SharePoint Document Management:
comment gérer les archives d’entreprise

Si vos archives ne sont pas collaboratives et s'appuient encore sur des dossiers et des répertoires, vous avez un problème.

En effet, sans le soutien d'une plateforme intelligente, vous luttez contre vos documents au lieu de les gérer.
Et vous allez perdre.

Avec SharePoint, vous pouvez renverser la situation.

Pourquoi vous devez utiliser SharePoint pour la gestion de vos documents d’entreprise?

C'est une bonne question, qui nous est d'ailleurs souvent posée.

C'est pourquoi nous avons décidé d'y répondre de manière concluante dans cet article, en explorant les particularités d'un système de gestion documentaire, ainsi que les aspects à prendre en compte pour en créer un vraiment efficace.

Efficace, pour maîtriser le nombre de documents, de fichiers et de contenus que toute entreprise doit produire pour survivre sur le marché et y assurer sa croissance.

Car la bureaucratie est un mal nécessaire; elle n'est un mal que si l'on ne dispose pas de l'outil adéquat pour la gouverner.

Pour nous, SharePoint de Microsoft 365 est cet outil.

SharePoint et le cycle de vie d'un document numérique

Pour étayer notre réponse à la question initiale, il faut d'abord clarifier la finalité du système de gestion documentaire d'une entreprise.

Loin d'être une simple archive, un système de gestion documentaire sert à contrôler l'ensemble du cycle de vie de chaque document qu'il contient.

Plus précisément, nous pourrions dire que la vie d'un document se compose de 4 phases principales:

1. La création.
2. La collaboration.
3. Le catalogage.
4. La préservation VS son élimination.

La création semble être un concept clair; cependant, c'est une étape qui cache une certaine complexité, car il ne suffit pas d'ouvrir un fichier et de le remplir de contenu et d'informations pour obtenir un document numérique utile.

Au contraire, l'un des avantages de la numérisation des archives est justement la possibilité d'ajouter des informations contextuelles pour en simplifier la gestion.

A cette fin, SharePoint permet d'utiliser des informations de contenu particulières (Content Type) pour définir dans chaque document:

• le propriétaire;
• la date de création et de dernière modification;
• le groupe d'utilisateurs cible;
• le niveau de permission requis pour accéder au fichier;
• la version;
• l'état actuel, tel que "brouillon", "publié" ou "approuvé" ;

et la liste continue, se ramifiant en diverses étiquettes personnalisées.

La fonction de ces informations est de donner une structure logique et cohérente aux documents, afin qu'ils soient organisés par catégories dès leur création.

En d'autres termes, il n'y a plus de dossiers divisés par thème.

De plus, ces informations permettent également d'indexer le contenu d'un fichier, aidant ainsi les utilisateurs à trouver les documents dont ils ont besoin sans perdre de temps à parcourir les dossiers locaux de leur PC ou les pages qui composent le site web de l'entreprise.

Il y aurait d'autres détails à ajouter, mais nous en reparlerons plus tard, lorsque nous aborderons la troisième phase.

Passons donc à la deuxième: la collaboration.

 

 

La collaboration représente une étape plus structurée dans la vie d'un document.

En effet, elle comprend plusieurs sous-étapes, telles que la co-écriture, la révision et l'approbation, qui s'entrecroisent et peuvent dépendre des actions d'un public d'utilisateurs aussi bien visible que varié.

Une bonne gestion doit donc rendre la communication et l'échange de fichiers fluides, tant entre les personnes impliquées qu'entre les plateformes sur lesquelles les documents doivent circuler pour être compilés.

Imaginez que vous ayez à collaborer avec des collègues au sein de votre entreprise. Jusqu'à récemment, le processus était plus ou moins le suivant:

1. Le fichier était créé.
2. Il été dupliqué, bien souvent sur une clé USB personnelle.
3. La clé USB est remise au destinataire, qui en télécharge le contenu sur son ordinateur.
4. Le fichier est édité localement.
5. Il faut revenir à l'étape 2 et continuer ainsi jusqu'à la fin.

