles sont appelées à traiter en temps opportun - et les stratégies pour les mettre en œuvre.

Grâce à l'analyse d'exemples pratiques et à l'intégration de solutions telles que SharePoint Online et tous les outils de la suite Microsoft 365, nous tracerons un chemin clair pour les entreprises qui souhaitent s'engager pleinement dans cette (r)evolution.

La transformation numérique, comme nous avons l'habitude de le dire, est un projet complexe qui repose sur différents aspects de l'organisation de l'entreprise, que nous pouvons résumer comme suit :

1. Stratégie
2. Technologie
3. Culture
4. Personnel

Une stratégie de numérisation commence par une définition claire de la mission de l'entreprise et des objectifs à atteindre à la fin du processus, qui doivent être spécifiques, mesurables, réalistes, pertinents et datés.

Par exemple, une entreprise peut se fixer comme objectif d'améliorer son efficacité opérationnelle de 20 % au cours des deux prochaines années grâce à l'automatisation de ses processus clés.

Une fois la stratégie à mettre en œuvre définie, le processus de numérisation doit être aligné : il s'agit d'intégrer les objectifs strictement liés à cette transformation aux objectifs de l'entreprise, en veillant à ce que chaque initiative numérique soutienne les priorités globales de l'organisation.

Un exemple concret serait la numérisation des canaux de vente par le développement d'une plateforme de commerce électronique, dans le but d'étendre la présence en ligne de la marque et d'atteindre ainsi un plus grand nombre de marchés.

Cela nous amène au deuxième concept clé : la technologie.

L'informatique en nuage représente aujourd'hui l'un des piliers de la transformation numérique du lieu de travail, car elle offre évolutivité, flexibilité et réduction des coûts d'infrastructure.

D'où l'adoption croissante par les entreprises, comme l'indiquent les données de Statista jusqu'en 2024. Outre les raisons de cette croissance mentionnées précédemment, il convient de mentionner que les solutions cloud permettent aux entreprises d'accéder aux données et aux applications depuis n'importe où, ce qui facilite le travail à distance et la collaboration entre des sites dispersés.

Il ne faut pas non plus sous-estimer la révolution initiée par des outils tels que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, deux "évolutions" qui transforment radicalement la manière dont les informations des entreprises sont analysées et modélisées (pensez à Copilot de Microsoft 365).

Ces technologies permettent également d'automatiser les processus internes, de prédire les tendances du marché et de personnaliser l'expérience de toutes les personnes impliquées dans les activités d'une organisation, des travailleurs aux clients.

Tout cela se fait grâce à l'étude et à l'analyse de l'une des plus grandes richesses de notre époque : les données. La capacité à collecter, gérer et analyser de grandes quantités d'informations est essentielle à la transformation numérique.

Les solutions de big data et d'analyse permettent d'obtenir des informations approfondies sur les opérations, les clients et le marché, tandis que des outils tels que Power BI de Microsoft vous permettent de créer des tableaux de bord interactifs pour visualiser les données de manière intuitive, facilitant ainsi la prise de décision, sans oublier les récentes capacités d'IA intégrées (telles que Quick Insights).

Pour analyser davantage de données, il faut une plus grande accessibilité, ce qui nous amène à parler directement des appareils mobiles.

Avec l'essor du travail hybride et à distance, la gestion des appareils mobiles devient une priorité, car elle garantit que les appareils utilisés par les travailleurs sont sécurisés et conformes aux politiques de l'entreprise. Par exemple, Microsoft Intune, la solution en nuage de Microsoft Endpoint Manager, peut être utilisée précisément pour gérer de manière centralisée les appareils mobiles, protégeant ainsi les données sensibles.

De la technologie, nous passons à la culture d'entreprise, qui doit être convertie en un outil pour favoriser un environnement de travail où les gens sont encouragés à expérimenter et à trouver de nouvelles idées, soutenant ainsi l'entreprise dans une innovation continue.

La culture d'une organisation est donc liée à l'aspect humain de la transformation numérique, puisque son succès dépend en grande partie des compétences acquises par le personnel dans l'utilisation des systèmes fournis par l'entreprise.

La formation joue un rôle central pour aider les employés à utiliser correctement les nouvelles technologies dans lesquelles l'entreprise a investi au quotidien.

En combinant ces quatre concepts au cœur du processus de numérisation, on obtient des avantages tels que

• Une plus grande efficacité : la transformation numérique optimise les processus d'entreprise, en réduisant les délais et les coûts, notamment grâce à l'automatisation.
  
