Cos'è CMS intranet software

Con l’acronimo CMS Intranet ci si riferisce al sistema di gestione dei contenuti all'interno delle intranet. Il termine CMS, indica per l'appunto un Content Management System, che in questo caso viene applicato per la realizzazione di una intranet aziendale.

Prima di procedere però, facciamo un passo indietro.

Cos'è la intranet?

La intranet è un sito web privato aziendale all’interno del quale i dipendenti trovano tutti i materiali di cui hanno bisogno: dalle informazioni e news aziendali, alle procedure e gli strumenti per un buon svolgimento delle attività lavorative.

È il mezzo con la quale gestire le conoscenze aziendali e con la quale rafforzare la vision e la mission aziendale attraverso blog, forum, chat, feedback e altri strumenti volti alla condivisione e alla collaborazione.

Tutte le comunicazioni in azienda possono essere centralizzate e tracciate in unico portale favorendo così i processi di circolazione e trasmissione delle informazioni. In poche parole, i dipendenti non dovranno avere bisogno di mille tecnologie diverse per condividere i documenti e tenersi sincronizzati.

E tornando al concetto di Intranet CMS, essa è per l'appunto un'applicazione web, che predispone strumenti pensati per pubblicare in maniera semplice (senza richiedere competenze tecniche) contenuti fruibili dal browser. 

Se hai avuto modo di creare contenuti per un sito internet, senza dover scrivere codice HTML, allora hai utilizzato le funzionalità di Content Management che l'applicazione ti ha messo a disposizione.

Cosa realizzare con un software intranet CMS? 

Saltando per ora l'aspetto tecnologico (che vedremo in fondo all' articolo), vediamo nel concreto, con alcuni casi d’uso, cosa puoi realizzare con un software intranet CMS e soprattutto come puoi sfruttarlo per migliorare i processi interni alla tua azienda.

Portale aziendale

Se hai intenzione di realizzare una intranet, il tuo obiettivo sarà quello di realizzare una piattaforma pensata appositamente per i dipendenti. Al suo interno le persone dovranno poter reperire news, comunicazioni, notizie ed eventi in evidenza, trovare i benefit aziendali e i contatti delle persone che necessitano sentire.

Ogni persona può accedere alla sua area riservata e trovare le proprie buste paga, record personali, promozioni, riconoscimenti, certificazioni, corsi di aggiornamento e così via, fornendo così all’azienda un intero database che permetta di monitorare informazioni sul personale importanti per l’azienda.

CMS intranet per gestire l’onboarding dei dipendenti

Sappiamo bene quanto la fase di introduzione dei neoassunti nella nuova organizzazione costituisca un momento cruciale per sviluppare atteggiamenti positivi e duraturi nel tempo. Con un CMS, puoi predisporre pagine per accogliere correttamente un nuovo lavoratore e permettergli di esplorare il suo nuovo ambiente lavorativo:

• apprezzare i valori e la mission aziendali
• presentarsi e conoscere meglio i colleghi
• stabilire il proprio network di lavoro
• reperire gli strumenti di cui ha bisogno per la routine lavorativa.

Una buona piattaforma in grado di sostenere al meglio i processi di onboarding dei dipendenti avrà contenuti accattivanti come organigrammi, calendari, video formativi e documentazioni.

Vuoi ottimizzare i processi di onboarding nella tua azienda?

Questo articolo ti da quello che cerchi: Onboarding in azienda: come implementarlo nel 2024

Utilizza la intranet per supportare i dirigenti

Oltre a focalizzare l’attenzione sui dipendenti, la intranet coinvolge anche la parte direzionale. È fondamentale, infatti, che sia la direzione che la parte esecutiva dell’azienda siano allineati in una visione consolidata di dati che monitorano gli stati di avanzamento delle attività.

Avendo tutto in unico posto, i manager possono tenere d’occhio i flussi di lavoro incluse le approvazioni per ogni progetto e i riconoscimenti al termine.

