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Collaboration aziendale: i migliori strumenti

LA TUA GUIDA

La intranet è fatta di persone; queste persone sono i dipendenti dell'azienda.  

Promuovere la loro collaborazione significa renderli in grado di svolgere meglio il proprio lavoro e in modo più efficace, fornendo loro tutti i contenuti e gli strumenti di cui hanno bisogno per sentirsi parte produttiva dell'azienda. 

Vediamo come la intranet implementa questo aspetto.

Collaborare in azienda

Come stimolare la collaborazione in azienda? e perchè mirare alla sua implementazione?

Se prima era necessario riunirsi in una stanza davanti una lavagna e comunicare a voce tutte le idee in un gran brainstorming di gruppo, adesso la digitalizzazione permette di fare molto di più.

Applicazioni e strumenti all'avanguardia di qualsiasi genere favoriscono processi di collaborazione e condivisione del lavoro che permettono di amplificare i risultati sperati.

La intranet, che è il digital workplace dell'azienda con cloud è proprio uno spazio di lavoro condiviso in cui ogni dipendente può restare a contatto con il suo team in maniera sincronizzata.

E vedremo meglio come.

Lavoro in team per il successo aziendale

Il lavoro individuale senza confronto pone l'organizzazione in una condizione di svantaggio.

La collaborazione genera le soluzioni e i risultati innovativi che le aziende necessitano per la crescita e il successo.

Di collaborazione possiamo riconoscerne tre tipi:

  • Collaboration in team
  • Collaboration comunitaria
  • Collaboration in rete

Ciascuna di esse per l'azienda implica un'esplorazione e un confronto di idee costruttivo.

Tuttavia, questi processi non sono singoli eventi o qualcosa di facilmente applicabile senza pratica. La collaborazione è un processo che deve continuare e migliorare nel tempo. Più un gruppo di persone è abituato a collaborare, più significative e produttive saranno le relazioni di lavoro.
Rapporti più confortevoli e fluidi, daranno vita a condivisione e discussione di pensieri in grado di sviluppare risultati che possano portare al successo dell'azienda.

Quindi, come si inizia?

 

1) Comunicare

Per quanto ovvio, è bene specificare tale aspetto poichè è la base della collaborazione. In azienda bisogna far passare il concetto che i dipendenti devono condividere le idee con i colleghi, contatti, manager e altre risorse interne. Confrontarsi con l'altro permette sviluppi di idee migliori e di maggiore comprensione poichè ogni pensiero viene giudicato e analizzato da terze parti prima di superare i confini aziendali. Solo la comunicazione permette questi vantaggi.

2) Visualizzare 

E' importante che ogni idea possa essere visualizzata in immagini per comunicarle in maniera chiara e semplice. La visualizzazione è un grande facilitatore per la comprensione, il pensiero strategico e la pianificazione.

Come afferma la scienza, le immagini sono fino a 6 volte più efficaci delle sole parole, o come siamo abituati a sentire, un'immagine vale più di mille parole.

Una collaborazione piena di immagini rende la comunicazione più fluida e comprensibile per ciascun membro del team.

3)Riconoscere

Lavorare in team implica la condivisione di conoscenza, l'unione di più cervelli per compensare le idee l'uno dell'altro. Per questo ogni gruppo di lavoro che funziona bene deve riconoscere il valore di ogni persona al suo interno.
Bisogna dare credito quando uno del team contribuisce a una buona idea, svolge un'attività difficile o espone criticità costruttive.
Le relazioni performano meglio quando i membri si sentono riconosciuti e apprezzati.
Inoltre, è importante far tenere a mente ai dipendenti che ogni individuo è all'interno di un gruppo perchè competente in una specialità che gli altri non hanno. 

Altri motivi per promuovere la collaborazione

Le aziende dovrebbero promuovere la collaborazione per i seguenti motivi:

  • Promuove l'autoanalisi, ovvero la collaborazione sfida ogni membro ad articolare, pensare e mettere in discussione le sue competenze. Due teste sono meglio di una.

  • Risoluzione dei problemi, ovvero mettere in gioco una varietà di conoscenze e abilità porta a molteplici modalità di risoluzione dei problemi. La collaborazione virtuale aiuta a risparmiare un sacco di soldi all'azienda facendola fare a meno di consulenze esterne.

