Microsoft Viva : Qu'est-ce que c'est et quelle est sa portée

Microsoft Viva Connections

Les entreprises ont dû s'adapter aux changements sociaux et économiques en mobilisant leurs effectifs et en leur fournissant les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail.

À mesure que le télétravail évolue, il devient plus difficile pour les individus de se sentir connectés et de participer à la réalité de l'entreprise.

Nous allons voir ce qu'est Viva Connections et ce à quoi il contribue.

Qu'est-ce que Microsoft Viva Connections ?

Viva Connections est intégrée aux Microsoft Teams.

Cette plateforme offre aux utilisateurs une expérience unifiée qui comprend des news, des conversations et d'autres ressources professionnelles.

Son objectif est de vous aider à établir et à maintenir des relations solides avec vos collaborateurs, où que vous soyez.

Alimentation de contenu personnalisée

La communication interne est un facteur critique auquel chaque entreprise devrait prêter une attention particulière. Avec un tel nombre d'outils d'interaction et d'échange d'informations, il y a un risque que certains contenus soient perdus ou ne soient pas trouvés.

À cette fin, Viva Connections permet aux individus de découvrir et de retrouver facilement toutes les informations dont ils ont besoin.

Les individus vivent une expérience unique et personnalisée au sein du flux fourni par la plateforme, et ils peuvent participer aux conversations où qu'ils soient.

Le flux est également utile car il permet aux utilisateurs de publier sur son réseau interne les services des applications les plus populaires de Microsoft 365, telles que SharePoint, Yammer et Stream. Mais vous pouvez également publier tout contenu externe que vous souhaitez faire connaître à vos collaborateurs.

La plateforme permet également aux salariés de partager facilement leurs retours d’expérience avec la communauté Yammer et de participer à des conversations non interrompues sur les annonces et les actualités de l'entreprise.

Rapid Access (Accès Rapide)

Il est disponible sur Teams sous la forme d'une icône dans le coin supérieur droit qui vous permet d'accéder à l'intranet de votre entreprise.

Dans ce cas, l'intranet doit être configuré comme un site d'accueil SharePoint.

Le site d'accueil est le site principal de notre instance SharePoint Online, et il peut recueillir les news, le contenu et les informations de tous les sites qui font partie de l'abonnement Microsoft 365.

Grâce à cette icône, nous pouvons accéder directement et rapidement à l'intranet tout au long de la journée de travail.

Tableau de bord

Le tableau de bord est une application/widget qui affiche du contenu ou une fonctionnalité adaptée à l'utilisateur par l'entreprise.

Il s'agit d'une fonctionnalité adaptée à l'utilisateur et construite autour de lui pour lui permettre de rester concentré sur son travail, ou, par exemple, de mentionner quelqu'un pour créer un engagement ou pour voir combien d'heures de congés il lui reste.

Vous pouvez considérer le tableau de bord comme une maison d'entreprise conçue pour les salariés et construite dans le but de servir de point de rencontre où chacun peut trouver les ressources professionnelles dont il a besoin.

En outre, sur le tableau de bord, vous pouvez personnaliser les ressources pour différents groupes de salariés. Ainsi, vous pouvez configurer Viva Connections de manière à leur fournir une vue complète de tout ce dont ils ont besoin, réduisant au strict minimum le temps qu'ils passent loin de leur activité principale.

Navigation globale

Nous disposons d'une navigation globale au sein du site d'accueil SharePoint Online qui nous permet de nous déplacer entre les contenus et les sites de l'ensemble de notre environnement Microsoft 365.

De cette manière, vous pouvez retrouver les fichiers et les informations dont vous avez besoin sans perdre aucun élément.

Flux de l'entreprise

Le flux de l'entreprise représente l'intégration de Yammer et SharePoint Online en termes de conversations, qui peuvent être facilement accessibles via l'intranet et Teams.

Cette fonction peut être personnalisée pour afficher le contenu de la communauté principale ou de communautés spécifiques.

Microsoft Viva Insights

Microsoft Viva Insights se concentre sur le bien-être et la productivité des salariés de l'entreprise.

Elle fournit des informations personnalisées aux individus, aux managers et aux dirigeants qui peuvent être utilisées pour aider chaque membre de l'organisation à se développer.

À l'avenir, Viva Insights intégrera Microsoft Workplace Analytics et Microsoft MyAnalytics, en plus de nouvelles expériences en matière de produits et de santé.