Non saranno necessari molteplici sistemi separati in cui è facile perdersi, i portali intranet per gli organi esecutivi e direttivi dell’azienda permettono ai manager di avere una visione chiara d’insieme con la possibilità di scendere fino al più piccolo particolare.

Inoltre, al suo interno, intranet.ai ha potuto vedere negli anni come la creazione di blog tenuti dai CEO dentro la intranet possano garantire maggiore coinvolgimento e interesse da parte dei dipendenti.

Dentro il portale i manager e CEO possono fare riconoscimenti, esplicitare gli obiettivi con cadenza temporale, tenere aggiornati i dipendenti sulla vita evolutiva dell’azienda e così via.

Includi strumenti di collaborazione

Un buon software per un CMS intranet dovrebbe avere un insieme di elementi social, strumenti e spazio di lavoro condivisi. L’obiettivo è quello di permettere una collaborazione stimolante tra diversi reparti e uffici anche localizzati in diverse sedi nel globo, sia da remoto che in presenza.

L’interazione continua che si genera porta una maggiore partecipazione alla vita aziendale da parte dei dipendenti, una maggiore employee experience ed employee engagement.

I vantaggi di una collaborazione funzionante vedrai che portano:

• una riduzione dei costi
• migliori relazioni intra ed interdipartimentali
• promozione di pratiche e procedure standard di lavoro in cui la trasmissione e il confronto delle conoscenze sono stimolate
• una maggiore trasparenza nell’organizzazione

Recenti studi indicano che le imprese che si concentrano maggiormente sulla collaborazione hanno il doppio delle probabilità di risultare redditizie rispetto i competitor e il doppio delle probabilità di superarli.

Realizza un portale per la formazione

Un portale CMS intranet può riservare una sezione dedicata alla formazione dei suoi utenti. Video, materiali e-learning, corsi di aggiornamento online trovano perfettamente posto nella piattaforma.

Inoltre, un buon applicativo CMS intranet può essere anche un'alternativa valida a costosi strumenti di LMS (Learning Management System), quando l'obbiettivo principale è quello di centralizzare le risorse necessarie alla formazione in azienda. 

Scopri Digital Learning per potenziare la formazione nella tua intranet!

Utilizza il portale per il network aziendale interno e per l’engagement

L'employee engagement porta risultati più performanti nella vita dell'impresa.

La intranet vive attorno al dipendente fornendogli tutti i mezzi di cui ha bisogno per amplificare il senso di appartenenza all'azienda.

Oltre a farlo rimanere continuamente connesso con l'organizzazione attraverso news aziendali, avvisi, comunicazioni o discussioni intra-aziendali, può anche aumentare le misure del suo network facendolo entrare in comunicazione con i colleghi di tutte le aree facilmente.

Ogni dipendente può essere inserito in una rubrica telefonica digitale nella quale è possibile reperire informazioni personali come i suoi contatti, interessi, le sue esperienze pregresse e le sue competenze.

Le persone in azienda, in questo modo, possono stabilire un network aziendale più solido e usufruire di una comunicazione sempre più fluida che lo coinvolga nella vita aziendale di ogni giorno

Utilizza il portale per raccogliere materiali di lavoro

In un buon CMS puoi realizzare pagine web per le comunicazioni aziendali oppure anche per i documenti necessari per il lavoro di tutti i giorni come:

• template
• brochure
• le procedure tipiche aziendali
• informazioni che servono all’azienda a sincronizzarsi con il dipendente e viceversa.

È possibile, inoltre, pubblicare a favore di ogni dipartimento tutto ciò che serve per rafforzare la struttura aziendale, la mission, i valori e l’identità necessaria per coinvolgere i lavoratori.

Alla base della conservazione di tutti i contenuti c’è l’aiuto da parte della intranet per garantire un buon knowledge management per il consolidamento del sapere aziendale dietro ogni attività lavorativa e processo di comunicazione.

