SharePoint Syntex : définition et usage de l'IA documentaire

Qu’est-ce que SharePoint Syntex

Toutes les entreprises doivent gérer de grandes quantités de documents et d’informations, souvent répartis sur différentes plateformes et traités, souvent manuellement, par plusieurs départements. Aujourd’hui, cependant, la rapidité avec laquelle les membres d’une organisation peuvent accéder aux données constitue un facteur de compétitivité, et l’adoption d’outils d’automatisation s’avère plus essentielle que jamais.

Grâce aux nouveaux systèmes d’IA intégrés aux plateformes qui composent le digital workplace (dont SharePoint Online est un exemple phare), il est possible de transformer les informations de l’entreprise en connaissances utiles pour accélérer les processus internes.

L’analyse manuelle de documents, contrats, rapports et communications peut entraîner des retards, des doublons et des incohérences ; c’est un flux de travail peu efficace, qui complique la recherche des informations nécessaires à l’exécution de ses tâches. Sans parler des risques en matière de sécurité des données.

Microsoft 365 offre la possibilité d’automatiser facilement ce processus, en permettant au système de stockage lui-même d’identifier des schémas récurrents et d’extraire des données pertinentes. C’est précisément là qu’intervient SharePoint Syntex, une solution conçue pour automatiser la gestion des contenus d’entreprise, en s’appuyant sur l’infrastructure déjà présente au sein de SharePoint Online.

SharePoint Syntex est donc un service qui enrichit les fonctionnalités de SharePoint Online, en le rendant capable d’interpréter, de classer et d’extraire intelligemment des informations à partir des documents de l’entreprise.

Il repose sur des modèles d’intelligence artificielle et de machine learning entraînés à reconnaître des types spécifiques de contenus, à en extraire les champs pertinents et à appliquer des métadonnées cohérentes. L’objectif principal est d’améliorer l’efficacité des flux documentaires, en augmentant progressivement la précision du classement sans intervention manuelle.

Ce service fonctionne en étroite synergie avec l’écosystème Microsoft 365, grâce à une intégration native avec des outils tels que Power Automate, Power Apps et le système d’étiquetage Microsoft, garantissant la conformité et la sécurité des documents dans son digital workplace.

Un autre atout réside dans la possibilité de configurer Syntex sans compétences en data science. Ainsi, les administrateurs de SharePoint peuvent définir des modèles d’apprentissage personnalisés, en téléversant un ensemble de documents servant d’exemples et en spécifiant les champs ou les motifs textuels considérés comme significatifs pour l’entreprise ou un département donné.

Syntex apprend ces règles et les applique à tous les fichiers importés par la suite, automatisant la génération de métadonnées et la catégorisation des contenus selon les préférences de l’organisation.

On peut donc affirmer que l’objectif de cet outil ne se limite pas à étiqueter les fichiers de manière générique, mais bien à rendre les archives de l’entreprise plus intelligentes.

L’automatisation sous-jacente, rendue possible par l’intelligence artificielle intégrée à SharePoint, libère ainsi des ressources qui peuvent être réaffectées à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse des données extraites ou l’optimisation des processus associés.

SharePoint Syntex : fonctionnalités et licences

SharePoint Syntex propose un ensemble hétérogène de fonctionnalités qui étendent la capacité de SharePoint Online à interpréter les documents et à automatiser les tâches liées à leur gestion.

Ces fonctionnalités se divisent en deux grandes catégories :

1. Content Understanding : le système se concentre sur la lecture et l’interprétation du contenu. L’utilisateur, généralement un administrateur SharePoint ou un responsable de service, définit un modèle qui décrit la structure ou les motifs récurrents d’un certain type de fichier. Ensuite, Syntex applique ce modèle aux bibliothèques de documents, en attribuant automatiquement des métadonnées, des catégories et des champs. Par exemple, il est possible de configurer un modèle pour reconnaître les références contractuelles, comme l’identifiant et la date d’échéance, dans un ensemble de documents juridiques hétérogènes. Une fois le modèle créé, il suffit de le publier dans une ou plusieurs bibliothèques SharePoint, et Syntex analysera automatiquement chaque nouveau document, le catégorisera et générera les métadonnées appropriées.
   
