Viva Goals: comment adopter le OKR Framework avec Microsoft Teams

Il n'est pas difficile de planifier des stratégies d'entreprise.

Il suffit d'avoir le bon état d'esprit.

Et les bons outils.

Vous trouverez les deux dans notre article.

Qu’est-ce que Microsoft Viva Goals

Viva Goals est le module de Microsoft Viva qui permet de suivre les objectifs de l'entreprise d'une manière simple, claire et attrayante pour toutes les personnes au sein d'une organisation.

Ce module est né de la volonté de Microsoft d'offrir aux entreprises un outil leur permettant d'appliquer dans leur environnement de travail numérique le désormais célèbre OKR Framework, la méthodologie qui s'appuie sur les buts (Objectives) et les résultats (Key Results) pour accroître la productivité.

En fait, Viva Goals est conçu pour aider une entreprise à définir ses principaux objectifs stratégiques et à établir les résultats que les équipes et les individus doivent atteindre pour les concrétiser, en coordonnant leurs activités.

Voyons donc ensemble quels sont les avantages du OKR Framework et comment l'adopter avec succès en utilisant Viva Goals, ses fonctionnalités et son intégration à Microsoft Teams.

Comment suivre les objectifs de l'entreprise
selon le OKR Framework

Le OKR Framework est un cadre de planification d'entreprise développé par Andrew Grove, Président et Directeur Général d'Intel, qui repose sur deux éléments clés:

1. Les objectifs, qui définissent la direction vers laquelle doivent tendre toutes les activités et tous les processus d'une entreprise. Selon Andrew Grove, ces objectifs doivent être:
   1. Significatifs.
   2. Concrets.
   3. Orientés vers l'action.
   4. Fortement inspirés.
      

2. Les résultats sont les actions nécessaires à entreprendre pour atteindre un objectif donné. Pour être utiles, les résultats doivent être:

• Spécifiques.
• Limités dans le temps.
• Ambitieux.
• Réalistes.
• Mesurables.
  

Ensemble, les objectifs et les résultats donnent une vue d'ensemble à la fois large et détaillée de la vision de l'entreprise afin de créer une synergie entre les services, les équipes et les individus.

En effet, le OKR Framework sert à décliner les stratégies d'entreprise en projets auxquels tous les membres de l'entreprise sont censés participer et contribuer, en dépassant les séparations qui rendent souvent difficile la communication entre les différents services.

Clarifions les choses à l'aide d'un exemple.

Imaginons que votre entreprise souhaite accroître sa visibilité en ligne.

Nous pourrions exprimer cette intention par la phrase suivante:

"Je souhaite accroître la visibilité de ma marque."

S'agit-il d'un objectif valable selon le OKR Framework ? Oui, car celui-ci est:

• Significatif = de haut niveau.
• Concret = conduit à un changement tangible.
• Orienté vers l'action = peut être décliné en un minimum un résultat.
• Inspirant = il engage le public de l'entreprise en l'appelant à l'action.

Maintenant que nous avons identifié un objectif valable, nous pouvons identifier les résultats nécessaires pour l'atteindre.

Le résultat clé du service "Marketing et communication" en est un exemple:

"Créer 100 éléments de contenu à publier sur
le site web de l'entreprise et sur les réseaux sociaux
d'ici le 1er trimestre."

Nous savons que ce résultat est utile parce qu'il est:

• Spécifique = correspond à une action précise.
• Limité dans le temps = il y a une date limite pour son suivi.
• Ambitieux, mais aussi réaliste.
• Mesurable = les progrès réalisés sont basés sur le nombre de contenus postés.

Nous avons vu précédemment comment les objectifs et les résultats contribuent à améliorer la communication entre les services.

Il peut sembler que notre exemple s'écarte de ce principe, puisque le résultat lié à l'objectif ne concerne que les membres d'une seule équipe (marketing et communication).

Toutefois, si des informations plus techniques étaient nécessaires pour produire le contenu, par exemple pour rédiger un article sur les détails d'un produit, voici le résultat de la collaboration entre le service marketing et le service R&D. Par exemple, nous pourrions établir le nouveau résultat:

"Programmer 2 interviews par semaine
jusqu’à la fin du 1er trimestre."

Il est également possible d'attribuer un résultat uniquement aux personnes du département R&D afin de soutenir les activités de communication. Voici un exemple:

" Enregistrer 9 tutoriels pour montrer les fonctionnalités du produit
d'ici le 1er trimestre."

L'augmentation de la visibilité de la marque devient ainsi un objectif commun. Mais cela ne s'arrête pas là.

En effet, le résultat de l'équipe peut être décomposé en plusieurs parties afin de mieux suivre sa progression.

Si nous reprenons notre exemple, nous pourrions diviser le résultat:

"Enregistrer 9 tutoriels pour montrer les fonctionnalités du produit d'ici le 1er trimestre"

en

"Enregistrer 3 tutoriels d'ici la fin du mois de janvier"

"Enregistrer 3 tutoriels d'ici à la fin février

"Enregistrer 3 tutoriels d'ici la fin du mois de mars"

et assigner ces trois résultats à une ou plusieurs personnes du service R&D.

Les avantages du OKR Framework sont désormais évidents.

