SharePoint Online vs SharePoint On-Premise : lequel choisir ?
Microsoft SharePoint est disponible en deux versions : SharePoint Online et SharePoint On-Premise. Chacune offre des avantages importants, mais comment choisir celle qui convient le mieux à vos besoins ?
Dans cet article, nous analyserons les caractéristiques des deux plateformes, en soulignant les facteurs à prendre en compte pour faire un choix éclairé. Nous verrons quand il est préférable d'opter pour une solution en nuage telle que SharePoint Online ou quand il peut être plus avantageux de maintenir une infrastructure sur site. Nous répondrons également à l'une des questions les plus fréquemment posées sur ce sujet : comment migrer de SharePoint On-Premise à SharePoint Online ?
Ce que vous trouverez dans cet article
SharePoint Online vs SharePoint On-Premise : quelle est la meilleure version ?
SharePoint est l'outil de Microsoft 365 développé pour la collaboration numérique et utilisé principalement pour la création de contenu, la gestion de documents et le partage de connaissances au sein d'une organisation.
Il s'agit d'une plateforme centralisée où les équipes professionnelles peuvent collaborer, optimiser la gestion des données et ainsi augmenter la productivité. C'est précisément en raison de ses caractéristiques essentiellement collaboratives que SharePoint est utilisé comme point de départ pour la construction de l'intranet de l'entreprise et du lieu de travail numérique intégré Microsoft 365.
Exemple d'intranet SharePoint créée avec intranet.ai
Il existe deux versions de SharePoint : SharePoint Online et SharePoint Server (On-Premise). Bien que les deux puissent être utiles pour numériser les processus et la communication d'une entreprise, il est essentiel de tenir compte du fait que
- Microsoft SharePoint Server (On-Premise) est la version locale de la plateforme du même nom, qui permet aux entreprises de garder un contrôle total sur la gestion de leurs données et de leur infrastructure informatique.
- Microsoft SharePoint Online est la version basée sur le cloud proposée dans le cadre de la suite Microsoft 365, permettant aux organisations de bénéficier des avantages du SaaS (Software-as-a-Service) sans avoir à gérer des serveurs physiques.
Si une entreprise entend aborder un nouveau projet SharePoint et a pour objectif la pérennité de la solution développée, le choix entre les deux versions devrait pencher vers SharePoint Online. Nous comprendrons mieux pourquoi en poursuivant la lecture de cet article.
À quoi sert SharePoint Online ?
Qu'est-ce que intranet.ai ?
intranet.ai est l'intranet d'entreprise prêt à l'emploi conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre, et créer un environnement de travail collaboratif et moderne :
- A partir de 3 650 €/an pour un intranet complet
- Plus de 50 applications, y compris la recherche avancée, le système de gestion des documents, les notifications push via Teams, l'organigramme, le profil du personnel et les pages FAQ
- Intégré à SharePoint Online et Microsoft 365
SharePoint Online vs SharePoint On-Premise : quelles sont les différences ?
Quelles sont les différences entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise ? Pour répondre à cette question, nous avons examiné les aspects les plus importants qui permettent aux entreprises de prendre la meilleure décision.
Tout d'abord, nous avons abordé la question de la taille des données, en soulignant que SharePoint On-Premise offre un espace de stockage limité à l'espace de stockage du serveur utilisé pour l'infrastructure, tandis que SharePoint Online a des limites spécifiques.
Nous avons ensuite abordé la question des coûts et des licences, en soulignant les différences de modèles de tarification entre les deux versions. Enfin, nous avons exploré les mises à jour et les méthodes de gestion. Que l'on choisisse la flexibilité du cloud avec SharePoint Online ou que l'on préfère le contrôle total offert par SharePoint On-Premise, il est important de décider en fonction des besoins de l'entreprise en matière de stockage, de coûts et de gestion.
Mais quel que soit le choix, il est essentiel de suivre la feuille de route de Microsoft pour rester informé de la manière dont la société mère entend développer ces deux solutions.
Taille des données
SharePoint On-Premise peut prendre en charge un nombre illimité de données.
Vous devez tenir compte de la taille de votre instance SQL Server, en gardant à l'esprit que tous les actifs stockés dans SharePoint On-Premise sont sérialisés et sauvegardés en tant qu'objets blob dans la base de données SQL.
SharePoint Online, quant à lui, est entièrement basé sur le cloud et n'inclut pas de stockage de données illimité.
Microsoft a fixé la limite à 1 To + 10 Go par utilisateur licencié. Si l'entreprise a besoin de plus d'espace, elle peut l'utiliser via un add-on spécifique pour l'abonnement à Microsoft Office 365.
Il existe également un quota maximum de 25 To pour les données stockées dans les collections de sites SharePoint Online.
