Applicazioni aziendali e smart working

Sono sempre di più le organizzazioni che cercano di ottimizzare i processi interni attraverso la trasformazione digitale e ricorrendo, nello specifico, ad applicazioni e software progettati per migliorare la comunicazione, la collaborazione, l'esperienza e la produttività in azienda.

Lo smart working è un concetto che non si esaurisce nel semplice lavoro da remoto. Si tratta infatti di un cambiamento radicale, fondato sull'adozione delle giuste tecnologie per supportare le attività quotidiane dei lavoratori, in qualunque momento e ovunque si trovino.

Per questo motivo, sta crescendo vertiginosamente il numero di applicazioni aziendali sviluppate per sostenere il nuovo paradigma del lavoro agile. Applicazioni che si concentrano soprattutto su due macroambiti: la collaborazione in tempo reale e il groupware, ossia la facilitazione di attività comuni.

In questo articolo, vedremo le 10 app aziendali più utilizzate e approfondiremo come integrarle per creare il proprio digital workplace. Il segreto? Avere una intranet aziendale intelligente.

 

1. Slack

Slack è una delle business app più diffuse, fornendo una piattaforma di messaggistica istantanea specificamente progettata per facilitare la comunicazione all'interno di ambienti di lavoro o community. L'interfaccia, intuitiva e semplice da utilizzare, consente di gestire conversazioni in modo fluido, adattandosi a diversi stili di lavoro e favorendo la collaborazione tra team.

Inoltre, la piattaforma si distingue per l'integrazione nativa con vari strumenti di produttività, come Skype per le comunicazioni vocali e video, Google Drive per la condivisione di file e Twitter per il monitoraggio delle interazioni sui social.

Slack non si limita alla messaggistica testuale: supporta anche le videochiamate, accessibili sia da dispositivi Mac e Windows, sia attraverso il browser Chrome.

I costi?

• 6,67 dollari per utente/mese per la versione Standard.
• 12,50 dollari per utente/mese per la versione Plus.

Occorre sottolineare che è disponibile anche una versione gratuita, che, tuttavia, non include funzionalità importanti come lo storage illimitato per chiamate e messaggi.

 

2. Facebook Workplace (in chiusura)

Meta Workplace, o Facebook Workplace, è una piattaforma pensata per migliorare la comunicazione interna, sfruttando caratteristiche simili a quelle del social network da cui prende il nome.

Si è trattato del primo passo di Meta verso il mercato dei software aziendali, con l'obiettivo di competere con le soluzioni di Microsoft e Slack. Tra le sue funzionalità più apprezzate, troviamo la chat, le videochiamate, i gruppi e persino la possibilità di creare una semplice intranet aziendale.

Nonostante sia riuscito a coinvolgere circa 7 milioni di utenti, Workplace non ha mai raggiunto la visibilità necessaria per competere davvero con i suoi principali rivali. Questa difficoltà ha portato Meta a spostare la propria attenzione verso progetti più promettenti (come metaverso e intelligenza artificiale), abbandonando così l'investimento in Workplace.

La piattaforma continuerà a essere disponibile fino al 31 agosto 2025. Dopo tale data, non sarà più possibile inviare nuovi messaggi, ma solo accedere e scaricare quelli precedenti. Dal 1 giugno 2026, tutti i dati verranno cancellati, segnando la fine definitiva del servizio.

Di conseguenza, le aziende che attualmente utilizzano Meta Workplace hanno un anno di tempo per trovare una soluzione alternativa con cui gestire la comunicazione interna.

Curiosamente, molte di queste aziende hanno già scelto di migrare verso Microsoft 365 e, in particolare, verso Microsoft Viva. Quest'ultima ha conquistato in poco tempo gran parte del mercato che Meta Workplace ha cercato per anni di raggiungere, offrendo non solo strumenti specifici per la comunicazione, ma anche soluzioni avanzate per migliorare l'employee experience.

