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Comunicazione interna: che cos’è e come potenziarla nel 2021, con Microsoft 365 

La comunicazione all'interno dell'azienda è un fattore fondamentale, soprattutto in questo momento dove predomina la distanza. Concentrarsi sul miglioramento di questo aspetto, è necessario perché una buona comunicazione interna porta a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e l’incremento della produttività e delle prestazioni dell’aziende sono le dirette conseguenze.  

Cerchiamo però di capire meglio il significato della comunicazione interna e quali sono gli strumenti per raggiungere un grado ottimale di comunicazione aziendale. 

Cosa significa comunicazione interna?

Con comunicazione interna si intende quel flusso di informazioni che circolano all’interno di un’organizzazione e alla gestione delle relazioni interne.

Deve essere gestita in maniera efficace in modo da aumentare il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti. Questo richiede all’azienda processi più fluidi e immediati.

La comunicazione aziendale interna è utile non solo perché offre alle persone la possibilità di connettersi con i colleghi, ma rappresenta anche un fattore attraverso il quale l’organizzazione comunica ai suoi dipendenti i valori, l’identità, la mission e gli obiettivi che vuole perseguire.

In questo modo, i lavoratori si sentono informati, partecipi e parte integrante della realtà aziendale.

 

Quale direzione deve seguire la comunicazione?

La comunicazione interna aziendale può avvenire sia dall’alto verso il basso che viceversa.

La comunicazione dall’alto verso il basso è quella che parte dal management verso i dipendenti e si realizza attraverso regole, comunicati e news di servizio.

La comunicazione dal basso verso l’alto parte dai dipendenti ed è quella più funzionale poiché offre loro i mezzi e gli strumenti per dare voce ai propri pensieri e idee.

Ricorda che il feedback dei lavoratori è molto importante per l’azienda perché contribuisce al miglioramento della vita aziendale.

Ogni organizzazione deve stimolare la conoscenza, la diffusione e la condivisione di informazioni tra le persone. Queste poi devono aver modo di interagire tra di loro, scambiarsi idee e dubbi.

La comunicazione aziendale interna deve essere efficace in modo tale da permettere la diffusione di conoscenza e generare un ambiente e un clima di lavoro di benessere.

 

Comunicazione interna strumenti 

Per una comunicazione interna funzionale ed efficace è necessario scegliere gli strumenti più adatti.

Questi non devono essere usati soltanto dall’azienda per la diffusione di informazioni, ma anche dai dipendenti che possono contribuire con le loro opinioni nel processo di creazione e trasmissione delle informazioni.

A questo proposito, Microsoft 365 offre una serie di strumenti integrati tra loro che garantiscono una comunicazione interna efficiente e innovativa e la cooperazione tra i team aziendali.

Tra questi in particolare abbiamo: SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft Planner, Microsoft Yammer e Microsoft OneDrive.

Vediamoli nel dettaglio.

 

Che cos’è Microsoft 365 

Microsoft 365 è una piattaforma cloud sviluppata da Microsoft e offerta come servizio nella modalità Software As A Service. 

Include le applicazioni della classica suite (Word, Excel, PowerPoint e tutti gli altri), insieme a un altro gruppo di servizi innovativi creati appositamente per implementare la collaborazione e la comunicazione interna aziendale (SharePoint, Teams, Yammer e altri). 

Microsoft 365 permette di migliorare la produttività e la cooperazione e la comunicazione interna in molte aree, grazie all'elevata flessibilità nell'installazione, sottoscrizione e sicurezza fornita. 

In pratica, Microsoft 365 permette di: 

  • Aumentare la produttività 
  • Ridurre i costi 
  • Lavorare con strumenti e servizi innovativi e aggiornati 

Tutto ciò di cui la tua comunicazione interna aziendale ha bisogno si trova in un'unica soluzione acquisibile attraverso la sottoscrizione a un piano di sottoscrizione utente. 

