Gestion de projet avec Microsoft

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

Le terme "gestion de projet" désigne l'ensemble des pratiques et des processus visant à planifier et contrôler les projets afin de s'assurer qu'ils atteignent leurs objectifs dans le respect des paramètres définis en matière de qualité, de délais et de coûts.

Il s'agit d'une activité qui combine des compétences en matière d'organisation et de direction, grâce auxquelles il est possible de s'adapter aux situations changeantes dans lesquelles une équipe est souvent amenée à opérer.

Dans chaque équipe, le chef de projet est le personnage clé. En effet, l'une des premières tâches du chef de projet est de définir précisément l'objectif et les exigences du projet.

Cette phase comprend l'identification des objectifs et l'analyse des ressources nécessaires pour les atteindre dans les délais impartis.

Ensuite, le chef de projet élabore un plan de travail détaillé, qui définit les tâches à accomplir, les responsables de chaque phase du projet et les échéances à respecter. En général, chaque plan de travail repose sur une méthodologie spécifique de gestion de projet.

Parmi les plus courantes, on trouve :

• Kanban, adaptée aux équipes axées sur l’amélioration continue.
• Waterfall, recommandée pour les projets linéaires avec des phases bien définies.
• Agile et Scrum, idéales pour les projets nécessitant de une implication active du client.

Par la suite, il est essentiel d’identifier, d’évaluer et de gérer les risques susceptibles d’affecter la réussite du projet. Un plan de gestion des risques est alors élaboré, incluant des stratégies de mitigation pour minimiser l’impact d’éventuels problèmes pouvant compromettre l’atteinte des objectifs fixés.

Une fois le plan finalisé, le chef de projet est responsable de la coordination des ressources (humaines et matérielles). Cela inclut l’attribution des tâches aux membres de l’équipe en fonction de leurs compétences et le maintien d’un environnement collaboratif, souvent facilité par des outils numériques qui non seulement soutiennent la gestion du projet, mais contribuent également à maintenir l’équipe motivée et alignée tout au long du processus.

Le chef de projet est également chargé de gérer les attentes des parties prenantes, en fournissant des mises à jour régulières sur l’état du projet, les défis rencontrés et les résultats obtenus, notamment pour assurer une bonne implication des clients.

Pour évaluer l’avancement du projet, des indicateurs de performance (KPI) sont définis, tels que le respect des délais, la gestion du budget et la qualité du travail en fonction des retours clients. En s’appuyant sur ces indicateurs, le chef de projet peut suivre l’évolution du projet et prendre les décisions stratégiques nécessaires à l’atteinte des objectifs.

Dans la phase de clôture, le chef de projet évalue les résultats finaux et documente les leçons apprises dans un rapport de clôture. Ce processus, souvent appelé "post-mortem", est essentiel pour assurer la transition du projet vers le client et pour tirer des enseignements des erreurs passées afin d’améliorer les futures stratégies de planification.

Aujourd’hui, les outils tels que les logiciels de gestion de projet, les plateformes collaboratives et les tableaux de bord de suivi des KPI sont devenus indispensables pour garantir une gestion optimale des projets en entreprise.

Ces technologies permettent au chef de projet d’optimiser les flux de travail, d’améliorer la communication avec l’équipe et les parties prenantes, et de prendre des décisions rapides basées sur des données et des retours en temps réel.

Pour les entreprises, l’adoption des bonnes technologies permet de réduire les délais d’exécution, de maîtriser les coûts et d’améliorer la qualité des résultats, tout en renforçant leur capacité d’adaptation aux imprévus.

Gestion de projet avec Microsoft : quelles applications utiliser ?

Les logiciels et apps de gestion de projet sont de plus en plus populaires sur le lieu de travail, et ce pour des raisons évidentes : ils offrent aux équipes un moyen efficace de collaborer et de travailler ensemble sur des projets, petits ou grands.

Microsoft 365 est une plateforme complète qui permet aux entreprises de gérer des projets en interne, en centralisant les informations et les ressources nécessaires sans avoir recours à des outils externes et en accédant à des fonctions avancées de communication, de collaboration, de gestion des tâches et d'échange d'informations.