 

3. Cisco Spark

Cisco Spark offre un servizio di messaggistica completo, che permette agli utenti di comunicare attraverso diversi canali: video, voce e testo. Una delle funzionalità chiave di Spark è la possibilità di condividere contenuti durante le conversazioni, organizzandoli in stanze virtuali dedicate a specifici progetti o team.

Nella versione gratuita, Spark mette a disposizione funzionalità come le chiamate in-app. Gli utenti hanno a disposizione fino a 5 GB di spazio per condividere file, con l’opzione aggiuntiva di integrare fino a dieci applicazioni di terze parti per migliorare lo scambio di informazioni e documenti con i colleghi.

La versione Premium, d'altro canto, è disponibile a partire da 12 dollari per utente/mese, offrendo ulteriori funzionalità e una maggiore flessibilità per la collaborazione tra team aziendali.

 

4. Confluence

Tra le app aziendali più popolari per la collaborazione interna, Confluence di Atlassian si distingue come una potente piattaforma per la gestione dei documenti e la condivisione delle conoscenze. Confluence consente ai team di creare, organizzare e collaborare su pagine di documentazione in tempo reale, integrando anche altri strumenti di Atlassian, come Jira per migliorare le attività di project management.

Offre un'ampia gamma di funzioni, tra cui la possibilità di commentare direttamente sulle pagine, tracciare le modifiche attraverso il versioning e gestire la struttura dei contenuti con spazi di lavoro dedicati a team o progetti. Grazie a template predefiniti, i team possono creare rapidamente nuove pagine e bozze di documenti.

In più, Confluence supporta l'invio di notifiche personalizzate e la creazione di tabelle dinamiche per migliorare l'organizzazione e la distribuzione delle informazioni all'interno dell'organizzazione.

Disponibile in versione gratuita e a pagamento, Confluence è uno strumento versatile per centralizzare le risorse aziendali in modo collaborativo. Tuttavia, molte aziende stanno considerando la migrazione verso SharePoint per sfruttare l'integrazione con l'ecosistema Microsoft 365.

SharePoint offre una piattaforma non solo per la gestione documentale, ma anche per la creazione della intranet aziendale, la collaborazione in tempo reale tramite strumenti come Microsoft Teams e una gestione granulare dell'accesso ai contenuti per garantire la massima sicurezza.

Inoltre, grazie all'integrazione con Power Automate e Power Apps, SharePoint consente di automatizzare i flussi di lavoro e creare soluzioni personalizzate per soddisfare esigenze più complesse rispetto a Confluence.

 

5. Asana

Per la gestione delle attività, una delle applicazioni aziendali più utilizzate è Asana. Questa piattaforma consente di creare liste dinamiche e collaborative, tramite cui organizzare e seguire le attività di un team.

Oltre a gestire compiti e promemoria, Asana permette di integrare obiettivi, brainstorming di idee e commenti diretti per facilitare la collaborazione. Gli strumenti di pianificazione visiva, come le timeline e i diagrammi di Gantt, permettono invece di avere una visione globale sull'andamento dei singoli progetti.

La condivisione tra i membri del team è semplice e può essere estesa anche a collaboratori esterni. Grazie poi alle integrazioni con altre applicazioni, tra cui citiamo Slack e Microsoft Teams, Asana riesce ad adattarsi facilmente alle esigenze specifiche di un'organizzazione per la gestione della comunicazione e della collaborazione tra team e dipartimenti.

La versione gratuita offre funzionalità di base sufficienti per supportare il lavoro di piccoli team, mentre i piani a pagamento partono da 10,99 € al mese, offrendo strumenti avanzati come report personalizzati, flussi di lavoro automatizzati e sicurezza aggiuntiva per le aziende di grandi dimensioni.

 

6. Astrid

Astrid è un assistente digitale basato su intelligenza artificiale, progettato per migliorare le capacità di comunicazione degli utenti.

La piattaforma offre un servizio di coaching personalizzato, con particolare attenzione allo sviluppo delle competenze comunicative dei team aziendali che lavorano a stretto contatto con i clienti. Attraverso funzionalità come il riconoscimento vocale, Astrid riesce a fornire feedback in tempo reale su pronuncia, tono e chiarezza del discorso, aiutando i membri del team Sales, per esempio, a trasmettere una maggiore sicurezza e fiducia.