Les clients peuvent compter sur des mesures de sécurité pour les paramètres prédéfinis, tels que la désidentification, l'agrégation ou la confidentialité.

Comment fonctionne Viva Insights ?

Microsoft Viva Insights combine les fonctionnalités de deux produits Microsoft: MyAnalytics et Workplace Analytics.

Il s'agit d'outils qui mesurent l'interaction d'un utilisateur avec les outils Microsoft 365. De nombreuses données sont archivées et peuvent être utilisées pour voir, par exemple, combien d'emails sont reçus, combien de temps une personne passe à écrire des emails, combien de temps elle passe en réunion, etc.

Tous ces éléments sont présentés de deux manières :

1. Des aperçus personnels, dans lesquels une personne peut visualiser la façon dont elle utilise la plateforme, gérer son emploi du temps et se réserver du temps pour se concentrer sur ses activités.
2. Les données d'analyse du lieu de travail qui sont agrégées pour permettre aux managers et aux dirigeants d'avoir une vue d'ensemble de la productivité quotidienne du travail.

Personal insights

Il y a trois types de personnes qui peuvent interagir avec les données : les utilisateurs individuels, les managers et les dirigeants.

L'application Insights, déjà disponible sur Teams, peut être ajoutée par les utilisateurs.

Cette application a deux fonctions :

1. L'onglet "Stay connected", qui vous permet de rester en contact avec vos collègues ou vos subordonnés, de gérer vos emails et votre calendrier, vous propose de programmer des rencontres individuelles avec vos collaborateurs afin de les tenir informés et d'éviter qu'ils ne se sentent isolés, surtout au vu de la situation actuelle.
2. Vous alerter si vous n'avez pas reçu de réponse à vos emails.

Les informations détaillées fournies par cette application sont totalement privées et proviennent de l'archivage des données Microsoft 365 telles que les emails, les réunions, les appels téléphoniques et les chats auxquels les utilisateurs ont déjà accès.

Fonction de protection du temps

En utilisant Microsoft Teams, vous pouvez avoir accès à un espace dédié où Viva Insights propose quelques créneaux dans notre agenda pour que nous puissions prendre du temps pour nous.

La fonction de protection du temps permet aux utilisateurs de planifier facilement leur temps de concentration afin de pouvoir travailler sans interruptions ni distractions avant que la journée ne soit surchargée de réunions et de tâches.

Homepage

La page d'accueil est la première chose que vous voyez lorsque vous entrez dans l'interface d'un intranet, et elle vous permet d'effectuer des actions rapides qui sont utiles à la fois pour interagir avec les individus et pour gérer nos activités professionnelles quotidiennes.

Par exemple, vous pouvez accéder rapidement aux tâches, organiser des moments de concentration pour vous-même ou partager anonymement avec l'entreprise des informations sur votre bien-être au travail.

Manager insights

Nous avons déjà mentionné qu'il y a trois types de personnes qui peuvent interagir avec les données fournies par MyAnalytics et Workplace Analytics. Parmi elles, il y a aussi les managers.

Si un manager a accès à Insights, il pourra accéder à des rapports pour visualiser les données pertinentes pour son équipe et ses salariés directs.

Les managers peuvent nourrir le bien-être des membres de leur équipe en augmentant la visibilité de leurs modèles de travail.

Ces modèles décrivent les symptômes d'épuisement professionnel et de stress chez les personnes, comme l'incapacité à assister à des réunions, le manque de temps pour se concentrer ou le fait de travailler en dehors des horaires fixés par leur employeur.

Ces aperçus, qui sont étayés et contextualisés par des recherches et des suggestions de meilleures pratiques, aident les managers à identifier les défis les plus pressants auxquels ils sont confrontés tout en soutenant les divers besoins professionnels et la flexibilité des salariés.

Au fil du temps, cette expérience sera enrichie par des possibilités pour les managers d'élaborer des plans d'action en équipe.

Les membres de l'équipe reçoivent des conseils et des meilleures pratiques pour les aider à donner la priorité à leur santé et à leur productivité. Les managers peuvent également suivre la progression de leurs équipes vers leurs objectifs au fil du temps.

Leader insights

Les dirigeants sont ceux qui ont une visibilité sur l'ensemble de l'organisation.

Ils veulent voir comment les individus s'engagent et utilisent toujours les données analytiques qui proviennent de l'utilisation de Microsoft 365.