  • Insegna, dal momento che pongono a confronto più persone con diverse capacità. In questo modo la tua azienda diventa un organismo che promuove la condivisione digitale di conoscenza attraverso opportunità di crescita e sviluppo che funge da rete di sicurezza per i fallimenti.

  • Velocizza le soluzioni. Più persone riescono a risolvere le attività in meno tempo e con la condivisione di più competenze. 

  • Migliore fidelizzazione e soddisfazione dei lavoratori. La collaborazione apporta valore al lavoro di ogni dipendente. Costruire legami forti tra di loro aumenta il senso di appartenenza all'organizzazione stimolando così la produttività.

 

Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno

Intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, che realizza un ambiente di lavoro digitale altamente collaborativo e moderno:
  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
  • Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

La intranet è lo strumento di collaborazione per le aziende

La collaboration richiede strumenti digitalizzati che possano potenziarla e rendere fluida e stimolante agli occhi dei dipendenti.

Per questo motivo le aziende ricorrono alla intranet aziendale e la rendono il mezzo cardine per favorire la comunicazione tra i lavoratori e la condivisione sincronizzata delle loro attività.

Leggi anche: Intranet aziendale e 20 idee per migliorarla nel 2021

Una soluzione digitale integrata con tutte le applicazioni Microsoft 365 come intranet.ai è sicuramente un vantaggio. La suite 365 è infatti il leader del mercato per la collaborazione aziendale e più di 1 milione di imprese ne fanno tesoro.

Puoi sincronizzare documenti, lavorare con altri in tempo reale sullo stesso documento / progetto e averlo immediatamente aggiornato su ogni dispositivo, anche senza connessione internet.

Applicazioni come SharePoint, My workplace,  Microsoft Teams, o il social network aziendale Yammer  consentono agli utenti di inviare messaggi, comunicare in tempo reale, condividere file e informazioni di qualsiasi tipo, ricevendo notifiche push

SharePoint

Microsoft SharePoint Online è il servizio  che consente di creare, progettare e gestire siti, documenti e aree di lavoro del team oppure creare soluzioni Intranet, Extranet e di collaborazione esclusive.

Ti consentirà di collaborare come azienda digitale cloud in modo sicuro  documenti digitali con i membri del team all'interno o all'esterno dell'organizzazione su diversi dispositivi con app mobili, PC e dispositivi Apple.

SharePoint Online promuove e supporta il lavoro di squadra in ogni gruppo di progetto, reparto in base a esigenze specifiche. Bastano pochi click per condividere file, dati, informazioni e risorse, consente di collaborare in modo semplice e sicuro su PC, Mac e dispositivi mobili.

SharePoint Online consente di eseguire una gestione dei processi precisa e fare clic con il mouse per trovare informazioni per prendere decisioni comuni e agire di conseguenza.

È possibile accedere alle informazioni sempre e ovunque, aumentando così la produttività di individui e aziende.

 

My workplace 

Per semplificare la gestione del flusso di lavoro, intranet.ai offre My workplace. 

Cosa è? 

Uno spazio sulla tua intranet dedicato solo al tuo lavoro, alle tue attività, ai tuoi progetti.  

A colpo d'occhio, avrai in una sorta di bacheca aziendale tutti i progetti personali a cui stai lavorando o le attività di gruppo a cui stai collaborando. 

Un'altra soluzione per consentire agli utenti di collaborare in modo efficiente è sfruttare il potenziale di Microsoft Teams.  

 

Microsoft Teams 

La piattaforma ti permetterà di comunicare in tempo reale, condividere file e disporre di un unico punto in cui puoi trovare su cloud tutta la ricchezza di informazioni relative a un progetto, un dipartimento o un gruppo di persone

Che siano video, file, documenti, report, tutto può essere condiviso in sicurezza tra i gruppi di collaborazione.

Microsoft Planner
 

Planner è uno strumento digitale di gestione degli eventi in Microsoft 365 che consente ai team di organizzare eventi per un gruppo di persone, classificarli in base alle tue esigenze e tenere traccia delle scadenze tramite notifiche.
Puoi usarlo per organizzare attività di marketing, gestire progetti, preparare incontri con i clienti o semplicemente scambiare opinioni su prodotti o documenti da redigere.
 
