Le migliori funzioni per la collaborazione con Microsoft Teams

Microsoft Teams è lo strumento di collaborazione ideale per il tuo lavoro quotidiano.
Con Teams puoi accedere a spazi per l'archiviazione dei documenti, chat e ambiente di riunione online completamente personalizzabili.
Teams è l'hub per il lavoro di squadra in Microsoft 365.

Se hai mai partecipato a un progetto di gruppo al lavoro, apprezzerai sicuramente le enormi potenzialità offerte da Microsoft Teams.

Ogni funzionalità è progettata per la collaborazione aziendale e presenta una serie di strumenti diversi, alcuni dei quali possono essere essenziali per migliorare l'efficienza della comunicazione sul lavoro, e quindi la condivisione e la cooperazione.

1. Completamente integrato con Microsoft 365

Come qualsiasi altro prodotto Microsoft, Teams si integra perfettamente con Microsoft 365.
Le applicazioni del vecchio Office 365 utilizzate quotidianamente sul posto di lavoro, come Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint e Outlook, sono completamente integrate con Microsoft Teams.

Questo sistema è la soluzione migliore per le aziende che desiderano creare una rete intranet basata sulla collaborazione. È anche uno strumento utile che raccoglie tutte le esigenze lavorative dei dipendenti in un unico hub.

Puoi creare rapidamente e facilmente team con i tuoi colleghi, ripristinare gruppi eliminati, modificare l'alias di posta elettronica di gruppo e utilizzare le schede per la personalizzazione dei contenuti dei tuoi team.

3. Basta e-mail

Con Teams puoi smettere di usare la posta elettronica per le comunicazioni che richiedono velocità di risposta e interazione.

Ci sarà meno confusione nella tua casella di posta; le conversazioni avvengono tramite la chat di Teams, piuttosto che aspettare troppo a lungo per le risposte via e-mail.

Una delle migliori funzioni di Microsoft Teams è la possibilità di inviare un'e-mail al canale del team, con il contenuto dell'email visualizzato nella conversazione come thread visibile a tutti i membri del team.

4. Accesso diretto ai file di OneDrive e SharePoint

Utilizzando Microsoft Teams, puoi accedere a tutte le applicazioni di Microsoft 365 da un'unica piattaforma in modo da poter lavorare in modo più efficiente.

Accedi a file e documenti in OneDrive e SharePoint, effettua chiamate o videoconferenze direttamente da Teams.

Quando si lavora su un progetto, tutti i documenti o messaggi dovrebbero essere facilmente accessibili in un unico posto. Microsoft Teams ti offre questa potenzialità.

Tutto il necessario per un particolare progetto può essere trovato in un unico posto, inclusi messaggi, riunioni, note e documenti. Puoi anche contattare i collaboratori online in tempo reale, rendendo la collaborazione rapida e diretta conversazione come thread visibile a tutti i membri del team.

5. Accesso a Teams da tutti i dispositivi

L'interfaccia di Teams è progettata per migliorare la collaborazione con i colleghi.
Con Teams puoi comunicare con i tuoi colleghi anche se sei fuori sede accedendo direttamente dall'app per mobile.

Disponibile su Android e iOS, Teams è un'app semplice e facile da usare che ti consente di chattare con il tuo team, conversare con i messaggi vocali o organizzare riunioni di videoconferenze immediate o programmate.

6. Sicurezza e conformità

La sicurezza è una delle principali preoccupazioni per chi gestisce una rete online.

Microsoft Teams è molto più all'avanguardia rispetto ai suoi concorrenti in termini di sicurezza.

Sottoscrivendo l'abbonamento a Microsoft 365, ottieni tutta la sicurezza online della tecnologia Microsoft sia per Teams sia per tutte le altre applicazioni del pacchetto Microsoft.

Puoi personalizzare i gruppi che lavorano su Teams in modo che siano disponibili come privati o pubblici, consentendo così l'accesso o la visualizzazione solo alle persone autorizzate.

