Pourquoi choisir SharePoint pour créer l'intranet ?

Pourquoi choisir SharePoint comme intranet ?

De plus en plus d’entreprises doivent gérer des processus toujours plus complexes, tant sur le plan opérationnel qu’en matière de communication et de collaboration entre les parties prenantes.

L’intranet d’entreprise est justement né comme solution à ces problématiques, car il est capable de fournir aux collaborateurs un espace unique où retrouver des documents, partager des idées et gérer les activités en commun avec leurs collègues. En plus de réduire les inefficacités liées à l’échange d’informations par email ou par d’autres canaux traditionnels, souvent déconnectés les uns des autres, un intranet rend la gestion des connaissances plus fluide, permettant aux utilisateurs de retrouver, consulter et mettre à jour les données dont ils ont besoin sans perdre de temps ni dépendre d’autres personnes.

Adopter un intranet, c’est aussi permettre à l’entreprise de créer un environnement de travail dans lequel les équipes et les départements peuvent s’aligner facilement sur des projets transversaux, sans avoir à courir après différentes versions de documents, souvent dupliqués et stockés dans des archives personnelles.

Il s’agit donc d’une approche de travail plus avantageuse, quelle que soit la taille de l’entreprise et l’objectif visé, qu’il s’agisse de mieux structurer les processus ou de renforcer l’engagement dans les initiatives et stratégies internes.

Lorsqu’on réfléchit à la création d’un intranet moderne, capable de répondre à ces exigences (et à bien d’autres encore), il faut savoir que SharePoint Online joue un rôle central sur le marché depuis des années.

La plateforme, qui fait partie intégrante de Microsoft 365, propose des sites d’équipe et des sites de communication, tout en fonctionnant en synergie avec d’autres outils conçus pour la productivité, comme Microsoft Teams, OneDrive et Outlook.

Elle répond ainsi au besoin de fournir non pas un simple produit, mais un écosystème unifié permettant de créer l’intranet et le digital workplace.

Contrairement à d’autres solutions, SharePoint a été conçu dès le départ pour les environnements d’entreprise, et offre ainsi de solides garanties en matière de scalabilité et de sécurité.

SharePoint Online de Microsoft 365 a conquis une position de leader, en partie grâce à ses capacités de gestion documentaire, qui vont bien au-delà du simple archivage et incluent des fonctionnalités comme le versioning, la coédition et le contrôle granulaire des autorisations.

Il est également particulièrement apprécié pour la variété d’options disponibles permettant de personnaliser les pages et les sites, ainsi que pour la simplicité relative avec laquelle il peut être connecté à tous les services Microsoft 365.

La connexion directe à la Power Platform, par exemple, permet d’automatiser les flux de travail (avec Power Automate) et de créer des applications sur mesure (avec Power Apps), faisant de l’intranet un élément actif dans l’optimisation des processus internes. Et ce n’est pas tout.

Un intranet basé sur SharePoint soutient le travail de ceux qui doivent organiser les informations et les ressources de l’entreprise. Avant tout, la plateforme permet de structurer des sites et des bibliothèques documentaires en cohérence avec l’organisation des différents départements, en définissant clairement les responsabilités et les niveaux d’accès.

De plus, grâce à un moteur de recherche avancé (et extensible via les composants personnalisés d’intranet.ai), il réduit le temps perdu à chercher dans des dossiers ou archives mal intégrés.

Pour les organisations souhaitant renforcer leur culture interne, SharePoint propose enfin des outils comme les pages d’actualités, les événements en direct et les communautés thématiques issues de Microsoft Viva Engage, grâce auxquels tous les collaborateurs peuvent interagir comme sur un réseau social classique. À la différence près que, bien entendu, ici les interactions se déroulent sans risque pour les données partagées.

Bonnes pratiques de Microsoft pour tirer le meilleur parti de l’intranet construit avec SharePoint

Comme mentionné quelques lignes plus haut, l’environnement de développement modulaire qui caractérise SharePoint permet d’ajouter des composants prêts à l’emploi ou de créer des web parts personnalisées. Ce qui garantit une grande flexibilité.

