Microsoft 365 Archive : ce que c'est, limites et alternatives

Microsoft 365 Archive étend l'espace de stockage dans Microsoft 365, en permettant l'archivage des sites SharePoint. Mais si la fonctionnalité est prometteuse, il convient de s'interroger sur le meilleur moment pour adopter ce nouveau produit, compte tenu de ses coûts.

Avant d'acheter un nouvel espace dans SharePoint Online et avant d'engager les frais liés à l'utilisation de Microsoft 365 Archive, il existe une solution alternative pour libérer de l'espace sans coût supplémentaire et avec une gestion plus autonome des archives dans Microsoft 365.

Vous trouverez tous les détails dans cet article.

Microsoft 365 Archive : une brève introduction

Microsoft 365 Archive est la solution conçue par Microsoft pour étendre l'espace de stockage occupé par les sites personnels et d'entreprise basés sur SharePoint Online.

Ce nouveau produit permet en effet d'archiver les données contenues dans un site SharePoint afin d'éviter que l'espace de stockage disponible ne soit accaparé par des contenus sous-utilisés. Il est alors possible d'archiver un ou plusieurs sites SharePoint dans l'espace supplémentaire qu'offre Microsoft 365 Archive, à un prix abordable. Cette migration concerne :

• Les bibliothèques de documents
• Les collections de fichiers et les listes

Une fois archivé, le contenu d'un site reste disponible pour les administrateurs globaux de SharePoint, qui peuvent décider de le réactiver ou de le supprimer complètement à tout moment.

Remarque importante : même archivées, les données conservent les mêmes normes de recherche (actuellement uniquement pour les administrateurs, mais bientôt pour tous les utilisateurs activés), de sécurité et de conformité qui caractérisent les ressources partagées dans SharePoint et les autres applications Microsoft 365.

Comment fonctionne l'espace de stockage Microsoft

L'espace de stockage Microsoft est divisé en deux catégories principales :

• Espace de stockage de la boîte aux lettres, qui comprend
  • Le courrier associé à votre compte Microsoft, y compris Outlook.com, Hotmail, Live et MSN.
  • Les pièces jointes, les messages, les contacts et les éléments de calendrier d'Outlook.com.
    
    
• Espace de stockage dans le nuage
  • Fichiers et contenus multimédias enregistrés ou synchronisés avec OneDrive.
  • Pièces jointes et messages électroniques en ligne provenant d'Outlook.com.
  • Fichiers et documents enregistrés dans SharePoint et Teams (qui se trouve en fait sous SharePoint pour le stockage des fichiers).

Pour les utilisateurs qui ont acheté une licence Microsoft 365, les frais sont répartis comme suit :

• L'espace sur SharePoint Online fournit 1 To pour chaque entreprise auquel il faut ajouter 10 Go pour chaque utilisateur disposant d'une licence incluant SharePoint. Par exemple, une entreprise qui compte 100 utilisateurs disposant d'une licence incluant SharePoint disposera de 1 To + (10 Go * 100) = 2 To d'espace de collaboration.
  
  
• Plans Microsoft 365 Business
  • 50 Go pour la messagerie et 1 To pour OneDrive, par utilisateur.
    
    
• Plans Microsoft 365 Enterprise (E3/E5)
  • 100 Go pour le courrier et un espace illimité pour OneDrive.
  • Lorsque vous dépassez le quota disponible dans votre SharePoint Online, vous ne pouvez plus accéder à presque toutes les fonctionnalités de stockage et de partage de documents et d'informations.

Par exemple, l'utilisateur ne pourra plus

• Télécharger, modifier ou synchroniser de nouveaux fichiers dans OneDrive, tandis que le contenu existant sera disponible en mode lecture seule.
• Stocker ou modifier des documents dans SharePoint ou Teams.
• Envoyer ou recevoir des messages dans Microsoft Teams.

Une fois les 12 mois écoulés depuis le dépassement du quota, Microsoft peut désactiver le compte OneDrive de l'utilisateur et supprimer irrémédiablement tout le contenu présent.