Con Microsoft Teams puoi usufruire di controlli di sicurezza avanzati che includono prevenzione della perdita di dati, barriere informative, criteri di conservazione e altro.

Nessun software può impedire tutti i tentativi di phishing o malware, ma Microsoft Teams ha aumentato la sicurezza informatica, offrendo anche l'autenticazione a due fattori e l'affidabilità dei dati crittografati.

7. Collabora con fornitori e clienti

Teams ti consente di invitare gli utenti che non appartengono alla tua azienda o organizzazione a chattare, semplicemente inserendo la loro e-mail nel gruppo di chat.

La piattaforma le registrerà e visualizzerà i nuovi membri come "ospiti".

Questa è una funzione molto utile e necessaria quando si lavora su un progetto con fornitori o terze parti.

L'accesso come ospite consente ai team della tua organizzazione di collaborare con clienti, appaltatori, parti interessate e chiunque altro con cui tu abbia bisogno di interagire, dando loro accesso ai tuoi gruppi e canali esistenti. Gli amministratori possono controllare a quali funzionalità hanno accesso gli ospiti.

Sarai sempre sicuro che le informazioni sono gestite solo da coloro che hanno l'autorizzazione.

Chiunque abbia un account di posta elettronica aziendale o Outlook, Gmail o altri, può unirsi a Teams come ospite.

9. Migliora la gestione delle e-mail

Microsoft Teams ti consente di inoltrare le e-mail direttamente al tuo canale Teams per condividerle con le parti interessate in un attimo.
Fai clic sui puntini di sospensione accanto al nome del canale e seleziona "Ottieni indirizzo e-mail".

L'obiettivo di Teams è migliorare la comunicazione, le attività, le riunioni e la generazione di idee sul posto di lavoro in un'unica piattaforma, integrandosi con il lavoro delle persone con cui interagisci.
Teams semplifica l'organizzazione del lavoro di diversi gruppi, non solo dei singoli membri del team.

10. Discussioni

Microsoft Teams gestisce le conversazioni tra utenti come thread.

All'interno di un team, è possibile creare più chat room e canali. Le conversazioni sono elencate dall'alto verso il basso.

Gli utenti ricevono notifiche ogni volta che ci sono aggiornamenti in una discussione e, se devono comunicare con qualcuno faccia a faccia, possono attivare le videochiamate o lasciare messaggi audio tramite la chat vocale.

12. Canali standard o privati

I canali standard di Teams sono disponibili per tutti i membri del team.

La maggior parte dei canali sono canali standard.

Se ti devi rivolgere a un pubblico più piccolo e specifico per un determinato argomento, puoi utilizzare un canale privato.

• Canali standard: sono aperti a tutti i membri e tutto ciò che viene pubblicato è reso disponibile alle ricerche dei colleghi. Per impostazione predefinita, tutti i membri del team possono creare canali standard. I proprietari dei tenant possono modificare questa autorizzazione,        limitare le creazioni dei canali e le autorizzazioni a ruoli specifici.

• Canali privati: sono per discussioni che non sono accessibili a tutti i membri quindi devi essere invitato a partecipare a uno per vederlo all'interno di una squadra.

Qualsiasi proprietario o membro del team può creare un canale privato e aggiungere membri.

Gli ospiti non possono creare canali.

L'amministratore può modificare questa autorizzazione e limitare la creazione del canale privato a ruoli specifici.

Conclusione

Queste numerose funzionalità danno un'idea di come Microsoft Teams rappresenti un enorme vantaggio per le aziende che utilizzano Microsoft 365 perché è uno strumento che supporta in modo efficiente tutte le esigenze di collaborazione.

Microsoft Teams è lo strumento ideale per collaborare al lavoro perché offre un archivio di documenti, chat e ambienti di riunione online completamente personalizzabili.