Bibliothèque de documents moderne dans SharePoint Online
Coûts et licences
Pour choisir la version de Microsoft SharePoint la plus adaptée à votre entreprise, il faut également tenir compte des coûts.
En ce qui concerne SharePoint On-Premise, il faut savoir qu'une ferme SharePoint nécessite plusieurs instances de serveurs et qu'une licence spécifique est requise pour chaque instance. En plus de ces licences, il faut acheter des licences pour SQL Server, Windows Server et ajouter l'achat du matériel nécessaire pour supporter le tout, sachant que la version on-premise est très exigeante sur ce plan. En revanche, pour chaque utilisateur qui utilisera l'intranet SharePoint, il faudra acheter une licence CAL spécifique (Standard ou Enterprise).
Pour SharePoint Online, les coûts sont liés au nombre d'utilisateurs qui utiliseront le produit. L'abonnement à la version cloud permet à SharePoint d'être disponible très rapidement dans l'entreprise, sans avoir à se soucier de la maintenance. En outre, vous pouvez accéder à tous les produits de collaboration, de communication et de stockage dans le nuage avec une licence Microsoft Office 365.
Concrètement, SharePoint Online est inclus dans la licence Office 365 Business ou Office 365 Enterprise. Il existe également une licence dédiée appelée SharePoint Online P1/P2, destinée aux utilisateurs qui n'ont pas besoin d'un compte de messagerie.
Enfin, les deux versions permettent d'accéder aux applications web de Microsoft Office. La seule différence réside dans le type de licence : la version On-Premise nécessite une licence exclusive pour permettre aux utilisateurs de consulter et de modifier des documents professionnels via les applications web.
La version en nuage, en revanche, permet de consulter et de modifier des documents directement à partir du nuage, sans qu'il soit nécessaire d'acquérir des licences supplémentaires.
Mises à jour Microsoft
Les mises à jour de la version On-Premise de SharePoint doivent être gérées par le service informatique interne de l'entreprise, qui a un contrôle total sur les processus d'installation et de distribution. SharePoint Online, en revanche, est géré directement par Microsoft en ce qui concerne l'installation et la distribution des dernières mises à jour. Mais ce n'est pas tout.
Microsoft concentre ses efforts sur le développement de nouvelles technologies basées sur le cloud et sur l'intelligence artificielle. SharePoint Online joue donc un rôle de premier plan dans un processus d'innovation qui a récemment vu l'intégration approfondie de Microsoft 365 Copilot et l'arrivée sur le marché de SharePoint Premium.
SharePoint Premium est la nouvelle offre de Microsoft qui repose principalement sur Microsoft Syntex et SharePoint Advanced Management. Elle introduit des fonctionnalités avancées de gestion de contenu basées sur l'IA, telles que le marquage automatique des documents, la rédaction d'informations sensibles, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'intégration de signatures électroniques via des partenaires tels qu'Adobe et DocuSign.
Cette dernière version de SharePoint est conçue pour améliorer la gestion du contenu et la sécurité, en particulier pour les grandes organisations. Elle comprend des outils permettant de résoudre des problèmes tels que le partage incontrôlé de documents professionnels et offre des recommandations basées sur l'intelligence artificielle pour la gestion des accès et des cycles de vie des contenus.
Introduction à Microsoft SharePoint Premium
Pour en revenir à notre discussion, SharePoint Premium est exclusivement destiné à SharePoint Online. Cela s'explique par le fait que nombre de ses fonctionnalités, notamment celles basées sur l'IA et l'automatisation, nécessitent une infrastructure en nuage pour fonctionner efficacement.
L'IA de Microsoft fonctionne mieux lorsqu'elle peut accéder aux données et aux ressources distribuées à grande échelle dans le nuage, ce qui n'est pas possible avec une version sur site de SharePoint. Elle a besoin de l'évolutivité et de la puissance de calcul que seules les plateformes en nuage peuvent fournir.
SharePoint Online vs SharePoint On-Premise : dernières considérations
Si une entreprise envisage de mettre en place son intranet avec SharePoint, mais ne sait pas si elle doit utiliser la solution en nuage ou sur site, elle doit également tenir compte des tendances récentes. Comme nous l'avons mentionné, Microsoft a adopté la stratégie "cloud-first".
Cela signifie que les investissements seront de plus en plus axés sur le développement de nouvelles fonctionnalités pour la version en ligne et que ce n'est qu'à un stade ultérieur que celles-ci seront mises à disposition pour les installations locales.
Ainsi, les dernières technologies de Microsoft seront disponibles en premier lieu pour les versions "cloud" de ses applications et (peut-être) plus tard pour les versions "on-premises".
