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Il motore di ricerca di SharePoint indicizza tutti i siti, pagine, elenchi, librerie, cartelle e file presenti in SharePoint Online.

Il software cerca il testo completo dei documenti e dei loro metadati.

Questi metadati includono tutte le parole chiave o le tassonomie implementate nella tua intranet.

La ricerca restituisce solo risultati indicizzati, quindi solo risultati che il sistema ha già registrato in precedenza.

Per utilizzare al meglio la funzionalità di ricerca della piattaforma, devi sapere come e dove cercare.

Puoi ottenere risultati migliori cercando solo su un sito specifico o in una biblioteca limitata invece di cercare automaticamente in tutte le varie aree del sistema.

Se conosci la sezione in cui è contenuto il file che stai cercando, potresti trovare in un attimo ciò che cerchi anche con una scansione rapida.

La ricerca sarà limitata solo a una sezione specifica, e saranno escluse tutte le altre aree della intranet.

Office 365 e sharepoint migliorano l'esperienza di ricerca

SharePoint Search in Microsoft 365 offre due tipi di esperienze di ricerca: classica e moderna.

Entrambe le modalità di ricerca sono attive per impostazione predefinita.

Inoltre, il tipo di esperienza di ricerca visualizzata dagli utenti cambia a seconda di dove si svolge la ricerca:

  • Ricerca moderna: la casella di ricerca è visibile nella home page, nei siti di comunicazione e nei siti di SharePoint e hub.
  • Ricerca classica: la casella di ricerca classica è visibile sui siti di pubblicazione, sui siti dei team tradizionali e nel centro di ricerca.

L'esperienza di ricerca classica sarà probabilmente resa obsoleta in futuro, quindi fai attenzione a scegliere come gestire i siti della tua intranet o del tuo team.

Quali tipi di file sono indicizzati?

Praticamente qualsiasi tipo di file con cui di solito lavori.

Tutti i file creati sia con le applicazioni desktop della suite Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), sia utilizzando il browser, file zip, PDF, immagini e molti altri.

I file PDF sono indicizzati se contengono ovviamente un livello di testo.

Si può personalizzare la pagina dei risultati?

Sì! E ora, con i moderni siti che offre la piattaforma, puoi farlo molto facilmente.

Puoi personalizzare i risultati di ricerca in linea con l'aspetto della tua intranet, aggiungere filtri personalizzati e cambiare la modalità di visualizzazione di ogni singolo risultato.

Se non funziona?

Questo può accadere per una serie di motivi, ma ricorda: per impostazione predefinita, esegue la ricerca in tutti i contenuti della tua intranet o dei siti specifici del team.

Se i dipendenti sono alla ricerca di informazioni che non sono scritte all'interno di un documento, un elenco o una pagina, non troveranno nulla.

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Limiti del motore di ricerca di SharePoint

La funzione presenta alcuni limiti che è necessario conoscere.
Ce ne sono due tipi applicati a tutti i piani di SharePoint Online:

  1. I limiti "Boundary" indicano un limite che non è possibile superare;

  2. "Supported" indica invece un limite "raccomandato"; ciò significa che è un limite consigliato e che, se superato, potrebbe avere come conseguenze problemi imprevisti o un calo significativo delle prestazioni.

La maggior parte dei limiti sono Boundary.
I più importanti tra questi sono:

  • Dimensione del documento indicizzabile: puoi indicizzare il contenuto di un documento se la sua dimensione è inferiore a 150 MB.
    Il resto del contenuto non può essere indicizzato.
    Il limite è di 150 MB per tutti i documenti.

  • Dimensione del contenuto analizzato: la ricerca interrompe l'analisi di un elemento dopo aver analizzato un massimo di 2 milioni di caratteri.
    La ricerca avviene entro 30 secondi per ciascun elemento.
    Se un elemento viene elaborato solo parzialmente, l'elemento non può essere elaborato e quindi indicizzato.

  • Caratteri elaborati dal word breaker: la ricerca divide il contenuto in parole singole (token).
    Il sistema può produrre un massimo di 1.000.000 di caratteri per ogni elemento, in un tempo massimo di 30 secondi.
    Il contenuto che non rientra nei limiti non viene elaborato.

  • Dimensione dei token: la ricerca può indicizzare token di qualsiasi lunghezza, ma il word breaker utilizzato per produrre token può limitare la lunghezza del token. 
    La dimensione del token dipende dal word breaker, che a sua volta dipende dalla lingua utilizzata.

  • Numero di voci in dizionario personalizzato: il numero di termini consentiti per i dizionari di inclusione ed esclusione per correggere errori di ortografia nelle query è limitato a 5.000 termini per utente.

Vedi tutti i dettagli nella documentazione Microsoft.

SharePoint Search è il motore di ricerca in SharePoint Online

Tra i limiti Supported più importanti possiamo invece includere:

  • Mappatura delle proprietà gestite: le proprietà sottoposte a ricerca per indicizzazione possono essere associate a proprietà gestite. Il limite delle proprietà gestite è 100.

  • Pagine autorevoli: il consiglio è di utilizzare il minor numero possibile di pagine di secondo e terzo livello.
    Il limite è una pagina di livello superiore per tenant.

Con questa funzionalità, sarai in grado di ottimizzare i tempi grazie a ricerche più veloci ed efficaci.

Dedica meno tempo alla ricerca dei documenti di cui hai bisogno o delle persone che desideri contattare, risparmia denaro e diventa più produttivo.

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