Tout cela n'est pas très pratique, surtout si l'on pense aux questions de sécurité des données, mais l'arrivée des plateformes en cloud a bouleversé le paradigme et permis d'intégrer dans ce scénario une communication efficace entre les personnes et les applications. Et ce n'est pas tout.

La révolution du cloud a stimulé le travail à distance, ouvrant la voie à une collaboration en temps réel sur des fichiers à partir de n'importe quel appareil et de n'importe quel endroit.

À ce stade, vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre une plateforme en cloud comme SharePoint Online et un produit concurrent comme Google Drive ou Dropbox.

Les deux libèrent les utilisateurs du carcan d'un bureau et d'un seul appareil sur lequel ils peuvent sauvegarder et modifier leur contenu de travail ; cependant, l'outil de Microsoft a de meilleurs avantages à mettre en avant.

Il suffit de dire que SharePoint comprend deux avantages qui le différencient des autres produits:

1. L'intégration profonde avec la suite Microsoft 365, qui permet de cocréer et d'enregistrer des fichiers Excel, Word et PPT directement à partir de SharePoint. Ainsi, les utilisateurs communiquent et travaillent sur des documents de manière synchronisée et sans jamais quitter leur espace de travail numérique.
   
   
2. Les protocoles de sécurité de Microsoft s'étendent à l'ensemble de l'environnement de travail, jusqu'aux documents individuels stockés dans SharePoint. En particulier, les données sont protégées par des systèmes de cryptage et de permissions à plusieurs niveaux, qui contrôlent leur partage et leur accès par les utilisateurs à tout moment.
   
   

En plus de ces caractéristiques, il existe de nombreuses autres capacités que votre entreprise peut exploiter pour améliorer sa relation avec ses documents.

Toujours grâce à l'intégration avec les technologies de Microsoft, vous pouvez lier les flux de travail de Power Automate aux collections SharePoint. Vous pouvez par exemple automatiser des tâches répétitives telles que l'archivage des pièces jointes à vos emails ou la demande d'approbation pour de nouveaux fichiers placés dans une bibliothèque partagée.

 

Si le sujet vous intéresse, nous vous recommandons de lire notre article sur
les flux de travail les plus utilisés pour SharePoint Online.

 

Une dernière fonctionnalité intéressante à mentionner est celle liée au "versioning" et à l'historique des modifications.

Avec SharePoint, vous pouvez en effet accéder à toutes les versions de vos documents actuels pour comparer les résultats des modifications apportées par les utilisateurs ayant accès au fichier et voir si le travail progresse dans la bonne direction. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez toujours décider de restaurer une version antérieure afin d'éviter de perdre du temps à éditer le fichier ou, pire encore, de repartir de zéro.

Utile, n'est-ce pas?

Maintenant que nous avons abordé la deuxième phase du cycle de vie d'un document (que nous pourrions qualifier de plus importante), voyons comment SharePoint se rapporte à la troisième et à la quatrième.

 

 

Nous avons déjà vu comment les informations contextuelles offertes par SharePoint jouent un rôle crucial dans le catalogage des documents dans un dépôt numérique.

Reprenons brièvement les concepts clés:

• Les utilisateurs peuvent spécifier des données contextuelles (métadonnées) qui seront utilisées pour cataloguer les fichiers sans utiliser de dossiers.
  
  
• Les métadonnées sont indexées afin que les utilisateurs puissent trouver les documents dont ils ont besoin en utilisant directement la barre de recherche de SharePoint.
  
  

De plus, les informations contextuelles sont utilisées pour personnaliser les flux de travail liés aux collections de documents et contrôler l'accès à leur contenu.

