Consulenza SharePoint: perché scegliere intranet.ai?

SharePoint Consultant: chi sono e di cosa si occupano?

SharePoint Online di Microsoft 365 serve per costruire siti corporativi moderni, dove poter:

• digitalizzare gli archivi aziendali, migrandoli nel cloud di Microsoft per rendere possibile la collaborazione in tempo reale sui documenti e l'accesso da qualunque dispositivo;
  
• condividere contenuti targettizzati, come post di notizie e comunicazioni di servizio;
  
• organizzare spazi riservati ai servizi e alle risorse utili per i lavoratori;
  
• creare pagine dedicate ai singoli dipartimenti o a specifiche iniziative.
  

Per potersi adattare alle esigenze di ogni organizzazione, SharePoint mette a disposizione numerose funzionalità, ciascuna progettata per consentire agli utenti di portare a termine le attività qui sopra elencate. Ma non solo.

SharePoint è infatti in grado di integrarsi con prodotti esterni per diversificare e ampliare le capacità dei suoi siti. Tra questi prodotti, citiamo Microsoft Teams, Outlook, Forms e Planner della suite Microsoft 365, le soluzioni della Power Platform (Power Automate, Power BI e Power Apps) e i moduli per l'employee experience di Microsoft Viva. Inoltre, è possibile integrare i software aziendali e le applicazioni di terze parti come Twitter, Adobe e Google.

Le possibilità che si aprono grazie a queste integrazioni sono numerose e, di conseguenza, lo sono le opportunità da cogliere per le aziende che vogliono migliorare la propria produttività e la relazione con le loro persone. Tuttavia, bisogna sapere dove mettere le mani per ottenere i risultati migliori. Ecco quando entrano in gioco i consulenti di SharePoint.

Per SharePoint consultant si intendono i professionisti e le professioniste che si sono formati per insegnare alle aziende l’ABC della gestione documentale e della comunicazione corporativa, attraverso l'uso corretto dei componenti che costituiscono i siti di SharePoint Online. Per esempio, le web part, le liste e le document library.

Oltre a offrire consigli e indicazioni ai reparti IT interni alle organizzazioni, i consulenti si occupano di gestire l’architettura, il design, lo sviluppo, la manutenzione e la migrazione dei siti creati con SharePoint. In questo modo, possono dare un contributo sostanziale nel costruire un digital workplace non solo funzionante, ma anche e soprattutto intuitivo e facile da usare per gli utenti in base alle loro attività.

Accade, infatti, che un prodotto come la intranet aziendale venga sviluppato investendo una significativa quantità di risorse, per poi essere ignorato dal pubblico a cui è destinato. La causa è spesso da attribuire a una pessima navigazione del sito oppure alla mancanza di strumenti con cui poter gestire le attività nel nuovo ambiente di lavoro digitale.

Un esempio potrebbe essere una pagina dedicata ai servizi caotica, che non permette di interagire con le risorse aziendali, magari per prenotare una sala riunioni o inviare un ticket di supporto. Oppure potrebbe mancare la people directory, ovvero la rubrica contenente nomi, ruoli e collegamenti utili per trovare e contattare i colleghi.

Un altro esempio potrebbe essere la presenza di archivi poco efficaci. Ciò significa che le librerie di SharePoint non sono state configurate nel modo adeguato per semplificare la redazione, l'approvazione, l'archiviazione e la condivisione dei documenti.

Liste e librerie dovrebbero essere integrate con flussi personalizzati, capaci di automatizzare:

• l’archiviazione dei file provenienti dalle mail di Outlook;
• il salvataggio delle risposte ai moduli di Microsoft Forms;
• la richiesta di approvazione per l’aggiunta o la modifica di un documento;
• l’invio di notifiche in Teams per avvisare i colleghi riguardo aggiornamenti nei file condivisi;
• etc.

Insomma, è evidente che un archivio non deve essere inteso come un semplice contenitore di documenti, ma deve essere progettato per diventare un sistema pratico, intelligente e scalabile con cui gestire il continuo flusso di informazioni alla base di tutti i processi interni.

Lo stesso discorso vale per qualsiasi componente di SharePoint. Specialmente, per le web part.

Se configurate e inserite correttamente, le web part possono rendere i siti di comunicazione come la intranet e la extranet dei portali ricchi di informazioni, interattivi e dinamici. Pensiamo alla web part "Notizie".

Questo componete potrebbe essere usato per mostrare agli utenti della intranet gli ultimi post pubblicati dall’organizzazione o da un dipartimento. Facendo leva sui filtri di cui dispone, questa web part consente di targettizzare le comunicazioni e creare delle bacheche in stile newsletter da mettere in primo piano nelle pagine del sito.