Oltre a essere uno strumento di apprendimento per migliorare l'inglese, Astrid è utilizzato dalle aziende per svolgere anche un assessment dei candidati alle posizioni aperte e per offrire sessioni di coaching personalizzate alle persone interne all'organizzazione.

 

7. Dropbox for Teams

Dropbox for Teams è progettato per consentire agli utenti di accedere e condividere file da qualsiasi dispositivo, facilitando la collaborazione. L'applicazione assicura che tutti possano lavorare sempre con le versioni più aggiornate e sincronizzate dei documenti, evitando il rischio di lavorare su dati obsoleti.

La versione business, rispetto a quella gratuita, offre uno spazio di archiviazione maggiore, insieme a migliori sistemi di sicurezza come la crittografia end-to-end e la gestione avanzata delle chiavi di accesso alle informazioni aziendali. Importante sottolineare che Dropbox for Teams si integra con soluzioni esterne per la collaborazione e la gestione dei documenti, tra cui spiccano ovviamente le applicazioni di Microsoft 365.

 

Le migliori applicazioni aziendali sono Microsoft 365

Il 75% delle organizzazioni a livello internazionale migliora produttività ed employee experience grazie all'adozione del digital workplace basato sulle applicazioni Microsoft 365 e, in particolare, sulla intranet aziendale di SharePoint Online.

SharePoint è di fatto il punto di partenza, consentendo lo sviluppo della intranet che racchiude tutto ciò di cui le persone in azienda hanno bisogno: applicazioni di lavoro, comunicazioni, documenti, servizi, moduli, contenuti formativi, notizie e aggiornamenti.

I contenuti e le funzionalità della intranet possono essere ampliati con l'integrazione delle principali piattaforme Microsoft, da Teams, per semplificare la collaborazione, a Planner, per la gestione dei progetti, e Yammer (ora Viva Engage), per creare community aziendali dedicate a iniziative, dipartimenti, progetti e temi di settore.

Vediamo di seguito tre delle applicazioni Microsoft 365 più utilizzate e che si possono integrare nella intranet SharePoint per arricchire il digital workplace aziendale.

 

8. Microsoft Teams

Teams è l'applicazione aziendale regina della comunicazione. Attraverso canali dedicati, chat e spazi collaborativi, Teams aiuta i colleghi a collaborare sui progetti, condividere idee, coordinare il lavoro del team e tenere aggiornato il pubblico aziendale con notifiche personalizzate ed eventi in diretta streaming, che possono ospitare fino a 10.000 partecipanti.

Funzionalità all'avanguardia come Breakout Rooms e Together simulano stanze in cui gestire riunioni, sedute di brainstorming e sessioni formative come fossero in ufficio.

La intranet di SharePoint Online si integra in modo nativo con l'app di Microsoft Teams per fornire un hub centralizzato dove tutte le persone in azienda possono accedere a documenti, risorse e informazioni condivise senza dover uscire dall'ecosistema di Teams. Questa sinergia permette quindi di combinare le funzionalità per la gestione documentale di SharePoint con le funzionalità per la collaborazione in tempo reale di Microsoft Teams, semplificando il lavoro e il coordinamento di tutti i dipartimenti aziendali.

Inoltre, con la soluzione di intranet.ai, è possibile sfruttare l'integrazione tra Teams e la intranet SharePoint per promuovere le notizie, gli aggiornamenti e le iniziative aziendali più recenti attraverso un sistema automatico per l'invio di notifiche push personalizzate.

Gli utenti potranno così ricevere una notifica su Teams ogni volta che viene pubblicato un nuovo contenuto nella intranet, con link per accedere direttamente al post.

 

Notifiche push via Teams per la intranet SharePoint di intranet.ai

9. Yammer (ora Viva Engage)

Yammer, oggi parte della suite di Microsoft Viva con il nome di Viva Engage, è la piattaforma di social networking per eccellenza all'interno dell'ecosistema Microsoft 365. Le imprese utilizzano Yammer per facilitare la comunicazione interna, favorire lo scambio di idee e promuovere la collaborazione tra team e reparti, indipendentemente dalla loro ubicazione.

