SharePoint VS OneDrive : quelle est la différence?

SharePoint et OneDrive sont des systèmes de stockage en cloud.

Les fonctionnalités que ces deux outils Microsoft 365 ont en commun rendent toujours plus mince la frontière entre eux. Pour certains utilisateurs, elle est même inexistante.

Cependant, il existe une différence fondamentale.

Découvrons ensemble de quoi il s'agit.

Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive de Microsoft 365

La suite de Microsoft 365 permet aux organisations et aux professionnels d'accéder à un environnement de travail flexible.

Il est plus facile de gérer les tâches et les projets dans cet espace numérique innovant, surtout à l'époque actuelle où la plupart des collaborations et des communications se font à distance ou en mode hybride.

Cependant, l'un des principaux défis pour les personnes et les entreprises qui décident de déplacer leur travail dans l'univers Microsoft est de tirer parti des opportunités qu'il offre, ainsi que de comprendre les différences qui rendent ses applications différentes les unes des autres. En d'autres termes, uniques.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur deux outils dont les fonctionnalités sont souvent regroupées, au point d'être considérées comme interchangeables par un nombre non négligeable d'utilisateurs. Mais cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité.

Parlons de SharePoint Online et de Microsoft OneDrive.

Commençons par dire que SharePoint et OneDrive sont tous deux des systèmes de stockage qui permettent aux utilisateurs de migrer leurs fichiers et documents vers Microsoft cloud.

Cela signifie que les utilisateurs peuvent accéder à des contenus multimédias, des documents, des photos et bien plus encore, où qu'ils soient et à partir de n'importe quel appareil.

Il suffit de disposer d'une connexion Internet et de connaître les informations d'identification pour se connecter à un compte Microsoft 365 pour dire adieu à l'obligation de transporter en permanence un appareil professionnel spécifique.

Une véritable révolution, surtout pour les professionnels qui ne pouvaient pas se séparer de leur bureau ou qui étaient obligés de consulter des séries interminables d'emails et de copies papier pour éditer le même document avec leurs collègues.

Avec l'introduction des systèmes d'archivage modernes de Microsoft, le partage et la collaboration à distance sont également devenus des tâches simples et quotidiennes.

Chaque utilisateur peut modifier les fichiers stockés dans le cloud simultanément avec son équipe, sans craindre de perdre des informations importantes au cours du processus.

De plus, grâce à l'historique des modifications, les utilisateurs ayant accès aux fichiers peuvent visualiser toutes leurs versions. Ils peuvent ainsi comparer l'état actuel du document sur lequel ils collaborent avec n'importe laquelle de ses versions précédentes, tout en ayant la possibilité de restaurer ces dernières.

Malgré les nombreuses similitudes, il existe toutefois une différence substantielle entre ces deux systèmes destinés à créer, partager et stocker du contenu.

D'une part, SharePoint se concentre sur la gestion de fichiers et de documents par des équipes commerciales ou un public d'utilisateurs encore plus large. Par conséquent, les fichiers qui sont créés ou téléchargés vers l'une des bibliothèques de SharePoint sont destinés à être modifiés par une équipe. Il s'agit souvent de documents liés à des projets ou des initiatives spécifiques.

En revanche, OneDrive accueille principalement des fichiers destinés à un usage strictement personnel, qui ne sont pas prêts à être partagés ou qui doivent être envoyés à un nombre restreint d'utilisateurs. Ainsi, l'entreprise dans son ensemble ne peut pas accéder aux documents contenus dans les dossiers OneDrive des utilisateurs individuels sans que ces derniers ne lui donnent l'autorisation nécessaire.

En bref, on pourrait expliquer la différence qui sépare ces deux outils par un seul mot : collaboration.

Par exemple, il suffit de penser à la forte relation entre les sites d'équipe SharePoint et les groupes et canaux Microsoft Teams pour comprendre en un instant l'importance de la collaboration et de la communication dans la gestion des fichiers stockés sur cette plateforme.

Pour approfondir ce sujet, nous vous recommandons de lire notre article sur les possibilités d'intégration de SharePoint Online avec Microsoft Teams.

C'est vrai: OneDrive a également une connexion spéciale avec d'autres applications Microsoft 365. Cependant, nous insistons toujours sur le fait que le partage avec d'autres utilisateurs n'est pas le but ultime de cet outil.