Enfin, il convient de noter que la fonctionnalité de courrier dans Outlook est suspendue même si seul le quota de stockage dans le nuage est dépassé. Le stockage OneDrive est donc le cœur du lieu de travail numérique de Microsoft 365 et le point auquel les utilisateurs et les entreprises doivent prêter le plus d'attention.

D'où l'importance de Microsoft 365 Archive, la seule solution actuellement proposée par Microsoft pour éviter de dépasser le quota de stockage disponible dans son abonnement en agissant sur les sites SharePoint et leurs archives directement liés au compte OneDrive personnel et d'entreprise.

Microsoft 365 Archive : quels sont les avantages ?

Bien qu'il s'agisse encore d'un produit de prévisualisation, Microsoft 365 Archive a déjà prouvé qu'il offrait plusieurs avantages pour la gestion du stockage dans ses locataires Microsoft 365 et notamment SharePoint Online.

Nous avons vu qu'il est désormais possible de réduire l'espace occupé par les sites SharePoint en déplaçant le poids des contenus archivés du stockage Microsoft 365 vers le stockage Microsoft 365 Archive. Les données déplacées conservent également les normes de sécurité et de recherche (bien que cette dernière soit encore limitée).

Mais d'autres avantages offerts par Microsoft 365 Archive sont à souligner, notamment les suivants.

1. Rapidité de l'archivage

Microsoft 365 Archive parvient à gérer le stockage des sites dans SharePoint de manière plutôt agile, sans affecter les performances en nombre ou en taille. La vitesse de stockage est mesurée en minutes et diffère donc de celle offerte par des solutions telles que BLOB d'Azure.

2. Faible coût

Microsoft 365 Archive permet aux utilisateurs de libérer de l'espace dans leur environnement Microsoft 365, en réduisant la part occupée par les sites SharePoint et le contenu connexe stocké via OneDrive. Tout cela en offrant aux utilisateurs et aux entreprises des économies significatives par rapport à l'achat direct de nouveaux espaces de stockage. Les utilisateurs disposant d'un plan Microsoft 365 entreprise doivent, par exemple, souscrire un plan plus élevé pour obtenir plus d'espace de stockage.

3. Conservation des métadonnées

Pour conserver intactes la confidentialité et l'organisation des données d'un site SharePoint archivé, Microsoft 365 Archive n'agit pas sur les métadonnées attribuées à chaque ressource ni même sur les autorisations distribuées par l'entreprise pour accéder aux informations. Une fois le site réactivé, les utilisateurs peuvent accéder au contenu et collaborer avec leurs collègues comme ils le faisaient avant l'archivage.

4. Désencombrement

Microsoft 365 Archive sépare automatiquement les sites actifs du locataire SharePoint des sites inactifs, c'est-à-dire des sites nouvellement archivés. En fait, les sites archivés sont répertoriés sous le titre approprié "Sites archivés", que les administrateurs globaux ou SharePoint peuvent atteindre directement à partir de l'interface d'administration. Cela permet d'éviter que la navigation des utilisateurs ne soit alourdie par des ressources SharePoint peu utilisées et donc peu utiles à leurs activités quotidiennes. Bien entendu, cette séparation facilite également la gestion des sites du locataire par les administrateurs.

Quelle est la différence entre Microsoft 365 Archive et SharePoint Advanced Management ?

SharePoint Advanced Management est un module complémentaire qui offre des fonctionnalités utiles pour gérer le contenu SharePoint et OneDrive tout en améliorant l'expérience de collaboration.

Les principales fonctionnalités sont les suivantes

• Restreindre l'accès à un site SharePoint via des groupes Microsoft 365 ou Entra ID
• Obtenir des rapports de gouvernance pour l'accès aux données dans les sites SharePoint
• Restreindre l'accès au service OneDrive via des groupes de sécurité
• Restreindre l'accès à un fichier stocké dans OneDrive
• Gérer le cycle de vie des sites SharePoint

Cette dernière fonctionnalité est la raison pour laquelle SharePoint Advanced Management est souvent confondu avec Microsoft 365 Archive, mais il y a une différence majeure entre les deux produits.

