Microsoft 365 Copilot dans Outlook : exigences et fonctionnalités

Microsoft Copilot dans Outlook : une brève introduction

Introduit en 2024, Microsoft 365 Copilot dans Outlook marque une avancée dans l'utilisation de l'intelligence artificielle pour optimiser la gestion de la communication professionnelle et, en particulier, la communication par e-mail.

Intégré à la suite Microsoft 365, Outlook Copilot se concentre sur la simplification de la gestion quotidienne des e-mails reçus de collègues, partenaires, collaborateurs externes et clients. Dans ce dernier cas, la valeur de l'IA se traduit par l'extension de Copilot for Sales, capable d'exploiter les informations contenues dans les courriels Outlook pour soutenir les activités commerciales d'une entreprise.

Les promesses sont ambitieuses : transformer la boîte de réception en un outil proactif, capable d'aider l'utilisateur à créer des réponses contextuelles, à synthétiser des fils de discussion complexes et à identifier les priorités. Pour les organisations, cela signifie une réduction significative du temps consacré aux tâches répétitives, permettant à leurs professionnels de se concentrer sur des activités plus stratégiques plutôt que sur des détails opérationnels.

Des études menées auprès des premiers utilisateurs de Copilot dans Outlook montrent que les ambitions du produit sont loin d'être irréalistes.

Parmi les données les plus intéressantes, on note une réduction de 30 % du temps consacré au traitement du courrier et une amélioration de 20 % de la ponctualité des réponses, grâce aux suggestions de l'IA.

Mais ce n'est pas tout. L'intégration de Copilot dans Outlook avec des outils tels que Teams et Planner, qui améliore la collaboration et transforme les courriels en actions concrètes pour la gestion de projets d'entreprise, est également un facteur critique qui a conduit à ces résultats.

Voyons donc quelles sont les exigences et les étapes à suivre pour pouvoir accéder à la fonctionnalité de messagerie Outlook dédiée à Copilot.

Intégration de Microsoft 365 Copilot dans Outlook

Comment accéder à Copilot dans Outlook : versions et licences

Copilot est disponible pour plusieurs versions d'Outlook, conçu pour optimiser la gestion des courriels grâce à l'intégration de l'intelligence artificielle. Les versions compatibles sont les suivantes

• Outlook on the Web : accessible via un navigateur sur outlook.com.
  
  
• Outlook pour Windows et Mac : inclus dans les principaux plans Microsoft 365, mais avec des fonctionnalités Copilot limitées par rapport aux versions plus récentes.
  
  
• Nouveau Outlook pour Windows : peut être activé via l'option "Tester le nouveau Outlook", visible en haut à droite de l'application de bureau.
  
  

Pour utiliser l'intelligence artificielle dans ces versions d'Outlook, il est toutefois nécessaire de s'assurer que vous disposez des licences appropriées :

• Microsoft 365 Enterprise (E3 et E5) : inclut toutes les versions compatibles d'Outlook, y compris les versions de bureau pour Windows et Mac et Outlook sur le web. Cependant, l'achat d'une licence supplémentaire est nécessaire pour chaque utilisateur qui doit avoir accès aux fonctionnalités AI.
  
  

• Microsoft 365 Business Standard et Premium : même pour ces plans, qui offrent un accès aux mêmes versions d'Outlook, l'achat d'une licence dédiée à Copilot est obligatoire.
  
  

• Microsoft 365 Education (A3 et A5) : les établissements d'enseignement disposant de ces licences peuvent accéder aux versions compatibles d'Outlook, mais il faut à nouveau acheter une licence supplémentaire pour Copilot.
  
  

Autre remarque importante : Copilot n'est accessible qu'avec des comptes d'entreprise ou d'enseignement liés à Microsoft 365. Les comptes personnels ou les comptes associés à des fournisseurs tiers, tels que Gmail, Yahoo ou iCloud, ne peuvent pas accéder aux fonctionnalités basées sur l'intelligence artificielle conçues par Microsoft.

Comment activer Microsoft 365 Copilot dans Outlook ?