Guarda il nostro articolo su come fare un buon knowledge management in azienda.

Utilizza il tuo software intranet per migliorare la comunicazione interna

La intranet all’origine è nata per ottimizzare la comunicazione interna in azienda.

Con un buon sistema digitalizzato intranet i processi di circolazione e gestione delle informazioni diventano più snelli e garantiscono la giusta ricezione da parte di tutta l'azienda.

All’interno del tuo portale intranet puoi realizzare varie tipologie di comunicazioni e gestirle facilmente: ci sono le news che parlano dell’azienda stessa, dei suoi risultati o di specifiche sue iniziative.

Queste sono solitamente chiamate le “news corporate”.

Ci sono poi news di servizio, che tipicamente hanno contenuti relativi alla vita quotidiana in azienda: i giorni di chiusura, le scadenze importanti, le modifiche degli orari della mensa o dei trasporti, e chi più ne ha più ne metta.

Tutti i dipendenti saranno sempre sincronizzati con i ritmi dell'azienda e i contenuti che circolano saranno ben collocati senza perdersi nel grande flusso informativo dell'organizzazione.

Questo è però possibile grazie a strumenti come le notifiche push e la targhettizzazione delle news come nel caso delle news di intranet.ai.

Partiamo dalle notifiche push.

Quando i contenuti sono tanti, l'utente può confondersi e rischiare di perdere dei pezzi.

Invece grazie al meccanismo vincente delle notifiche push ciò non si verifica. Attraverso queste notifiche è possibile inviare comunicazioni come le news corporate aziendali e quelle di servizio direttamente alla postazione del dipendente.

Qual è il vantaggio?

Non è più il dipendente che cerca nella piattaforma digitale i contenuti di cui ha bisogno con il rischio che possa sfuggirgli qualcosa di importante, ma sono i contenuti stessi che lo raggiungono assicurandogli di essere sempre al passo con l’azienda.

Per quanto riguarda invece la targhettizzazione delle news: attribuire dei tag ad ogni news significa etichettarla per argomenti.

Già è possibile intuire come questo strumento digitalizzato possa migliorare la gestione e il reperimento dei contenuti.

La comunicazione viene targettizzata con facilità e risulta anche più semplice ricercare le comunicazioni o tenersi aggiornato con le informazioni che arrivano dall’azienda.

All’interno dell’area delle news aziendali o delle news di servizio puoi pubblicare il famoso “tag cloud”, per vedere quali sono i tag più utilizzati in azienda.

Attraverso l’uso dell’intelligenza artificiale come nel caso di intranet.ai, puoi inoltre automatizzare il processo di assegnazione dei tag ai contenuti così da agevolare la creazione di contenuti nella intranet e la loro ricezione dagli utenti stessi.

Scopri la nostra funzionalità Company News

Come scegliere la piattaforma intranet giusta?

Sono molte le considerazioni da tenere in mente. Abbiamo raccolto qui le 12 caratteristiche che oltre alle capacità di CMS, una intranet dovrebbe implementare.

1. Interfaccia utente semplice da utilizzare: gli utenti devono essere in grado di muoversi nella piattaforma in maniera semplice ed intuitiva. Un utilizzo immediato e una navigazione fluida incoraggeranno maggiormente gli utenti a usufruire della intranet. La formazione per l’impiego di questo strumento sarà pressoché nulla.
   
   
2. Facile da installare: i migliori CMS intranet non richiedono molta assistenza tecnica per la loro configurazione. L’utente medio anche in questo caso deve essere capace di farla funzionare senza troppe difficoltà
   
   
3. Attenzione alla sicurezza: dal momento che la intranet rappresenterà un grande database contenente in unico punto informazioni di valore per l’azienda, nessuno di essi deve sfuggire e deve essere garantita la sua protezione. Non vale la pena scendere a compromessi in quest'area. La intranet nasce per essere una piattaforma privata interna e come tale deve rimanerci.
   
