SharePoint Lists : comment créer une liste sur SharePoint ?

Les listes sont l'une des principales fonctionnalités de SharePoint, car elles permettent à la plateforme de gérer une quantité importante de données de manière intelligente, sécurisée et évolutive. Dans cet article, nous verrons ce que sont les listes SharePoint, quels sont leurs avantages pour la gestion du contenu et de l'information au sein d'une entreprise et comment créer une liste SharePoint, étape par étape.

Nous verrons également quelles sont les différences avec Microsoft Lists et pourquoi il est parfois intéressant d'utiliser une liste SharePoint Online plutôt qu'une feuille Microsoft Excel.

SharePoint Lists : qu'est-ce que c'est ?

Les listes SharePoint sont des zones de contenu tabulaire, similaires aux feuilles de calcul Excel, dans lesquelles les utilisateurs peuvent définir la structure des données saisies afin de les afficher et de les stocker efficacement. Cela est dû à la grande variété de fonctionnalités disponibles pour le formatage et l'accès à l'information.

Ces collections jouent un rôle clé dans SharePoint Online, car elles permettent de gérer intelligemment des contenus tels que :

• Les contacts
• Les documents
• Activités personnelles ou d'équipe
• Demandes internes
• Etc.

Quel que soit le type de données qu'elles hébergent, les listes servent de point de départ à la numérisation des processus d'entreprise via SharePoint Online. Une tâche qui est également accomplie avec succès grâce à l'intégration profonde des listes SharePoint avec les outils de Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate et Power BI, pour ne citer que les principaux).

Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle demande de permission dans une liste SharePoint, il est en effet possible d'intégrer un flux Power Automate personnalisé pour gérer le processus d'approbation et archiver correctement la demande traitée, en mettant automatiquement à jour les informations de la liste.

Il ne s'agit que d'un exemple, mais il devrait clarifier le potentiel des listes SharePoint dans la gestion de l'information et l'augmentation de la productivité quotidienne d'une entreprise.

SharePoint Lists : quels sont les modèles disponibles ?

SharePoint Online propose une bonne variété de modèles prêts à l'emploi pour accélérer la création d'une liste et commencer immédiatement à l'alimenter en données, grâce à une mise en forme adaptée à la tâche à accomplir (gestion de projets, demandes spécifiques, événements, etc.)

Les modèles SharePoint permettent donc de créer une liste déjà configurée au niveau des colonnes, de la palette de couleurs et de la structure des informations. Bien entendu, chaque élément de la liste peut être modifié pour adapter le modèle à ses propres besoins, mais souvent ces modèles sont parfaits pour réaliser les tâches qui leur sont assignées.

Nous présentons ci-dessous les modèles les plus fréquemment utilisés pour créer une liste sur SharePoint Online.

1. Gestionnaire d'actifs. Permet de suivre les biens physiques utilisés par l'équipe. Parmi les valeurs qui apparaissent par défaut dans les colonnes du modèle figurent le numéro d'identification du bien, son statut (disponible, réservé, en cours d'utilisation, en réparation ou hors service), le type de bien et le propriétaire actuel.
   
   
2. Planificateur de contenu. Permet de planifier et de gérer la stratégie de contenu. Parmi les valeurs qui apparaissent par défaut dans les colonnes du modèle figurent la description du contenu, l'auteur, le statut (en cours d'approbation, prêt à être publié ou publié), la date de publication prévue, le type de contenu et les éventuelles pièces jointes.
   
   
3. Embarquement des employés. Permet de gérer le processus d'intégration des nouveaux employés, en les guidant à travers les contacts et les ressources utiles. Parmi les valeurs qui apparaissent par défaut dans les colonnes du modèle figurent le nom de la tâche à accomplir, la description de la tâche, la date à laquelle la tâche doit être accomplie, le contact de référence et les liens/ressources à utiliser pour accomplir la tâche.
   
   
4. Itinéraire de l'événement. Permet d'organiser tous les détails importants d'un événement d'entreprise. Parmi les valeurs qui apparaissent par défaut dans les colonnes du modèle figurent le nom de l'événement, le type d'événement, les dates de début et de fin, la durée, le lieu et les notes de l'organisateur.
   
