G.Suite vs Microsoft 365: quale scegliere?

Quando parliamo della produttività aziendale ormai è inevitabile chiederci quale sia il software migliore per implementarla e sfruttare il massimo delle potenzialità. 

Sappiamo che Microsoft da anni si presenta come il leader del pacchetto software anche su cloud, che mira a portare a un nuovo livello la routine lavorativa in ufficio. 

Partendo da Google Docs e dal file hosting di Drive, in questi ultimi tempi, Google ha introdotto un nuovo competitor di Microsoft: G. Suite, il quale mira a soddisfare le esigenze di business della clientela. 

In questo articolo quindi mettiamo a confronto tra il leader di mercato Microsoft e la sua alternativa in crescita G. Suite. 

Precisazioni sulle piattaforme

Microsoft 365 si presenta come una piattaforma cloud ibrida. 

Infatti, gli strumenti che offe possono essere installati sul proprio dispositivo ed essere condivisi su OneDrive, oppure possono essere utilizzati nella versione online. 

G Suite, invece nasce come soluzione prettamente Cloud e offre una gamma di strumenti che possono essere salvati sul proprio dispositivo. 

Se la tua azienda si basa interamente su cloud non avrai alcun tipo di problemi in entrambi i sistemi poiché operano dunque nel cloud consento la creazione, collaborazione e comunicazione da qualsiasi dispositivo o browser. 

Se invece sei alla ricerca anche di un accesso da desktop per disparati motivi come una connessione saltuaria o una preferenza per l’operato su desktop allora G Suite potrebbe non essere la soluzione adatta. 

In questo caso Microsoft 365 è quello che cerchi dal momento che include versioni desktop di applicazioni come Teams, Outlook, Word... 

Le offerte delle app: il portfolio di Microsoft 365 vs G. Suite 

Dal momento che entrambi i sistemi hanno l’obiettivo di soddisfare a pieno le esigenze produttive di qualsiasi azienda, gli ambiti funzionali tendono a coincidere. 

• A Microsoft Word corrisponde Google Docs 
• A Microsoft Excel, Google Fogli 
• A Microsoft Power Point, Google presentazioni 
• A Microsoft Outlook, Gmail 
• A Microsoft One Note, Google Keep 
• A Microsoft SharePoint, Google Sites 
• A Skype for Business, Google Hangouts Meet 
• A Skype for Business e Teams, Google Hangouts Chat 
• A Yammer, Google + 

Non risulta esserci tuttavia nessun corrispettivo di Microsoft Teams per uno spazio di lavoro digitale con chat. 

Uno dei punti forza di Microsoft, infatti, è proprio quello di garantire di questi tempi, un digital workplace. 

Sta puntando sulla digitalizzazione e facendo evolvere sempre di più, infatti, l’allestimento di un workspace dalle più disparate funzionalità al fine di garantire il lavoro da qualsiasi posto e momento. 

Basti pensare alla Intranet che Microsoft 365 ha costruito, ovvero un portale aziendale per eccellenza con SharePoint Online. 

Un’altra funzionalità alla quale non si trova corrispondente su G. Suite è l’opzione di download. 

Ogni app di Microsoft, può essere utilizzata attraverso la versione desktop e possono essere inoltre installate direttamente dal cloud su dispositivi locali con relativa possibilità di uso anche da offline. 

Strumenti di collaborazione

Comunicare con colleghi, clienti e partner è possibile in entrambe le soluzioni. 

Sia Microsoft 365 che G. Suite offrono 

• La gestione degli appuntamenti e dei contatti su misura delle esigenze dell’azienda 
• Social media aziendali 
• Chat di gruppo 
• Redazione congiunta per testi, presentazioni e tabelle 
• Messagistica istantanea 
• Intranet  
• Videotelefonia 
• Videoconferenza 

-Per quanto riguarda questi ultimi due punti, la risposta di Microsoft è Skype for Business, mentre quella di G. Suite è Hangouts Meet, la quale replica le funzionalità della piattaforma usata da Microsoft per la videotelefonia e Hangouts Chat per messaggi diretti e conversazioni di gruppo. 