 

Perché usare Microsoft 365 per la comunicazione interna? 

Microsoft 365 e i suoi strumenti di comunicazione interna e collaborazione ti aiutano a risparmiare tempo. 

Non dovrai più unire le modifiche che i colleghi hanno apportato a un documento in un secondo momento, e non dovrai ricontrollare tutte le e-mail per trovare un file o un allegato. 

Basta condividere i file Word, i fogli di calcolo Excel o una presentazione PowerPoint nell'archivio cloud condiviso. Una volta che un file è condiviso nel cloud, puoi lavorare con più persone contemporaneamente. Ogni modifica effettuata da parte dei tuoi colleghi verrà visualizzata in tempo reale per una costante sincronizzazione. 

Microsoft 365 si è dimostrata giorno dopo giorno la soluzione più sicura per gestire la collaborazione su intranet aziendali. 

Offre un set completo di strumenti di collaborazione che possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze di ogni azienda digitale e di ciascun team per garantire il potenziamento dei processi e della comunicazione interna aziendale. 

 

Comunicazione interna con la intranet aziendale 

La intranet è uno strumento di grande importanza per le aziende. Offre una serie di funzionalità e risorse che nascono per potenziare e implementare i processi comunicativi e di conseguenza la cultura aziendale.  

Una comunicazione interna efficace rappresenta il successo dell’organizzazione, quindi diventa fondamentale avere una intranet che funzioni in modo corretto.

Leggi anche: Intranet aziendale e 20 idee per migliorarla nel 2021  

Una intranet consente di avere una comunicazione aziendale interna sempre attiva attraverso il sistema delle notifiche push, ma anche una comunicazione rapida ed efficace grazie al sistema di archiviazione delle informazioni sul cloud online.  

Coinvolge i dipendenti, li tiene costantemente aggiornati sulle dinamiche aziendali e favorisce la collaborazione tra le persone.  

Inoltre, la intranet offre al management i mezzi per poter monitorare e controllare l’engagement dei lavoratori: feedback, blog, forum, commenti, bacheche.  

 

 

Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno

Intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, che realizza un ambiente di lavoro digitale altamente collaborativo e moderno:
  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
  • Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

SharePoint Online 

SharePoint Online è la intranet di Microsoft 365. 

E’ un servizio cloud digitale per l'azienda che permette di creare, modificare e gestire siti di team di lavoro, documenti e spazi di lavoro interni all'azienda, ma anche di realizzare intranet, extranet e soluzioni collaborative uniche. 

Puoi condividere documenti digitali in modo sicuro con i membri dei team sia interni che esterni, e su differenti dispositivi.

SharePoint facilita e supporta il lavoro di squadra per ciascun gruppo di progetto, dipartimento e sede in base alle esigenze e al raggiungimento degli obiettivi specifici. 

Condividendo file, dati, informazioni e risorse, SharePoint consente di collaborare facilmente e in sicurezza su PC, Mac e dispositivi mobili. 

È sempre possibile, infatti, farti accedere alle informazioni da qualsiasi dispositivo mobile, migliorando la produttività individuale e la strategia di comunicazione aziendale interna.

 

 

Perché usare la intranet di Microsoft 365? 

SharePoint Online permette di creare e gestire i siti aziendali interni, personalizzarli per ogni esigenza o progetto, e condividerli con clienti e fornitori. 

Puoi creare documenti, sincronizzarli e lavorare con altre persone sullo stesso progetto in tempo reale. Questi sono i benefici di diventare un'azienda digitale con cloud. La suite 365 aggiorna infatti automaticamente ogni documento modificato su ogni dispositivo, anche senza una connessione internet. 

In questo modo, la piattaforma permette una condivisione di informazioni, collaborazione tra dipendenti e implementazione della comunicazione interna a 360 gradi.  

 

Comunicazione interna con Microsoft Teams 

Come abbiamo detto, la comunicazione è il fattore chiave della collaborazione e quindi della comunicazione interna aziendale. 