  
• Amélioration de la communication et de la collaboration : des solutions telles que Microsoft Teams et SharePoint Online aident les équipes professionnelles à coordonner leurs activités, en maintenant un flux d'informations continu et organisé.
  
  
• Accès à l'information : la numérisation permet de centraliser les données au sein de référentiels numériques évolutifs et intelligents, garantissant un accès rapide et un partage sécurisé pour toutes les personnes autorisées.
  
  
• Réduction des coûts opérationnels : l'adoption de nouvelles technologies peut entraîner une réduction significative des coûts liés à l'infrastructure physique, à la maintenance du matériel et à la gestion manuelle des processus.
  
  

Bien entendu, gérer la transformation numérique au niveau opérationnel, technologique et humain n'est pas chose aisée.

De nombreuses questions doivent être prises en compte lors de la définition de la stratégie de numérisation si l'on ne veut pas courir le risque de gaspiller son investissement.

Les plus importantes de ces questions critiques peuvent être résumées comme suit :

• Obstacles financiers : les coûts de la technologie, de la formation et de l'infrastructure peuvent être élevés, en particulier pour les PME. Toutefois, une planification minutieuse et l'adoption de solutions évolutives permettent d'étaler l'investissement dans le temps et de maximiser les avantages à long terme.
  
  
• Sécurité et confidentialité des données : la protection des données de l'entreprise est très importante dans un environnement de plus en plus numérique et hyperconnecté. Des outils avancés tels que Microsoft Purview garantissent la conformité réglementaire et la protection des données sensibles contre les menaces internes et externes.
  
  
• Manque de compétences techniques : l'absence de compétences techniques appropriées peut ralentir la transformation numérique. Par conséquent, en plus d'investir dans la formation des employés, il peut être utile de collaborer avec des partenaires externes ou de tirer parti de plateformes de formation, qui offrent des solutions de microapprentissage ou des cours personnalisés.
  
  
• Intégration technologique : assurer la compatibilité entre les nouveaux outils et les systèmes existants est facilité par l'utilisation de plateformes intégrées telles que Microsoft 365, qui facilitent l'interopérabilité, simplifient la mise en œuvre et réduisent les risques opérationnels.
  
  

En résumé, comme le dit un vieil adage, il n'y a pas de problèmes, il n'y a que des solutions. Et parfois, les solutions peuvent être recherchées à l'extérieur.

En fait, si l'expertise interne n'est pas suffisante pour aborder et surmonter ces obstacles, il peut être utile d'envisager le soutien de consultants experts, tels que l'équipe d'intranet.ai, avec plus d'une décennie d'expérience dans l'accompagnement de l'intégration des technologies et la transformation des complexités en solutions évolutives pour les entreprises de toutes tailles.

Transformation digitale : comment la réaliser avec SharePoint et Microsoft 365 ?

Le processus de numérisation passe de plus en plus par l'intranet de l'entreprise, la plateforme qui permet de gérer de manière centralisée les flux de communication et tous les processus internes.

De sites web où l'on ne publiait que des avis et des nouvelles, les intranets d'aujourd'hui sont devenus des plateformes collaboratives complètes, capables de fournir aux travailleurs les outils dont ils ont besoin pour mener à bien leurs activités, des chats aux canaux sociaux, des archives de documents aux pages qui constituent la base de connaissances de l'organisation.

Dans le cadre que nous venons de décrire, SharePoint Online et les autres outils de la suite Microsoft 365 constituent une solution idéale pour les entreprises à la recherche d'un écosystème optimisé à tous égards, car ils fournissent une plateforme intégrée qui prend en charge non seulement la collaboration, mais aussi la gestion de l'information et l'automatisation.

La première chose à faire avant de se lancer dans la transformation numérique du lieu de travail est de comprendre l'état actuel de l'organisation et d'évaluer son niveau de maturité numérique. À ce stade, il sera nécessaire d'identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. En bref : il est nécessaire de planifier la numérisation de l'entreprise au moyen d'une analyse SWOT approfondie.

Par exemple, une force pourrait être l'adoption déjà avancée d'outils collaboratifs tels que Microsoft Teams, tandis qu'une vulnérabilité pourrait être le manque d'intégration entre les différents systèmes d'information.

En outre, une analyse SWOT peut identifier des opportunités telles que la mise en œuvre de l'intelligence artificielle pour améliorer l'analyse des données, ou des menaces telles que l'augmentation de la concurrence en ligne, ce qui pourrait modifier la stratégie à adopter.

