SharePoint Online vs SharePoint On-Premise: quale scegliere?

SharePoint Online vs SharePoint On-Premise:
qual è la migliore versione?

SharePoint è lo strumento di Microsoft 365 sviluppato per la collaborazione digitale in azienda e utilizzato principalmente per la creazione di contenuti, la gestione dei documenti e la condivisione delle conoscenze all'interno di un'organizzazione.

Si tratta di una piattaforma centralizzata dove i team aziendali possono collaborare, ottimizzare la gestione dei dati e quindi aumentare la produttività. Proprio per le sue caratteristiche principalmente collaborative, SharePoint è utilizzato come punto di partenza per realizzare la intranet aziendale e il digital workplace Microsoft 365 integrato.

Esempio di intranet SharePoint creata con intranet.ai

Esistono due versioni di SharePoint: SharePoint Online e SharePoint Server (On-Premise). Sebbene entrambe possano essere utili per digitalizzare i processi e la comunicazione di un'azienda, è fondamentale considerare che:

• Microsoft SharePoint Server (On-Premise) è la versione locale dell'omonima piattaforma, che consente alle aziende di mantenere il completo controllo sulla gestione dei dati e della propria infrastruttura IT.
  
  
• Microsoft SharePoint Online è la versione cloud-based offerta come parte integrante della suite Microsoft 365, che consente alle organizzazioni di ottenere i vantaggi del SaaS (Software-as-a-Service) senza la necessità di gestire server fisici.
  
  

Se un'azienda intende approcciarsi a un nuovo progetto SharePoint e ha come obiettivo la longevità della soluzione sviluppata, la scelta tra le due versioni dovrebbe protendere verso SharePoint Online. Capiremo meglio il perché proseguendo nella lettura di questo articolo.

SharePoint Online vs SharePoint On-Premise:
quali sono le differenze?

Quali sono le differenze tra SharePoint Online e SharePoint On-Premise? Per rispondere a questa domanda, abbiamo esaminato gli aspetti più importanti che consentono alle aziende di prendere la decisione migliore.

Per prima cosa, abbiamo trattato la questione della dimensione dei dati, sottolineando che SharePoint On-Premise offre uno spazio di archiviazione limitato allo storage dei server usati per l’infrastruttura, mentre SharePoint Online ha dei limiti specifici.

Successivamente, abbiamo discusso i costi e le licenze, mettendo in evidenza le differenze nei modelli di tariffazione tra le due versioni. Infine, abbiamo esplorato gli aggiornamenti e le modalità di gestione. Che si scelga la flessibilità del cloud con SharePoint Online o che venga preferito il controllo totale concesso da SharePoint On-Premise, è importante decidere in base alle necessità dell'azienda in termini di archiviazione, costi e gestione.

Indipendentemente dalla scelta, tuttavia, è essenziale seguire la roadmap di Microsoft per rimanere aggiornati su come la casa madre intenderà proseguire lo sviluppo di entrambe le soluzioni.

Dimensione dei dati

SharePoint On-Premise può supportare una quantità illimitata di dati.

Ciò che occorre considerare è la dimensione della propria istanza SQL Server, ricordando che tutti gli asset conservati in SharePoint On-Premise sono serializzati e salvati come oggetti blob all'interno del database SQL.

SharePoint Online, invece, è basato interamente sul cloud e non include un'offerta illimitata per l'archiviazione dei dati.

Microsoft ha impostato il limite a 1 TB + 10 GB per utente con licenza. Se l'azienda avesse bisogno di più spazio, potrebbe usufruirne tramite un componente aggiuntivo specifico per l'abbonamento a Microsoft Office 365.

Per approfondire, rimandiamo al nostro articolo su come gestire lo spazio
di archiviazione in SharePoint tramite Microsoft 365 Archive (e non solo).

È inoltre prevista una quota massima per i dati archiviati nelle site collection di SharePoint Online, pari a 25 TB.

Document library moderna in SharePoint Online

Costi e licenze

Per scegliere la versione di Microsoft SharePoint più adatta alla propria azienda, anche i costi devono essere presi in considerazione.

Riguardo SharePoint On-Premise, bisogna tener presente che una farm SharePoint richiede più istanze server e che, per ogni istanza, è necessario avere una licenza specifica. Oltre a queste licenze, è necessario acquistare le licenze per SQL Server, Windows Server e aggiungere l'acquisto dell'hardware necessario a sostenere il tutto, considerando che la versione on-premise è molto esigente su questo fronte. Invece, per ogni utente che utilizzerà la intranet SharePoint, sarà necessario acquistare una specifica licenza CAL (Standard oppure Enterprise).

Per SharePoint Online, i costi sono correlati al numero di utenti che utilizzeranno il prodotto. L'abbonamento alla versione cloud consente di rendere disponibile molto velocemente SharePoint in azienda, senza doversi preoccupare di alcun tipo di manutenzione. In più, è possibile accedere a tutti i prodotti per la collaborazione, comunicazione e archiviazione nel cloud con una licenza di Microsoft Office 365.