Toutefois, il n'est pas certain que toutes les fonctionnalités les plus récentes seront disponibles pour les solutions sur site. Dans le cas de SharePoint, toutes les intégrations avec les autres applications de Microsoft 365 ne peuvent pas être mises à disposition localement.
Comparaison des versions de Microsoft SharePoint :
| SHAREPOINT ONLINE | SHAREPOINT ON-PREMISE |
|---|---|
| Pas de serveurs, pas de matériel. Utilisation des centres de données Microsoft Cloud. | Nécessite l'achat de matériel spécifique. |
| Réduction des ressources internes. Mises à jour automatiques effectuées par Microsoft. | L'équipe informatique interne doit gérer les serveurs, mettre en place les mises à jour et les correctifs. |
| Informations stockées dans le cloud. | Informations stockées sur votre réseau local. |
| Il fait partie de votre plan Office 365 ; les dépenses mensuelles se font en fonction du nombre d'utilisateurs. | L'entreprise doit absorber les coûts des licences pour les serveurs et les utilisateurs. |
| Les informations sont conservées conformément aux normes de sécurité propres au secteur. | L'entreprise est responsable de la sécurité des serveurs. |
| Basé sur la redondance intégrée de Microsoft. Aucun contrôle sur les serveurs. | Il s'appuie sur des serveurs et du matériel propriétaires personnalisables. Contrôle total du serveur et des services d'accès. |
| Fonctionnement sur un serveur multi-tenant. | Exploitation unique. |
| Microsoft gère l'installation et la distribution des mises à jour et des améliorations. | Les mises à jour sont installées et gérées en interne.Las actualizaciones se instalan y gestionan internamente. |
| Personnalisations limitées. | Personnalisations illimitées. |
| Sauvegardes générées par Microsoft. | Le propriétaire doit créer, tester et gérer les sauvegardes du centre de données dédié. |
| Il peut connecter des utilisateurs externes et peut être facilement étendu avec une variété de services Azure. | L'infrastructure de connexion des utilisateurs externes doit être construite et ajustée manuellement. |
| Microsoft se charge de l'évolutivité du service. | L'évolutivité est la responsabilité de l'acheteur du service. |
| Les outils et fonctionnalités sont développés et continuellement mis à jour par Microsoft. | Les nouveaux outils ne sont disponibles qu'à une date ultérieure, et pas tous. |
Quand choisir SharePoint On-Premise ?
La version On-Premise de Microsoft SharePoint est le choix le plus approprié si votre entreprise
- dispose déjà d'une infrastructure dédiée
- s'appuie sur des normes de conformité élevées
- souhaite réaliser des économies d'échelle sur les licences
En outre, SharePoint On-Premise offre plus d'espace de stockage et un plus grand contrôle sur l'architecture de la ferme. Enfin, il permet à l'intranet d'être disponible exclusivement sur le réseau de l'entreprise.
Quand choisir SharePoint Online ?
SharePoint Online est le meilleur choix pour créer un intranet évolutif et intelligent. Ce service en nuage vous permet de réduire les coûts et la complexité d'un projet d'intranet. Par exemple, il ne nécessite pas la création ou la maintenance d'une infrastructure informatique spécifique.
Ce sont quelques-unes des raisons pour lesquelles nous avons adapté notre solution intranet à la stratégie "cloud-first" de Microsoft : nous ne prenons pas en charge les installations de notre intranet SharePoint prêt à l'emploi dans des environnements sur site.
Intranet SharePoint intelligente et évolutive avec intranet.ai
Comment migrer de SharePoint On-Premise à SharePoint Online ?
La migration de SharePoint On-Premise vers SharePoint Online est une étape cruciale pour les entreprises qui cherchent à introduire les avantages du cloud dans leurs opérations. Pensez à l'évolutivité, à l'accessibilité et aux fonctions de sécurité avancées que seule la version cloud de SharePoint peut offrir.
Mais comment est-il possible de migrer de SharePoint On-Premise à SharePoint Online sans mettre en péril la sécurité et l'intégrité des données de l'entreprise ?
Une solution possible est proposée par Microsoft elle-même. Il s'agit de SharePoint Migration Tool, un outil gratuit permettant de gérer efficacement la migration vers SharePoint Online.
Malgré la facilité d'utilisation qui caractérise l'outil de migration, il faut néanmoins prêter attention à la planification de l'ensemble du processus, qui doit être minutieux et respecter un certain nombre d'exigences techniques et procédurales.
Nous allons examiner de plus près ce processus dans les sections suivantes.
Préparation et exigences de la migration
Tout d'abord, il est nécessaire de s'assurer que l'environnement informatique de l'entreprise remplit toutes les conditions pour la migration. L'outil de migration SharePoint est un outil qui nécessite :
- une connexion internet stable
- un accès aux points d'extrémité SharePoint Online ou OneDrive.