   
5. Suivi des problèmes. Permet de suivre, de gérer et de résoudre tous les problèmes identifiés par une équipe. Parmi les valeurs qui apparaissent par défaut dans les colonnes du modèle figurent le nom du problème, la priorité (critique, élevée, normale ou faible), le statut (bloqué, en cours, terminé, nouveau, etc.), la personne ou le groupe auquel le problème est attribué, la date du rapport, l'origine du problème et les fichiers associés.
   
   
6. Suivi du recrutement. Permet de gérer le pipeline de recrutement de votre organisation ou de votre équipe en surveillant les réactions des candidats. Parmi les valeurs qui apparaissent par défaut dans les colonnes du modèle figurent le nom du candidat, le poste pour lequel la candidature a été soumise, l'état d'avancement du processus de recrutement, les recruteurs, la date de la candidature, la date de l'entretien, les notes et les documents tels que les CV partagés.
   
   
7. Demandes de voyage. Permet de gérer les demandes de voyage, en contrôlant le budget disponible. Parmi les valeurs qui apparaissent par défaut dans les colonnes du modèle, on trouve le titre du voyage, la motivation, le demandeur, la destination, les dates de début et de fin, le moyen de transport, l'hébergement, les tarifs estimés et l'état de l'approbation.

Comment créer une liste sur SharePoint :
un exemple pratique

Depuis la page d'accueil d'un site SharePoint, tel que l'intranet, nous trouvons la commande "Nouveau". En cliquant dessus puis sur "Liste", le processus de création de notre liste commence.

Mais attention : seuls les utilisateurs disposant d'une autorisation d'édition ou d'un contrôle total ont la possibilité de créer de nouveaux éléments au sein d'un site SharePoint Online, y compris des listes.

 

Commande "New" + "List" depuis la page d'accueil de l'intranet SharePoint

 

SharePoint affiche alors les différentes options de création d'une liste. Trois, en particulier :

1. Choisir de créer la nouvelle liste à partir de zéro, avec le modèle "Liste vierge".
2. Utiliser un modèle préconfiguré, en fonction de la tâche à accomplir.
3. Créer une liste à partir d'une liste SharePoint existante, d'une feuille Excel ou d'un fichier .CSV.

En ce qui concerne les modèles, il convient de noter qu'il existe une fonctionnalité avancée permettant de créer des modèles d'entreprise personnalisés à partager avec des collègues sous la rubrique "De votre organisation".

Il ne s'agit toutefois pas d'un processus intuitif, car les modèles personnalisés pour les listes SharePoint ne peuvent être chargés que par un administrateur via les cmdlets PowerShell suivants :

• Get-SPOSiteScriptFromList, pour extraire le script de site de n'importe quelle liste.
• Add-SPOSiteScript et Add-SPOListDesign, pour ajouter le modèle personnalisé.
• Grant-SPOSiteDesignRights (facultatif) pour savoir qui peut voir le modèle.

 

Options pour créer une liste SharePoint

 

Une fois que vous avezchoisi l'option la plus appropriée pour créer votre liste, SharePoint vous demande de donner un nom au nouvel élément (obligatoire), de rédiger une description (facultative) et d'indiquer si la liste doit être affichée ou non dans la navigation du site (en activant/désactivant le drapeau approprié).Si vous souhaitez afficher la liste dans la navigation, un lienest inséré dans la barre latérale du site (si elle est présente).

 

Premier panneau de configuration de la nouvelle liste

 

En partant d'un modèle vide, une nouvelle liste est ouverte avec le seul champ "Titre", qui peut être modifié pour commencer à structurer les données. Vous devez ensuite réfléchir à l'objectif de votre liste. Si vous souhaitez créer une liste de clients, la colonne "Titre" peut être renommée "Nom du client".

Ensuite, vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez pour gérer les informations.

Pour ajouter une nouvelle colonne, il suffit de sélectionner la commande "Ajouter une colonne" et de choisir le type de données que vous souhaitez insérer. Parmi les types de données pris en charge, on trouve les colonnes destinées à accueillir des données au format

• Textuel
• Numérique
• Multimédia (images)
• Contacts personnels
• Liens rapides
• "Choix
• "Date et heure
• "Oui/Non
• "Monnaie
• "Lieu"
• Etc.