D'une part, les stratégies commerciales sont enfin communiquées de manière simple et pratique à l'ensemble de l'organisation; d'autre part, l'autonomie est accordée aux équipes pour établir, planifier, partager et suivre leurs résultats.

Il existe cependant un problème qui empêche souvent les entreprises d'adopter l'approche conçue par Grove.

Ce problème fondamental est le manque d'outils adéquats pour suivre de manière analytique les objectifs et les résultats qu'une organisation s'est fixés.

C'est là qu'intervient Viva Goals.

Quelles sont les principales fonctionnalités de Viva Goals pour Microsoft Teams

Microsoft Viva est la suite créée pour améliorer la vie des personnes au sein de l'entreprise en leur offrant une nouvelle façon d'apprendre, d'échanger des idées, d'organiser leur temps et de suivre leurs performances personnelles ainsi que leurs objectifs.

Pour chacun de ces aspects, Viva propose des applications à intégrer avec Microsoft Teams, car ses fonctionnalités de communication et de collaboration constituent la base d'une bonne expérience pour les employés.

Viva Goals est le module dédié au suivi des progrès d'un point de vue OKR, disponible à la fois pour les navigateurs et en tant qu'application personnelle pour Teams.

Commençons donc par l'essentiel, à savoir pourquoi Viva Goals est l'outil dont une entreprise a besoin pour adopter l'OKR Framework tout en bénéficiant de tous les avantages décrits dans le chapitre précédent.

Aperçu de Viva Goals pour Microsoft Teams

La première motivation concerne la structure simple et précise de la planification des objectifs et des résultats.

En effet, ceux-ci sont divisés en trois niveaux:

1. L'organisation, les objectifs définissant les stratégies globales.
2. L'équipe, avec les objectifs spécifiques pour les groupes d'utilisateurs.
3. Individuel, avec les résultats dont les utilisateurs individuels sont responsables.

Quel que soit le niveau d'appartenance, les objectifs et les résultats sont définis par le titre, le propriétaire, la période de rapport (par exemple, le premier trimestre) et les méthodes de suivi personnalisées.

Dans le cas de l'application Microsoft Teams, il est également possible de laisser des commentaires ou de partager du contenu dans le chat, par exemple pour montrer la progression d'une réalisation et demander l'avis des collègues sur la manière de l'améliorer.

La deuxième motivation réside dans les nombreuses possibilités de suivi des progrès et de collecte de données.

D'une part, des mesures et des pourcentages sont disponibles pour mesurer les éléments suivants:

• Atteinte.

Une valeur est fixée pour être atteinte.

• Augmentation par rapport à/Diminution par rapport à.

Deux valeurs sont établies, une valeur de départ et une valeur cible.

• Se maintenir au-dessus/Se maintenir en dessous.

Une valeur seuil est définie pour être dépassée ou ne pas être dépassée.

• Trouver une base de référence.

Aucune valeur de référence n'est donnée, afin que l'utilisateur puisse choisir plus tard selon quels critères évaluer ses progrès.

D'autre part, une mise à jour manuelle et automatique du contenu sont prévues.

La mise à jour manuelle étant assez explicite, passons à la seconde. Dans ce cas, l'utilisateur peut intégrer des applications externes afin que toute nouvelle donnée introduite dans celles-ci soit automatiquement prise en compte dans les résultats et les objectifs de Viva Goals.

Parmi les plateformes prises en charge, citons Excel, DevOps, SQL Server, Azure Data Explorer, Asana et Salesforce, mais la liste s'étend à plus de 20, et Planner, Microsoft Project et Power BI seront bientôt proposés comme sources de données supplémentaires.

Ce qui pourrait vous intéresser, c'est qu'au-delà de la manière dont vous choisissez de suivre les objectifs et les résultats, ces données comparent la vitesse à laquelle vous progressez et la vitesse à laquelle vous vous attendez à progresser.

En d'autres termes, vous pouvez toujours vérifier que vous avancez au bon rythme pour arriver à destination dans les temps. Ou l'ajuster en conséquence, après avoir vu les alertes rouges (littéralement) qui commenceront à remplir votre interface en cas de retard présumé.

Avant de conclure, nous souhaitons mentionner une autre fonctionnalité qui fait de Viva Goals un support digne de ce nom pour la planification d'entreprise.

Il s'agit des tableaux de bord personnalisables, qui constituent un point final facultatif dans le suivi des objectifs.

En effet, l'utilisateur peut les utiliser pour comparer la progression de différents résultats et présenter son analyse au reste du public de l'entreprise, en soulignant les progrès réalisés personnellement ou par son équipe.

Aperçu du tableau de bord Viva Goals

Nous sommes arrivés au bout de cet article.

Nous vous avons présenté, de manière très synthétique, les principales caractéristiques de l'un des outils qui changera dans un avenir proche la perspective qu'ont les entreprises sur leur productivité et donc sur leur croissance.

Rappelons que l'OKR Framework est l'approche qui a permis à des organisations comme Google et Intel d'atteindre le niveau que nous leur connaissons aujourd'hui. Pour Google en particulier, en partant de la taille d'une start-up.

Ces résultats semblent trop beaux pour être vrais, mais c'est ainsi que l'histoire s'est déroulée et c'est de cette manière que vous pouvez changer celle de votre entreprise.

Il suffit d'avoir le bon état d'esprit. Ainsi que le meilleur outil.