L'app consente di impostare l'ora e la scadenza per mantenere tutte le attività organizzate.
È possibile monitorare lo stato di avanzamento del progetto nella visualizzazione del calendario e nei grafici.

Per saperne di più su Microsoft Planner, puoi controllare il collegamento seguente:

Pianifica il tuo lavoro con Microsoft Planner
 

Yammer

Esistono molti modi per comunicare e collaborare con il team di lavoro: posta elettronica, messaggi di testo e strumenti di collaborazione. Se i tuoi dipendenti utilizzano già social network come Facebook, Twitter e Instagram, Yammer è lo strumento migliore per creare social network per il posto di lavoro digitale. Yammer è uno strumento di social networking aziendale progettato per riunire le persone, soprattutto quando le persone lavorano in luoghi diversi.

Le persone possono pubblicare messaggi o domande di cui hanno bisogno per il lavoro, trovare contenuti specifici o saperne di più sulla vita lavorativa. Yammer mira a mantenere le persone in contatto.

Scopri di più su Microsoft Yammer:

Yammer: un social media Intranet collaborativo

Le notifiche push

Le notifiche push sono messaggi che appaiono sullo schermo del dispositivo mobile anche quando non si utilizza un'applicazione.  

Ogni volta che gli utenti producono contenuti e li pubblicano in una sezione della rete Intranet, i tuoi dipendenti riceveranno una notifica che consentirà loro di essere sempre aggiornati su ciò che sta accadendo nella loro azienda. 

Come collaborare in modo efficace con la intranet?

1. Archivia e condividi documenti nel cloud digitale dell'azienda: il vantaggio principale della tua azienda o organizzazione è il fatto che Microsoft 365 è basato su cloud.

Ciò significa che Microsoft ospita lo spazio di archiviazione e le applicazioni utilizzate.

Questa scelta consente di risparmiare sui costi IT pur continuando a sfruttare la sicurezza e la piattaforma di livello aziendale fornite da Microsoft.

Creando un archivio Microsoft 365 nel cloud, i tuoi documenti diventeranno al sicuro e, soprattutto, il team di lavoro con cui stai collaborando sarà sempre in grado di usarli.

2. Condividi ciò che crei su Microsoft 365 e i suoi strumenti di collaborazione ti aiuteranno a risparmiare tempo.

Non è necessario unire le modifiche dei colleghi al documento e non è necessario sfogliare le email per trovare file o allegati.

Condividi i tuoi file Word, fogli di calcolo Excel o presentazioni PowerPoint su un archivio cloud condiviso e lavora insieme.

Dopo aver condiviso i file nel cloud, puoi lavorare con più collaboratori contemporaneamente.

Se le modifiche avvengono nello stesso momento, in tempo reale vedrai quelle apportate da altri.

Puoi utilizzare la funzione di creazione condivisa sul dispositivo che preferisci: browser web, desktop o dispositivo mobile.

3. File di chat: quando lavori in una squadra, a volte hai bisogno dell'aiuto di un collega.

Gli strumenti di Microsoft 365 consentono di utilizzare la funzione "menzione" per aggiungere note o commenti ai documenti e inviarle alle persone che desideri.

4. Meeting istantanei: Microsoft fornisce una serie di strumenti per assistere i dipendenti nella pianificazione e attuazioni delle riunioni.

Le applicazioni Microsoft Teams, Yammer o Stream promuoveranno la preparazione e il successo delle conferenze e riunioni aziendali.

Con Microsoft 365, puoi trovare tutto il supporto necessario per organizzare meeting, preparare documenti e condividere con i partecipanti alla riunione.

Un canale di comunicazione sempre attivo

Le aziende più grandi, con dipartimenti e sedi in altri paesi, usufruiscono di questa tecnologia per stabilire tra i dipendenti un canale di comunicazione attivo ovunque si trovino.  

Le notifiche push vengono utilizzate per condividere i valori dell'azienda o per informazioni pertinenti ai loro progetti.  

Inoltre, si dimostrano anche uno strumento commerciale essenziale che consente ai dipendenti di non perdere messaggi o chiamate importanti da colleghi e clienti. 

Una soluzione da considerare è anche l'uso delle notifiche OOB disponibili attraverso le community Yammer e i gruppi di Teams. 

 

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.