En fonction des métadonnées saisies pour définir le type de document, l'utilisateur auteur et sa date d'expiration, Power Automate effectuera différentes tâches. Par exemple, si le document appartient à la catégorie "RH", la demande d'approbation sera dirigée vers le(s) responsable(s) RH plutôt que vers son homologue de l'administration.

La même logique s'applique à une myriade de situations, comme l'envoi d'une notification personnalisée à un groupe particulier d'équipes ou le stockage d'un fichier dans une bibliothèque de site particulière.

Du point de vue de la sécurité, les métadonnées peuvent être utilisées pour donner aux utilisateurs la permission d'éditer, de réviser ou simplement de voir le contenu d'un fichier ou d'une bibliothèque entière.

De cette manière, les autorisations accordées au niveau du locataire ou du site sont adaptées aux besoins des services et des équipes individuelles, qui peuvent avoir besoin de contrôler l'accès à leurs documents de manière plus granulaire.

Nous clôturons ainsi la troisième phase pour passer à la quatrième et dernière phase, qui est celle de l'archivage permanent d'un document par opposition à sa suppression totale.

Voyons quelles sont les fonctionnalités offertes par SharePoint pour gérer ces deux aspects.

 

 

Malheureusement, il n'y a pas grand-chose à dire sur la manière de stocker définitivement vos documents dans SharePoint, si ce n'est qu'il faut ajouter la petite note de la création d'une bibliothèque pour accueillir les fichiers qui n'ont plus d'utilité.

Une attention particulière doit alors être portée à la répartition en catégories et à l'espace occupé par le stockage.

Le premier répond à une simple exigence de classement ; le second, en revanche, doit être évalué avec soin, car SharePoint, bien qu'étant un outil réputé pour son évolutivité, a ses limites.

En particulier, il dispose d'un espace total d'environ 25 To, tandis que le stockage des éléments individuels correspond à 250 Go.

Une fois ces limites dépassées, soit le système bloque le chargement de nouveaux contenus, soit il commence à poser des problèmes de performance.

C'est pourquoi il est conseillé de planifier un cycle de vie qui inclut la suppression des données qui, peut-être en raison de leur ancienneté, ne sont plus utiles.

La suppression d'un site SharePoint, ainsi que de ses archives, nécessitant une explication assez détaillée, nous ne nous y attarderons pas ici.

Mais ne vous inquiétez pas, nous avons déjà le guide qui complète le tableau.

 

Si vous êtes curieux d’en savoir plus, nous vous recommandons notre article 
"Comment supprimer un site SharePoint en 5 étapes".

 

Maintenant, si les raisons que nous avons présentées vous ont persuadé, ou du moins intrigué, d'utiliser SharePoint comme plateforme de gestion de vos documents d'entreprise, il sera utile de voir ensemble comment le configurer dans ce but.

 

Comment utiliser SharePoint pour créer un système de gestion des documents

Dans le chapitre précédent, nous avons vu comment un système de gestion documentaire permet de contrôler le cycle de vie des documents qu'il contient.

En poussant le concept encore plus loin, nous pourrions ajouter qu'un système de gestion bien conçu indique clairement aux utilisateurs:

• Le contenu qu'ils peuvent télécharger dans les archives.
• Quel modèle il convient d'utiliser pour chaque type de document.
• Quelles métadonnées doivent être définies dans les collections.
• Où stocker les fichiers à chaque étape de leur cycle de vie.
• Comment contrôler l'accès aux documents et aux bibliothèques.
• Comment partager les fichiers en toute sécurité, à la fois avec les utilisateurs internes et externes à l'organisation.

Pour en revenir à SharePoint, nous soulignons que ses fonctionnalités sont conçues pour mettre en pratique tous les points de cette liste. Par exemple, il permet de définir et d'appliquer des politiques de gestion de l'information, utiles pour contrôler l'accès et le mode de partage des fichiers.

Mais examinons en détail les aspects auxquels il faut prêter attention lorsque votre entreprise décide d'adopter SharePoint comme gestionnaire de documents.