   
4. Scegli una intranet con una directory intuitiva: una directory ben funzionante e intuitiva raccoglie al suo interno dettagli importanti come le informazioni di ogni dipendente, le foto, le loro competenze, i loro ruoli e superiori … Questo rende più facile sia la ricerca interna sia la possibilità di connettersi e rimanere aggiornati con gli altri.
   
   
5. Scegli un CMS intranet con un buon motore di ricerca avanzata: in questo modo fornisci ai tuoi dipendenti strumenti di ricerca all’avanguardia che permettono di dimezzare il tempo perso a cercare le informazioni utili e lo si investe con azioni più rapide e produttive. Non sono poche le ricerche che dimostrano quanti soldi all’anno le aziende perdono per la difficoltà e la conseguente perdita di tempo dei dipendenti a cercare i materiali di lavoro.
   
   
6. Deve avere la possibilità di personalizzazione: questo consente di sistemare la intranet proprio in base alle esigenze dei singoli dipendenti. Ogni informazione viene filtrata per utente garantendo così il reperimento immediato di informazioni di valore per la persona. Ogni contenuto che gli verrà dimostrato sarà strettamente legato alla sua posizione, funzione e ruolo.
   
   
7. Punta all’omnichannel: consente l’accesso alla intranet dai dispositivi dei dipendenti senza essere per forza seduti alla propria scrivania. Così potrai garantire che il dipendente lavori in modo flessibile e completi le proprie attività indipendentemente dal luogo. Avere sempre a disposizione la intranet gli garantisce di poter accedere al riflesso digitale dell’azienda e trovare tutti gli strumenti di cui ha bisogno.
   
   
8. Punta a un sistema facile per la creazione e pubblicazione dei contenuti: i dipendenti e coloro che gestiscono la intranet devono poter pubblicare e condividere i contenuti di interesse senza dover richiedere competenze tecniche.
   
   
9. Mira all’inserimento di flussi di lavoro semplificati: in questo modo si garantisce che il contenuto venga approvato in maniera tempestiva e garantire anche che il contenuto mantenga la sua pertinenza.
   
   
10. Impiegare degli strumenti per il coinvolgimento e la partecipazione: dedica delle sezioni nella intranet proprio alla condivisione, al riconoscimento, ai commenti e alla valutazione dei dipendenti. Tali funzioni danno voce ai dipendenti e di conseguenza generano soddisfazione nell’ambiente di lavoro. Ognuno si sentirà libero di esprimersi e di ascoltare il parere degli altri.
    
    
11. Tracciamento di carriera: un buon CMS intranet deve avere strumenti che possano promuovere opportunità di lavoro e condividere suggerimenti per il raggiungimento dei propri obiettivi all’interno dell’organizzazioni. Inoltre, si possono tenere webinar per l’avanzamento di carriera e lo sviluppo professionale. Nel caso di intranet.ai il nostro componente job posting permette anche di avvisare i dipendenti quando ci sono delle posizioni aperte in azienda per ottimizzare i processi di recruiting interno.
    
    
12. Funzionalità di analisi e monitoraggio: Il monitoraggio delle prestazioni della piattaforma consentono di effettuare tutti i miglioramenti necessari per attirare gli utenti e offrirgli quello che cercano.

La scelta software più utilizzata per una intranet CMS

Ormai esistono centinaia di soluzioni software che possono essere utilizzate per realizzare una intranet con le funzionalità più comuni di un CMS: si può spaziare dalle soluzioni gratuite e open source, fino a quelle a pagamento.

Nella scelta tecnologica, però devono essere fatta altre importanti considerazioni, che vanno ben oltre alle semplici funzionalità di un CMS.

Le intranet sono di fatto strumenti collaborativi che devono essere integrati al 100% con tutti i principali strumenti lavorativi dei dipendenti come, per esempio, le applicazioni del pacchetto Office, la mail aziendale, gli strumenti di messaggistica e video chiamate e così via. Solo in modo è possibile fornire realmente un'esperienza digitale trasversale, senza dover gestire in azienda, tutte le integrazioni necessarie. 