Un intranet, en effet, doit pouvoir s’adapter aux besoins d’une entreprise.

Surtout lorsqu’il s’agit de certains processus clés.

La gestion avancée des documents, déjà évoquée, est par exemple un pilier fondamental de tout intranet digne de ce nom. Il ne s’agit pas seulement de stocker des fichiers dans un référentiel, mais de garantir aux utilisateurs un accès rapide aux informations nécessaires, tout en leur assurant de toujours travailler sur la version la plus à jour d’un document.

Dans un système comme SharePoint, le versioning intégré et la coédition permettent aux équipes de collaborer simultanément sur les mêmes fichiers, réduisant ainsi les erreurs et les doublons.

En outre, la collaboration est facilitée par la possibilité de créer des automatisations personnalisées, de suivre les tâches et de notifier en temps réel les collègues des modifications apportées aux documents partagés.

En ce qui concerne l’engagement, un intranet devrait intégrer des fonctionnalités telles que des fils d’actualités et des espaces de discussion, ainsi que la possibilité de "suivre" les conversations les plus pertinentes selon les intérêts de chacun.

C’est ici que l’intégration native de SharePoint avec Viva Engage (l’évolution du célèbre Yammer) permet à tous les utilisateurs de publier des mises à jour et des messages, de commenter les initiatives en cours et de partager leurs succès ou leurs difficultés avec la communauté pour trouver le bon soutien. Il se crée ainsi un canal de communication informel mais sécurisé, qui favorise un plus grand sentiment d’appartenance et de proximité avec son organisation.

Aperçu de Viva Engage, intégrable à l’intranet de SharePoint Online

Un intranet moderne devrait permettre de personnaliser le design et les contenus, tout en restant cohérent avec l’identité visuelle et les valeurs de l’entreprise. Grâce aux options de branding, SharePoint permet de configurer des thèmes graphiques, logos et palettes de couleurs afin de valoriser la marque et rendre la navigation sur ses sites plus agréable.

Mais la personnalisation ne s’arrête pas à l’esthétique : elle peut inclure la création de sections et de web parts dédiées à des domaines spécifiques, comme les ressources humaines, les annonces commerciales ou les FAQ des départements. Chaque service peut ainsi gérer sa propre "mini" page d’accueil en configurant des contenus adaptés aux besoins de son personnel.

Zone départementale dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

En matière de sécurité, un sujet aussi fondamental que sensible de nos jours, SharePoint bénéficie des contrôles de l’écosystème Microsoft 365, notamment la gestion des autorisations au niveau du site ou du fichier individuel, ainsi que des politiques de Data Loss Prevention visant à empêcher la diffusion d’informations sensibles en dehors de l’organisation.

En somme, SharePoint semble répondre à tout type de besoin.

Cependant, comme on peut aisément l’imaginer, ce n’est pas la seule solution disponible sur le marché pour créer un intranet. Il peut donc être utile de comparer le produit phare de Microsoft à ses principaux concurrents, afin de voir si SharePoint parvient à se démarquer même lorsqu’il n’est pas seul en lice.

SharePoint vs Wordpress

Une fois qu'on a compris ce qu’un intranet doit offrir pour être considéré comme moderne, de nombreuses entreprises se posent une question : vaut-il mieux adopter une solution comme SharePoint Online, axée à la fois sur la communication et les processus métiers, ou bien opter pour un CMS comme Wordpress, connu pour sa facilité d’utilisation et sa vaste communauté de développeurs ?

La comparaison entre les deux plateformes révèle des différences qui vont au-delà du simple aspect technique, en touchant à la gestion de contenu, à la collaboration et à l’intégration avec d’autres applications.

Voyons les détails de plus près.

Wordpress, né comme système de blogging, a évolué jusqu’à devenir l’une des solutions de gestion de contenu les plus répandues au monde.