Grâce à la centralisation des données dans le nuage, les informations partagées dans l'espace de travail numérique ne sont accessibles que par le biais de permissions spéciales attribuées à des utilisateurs internes (mais aussi externes) à l'organisation. Avec les autorisations adéquates, les utilisateurs sont en mesure d'accéder et de collaborer sur les fichiers en temps réel, à tout moment et à partir de n'importe quel appareil.

L'intranet d'entreprise, cœur du lieu de travail numérique de Microsoft 365, rassemble les fonctionnalités des apps qui composent la suite et devient ainsi le portail par lequel chaque équipe peut accéder rapidement et en toute sécurité à toutes les ressources partagées, améliorant ainsi les processus liés à la gestion de projet.

SharePoint Online pour la gestion de projet

SharePoint Online est au cœur de la suite Microsoft 365, agissant comme une plateforme de gestion de documents et de contenus à travers la création de sites tels que l'intranet. Sa force réside dans sa capacité à centraliser les informations, en les rassemblant en un seul endroit sur le lieu de travail numérique.

Avec SharePoint, les informations relatives aux projets peuvent être structurées en listes et en collections, tandis que les webparts et les sites de collaboration offrent une interface personnalisable permettant aux équipes de gérer et de suivre l'état de leurs activités.

En outre, la fonctionnalité de recherche avancée permet aux utilisateurs de trouver rapidement des informations dans l'environnement intégré de Microsoft 365 à l'aide de balises, de catégories et de mots-clés inclus dans les fichiers, les contacts et les liens.

Recherche avancée dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Microsoft Teams pour la gestion de projet

Microsoft Teams est la plateforme centrale de collaboration en temps réel. Avec Teams, les chefs de projet peuvent facilement suivre le travail de leurs collègues, assigner des tâches et suivre l'évolution des activités grâce à une interface intuitive.

La plateforme permet de mettre à jour et de partager des documents sans interrompre le flux de travail. Des canaux dédiés permettent également une communication ciblée pour chaque projet, avec des fonctionnalités spécifiques pour faciliter le brainstorming, les réunions et les discussions, en particulier lors de la collaboration à distance.

Coordonner les activités de projet dans les canaux de Microsoft Teams

Microsoft Planner pour la gestion de projet

Microsoft Planner est l'application spécifique pour la gestion de projet de Microsoft 365, intégrée à Microsoft Teams et SharePoint. Avec Planner, les équipes peuvent créer des plans de travail, assigner des tâches, fixer des délais et suivre les progrès, le tout sur une plateforme facile à utiliser.

Le chef de projet peut ainsi diviser le projet en tâches et sous-tâches, assigner des objectifs clairs et suivre les résultats en temps réel. Planner intègre également des fonctionnalités telles qu'un calendrier pour planifier les événements, un bloc-notes pour organiser les notes de réunion et des commentaires pour une communication instantanée.

Enfin, grâce à l'intégration avec SharePoint et Teams, les documents peuvent être enregistrés dans la collection du projet et automatiquement synchronisés, ce qui permet aux membres de l'équipe de rester au courant des dernières modifications apportées aux ressources partagées.

Microsoft Loop pour la gestion de projet

Microsoft Loop est l'un des outils de gestion de projet les plus innovants de Microsoft 365, conçu pour faciliter la collaboration grâce à un contenu dynamique appelé "canevas". Loop permet de créer des composants modulaires, tels que des tableaux et des listes, qui peuvent être facilement partagés et modifiés en temps réel par tous les membres de l'équipe.

Cette flexibilité permet aux chefs de projet d'échanger des informations et des idées, en adaptant le contenu aux besoins du moment. Loop se synchronise automatiquement avec Teams, Outlook et SharePoint via OneDrive, garantissant que chaque composant reste accessible et à jour, quel que soit l'endroit où il est consulté ou édité par les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires.

Gestion de projet avec l'intranet de SharePoint Online

La gestion de projet peut bénéficier de l'utilisation de SharePoint comme intranet d'entreprise.

Grâce à sa capacité à regrouper des données sur une plateforme unique et sécurisée, SharePoint permet de surmonter les difficultés les plus courantes liées aux activités de gestion de projets complexes, telles que le manque de visibilité, la duplication des documents et l'inefficacité de la communication entre les personnes impliquées (tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation).

Grâce à la flexibilité de SharePoint, les équipes peuvent accéder aux informations clés, collaborer en temps réel et suivre l'avancement des activités, le tout à travers une solution intégrée.