Si l'on reprend l'exemple de la base de données clients, il peut être utile d'ajouter un type de colonne de texte pour contenir l'adresse électronique des différents contacts. Une fois le type de colonne sélectionné (dans ce cas, "Texte"), la boîte de configuration s'ouvre et permet d'indiquer le titre et la description de la colonne :

• Indiquer le titre et la description de la colonne.
• Définir le nombre maximum de caractères pour chaque valeur introduite dans la colonne.
• Rendre obligatoire le remplissage du champ pour chaque nouveau contact.
• Définir la présence de valeurs uniques, afin d'éviter les doublons entre les valeurs d'une même colonne.

Une fois la configuration terminée, il suffit de cliquer sur 'Enregistrer' pour que la colonne apparaisse immédiatement dans la liste.

 

Panneau de configuration de colonne pour saisir les e-mails des clients

 

Une deuxième colonne qui ne doit pas manquer dans une liste de base est la colonne du statut, qui indique si le contact est actif ou non.

Une nouvelle colonne de type "Oui/Non" doit donc être insérée.

Pour ce type, il est important de bien choisir la valeur par défaut, c'est-à-dire la valeur qui sera automatiquement attribuée à chaque nouvel élément de la liste. Par exemple, en choisissant "Oui" comme valeur par défaut, on indiquera automatiquement que chaque nouveau contact doit être considéré comme un client actif.

 

Panneau de configuration de colonne pour indiquer l'état des clients

 

Une autre colonne importante pour notre exemple concerne la date du dernier contact avec les clients. Dans ce cas, le type "Date et heure" est utile. Une astuce consiste à activer le "format convivial", afin que la date (et l'heure le cas échéant) soit affichée dans un format accessible et facile à lire.

 

Volet de configuration de colonne pour enregistrer la date du dernier contact

 

Après avoir terminé la structure des données, il est temps de remplir la liste à l'aide de la commande "Ajouter un nouvel élément". Cette commande ouvre une boîte permettant de remplir les informations relatives au nouvel élément de la liste, en affichant les champs personnalisés saisis par l'utilisateur dans un seul écran.

Dans notre exemple, la boîte demande des informations sur le nom du client, son e-mail, son statut et la date du dernier contact. Une zone de saisie des pièces jointes est également disponible par défaut.

 

Panneau de saisie pour un nouvel élément

 

Contrairement aux bibliothèques de documents, où les fichiers sont insérés en tant que valeurs dans une ou plusieurs colonnes, les listes de SharePoint Online permettent d'attacher du contenu uniquement en tant qu'éléments détaillés pour les valeurs des colonnes.

En fait, il est nécessaire de cliquer sur un élément de la liste pour afficher toutes les informations le concernant, y compris les pièces jointes. La fenêtre de détail vous permet également de modifier les informations des éléments individuels et de laisser des commentaires (cette dernière action n'est possible que si elle est activée).

 

Fenêtre de détail pour un élément dans la liste

 

Enfin, une fonction très utile est "Modifier en vue grille".

Cette commande rend l'utilisation des listes SharePoint très similaire à celle d'une feuille de calcul Excel, en vous permettant d'interagir avec les cellules individuelles d'une colonne pour en modifier les valeurs. Il n'est donc pas nécessaire d'ouvrir la fenêtre de détail d'un élément pour mettre à jour ses informations.

Pour simplifier, nous présentons ci-dessous un tableau résumant les étapes décrites jusqu'à présent pour créer une liste sur SharePoint Online.

 

