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App Teams: che cos'è e come ti aiuta in azienda

Oggi più che mai, con il lavoro a distanza, è piuttosto difficile riuscire a coinvolgere le persone e a suscitare il loro interesse.  

Le aziende, infatti, devono adottare gli strumenti giusti da offrire ai loro lavoratori in modo da tenerli ingaggiati.  

Le persone all’interno di un’organizzazione devono avere la possibilità di crescere, di esprimere le proprie opinioni e di poter connettersi e collaborare con altri.  

Vediamo dunque come Microsoft Teams può aiutare le persone a collaborare in azienda e quali sono le applicazioni, integrate con la piattaforma, più utilizzate. 

Che cos’è Microsoft Teams App?

Microsoft Teams è un'applicazione di Microsoft 365 basata su un sistema di messaggistica, nata con l’intento di aiutare le persone a collaborare in un unico spazio di lavoro.

Il tool è perfettamente integrato con gli altri strumenti di Microsoft 365 come OneDrive, Planner, OneNote in modo da poter slittare da una piattaforma all’altra in maniera fluida e avere a disposizione sempre più risorse.

Teams può essere usato per alimentare le attività tra team di stessi o diversi dipartimenti, ma anche con utenti esterni che hanno l’autorizzazione. I documenti condivisi possono essere modificati dagli utenti e ogni modifica apportata viene registrata in tempo reale. In questo modo chiunque accede al documento si ritroverà la versione più recente e aggiornata.

 

 

All’interno della team app puoi aprire una chat di gruppo, scambiare file e documenti, partecipare ai meeting, fare chiamate audio e video private o di gruppo. Insomma, possiamo definirlo come lo strumento di collaborazione per eccellenza.

Uno dei punti forti di questo strumento inoltre, è la sincronizzazione di tutte le attività all’interno di un unico posto sicuro.

 

Perché hai bisogno di Microsoft Teams? 

App Teams ti permette di poter comunicare e collaborare con altri in modo intelligente all’interno di unico spazio di lavoro digitale. Puoi collaborare con un team o con singoli membri, su un singolo progetto o su diversi progetti di gruppo.  

La ricerca di informazioni utili per una tale collaborazione è resa più semplice e veloce dall’integrazione di Teams con le altre applicazioni di Office 365.  

E in aggiunta, questa team app garantisce in qualsiasi momento con le notifiche push una comunicazione interna aziendale che raggiunge l’utente e lo mantiene sempre sincronizzato con essa.  

 

 

Cosa puoi fare con Microsoft Teams App? 

Microsoft Teams rappresenta una risorsa fondamentale in quanto porta molti vantaggi e benefici alle imprese. 

La piattaforma ti consente di: 

  • Condividere informazioni da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento 
  • Organizzare meeting e conversazioni con i membri del team 
  • Gestire i gruppi di lavoro con la configurazione degli accessi 
  • Offrire alle persone un’esperienza sempre più accessibile grazie all’integrazione fra le diverse applicazioni 

 

 

Le novità del 2021

Guarda il video per scoprire quali nuove funzionalità sono state aggiunte a Teams.

Leggi anche: Tutte le novità del 2021 di Microsoft Teams

 

#digitalworkplace​ #MicrosoftTeams​ #Microsoft365​

App Microsoft Teams integrata con gli strumenti di Office 365 

Abbiamo detto che Microsoft Teams è perfettamente integrata con le applicazioni di Office 365 in modo da offrirti il meglio di tutti gli strumenti che utilizzi quotidianamente.

Questo permette la sincronizzazione di tutte le attività e un flusso di navigazione completo. Ma non solo.

I tool di Office 365 rappresentano anche degli economizzatori del tempo in quanto l’utente perde sempre meno tempo nella ricerca o nel reperire le informazioni.

Allo stesso modo anche tutti i dati che circolano in azienda sono al sicuro in quanto vengono archiviati all’interno di un unico cloud online a cui si può accedere soltanto tramite autorizzazione.

Vediamo dunque quali sono gli strumenti integrati con l'App Teams più utilizzati in azienda per la collaborazione.

Microsoft OneDrive 

OneDrive è il cloud di archiviazione di Microsoft 365.  

Tutti i dati aziendali vengono raccolti all’interno di un unico server sicuro in modo da consentire la sicurezza dei dati.  

Questo tool è caratterizzato dalla sincronizzazione tra i dati e dalla compatibilità con le diverse piattaforme.  