Son succès repose sur la simplicité d’installation et la grande disponibilité de thèmes et de plugins, permettant de personnaliser l’expérience utilisateur avec une large gamme de fonctionnalités. En pensant à l’intranet, il est possible de transformer Wordpress en un portail d’entreprise, où les utilisateurs peuvent lire des actualités, télécharger des documents et interagir avec certaines zones réservées.

Cependant, la structure initiale de Wordpress, conçue pour des sites web publics, peut présenter des limites lorsqu’il s’agit de gérer des workflows complexes ou des autorisations granulaires pour la lecture et la modification de fichiers. La gestion de la collaboration entre collègues peut également nécessiter l’installation de plugins, ce qui implique un travail non négligeable en termes d’intégration et de mises à jour continues.

En outre, bien qu’il existe des extensions pour implémenter des logiques de gestion documentaire, l’architecture de Wordpress n’a pas été conçue nativement pour s’intégrer dans un écosystème de productivité d’entreprise, comme c’est le cas avec Microsoft 365.

Détail d’un site créé avec Wordpress

SharePoint, au contraire, est né pour répondre aux différents besoins des entreprises, de la collaboration fluide et sécurisée à la gestion documentaire à grande échelle. Grâce à ses listes et bibliothèques de fichiers, il offre à chaque service un référentiel centralisé, dans lequel appliquer le versioning, la coédition et les flux d’approbation selon les logiques de l’organisation.

Du point de vue de l’intégration, il offre naturellement un avantage considérable, puisqu’il fait partie intégrante de Microsoft 365. Cela signifie que l’intranet SharePoint peut communiquer, sans utiliser de plugins ni de connexions externes, avec toutes les ressources de l’entreprise, du référentiel documentaire aux applications de la Power Platform, créant ainsi un environnement dans lequel le partage de données et l’exécution des processus sont synchronisés.

Exemple d’un intranet SharePoint créé avec intranet.ai

Ceux qui choisissent Wordpress comme intranet doivent prévoir un engagement constant dans la configuration de plugins dédiés à la sécurité (pour éviter les attaques fréquentes sur les sites) et à la gestion des autorisations. Ces plugins peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires, mais au prix d’une complexité accrue en matière de maintenance.

De plus, l’absence d’une intégration native avec un système intelligent de gestion documentaire oblige à introduire des composants externes pour le versioning et la coédition, entraînant une fragmentation des interfaces.

Ainsi, si Wordpress semble adapté lorsqu’on souhaite créer un site web vitrine ou un blog interne relativement simple, SharePoint permet de créer un intranet d’entreprise solidement intégré avec les systèmes les plus avancés en matière de productivité, de gestion documentaire et d’automatisation proposés par l’écosystème Microsoft.

SharePoint vs Intranet Connections

Passons à la deuxième alternative à SharePoint Online : Intranet Connections, une solution axée sur l’engagement et la création de portails rapides.

Dans l’offre d’Intranet Connections, on trouve des fonctionnalités sociales visant à encourager le partage d’actualités, la publication de posts et la création de sondages internes. L’objectif est de créer un environnement convivial, où les collaborateurs peuvent interagir avec les contenus de l’entreprise de manière intuitive, sans avoir besoin de compétences techniques particulières.

Intranet Connections propose un ensemble de modules préconfigurés, comme le calendrier des événements, les tableaux d’affichage des annonces et les référentiels pour les politiques internes. Il s’agit de composants destinés à mettre en place un intranet en un temps relativement court (de manière similaire à la solution d’intranet.ai), en misant sur une interface épurée et un soin particulier apporté au design graphique.

Exemple de portail créé avec Intranet Connections

Cependant, lorsqu’on examine les fonctionnalités de gestion documentaire, la véritable différence entre Intranet Connections et des solutions plus complètes comme SharePoint apparaît clairement.