L'activation de Microsoft 365 Copilot dans Outlook est un processus simple, qui ne nécessite que quelques étapes pour garantir son bon fonctionnement.

Comme indiqué ci-dessus, il est nécessaire que chaque utilisateur vérifie qu'il dispose d'une licence Microsoft 365 compatible avec Copilot.

Nous vous rappelons que ses fonctionnalités sont accessibles aux employés d'une entreprise via les abonnements Microsoft 365 E3, E5, Business Standard et Business Premium, avec l'achat supplémentaire d'une licence personnelle Microsoft 365 Copilot. Cette dernière doit être achetée séparément puis associée aux comptes qui utiliseront Copilot.

Il est également essentiel que le courrier électronique soit hébergé sur le cloud Microsoft 365, car Copilot tire parti de l'intégration avec les seuls services cloud pour soutenir les utilisateurs dans leurs activités basées sur les données du lieu de travail numérique de l'entreprise.

Une dernière exigence concerne la mise à jour des applications Office, qui sont désormais incluses dans l'environnement Microsoft 365 et comprennent Outlook.

À cet égard, nous recommandons de configurer Office pour qu'il reçoive les mises à jour via le Current Channel ou le Monthly Enterprise Channel, qui donnent accès aux dernières fonctionnalités de Copilot dans les applications de la suite.

Une fois ces conditions remplies, Copilot sera automatiquement activé dans votre Outlook.

S'il n'est pas disponible, vous devez vérifier les paramètres de l'expérience connectée dans vos options Outlook. Il peut en effet être nécessaire d'activer les options "Expériences d'analyse de contenu" et "Toutes les expériences connectées" pour permettre l'accès à Copilot.

Microsoft Copilot dans Outlook : quelles sont les limites ?

Comme toutes les technologies émergentes, l'intelligence artificielle dans Outlook présente certaines limites techniques, qui sont inévitables à un stade précoce de la mise sur le marché.

Toutefois, ces limites ne réduisent pas la valeur de la technologie en question, mais offrent des indications précieuses sur la manière de mieux comprendre les besoins des utilisateurs finaux et d'y répondre en façonnant des solutions telles que Microsoft 365 Copilot en fonction des commentaires reçus.

Conscient de ces défis, Microsoft a déjà annoncé ses plans pour les relever, s'engageant à optimiser l'expérience de l'utilisateur grâce à des mises à jour régulières et à un soutien plus large en termes de compatibilité et de fonctionnalité.

Dans ce qui suit, nous développons les principales limitations techniques de Copilot dans Outlook, en les accompagnant d'exemples concrets et en expliquant comment Microsoft a l'intention de les surmonter. Même si les limitations signalées sont marginales pour la plupart des entreprises, elles peuvent néanmoins être utiles à certaines organisations pour mieux évaluer l'investissement dans cette nouvelle technologie.

Exigences de mise à jour de l'application Office

Pour fonctionner de manière optimale, Copilot exige que les applications Office soient mises à jour via le Current Channel ou le Monthly Enterprise Channel. Les versions obsolètes ou celles appartenant aux canaux semestriels ou antérieurs ne prennent pas en charge les nouvelles fonctionnalités que Microsoft continuera à publier dans un avenir proche.

Par conséquent, une organisation utilisant le canal semestriel pour minimiser l'impact des mises à jour peut ne pas voir Copilot disponible, même si elle a investi dans l'achat d'une licence valide.

Microsoft a annoncé que d'ici à la fin 2025, elle s'efforcera d'améliorer la compatibilité avec les canaux de mise à jour moins fréquents, tout en maintenant l'accent sur l'accès aux nouvelles fonctionnalités.

Limites linguistiques

Actuellement, Copilot prend en charge plus de 20 langues, dont l'anglais, l'espagnol, le français, l'italien et l'allemand. Cependant, certaines fonctionnalités peuvent être plus imprécises, voire indisponibles, pour des langues moins répandues, telles que le hongrois, le thaïlandais ou l'hébreu.