Con OneDrive puoi creare un file e modificarlo da qualsiasi dispositivo, le modifiche saranno salvate e i tuoi file sempre aggiornati. In questo modo, le persone possono accedere allo stesso file in tempo reale e da qualunque dispositivo.  

 

 

Microsoft Yammer 

Yammer è lo strumento migliore per avere un social network all’interno di un’organizzazione. Nasce con l’intento di riunire le persone in un’unica piattaforma e favorire la condivisione della conoscenza all’interno dell’azienda. 

Gli utenti possono pubblicare messaggi o domande, da cui possono nascere confronti e discussioni utili per il lavoro, trovare contenuti specifici e conoscere meglio le dinamiche della vita aziendale. 

Con questo strumento la cultura aziendale diventa più forte, cresce l’engagement e le persone non si sentono spettatori passivi, ma partecipano attivamente dando il loro contributo.

 

  

Microsoft Planner 

Planner è lo strumento di gestione delle attività basato sul web che ti consente di pianificare attività e fissare degli obiettivi.  

Nasce principalmente per ottimizzare e organizzare il lavoro condividendo le fasi di realizzazione di ogni progetto con il proprio team o i collaboratori.  

Con Planner puoi gestire il lavoro di squadra: crea un nuovo piano, organizza un team, assegna i compiti e aggiorna i progressi.  

Altre funzionalità che puoi trovare sull’applicazione sono i commenti per chattare con il team e il calendario per pianificare gli eventi.  

 

 

SharePoint Online 

Siamo arrivati a uno degli strumenti più importanti di Microsoft 365, la sua intranet SharePoint Online.  

Questa nasce come piattaforma per permettere la creazione di siti di comunicazione interni seguendo il branding aziendale. In questo modo, la intranet è il gateway di entrata nel lavoro che l’azienda mette a disposizione dei suoi dipendenti e che consente l’accesso alle informazioni che vuole rendere note.  

Con SharePoint la comunicazione interna e la collaborazione si evolvono. Le persone possono condividere file, informazioni e documenti in maniera totalmente sicura e protetta con i propri team, ma anche con utenti esterni e su dispositivi diversi.  

Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno

Intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, che realizza un ambiente di lavoro digitale altamente collaborativo e moderno:
  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
  • Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

Teams Microsoft App integrata con Microsoft Viva 

Microsoft ha da poco rilasciato Microsoft Viva, la nuova piattaforma digitale di employee experience.  

Nasce per aiutare le persone a crescere e prosperare sul luogo di lavoro, grazie all’integrazione con gli strumenti di Microsoft 365 e in particolare con Microsoft Teams.  

La piattaforma raccoglie all’interno del flusso di lavoro tutti gli strumenti utili per il coinvolgimento, il benessere, l’apprendimento e la condivisione di conoscenze dei dipendenti in modo da permettere loro di imparare e migliorare le loro esperienze aziendali.  

 

Cos’è Microsoft Viva 

Microsoft Viva è una nuova piattaforma nata per migliorare l’esperienza digitale dei dipendenti.  

Soprattutto nel periodo che stiamo vivendo, l’ambiente di lavoro continua ad evolversi e diventa sempre più digitale e flessibile. Da qui nasce l’esigenza di porre maggiore attenzione alle esperienze dei dipendenti, al loro benessere e al loro apprendimento. 

Leggi anche: Microsoft Viva: la nuova digital employee experience platform

Abbiamo detto che Viva è perfettamente integrata con Microsoft 365, in particolare sfrutta le funzionalità dell'app Microsoft Teams e racchiude all’interno di un’unica piattaforma 4 aree distinte. Viva Connections per il coinvolgimento, Viva Topics per il know how, Viva Insights per il benessere e Viva Learning per l’apprendimento.  

 

 

Viva Connections 

Viva Connections rappresenta la porta d’entrata verso un’esperienza moderna dei dipendenti. Offre un’esperienza unificata in quanto integra comunicazioni interne e risorse aziendali all’interno di una singola app che si può personalizzare su Microsoft Teams App. 

A breve, sarà disponibile su Teams l’opzione di accesso rapido alla intranet aziendale, in questo modo i dipendenti potranno accedervi in modo veloce durante il lavoro di tutti i giorni.  

   

 

Viva Topics 

Viva Topics consente alle persone di condividere conoscenze e acquisirne di nuove, ma anche di entrare in contatto con gli esperti dell’organizzazione di determinati topics.  

Utilizza l’intelligenza artificiale per classificare i dati provenienti da Microsoft 365 e le informazioni di terze parti per creare automaticamente delle schede di argomenti all’interno delle conversazioni di Teams e documenti di Microsoft 365. 