Si Intranet Connections permet la création d’espaces de stockage et la publication de fichiers dans différentes sections, la plateforme n’a pas été conçue pour supporter des workflows d’approbation complexes ni des structures élaborées de permissions sur des documents individuels.

Pour les entreprises qui travaillent avec des documents soumis à des révisions continues, ou dans lesquelles plusieurs services collaborent simultanément sur un même fichier, l’absence de fonctionnalités telles que le versioning et la coédition peut représenter une limite importante.

L’intégration avec des applications de productivité externes est également moins immédiate.

En effet, la plateforme n’est pas pensée pour s’intégrer dans un écosystème plus vaste (comme c’est le cas de SharePoint avec Microsoft 365), et elle ne propose donc pas de fonctionnalités natives d’édition en temps réel (comme entre SharePoint et Teams), ni de synchronisation automatique entre les boîtes mail et les calendriers personnels (comme entre SharePoint et Outlook).

Ces lacunes désavantagent les entreprises qui souhaitent transformer l’intranet en un hub opérationnel, où communication interne et gestion documentaire sont étroitement liées aux processus.

En comparant les systèmes, on constate que SharePoint Online offre une gamme de fonctionnalités plus riche, notamment dans le domaine de la collaboration. Il permet de gérer une hiérarchie complexe de sites et de bibliothèques documentaires, tout en tirant pleinement parti de son intégration native avec Microsoft 365.

Intégration entre Microsoft Teams et l’intranet SharePoint de intranet.ai

Si une entreprise souhaite garantir des workflows d’approbation et une coédition en temps réel, SharePoint permet de configurer un versionnement automatique, la récupération de versions antérieures et le verrouillage des modifications, réduisant ainsi considérablement les conflits.

Cette configuration est accompagnée d’outils de sécurité tels que les étiquettes de confidentialité et l’audit des actions critiques, qui renforcent encore davantage la gouvernabilité de l’intranet.

Intranet Connections, en revanche, concentre sa valeur sur la facilité d’utilisation en matière de communication interne, sans couvrir pleinement les scénarios plus complexes de gestion documentaire et d’automatisation des tâches.

Par conséquent, si Intranet Connections peut s’avérer utile pour créer des portails d’entreprise à vocation informative, SharePoint permet de faire évoluer l’usage de l’intranet bien au-delà du simple partage de contenus, en le transformant en un moteur d’innovation plus collaboratif.

SharePoint vs Drupal

Drupal fait partie des systèmes CMS de type enterprise les plus connus et appréciés, grâce à ses vastes possibilités de personnalisation et à la solidité de la communauté open source qui le soutient.

Sa réputation repose sur le fait qu’il s’agit d’un système modulaire et hautement personnalisable, capable de supporter des sites web complexes et des applications nécessitant un haut degré d’interactivité. Grâce à son framework flexible, entreprises et institutions l’adoptent souvent pour créer de grands portails, avec des workflows de publication bien définis et un nombre important d’utilisateurs.

Un autre point fort réside dans sa capacité à structurer les contenus en fonction de types spécifiques (content types), auxquels il est possible d’associer des champs et des taxonomies personnalisées.

Ces caractéristiques font de Drupal un CMS "enterprise-ready", particulièrement adapté aux projets orientés vers la communication avec le public externe ou aux plateformes nécessitant des développements personnalisés importants.

Mais si, d’un côté, l’approche open source offre liberté et contrôle du code, elle implique également davantage de responsabilités en matière de sécurité, de correctifs et de mises à jour régulières. Dans de nombreux cas, les entreprises doivent constituer une équipe dédiée ou faire appel à des partenaires spécialisés pour assurer le maintien de l’infrastructure et la bonne intégration avec d’autres services.

Lorsqu’on passe au domaine des intranets, Drupal conserve certains avantages liés à sa nature flexible. Par exemple, il est relativement simple de développer des fonctionnalités personnalisées pour répondre aux besoins d’un service ou d’intégrer le single sign-on avec les systèmes d’authentification d’entreprise.