En outre, il est essentiel qu'il y ait des administrateurs dans l'entreprise avec les permissions nécessaires à la fois sur le serveur SharePoint source et sur l'environnement cloud cible. Cela signifie que les utilisateurs responsables de la migration doivent disposer d'autorisations Microsoft 365 pour accéder aux données et les gérer des deux côtés.
Une fois ces exigences initiales remplies, l'étape suivante consiste à installer l'outil de migration. Il s'agit d'un processus simple, car cet outil peut être téléchargé gratuitement sur le site de Microsoft.
Une fois installée, la solution doit être configurée pour gérer des aspects tels que les connexions réseau et les proxys d'entreprise. En particulier, il est important de configurer soigneusement les proxies pour s'assurer que la communication avec le nuage de Microsoft n'est pas bloquée au milieu de la migration. Cela inclut l'ajout de points d'extrémité Microsoft dans les exceptions de proxy si l'entreprise utilise ce type de connexion.
Analyse préliminaire avec SMAT
Avant de procéder à la migration proprement dite, il est conseillé d'effectuer une analyse préliminaire avec le SharePoint Migration Assessment Tool (SMAT en abrégé), un outil complémentaire qui permet d'analyser les sites sur site à la recherche de problèmes de compatibilité.
Il s'agit d'une deuxième étape cruciale pour prévenir les incidents susceptibles de ralentir, voire d'interrompre la migration. SMAT fournit des rapports détaillés sur les éléments qui peuvent nécessiter une plus grande attention de la part du service informatique de l'entreprise, tels que
- les configurations personnalisées
- les flux de travail complexes
- les parties web obsolètes
Configuration des activités de migration
Après avoir terminé la phase d'analyse, vous pouvez procéder aux activités de migration. L'outil de migration SharePoint vous permet de configurer des migrations uniques ou d'utiliser des fichiers CSV pour effectuer des migrations en masse, ce qui facilite l'automatisation dans le cas de grandes quantités de données.
En outre, l'outil de migration SharePoint prend en charge la migration incrémentielle, qui permet de transférer uniquement les fichiers nouveaux ou modifiés par rapport aux fichiers déjà migrés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les scénarios de migration incrémentale ou lorsque la mise à jour continue des données est une priorité.
Suivi et rapports
Un dernier aspect important de la migration vers SharePoint Online concerne le suivi et la génération ultérieure de rapports détaillés pour évaluer le succès du transfert de données.
L'outil de migration SharePoint offre des rapports détaillés au format CSV, qui documentent la progression de la migration et fournissent des informations utiles sur
- les fichiers transférés avec succès
- les données non migrées
- les erreurs éventuelles
- les délais d'achèvement
Ces rapports fournissent également des informations précieuses pour la planification et l'optimisation des migrations futures, vous permettant ainsi d'améliorer l'efficacité de l'ensemble du processus.
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intranet.ai est la solution basée sur SharePoint Online pour simplifier la communication interne et numériser les processus d'entreprise avec un investissement minimal en temps et en argent.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.
Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des meilleurs experts en Italie pour tout ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à construire leur espace de travail numérique sur le cloud de Microsoft, en améliorant l'expérience des personnes.
Il organise des événements mensuels en ligne pour informer les clients des nouveautés de Microsoft 365 et les aider à tirer le meilleur parti de leur espace de travail numérique.
FAQ sur SharePoint Online et SharePoint On-Premise
Quelles sont les différences entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise ?
SharePoint Online est une solution cloud mise à jour automatiquement, tandis que SharePoint On-Premise nécessite des serveurs locaux et des mises à jour manuelles.
Quelle est l’option la plus économique, SharePoint Online ou SharePoint On-Premise ?
SharePoint Online réduit les coûts matériels et de maintenance, tandis que SharePoint On-Premise implique des coûts pour les serveurs et les licences.
Quelles sont les limites de stockage dans SharePoint Online et SharePoint On-Premise ?
SharePoint Online offre 1 To plus 10 Go par utilisateur, tandis que SharePoint On-Premise dépend de la capacité du serveur.
Dans quelle mesure peut-on personnaliser SharePoint Online et SharePoint On-Premise ?
SharePoint On-Premise prend en charge de nombreuses personnalisations, tandis que SharePoint Online offre des options plus limitées.
Comment migrer de SharePoint On-Premise à SharePoint Online ?
La migration peut se faire à l’aide de l’outil SharePoint Migration Tool, avec une planification soigneuse pour une gestion sécurisée des données.
Quand est-il judicieux de passer de SharePoint On-Premise à SharePoint Online ?
SharePoint Online est idéal pour ceux qui recherchent la scalabilité et souhaitent optimiser les ressources de gestion informatique.
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