Nous pourrions plutôt dire que la propriété centralisée des fichiers personnels est le but de OneDrive, permettant aux utilisateurs de gérer leur contenu à partir d'un seul espace virtuel et accessible depuis n'importe quel appareil. Et ce bien sûr, sans affecter la protection totale des données qu'il stocke.

À cet égard, la version OneDrive for Business - destinée spécifiquement aux entreprises et aux organisations - offre essentiellement le même service, mais avec des configurations plus avancées pour l'administration des fichiers.

Un autre aspect à prendre en compte est le fait que seul SharePoint est capable d'aller au-delà d'une simple fonction de stockage en cloud.

Malgré ses capacités uniques de gestion de documents, SharePoint joue également un rôle clé en tant que plateforme de création de contenu.

En effet, il est reconnu comme l'un des outils les plus efficaces pour construire des sites d'équipe, dédiés à la collaboration sur les dossiers des différents groupes de l’entreprise, et des sites de communication, tels que l'intranet ou l'extranet.

Sans entrer dans les détails, il vous suffira ici de savoir qu'avec SharePoint, vous pouvez rédiger, publier et diffuser des contenus multimédias, des newsletters d'entreprise, des services aux employés, des communications internes, des événements, des webinars et bien plus encore.

Pour approfondir ce sujet, nous vous invitons à lire notre article sur
SharePoint Online et ses 7 fonctionnalités clés.

Pour résumer ce qui a été dit jusqu'à présent, voici un bref tableau récapitulant les caractéristiques communes des deux produits de la marque Microsoft 365:

Dans le tableau suivant, cependant, nous présentons les différences substantielles qui existent entre les deux applications:

Comment synchroniser les librairies SharePoint avec OneDrive

OneDrive permet de synchroniser les fichiers de vos appareils avec Microsoft cloud, et vice versa.

En fait, il est possible d'utiliser OneDrive comme un bridge pour connecter le contenu d'une des applications de la suite, comme SharePoint Online, avec ses appareils.

De cette manière, les utilisateurs peuvent accéder aux documents stockés dans les bibliothèques SharePoint à tout moment depuis leur appareil, même en mode hors connexion.

Il suffit de quelques étapes pour y parvenir.

Nous les listons ici:

1. Dans le site SharePoint que vous souhaitez synchroniser avec votre PC, cliquez sur "Synchroniser" dans la barre de commande supérieure.
2. Accédez à l'Explorateur Windows (ou au Finder, si vous utilisez un Mac).
3. Cliquez sur le dossier portant le nom de l'organisation à laquelle appartient le site SharePoint synchronisé.

Désormais, vous pourrez ouvrir, déplacer, modifier ou supprimer des fichiers des bibliothèques synchronisées d'équipes ou de sites de communication directement depuis votre ordinateur.

Toutes les modifications seront automatiquement reportées sur le cloud Microsoft.

Si vous travaillez hors ligne, les modifications seront automatiquement enregistrées dans le cloud dès que votre appareil sera à nouveau connecté à Internet.

De plus, vous pouvez choisir les bibliothèques de sites SharePoint à synchroniser.

Ainsi, vous pourrez accéder depuis votre ordinateur uniquement aux documents et fichiers qui vous intéressent.

Pour ce faire, suivez les étapes suivantes:

1. Cliquez sur l'icône OneDrive dans la barre de commande en bas de votre pc.
2. Cliquez sur la roue des paramètres dans le coin supérieur droit.
3. Entrez dans les paramètres de l'application.
4. Cliquez sur "Comptes".
5. Sélectionnez "Choisir les dossiers" pour choisir les bibliothèques à synchroniser.

Si vous souhaitez désactiver la synchronisation avec l'ensemble du site SharePoint, il vous suffit de passer à l'étape 4 de la liste compilée ci-dessus. Au lieu de sélectionner les bibliothèques avec "Choose Folders", vous devez cliquer sur "Stop Sync" à côté du nom du site.

Ce faisant, le dossier contenant les fichiers du site SharePoint disparaîtra de l'Explorateur Windows et restera accessible uniquement dans le Microsoft cloud.

En quelques gestes, vous serez en mesure de gérer les informations et les documents dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches en passant facilement de l'environnement cloud aux appareils personnels.

Adaptez l'espace de travail numérique de Microsoft 365 à vos besoins.

Apprenez à combiner au mieux les fonctionnalités de SharePoint et de OneDrive.

Bientôt, vous ne pourrez plus vous en passer!