 

 

Viva Insights 

Viva Insights fornisce insights personalizzati e utilizzabili per dipendenti, manager e leader che possono contribuire alla crescita delle persone nell'organizzazione.  

Gli insight sono visibili solo ai dipendenti e possono aiutarli a riservare il tempo appropriato per il riposo, la concentrazione e l'apprendimento e rafforzare i rapporti con i colleghi.

L'app "Viva Insights” in Microsoft Teams App è già disponibile in public preview. 

 

 

Viva Learning 

Viva Learning è stato pensato per aiutare le persone a fare formazione e sviluppare competenze nei loro flussi di lavoro. Questa funzionalità aggrega in un unico posto, tutte le risorse di apprendimento disponibili per un’impresa, inclusi i contenuti di LinkedIn Learning, Microsoft Learn e fornitori di terze parti come Skillsoft o Coursera. 

Viva Learning viene integrato in Microsoft Teams dando la possibilità di inserire contenuti formativi all’interno di gruppi specifici di lavoro, in modo che le persone possano collaborare e trovare il tempo per fare crescere le proprie abilità. 

 

 

Lo sai che abbiamo creato un' articolo che copre tutte le funzionalità portate da Microsoft Viva?

Leggi l'articolo completo: Microsoft Viva e tutto ciò che c'è da sapere nel 2021

 

Una intranet su Microsoft Teams?

“Posso utilizzare Teams come intranet per la mia organizzazione?” 
 
Questa è una delle domande che capita spesso di sentire dai nostri clienti. 
 
E probabilmente anche tu te lo starai chiedendo. 
 
Vediamo quindi cosa rispondiamo a questa domanda per renderti più consapevole sullo strumento che è Teams e quali sono i suoi punti di forza in confronto a quelli di SharePoint Online. 

Microsoft Teams: lo strumento per la collaborazione aziendale 

Se sei indeciso tra Teams e SharePoint Online, devi identificare il contesto  per cui ti servono per capire quale faccia al caso tuo. 
Tra le due, infatti, c’è una netta linea di demarcazione. 
 
Microsoft Teams è un programma fatto fondamentalmente per la collaborazione in azienda. 
 
Si basa sulla conversazione permettendoti di farle, sia private 1 a 1, sia di condurle 1 a molti. 
Ti dà l’accesso a una moltitudine di funzionalità per i gruppi. 
Puoi collaborare con più persone sfruttando la chat condivisa quindi evitando di inviare le numerosissime e-mail che si mandano per un progetto, sfruttando la condivisione dei file e avere quindi un punto unico in cui ci sono i materiali del progetto o della specifica iniziativa, dipartimento, funzione o gruppo di persone. 
Puoi accedere rimanendo sempre all’interno della stessa app, ad altre informazioni legate al gruppo come la gestione del progetto con Planner, le note di ogni riunione con OneNote e altre informazioni utili. 
Teams è lo strumento che ti dà la possibilità di lavorare all’interno del tuo digital workplace permettendo un’interazione in tempo reale con i colleghi attraverso chat, condivisioni di file immediate, discussioni sui canali, meeting in videochiamata e tutte le altre disparate funzionalità che la piattaforma usa per promuovere questa interattività. 

 

 

SharePoint Online: la intranet di Microsoft 365

Una intranet, tuttavia, è una cosa diversa da quello che abbiamo appena visto con Teams. 
 
Contiene sia informazioni che sono utili all’azienda per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, sia contenuti che l’azienda necessita trasmettere per il corretto funzionamento dell'organizzazione, come le news aziendali.
  
Inoltre, dentro una intranet hai la capacità di stabilire aree legate al servizio per il lavoratore in cui trovare: 
-  informative per il welfare  
format di prenotazioni di qualsiasi tipo 
-  l’elenco dei dipartimenti in azienda 
-  la struttura aziendale tramite un organigramma 
-  tutte quelle funzionalità che possono agevolare i servizi al dipendente. 
 
Questi elementi sono frutto di processi che non trovano posto all’interno di uno strumento così interattivo come Teams. 
 
Informazioni come queste trovano spazio in maniera più naturale all’interno di un portale web, un portale a cui possono accedere solo i dipendenti dell’azienda e godere dei vantaggi che offre.
 
Microsoft Teams e SharePoint Online per la intranet aziendale 
Per rispondere dunque alla domanda da cui siamo partiti bisogna quindi dare un contesto a queste due app. 
 
