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Digital workspace: che cos'è e quali sono i vantaggi nel 2021

Oggi il lavoro è sempre più guidato dalla tecnologia e dall’innovazione e le aziende devono disporre di un digital workspace adatto ai propri lavoratori, offrendo loro tutti gli strumenti di cui necessitano per le loro attività.

Per digital workspace si intende l’ambiente di lavoro digitale della tua azienda. 
Saperlo sfruttare al massimo delle sue potenzialità permette di implementare la produttività dei dipendenti e i processi aziendali che determinano i risultati dell’organizzazione. 

Vediamo più nel dettaglio di cosa si tratta e quali vantaggi porta. 

Che cos'è un digital workspace?

Un digital workspace è una piattaforma integrata che gestisce centralmente le applicazioni, i dati e gli endpoint dell'azienda, consentendo ai dipendenti di collaborare e lavorare da remoto.

Fornisce agli utenti un'esperienza self-service pronta all'uso che si adatta alla piattaforma, alla posizione e al modello del dispositivo, consentendo loro di lavorare nell'ambiente di lavoro digitale.

A volte indicato come spazio di lavoro virtuale, uno spazio di lavoro digitale riunisce tutte le risorse dell'utente, come documenti, file e applicazioni, in un'unica posizione e fornisce una console basata sul cloud che consente ai professionisti IT di gestire queste risorse.

Il digital workspace è progettato per fornire ai professionisti IT e agli altri utenti un'esperienza unificata e sicura, semplificando e centralizzando la gestione complessiva di strumenti, applicazioni e dispositivi.

Fornisce, inoltre, un accesso remoto sicuro all'utente perché i dati sono protetti nel data center, nel cloud o sui dispositivi endpoint.

 

 

Quali sono i vantaggi di un digital workspace

Le nuove tecnologie e i nuovi strumenti pensati appositamente per il lavoro digitale, consentono ai dipendenti di lavorare dove e quando vogliono, dal dispositivo che preferiscono.

Ciò fornisce ai lavoratori un maggiore senso di controllo sulla propria vita, avendo la possibilità di separare vita lavorativa da quella personale.

Il vantaggio della flessibilità incoraggia anche una maggiore produttività dei dipendenti.

Un digital workspace stimola inoltre una collaborazione migliore e incoraggia interazioni semplici e ottimizzate tra colleghi. Collegamenti, dati, documenti e immagini possono essere facilmente condivisi e i dipendenti possono lavorare insieme ai progetti indipendentemente da dove si trovino.

 


Il digital workspace è utilizzatissimo per rafforzare l'employee experience di un'azienda.

 

Leggi anche come aumentare l'employee experience nella tua organizzazione qui.

 

L'empowerment che deriva aiuta anche i lavoratori a fidarsi e rispettare i loro superiori e a sentirsi rispettati. Ciò aumenta la soddisfazione dei dipendenti e rende più probabile che i lavoratori si impegnino e rimangano con l'azienda per lunghi periodi di tempo.

Poiché uno spazio di lavoro digitale elimina la necessità di un ambiente di lavoro fisico, le aziende possono trarre vantaggio risparmiando e riducendo i costi.

Infine, la tecnologia del digital workspace è compatibile con la maggior parte delle altre tecnologie utilizzate dalle aziende. Ciò consente alle aziende di migliorare l'esperienza utente del software integrato, riducendo al contempo il numero di accessi che i lavoratori devono ricordare e semplificando la gestione del sistema e le pratiche di manutenzione.

In poche parole, invece di utilizzare tante applicazioni diverse a seconda degli obiettivi, tutto viene centralizzato in un'unica piattaforma.

Quali caratteristiche dovrebbe avere un digital workspace

Un digital workspace è stato creato per aiutare i dipendenti nella loro realtà lavorativa. Con un'interfaccia utente digitale confusa, però, non sarebbero in grado di navigare con fluidità nella piattaforma mentre ricercano i contenuti che desiderano.

Ma cosa si intende con interfaccia?

Personalizzazioni come il menù a tendina, layout, pulsanti, pagine, ecc., inclusa la presenza del branding aziendale, per rappresentare al meglio la cultura aziendale nel tuo digital workspace.

Affinchè l'utente si ritrovi un’interfaccia semplificata ma anche completa e funzionale è necessario:

  • Una homepage coinvolgente, con la possibilità di personalizzare le notizie 
  • Un elenco di tutti gli utenti online
  • Un modo semplice per pubblicare, condividere o creare
  • Un design intuitivo, semplice e creativo
  • Collegamenti rapidi a tutte le funzioni della intranet grazie ad un menù o una barra laterale
  • Avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti
  • Una barra per la ricerca


 

Il digital workspace per eccellenza

Il digital workspace per eccellenza è la intranet, e se fatta bene presenta le caratteristiche sopra citate. La intranet garantisce un evoluzione nella comunicazione aziendale interna e ci sono molte ragioni per voler procedere verso un'efficace strategia di comunicazione e collaborazione interna. 

Innanzitutto, la creazione di una rete di comunicazione attiva con tutti i dipendenti significa stimolare l'impegno e la condivisione dei valori aziendali. 

La condivisione di contenuti aziendali, come piani strategici, obiettivi o problemi, crea un senso di appartenenza che rafforza il coinvolgimento dell'organizzazione.  

Infatti, i mezzi che la tecnologia mette a disposizione ti consentono di creare piattaforme di collaborazione sempre più efficaci. 