Per questo motivo, Microsoft ha introdotto uno spazio di lavoro basato su chat per facilitare la comunicazione e la collaborazione nella rete interna alle aziende: Microsoft Teams. 

Leggi anche: App Teams: che cos'è e perchè serve alla tua azienda

Questo strumento si integra con tutte le altre applicazioni di Microsoft 365, inclusi Planner, OneNote e SharePoint Online. 

Microsoft Teams è un hub digitale per il lavoro di squadra in grado di riunire persone, contenuti, conversazioni e app in un unico posto di lavoro. 

Utilizzando Teams, cosa si può fare? 

  • Chattare con altri membri del gruppo 
  • Ricevere notifiche 
  • Fare chiamate audio e video 
  • Condividere lo schermo 
  • Fissare appuntamenti e sincronizzarli con il proprio calendario 
  • Condividere file e collaborare su di essi 

Microsoft Planner 

Planner è uno strumento di gestione delle attività in Microsoft 365. 

Consente ai team di organizzare le attività di un gruppo di persone, classificarle in base alle proprie esigenze e tenere traccia delle scadenze, tramite le notifiche push. 

Puoi usare Planner per organizzare un evento di marketing, gestire un progetto, preparare un incontro con un cliente o un semplice scambio digitale di opinioni su un prodotto o documento da elaborare nella propria azienda digitale. 

Planner ti consente di impostare orari e scadenze per organizzare tutte le attività all'interno dell'azienda. 

 

Microsoft Yammer 

Esistono molti modi per comunicare e collaborare con il tuo team di lavoro grazie a un'azienda cloud digitale: e-mail, messaggi di testo, strumenti di collaborazione. 

Se i tuoi dipendenti utilizzano già social network come Facebook, Twitter e Instagram, Yammer è lo strumento migliore per creare un social network per il workplace di lavoro digitale. 

Yammer è uno strumento di social network aziendale, progettato per riunire le persone, soprattutto se lavorano in luoghi diversi e facilitare la comunicazione interna. 

I dipendenti possono pubblicare messaggi o domande necessari per svolgere il proprio lavoro, trovare contenuti specifici o conoscere meglio la vita aziendale.  

L’obiettivo di Yammer? Consentire alle persone di rimanere in contatto sempre e ovunque e stimolare il confronto tra le menti aziendali. 

 

Microsoft OneDrive 

Microsoft OneDrive for Business è la cartella cloud per l'archiviazione di tutti i tuoi file personali e ti consente di accedervi ovunque tu sia, in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo. 

I principali punti di forza di OneDrive sono la sincronizzazione e la compatibilità multipiattaforma. Consente di creare un file sul PC e modificarlo su tablet o smartphone, salvando tutte le modifiche apportate. 

OneDrive for Business è uno strumento essenziale cloud digitale per la collaborazione e la comunicazione aziendale in quanto consente di condividere facilmente file all'interno o all'esterno dell'azienda, in linea con le regole di sicurezza dell'amministratore IT. 

 

Conclusione

In sintesi, possiamo dunque dire che la comunicazione interna è necessaria per un buon funzionamento aziendale sia in termini di engagement che di produttività dell'azienda stessa.

Come abbiamo visto, può essere implementata e potenziata con strumenti appositi digitali che garantiscono il successo. Gli strumenti migliori con i quali può essere realizzata sono quelli che offre Microsoft 365. 

 

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Siamo un team di professionisti sul mondo delle intranet e del digital workplace aziendale da oltre 15 anni. Siamo pronti ad aiutarti a digitalizzare la tua azienda nel modo più sicuro ed efficiente con una intranet perfettamente integrata Microsoft 365.

Marcella Lombardini

Esperta di Sharepoint Online e nostro Project Manager, coordina e sviluppa i progetti intranet e digital workplaces per i clienti che scelgono di adottare intranet.ai.