Utilizza Teams se cerchi la collaborazione. 
 
Utilizza SharePoint Online se cerchi di potenziare la comunicazione interna. 
 
Magari però sei alla ricerca di entrambe, quindi perché non utilizzare sia l’una che l’altra?
 

 

 

Integrazione di SharePoint su Teams 

Puoi fare interagire tra di loro le due piattaforme integrando SharePoint su Teams per permettere  alle persone di accedere alla intranet senza spostare il loro contesto di navigazione da Teams. 
 
Questo adesso è possibile aggiungendo un'app tra quelle personali dell’utente che è un passaggio un po' tecnico ma possibile. 
 
In alternativa si può inserire un tab all’ interno del gruppo Teams. 
 
Microsoft 365 è comunque in continua evoluzione per agevolare i processi di integrazione tra le sue piattaforme al fine di creare un ciclo di navigazione fluido e offrirti i vantaggi della digitalizzazione. 
 
A breve sarà infatti possibile specificare all’ interno di Teams, il portale intranet di appartenenza che sarà presente in alto a sinistra come prima icona tra tutte. 
 
In questo modo potrai muoverti tra i contenuti di collaborazione e funzionalità di conversazione e accedere anche alla intranet senza spostare il tuo contesto di navigazione. 

 

Integrazione di Teams su SharePoint 

Un'altra possibile integrazione è un po’ il contrario cioè integrare Teams su SharePoint.
 
Puoi infatti usare Teams per fare confluire delle informazioni che però sono presenti nella intranet
 
Per dare eco ad una comunicazione su SharePoint Online puoi infatti pusharla in un canale Teams così che le persone che ancora non sono entrate nel portale riescano a vederla in tempo reale all’interno dello strumento che usano quotidianamente. 
 

Ricapitolando

Ricapitolando dunque: 
 
-può andare bene teams per una intranet? No 
 
-può andare bene SharePoint Online per una intranet? Si 
 
-possono andare bene insieme? Assolutamente sì. 

 

Microsoft Teams: 6 spunti per far funzionare meglio i meeting

"Non ti sento sei in muto", "Sto condividendo lo schermo, riesci a vederlo?" oppure, “Sei sparito per un attimo, puoi ripetere?”, sono alcune delle frasi più frequenti che fanno parte dei nostri meeting ormai all'ordine del giorno.
  
Vediamo quindi insieme dietro tutte le frasi più probabili in queste circostanze le problematiche alla loro origine per risolverle. 
 
Per farlo, ti forniamo 6 spunti. 
 
Iniziamo. 

1. Quando non si vede lo schermo che stai condividendo 

“Sto condividendo lo schermo, riesci a vederlo?” 
 
Questa è una delle frasi più frequenti durante i nostri meeting su Teams e avviene quando stai condividendo lo schermo e il tuo interlocutore non riesce a visualizzarlo. 
 
Le cause possono essere due. 
 
1. Tu o il tuo ricevitore avete una rete poco performante, per cui non si riuscirà a vedere ciò che condividi, se non in maniera sgranata o in ritardo. La rete sarà sufficiente soltanto per trasmettere l’audio. 
 
2. La seconda possibilità è quella che può accadere alla persona che sta condividendo il suo schermo tramite Microsoft Teams.  
Quando sei in un meeting e fai clic su condividi in alto a destra appaiono sotto tutti i possibili contenuti che puoi condividere con i partecipanti al meeting.  
Se vuoi condividere tutto lo schermo il pulsante giusto è nell’area di sinistra.  
Se hai più schermi scegli quello di tuo interesse.  
 
In alternativa al posto di condividere l‘intero schermo, puoi presentarne solo uno specifico, come una presentazione power point o l’applicazione di Teams stessa che è l’opzione più probabile. 
 
Sempre nell’area a sinistra nella scelta dei contenuti di condivisione, capita quindi di sbagliare con il mouse e mostrare sempre la stessa schermata non ricordandosi che il contesto è cambiato. 
 
In questo modo infatti i partecipanti continuano a vedere la stessa singola applicazione precedente. 
 
Quindi attenzione a scegliere bene il contenuto che stai condividendo. 
 
Se non condividi tutto lo schermo, ricordati di switchare la condivisione delle altre applicazioni da mostrare. 

 

 

2. Quando l'audio o il video si bloccano

“Sei sparito per un attimo, puoi ripetere?” 
 