Les réunions peuvent être utilisées, les individus peuvent être engagés, il peut y avoir une collaboration au bureau, et par conséquent, des actions d'intervention peuvent être utilisées.

Avec Viva Insights, Microsoft suggère également des actions que l'entreprise peut choisir de suivre ou non.

Microsoft Viva Topics

Microsoft Viva Topics fait appel à l'intelligence artificielle pour fournir aux individus des connaissances sur les applications qu'ils utilisent tous les jours au travail.

L'objectif est de préserver et de stimuler les connaissances tout en réduisant les interruptions, en optimisant le temps des personnes et en améliorant la prise de décision.

Nous aborderons ce qu’il est possible de faire dans les détails.

Quelles sont les utilités de Viva Topics ?

Viva Topics vous permet de définir des sujets à l'échelle de l'entreprise, ainsi que des sujets au sein de Microsoft 365 afin que les algorithmes d'intelligence artificielle puissent récupérer automatiquement les informations liées au sujet.

Les arguments sont ensuite automatiquement liés à ces informations afin que les personnes puissent les voir lorsqu'elles lisent ou ouvrent un email dans Outlook, lorsqu'elles consultent une news sur leur intranet dans SharePoint Online, ou lorsqu'elles travaillent dans Teams.

Si un sujet est reconnu dans un email, il est souligné une fois qu'il a été identifié au sein de l'organisation. En cliquant dessus, vous accédez à une fiche thématique dans laquelle vous pouvez visualiser l’intégralité du contenu et les informations sur le sujet.

Les documents, les conversations Yammer et, surtout, les experts sur des sujets spécifiques sont tous des exemples de contenu.

Topic card

Dans Teams, Outlook et SharePoint Online, il existe une fiche thématique dans Viva Topics qui affiche rapidement des informations détaillées sur un sujet spécifique.

Nous allons cependant parler brièvement des ressources recommandées et des personnes considérées comme des "experts" dans le domaine.

Les ressources suggérées peuvent être des conversations Yammer, du contenu ou des sites intranet.

Topic page

À partir de la fiche thématique, vous accédez à une page dédiée à un sujet spécifique.

Les utilisateurs y trouvent toutes les informations le concernant sur le sujet de manière plus complète et plus approfondie.

Vous pouvez voir les personnes, le contenu suggéré, et une carte des thématiques qui montre comment les sujets sont connectés à l’ensemble des autres sujets gérés dans l'organisation.

Il devient plus facile de partager les connaissances dont disposent les différentes personnes de l'entreprise de cette manière.

Topics Map

Il s'agit d'une carte de relations entre les différentes thématiques qui existent dans une organisation, que nous pouvons retrouver dans chaque page thématique dans Teams.

En outre, dans la page thématique, nous disposons d'une intégration Yammer qui nous permet d'envoyer des questions et réponses aux utilisateurs sur un thème spécifique et visible de tous.

Les utilisateurs peuvent soumettre une question de manière à ce que les experts du sujet soient notifiés et puissent répondre. Celles-ci feront alors partie du contenu de la page thématique, ce qui les rendra visibles pour tous, y compris ceux qui arriveront ultérieurement.

Collaboration

Les personnes travaillant dans une organisation peuvent collaborer sur n'importe quelle thématique.

Il existe plusieurs propriétaires pour chaque thématique, et chacun d'entre eux peut modifier la page thématique en ajoutant des informations, puis en la republiant à l'aide de Teams.

Microsoft Viva Learning

Microsoft Viva Learning est conçu pour aider les salariés à développer des compétences dans leurs processus de travail.

Grâce à Viva Learning, il est possible d'avoir une application spécifique dans Teams où les individus peuvent obtenir une formation en utilisant le contenu de Microsoft, de tiers ou de l'entreprise.

Nous aborderons le sujet plus en détail.

Liens externes

Viva Learning permet d'accéder à des contenus provenant de tiers tels que LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Coursera, edX, Pluralsight et Skillsoft.

En outre, il est possible d'insérer facilement du contenu professionnel personnalisé qui peut être intégré directement dans la plateforme.

Le contenu comprend non seulement la vidéo, qui est le format le plus utilisé, mais aussi des fichiers et documents plus simplistes.

Ils recevront ensuite toutes les fonctionnalités que Viva Learning met à la disposition de ses utilisateurs. Nous discutons de la division, de l'attribution des cours et de la visualisation des cours sur des groupes de travail uniques.

