SharePoint Search: trova subito quello che ti serve

Il motore di ricerca di SharePoint indicizza tutti i siti, pagine, elenchi, librerie, cartelle e file presenti in SharePoint Online.

Il software cerca il testo completo dei documenti e dei loro metadati.

Questi metadati includono tutte le parole chiave o le tassonomie implementate nella tua intranet.

La ricerca restituisce solo risultati indicizzati, quindi solo risultati che il sistema ha già registrato in precedenza.

Per utilizzare al meglio la funzionalità di ricerca della piattaforma, devi sapere come e dove cercare.

Puoi ottenere risultati migliori cercando solo su un sito specifico o in una biblioteca limitata invece di cercare automaticamente in tutte le varie aree del sistema.

Se conoscessi la sezione in cui è contenuto il file che stai cercando, potresti trovare in un attimo ciò che cerchi anche con una scansione rapida.

La ricerca sarà limitata solo a una sezione specifica, e saranno escluse tutte le altre aree della intranet.

Quali tipi di file sono indicizzati?

Praticamente qualsiasi tipo di file con cui di solito lavori.

Tutti i file creati sia con le applicazioni desktop della suite Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), sia utilizzando il browser, file zip, PDF, immagini e molti altri.

I file PDF sono indicizzati se contengono ovviamente un livello di testo.

Si può personalizzare la pagina dei risultati?

Sì! E ora, con i moderni siti che offre la piattaforma, puoi farlo molto facilmente.

Puoi personalizzare i risultati di ricerca in linea con l'aspetto della tua intranet, aggiungere filtri personalizzati e cambiare la modalità di visualizzazione di ogni singolo risultato.

Se non funziona?

Questo può accadere per una serie di motivi, ma ricorda: per impostazione predefinita, esegue la ricerca in tutti i contenuti della tua intranet o dei siti specifici del team.

Se i dipendenti sono alla ricerca di informazioni che non sono scritte all'interno di un documento, un elenco o una pagina, non troveranno nulla.

Limiti del motore di ricerca di SharePoint

La funzione presenta alcuni limiti che è necessario conoscere.
Ce ne sono due tipi applicati a tutti i piani di SharePoint Online:

1. I limiti "Boundary" indicano un limite che non è possibile superare;
   
   
2. "Supported" indica invece un limite "raccomandato"; ciò significa che è un limite consigliato e che, se superato, potrebbe avere come conseguenze problemi imprevisti o un calo significativo delle prestazioni.

La maggior parte dei limiti sono Boundary.
I più importanti tra questi sono:

• Dimensione del documento indicizzabile: puoi indicizzare il contenuto di un documento se la sua dimensione è inferiore a 150 MB.
  Il resto del contenuto non può essere indicizzato.
  Il limite è di 150 MB per tutti i documenti.
  
  
• Dimensione del contenuto analizzato: la ricerca interrompe l'analisi di un elemento dopo aver analizzato un massimo di 2 milioni di caratteri.
  La ricerca avviene entro 30 secondi per ciascun elemento.
  Se un elemento viene elaborato solo parzialmente, l'elemento non può essere elaborato e quindi indicizzato.
  
  
• Caratteri elaborati dal word breaker: la ricerca divide il contenuto in parole singole (token).
  Il sistema può produrre un massimo di 1.000.000 di caratteri per ogni elemento, in un tempo massimo di 30 secondi.
  Il contenuto che non rientra nei limiti non viene elaborato.
  
  
• Dimensione dei token: la ricerca può indicizzare token di qualsiasi lunghezza, ma il word breaker utilizzato per produrre token può limitare la lunghezza del token. 
  La dimensione del token dipende dal word breaker, che a sua volta dipende dalla lingua utilizzata.
  
  
• Numero di voci in dizionario personalizzato: il numero di termini consentiti per i dizionari di inclusione ed esclusione per correggere errori di ortografia nelle query è limitato a 5.000 termini per utente.

Vedi tutti i dettagli nella documentazione Microsoft.