Chaque membre de l'équipe peut accéder aux documents et aux mises à jour liés aux projets sur lesquels il travaille en temps réel, quel que soit son emplacement ou son appareil. La structure flexible de la plateforme permet de créer des sous-sites dédiés aux projets où les fichiers peuvent être rassemblés, les tâches planifiées, les annonces partagées et le travail coordonné grâce à des planificateurs, des calendriers, des sessions de brainstorming, etc.

En outre, les fonctions de contrôle des autorisations permettent d'ajuster l'accès aux informations en fonction des rôles attribués aux utilisateurs et des besoins du projet, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent consulter et modifier les documents sensibles contenus dans les référentiels SharePoint.

Mais ce n'est pas tout : nous présentons ci-dessous un tableau avec plus d'informations sur les fonctionnalités offertes par SharePoint et son intranet pour simplifier la gestion de projet.

Outre les avantages offerts par ces fonctionnalités, SharePoint peut encore faciliter les processus de gestion de projet grâce à ses intégrations avec les autres applications de Microsoft 365.

En commençant par Microsoft Teams, l'intégration permet aux membres de l'équipe d'accéder aux fichiers dans SharePoint directement à partir des canaux Teams, en travaillant sur les mêmes documents en temps réel sans avoir à changer de plateforme.

L'intranet SharePoint peut également afficher aux utilisateurs les tâches, les progrès et les échéances à partir des tableaux de messages de Microsoft Planner. Les membres de l'équipe peuvent ainsi consulter les mises à jour et modifier les tâches assignées directement à partir du portail.

Enfin, l'intégration avec Microsoft Loop permet aux équipes de créer des composants dynamiques tels que des tableaux, des listes et des notes, qui restent synchronisés en temps réel sur toutes les plateformes où ils ont été partagés et peuvent être facilement intégrés dans les pages de l'intranet SharePoint.

Gestion de projet avec Microsoft Planner

Détail de Microsoft Project

Gestion de projet avec Microsoft Loop

Microsoft Loop est une application innovante de la suite Microsoft 365 qui révolutionne la gestion de projet en permettant la création et le partage d’un nouveau type de contenu dynamique. Loop introduit ainsi une approche plus interactive et flexible, idéale pour les équipes qui doivent gérer des projets en constante évolution tout en gardant une vue d’ensemble sur les aspects critiques.

Loop se compose de deux éléments principaux : les Workspaces (espaces de travail) et les Components (composants), qui offrent une plateforme centralisée et interactive pour coordonner les activités de projet.

Les espaces de travail de Microsoft Loop servent de zones centralisées où rassembler informations et ressources. Les chefs de projet peuvent structurer l’organisation des contenus, répartir les tâches et suivre l’avancement du projet, obtenant ainsi une vue claire des missions et responsabilités assignées à chaque membre de l’équipe.

Les composants - tels que des checklists, tableaux, listes et notes - sont des éléments interactifs pouvant être intégrés dans d'autres applications de Microsoft 365, comme Teams, Outlook et Word pour le Web, tout en restant synchronisés en permanence.

Par exemple, une checklist créée dans Loop peut être affichée et mise à jour dans un canal Teams ou dans un e-mail Outlook, permettant ainsi aux équipes de collaborer non seulement depuis n’importe quel lieu et appareil, mais aussi à travers toutes les plateformes intégrées au digital workplace et à l’intranet d’entreprise.

Autant de caractéristiques qui montrent en quoi Microsoft Loop se distingue des autres outils de gestion de projet proposés par Microsoft.

Alors que Planner et Project sont conçus pour planifier et suivre des tâches avec des échéances et des attributions précises, Loop est pensé pour favoriser une collaboration continue et permettre des mises à jour rapides des contenus, sans la rigidité d’une structure prédéfinie.

Aperçu de Microsoft Loop

Gestion de projet avec Microsoft : avantages pour les RH

Le département des Ressources Humaines pilote une transformation significative dans la manière de travailler au sein des organisations, en adoptant des outils et des méthodologies de gestion de projet pour optimiser les processus.

À une époque où la technologie et les nouvelles modalités de travail (hybride et à distance, pour ne citer que les principaux exemples) exigent de nouvelles compétences en matière de gestion des projets, mais aussi des ressources et des talents de l’entreprise, cette évolution devient essentielle.