   
2. Content Processing : le système se concentre sur l’extraction de données à partir de documents structurés ou semi-structurés, comme des factures ou des formulaires de demande. Il utilise des techniques de reconnaissance pour interpréter des champs prédéfinis (date, montant, adresse, etc.), facilitant ainsi le transfert direct de ces valeurs vers des listes SharePoint ou d’autres solutions intégrées à Microsoft 365, comme Power Automate. De cette manière, un « flux » est mis en place qui, à partir du simple téléversement d’un document, génère automatiquement des enregistrements contenant les informations clés auparavant extraites manuellement.
   
   

Pour compléter ces deux domaines, Syntex propose également des fonctionnalités telles que l’application d’étiquettes de conformité (étiquettes de rétention et de sensibilité), l’intégration avec Azure AI (en particulier Document Intelligence et Vision), ainsi que la possibilité de créer plusieurs Content Centers pour gérer les modèles à grande échelle.

Content Center dans SharePoint

Pour illustrer davantage les avantages de cette solution, examinons quelques exemples concrets.

L’introduction de SharePoint Syntex dans une organisation répond au besoin de rendre les archives documentaires plus dynamiques et accessibles. Souvent, le travail d’analyse et de catégorisation repose sur les équipes internes, ce qui ralentit les processus et augmente le risque d’erreurs dans la gestion des données. En exploitant les fonctionnalités d’IA de SharePoint, Syntex réduit ces inefficacités, libérant ainsi des ressources qui peuvent être réaffectées à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à la génération automatique de métadonnées, chaque document peut être retrouvé plus facilement via les filtres et la recherche de la plateforme. Plutôt que de devoir se souvenir exactement du nom du fichier ou de son dossier, les utilisateurs peuvent interroger directement les champs extraits.

Lorsqu’il reconnaît des types spécifiques de documents (bons de commande, contrats, factures, demandes d’assistance), Syntex enregistre les données importantes de manière cohérente et homogène, améliorant la qualité globale des informations disponibles. Dans le cas des contrats, par exemple, la page où figure une clause ou les références de validité ne sont plus saisies manuellement, mais extraites automatiquement de manière systématique.

Mais nous avions promis de citer des cas d’usage, et nous allons tenir parole.

Commençons par un service administratif et comptable. Syntex peut y être utilisé pour automatiser la gestion et l’analyse des factures, notamment en combinaison avec Power Automate. Ensemble, ces outils identifient les données essentielles, les envoient vers des flux d’approbation automatisés, puis les archivent une fois validées par les utilisateurs concernés.

Passons au service juridique : ici, Syntex peut soutenir la gestion des contrats en proposant un système de classification basé sur l’étiquetage des documents selon la présence de clauses de confidentialité, de pénalités ou d’autres conditions contractuelles.

Les Ressources Humaines peuvent également tirer parti de cette technologie, notamment pour simplifier les processus de recrutement et de gestion du personnel. Des documents tels que des CV ou des bulletins de salaire peuvent être analysés par le système pour extraire automatiquement les compétences clés, certifications, expériences professionnelles et coordonnées. Il est même possible de créer des profils à partir de ces données pour trier les candidats par rôle, site ou service.

L’utilisation de SharePoint Syntex nécessite toutefois des licences spécifiques.

Cette solution est proposée comme un add-on à Microsoft 365. En d’autres termes, l’organisation doit disposer de certains plans Microsoft 365 ou SharePoint Online (par exemple E3, E5, Business Premium ou SharePoint Online Plan 2), puis activer Syntex avec un coût supplémentaire par utilisateur.

La licence Syntex couvre l’utilisation des fonctionnalités de traitement documentaire et inclut un nombre défini de crédits AI Builder pour le traitement de formulaires (en particulier pour les formulaires structurés ou semi-structurés).

Pour activer le service, les administrateurs Microsoft 365 doivent suivre les étapes suivantes :

1. Activation de l’abonnement : il faut acheter l’add-on Syntex ou l’ajouter en version d’essai, si disponible.
   
   
2. Création du Content Center : il s’agit d’un site spécial SharePoint Online où les modèles sont définis. Dans les grandes organisations, il est possible de créer plusieurs Content Centers, afin de séparer les modèles par service ou processus.
   
   
3. Attribution des licences et des rôles : il convient d’identifier les personnes autorisées à créer et gérer les modèles d’intelligence artificielle (généralement les administrateurs SharePoint ou les responsables de chaque service).
   
   
4. Configuration des modèles : cela implique de téléverser des documents d’exemple, définir les motifs à extraire, effectuer des tests de précision et publier ensuite les modèles dans les bibliothèques à automatiser.
   
