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SharePoint Teams: découvrez l'intégration du duo signé Microsoft 365

Vous savez certainement que les outils de la suite Microsoft 365 sont essentiels pour tout espace de travail numérique qui se respecte.

Mais savez-vous aussi que vous pouvez les intégrer pour débloquer de nouvelles fonctionnalités?

Jetons ensemble un coup d'œil à l'un des combos les plus appréciés: SharePoint Online et Microsoft Teams!

SharePoint et Teams:
les deux faces d’une même pièce?

Microsoft propose une gamme d'outils pour accomplir toutes sortes de tâches et simplifier sa vie professionnelle. Parmi eux, nous avons décidé d'explorer aujourd'hui SharePoint Online et Teams.

Le premier vous permet de créer des sites web, de publier du contenu et de stocker des fichiers qui circulent dans votre entreprise ou qui sont partagés pour diverses raisons.

Le second n'a plus besoin d'être présenté : nous sommes sûrs que vous avez tous, à un moment ou à un autre, utilisé l'application de collaboration et de communication professionnelle par excellence. Avec ses réunions, ses appels vidéo et son chat, il est impossible de ne pas croisé ces deux petits hommes bleus avec leur petit carré immanquable et le T blanc. 

Si nous devions résumer ce qui distingue ces deux outils, nous dessinerions probablement un schéma comme celui-ci:

Microsoft SharePoint Online Microsoft Teams
Stockage de fichiers dans le cloud Collaboration sur des fichiers partagés
Gestion des autorisations d'accès Coordination entre les équipes de projet
Création de contenu de marque Communication en temps réel


Plu tôt clair, non?

D'une part, nous disposons d'une plateforme qui nous permet de créer du contenu ciblé pour les publics de l'entreprise; d'autre part, nous avons l'application idéale pour diffuser toutes les communications de l'entreprise à travers nos différentes équipes et canaux.

D'une part, Teams nous permet de créer des groupes de travail dynamiques; d'autre part, SharePoint est le centre de gestion à partir duquel nous pouvons contrôler les autorisations d'accès et stocker les documents partagés de manière sécurisée, simple et bien organisée.

Voyons donc comment réunir ces éléments complémentaires.

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Site Microsoft SharePoint Team:
comment créer un site de collaboration avec Microsoft Teams

Le premier type d'intégration entre SharePoint Online et Teams concerne les groupes et les sites d'équipe.

Un groupe Microsoft Teams est un espace de collaboration qui se connecte en fait à un ou plusieurs sites SharePoint. Plus précisément, nous parlons de sites d'équipe (si vous n'avez aucune idée de ce que c'est, nous vous recommandons de regarder ça).

Cela signifie que lorsque vous créez un groupe Teams, un site d'équipe est automatiquement créé sur SharePoint. C'est là que sont enregistrés et stockés tous les fichiers partagés dans le groupe Teams lié.

Mais bien sûr, ce n'est pas tout.

Chaque groupe Teams peut être divisé en canaux, qui ne sont rien d'autre que des équipes plus petites que le groupe principal. Par exemple, le groupe Marketing peut avoir besoin de canaux dédiés à des produits ou des événements spécifiques pour mieux coordonner le travail de ses membres.

Cependant, il n'existe pas un seul type de canal dans Teams, mais trois. Et à chacun de ces types, correspond une connexion différente à SharePoint:

  • Canal standard = un dossier avec des fichiers partagés est créé dans le site d'équipe SharePoint lié au groupe principal.
  • Canal privé = un nouveau site d’équipe SharePoint est créé, complètement autonome du groupe principal.
  • Canal partagé = voir ce qui se passe pour le canal privé.

De cette manière, chaque groupe et chaque canal disposera de son propre espace de stockage dans SharePoint Online afin de pouvoir sauvegarder, stocker et collaborer sur des documents de projet sans les perdre dans la masse.