Yammer consente infatti di creare community aziendali dove gestire la comunicazione globale o mirata in base a ruoli, sedi, dipartimenti, interessi comuni e tematiche di settore. I diversi flussi di comunicazione vengono arricchiti da funzionalità come notifiche personalizzabili, reazioni, sondaggi, Q&A ed eventi live.

Ciascun utente ha così l'opportunità di far sentire la propria voce e partecipare attivamente alle discussioni con i colleghi, magari commentando le ultime notizie pubblicate nella intranet.

La intranet di SharePoint Online si integra infatti con Yammer per riportare le conversazioni delle community in qualunque sua pagina venga inserita la web part dedicata. Ma non solo: attraverso la web part Communities, i post pubblicati all'interno di Yammer (che, ricordiamo, si è evoluto in Viva Engage) possono essere visualizzati in specifiche sezioni della intranet, consentendo agli utenti di interagire direttamente senza lasciare l'ambiente di SharePoint.

 

10. Microsoft Planner

Microsoft Planner è lo strumento per il project management di Microsoft 365, progettato per aiutare i team a organizzare, assegnare e monitorare le proprie attività. Con un'interfaccia intuitiva e accessibile da Microsoft Teams, Planner consente di suddividere i progetti in attività specifiche, per poi assegnarle ai membri del team e tenere traccia del loro stato di avanzamento tramite indicatori e grafici dettagliati.

Tra le funzionalità principali di Planner, sottolineiamo:

• Bacheche: ogni progetto viene rappresentato come una bacheca con attività organizzate in bucket personalizzabili, permettendo di suddividere il lavoro per fase, categoria o priorità.
  
  
• Assegnazione: ogni attività può essere assegnata a uno o più membri del team, con la possibilità di aggiungere note, allegati e commenti.
  
  
• Date di scadenza: è possibile impostare scadenze e promemoria, così da avere sempre una visione chiara delle tempistiche e delle attività da completare con maggiore priorità.
  
  
• Reportistica: diagrammi di Gantt e grafici di stato sono il mezzo tramite cui Planner offre una panoramica delle attività completate, in corso o in ritardo, aiutando i team a monitorare l'avanzamento dei progetti in tempo reale.
  
  

Ultimo aspetto da mettere in evidenza: come tutte le applicazioni Microsoft 365, anche Planner si integra perfettamente con la intranet SharePoint. Con la web part specifica, le bacheche dei singoli progetti possono essere visualizzate direttamente in SharePoint, per tenere sotto controllo lo stato delle attività all'interno, per esempio, dell'area dedicata alle comunicazioni, ai documenti e, grazie a questa integrazione, ai progetti del proprio dipartimento.

 

BONUS: Microsoft To-Do

Microsoft To Do è l'applicazione aziendale che aiuta a gestire le attività in modo semplice, veloce e intuitivo. A differenza di Microsoft Planner, che, come abbiamo visto, è pensato per la gestione dei progetti di team e l'assegnazione di task collaborativi, Microsoft To Do si concentra sulla gestione delle attività personali, costituendo una soluzione ideale per organizzare le proprie giornate di lavoro e migliorare le proprie capacità di time, task e priority management.

Ciò che distingue To Do è quindi la sua capacità di fornire una vista centralizzata di tutte le attività, permettendo all'utente di aggregare task da fonti diverse, come Outlook, Planner e OneNote. All'interno di un'unica interfaccia, l’utente può creare elenchi di attività, suddividere i task più complessi in sotto-attività e aggiungere note per ciascun elemento. La funzionalità My Day aiuta inoltre a organizzare le attività della giornata, pianificandole in base alla priorità.

Applicazioni aziendali per i processi interni

Abbiamo visto come siano sufficienti 10 applicazioni per digitalizzare i processi di una qualsiasi organizzazione, dalla gestione delle attività e dei documenti alla comunicazione tra team e colleghi.