Nello specifico, SharePoint Online è incluso nella licenza Office 365 Business oppure Office 365 Enterprise. Dispone, inoltre, di una licenza dedicata denominata SharePoint Online P1/P2 e destinata agli utenti che non necessitano di una casella di posta elettronica.

Entrambe le versioni permetto, infine, di accedere alle applicazioni web di Microsoft Office. L'unica differenza risiede nel tipo di licenza: la versione On-Premise richiede una licenza esclusiva per consentire agli utenti di visualizzare e modificare i documenti aziendali tramite web app.

La versione cloud, invece, permette di visualizzare i documenti e di modificarli direttamente dal cloud, senza bisogno di licenze aggiuntive.

Aggiornamenti di Microsoft

Gli aggiornamenti della versione On-Premise di SharePoint devono essere gestiti dal reparto IT interno a un'azienda, il quale ha totale controllo sui processi di installazione e distribuzione.

SharePoint Online, invece, viene gestito direttamente da Microsoft per quanto riguarda sia l'installazione che la distribuzione degli ultimi aggiornamenti. Ma non è tutto.

Microsoft sta focalizzando il suo impegno sullo sviluppo di nuove tecnologie basate sul cloud e sull'intelligenza artificiale. Di conseguenza, SharePoint Online è protagonista di un processo di innovazione che di recente ha visto la sempre più profonda integrazione di Microsoft 365 Copilot e l'ingresso nel mercato di SharePoint Premium.

SharePoint Premium è la nuova offerta di Microsoft che si basa principalmente su Microsoft Syntex e SharePoint Advanced Management. Introduce, quindi, funzionalità avanzate per la gestione dei contenuti basate sull'IA, come il tagging automatico dei documenti, la redazione di informazioni sensibili, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), e l'integrazione con firme elettroniche attraverso partner come Adobe e DocuSign.

Questa recente versione di SharePoint è progettata per migliorare la gestione e la sicurezza dei contenuti, specialmente per organizzazioni di grandi dimensioni. Include strumenti per affrontare problemi come la condivisione incontrollata dei documenti aziendali e offre raccomandazioni basate sull'intelligenza artificiale per la gestione degli accessi e dei cicli di vita dei contenuti.

Tornando al nostro discorso, SharePoint Premium è riservato esclusivamente a SharePoint Online. Questo perché molte delle sue funzionalità, tra cui quelle basate sull'IA e l'automazione, richiedono un'infrastruttura cloud per operare in modo efficiente.

L'IA di Microsoft funziona meglio quando può accedere a dati e risorse distribuiti su larga scala nel cloud, il che non è possibile con una versione on-premise di SharePoint. Al contrario, sono necessarie la scalabilità e la potenza di calcolo che solo le piattaforme cloud possono garantire.

SharePoint Online vs SharePoint On-Premise: considerazioni finali

Se un'azienda sta pensando di creare la propria intranet con SharePoint, ma non ha idea se utilizzare la soluzione cloud o quella on-premise, dovrebbe tenere conto anche delle tendenze recenti.

Come detto, Microsoft ha adottato la strategia "cloud-first". Ciò significa che gli investimenti saranno focalizzati sempre di più sullo sviluppo di nuove funzionalità per la versione online e, solo in un secondo momento, queste verranno rese disponibili per le installazioni locali.

Ecco quindi che le tecnologie più moderne di Microsoft saranno disponibili soprattutto per le versioni cloud delle sue applicazioni e (forse) successivamente per le versioni in loco. Non è comunque certo che tutte le ultime funzionalità saranno disponibili per le soluzioni on-premise. Nel caso di SharePoint, non tutte le integrazioni con le altre applicazioni di Microsoft 365 possono essere rese disponibili localmente.

Confronto tra le versioni di Microsoft SharePoint:

Quando scegliere SharePoint On-Premise?

La versione On-Premise di Microsoft SharePoint è la scelta più adatta se l'azienda:

• dispone già di un'infrastruttura dedicata
• si basa su elevati standard di conformità
• intende raggiungere economie di scala sulle licenze

Inoltre, SharePoint On-Premise offre più spazio di archiviazione e un maggiore controllo sull'architettura delle farm. Consente infine di rendere la intranet disponibile esclusivamente sulla rete aziendale.

Quando scegliere SharePoint Online?

SharePoint Online è la scelta migliore per creare una intranet scalabile e intelligente. Con il servizio cloud, è infatti possibile risparmiare sui costi e ridurre le complessità previsti da un progetto intranet. Per esempio, non suppone la creazione o il mantenimento di un'infrastruttura IT specifica.

Questi sono alcuni dei motivi che ci hanno portato ad adeguare la nostra soluzione intranet alla strategia "cloud-first" di Microsoft: non supportiamo le installazioni della nostra intranet SharePoint pronta all'uso in ambienti on-premise.

Intranet SharePoint intelligente e scalabile con intranet.ai

Come migrare da SharePoint On-Premise verso SharePoint Online

La migrazione da SharePoint On-Premise a SharePoint Online rappresenta un passo cruciale per le aziende che vogliono introdurre i vantaggi del cloud nelle proprie operazioni. Pensiamo alla scalabilità, all'accessibilità e alle funzioni avanzate di sicurezza che solo la versione cloud di SharePoint può mettere a disposizione.