   

Concrètement, chaque administrateur devra se rendre dans l’Admin Center, puis dans la section "Configuration", sélectionner "Fichiers et contenu" et cliquer sur "Utiliser l’IA de contenu avec Microsoft Syntex", avant de poursuivre avec la configuration de l’abonnement et du groupe de ressources.

À la fin de cette procédure, il faudra retourner dans la section "Configuration" de l’Admin Center pour finaliser la mise en place de Syntex. Il sera alors possible de travailler sur le Content Center, le traitement des documents (structurés et non structurés), la reconnaissance optique des caractères, le marquage des images et l’assemblage de contenu.

Il peut aussi être nécessaire de configurer la facturation via Azure Pay-As-You-Go pour couvrir les services avancés d’intelligence artificielle, notamment en cas de traitement de volumes importants de documents.

Cette configuration garantit que les processus de traitement disposent des ressources nécessaires pour fonctionner de manière fluide, même en cas de pics d’activité nécessitant une puissance de calcul accrue. En outre, ce modèle permet de ne payer que pour les ressources réellement utilisées, offrant flexibilité et évolutivité sans engagement à long terme.

En matière de coûts, les services Syntex à paiement à l’usage sont facturés en fonction du type et du nombre de transactions. Par exemple, le traitement standard des documents coûte 0,01 $ par transaction, chaque page traitée d’un fichier PDF ou image étant considérée comme une transaction.

Dans l’ensemble, la phase d’installation de Syntex demande un investissement initial pour l’analyse des documents, la cartographie des exemples et la définition des règles d’extraction.

Une fois cette phase terminée, la solution commence à offrir un retour sur investissement concret, en automatisant des tâches qui seraient autrement bien plus chronophages.

SharePoint Syntex : modèles, form processing et conformité

La création de modèles de content understanding constitue le cœur de l’automatisation fondée sur l’intelligence artificielle intégrée à SharePoint Online. Nous avons déjà expliqué que l’objectif est de définir des règles permettant de classer les documents et d’en extraire les informations les plus pertinentes, sans intervention constante de la part des utilisateurs.

Où se déroule ce processus ? Dans un Content Center, c’est-à-dire un site dédié qui permet de gérer tous les modèles en un seul endroit et d’en suivre les performances.

Pour ce faire, il faut d’abord sélectionner un ensemble de documents représentatifs du type à traiter (contrats, factures, demandes de remboursement). Ces fichiers doivent être téléversés dans une bibliothèque spécifique du Content Center, où ils peuvent être analysés afin d’identifier des motifs et attributs pertinents. Parmi les exemples d’attributs figurent les dates de validité, les montants, les noms des signataires ou certaines clauses particulières.

Une fois ces éléments identifiés, on définit les "explanation type", c’est-à-dire les indications qui permettent à Syntex de rechercher et de reconnaître les motifs repérés. Il peut s’agir de phrases, de champs numériques ou de valeurs récurrentes apparaissant à des emplacements spécifiques du document.

Après avoir défini les règles, Syntex permet de lancer des tests préliminaires pour voir comment les documents sont classés et quelles valeurs sont extraites.

Cette étape est cruciale, car elle permet de vérifier si les modèles interprètent correctement les différentes variantes d’un document (par exemple, des contrats de différentes entreprises avec des mises en page distinctes). En cas d’erreurs ou de lacunes, il est bien entendu possible d’affiner les modèles en ajoutant d’autres exemples ou en ajustant les explanation types pour mieux prendre en compte les exceptions.

Une fois la définition finalisée, le modèle peut être appliqué à une ou plusieurs bibliothèques, en demandant à Syntex d’analyser automatiquement les nouveaux documents qui y seront importés. Ainsi, les champs extraits sont enregistrés comme colonnes de la bibliothèque (métadonnées), rendant chaque fichier plus accessible et prêt à être intégré à d’éventuels workflows d’approbation ou d’archivage.

Traitement des documents avec Syntex

Maintenant, si le premier scénario, à savoir le content understanding, est idéal pour les documents non structurés comme les contrats, le form processing de Syntex offre des réponses plus ciblées pour gérer des fichiers aux formats répétitifs, tels que les factures standard, les bons de commande ou les formulaires de demande.

Au cœur de cette fonctionnalité se trouve l’intégration avec Power Apps AI Builder, qui lit les champs prédéfinis et en extrait le contenu avec une plus grande précision.