Par exemple, un utilisateur qui doit écrire un courriel en thaïlandais pourrait recevoir des suggestions génériques ou mal formulées de la part de l'IA, en raison d'une compréhension sémantique limitée de cette langue. Microsoft a confirmé qu'elle travaillait déjà à l'extension des capacités linguistiques de Copilot, en donnant la priorité aux langues des marchés émergents.

Dépendance à l'égard de Microsoft 365 cloud

Copilot fonctionne exclusivement avec des comptes hébergés sur le cloud Microsoft 365.

Ainsi, non seulement les comptes associés à des fournisseurs tiers, tels que Gmail, Yahoo ou iCloud, n'ont pas accès à Copilot, mais ses fonctionnalités restent également inaccessibles aux entreprises qui n'ont pas encore migré d'une infrastructure sur site vers une infrastructure en nuage ou hybride.

La sécurité des données n'est plus une contrainte avec Copilot

Un aspect clé de l'adoption des technologies basées sur l'IA concerne la gestion sécurisée et conforme des données partagées. De nombreuses entreprises ont tendance à se méfier et à se méfier des garanties que les nouvelles technologies d'IA revendiquent dans ce domaine.

Conscient des enjeux de confidentialité et de protection des informations sensibles, Microsoft a appliqué les principes de l'IA responsable et a intégré Copilot dans son écosystème cloud, en étendant les mesures de sécurité avancées offertes par Microsoft 365 à ses capacités.

Toutes les données utilisées par Copilot sont traitées en conformité avec les principales réglementations internationales, notamment le GDPR pour l'Europe et d'autres réglementations locales applicables sur les différents marchés où Copilot est disponible. En outre, Microsoft s'assure que les données restent sous le contrôle total de l'entreprise et ne sont pas partagées avec des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

Les données traitées par Copilot sont cryptées lors de leur transmission et de leur stockage. Il s'agit donc d'une approche qui garantit que les informations échangées par e-mail sont protégées contre tout accès non autorisé. L'intégration avec les politiques de sécurité de Microsoft 365 permet ensuite aux administrateurs informatiques de personnaliser les niveaux d'accès en fonction des besoins de l'organisation.

L'engagement de Microsoft, aujourd'hui et à l'avenir, garantit que l'adoption de Copilot n'est pas seulement une innovation technologique, mais aussi un choix conscient fondé sur les normes les plus élevées en matière de protection des données.

Microsoft Copilot dans Outlook : quelles sont ses fonctionnalités ?

Microsoft 365 Copilot offre d'importantes fonctionnalités pour gérer le flux de communication dans Outlook, permettant aux professionnels et aux entreprises de gagner un temps considérable dans la lecture, l'organisation et la création de leurs e-mails.

Voyons en détail les fonctionnalités que l'intelligence artificielle de Microsoft met à la disposition de notre boîte de réception.

Rédaction d'e-mails

Microsoft 365 Copilot permet de générer un e-mail à partir d'une demande sous forme de texte, en utilisant la commande "Draft with Copilot".

Pour composer le texte, Copilot s'appuie sur les informations fournies dans l'invite et sur les informations que l'algorithme d'intelligence artificielle de Microsoft possède en lui. Il devient alors possible de créer un courriel en un rien de temps, en rédigeant simplement une invite telle que : "Rédigez un courriel pour inviter vos collègues à la prochaine réunion publique du 10 janvier".

Copilot permet ensuite d'éditer le projet non seulement manuellement, mais aussi à l'aide de la commande "Régénérer" et d'une barre dans laquelle une deuxième demande peut être spécifiée, toujours sous forme de conversation.

Si la première commande permet à l'IA de faire une nouvelle tentative pour répondre à la demande, la seconde lui permet de retravailler le projet en fonction de la directive donnée. Par exemple, "Traduire l'e-mail en anglais".

Tous les projets créés par Copilot respectent les préférences de l'utilisateur en termes de

• Longueur du texte
• Tonalité de la voix

L'utilisateur peut ainsi spécifier s'il souhaite obtenir des rédactions plus courtes, moyennes ou plus longues, ou si les rédactions générées doivent utiliser un ton direct, neutre, informel, formel ou même "poétique". Ces options peuvent être configurées avant l'envoi de l'invite à Copilot et resteront valables pour tous les projets et réponses ultérieurs.