Les cadres de maturité numérique, tels que le modèle de maturité du lieu de travail numérique de Gartner, fournissent un cadre utile pour évaluer le chemin parcouru par une organisation vers une numérisation complète.

En effet, ces modèles analysent plusieurs dimensions, dont les quatre concepts clés que nous avons mentionnés précédemment (stratégie, technologie, culture et personnel), ce qui leur permet d'identifier tous les domaines à améliorer.

Grâce à une évaluation structurée, une entreprise peut découvrir que, bien qu'elle dispose de technologies avancées, il lui manque une culture axée sur l'innovation. Il peut en résulter une forte résistance au changement.

La planification ne peut se faire que par la création d'une feuille de route, qui doit comprendre les éléments suivants

• Des objectifs à court et à long terme : des objectifs clairs doivent être fixés, comme l'adoption complète de Microsoft 365 dans un délai d'un an ou l'automatisation des processus administratifs dans un délai de deux ans.
  
  
• Priorités : une feuille de route permet d'identifier les initiatives numériques qui ont le plus d'impact et doivent donc être mises en œuvre en premier. Un exemple pourrait être la configuration de SharePoint pour améliorer la gestion des documents et la collaboration.
  
  
• Calendrier et ressources : il s'agit de définir un calendrier réaliste et d'allouer les ressources nécessaires, tant humaines que financières, pour chaque phase de la transformation numérique.
  
  

Une fois la feuille de route planifiée, il est temps de passer à la pratique : la mise en œuvre des solutions choisies par l'organisation.

Le rôle de SharePoint dans la numérisation du lieu de travail

SharePoint Online joue un rôle clé dans la transformation digitale des organisations, en agissant comme une plateforme centrale pour la gestion de contenu, la collaboration et l'automatisation.

Grâce à son intégration native avec les autres outils de la suite Microsoft 365, SharePoint permet aux organisations de créer un lieu de travail numérique unifié et efficace. Comment ? Examinons-le brièvement.

SharePoint Online offre des fonctionnalités avancées de gestion des documents, permettant aux entreprises de stocker, d'organiser et de partager des informations de manière sécurisée et structurée.

Les collections de documents permettent de créer des flux de travail personnalisés pour l'approbation et l'examen, ce qui réduit le temps nécessaire à la manipulation manuelle et minimise le risque d'erreurs. En outre, le système de versionnage intégré garantit que chaque modification est suivie, ce qui permet de retrouver facilement les versions précédentes de n'importe quel fichier en cas de besoin.

Un autre aspect important concerne l'intégration avec Microsoft 365 et des outils tiers. Par exemple, en s'intégrant à Microsoft Teams, SharePoint facilite la collaboration entre les équipes d'entreprise, quelle que soit leur situation géographique. Les équipes peuvent accéder à des documents partagés dans une bibliothèque SharePoint directement dans Teams ou accéder aux dernières nouvelles via une notification personnalisée qui est partagée à travers les groupes et les canaux.

Nous avons parlé précédemment de l'automatisation des processus internes et il est utile de souligner ici qu'avec SharePoint Online, les entreprises peuvent automatiser de nombreuses tâches répétitives en tirant parti de l'intégration avec Power Automate. Un utilisateur peut ainsi créer des flux personnalisés pour gérer les demandes de congés, approuver les documents et les budgets, archiver les pièces jointes aux courriels ou recueillir les commentaires des collègues, pour ne citer que quelques cas d'utilisation.

En fait, les intégrations de SharePoint ne s'arrêtent pas là : avec Power BI, Power Apps et OneDrive, il devient possible d'afficher des tableaux de bord interactifs pour analyser les données sur les pages d'un site, de développer des applications basées sur les données des listes et des bibliothèques, et de synchroniser les fichiers personnels avec les archives de l'entreprise.

L'accent est également mis sur la sécurité. SharePoint Online offre de solides fonctions de conformité, permettant aux entreprises de mettre en place des contrôles d'accès granulaires qui n'accordent l'accès au contenu qu'à certains groupes d'utilisateurs.

Grâce à Microsoft Entra ID, l'authentification des utilisateurs peut être gérée avec un accès conditionnel et un mode multifacteur ; tandis qu'avec Microsoft Purview, les documents peuvent être classés et protégés en appliquant des étiquettes de confidentialité qui limitent les actions telles que l'impression et le partage.