Prenons un exemple pour mieux comprendre.

Imaginons des factures pour lesquelles il est nécessaire d’identifier le code fournisseur, la date, la devise et le montant total. Le service administratif peut créer un modèle de form processing en téléchargeant quelques exemples de factures. Syntex apprend la structure et reconnaît les champs clés.

Chaque fois qu’une nouvelle facture est chargée dans la bibliothèque désignée, il en extrait les valeurs et les insère dans les colonnes correspondantes, avec la possibilité d’activer des flux Power Automate. Par exemple, si le montant dépasse un certain seuil, il est possible d’intégrer un flux d’approbation et de notification impliquant le service comptabilité.

Ce type d’automatisation, en plus de réduire les délais de traitement, diminue également les erreurs de saisie et simplifie la création de rapports sur les données agrégées, comme les dépenses mensuelles par fournisseur.

C’est justement grâce à ces automatismes qu’il est possible de gérer un volume important de documents avec des ressources limitées, en améliorant à la fois la rapidité et la précision de l’ensemble du processus.

À ce stade, il convient d’aborder un aspect essentiel de la gestion documentaire : la sécurité.

En effet, les fonctionnalités de Syntex ne se limitent pas à interpréter et classifier les documents, mais en renforcent la gestion dans une optique de conformité réglementaire.

Lorsqu’un modèle est créé, il est possible de définir que, lors de la reconnaissance de certains attributs, une étiquette de conformité ou de sensibilité soit appliquée. Une application particulièrement utile pour tous les documents liés à des données personnelles ou à des informations financières soumises à des audits internes.

Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

Dès lors qu’un document est étiqueté comme "Confidentiel" ou "Réservé aux contrats du fournisseur X", Syntex transmet cette classification à l’écosystème Microsoft 365, influençant ainsi les règles de conservation, la protection contre les modifications non autorisées et la distribution des droits d’accès.

Certains documents peuvent être soumis à une durée minimale d’archivage (par exemple, 5 ou 10 ans), tandis que d’autres peuvent nécessiter de ne pas sortir du périmètre de l’entreprise sauf via des procédures précises de partage externe.

Même dans des contextes plus complexes, comme les grands groupes bancaires ou les entreprises multinationales, il est possible d’agir de manière proactive en matière de sécurité, en adoptant une méthode dans laquelle la protection des données est décidée en amont et appliquée automatiquement.

Cependant, ce type de stratégie ne concerne pas uniquement la technologie utilisée, mais implique une évolution des modes de travail et de la gestion des informations de l’entreprise, comme nous le verrons dans le prochain chapitre.

SharePoint Syntex : stratégies pour une adoption réussie

Adopter une solution comme SharePoint Syntex implique un changement à la fois technique et, surtout, culturel. Pour assurer le succès de sa mise en œuvre (entre définition des modèles d’IA, révision des procédures d’archivage et formation du personnel aux nouvelles dynamiques d’automatisation) il est nécessaire d’adopter une approche structurée du change management.

La première étape pour garantir une adoption efficace d’une nouvelle solution consiste à identifier les "champions" de chaque département. Il s’agit de personnes sélectionnées pour leurs compétences numériques et leur connaissance des processus et des flux documentaires propres à leur domaine professionnel.

En résumé, ce sont des professionnels qui deviennent une référence pour leurs collègues, en assumant un double rôle de facilitateurs et de promoteurs du changement. Leur mission est d’accompagner les membres de chaque équipe dans l’adoption de la nouvelle technologie, en les guidant à travers un parcours d’apprentissage aussi personnalisé, direct et collaboratif que possible.

Les champions sont également chargés de recueillir des retours d’expérience utiles pour optimiser les modèles et garantir que la solution réponde aux besoins de chaque service.

La participation active de ces personnes est essentielle pour éviter que SharePoint Syntex ne soit perçu comme un outil réservé exclusivement au service informatique, et pour encourager au contraire ce changement culturel indispensable à la réussite à long terme de tout projet d’adoption.

L’attention doit être portée sur le partage des bonnes informations et, à ce titre, un plan de communication interne bien structuré peut favoriser l’adoption de SharePoint Syntex et garantir que tous les collaborateurs comprennent les avantages apportés par cette technologie.