En outre, la grande disponibilité de modules permet d’ajouter des composants sociaux ou de créer des workflows, bien que cela nécessite souvent l’utilisation combinée de plusieurs plugins et un effort d’adaptation non négligeable.

Exemple de portail créé avec Drupal

Cependant, en restant dans le contexte d’un intranet, la nécessité de collaborer en temps réel avec ses collègues et de gérer un volume massif d’informations peut faire apparaître certaines limites.

Drupal ne fournit pas par défaut le même niveau de contrôle et de structuration que celui proposé nativement par SharePoint Online. La création d’un écosystème étroitement intégré avec la messagerie, le calendrier et les outils de visioconférence n’est pas immédiate non plus : il faut souvent développer des connecteurs personnalisés ou s’appuyer sur des modules tiers.

À une époque où les utilisateurs attendent des expériences intuitives et intégrées, investir du temps et des ressources pour assembler les modules de Drupal peut s’avérer moins efficace qu’une plateforme conçue dès le départ pour coordonner fichiers, calendriers et workflows dans un système unifié.

Réunir communications, événements et services dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

Par rapport à Drupal, SharePoint se présente comme un environnement déjà prêt pour la collaboration, grâce à sa forte intégration avec Microsoft 365. Le cœur de cette différence réside dans la gestion documentaire et dans la possibilité d’orchestrer des processus transversaux.

Une entreprise n’a donc pas besoin de développer depuis zéro les fonctionnalités de base pour la collaboration, car tous les éléments nécessaires existent déjà pour créer des intranets adaptés aux besoins de n’importe quel projet, sans avoir recours à un grand nombre d’intégrations externes.

Du point de vue de la sécurité et de la conformité, SharePoint bénéficie également des solutions offertes au niveau du tenant, notamment la classification des données dans Microsoft 365, les journaux d’audit et les étiquettes de confidentialité qui ne dépendent pas de développements personnalisés, mais qui font partie intégrante de la plateforme cloud.

Choisir SharePoint signifie en effet bénéficier d’un système as-a-service dans sa version en ligne, en déléguant à Microsoft la responsabilité de l’infrastructure, des mises à jour logicielles et de la sécurité au niveau des centres de données. Avec Drupal, notamment dans les installations on-premise, c’est à l’entreprise de gérer elle-même les serveurs, les correctifs et les sauvegardes.

SharePoint vs Confluence

Confluence d’Atlassian est une alternative assez répandue, notamment parmi les entreprises qui utilisent Jira et d'autres outils de la même suite.

Cependant, lorsqu'on le compare à SharePoint Online, certaines différences importantes apparaissent, tant en termes de fonctionnalités que d'intégration avec l’écosystème de l'entreprise.

Le choix entre les deux plateformes dépend, comme toujours, des objectifs organisationnels et de la nécessité de combiner gestion documentaire, collaboration et gouvernance centralisée.

Mais commençons par une brève introduction : Confluence est une plateforme conçue pour la création et le partage de documentation interne. Son interface de type wiki favorise la production collaborative de contenus, en permettant aux équipes d’écrire, de modifier et d’organiser des pages dans un espace partagé.

Exemple de hub créé avec Confluence

Lorsqu’il s’agit de créer un intranet plus élaboré, c’est là que Confluence révèle des limites importantes. Son modèle de gestion documentaire repose sur des espaces et des pages, mais il ne propose pas un système d’archivage structuré comme celui de SharePoint.

De plus, bien que Confluence s’intègre bien avec Jira et Trello, il lui manque une connexion native avec des outils de productivité comme Outlook, Teams et Excel, ce qui peut entraîner des fragmentations gênantes et risquées dans le flux de travail.

En revanche, SharePoint est conçu dès le départ pour la collaboration et la gestion documentaire. Chaque département peut disposer d’un site personnalisé, avec des bibliothèques documentaires dans lesquelles les fichiers sont suivis, organisés et protégés par des règles de sécurité définies à l’échelle de l’entreprise.