Seul point faible de cette fonctionnalité : le calendrier Outlook et les autres données de l'entreprise telles que les documents et les présentations ne sont pas (encore) totalement intégrés.

Coaching

Avec la commande "Coaching by Copilot", il est possible d'obtenir des conseils pour améliorer la rédaction de ses e-mails. L'utilisateur peut en effet demander à l'intelligence artificielle d'analyser le texte et de l'évaluer selon :

• Le ton de la voix
• Sentiment du lecteur
• La clarté

Des suggestions peuvent être faites sur la manière de rendre le message moins agressif ou sur les détails à ajouter pour éviter les malentendus.

L'évaluation du sentiment est particulièrement utile, car Copilot est en mesure de fournir des indications sur la manière d'améliorer le texte de l'e-mail afin de renforcer la relation avec le destinataire.

Résumé de la conversation

Le récapitulatif des e-mails est peut-être la meilleure fonction de Copilot dans Outlook. Il s'agit d'un résumé des e-mails que l'utilisateur a échangés et reçus, en les mettant en évidence :

• Les points clés de la conversation
• Les questions auxquelles il n'a pas encore été répondu
• Les actions nécessaires pour répondre aux demandes des expéditeurs

Copilot est capable de résumer le contenu non seulement d'un seul e-mail, mais aussi d'un fil de discussion ou de conversations séparées qui partagent le même destinataire ou le même sujet.

Réponses rapides

Microsoft 365 Copilot suggère des invites pour générer une réponse à un e-mail spécifique. Il suffit de cliquer sur "Répondre" pour voir immédiatement les suggestions de l'IA, basées sur les informations contenues dans le message reçu.

Si, en revanche, vous souhaitez demander à Copilot de générer une réponse sur la base d'une directive (invite) personnalisée, l'option "Personnalisée" est disponible. Il est important de souligner queles paramètres de tonalité et de longueur que l'utilisateur a définis via la fonctionnalité "Draft with Copilot" sont également utilisés pour ces réponses.

C'est la dernière fonctionnalité que nous voulions présenter. Nous concluons donc avec le tableau suivant pour passer brièvement en revue les fonctionnalités que Microsoft 365 Copilot offre pour la gestion du courrier dans Outlook.

Quelles versions d'Outlook incluent Microsoft 365 Copilot ?

Microsoft 365 Copilot est actuellement disponible sur Outlook Web, sur le client Outlook dans Office 365 (mais avec des fonctionnalités limitées) et sur le nouveau Outlook, aussi bien pour PC que pour Mac. Il est également disponible pour les comptes Outlook professionnels et pour le monde de l'éducation.

Comment activer Microsoft 365 Copilot dans Outlook ?

Pour activer Copilot dans Outlook, vous devez vous assurer d'avoir une licence Microsoft 365 qui permet d'accéder à Copilot. Ensuite, vous pouvez acheter la licence spécifique pour Copilot. Une fois les licences nécessaires obtenues, vous devez installer ou migrer votre boîte aux lettres sur Microsoft 365 (si ce n'est pas déjà fait), car c'est actuellement le seul moyen d'accéder aux fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot pour le courrier électronique. Il est également important d'avoir Office à jour.

Quelles sont les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot dans Outlook ?

Les principales fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot dans Outlook incluent la génération de brouillons de mails, le coaching pour améliorer la qualité du contenu de vos mails, le résumé des conversations et la génération de réponses rapides à vos messages électroniques.

Comment puis-je obtenir un support pour l'adoption de Microsoft 365 Copilot ?

Vous pouvez obtenir un support pour l'adoption de Copilot en contactant intranet.ai. Nous offrons des services personnalisés pour la migration des données vers le cloud Microsoft, l'évaluation de la sécurité et des autorisations, la formation des utilisateurs à l'utilisation de Copilot dans leur quotidien et le développement d'extensions pour enrichir les fonctionnalités de l'outil. Vous pouvez également rejoindre notre communauté de pratique et poser toutes les questions que vous souhaitez sur l'utilisation de Copilot en entreprise.