Arrivé à ce point, vous vous demandez peut-être s'il est possible d'opérer dans le sens inverse, c'est-à-dire s'il est possible de créer un groupe sur Microsoft Teams à partir de SharePoint.

La réponse est oui, MAIS.

C'est simple. Mais pas automatique.

En effet, pour créer un groupe sur Teams avec les mêmes personnes avec lesquelles vous partagez un site collaboratif sur SharePoint Online, vous devez cliquer sur "Ajouter Microsoft Teams" en bas à gauche de la page d'accueil de votre site.

Si l'incontournable icône Teams apparaît dans la barre de navigation de votre site SharePoint, c'est qu'il s'agit d'un accès rapide à votre groupe dans l'application Microsoft Teams.

Listes SharePoint:
comment intégrer des listes (et autres) de SharePoint Online dans l'application Teams

Dans l'environnement Microsoft, une liste est une collection de données qui peut être facilement partagée permettant d'organiser un large éventail d'informations de manière flexible.

Une liste se compose toujours de deux éléments: des lignes, qui contiennent des données, et des colonnes, qui contiennent des métadonnées.

Ces dernières sont utilisées pour regrouper, catégoriser et suivre les informations qui nous intéressent.

Prenons l'exemple d'une liste de contacts.

Dans chaque ligne, nous trouverons les noms des personnes qui nous intéressent, comme celles qui participent à l'une de nos initiatives ou à l'un de nos projets. Dans chaque colonne, cependant, nous trouverons des métadonnées telles que l'entreprise où travaillent nos contacts ou le rôle qu'ils jouent.

En outre, des fichiers tels que des feuilles de calcul ou des documents peuvent être liés à chaque élément d'une liste afin de fournir des détails supplémentaires.

Si tout est clair jusqu'à présent, poursuivons.

SharePoint de Microsoft 365 possède des caractéristiques spécifiques qui en font la plateforme idéale pour collecter et cataloguer tout type de données. Parmi ces fonctionnalités, nous trouvons la possibilité de créer nos propres listes.

En particulier, les web parts SharePoint peuvent être configurés pour ajouter des listes telles que les contacts, mais aussi les annonces, les tâches de projet, les liens rapides et plus encore aux pages de l'intranet ou du site collaboratif créé pour un événement particulier.

Mais ce qui nous intéresse aujourd'hui, c'est la possibilité d'insérer des listes comme onglets dans l'application Microsoft Teams.

En fait, nous pouvons ajouter une liste, une bibliothèque de documents ou même une page d'un site SharePoint comme lien rapide dans Teams.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le "+" dans l'onglet de navigation supérieur, de sélectionner SharePoint et de choisir l'élément que nous voulons insérer.

Ajout d'un nouvel onglet à un groupe Teams

Ajout d'un nouvel onglet à un groupe Teams

 

 

Ajout d'une liste ou d'une bibliothèque de documents SharePoint en tant qu'onglet dans Teams

Ajout d'une liste ou d'une bibliothèque de documents SharePoint en tant qu'onglet dans Teams


Il est intéressant de noter que nous pouvons intégrer une liste présente sur le site collaboratif lié à notre groupe Teams ou à partir de tout autre site SharePoint auquel nous avons accès.

Cela nous permettra d'atteindre rapidement des pages d'intérêt général telles que celles contenues dans l'intranet (le site de communication SharePoint qui s'adresse à toute la population de l'entreprise) et qui peuvent s'avérer utiles pour le projet que notre équipe entreprend.

Enfin, l'intégration entre les outils Microsoft 365 nous permet également de modifier les listes et les pages SharePoint directement à partir de notre application Teams: nous avons donc ajouté aux fonctions de communication en temps réel celles de gestion et de modification du contenu partagé.

Pas mal pour travailler en équipe, non?

Avant de clore ce chapitre, nous vous recommandons de lire cet article: ici, nous vous parlons de l'un des derniers ajouts aux applications de Microsoft pour rendre le lieu de travail numérique de votre entreprise encore meilleur.