L’intégration native avec Microsoft 365 permet de centraliser les informations et les activités dans l’intranet et d’offrir aux utilisateurs la liberté de naviguer au sein d’un écosystème synergique.

Cela signifie pouvoir travailler sur les documents directement depuis Teams, lancer des flux de travail automatisés avec Power Automate et accéder à des rapports dynamiques via Power BI.

Un autre aspect à prendre en compte est l’approche en matière de gouvernance des contenus.

Confluence repose sur une gestion décentralisée, laissant aux utilisateurs une grande liberté dans la création et l’organisation des pages, ce qui conduit à une accumulation désordonnée des informations au fil du temps. SharePoint, en revanche, permet de définir des politiques d’archivage et de classification, assurant une gouvernance plus efficace et réduisant les risques de prolifération incontrôlée de contenus et de doublons.

Gestion documentaire intégrée dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

En résumé, Confluence reste une bonne solution pour la gestion collaborative de la documentation, même si SharePoint propose un écosystème plus vaste et structuré, capable de répondre aux besoins d’une entreprise souhaitant intégrer un intranet, la gestion documentaire et la collaboration dans une seule plateforme.

Le choix dépend des besoins spécifiques : si l’objectif est de centraliser les flux de travail et de renforcer la gouvernance des données, SharePoint est sans aucun doute la solution la plus complète et évolutive.

SharePoint vs Happeo

Happeo s’est imposé comme l’une des principales alternatives pour la création d’un intranet, en se présentant comme une solution orientée social conçue pour s’intégrer à Google Workspace.

La comparaison avec la solution de Microsoft 365 révèle toutefois une approche différente en matière de communication et de gestion documentaire, apportant des éléments intéressants pour les entreprises qui doivent choisir la solution la plus adaptée à leur digital workplace.

En partant d’Happeo, il s’agit d’une plateforme axée sur la simplicité d’utilisation et l’interaction entre collègues. Son design rappelle celui d’un réseau social, avec des fils d’actualités, des canaux de discussion et des outils d’engagement pensés pour améliorer la communication interne.

Grâce à une intégration étroite avec Google Workspace, Happeo permet d’accéder rapidement à Drive, Gmail et Google Calendar, facilitant le partage de documents et la collaboration en temps réel.

Détail d’un portail RH créé avec Happeo

Mais si, d’un côté, cette approche fait de Happeo un excellent choix pour les entreprises qui recherchent un intranet axé sur la communication, de l’autre, certaines limites apparaissent pour celles qui ont besoin d’un système structuré de gestion documentaire.

Contrairement à l’offre de Microsoft, Happeo ne dispose pas d’un référentiel intelligent avec des fonctionnalités de gestion des versions, des autorisations granulaires et des flux de travail personnalisés.

Son architecture convient bien aux scénarios où la priorité est la diffusion d’informations, mais elle s’avère moins efficace pour la gestion de processus documentaires complexes nécessitant un haut niveau de sécurité et un contrôle rigoureux des données.

SharePoint Online, en revanche, est conçu comme une plateforme complète pour la création de l’intranet et du digital workplace intégré, combinant collaboration, gestion documentaire et automatisation des processus, avec de solides capacités de personnalisation et de scalabilité.

Happeo est conçu pour offrir une expérience simple et intuitive, avec une interface inspirée des réseaux sociaux les plus répandus, mais ses possibilités de personnalisation sont plus limitées. Les entreprises peuvent créer des espaces pour les équipes et organiser la communication interne, mais les options pour structurer la gestion documentaire et automatiser les flux de travail restent réduites.

En outre, l’architecture de Happeo est étroitement liée à Google Workspace, ce qui la rend moins flexible pour ceux qui s’appuient sur d’autres écosystèmes (comme Microsoft 365).