Ma in che modo è possibile migrare da SharePoint On-Premise verso SharePoint Online, senza rischi per la sicurezza e l'integrità dei dati aziendali?

Una possibile soluzione viene offerta dalla stessa Microsoft. Si tratta di SharePoint Migration Tool, uno strumento gratuito per gestire con efficacia la migrazione verso SharePoint Online.

Nonostante la semplicità d'utilizzo che caratterizza Migration Tool, occorre tuttavia prestare attenzione alla pianificazione dell'intero processo, che deve essere attenta e conforme a una serie di requisiti tecnici e procedurali.

Vediamo meglio questo procedimento nei seguenti paragrafi.

Preparazione e requisiti per la migrazione

Prima di tutto, è necessario assicurarsi che l'ambiente IT aziendale soddisfi tutte le condizioni per la migrazione. SharePoint Migration Tool è uno strumento che richiede:

• connessione internet stabile
• accesso agli endpoint di SharePoint Online o OneDrive.

Inoltre, è fondamentale che in azienda ci siano amministratori con le autorizzazioni necessarie sia sul server SharePoint di origine che sull'ambiente cloud di destinazione. Questo significa che gli utenti responsabili della migrazione devono possedere i permessi Microsoft 365 per poter accedere e gestire i dati su entrambi i fronti.

Soddisfatti questi requisiti iniziali, si passa all'installazione di Migration Tool. Si tratta di un procedimento semplice, dato che questo strumento può essere scaricato gratuitamente dal sito di Microsoft.

Una volta installato, occorre configurare la soluzione per gestire aspetti come le connessioni di rete e i proxy aziendali. In particolare, è importante configurare accuratamente i proxy per garantire che la comunicazione con il cloud di Microsoft non venga bloccata nel mezzo della migrazione. Ciò include l'aggiunta degli endpoint Microsoft nelle eccezioni del proxy, qualora l'azienda utilizzi questa tipologia di connessione.

Analisi preliminare con SMAT

Prima di procedere alla migrazione vera e propria, è consigliabile eseguire un'analisi preliminare con SharePoint Migration Assessment Tool (in breve, SMAT), uno strumento complementare che permette di scansionare i siti on-premise per identificare eventuali problemi di compatibilità.

Questo è un secondo passaggio fondamentale per prevenire incidenti che potrebbero rallentare o persino interrompere la migrazione. SMAT fornisce report dettagliati sugli elementi che potrebbero richiedere maggiore attenzione da parte del reparto IT aziendale, come:

• configurazioni personalizzate
• flussi di lavoro complessi
• web part obsolete

Configurazione delle attività di migrazione

Dopo aver completato la fase di analisi, si può procedere con le attività di migrazione. SharePoint Migration Tool consente di configurare migrazioni singole oppure di utilizzare file CSV per effettuare migrazioni in blocco, facilitando l'automazione in caso di grandi quantità di dati.

Inoltre, SharePoint Migration Tool supporta la migrazione incrementale, che consente di trasferire solo i file nuovi o modificati rispetto a quelli già migrati. Una funzionalità particolarmente utile in scenari di migrazione progressiva o quando l'aggiornamento continuo dei dati è una priorità.

Monitoraggio e reportistica

Un ultimo aspetto importante della migrazione verso SharePoint Online riguarda il monitoraggio e la conseguente generazione di una reportistica dettagliata per valutare il successo del trasferimento dei dati.

SharePoint Migration Tool offre report dettagliati in formato CSV, i quali documentano il progresso della migrazione e forniscono informazioni utili su:

• file trasferiti correttamente
• dati non migrati
• eventuali errori
• tempi di completamento

Questi report mettono inoltre a disposizione insight interessanti per pianificare e ottimizzare future migrazioni, consentendo di migliorare l'efficacia dell'intero processo.

Quali sono le principali differenze tra SharePoint Online e SharePoint On-Premise?

SharePoint Online è una soluzione cloud aggiornata automaticamente, mentre SharePoint On-Premise richiede server locali e aggiornamenti manuali.

Qual è la scelta più conveniente, SharePoint Online o SharePoint On-Premise?

SharePoint Online riduce i costi di hardware e manutenzione, mentre SharePoint On-Premise comporta costi per server e licenze.

Quali sono i limiti di archiviazione in SharePoint Online e SharePoint On-Premise?

SharePoint Online offre 1 TB più 10 GB per utente, mentre SharePoint On-Premise dipende dalla capacità del server.

Quanto si possono personalizzare SharePoint Online e SharePoint On-Premise?

SharePoint On-Premise supporta molte personalizzazioni, mentre SharePoint Online ha opzioni limitate.

Come migrare da SharePoint On-Premise a SharePoint Online?

La migrazione può avvenire utilizzando SharePoint Migration Tool e pianificando attentamente la gestione sicura dei dati.

Quando conviene passare a SharePoint Online da SharePoint On-Premise?

SharePoint Online è ideale per chi cerca scalabilità e vuole ottimizzare le risorse per la gestione IT.