La gestion des sites SharePoint avec SharePoint Advanced Management se limite en effet à identifier automatiquement les sites inactifs et à envoyer une notification aux propriétaires pour voir si le site détecté est effectivement peu utilisé par les utilisateurs.

SharePoint Advanced Management ne permet donc pas d'agir sur la mémoire occupée par les sites inactifs, contrairement à Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive : combien ça coûte ?

Microsoft 365 Archive suit un modèle de paiement à l'utilisation, qui est divisé en deux composantes :

1. Au stade de la prévisualisation, l'espace supplémentaire est comptabilisé à hauteur de 0,05 GB/mois. Seul l'espace de stockage qui dépasse le quota du locataire est pris en compte dans la facturation.
2. Le prix d'activation pour chacun des sites archivés est de 0,60 €/GB. Il existe cependant une période d'essai qui inclut une réactivation gratuite pendant 7 jours.

La facturation est gérée spécifiquement par le modèle Pay-As-You-Go de SharePoint Premium, qui est lié à l'abonnement Microsoft Azure. Les coûts de Microsoft 365 Archive peuvent ensuite être suivis grâce à la fonction de gestion des coûts d'Azure.

Il est clair que l'avantage de l'utilisation de Microsoft 365 Archive réside dans son prix. Vous payez 0,05 €/GB/mois au lieu de 0,2 €/GB/mois pour de l'espace SharePoint Online supplémentaire.

Mais il existe une alternative avant d'en arriver à payer ces coûts, qui permet de supprimer l'espace inutilisé de SharePoint Online (nous en parlerons à la fin de l'article).

Microsoft 365 Archive : comment l'utiliser ?

L'utilisation de Microsoft 365 Archive est assez intuitive.

Les fonctionnalités d'archivage et de réactivation des sites SharePoint sont accessibles aux administrateurs globaux ou SharePoint directement depuis leur interface d'administration.

Depuis l'interface d'administration, il faut alors :

• Accéder à l'item "Sites actifs"
• Sélectionner les sites que l'on souhaite archiver
• Cliquer sur la commande "Archiver

Les sites sélectionnés apparaîtront dans la rubrique "Sites archivés", toujours accessible depuis l'interface d'administration. En accédant à la liste des sites archivés, les administrateurs peuvent à tout moment utiliser la commande "Réactiver" pour rendre les sites et leur contenu à nouveau disponibles.

L'espace occupé par les sites SharePoint archivés cesse d'être comptabilisé dans le quota disponible pour leur plan vers Microsoft 365, pour être calculé et comptabilisé dans le quota offert par Microsoft 365 Archive selon les critères vus ensemble dans la section sur la tarification.

Même s'ils sont archivés, les sites déplacés vers Microsoft 365 Archive conservent des normes en termes de durabilité des données, de sécurité grâce aux autorisations globales et SharePoint, de conformité pour le nombre de données autorisées par l'UE et pour la résidence géographique de ses données.

Vous trouverez ci-dessous un tableau récapitulatif de toutes les fonctionnalités de Microsoft 365 Archive que nous avons vues ensemble jusqu'à présent.

Les limites de Microsoft 365 Archive

L'aperçu de Microsoft 365 Archive présente quelques limitations majeures, dont certaines, voire toutes, seront résolues d'ici 2024. Outre la recherche de contenus archivés (désormais réservée aux administrateurs), voici les principales limitations de la fonctionnalité Archive :

• L'archivage et la réactivation ne sont possibles que pour des sites SharePoint complets ; ils ne sont donc pas disponibles à un niveau granulaire pour gérer l'espace occupé par des fichiers ou des bibliothèques individuels.
• Un site concentrateur ne peut pas être archivé. Il doit d'abord être désenregistré en tant que tel.
• Il n'est pas possible d'afficher la date et l'auteur de l'archivage d'un site.
• L'archivage d'un site enregistré dans la sauvegarde Microsoft 365 n'est pas autorisé.
• Le renommage des locataires n'est pas supporté dans les sites archivés. Il est donc nécessaire de les réactiver.
• Il n'est pas possible de déléguer l'archivage de ces données à des utilisateurs qui n'ont pas un rôle d'administrateur SharePoint ou d'administrateur global.