Un plan de communication de cette envergure devrait être coordonné, de préférence, avec les Ressources Humaines ou avec l’équipe en charge de la transformation numérique (si elle existe), afin d’assurer la cohérence du message et des méthodes d’adoption.

Parmi les initiatives pouvant être mises en œuvre dans le cadre de cette collaboration, on trouve l’organisation de sessions introductives, en présentiel ou à distance, pour illustrer les fonctionnalités de Syntex et son impact sur les flux de travail. À défaut, l’entreprise peut publier de courts tutoriels, de 15 à 20 minutes chacun, permettant d’approfondir des cas d’usage et de répondre aux questions les plus fréquentes.

Ces actions contribuent à réduire la résistance au changement, souvent liée à la crainte que l’introduction d’une nouvelle technologie (notamment lorsqu’il s’agit d’intelligence artificielle ou d’automatisation) ne remplace l’expertise du personnel.

Un parcours de formation progressif est conseillé pour faciliter l’apprentissage.

Aux premières étapes de l’adoption, il est préférable de ne pas publier simultanément des dizaines de modèles, mais de se concentrer sur un ou deux processus clés afin de permettre aux utilisateurs de se familiariser avec le nouveau mode de travail, tout en le perfectionnant avant de l’étendre à l’ensemble de l’organisation.

Qu’est-ce que SharePoint Syntex et à quoi sert-il ?

SharePoint Syntex est une solution basée sur l’intelligence artificielle qui permet d’interpréter, de classifier et d’extraire des informations à partir des documents professionnels archivés dans SharePoint Online. Il automatise les processus documentaires, améliore l’accessibilité des informations et réduit les interventions manuelles dans les flux de travail.

Quelles sont les fonctionnalités offertes par SharePoint Syntex ?

SharePoint Syntex permet d’analyser des documents non structurés et structurés, d’extraire des données pertinentes et de les transformer en métadonnées utiles. Il intègre des outils comme Power Automate, applique des étiquettes de conformité et permet une gestion centralisée via le Content Center.

Faut-il des compétences techniques pour utiliser SharePoint Syntex ?

Non, SharePoint Syntex peut être configuré par des utilisateurs non techniques. Les administrateurs chargent des documents d’exemple et définissent les champs à extraire ; le système apprend à partir de ces données et applique les règles automatiquement.

Quelles licences sont nécessaires pour activer SharePoint Syntex ?

Pour utiliser SharePoint Syntex, il faut un plan Microsoft 365 compatible, comme E3, E5, Business Premium ou SharePoint Online Plan 2, ainsi que l’achat d’un module complémentaire spécifique à Syntex.

Quel est le coût d’utilisation de SharePoint Syntex ?

Le coût dépend du nombre d’utilisateurs et du volume de documents traités. Chaque page traitée est facturée par transaction. Les fonctionnalités avancées peuvent nécessiter l’activation de la facturation Azure Pay-As-You-Go.

Comment configurer SharePoint Syntex en entreprise ?

La configuration inclut l’activation de la licence, la création d’un Content Center, l’attribution des rôles et la définition des modèles à partir de documents d’exemple. Les modèles sont ensuite publiés dans les bibliothèques documentaires pour lancer l’automatisation.

Quels avantages SharePoint Syntex apporte-t-il aux entreprises ?

SharePoint Syntex améliore la qualité et l’organisation des documents professionnels, accélère les processus, réduit les erreurs manuelles et permet un accès plus rapide et efficace à l’information grâce aux métadonnées générées automatiquement.

Dans quels domaines d’entreprise SharePoint Syntex est-il utile ?

SharePoint Syntex est utile en comptabilité pour automatiser la gestion des factures, dans le service juridique pour analyser les contrats et les clauses, et dans les ressources humaines pour traiter les CV, les bulletins de paie et créer automatiquement les profils des candidats.

Comment favoriser une adoption efficace de SharePoint Syntex ?

Pour une adoption réussie, il est essentiel d’impliquer des référents dans les différents services, de communiquer les bénéfices de la technologie et de proposer une formation progressive. Il est conseillé de commencer par quelques processus pilotes avant d’étendre l’utilisation à plus grande échelle.

SharePoint Syntex contribue-t-il à la protection des documents professionnels ?

Oui, SharePoint Syntex peut appliquer automatiquement des étiquettes de conformité et de sensibilité en fonction du contenu des documents, améliorant ainsi la sécurité, la protection contre les modifications non autorisées et la gestion des accès selon les politiques de l’entreprise.