Comme il se doit, commençons par les personnes.

Identifier les utilisateurs cibles

D'une manière générale, les utilisateurs cibles sont ceux qui seront impliqués dans une ou plusieurs étapes du cycle de vie du document d'entreprise. Ils peuvent appartenir ou non à l'organisation, ou avoir différents rôles au sein de celle-ci.

Plus précisément, nous pouvons répartir la cible dans les catégories suivantes:

• Qui est en charge de la création d'un certain type de document.
• Qui effectue les modifications.
• Qui approuve.
• Qui doit utiliser le document final.
• Qui est chargé de concevoir le site, y compris la navigation et les archives qu'il héberge.
• Qui définit les politiques de gestion.
• Qui assure la maintenance des serveurs où sont stockées les données.

Ce sont toutes ces personnes que votre système de gestion doit satisfaire.

Pour atteindre cet objectif, il est essentiel de réfléchir à la manière dont les archives seront utilisées, en identifiant:

• les types de documents les plus fréquemment créés;
• l'objectif qu'elles sont censées servir;
• les utilisateurs finaux auxquels elles sont destinées (membres de l'équipe ou clients?);
• le format des fichiers, qui peut changer d'une phase à l'autre;
• les rôles nécessaires à l'exécution du cycle, entre les propriétaires, les contributeurs, les éditeurs et les approbateurs;
• la position occupée par les documents lorsqu'ils passeront d'une phase à l'autre.

Le conseil est de dessiner une carte concise qui non seulement inclut ces éléments mais qui met également en évidence la relation qui existe entre eux et qui affectera l'utilisation des référentiels.

Tout cela aidera à comprendre comment configurer la navigation d'un site SharePoint, la structure, le nombre de ses bibliothèques et les politiques qui devront être appliquées.

Mise en place des bibliothèques

Les bibliothèques sont au centre des activités de SharePoint, puisqu'elles sont l'espace même où le contenu et les documents d'un site sont compilés, partagés et publiés.

Elles constituent donc nos référentiels.

Pour les configurer correctement, il faut d'abord établir leur priorité.

Si le site est centré sur une équipe de projet, la fonction première à remplir sera de rendre la collaboration entre les utilisateurs la plus facile et la plus fluide possible. Par conséquent, la collection comprendra un système de permissions et de politiques qui ne sera pas trop restrictif, à moins que des personnes extérieures ne soient appelées à contribuer.

Comme nous l'avons vu précédemment, il est possible de gérer l'accès à l'information de deux manières:

1. Attribuer des autorisations au niveau du locataire ou du site.
2. Utiliser des métadonnées pour spécifier les utilisateurs qui peuvent éditer, ou seulement visualiser, des documents ou des fichiers individuels dans une bibliothèque entière.

Bien entendu, vous pouvez toujours combiner ces options pour créer le système le mieux adapté aux besoins de votre public cible.

Ensuite, vous devez envisager le transfert éventuel de documents d'un référentiel à un autre, en particulier lorsque ce dernier est situé sur un site SharePoint différent.

Cela peut se produire lorsqu'un fichier produit en interne doit être examiné ou approuvé par des utilisateurs extérieurs à l'entreprise. C'est le cas, par exemple, des fournisseurs.

Il serait donc judicieux de prévoir un espace où le document peut être partagé sans compromettre sa confidentialité et sans perdre de temps à l'envoyer sur des plateformes extérieures à l'environnement de travail. Dans le cas contraire, la collaboration en temps réel, le meilleur avantage apporté par la révolution du cloud, serait perdue.

Pour éviter ces inconvénients, vous pourriez envisager de créer un site autonome dans votre locataire, dans lequel les membres de l'équipe et les fournisseurs contribuant au projet se réuniraient.

Ainsi, le document se déplacera sans problème d'un endroit à l'autre, tout en conservant intactes la sécurité des données et les intégrations avec l'environnement Microsoft environnant.