Etapes de création d'une liste sur SharePoint Online

Etapes de création d'une liste SharePoint	Description de l'étape
Utiliser la commande "Nouveau	Depuis la page d'accueil d'un site SharePoint, tel que l'intranet, cliquez sur la commande "Nouveau" en haut à gauche, puis sélectionnez l'élément "Liste".
Sélectionner le modèle	Choisissez de créer la nouvelle liste à partir d'un modèle Microsoft préconfiguré, d'un modèle personnalisé de votre entreprise ou d'un modèle vide. Vous pouvez également utiliser une liste déjà présente dans SharePoint, une feuille de calcul Excel ou un fichier .CSV pour créer la nouvelle liste.
Configurer la nouvelle liste	Attribuez un nom à la liste, rédigez une description (facultative) et choisissez d'insérer ou non un lien rapide vers la liste dans la navigation du site SharePoint.
Modifier la colonne "Titre	La colonne "Titre" est la seule colonne présente si vous choisissez de créer une liste à partir de zéro. Modifiez cette colonne en fonction de l'objectif de la liste. Par exemple, attribuez le nom "Nom du client" si la liste est utilisée pour gérer les données de base des clients.
Ajout et formatage de nouvelles colonnes	Insérez autant de colonnes que vous le jugez nécessaire pour structurer les données de la nouvelle liste. SharePoint propose différents types de colonnes pour accueillir des données au format texte, numérique, etc. Configurez les colonnes ajoutées pour simplifier l'affichage et la gestion des informations. Par exemple, faites attention à la valeur par défaut du type de colonne "Oui/Non" ou activez le "format convivial" du type de colonne "Date et heure".
Insérer de nouvelles données dans la liste	Utilisez la commande "Ajouter un nouvel élément" pour ajouter un nouvel élément à la liste. Saisissez les informations requises dans les champs personnalisés de chaque nouvel élément.
Accéder aux détails d'un élément	Cliquez sur un élément de la liste pour afficher et modifier ses informations détaillées, y compris les pièces jointes. Pour éviter d'ouvrir cette fenêtre pour modifier les informations d'un élément, vous pouvez utiliser la commande "Modifier en vue grille".

SharePoint Lists vs. Microsoft Lists :
y a-t-il une différence ?

Avec l'expérience moderne SharePoint, introduite par Microsoft il y a quelques années, les utilisateurs ont eu la possibilité d'utiliser gratuitement Microsoft Lists. Microsoft Lists est l'une des applications les plus récentes de Microsoft 365, conçue pour simplifier la gestion des informations d'entreprise.

Microsoft Lists est décrite par sa société mère comme une "application intelligente" pour le suivi des données dans Microsoft 365, avec des fonctionnalités avancées pour la collaboration "avec n'importe qui, n'importe où".

Cependant, les fonctionnalités de Microsoft Lists ont récemment été synchronisées avec celles de SharePoint Online, de sorte que les deux systèmes offrent désormais une expérience de gestion de l'information pratiquement identique. Les deux systèmes offrent désormais une expérience de gestion de l'information pratiquement identique, même s'il subsiste quelques différences substantielles.

Tout d'abord, Microsoft Lists s'intègre à Microsoft Teams.

Cette intégration permet de visualiser et de modifier le contenu des listes créées dans Microsoft Lists directement dans un canal Teams. Pour ce faire, il suffit d'ajouter l'onglet "Listes" à la barre de commande supérieure d'un canal, ce qui permettra aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées de créer une nouvelle liste ou d'afficher une liste existante.

La deuxième différence concerne l'endroit où les listes sont stockées.

Les listes créées avec SharePoint ne peuvent se trouver qu'au sein d'un site SharePoint Online, ce qui est également le seul moyen d'y accéder et de les consulter ; les Microsoft Lists, en revanche, peuvent se trouver au sein de sites SharePoint personnels ou d'espaces de stockage dédiés, tels que OneDrive, et peuvent être consultées, modifiées et gérées de manière plus autonome au sein de l'environnement Microsoft 365.

Microsoft Lists ne remplace donc pas les listes SharePoint, mais étend leur potentiel : les données sont stockées dans SharePoint Online, mais rendues accessibles à partir de multiples points d'entrée dans Microsoft 365.

Troisième et dernière différence importante : Microsoft Lists existe également en tant qu'application indépendante.

Il ne s'agit donc pas d'une simple extension ou d'une fonctionnalité inhérente comme SharePoint Lists, mais d'une plateforme autonome disponible sous forme d'application web et d'application mobile.

Les listes SharePoint sont-elles meilleures que les feuilles Excel ?

Les listes SharePoint Online disposent d'un mécanisme de formatage des données très similaire à celui des feuilles Excel. Bien entendu, les listes ne permettent pas l'utilisation de formules pour combiner les valeurs qu'elles hébergent, mais elles ne sont pas moins bonnes que les feuilles Excel en ce qui concerne la gestion de l'information. On pourrait même dire qu'elles offrent quelques avantages supplémentaires. En voici quelques-uns.