L'impatto che le tecnologie, più o meno recenti, hanno sulla produttività e il benessere dei lavoratori è tale che il numero di applicazioni disponibili nell'ambito della trasformazione digitale continua ad aumentare, in risposta alla ancor più grande richiesta da parte delle aziende.

Nonostante ci siano piattaforme dalle notevoli caratteristiche, alcune delle quali mostrate in questo articolo, non possiamo non soffermarci sull'immenso potenziale che rende le applicazioni dell'ecosistema Microsoft 365 diverse da tutte le aspiranti concorrenti.

Un potenziale che trova massima espressione nelle innumerevoli, possibili integrazioni tra le applicazioni della suite, da cui si può ottenere la sinergia necessaria per digitalizzare, ottimizzare e automatizzare il complesso insieme dei processi aziendali.

Per fare maggior chiarezza e concludere la nostra panoramica, riportiamo di seguito le business app progettate da Microsoft per supportare la crescita di un'organizzazione.

 

Applicazioni aziendali Microsoft per i processi interni

 

Area di miglioramento	App aziendale Microsoft	Descrizione
Gestione dei processi interni	SharePoint	Piattaforma al centro del digital workplace di Microsoft 365, progettata per la gestione documentale avanzata, il coordinamento dei team tramite siti di collaborazione e la creazione della intranet aziendale per gestire la comunicazione interna e centralizzare le risorse, i servizi e i documenti utili per le attività quotidiane.
	Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI)	Suite di applicazioni integrabili con Microsoft 365 per l'automazione dei flussi di lavoro, la creazione di app personalizzate senza scrittura di codice e l'analisi dei dati aziendali tramite dashboard interattive.
	Dynamics 365	Soluzione ERP e CRM per la gestione delle operazioni aziendali, delle risorse e delle relazioni con i clienti.
	Microsoft Viva Goals	Strumento per l’allineamento degli obiettivi strategici, che aiuta i team a pianificare e tracciare i propri risultati tramite la metodologia OKR.
Comunicazione	Microsoft Teams	Hub di comunicazione e collaborazione che integra chat, videochiamate, planner per la gestione delle attività di team e condivisione di file sincronizzata con OneDrive e i siti SharePoint associati ai gruppi o canali di Teams.
	Yammer (ora Viva Engage)	Piattaforma di social networking per rafforzare la relazione tra colleghi e tra team e management, attraverso la creazione di community aziendali dedicate ad argomenti e interessi comuni.
	Microsoft Viva Connections	Centralizza la comunicazione interna, fornendo un accesso rapido alla intranet SharePoint e alle risorse aziendali all'interno di Microsoft Teams.
Gestione del personale	Microsoft Viva Learning	Consente di creare percorsi di formazione personalizzati per lo sviluppo professionale dei team e dei singoli utenti, dando autonomia nella gestione dei momenti di formazione e fornendo strumenti per il monitoring dei progressi.
	Microsoft Viva Insights	Fornisce dati e raccomandazioni su produttività, benessere e coinvolgimento del pubblico aziendale, aiutando anche a migliorare le capacità personali di time e stress management.
	Microsoft Planner e To Do	Strumenti per la gestione e l'organizzazione delle attività del team e personali, con integrazioni tra Teams e Outlook per una gestione più efficace del tempo.

Il ruolo della intranet nel migliorare i processi aziendali

La trasformazione digitale non si limita a implementare una serie di tecnologie nelle organizzazioni. Per essere veramente efficace, richiede l'adozione di una piattaforma integrata che permetta di sfruttare al meglio queste nuove tecnologie. È qui che la intranet aziendale gioca un ruolo fondamentale.

Una intranet moderna, come quella basata su SharePoint Online, funge da centro nevralgico per la gestione di processi, comunicazioni e risorse.

Grazie alla sua capacità di unire strumenti come Microsoft Teams, Planner, Yammer (ora Viva Engage) e Power Platform in un unico spazio digitale, la intranet facilita la collaborazione tra i team, l'automazione dei flussi di lavoro e l'accesso immediato a documenti e informazioni, senza perdere tempo in ricerche o inviare e-mail ai colleghi.