Utilisation des attributs (caractéristiques)

Par "attributs", nous entendons les informations qui caractérisent les éléments d'une bibliothèque et, oui, elles incluent les données contextuelles (métadonnées) dont nous avons discuté en détail dans le dernier chapitre.

Cependant, les flux d'automatisation intégrés, les politiques de gestion de l'information et les personnalisations du référentiel font également partie des attributs SharePoint.

Ces éléments sont importants pour créer des modèles à appliquer à l'ensemble d'une collection.

Si votre entreprise utilise un type particulier de contrat avec ses fournisseurs, par exemple, vous pourriez créer un modèle avec les métadonnées et l'automatisation nécessaires, peut-être pour la révision et la signature. Une fois prêt, le modèle serait inclus directement dans la bibliothèque SharePoint. Mais ce n'est pas tout.

Grâce à l'intégration permanente avec Microsoft 365, SharePoint partagera également le modèle personnalisé avec Word.

Definite le policy

Bien que les politiques fassent partie des attributs, leur importance leur vaut un espace distinct.

Définir une politique, c'est déterminer la durée de conservation d'un document, mais c'est aussi suivre les utilisateurs qui ont accès au dossier et les actions qu'ils entreprennent à son sujet.

Il va sans dire que les politiques sont donc nécessaires pour se conformer aux réglementations en matière de protection de la vie privée, en particulier lorsqu'il s'agit de:

• conservation des données;
• partage de l'information;
• catégorisation ou obligation de spécifier les propriétés des documents individuels;
• traçabilité.

Les mécanismes SharePoint liés aux trois premiers points sont maintenant clairs, entre l'utilisation des métadonnées, la gestion des permissions et la suppression de contenu d'un site.

Abordons maintenant le quatrième point, à savoir la nécessité de suivre les documents dans les archives de l'entreprise. Pour ce faire, SharePoint permet de créer un identifiant spécifique pour chaque fichier, qui peut être représenté par un véritable code-barres. Les utilisateurs peuvent alors obtenir un code à insérer sous forme d'image dans les documents individuels.

Pour appliquer les politiques, celles-ci doivent d'abord être activées au niveau du serveur par les membres de votre service informatique responsable. Ensuite, les administrateurs du locataire ou d'un site SharePoint peuvent définir, importer ou exporter les politiques nécessaires, sous forme d'attributs, vers les bibliothèques.

Pourquoi SharePoint n'est pas (seulement) un bon gestionnaire
de documents?

Nous avons conclu, et bien que nous pensions vous avoir donné quelques bonnes raisons d'utiliser SharePoint comme gestionnaire de documents d'entreprise, nous pensons qu'il manque quelque chose, une partie assez importante.

Nous avons parlé de la révolution des technologies cloud, de la nouvelle façon de travailler qui nous accompagnera bientôt, et de la façon d'utiliser les fonctionnalités d'une plateforme comme SharePoint à votre avantage pour rendre la bureaucratie qui tourne autour de toute entreprise plus facile et plus rapide.

Mais dans tout cela, nous pensons que nous n'avons pas suffisamment insisté sur la valeur de la communication.

Certes, nous avons vu comment la relation avec les produits de la suite Microsoft 365 permet une collaboration facile, se déplaçant à travers des systèmes interconnectés, et en temps réel. Cependant, disposer de référentiels collaboratifs n'est que la première étape vers un environnement de travail numérique moderne.

D'autres viendront ensuite, puis d'autres encore, jusqu'à ce qu'un écosystème fluide et omniprésent soit créé, capable de rassembler les documents, mais aussi les stratégies, les services, les conventions, les outils de travail, les initiatives et les personnes sur lesquels reposent l'existence et la culture d'une marque.

Cet écosystème, c'est l'intranet, et vous avez de la chance car SharePoint peut vous aider à le créer.

Pensez-y: vous pourriez faire un pas décisif dans l'évolution de votre entreprise.