Opportunités de formation dans les groupes Teams

Viva Learning a été intégré à Microsoft Teams, offrant la possibilité d'insérer du contenu formatif dans des groupes de travail spécifiques, permettant aux personnes de collaborer et de trouver du temps pour développer leurs compétences.

Vous pouvez partager et distribuer des formations dans un groupe de discussion, tout comme vous pouvez partager d'autres types de contenu.

Les groupes de travail et les individus peuvent également organiser leur propre calendrier d'apprentissage avec un contenu plus personnalisé et plus pertinent pour leurs activités.

Lorsque l'apprentissage est personnalisé, il améliore l'acquisition des connaissances et permet aux individus de se sentir plus impliqués. Viva Learning, en plus d'afficher un apprentissage pertinent par le biais de la recherche, affiche le contenu recommandé dans une visualisation personnalisée en fonction de vos besoins.

Gestion de la formation

Dans Viva Learning, les managers peuvent choisir d'attribuer des contenus de formation à un ou plusieurs membres de leur équipe et suivre leur progression.

La plateforme affiche également toutes les lacunes en matière d'apprentissage qu'un manager a assignées, la date d'échéance et l'état d'achèvement relatif indiqué par les personnes.

Les salariés peuvent consulter l'apprentissage qui leur a été attribué par un manager en utilisant Viva Learning ou par le biais d'intégrations prévues avec les principaux systèmes de gestion de l'apprentissage, ainsi que les dates d'échéance et d'autres informations importantes.

Conclusion sur Microsoft Viva : C'est quoi et les fonctionnalités de ses principaux modules

Microsoft Viva vise à améliorer l'expérience des salariés en se concentrant sur quatre domaines clés : la communication, le bien-être au travail, le partage des connaissances et la formation.

Nous souhaitons vous présenter un résumé, mettant en évidence les principales fonctionnalités des modules de Microsoft Viva abordés précédemment.

Ce tableau vous permettra d'avoir une vue d'ensemble claire des avantages offerts par chaque module pour améliorer l'expérience de vos employés :

FAQ sur Microsoft Viva, c'est quoi et quelles sont les fonctionnalités de ses principaux modules

1. Qu'est-ce que Microsoft Viva ?

Microsoft Viva est la plateforme numérique d'expérience des salariés de Microsoft, intégrée de manière transparente aux outils de productivité et de collaboration de Microsoft 365, notamment Teams. Elle vise à améliorer l'expérience des salariés en se concentrant sur la communication, le bien-être au travail, le partage des connaissances et la formation.

2. Quels sont les modules de Microsoft Viva ?

Microsoft Viva comprend quatre modules principaux : Viva Connections, Viva Insights, Viva Topics et Viva Learning. Viva Connections facilite la communication et la collaboration. Viva Insights se concentre sur le bien-être et la productivité des salariés. Viva Topics utilise l'intelligence artificielle pour organiser et partager des connaissances. Viva Learning permet aux salariés de développer leurs compétences grâce à des formations.

3. Quels sont les éléments clés de l'expérience des salariés selon Microsoft Viva ?

Les éléments clés de l'expérience des salariés selon Microsoft Viva comprennent le bien-être, la croissance, la connexion, la concentration, l'objectif et la conscience de soi. Ces éléments visent à améliorer la vie professionnelle des salariés et à les rendre plus engagés et performants.

4. Comment fonctionne Microsoft Viva Insights ?

Microsoft Viva Insights combine les fonctionnalités de MyAnalytics et Workplace Analytics pour fournir des informations sur l'utilisation des outils Microsoft 365. Il offre des aperçus personnels aux utilisateurs, des données d'analyse du lieu de travail pour les managers et des insights pour les dirigeants afin d'améliorer le bien-être et la productivité des salariés.

5. Quelles sont les utilités de Microsoft Viva Topics ?

Microsoft Viva Topics utilise l'intelligence artificielle pour organiser et partager des connaissances au sein de l'entreprise. Il permet de créer des sujets liés à l'entreprise et aux outils Microsoft 365, et les associe automatiquement à des informations pertinentes. Cela facilite la recherche et la consultation de connaissances essentielles pour les salariés.

6. Comment fonctionne Microsoft Viva Learning ?

Microsoft Viva Learning permet aux salariés d'accéder à des contenus de formation provenant de sources telles que LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Coursera, edX, Pluralsight et Skillsoft. Il permet également d'attribuer des formations, de personnaliser l'apprentissage et de collaborer sur des compétences professionnelles au sein de Microsoft Teams.