De plus, les locataires ayant plus de 50.000 sites peuvent avoir des difficultés à énumérer les sites dans l'item "Sites archivés" de l'interface d'administration. En revanche, les locataires multi-géo n'ont pas la possibilité de déplacer les sites archivés.

En ce qui concerne les sites SharePoint connectés à Microsoft Teams, une distinction doit être faite.

Les sites connectés à un canal privé ne peuvent pas être migrés vers Microsoft 365 Archive, alors que l'archivage est possible pour les sites SharePoint connectés à un canal Teams standard.

Cependant, lorsqu'un site connecté à un canal Teams est archivé, les ressources telles que :

• Le canal Teams connecté au site archivé
• La boîte aux lettres dans Exchange
• Le contenu de l'onglet Planificateur

Mais attention : l'archivage d'un site SharePoint bloque automatiquement l'accès aux fichiers partagés dans le canal Teams associé pour tous les utilisateurs.

C'est pourquoi Microsoft recommande d'archiver le canal Teams en même temps que le site SharePoint associé, afin de ne pas compromettre l'expérience de l'utilisateur au sein de l'espace de travail numérique.

Une dernière considération concerne la synchronisation.

Si un site SharePoint est archivé alors que la synchronisation avec un appareil (tel qu'un ordinateur ou un appareil mobile) est active, le logiciel client utilisé pour la synchronisation signalera des erreurs une fois le processus d'archivage terminé.

Le client de synchronisation informe l'utilisateur que la synchronisation est bloquée et qu'il peut donc y avoir des divergences entre les données de l'appareil et celles du site SharePoint.

Microsoft 365 Archive : existe-t-il une alternative ?

Microsoft 365 Archive offre des avantages majeurs, mais aussi des limites importantes. Les coûts de conservation des sites SharePoint archivés restent importants et n'oublions pas que d'importantes fonctionnalités de collaboration et de gestion de contenu sont perdues lors de la migration vers Microsoft 365 Archive.

De plus, l'archivage est limité aux seuls sites SharePoint et ne permet donc pas d'occuper l'espace de la principale plateforme cloud de Microsoft 365, à savoir OneDrive.

Parmi les alternatives disponibles sur le marché, il existe une solution moins chère et plus complète. Il s'agit du service de conseil proposé par intranet.ai pour apprendre à gérer soi-même l'espace de stockage dans SharePoint, Teams et OneDrive, afin d'économiser l'achat de nouveaux produits de stockage et de produits tels que Microsoft 365 Archive.

intranet.ai : la meilleure solution pour
gérer l'espace dans le cloud de Microsoft

Nos experts peuvent fournir aux entreprises les outils et les connaissances dont elles ont besoin pour réduire l'espace qu'elles occupent dans SharePoint et OneDrive, en économisant sur l'achat de nouveaux espaces de stockage et sur le coût d'utilisation de produits tels que la nouvelle solution Archive de Microsoft.

En quelques jours de conseil, nous pouvons former les utilisateurs sur la manière de garder les archives dans le nuage de l'entreprise propres, en agissant sur leur gestion plutôt que sur leur emplacement (il ne s'agit donc pas d'une simple migration d'une archive à l'autre).

Il devient ainsi possible de :

• Améliorer la gestion de l'espace de stockage dans Microsoft 365, de manière autonome.
• Conserver les fonctionnalités de collaboration, qui sont perdues avec Microsoft 365 Archive.

Le processus est simple.

Nous commençons par une analyse rapide de toutes les archives dans Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive, en analysant les versions des fichiers présents.

Nous calculons la mémoire occupée par les différentes versions des fichiers pour indiquer à l'entreprise l'espace qu'elle pourrait libérer en supprimant le contenu, en fonction de son utilité.

Pour identifier précisément les versions les moins utiles, nous pouvons mettre en œuvre des règles d'analyse personnalisées qui se concentrent sur des sites SharePoint spécifiques, des fichiers dont la version est antérieure à une date donnée ou des fichiers de certains types.