In questo caso non c’è molto da fare perché per colpa di una rete scarsa o di uno stacco della rete, può capitare che il partecipante al meeting viene a un certo punto escluso dal meeting stesso.
 
In automatico Teams lo reinserisce appena trova la rete sufficiente. 
 
Questa circostanza è normale e dipende solamente dalla rete. 
 

3. Quando discuti offline di argomenti accennati online 

“Magari ne parliamo offline” 
 
Fare un meeting e poi parlare di alcuni argomenti offline a voce o con e-mail o chat, non ha molto senso, rischia di perdersi il filo del discorso. 
 
Di solito lo si fa perché magari non si vuole condividere una specifica informazione con tutti gli altri partecipanti non tanto per segretezza ma per evitare di tenerli in un meeting non di loro interesse o necessario. 
 
Per evitare la discussione offline per queste motivazioni, hai due possibilità. 
 
-La prima è attendere che i partecipanti escano dal meeting. 
 
Un meeting non ha una durata massima, una volta che avete schedulato una riunione di un’ora non si esclude la possibilità di continuarla se necessario. 
 
Un meeting può continuare anche quando tutte le persone sono uscite e rimanete tu e la persona con la quale scambiare le informazioni. 
 
-La seconda possibilità disponibile da poco tempo è di utilizzare le breakout rooms.
 
Significa che è possibile partire da uno specifico meeting e creare una sorta di sotto meeting.
Si tratta di specifiche stanze in cui coinvolgere una parte di partecipanti al meeting originario, per entrare con loro nel dettaglio di una specifica discussione o per scambiare delle informazioni che non sono utili al resto delle persone della call. 
 
Questa funzionalità risulta molto utile soprattutto per quanto riguarda l’attività di formazione tramite Teams. 

 

 

4. Quando devi verificare che i partecipanti al meeting ti ricevano

“Mi sentite?” 
 
Ogni singola chiamata inizia con questa frase. 
 
Per evitarlo e soprattutto eliminare la perdita di tempo che ne deriva abbiamo la possibilità tramite la nuova interfaccia di Microsoft Teams, all’ entrata di ogni meeting, di verificare il funzionamento dei nostri device.
Controlli così sia la webcam per il video, sia il microfono per l’audio. 
 
Se hai più microfoni, sempre in questa schermata puoi selezionare quello che preferisci, scegliere se tenerlo attivo e assicurarti soprattutto che la barra del volume del microfono si alzi e si abbassi quando tenti di parlare. 
 

5. Quando ti capita di parlare con il microfono spento

“Sei in muto, non ti sento”. 
 
Per evitare di sentirsi dire questa frase abbastanza frequente puoi fare due cose.
 
Oltre a verificare il flag del microfono presente nella schermata di accesso sul meeting su Teams già citata, dobbiamo controllare l’iconcina del microfono che è presente nella barra dei comandi della chiamata
 
Capita spesso che quando si fa una chiamata, ci si metta per un attimo in muto perché non si parla o non si vuole far sentire i rumori di fondo e che poi si debba rientrare per intervenire nella conservazione. 
 
In questo caso puoi accendere o spegnere il microfono attraverso un trucco, una combinazione di tasti sulla tastiera.  
 
Questa è: Ctrl + Maiusc + M
 
Ti servirà per accendere o spegnere il microfono ogni volta che ne hai bisogno. 

6. Quando devi chiudere una call per iniziarne un’altra

“Scusate ma devo entrare in un’altra call”. 
 
Per evitare questa interruzione brusca dei meeting, Teams non offre qualche strumento particolare, dovrai essere tu a cambiare la tua preparazione al meeting. 
 
Punto 1: devi decidere un’agenda per la tua riunione online, ovvero stabilire tutti i punti da affrontare. 
 
Punto 2: condividi l’agenda con tutti i partecipanti al meeting così che tutti possano essere consapevoli dei topic che verranno trattati. 
 
Punto 3: setta un orario del meeting in relazione alla quantità di argomenti da sviluppare. 
 
Il nostro consiglio: è sempre meglio non cercare di incastrare le riunioni in base al tempo disponibile ma trovare il tempo per parlare di quelli che sono gli argomenti prefissati. 

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Miro Radenovic

Certificato Microsoft e Azure advocate, Miro ha fondato Dev4Side e intranet.ai contribuendo a creare un'azienda di software con elevate competenze verticali sulle tecnologie di collaborazione e cloud di Microsoft. Lavora come CTO per le nostre soluzioni intranet e gestisce l'aspetto tecnico di molti progetti che realizziamo per i nostri clienti.