E su questo fronte, Microsoft 365 è diventato di fatto, lo standard sia per le PMI e che per le grandi aziende, includendo la sua soluzione SharePoint Online, frutto di quasi 20 anni di sviluppo (la prima versione del prodotto si chiamava SharePoint 2003). 

Per darti un'idea di quanto viene ad oggi utilizzato Microsoft SharePoint come CMS Intranet, basti pensare che Microsoft stessa ha pubblicato ad aprile 2021, i propri dati di utilizzo della piattaforma:

• 200 Milioni di utenti al mese utilizzano SharePoint Online
• 100 Petabyte di nuovi dati vengono caricati al mese all'interno di SharePoint Online

SharePoint Online

I vantaggi dei portali web realizzati con SharePoint, vantano oltre l'estrema integrazione di tutti gli strumenti Microsoft, anche di molteplici funzionalità di personalizzazione in grado di soddisfare le più svariate esigenze di settori aziendali diversi.

La piattaforma è stata una dei primi sistemi pensati per creare intranet aziendali, con l'obiettivo di connettere le persone e consentire la condivisione e la comunicazione nella stessa azienda.

In relazione alle specifiche funzionalità di CMS per le intranet, SharePoint Online:

• ha una estrema facilità d'uso
• Possiede una navigazione coerente nei siti e sotto siti
• Permette un facile branding aziendale
• Facilita uno sviluppo più rapido per la creazione di applicazioni aziendali
• Predispone diverse librerie di risorse, con la possibilità di associare diversi tipi di metadata
• Predispone tipi di contenuto condivisi e riutilizzabili nei sotto siti

SharePoint Online viene utilizzato in modalità software-as-service, ed è incluso nella sottoscrizione Microsoft 365.

Per conoscere meglio questo strumento, leggi anche: cosa è SharePoint e le sue 7 funzionalità fondamentali nel 2024

Altre alternative software per realizzare un CMS intranet

Se Microsoft 365 e SharePoint non sono opzioni che puoi adottare in azienda, eccoti una lista completa di tutte le altre soluzioni che abbiamo raccolto. Tocca però a te ricercare informazioni di maggior dettaglio, per scoprire quale potrebbe essere la più compatibile per il tuo caso specifico. 
Nell tua scelta, non dimenticarti questa considerazione fondamentale.

La intranet che realizzerai e che diventerà linfa vitale per le informazioni interne della tua azienda deve essere anche supportata correttamente da figure che sono in grado di configurarla e garantirne l'affidabilità. Quando scegli un software intranet, considera sempre anche il partner tecnologico che ti potrà dare il giusto sopporto nella realizzazione.

Ecco la nostra lista:

• Drupal, WordPress, Joomla: sono soluzione gratuite pensate per realizzare siti internet con funzionalità di CMS.  Potrebbero essere la soluzione giusta per un semplice sito web interno.
• Alfresco è un enterprise content management, con licenza Community Edition ed Enterprise, che però è slegato dall'intero ecosistema enterprise.
• Liferay, è in realtà una piattaforma tutto fare per portali web (siti, ecommerce, CRM) che può essere personalizzata per realizzare una intranet. Occhio alla complessità che ti porterai dietro a questa soluzione, tipica delle soluzioni un po' tutto fare.
• Atlassin, nacque come strumenti per la collaborazione tra sviluppatori, ma può essere implementata anche per realizzare knowledge base interne.
• Dotnetnuke, si definisce il CMS delle aziende ed è uno dei software più longevi del gruppo. Nato come sito web CMS, si propone come soluzione valida anche per realizzare intranet.
• Umbraco, è tra le soluzioni CMS più flessibili per realizzare siti web e portali interni. Attenzione però, che questa flessibilità massima, richiede competenze tecniche e conoscenze base di HTML per poter gestire e sfruttare al massimo il software per realizzare la tua intranet.