LA TUA RISORSA SULLA INTRANET
Il digital workspace giusto per la tua azienda
Per digital workspace si intende l’ambiente di lavoro digitale della tua azienda.
Saperlo sfruttare al massimo delle sue potenzialità permette di implementare la produttività dei dipendenti e i processi aziendali che determinano i risultati dell’organizzazione.
Tuttavia, solo le intranet che presentano determinate caratteristiche riescono a portare un simile contributo di qualità all’azienda.
Vediamo insieme quindi, cosa deve avere una intranet per portare successo alla tua azienda.
Un’interfaccia utente semplificata
Un digital workspace nasce per aiutare il dipendente nella sua realtà lavorativa.
Con un'interfaccia utente confusa, non sarebbe in grado di navigare con fluidità nella piattaforma mentre ricerca i contenuti desiderati.
Cosa si intende per interfaccia?
Elementi come il menu a discesa, i layout, i pulsanti, le pagine, incluse personalizzazioni come la presenza del marchio aziendale, al fine di rappresentare al meglio nel tuo digital workplace la cultura aziendale.
Per un’interfaccia semplificata ma anche completa e funzionale è dunque necessario:
- Una homepage pertinente e coinvolgente, con notizie personalizzate
- Un elenco degli utenti online
- Un modo semplice per pubblicare, condividere o creare
- Un design intuitivo, semplice e creativo
- Collegamenti rapidi a tutte le funzioni dell'intranet grazie a un menù o una barra laterale
- Avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti
- Una barra per la ricerca
Possibilità di personalizzazione
Una intranet è lo specchio dell’azienda in un ambiente digitale.
Impara dai suoi utenti e li accompagna nella loro routine lavorativa anticipando le sue esigenze.
Per questo deve disporre di opzioni di personalizzazione integrate come tag per progetti e competenze, profili unici, contenuti creati o correlati.
Tutto quello che l’utente ha bisogno di vedere si colloca naturalmente nel suo digital workspace.
Più possibilità di personalizzazione c’è, più l’utente si muove a proprio agio.
Per questo un digital workspace ben fatto dovrebbe avere le seguenti capacità:
- La homepage deve poter essere personalizzata con i link e i contenuti più utilizzati dall’utente
- Avere i widget delle funzionalità che contengono contenuti specifici di diverse aree dell’intranet sulla homepage del singolo dipendente.
- Consentire l’accesso solo alle persone autorizzate in caso di contenuti sensibili.
- Disporre di un widget che permetta di visualizzare i contenuti più inerenti alle necessità dell’utente
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Creazione e gestione dei contenuti
Il tuo digital workspace deve poter essere il portale in cui generare e scambiare le idee.
Il fattore trainante di una intranet aziendale è il fatto di essere incentrata sull'utente e di incoraggiare i dipendenti attraverso modalità di lavoro innovative e più efficaci.
Uno dei modi migliori per fare ciò è offrire ai dipendenti spazio e libertà di creare contenuti sulla intranet aziendale.
In questo modo, i dipendenti possono esprimere sé stessi, creando contenuti sempre rilevanti nel loro ambiente di lavoro digitale.
Inoltre, grazie alle funzionalità che implementano la collaborazione, gli utenti possono creare e gestire i contenuti in condivisione.
Per funzionare però, i contenuti di una intranet dovrebbero essere:
- focalizzati, concepiti e gestiti in base all'utente
- brevi, concisi, coinvolgenti e pertinenti
- interattivi per chi legge (commenti, reazioni, condivisioni)
- coerenti con la cultura aziendale e facili da creare attraverso una piattaforma designata
- parole chiave per la ricerca
- organizzati in maniera intuitiva all'interno dell'intranet.
Ricerca intelligente
Uno dei vantaggi di un digital workspace è l’archiviazione di tutte le informazioni aziendali e dei dipendenti in un’unica piattaforma.
Se il motore di ricerca è potente e intuitivo le ricerche risultano rapide e aiutano i dipendenti a trovare tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in maniera ancora più efficiente.
Potranno:
- effettuare ricerche in tutta l'area intranet (documenti, file, presentazioni, profili, ecc.)
- ordinare i risultati elencando per prime le informazioni più rilevanti
- svolgere ricerche tra le categorie che sono state "taggate" nei contenuti, in modo da fornire i giusti risultati
- effettuare ricerche nell'elenco dei dipendenti per trovare le persone associate a parole chiave, categorie o competenze.
Stimoli per l'employee experience
L’esperienza dei dipendenti nel digital workspace si amplifica ed è il baricentro del portale.
Oltre a continui input di coinvolgimento, l’utente può esprimere le sue idee attraverso opzioni di commenti, feedback e sondaggi.
Inoltre, è possibile estendere la possibilità di condivisione e scambio di idee su argomenti interni all’azienda attraverso delle apposite aree social.
In poche parole, possiamo dire che in una intranet che funziona bene l’employee experience avrà un salto di qualità poiché i dipendenti avranno a disposizione:
- un trampolino di lancio per creare il loro network aziendale
- uno spazio per creare e condividere file in ogni dipartimento
- accesso immediato ai file più utili
- strumenti per la condivisione di documenti all'interno di un singolo progetto o di una specifica iniziativa
- un modo per far conoscere ad altri colleghi i nuovi contenuti.
Conclusione
Queste erano le caratteristiche essenziali che deve avere una intranet per apportare successo alla tua azienda.
Ma appunto, sono solo la base.
Noi siamo un team di professionisti nel settore da più di 15 anni e costruiamo intranet con la stessa tecnologia della intranet di Microsoft 365 adottando anche soluzioni di intelligenza artificiale.
In questo modo si aggiungo al digital workspace una quantità notevole di strumenti ingaggianti e performanti per la azienda.
Vuoi saperne di più?
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.
