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Microsoft Planner, SharePoint et Teams: comment les intégrer

Vous savez sûrement que tous les outils de la suite Microsoft 365 sont désormais indispensables pour tout lieu de travail numérique qui se respecte.

Mais savez-vous aussi que vous pouvez les intégrer pour débloquer de nouvelles fonctionnalités?

Voyons ensemble quels avantages vous pouvez tirer de la combinaison de Microsoft Planner, Microsoft Teams et SharePoint Online!

Microsoft Planner: ce que c’est et à quoi ça sert

Planner est l'outil d'Office 365 (désormais Microsoft 365) créé pour gérer les activités d'une équipe avec des plans de travail flexibles, personnalisables et, surtout, collaboratifs.

Cela signifie que tous les membres d'un projet, d'une initiative, d'un service ou même de l'ensemble de l'organisation peuvent accéder à un seul espace de planification interactif composé de tableaux de tâches et plus encore.

Avant de présenter en détail ce merveilleux outil de gestion de projet, nous souhaitons vous indiquer où il se trouve.

En fait, votre entreprise peut inclure Planner dans sa boîte à outils avec pratiquement n’importe quelle licence Microsoft, de Business à Enterprise.

Cela vous donne peut-être déjà une idée de l'importance de cette application dans la stratégie de numérisation des processus d'entreprise et de création d'un lieu de travail numérique efficace.

Voyons ensemble quelles sont les caractéristiques qui le rendent si spécial.

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La particularité de Planner réside dans sa capacité à diviser les tâches qui composent un projet en catégories appelées "buckets".

Jusqu'ici, cela peut paraître anodin, mais ces catégories sont ce qui rend la plateforme si populaire dans l'univers Microsoft.

En fait, les buckets divisent le plan en colonnes, chacune représentant un stade d'avancement différent. En leur sein, les buckets peuvent accueillir un nombre considérable de tableaux d'activités.

Ces derniers sont des cases dédiées à une activité spécifique du projet, qui devra se déplacer d'un contenu à l'autre (en pensant à nouveau aux catégories comme à des états d'avancement) jusqu'à son achèvement.

Chaque contenu affiche des détails essentiels, tels que l'utilisateur auquel la tâche est assignée, l'état d'avancement et la date d'échéance. En outre, les tableaux d'affichage peuvent contenir des listes de contrôle, qui sont des mini-tâches à accomplir pour mener à bien l'ensemble de la tâche.

Détails d'un tableau de tâches sur Microsoft Planner

Détails d'un tableau de tâches sur Microsoft Planner


Afin de pouvoir organiser le plan de travail et distinguer les différentes tâches situées dans le même endroit, nous recommandons d'utiliser des sous-catégories.

Les sous-catégories ne sont rien d'autre que des tag à attribuer à chaque bucket d'activité. Chacun de ces tags se distingue des autres par une couleur et un titre. Par exemple, vous pouvez tagger certains tableaux d'affichage avec le tag "Branding" en violet ou le tag "Important" en rouge vif (pour que les priorités restent claires à tout moment).

En parlant de priorités, les panneaux d'affichage de Planner peuvent contenir plus d'informations que celles qui viennent d'être énumérées.

En effet, vous pouvez indiquer le niveau de priorité d'une tâche, mais aussi ajouter des notes et des commentaires, définir le tableau d'affichage comme une tâche répétitive (afin de ne pas avoir à le créer de zéro à chaque fois), et joindre des fichiers de Microsoft Teams et SharePoint Online.

Nous approfondirons la relation entre Planner et les outils de la suite Microsoft 365 dans les chapitres suivants.

En ce qui concerne la fonctionnalité des interactions avec le contenu de la plateforme, vous pouvez modifier la façon dont vous visualisez vos plans de travail à partir du menu de navigation supérieur.

Parmi les options mises à disposition, vous pouvez décider de faire le point sur les tâches et les projets selon deux modes principaux:

  • Résumé.

Il s'agit du paramètre par défaut, qui vous permet de visualiser d'un coup d'œil les colonnes et les tableaux d'activités qu'elles contiennent.

Il est intéressant de noter que pour faire passer une tâche à l'étape suivante de son avancement, il suffit de faire glisser le tableau d'activités correspondant d'une colonne à l'autre. Vous pouvez ensuite mettre à jour le plan de travail partagé en toute simplicité.

  • Résumé graphique.

Grâce à ce paramètre, vous pouvez utiliser différents types de graphiques pour voir combien de tâches n'ont pas encore été commencées, combien sont en cours, combien sont en retard et combien ont été achevées.