-Per la combinazione della gestione dei gruppi, lo scambio di file e l’elaborazione dei documenti condivisi, è un primato che Microsoft detiene con Microsoft Teams. 

-Quando invece si parla di applicazioni intranet e siti web aziendali interni tutto dipende da ciò che si sta cercando. 

Se si è alla ricerca di un sistema intuitivo, Sites è la risposta di G. Suite che si affida a modelli intuitivamente comprensibili ma con prestazioni di progettazione limitate. 

Se si è alla ricerca invece di una risposta meno intuitiva ma più sofisticata e con quasi illimitate possibilità di implementazione per le applicazioni web interne all’azienda e intranet, SharePoint è la tua soluzione amica. 

Delle proposte social invece, possiamo dire che con Yammer e Google + entrambe le piattaforme offrono soluzioni cloud che garantiscono social network interaziendali e interni. 

Google + è accessibile a tutti coloro che hanno un account gmail, punto di partenza per creare un profilo e aggiungere persone alle proprie Cerchie, le quali permettono di selezionare le persone in base alle proprie preferenze. 

È presente, inoltre, la relativa possibilità di accesso alle community di interesse pubbliche o private. 

Dall’altra parte invece per Microsoft c’è Yammer che si concentra su un versante più aziendale. 

Permette di condividere annunci a livello organizzativo, eventi dal vivo, conoscenze tra team e reparti e soluzioni/best practice in crowdsourcing. 

Per quanto riguarda la possibilità di sincronizzazione di entrambi gli spazi?

Sia Google che Microsoft permettono di  

• Avviare la sincronizzazione tra l’archivio cloud e un dispositivo 
• I contenuti nei file e nelle cartelle sono disponibili anche offline e in modalità online entrambe le soluzioni offrono una gamma disparata di funzionalità 
• La cronologia delle versioni e le funzioni di ricerca sono disponibili sia su Microsoft 365 che su G. Suite 
• Le funzioni di condivisione risultano molto comode e pratiche nel lavoro quotidiano di tutti i giorni. Gli utenti possono infatti condividere materiali con persone non per forza all’interno dell’azienda ma anche all’esterno. 

In entrambe le piattaforme si possono impostare dei limiti di tempo, ma solo con Microsoft si ha accesso a funzionalità per la sicurezza come codici di verifica per materiali sensibili ecc. 

La posta elettronica

Partiamo da ciò che hanno in comune entrambe le piatteforme per poi trovarne le differenze 

• Entrambe le piattaforme garantiscono funzionalità e-mail professionali per le aziende 
• Sono prive di pubblicità 
• Hanno la possibilità di scaricare l’app mobile 
• Alias e-mail 
• Gruppi e liste di distribuzione 

Il client di posta desktop è disponibile solo in Microsoft a seconda del piano così come il dominio e-mail incluso che invece è presente in tutti casi su G. Suite. 

È doveroso specificare che la posta elettronica di Microsoft 365 è strettamente connessa e sincronizzata con altre app del sistema 365 come Planner, Tasks, Word, Teams per ottimizzare e facilitare la gestione della routine lavorativa. 

Attività, infatti, che diventano eventi da inserire nel calendario, messaggi su Outlook che contengono appuntamenti, appunti su Word che vengono inviati direttamente alla posta, sono tutte funzionalità che permettono una completa sincronizzazione del lavoro con l’e-mail e il calendario che diventano così costantemente aggiornati. 

Microsoft 365 vs G. Suite: Sicurezza e privacy 

Severe direttive di conformità alle norme sono alla base sia di Microsoft 365 che di G. Suite. 

L’archiviazione dei dati nel data center e la trasmissione dei dati tra client e server si basano su solide tecnologie di crittografia. 