SharePoint, quant à lui, permet de moduler l’intranet en fonction des besoins, tant au niveau des contenus que de l’automatisation. Grâce aux web parts flexibles, aux sites dédiés à la communication et au travail d’équipe, ainsi qu’à l’intégration avec Power Platform, il est possible de créer un environnement dynamique avec des fonctionnalités spécifiques pour l’ensemble de l’organisation et pour chaque département.

En outre, la prise en charge de Microsoft Graph et de SharePoint Framework permet de développer des extensions sur mesure, intégrant l’intranet avec des logiciels CRM, ERP et autres applications, y compris des solutions tierces déjà utilisées dans l’entreprise.

Organiser des concours et des sessions de brainstorming dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

Le modèle de tarification peut également influencer le choix.

Happeo adopte une structure de licences basée sur le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités incluses, ce qui en fait une option intéressante pour les entreprises à la recherche d’une solution agile.

Pour ceux qui utilisent déjà Microsoft 365, SharePoint est le choix le plus avantageux, car il est inclus dans les licences sans frais supplémentaires pour les fonctionnalités d’un intranet.

En résumé, Happeo constitue une alternative valable pour les entreprises qui privilégient la communication interne et l’interaction entre collègues, mais ce n’est pas une solution conçue pour une gestion documentaire structurée ni pour une intégration avancée avec d’autres processus métier.

SharePoint, en revanche, se distingue par sa capacité à offrir un intranet complet et évolutif, où la collaboration, la sécurité et la gouvernance sont parfaitement intégrées dans un seul écosystème.

SharePoint vs Jive

Jive s’est positionnée comme une solution d’intranet axée sur la collaboration sociale, misant sur des dynamiques d’interaction qui favorisent le partage des connaissances et l’engagement des collaborateurs au sein de l’entreprise.

En comparaison avec la solution de Microsoft 365, des différences apparaissent qui vont au-delà de la simple approche de la communication interne, en touchant également des aspects tels que la gestion documentaire, la sécurité et l’intégration entre les processus et systèmes externes.

Pour commencer par un bref aperçu, on peut définir Jive comme une plateforme conçue pour fluidifier l’échange d’informations au sein d’une organisation, en adoptant une interface proche des réseaux sociaux.

Grâce à des groupes de discussion, au microblogging et à un système de flux en temps réel, elle permet aux utilisateurs de collaborer dans un environnement informel, réduisant la dépendance vis-à-vis des canaux de communication interne plus traditionnels, comme les e-mails classiques. Une approche qui la rend particulièrement adaptée à renforcer la communication horizontale entre les équipes de l’entreprise.

Détail d’un portail RH construit avec Jive

Cependant, là encore, lorsqu’il est question de gestion documentaire, Jive présente certaines lacunes par rapport à SharePoint Online.

Son système d’archivage repose sur des publications et des discussions, ce qui facilite la création de contenus partagés, mais complique la gestion de référentiels bien structurés et des versions multiples d’un même document.

L’absence d’un système hiérarchique de permissions représente également une limite importante pour la gestion des données d’entreprise, car il n’est pas possible d’exercer un contrôle granulaire des accès.

Un autre aspect distinctif concerne l’intégration avec l’écosystème Microsoft 365 :

• Jive se présente comme une plateforme indépendante, nécessitant des connecteurs spécifiques pour interagir avec des outils métiers externes ;
• SharePoint fait partie d’un écosystème unifié, dans lequel les documents, les conversations, les réunions et les activités de projet sont interconnectés.

Cela permet à l’intranet SharePoint de jouer le rôle de hub opérationnel, en offrant aux utilisateurs la possibilité d’accéder aux outils, aux ressources et aux informations dont ils ont besoin, sans devoir constamment changer d’application.

Du côté de la création de rapports également, SharePoint s’intègre avec des outils comme Power BI pour permettre le suivi de l’utilisation de l’intranet, l’analyse des flux de travail et l’optimisation des processus. Jive, bien qu’il propose des fonctionnalités de suivi de l’engagement, ne dispose pas du même niveau de personnalisation ni de capacités avancées d’analyse des données.