Les données sont protégées à la fois en transit et au repos, et les modifications apportées aux documents sont suivies, ainsi que les accès et les actions des utilisateurs, grâce au système de gestion des versions que nous avons déjà mentionné et aux journaux d'audit.

Enfin, les capacités de personnalisation et l'évolutivité de SharePoint Online nesont pas des moindres. Il s'agit en effet d'une plateforme hautement personnalisable en termes de conception, de navigation et de fonctionnalité, qui peut être étendue en développant des parties web personnalisées.

Il en résultera des sites capables d'accompagner les utilisateurs dans leurs activités quotidiennes, de refléter l'identité de marque de l'entreprise et de ne pas compromettre les performances au fur et à mesure de l'augmentation du stockage des données. Au contraire, SharePoint est capable de grandir avec l'entreprise, en gérant mieux le flux d'information et de communication qui sous-tend ses opérations.

Transformation digitale : comment mesurer son succès ?

Pour avoir une idée claire de la réussite de la transformation digitale de son lieu de travail, ou même savoir si elle est sur la bonne voie, il est nécessaire de suivre en permanence les résultats.

En ce sens, il est utile de définir des KPI pour mesurer l'efficacité des initiatives entreprises. À titre d'illustration, certains ICP peuvent comprendre

• la fréquence d'utilisation des solutions adoptées, telles que l'intranet d'entreprise basée sur SharePoint Online ;
• le nombre de consultations des communications publiées sur les sites web de l'entreprise ;
• le nombre de contenus archivés dans les listes et les bibliothèques ;
• etc.

Les indicateurs liés à l'augmentation de la productivité et à l'engagement des utilisateurssont toujours pertinents. Les indicateurs liés à l'augmentation de la productivité et à l'engagement des utilisateurs sont toujours pertinents. Mais s'il est facile d'évaluer les améliorations de la productivité, comment mesurer la satisfaction des collègues ?

Une des réponses réside dans les enquêtes créées avec Microsoft Forms, qui peuvent être partagées sur les sites SharePoint et dans l'application Teams pour recueillir des commentaires de manière structurée et analyser les résultats, y compris en exportant les données vers Power BI.

Outre Microsoft Forms, l'espace de travail numérique Microsoft 365 offre davantage de canaux interactifs pour surveiller et accroître l'engagement. Parmi ceux-ci, nous soulignons Viva Engage, la plateforme qui permet de créer un réseau social d'entreprise pour publier des posts, des vidéos, des quiz et des enquêtes au sein de communautés personnalisées.

Exemples de transformation digitale en entreprise

Jusqu'à présent, nous avons utilisé beaucoup de mots, mais la transformation digitale d'un lieu de travail n'est pas un concept abstrait : elle se traduit chaque jour par des actions concrètes, que l'on peut voir en regardant autour de soi.

Certes, grâce à l'analyse d'études de cas réalistes et à l'identification des meilleures pratiques, il est possible de comprendre comment plusieurs entreprises ont mis en œuvre avec succès un parcours de transformation numérique, en tirant parti d'outils tels que SharePoint Online pour acquérir un plus grand avantage concurrentiel.

Transformation digitale dans les entreprises financières

Dans le secteur financier, la numérisation a révolutionné le mode de fonctionnement des banques et des institutions financières. L'adoption de plateformes de gestion de la relation client (systèmes CRM) en est un exemple significatif.

Simulons le cas d'une banque qui a mis en œuvre Microsoft Dynamics 365, intégré à SharePoint Online, pour améliorer la gestion des informations et automatiser les flux de travail. Dans cet exemple, les avantages obtenus pourraient être résumés comme suit :

• Centralisation des données clients : toutes les informations sont désormais accessibles sur une seule plateforme, ce qui améliore la visibilité et la cohérence des données du dossier.
  
  
• Automatisation des flux de travail d'approbation : en utilisant Power Automate, la banque a réduit le temps nécessaire pour approuver les demandes de prêt jusqu'à 30 %.
  
  
• Améliorer la communication interne : Microsoft Teams a été utilisé pour faciliter la collaboration entre les différents départements, réduisant ainsi les inefficacités et les erreurs dans la gestion de l'information.

Transformation digitale dans le secteur de la santé

Le secteur de la santé, grâce à la numérisation des dossiers médicaux, a réduit le temps d'accès aux données pour les médecins et les patients, tout en permettant des diagnostics plus rapides grâce à l'utilisation de solutions telles qu'Azure AI, qui permet une analyse prédictive des données cliniques.