Avec l’augmentation des projets interfonctionnels et interdisciplinaires, les spécialistes RH sont de plus en plus impliqués dans des initiatives stratégiques qui influencent la culture d’entreprise. Cette approche proactive les amène à collaborer avec des équipes d’autres départements, en apportant un soutien à la communication et à la gestion des informations internes.

Bien que les RH ne soient pas traditionnellement considérés comme des experts en gestion de projet, bon nombre de leurs activités suivent les principes de cette discipline.

Des processus tels que l’attraction de nouveaux talents, la mise en place de programmes de formation, les évaluations de performance et les revues salariales annuelles peuvent bénéficier d’une gestion organisée, avec des compétences spécifiques pour coordonner les activités et les contributions des différentes parties prenantes.

Aujourd’hui, toutefois, ces compétences doivent s’accompagner de l’adoption d’outils adaptés, parmi lesquels, comme nous l’avons vu, les applications de Microsoft 365 et l’intranet d’entreprise basé sur SharePoint Online jouent un rôle clé.

Dans le domaine des Ressources Humaines en particulier, l’intranet représente la solution idéale pour optimiser la gestion de ce que l’on pourrait considérer comme le projet le plus important de ce département : accroître la productivité de l’organisation en améliorant l’expérience collaborateur.

Voici ce que l’intranet SharePoint propose pour atteindre cet objectif ambitieux:

• Onboarding centralisé des employés : l’un des aspects clés de l’expérience collaborateur réside dans la capacité de l’entreprise à accueillir les nouveaux talents qui contribueront à sa croissance, en commençant par l’onboarding. L’intranet SharePoint permet à l’équipe RH de créer un site dédié à ce processus, contenant du matériel de formation, des formulaires d’accueil, des présentations sur l’organisation et un guide des premiers pas. Les nouveaux employés peuvent ainsi accéder facilement à toutes les informations nécessaires pour s’intégrer dans leur nouvel environnement de travail, notamment lorsqu’il est digital. De leur côté, les RH peuvent suivre leurs progrès et leur apporter le soutien nécessaire pour qu’ils se sentent rapidement à l’aise.
  
  

• Développement continu des compétences : les opportunités de croissance professionnelle ont également un impact majeur sur la satisfaction et la productivité des collaborateurs. Grâce à l’intranet SharePoint, l’équipe RH peut mettre en place un catalogue de formations et d’ateliers en ligne, accessibles à tous ou ciblés en fonction des besoins spécifiques des employés, des équipes ou des départements. Les utilisateurs peuvent explorer le catalogue des formations disponibles, s’inscrire aux sessions et suivre les cours directement depuis la plateforme. De plus, l’intégration avec Microsoft Viva Learning permet d’organiser des parcours de formation personnalisés, combinant les ressources internes de l’entreprise avec celles proposées par des fournisseurs tels que Microsoft Learn et LinkedIn Learning.
  
  

• Favoriser une communication plus ouverte : SharePoint offre la possibilité de créer des tableaux d’affichage virtuels, des blogs et des espaces dédiés au partage d’annonces, de politiques d’entreprise, de mises à jour ou de réussites collectives. L’équipe RH peut exploiter ces outils pour renforcer la transparence et le sentiment d’appartenance à la communauté d’entreprise. Par exemple, pour un projet stratégique, les RH peuvent créer un site dédié regroupant toutes les informations pertinentes, le suivi des progrès et un espace où les employés impliqués peuvent partager leurs retours, idées et questions.

• Gestion des retours d'expérience : l'expérience des employés s'améliore lorsque la culture d'entreprise encourage l'expression des opinions et garantit que chacun se sente écouté. SharePoint aide l'équipe RH à créer des enquêtes et à diffuser des formulaires personnalisés pour recueillir des idées, des avis et des suggestions de la part de tous les collaborateurs. Grâce à des outils comme Microsoft Forms, qui s'intègrent nativement à l'intranet, les retours peuvent être collectés et analysés en temps réel, fournissant aux Ressources Humaines les informations nécessaires pour améliorer le digital workplace.
  