La intranet trasforma un insieme di applicazioni in un ecosistema perfettamente orchestrato, ottimizzando non solo le operazioni quotidiane, ma anche il modo in cui le persone comunicano, collaborano e crescono all'interno dell'azienda.

 

Accesso rapido alle applicazioni aziendali nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

La capacità di una intranet di integrare strumenti per la gestione dei progetti, la comunicazione interna e il monitoraggio delle performance aziendali, per fare alcuni esempi, consente alle organizzazioni di aumentare la produttività, riducendo al contempo le inefficienze operative e i rischi per la sicurezza dei dati.

Inoltre, una intranet ben strutturata migliora il coinvolgimento nelle comunicazioni e nelle iniziative aziendali grazie a:

• Notizie e comunicazioni dal design moderno, che catturano l'attenzione e rendono le informazioni più accessibili.
  
  
• Forum e spazi di discussione interattivi, che incentivano lo scambio di idee e il problem-solving collettivo.
  
  
• Eventi e sondaggi interni, che permettono di raccogliere feedback in tempo reale e coinvolgere i colleghi nelle decisioni aziendali.
  
  

E tanto altro ancora, incluse le web part sviluppate dai nostri esperti in SharePoint e Microsoft per creare sempre nuove esperienze di gamification nella intranet.

 

Comunicazioni moderne e sondaggi rapidi nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Ancora troppe aziende sottovalutano il valore della gamification, ma la nostra esperienza conferma che è fondamentale mettere a disposizione degli utenti anche funzionalità più "divertenti", tramite cui testare le proprie conoscenze, condividere un'idea per una futura iniziativa o anche solo esprimere l'umore della giornata.

 

Comunicare il proprio stato d'animo nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Le funzionalità progettate per la gamification e, quindi, per l'employee engagement sono proprio quelle che consentono di trasformare la intranet (già hub centrale per la digitalizzazione dei processi interni) in uno degli strumenti più efficienti ed efficaci per rafforzare la community aziendale, ottenendo, in cambio, un maggiore tasso di adozione da parte di tutti i colleghi.

FAQ sulle applicazioni aziendali

Cosa sono le applicazioni aziendali?

Le applicazioni aziendali sono software progettati per migliorare l'efficienza, la collaborazione e la gestione dei processi all'interno di un'azienda.

Quali sono le applicazioni aziendali più utilizzate?

Le più utilizzate includono Slack, Microsoft Teams, Yammer, Asana e Dropbox for Teams.

Come migliorano la produttività le applicazioni aziendali?

Offrono strumenti di collaborazione in tempo reale, facilitando la comunicazione e ottimizzando i processi lavorativi.

Qual è il ruolo delle applicazioni aziendali nella trasformazione digitale?

Le applicazioni aziendali sono fondamentali per implementare un digital workplace, migliorando l'efficienza operativa e facilitando il lavoro da remoto.

Come si integrano le applicazioni aziendali con una intranet?

Possono essere integrate per centralizzare le funzionalità e migliorare la collaborazione tra i dipendenti.

Quali vantaggi offrono le applicazioni aziendali di Microsoft 365?

Offrono strumenti potenti e interconnessi per la collaborazione, gestione dei progetti e miglioramento dell'efficienza organizzativa.

Quali sono i costi delle principali applicazioni aziendali?

I costi variano: Slack da 6,67$/mese, Microsoft 365 da 4,20€/mese, con altre app come Asana e Dropbox che offrono versioni gratuite o a pagamento.

Le applicazioni aziendali supportano lo smart working?

Sì, applicazioni come Microsoft Teams e Slack sono essenziali per il lavoro da remoto, migliorando la comunicazione e la gestione dei progetti.

Qual è il ruolo delle app aziendali nel digital workplace?

Costituiscono il cuore del digital workplace, migliorando la collaborazione, la condivisione delle conoscenze e la gestione delle attività in modo digitale.