Avec le graphique "Bucket", vous pouvez visualiser l'état de différents tableaux de messages par catégorie, et ainsi comprendre quels buckets contiennent le plus d'activités en retard ou terminées.

Enfin, vous avez la possibilité d'examiner l'état des activités par utilisateur, ce qui vous permet de comparer la productivité des membres de l'équipe (vous y compris) sur une période donnée.

 

Types de graphiques permettant de visualiser l'état des tâches dans Microsoft Planner

Types de graphiques permettant de visualiser l'état des tâches dans Microsoft Planner


En plus des modes d'affichage que nous venons d'énumérer, Planner vous permet d'inscrire vos plans de travail dans le calendrier Outlook.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points du menu de navigation et de sélectionner "Ajouter le plan au calendrier Outlook", "Publier" et enfin "Ajouter à Outlook".

Désormais, vous serez en mesure de visualiser les tâches dans "Autres calendriers" sur Outlook, de sorte que vous ne manquerez pas une seule échéance!

Pour conclure cette brève introduction à Microsoft Planner, nous aimerions souligner que la plateforme permet à tout utilisateur de créer ou de joindre plusieurs plannings en même temps.

En effet, dans le menu latéral, vous trouverez la fonction "Créer un nouveau plan", ainsi que des sections sur la page d'accueil (où sont contenus tous les plans de travail dont vous êtes membre) et l'espace personnel (où sont répertoriées les activités de tous les plans auxquels vous avez été assigné).

Arrivés à ce stade, il ne nous reste plus qu'à poursuivre en analysant les possibilités d'intégration de Planner avec des outils tout aussi fondamentaux pour les entreprises.

Parlons de Microsoft Teams et de SharePoint Online.

Comment intégrer Microsoft Planner et Microsoft Teams

Commençons par clarifier une chose: chaque fois que vous créez un plan de travail dans Planner, celui-ci ouvre automatiquement un groupe Microsoft 365.

Il est important de souligner ce fait, car tout groupe Microsoft 365 peut être utilisé comme groupe de travail dans l'application Teams, ce qui permet de créer un lien avec un site d'équipe sur SharePoint Online.

Ainsi, cela déclenche une réaction en chaîne qui permet aux utilisateurs de communiquer et de collaborer en intégrant les fonctionnalités de toutes ces applications.

Mais concentrons-nous maintenant sur Teams.

Pour placer vos plans de travail dans l'application, vous devez ajouter Planner comme onglet. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le "+" dans le menu supérieur et d'ajouter "Tâches".

Vous appliquerez ainsi la philosophie de "Teams as a platform", c'est-à-dire que vous transformerez la célèbre application pour ses fonctionnalités de communication en temps réel en un espace de collaboration complet.

En effet, vous pourrez accompagner la gestion agile de vos projets sur Planner avec des messages de chat, des espaces dédiés aux notes de réunion ou au wiki général, un accès rapide aux archives partagées et à l'intranet SharePoint.

Cette dernière fonctionnalité est particulièrement intéressante, puisque vous pourrez joindre dans les tableaux de tâches tous les fichiers et contenus archivés dans votre groupe Teams. Il convient également de noter que l'archive sur Microsoft Teams correspond à une archive égale dans le site d'équipe SharePoint lié au groupe.

 

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous invitons à lire notre article sur l'intégration entre SharePoint Online et Microsoft Teams.

 

Tout cela est important pour assurer le partage fluide, et surtout sécurisé, des documents nécessaires à la réalisation des activités du plan.

Imaginez que tous les membres doivent rechercher les fichiers dont ils ont besoin sans disposer d'un référentiel central et intégré à toutes leurs applications de travail.

Des heures de productivité (et de santé mentale) parties en fumée.

Mais la relation entre Planner et Teams ne s'arrête pas là.

Les nouveautés et les mises à jour apportées à un tableau d'activités ou à la liste de contrôle correspondante sont rassemblées et mises en évidence dans la section "Activité" de Teams.

Ici, les dates d'échéance sont également notifiées au début de la semaine au cours de laquelle elles sont dues!

Et plus encore: au sein de Teams, Planner offre une façon supplémentaire de visualiser les projets que le résumé et la synthèse graphique (vus dans le chapitre précédent).

En effet, vous pouvez examiner le nombre d'activités en cours et leur état d'avancement sous forme de liste, une configuration tabulaire similaire à Excel.