1. Source d'information unique.
   Contrairement aux feuilles de calcul Microsoft Excel, qui peuvent poser des problèmes de contrôle des versions lorsque plusieurs utilisateurs sont impliqués, les listes SharePoint sont en ligne et constituent une plateforme centralisée où il n'existe qu'une seule version des données.
   
   
2. Un meilleur contrôle.
   Avec les listes SharePoint Online, des autorisations spécifiques peuvent être attribuées à des éléments individuels. Pour sa part, Excel n'offre pas un contrôle aussi granulaire sur les informations contenues dans une feuille de calcul. Les utilisateurs peuvent seulement décider d'autoriser ou non l'accès à l'ensemble du fichier Excel.
   
   
3. Intégrité des données.
   La combinaison des autorisations, des formulaires et de la validation des informations permet de maintenir l'intégrité des données dans les listes SharePoint. Le système offre également des pistes d'audit et un historique des versions, ce qui améliore encore l'exactitude des données par rapport à Excel.

FAQ sur les listes SharePoint

Qu'est-ce que les listes SharePoint ?

Les listes SharePoint sont des zones de contenu sous forme de tableau, similaires aux feuilles Excel, où les utilisateurs peuvent définir la structure des données saisies pour les visualiser et les stocker efficacement. Elles permettent une gestion intelligente des contenus tels que les contacts, les documents, les tâches et les demandes internes. Intégrées à la Microsoft Power Platform, les listes SharePoint augmentent la productivité de l'entreprise grâce à des flux automatisés et des mises à jour d'informations.

Quels modèles de listes sont disponibles sur SharePoint ?

SharePoint Online offre divers modèles prêts à l'emploi comme Asset manager, Content scheduler, Employee onboarding, Event itinerary, Issue tracker, Recruitment tracker et Travel requests. Chaque modèle est configuré avec des colonnes et des formats spécifiques pour accélérer la création et la gestion des listes.

Comment créer une liste sur SharePoint Online ?

Pour créer une liste sur SharePoint Online, accédez à la page d'accueil d'un site SharePoint et sélectionnez 'New' + 'List'. Vous pouvez créer une liste à partir de zéro, utiliser un modèle préconfiguré, ou partir d'une liste existante, d'une feuille Excel ou d'un fichier .CSV. Après avoir choisi l'option souhaitée, donnez un nom à la liste, une description facultative et décidez si vous souhaitez l'afficher dans la navigation du site.

Y a-t-il une différence entre les listes SharePoint et Microsoft Lists ?

Oui, Microsoft Lists s'intègre à Microsoft Teams et peut être visualisé et modifié dans les canaux Teams. Les listes SharePoint sont stockées uniquement sur des sites SharePoint Online, tandis que Microsoft Lists peut également être stocké dans des espaces comme OneDrive. Microsoft Lists est disponible en tant qu'application autonome, tandis que les listes SharePoint font partie de SharePoint Online.

Quels avantages offrent les listes SharePoint par rapport aux feuilles Excel ?

Les listes SharePoint présentent plusieurs avantages par rapport aux feuilles Excel pour le stockage des informations. Elles offrent une source unique d'information centralisée, éliminant les problèmes de contrôle de version. Elles offrent un contrôle accru avec des autorisations spécifiques pour chaque élément, tandis qu'Excel ne permet l'accès qu'à l'ensemble du fichier. Les listes SharePoint garantissent une plus grande intégrité des données grâce aux traces d'audit et à l'historique des versions.

Qui peut créer une liste sur SharePoint Online ?

Seuls les utilisateurs ayant des autorisations de modification ou un contrôle total peuvent créer de nouveaux éléments dans un site SharePoint Online, y compris les listes.

Puis-je personnaliser les modèles de liste dans SharePoint ?

Oui, les modèles de liste dans SharePoint sont entièrement personnalisables. Vous pouvez modifier les colonnes, les palettes de couleurs et la structure des informations pour adapter le modèle à vos besoins. De plus, il est possible de créer des modèles d'entreprise personnalisés à partager avec les collègues via les cmdlets PowerShell.

Quels types de données puis-je insérer dans une liste SharePoint ?

Les listes SharePoint supportent divers types de données, y compris les données textuelles, numériques, multimédia (images), contacts personnels, liens rapides, choix multiples, dates et heures, valeurs booléennes (oui/non), devises et emplacements.