-G. Suite utilizza in particolare gli stessi livelli di sicurezza di Google ovvero include il rilevamento automatico di attività sospette, tentativi di hacking e phishing. 

Chi ricopre il ruolo di amministratore può impostare diversi criteri per non concedere l’accesso alla console di amministrazione o a qualsiasi account utenti. 

Inoltre, è possibile impostare parole chiave per bloccare tutte le comunicazioni in uscita e quindi proteggere dalla perdita di dati. 

Il rilevamento spam, virus e malware è presente in tutti i documenti e file allegati. 

-Per quanto riguarda invece la sicurezza in Microsoft 365, il sistema rende disponibile l’autenticazione a più fattori per tutte le password utente. 

Non dimentichiamo inoltre lo strettissimo contatto con l’intelligenza artificiale che apprende le abitudini di lavoro di ogni utente al fine di individuare attività sospette e segnalare qualsiasi cosa che possa sembrare fuori posto. 

La perdita di dati ed eventuali furti non costituiscono motivo di preoccupazione dal momento che Microsoft 365 include uno strumento di prevenzione e protezione dei dati. 

L’azienda può inoltre limitare l’accesso degli utenti ai dispositivi forniti dall’azienda utilizzando lo strumento di gestione dei dispositivi. 

Il rilevamento di spam, virus e Malware? È presente in ogni attività di Microsoft. 

Certificazioni e controlli in dettaglio

Se vuoi conoscere in dettaglio le certificazioni e i controlli di cui dispongono sia G. Suite che Microsoft 365 eccole qui: 

• Sono certificate per la sicurezza della protezione dei dati nel cloud e delle informazioni ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018 
• Possiedono gli standard di controllo della sicurezza operativa SOC 1,2,3 
• Sono membri del Federal Risk and Authorization Management Program 
• Supportano il Payment Card Industry Data Security 
• Tutti gli strumenti sono conformi all’ HIPAA 

Disponibilità assistenza e prezzo G. Suite

La disponibilità come per Microsoft, anche per G. suite è al 99.9% e gli operatori di assistenza possono essere raggiunti 24 ore su 24 tramite telefono, e-mail o chat 

Per quanto riguarda invece il prezzo, G. Suite offre 3 versioni. 

• Pacchetto Basic, con prezzo utente al mese di 4 euro e con suite office di 30GB di spazio di archiviazione 
• Pacchetto Business, con prezzo utente al mese di 8 euro e con la suite office ottimizzata con spazio e funzioni di archiviazione illimitate 
• Pacchetto enterprise, con prezzo utente al mese di 23 euro e con Suite Office con gamma estesa di funzioni 

Conclusione: il verdetto

Arrivato a questo punto, dovresti più o meno aver in mente qual è la strada giusta per te e la tua azienda. 

Ci siamo impegnati per essere il più obiettivi possibili e speriamo di averti fatto una rassegna chiara delle funzionalità che entrambi i software ti offrirebbero. 

Possiamo quindi adesso esprimerti per nostra esperienza nel settore il nostro verdetto. 

Ci sentiamo di consigliarti la completezza, il massimo potenziale di produttività e di personalizzazione, versatilità e plurime funzionalità per la gestione della routine lavorativa e collaborativa: Microsoft 365. 

Nonostante il grandioso debutto di G. Suite, Microsoft non si alloggia sugli allori in quanto leader di mercato da anni, ma continua una crescita e un’espansione soprattutto in questo periodo senza eguali. 

Quello che emerge dai suoi servizi è che un colosso industriale come Microsoft sembra riuscire ad ascoltare anche solo un singolo utente poiché ogni piccolo dettaglio che trovi sulle piattaforme è plasmato su misura di chi le utilizza. 

Tantissime sono le novità che ha apportato e tante altre ancora quelle che stanno per arrivare, tra cui l’implementazione della già esistente e in uso, intelligenza artificiale.