Imaginons maintenant un hôpital qui a adopté SharePoint Online pour la gestion électronique des documents et la collaboration entre les professionnels concernés. Les principaux avantages pourraient être les suivants :

• Numérisation des dossiers médicaux : toutes les informations relatives aux patients sont désormais organisées au sein de référentiels numériques évolutifs, facilitant un accès rapide et sécurisé par les cliniciens.
  
  
• Amélioration de la collaboration interdépartementale : grâce à Microsoft Teams, intégré à SharePoint, les médecins peuvent collaborer en temps réel sur des plans de traitement complexes.
  
  
• Télémédecine : les capacités de vidéoconférence disponibles dans Microsoft Teams ont permis de mettre en place des services de télémédecine, améliorant ainsi l'accès aux soins pour les patients vivant dans des zones reculées.

Transformation digitale dans l'éducation

En adoptant des plateformes de microapprentissage et les bonnes technologies de collaboration, les établissements d'enseignement peuvent rendre l'accès à l'éducation plus inclusif et plus flexible.

Prenons l'exemple d'une université qui a mis en œuvre Microsoft 365 et SharePoint Online. Voici ce qu'elle pourrait créer :

• Des plateformes d'apprentissage en ligne : à l'aide de SharePoint, l'université peut créer des portails dédiés à chaque cursus, facilitant la distribution de matériel pédagogique et la communication entre les étudiants et les enseignants.
  
  
• Groupes de collaboration sur des projets : Microsoft Teams pourrait être adopté pour faciliter la collaboration sur des projets de recherche, ainsi que l'organisation de groupes d'étude ciblés.
  
  
• Service d'assistance technico-administratif : SharePoint Online peut être utilisé pour automatiser des processus tels que l'inscription des nouveaux étudiants, le suivi des bourses d'études et la gestion des demandes d'assistance.

Transformation digitale dans l'industrie manufacturière

Dans le secteur manufacturier, la numérisation a amélioré les cycles de production et, par conséquent, l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement d'une organisation.

Si nous réfléchissons à l'adoption de Microsoft 365 et de SharePoint, voici les domaines dans lesquels elle aurait le plus d'impact :

• Gestion de la chaîne d'approvisionnement : SharePoint peut être utilisé pour créer une plateforme centralisée de suivi des fournisseurs et des commandes, améliorant ainsi la gestion des entrepôts, des expéditions et des stocks.
  
  
• Maintenance prédictive : à l'aide de Power BI, l'entreprise pourrait élaborer des tableaux de bord interactifs pour surveiller l'état des installations et prévoir les besoins de maintenance.
  
  
• Coordination : Microsoft Teams peut faciliter la communication entre les équipes de production, d'ingénierie et de maintenance, améliorant ainsi la réactivité et la résolution des problèmes.

Qu'est-ce que la transformation digitale ?

La transformation digitale est un processus stratégique qui implique l'adoption de nouvelles technologies et un changement profond dans les modes de fonctionnement d'une entreprise pour s'adapter aux besoins d'un marché en constante évolution.

Quels sont les éléments clés de la transformation digitale en entreprise ?

Les éléments clés incluent une stratégie claire avec des objectifs mesurables, l'utilisation de technologies avancées, une culture favorisant l'innovation et l'engagement des collaborateurs pour soutenir le changement.

Comment Microsoft 365 peut-il soutenir la transformation digitale ?

Microsoft 365 propose des outils intégrés qui simplifient la collaboration, la communication et l'automatisation, aidant les entreprises à gérer et accélérer leur parcours de digitalisation.

Quels sont les avantages de la transformation digitale pour les entreprises ?

La transformation digitale améliore l'efficacité opérationnelle, stimule l'innovation, renforce la présence numérique et permet de répondre rapidement aux évolutions du marché.

Quels défis les entreprises peuvent-elles rencontrer lors de la transformation digitale ?

Les principaux défis incluent la résistance au changement, des difficultés dans l'intégration des technologies, un manque de compétences numériques et le besoin d'aligner les objectifs digitaux avec la stratégie de l'entreprise.

Comment mesurer le succès de la transformation digitale ?

Le succès se mesure à travers des indicateurs clés de performance (KPI) tels que l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la satisfaction des clients, la croissance des revenus numériques et l'engagement des employés.

Quels sont quelques exemples de transformation digitale en entreprise ?

Des exemples incluent l'adoption de plateformes de commerce électronique pour étendre la présence en ligne, l'utilisation d'outils numériques pour améliorer la communication interne et l'automatisation des processus de production pour augmenter l'efficacité.