  

• Soutien à la collaboration interservices : un environnement de travail productif favorise la collaboration entre tous les membres de l'organisation. Avec SharePoint, les RH peuvent créer des espaces de projet facilitant la coopération entre différents services, en réunissant documents, ressources et plans de projet. Les utilisateurs pourront ainsi accéder aux informations et aux outils collaboratifs pour faire avancer les projets, sans aucune restriction autre que celle des autorisations d'accès appropriées.
  
  

• Analyse des performances et du bien-être : grâce aux fonctionnalités de reporting de SharePoint et Power BI, l'équipe RH peut surveiller en temps réel les indicateurs de bien-être et de productivité définis. Par exemple, elle peut collecter et analyser des données relatives à la participation aux programmes de formation, à la satisfaction des collaborateurs via des enquêtes, au turnover du personnel et aux taux d'absentéisme. Dans leur ensemble, ces rapports offrent une vision détaillée des tendances de l'entreprise, permettant aux Ressources Humaines d'identifier rapidement les axes d'amélioration.
  
  

• Gestion de la reconnaissance : l'intranet permet de créer des tableaux d'affichage ou des espaces dédiés à la mise en avant des réussites des collaborateurs. L'équipe RH peut coordonner des initiatives de reconnaissance, telles que la “Personne du Mois”, permettant aux employés de nommer et de valoriser les performances des membres de leur équipe ou d'autres départements. Ce type d'initiative ne se limite pas à renforcer la motivation : il contribue aussi à instaurer une culture d’entreprise qui valorise l'engagement de chacun.
  
  

• Soutien à la mobilité interne : l'intranet SharePoint peut inclure une section dédiée aux opportunités de carrière, où les employés peuvent explorer les postes ouverts au sein de l’entreprise et postuler directement via la plateforme. Grâce à des fonctionnalités personnalisées comme "Offres d'emploi" d’intranet.ai, les Ressources Humaines peuvent gérer les offres d'emploi publiées et sélectionner les candidats en consultant leur profil personnel intégré.

Qu'est-ce que la gestion de projet et pourquoi est-elle importante ?

La gestion de projet concerne la planification, la gestion et le contrôle des activités d'un projet afin d'atteindre des objectifs dans les limites de la qualité, du temps et du coût. Elle combine des compétences organisationnelles et de leadership, permettant aux équipes de s'adapter aux situations en évolution.

Quelles sont les méthodologies couramment utilisées en gestion de projet ?

Les méthodologies les plus populaires incluent : Waterfall, idéale pour les projets linéaires avec des phases bien définies ; Agile et Scrum, adaptées aux projets flexibles nécessitant l'implication du client ; Kanban, pour des flux de travail continus axés sur l'amélioration des processus.

Comment Microsoft 365 soutient-il la gestion de projet ?

Microsoft 365 propose des outils tels que SharePoint, Planner et Loop, qui facilitent la gestion des tâches, la coordination des ressources et la collaboration en équipe, optimisant ainsi les flux de travail du projet.

Quels sont les rôles et responsabilités d'un chef de projet ?

Un chef de projet définit les objectifs du projet, planifie les tâches, assigne les responsabilités, gère les risques et communique les progrès. Il garantit l'alignement de l'équipe et l'implication des parties prenantes.

Comment Microsoft SharePoint soutient-il la gestion de projet ?

SharePoint sert de hub collaboratif où les membres de l'équipe peuvent partager des fichiers, accéder aux informations du projet et collaborer en temps réel, améliorant ainsi la communication et l'organisation.

Qu'est-ce que Microsoft Planner et comment aide-t-il à la gestion de projet ?

Microsoft Planner est un outil de gestion des tâches qui aide les équipes à organiser les activités, attribuer les rôles, suivre les progrès et améliorer la productivité grâce à des tableaux visuels des tâches.

Comment Microsoft Loop améliore-t-il les processus de gestion de projet ?

Microsoft Loop est un outil collaboratif qui permet aux équipes de créer et de partager des idées de manière dynamique, rendant le brainstorming et l'innovation partie intégrante du flux de travail du projet.

Pourquoi la gestion de projet avec Microsoft 365 est-elle avantageuse pour les RH ?

Microsoft 365 aide les ressources humaines à simplifier la gestion des effectifs, facilite la collaboration interservices et optimise le suivi et le reporting des projets, renforçant ainsi l'engagement des RH dans les projets d'entreprise.