Surveiller les activités des utilisateurs dans l’intranet SharePoint d’intranet.ai

Nous concluons une fois de plus ce bref comparatif en affirmant que le choix entre SharePoint et Jive dépend toujours des besoins spécifiques. Si l’objectif est de rendre la communication interne plus informelle, Jive peut représenter une solution valable.

Pour les entreprises qui ont besoin d’un intranet complet, capable de gérer les contenus de manière structurée, d’intégrer des outils de productivité et de garantir des normes de sécurité élevées, tout en offrant des fonctionnalités spécifiques pour l’engagement, SharePoint s’impose comme le choix le plus adapté.

Pourquoi choisir SharePoint pour créer un intranet ?

SharePoint est une plateforme complète, intégrée à Microsoft 365, conçue pour soutenir la communication, la collaboration et la gestion documentaire. Elle permet de créer un intranet sécurisé, évolutif et intégré avec tous les outils professionnels les plus utilisés.

En quoi SharePoint est-il meilleur que WordPress pour créer un intranet ?

WordPress nécessite des plugins externes pour gérer les documents et les permissions, et ne s’intègre pas nativement à Microsoft 365. SharePoint offre ces fonctionnalités de manière native, réduisant la complexité technique et améliorant l’efficacité.

SharePoint est-il une solution plus complète qu’Intranet Connections ?

Oui. Intranet Connections se concentre sur la communication interne, mais ne gère pas les documents de façon structurée. SharePoint prend en charge le versioning, le co-authoring, les workflows et une sécurité avancée, ce qui le rend adapté à des scénarios plus complexes.

Qu’offre SharePoint que Drupal n’a pas ?

Drupal est flexible, mais demande des développements personnalisés et une gestion manuelle de l’infrastructure. SharePoint, en tant que solution SaaS, fournit un environnement prêt à l’emploi, avec sécurité, automatisation et intégration complète à Microsoft 365.

Quand faut-il choisir SharePoint plutôt que Confluence ?

Confluence est utile pour la documentation, mais n’offre pas de fonctionnalités avancées de gestion documentaire ni d’intégration avec Teams, Outlook ou Power BI. SharePoint, quant à lui, permet de gérer les contenus, la communication et la collaboration dans un environnement unique.

SharePoint est-il plus puissant que Happeo ?

Happeo est orienté vers la communication et s’intègre à Google Workspace, mais n’offre pas de système documentaire avancé. SharePoint réunit communication, automatisation, sécurité et personnalisation dans une plateforme d’entreprise unifiée.

Pourquoi préférer SharePoint à Jive ?

Jive est axé sur les dynamiques sociales, mais ne propose pas d’outils de gestion documentaire avancée ni d’intégration native avec d’autres outils métiers. SharePoint permet de créer un digital workplace intégré, structuré et sécurisé.

SharePoint convient-il uniquement aux grandes entreprises ?

Non. SharePoint est une plateforme évolutive, adaptée aussi aux PME. Elle peut être adoptée progressivement et croît avec l’organisation, en utilisant les licences Microsoft 365 déjà disponibles, sans coûts supplémentaires pour l’intranet.

Dans quelle mesure peut-on personnaliser un intranet sur SharePoint ?

De manière étendue. SharePoint permet de personnaliser les mises en page, l’identité visuelle, les contenus et les fonctionnalités. Il est possible de créer des espaces par département, d’utiliser des web parts dédiées et d’intégrer des applications personnalisées via Power Platform.

Est-il sûr d’utiliser SharePoint comme intranet d’entreprise ?

Oui. SharePoint bénéficie de tous les systèmes de sécurité de Microsoft 365, y compris le contrôle d’accès, l’audit, les étiquettes de confidentialité et la prévention contre la perte de données (DLP). Il est conçu pour protéger les données sensibles et garantir la conformité.