Nous parlons de Microsoft Lists, l'outil qui étend les capacités de création de listes de SharePoint Online et renforce l'intégration de ces éléments dans Teams.

Jetez-y un coup d'œil pour découvrir comment tirer le meilleur parti des listes et simplifier ainsi votre travail!

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Power Automate:
connecter SharePoint et Teams grâce à des flux de travail automatisés

Power Automate.

L'outil qui donne une impulsion aux professionnels du monde entier au même titre qu'Excel.

Mais que fait-il?

En un mot, il tente d'atteindre le même objectif que ses homologues, à savoir rendre le travail plus facile - et peut-être plus agréable! - et il y parvient en permettant de créer des flux de travail sans avoir beaucoup de connaissances en programmation.

Ces flux sont utiles pour automatiser des tâches et des processus à faible valeur ajoutée, monotones et répétitifs, comme l'envoi d'un email à une personne spécifique chaque fois qu'un document est approuvé.

Et voilà que la troisième intégration possible entre SharePoint Online et Microsoft Teams concerne précisément les automatisations de Power Automate.

Les cas d'utilisation peuvent être infinis, mais revenons à l'exemple mentionné il y a un instant: le processus d'approbation d'un document (ou d'une tâche). 

Grâce à l'intégration entre les différents outils Microsoft, nous pouvons imaginer suivre ces étapes:

  1. Sélectionnez un fichier dans un site SharePoint.
  2. Lancez le processus d'approbation avec Approvals de Power Automate. 
    Dans le formulaire à soumettre, nous pouvons entrer toutes les données pertinentes inhérentes au dossier et nous pouvons également indiquer la liste des personnes à approuver.
  3. Power Automate envoie un message de notification dans les groupes Teams que nous voulons impliquer dans le processus.
  4. Si le fichier est approuvé avec succès, notre workflow définit automatiquement le statut "approuvé" comme tag du fichier sur SharePoint.

Ici, les innombrables actions manuelles sont remplacées par un processus fluide, rapide et efficace qui relie tous les outils dont nous pouvons équiper notre lieu de travail numérique.

Le temps gagné grâce à cette intégration peut être consacré à d'autres activités bien plus satisfaisantes et plus précieuses.

Ou bien il vous permettra de profiter d'une pause-café plus longue et plus relaxante.

 

Microsoft Viva:
comment inclure un accès rapide aux sites SharePoint sur Teams

Nous sommes arrivés au dernier mode d'intégration entre SharePoint Online et Microsoft Teams de notre article.

Parlons de la possibilité de créer un accès rapide à un site SharePoint via Teams, tout en conservant le contexte d'utilisation et de navigation de ce dernier.

Pour clarifier, nous pouvons ajouter une icône dans la barre latérale de l'application Teams pour atteindre le site SharePoint lié sans aller directement dans SharePoint Online.

On pourrait imaginer cette intégration comme une fusion entre les deux outils, nous permettant d'accéder au contenu de l'intranet ou d'autres sites SharePoint avec Teams.

Pour chaque site lié, une icône d'accès rapide est ajoutée à la barre latérale, comme nous l'avons mentionné. Chacune de ces icônes peut être personnalisée avec des logos et des palettes propres à l'entreprise, non seulement pour rendre la navigation plus claire et plus intuitive, mais aussi pour exploiter un nouvel espace afin de diffuser notre identité de marque.

Accès rapide à l'intranet SharePoint depuis Microsoft Teams

Accès rapide à l'intranet SharePoint depuis Microsoft Teams


En plus de l'intranet, qui est le site SharePoint le plus intéressant pour le public de l'entreprise, nous pouvons décider d'intégrer l'accès au portail de formation.

De cette façon, les utilisateurs peuvent utiliser leur application Microsoft Teams pour communiquer, collaborer, se tenir au courant et acquérir de nouvelles compétences.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.

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