Affichage sous forme de tableau des activités du projet sur Microsoft Teams

Affichage sous forme de tableau des activités du projet sur Microsoft Teams


Enfin, si ce qui a été dit jusqu'à présent n'était pas suffisant, nous tenons à vous rappeler que chaque groupe Microsoft 365 (et donc Teams) peut créer et avoir accès à plusieurs plans de travail, soit au-delà de celui avec lequel le groupe a été créé à l'origine, soit au-delà simplement du premier avec lequel le groupe a été équipé.

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Commer intégrer Microsoft Planner et SharePoint Online

L'intégration entre SharePoint et Planner offre essentiellement deux avantages principaux, qui renvoient aux deux fonctionnalités les plus importantes de SharePoint Online, à savoir la gestion des documents et la communication interne.

Examinons-les en détail.

La première chose à dire est que Planner peut être inséré dans n'importe quelle page d'un site SharePoint grâce au nouveau composant Web spécifique.

Il suffit de cliquer sur "Editer" sur une page de site d'équipe ou de communication, de cliquer sur "+" dans l'une des sections libres, et enfin d'ajouter le widget "Planner".

De cette manière, vous pourrez:

  • Afficher tous les tableaux d'affichage de votre plan au sein du site SharePoint, en mode résumé et graphique.
  • Améliorer la synchronisation des équipes en mettant en évidence l'état actuel du projet et des tâches individuelles.

Bien sûr, vous pouvez toujours joindre des fichiers et du contenu de vos bibliothèques et listes SharePoint dans les tableaux d'activité.

Toutefois, Planner peut changer la donne en matière de publication de nouvelles et d'articles au sein de l'intranet.

Vous y avez peut-être déjà pensé, étant donné la flexibilité totale des buckets et des tableaux d'activité, mais la plateforme de gestion de projet de Microsoft est parfaitement adaptée à la gestion des campagnes de communication interne telles que les newsletters ou les annonces spéciales.

Clarifions ce cas d'utilisation à l'aide d'un exemple pratique à reproduire:

  1. Créez un tableau d'activité dans le bucket 1, dédié à la phase d'écriture, et insérez en pièce jointe le fichier Word avec votre texte en cours de traitement.
  2. Déplacez le tableau d'affichage dans le bucket 2 pour la révision. C'est ici qu'interviendront les membres de votre équipe de communication chargés de réviser et de corriger les brouillons achevés.
  3. Si cela s'avère nécessaire, déplacez le tableau d'affichage dans le bucket 3. Cette colonne est en effet réservée aux brouillons qui doivent être corrigés.
  4. Une fois corrigé, déplacez le tableau d'affichage avec le brouillon prêt à être publié vers le bucket 4.
  5. Enfin, remettez le tableau d'affichage avec l'article maintenant publié dans le bucket 5.

 

Planification des tâches de publication sur SharePoint Online

Planification des tâches de publication sur SharePoint Online


Clair comme de l'eau de roche, non?

Avec une seule plateforme, équipée de toutes les intégrations nécessaires, il sera plus facile de gérer en équipe le plan de publication de votre entreprise.

Pour suivre les communications de différents types dans un seul plan, rappelez-vous que vous pouvez compter sur les tags de sous-catégories. Utilisez-les pour classer les sujets de vos annonces, qu'il s'agisse de l'article destiné à la lettre d'information globale ou de l'avis de service du service des RH.

De plus, vous pouvez toujours décider d'étendre ou de réduire les différentes étapes de publication, en les adaptant à vos besoins. Par exemple, vous pourriez ajouter un bucket 0 où vous pourriez héberger toutes les idées et propositions d'articles futurs et les mettre en valeur dans des tableaux d'affichage spéciaux.

Enfin, nous tenons à souligner que tous les fichiers Word téléchargés dans Planner sont automatiquement archivés dans le site d'équipe SharePoint lié au groupe.

Cela signifie que tous les membres peuvent collaborer à la rédaction et à la révision de textes simultanément ou partager des tâches en profitant des différents niveaux d'accès qu'offre SharePoint (nous vous en disons plus à ce sujet dans notre article sur SharePoint et ses 7 fonctionnalités clés).

Si, par la suite, quelque chose ne va pas dans la collaboration entre fichiers, ne vous inquiétez pas: les collections de documents de SharePoint disposent d'un historique des modifications.

Grâce à lui, vous pouvez accéder à toutes les versions précédentes du fichier sur lequel vous travaillez et décider de restaurer l'une d'entre elles.

Le travail d'équipe entre Planner et SharePoint sauvera la sortie de toutes vos nouvelles!


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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.

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