A livello aziendale, i dipendenti risulteranno sempre informati su: 

  • gli obiettivi futuri 
  • le strategie interne 
  • eventi importanti e scadenze  
  • la missione aziendale 
  • i valori aziendali 

 

Opzioni di personalizzazione 

La intranet è lo specchio dell'azienda nell'ambiente digitale.

Impara dagli utenti e li accompagna nel loro lavoro quotidiano prevedendo le loro esigenze.

Per fare ciò, deve avere opzioni di personalizzazione integrate, come tag di progetto e abilità, profili univoci, contenuti creati o correlati.

Tutto ciò che l'utente ha bisogno di vedere si adatta naturalmente al suo digital workspace. Più possibilità di personalizzazione ci sono, più facile è per gli utenti trovare quello che cercano.

Per questo un digital workspace ben fatto dovrebbe avere le seguenti capacità:

  • La homepage deve poter essere personalizzata con i link e i contenuti più utilizzati dall’utente

  • Avere i widget delle funzionalità che contengono contenuti specifici di diverse aree della intranet sulla homepage del singolo dipendente

  • Consentire l’accesso solo alle persone autorizzate in caso di contenuti sensibili

  • Disporre di un widget che permetta di visualizzare i contenuti più inerenti alle necessità dell’utente.

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Creazione e gestione dei contenuti

Il digital workpspace deve essere un gateway per generare e comunicare idee.

La forza trainante della intranet aziendale è che è incentrata sull'utente e incoraggia i dipendenti attraverso metodi di lavoro digitali innovativi e più efficaci.

Uno dei modi migliori per farlo è fornire ai dipendenti lo spazio e la libertà per creare contenuti sulla intranet aziendale.

In questo modo, i dipendenti possono esprimersi e creare contenuti sempre pertinenti al loro ambiente di lavoro digitale. Inoltre, con l'aiuto della funzione di collaborazione, gli utenti possono creare e gestire contenuti condivisi.

Per funzionare però, i contenuti di una intranet dovrebbero essere:

  • focalizzati, concepiti e gestiti in base all'utente

  • brevi, concisi, coinvolgenti e pertinenti

  • interattivi per chi legge (commenti, reazioni, condivisioni)

  • coerenti con la cultura aziendale e facili da creare attraverso una piattaforma designata

  • parole chiave per la ricerca

  • organizzati in maniera intuitiva all'interno dell'intranet.

 

 

Ricerca intelligente

Un altro dei vantaggi di un digital workspace è l’archiviazione di tutte le informazioni aziendali e dei dipendenti all'interno di un’unica piattaforma.

Se il motore di ricerca è potente e intuitivo le ricerche risultano rapide e aiutano i dipendenti a trovare tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in maniera ancora più efficiente.

Gli utenti potranno:

  • effettuare ricerche in tutta l'area intranet (documenti, file, presentazioni, profili, ecc.)

  • ordinare i risultati elencando per prime le informazioni più rilevanti

  • svolgere ricerche tra le categorie che sono state "taggate" nei contenuti, in modo da fornire i giusti risultati

  • effettuare ricerche nell'elenco dei dipendenti per trovare le persone associate a parole chiave, categorie o competenze.

 

 

Stimoli per l'employee experience

L’esperienza dei dipendenti nel digital workspace si amplifica ed è il baricentro del portale.
Oltre a continui input di coinvolgimento, l’utente può esprimere le sue idee attraverso opzioni di commenti, feedback e sondaggi.


Inoltre, è possibile estendere la possibilità di condivisione e scambio di idee su argomenti interni all’azienda attraverso delle apposite aree social.

In poche parole, possiamo dire che in una intranet che funziona bene l’employee engagement avrà un salto di qualità poiché i dipendenti avranno a disposizione:

• un trampolino di lancio per creare il loro network aziendale

• uno spazio per creare e condividere file in ogni dipartimento

• accesso immediato ai file più utili

• strumenti per la condivisione di documenti digitali all'interno di un singolo progetto o di una specifica iniziativa

• un modo per far conoscere ad altri colleghi i nuovi contenuti.

- Leggi anche: Come implementare l'employee engagement in azienda

 

4 elementi chiave di un digital workspace di successo


1) La combinazione di cloud computing e tecnologie di mobile computing aumenta il rischio per la sicurezza dei dati.

Gli spazi di lavoro digitali devono, dunque, implementare tecnologie e procedure per garantire la protezione dei dati nel cloud pur continuando a renderli disponibili a più dispositivi.

2) All'interno del digital workspace dovrebbe essere inclusa un'ampia gamma di applicazioni aziendali scalabili.

Ogni applicazione dovrebbe aiutare i processi aziendali.

In particolare, le piattaforme di gestione del know-how e di collaborazione sono due applicazioni essenziali perchè consentono agli utenti di archiviare documenti in una posizione centrale e collaborare in tempo reale.

3) Gli utenti devono poter accedere alle applicazioni aziendali ovunque scelgano di lavorare e in qualsiasi momento della giornata.

4) Infine, uno spazio di lavoro digitale di successo deve essere compatibile e consentire ai dipendenti di utilizzare qualsiasi dispositivo connesso a Internet per accedere alle applicazioni aziendali.

 

Conclusione

Dunque, ricapitolando abbiamo visto che un digital workspace ti da molti vantaggi, tra cui:

  • sicurezza
  • maggior produttività
  • collaborazione migliorata
  • risparmio di costi
  • flessibilità

Sempre più aziende si stanno rendendo conto delle grandi potenzialità del digital workspace, il quale attraverso la combinazione di tecnologie e spazi di lavoro di qualità stimola la creatività e l’impegno tra i collaboratori e garantisce il raggiungimento del successo.

 

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.