Les autres avantages de notre service de conseil sont les suivants :

1. Mise en œuvre d'un flux d'audit programmé, pour déterminer la fréquence à laquelle les archives doivent être analysées dans Microsoft 365 et assurer ainsi un suivi constant du quota disponible.
2. Aperçu de la gestion du stockage et conseils sur la manière de stocker correctement les fichiers dans le cloud.

Enfin, il convient de noter que nos experts offrent également un soutien dans la gestion de l'espace de stockage dans OneDrive. Les utilisateurs apprendront donc à gérer l'espace de stockage OneDrive au niveau personnel et au niveau de l'entreprise. De manière autonome, afin de ne pas être dépendant du département informatique.

Qu'est-ce que Microsoft 365 Archive ?

Microsoft 365 Archive est une solution développée par Microsoft pour étendre l'espace de stockage de SharePoint Online, permettant d'archiver les sites SharePoint pour réduire l'espace occupé par des contenus peu utilisés. Elle est particulièrement utile pour les entreprises afin de gérer efficacement la capacité de stockage sans dépasser les quotas disponibles, tout en maintenant des normes élevées de sécurité et de conformité.

Quels sont les principaux avantages de Microsoft 365 Archive ?

Les principaux avantages de Microsoft 365 Archive incluent la réduction de l'espace occupé par les sites SharePoint, la rapidité de l'archivage, la conservation des métadonnées, la séparation des sites actifs de ceux archivés et le coût modéré du service. Ces avantages aident les organisations à mieux gérer les ressources de stockage sans compromettre l'accès et l'utilisation des données archivées.

Quelles sont les limites de Microsoft 365 Archive ?

Les limitations actuelles de Microsoft 365 Archive incluent l'incapacité de gérer l'espace occupé de manière granulaire, l'impossibilité d'archiver des sites hub sans les désenregistrer d'abord, et des restrictions sur la visualisation des données et le renommage des locataires dans les sites archivés. D'autres limitations concernent la gestion des sites SharePoint connectés à Microsoft Teams et des problèmes potentiels dans les locataires très grands ou multi-géo.

Comment fonctionne Microsoft 365 Archive ?

Pour utiliser Microsoft 365 Archive, les administrateurs accèdent à l'interface d'administration de SharePoint, sélectionnent les sites à archiver et utilisent la commande 'Archive'. Les sites archivés sont ensuite gérés via l'option 'Sites archivés', où il est possible de réactiver les contenus à tout moment, en maintenant les fonctionnalités de sécurité et de conformité.

Quels sont les services de conseil offerts par intranet.ai ?

intranet.ai offre des services de conseil pour aider les entreprises à gérer l'espace de stockage dans Microsoft 365, SharePoint et OneDrive. Les services incluent la numérisation des archives pour identifier les contenus moins utiles, la mise en œuvre de règles personnalisées pour l'analyse et la formation des utilisateurs afin de maintenir des archives propres sans dépendre du service informatique. Cette approche permet de réduire les coûts de stockage et de maintenir les fonctionnalités de collaboration.

Quels sont les avantages des services de conseil d'intranet.ai ?

Les avantages des services de conseil d'intranet.ai incluent une meilleure gestion de l'espace de stockage, la préservation des fonctionnalités de collaboration, la possibilité d'analyser les archives dans Microsoft 365 pour éliminer les contenus inutiles et la mise en œuvre de flux de vérification programmés pour surveiller constamment l'espace disponible. Cela permet aux entreprises de gérer efficacement les ressources sans encourir de coûts supplémentaires.

Comment puis-je bénéficier des services de conseil d'intranet.ai ?

Les entreprises peuvent contacter les experts d'intranet.ai pour une analyse rapide des archives dans Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive. Nos experts analyseront les versions des fichiers présents, calculeront la mémoire occupée et fourniront des insights sur la manière de gérer correctement l'espace de stockage, afin de réaliser des économies sur l'achat de nouvelle mémoire ou de produits comme MS 365 Archive.