Le novità provenienti dalla direzione globale, invece, potrebbero essere messe in evidenza nella home page della intranet, così che i colleghi non perdano mai alcun aggiornamento importante.

Se i siti SharePoint non sono in grado di giustificare il tempo, le energie e il denaro per metterli online, la soluzione potrebbe essere una consulenza. Ma non sempre è così. Vediamo perché.

Consulenza SharePoint: pro e contro per le aziende

La domanda, a questo punto, è se davvero bisogna pagare qualcuno per creare un buon sito con SharePoint Online.

La risposta può variare da caso a caso, ma noi pensiamo che una consulenza possa chiarire le idee su una questione fondamentale: capire come e quando utilizzare le singole funzionalità di SharePoint per dare agli utenti la miglior esperienza.

Come abbiamo detto, SharePoint è una piattaforma estremamente flessibile per riuscire a digitalizzare il complesso insieme delle attività aziendali, e ciò è possibile grazie alle numerose funzionalità di cui dispone. Di fatto, consente una profonda personalizzazione per potersi adattare alle esigenze di ogni singola organizzazione.

Chiedere l’aiuto di consulenti può essere determinante per creare siti utili per i lavoratori e sicuri per le informazioni aziendali, che vengono quotidianamente scambiate, aggiornate e archiviate in siti come la intranet aziendale.

Pensiamo alle document library.

Se dovessero esserci attriti tra i siti SharePoint e le applicazioni esterne da cui provengono i documenti inseriti nelle librerie, potrebbero esserci delle perdite di file o addirittura verrebbero esposti dati sensibili. Se aggiungiamo la mancanza di un solido sistema di controllo per gli utenti amministratori, il risultato sarebbe l’impossibilità di tracciare questa perdita nella rete informativa dell'organizzazione.

In questo caso, una consulenza potrebbe riparare e soprattutto prevenire danni alla sicurezza del sistema di gestione documentale, consentendo agli utenti di condividere e lavorare sulle informazioni all'interno di un digital workplace protetto. Ma non è tutto.

Nonostante SharePoint sia una piattaforma piuttosto intuitiva, potrebbero esserci dei casi in cui la personalizzazione dei suoi componenti deve passare per le vie della programmazione e della scrittura di codice.

I consulenti esperti hanno le conoscenze in ambito IT necessarie per configurare componenti come librerie e web part autonomamente oppure per poter comunicare con i tecnici delle aziende clienti.

Di conseguenza, una consulenza potrebbe fare la differenza tra lo sperimentare con le potenzialità di SharePoint e il riuscire a esprimerle senza assumersi dei rischi inutili.

Tuttavia, esistono casi in cui una consulenza non dà risultati positivi.

Questo perché la professione di consulente SharePoint è diventata molto attraente negli ultimi anni, attirando un numero crescente di persone sia per l'interesse nelle innovazioni di Microsoft sia per la promessa di uno stipendio competitivo. Per le aziende, è diventato più difficile capire a chi rivolgersi in un mercato che si sta saturando e nel quale le offerte sono costose e limitanti. Diciamo "limitanti", perché la maggior parte dei consulenti propone servizi standard.

La ragione risiede nella mancanza di un know-how tecnico forte con cui modellare la piattaforma, espandendone le funzionalità con l'aggiunta di integrazioni e nuovi componenti. Alcuni consulenti potrebbero non avere l’esperienza per anticipare le frizioni tra ciò che SharePoint permette di fare e ciò che deve essere inserito in un ambiente di lavoro digitale per essere di utilità quotidiana.

Il problema affonda le sue radici in una conoscenza limitata ai meccanismi di base della piattaforma, così come in un’esperienza troppo superficiale per sapere come uscire da questi schemi. Ma, per fortuna, anche il mercato della consulenza per SharePoint si sta evolvendo.

Iniziano a esserci proposte più complete. Come quella di intranet.ai.

Perché affidarsi a intranet.ai: non solo consulenza per SharePoint Online

intranet.ai non fa solo consulenza: offre una soluzione pronta all'uso, con cui le aziende possono digitalizzarsi in pochi giorni e a costi ridotti.

I nostri esperti hanno sviluppato una intranet già dotata delle funzionalità necessarie per supportare tutte le attività di un'organizzazione, qualunque sia il suo settore.

Possiamo ampliare le capacità di base della nostra soluzione intranet con l'integrazione di componenti specifici per le singole aziende. Per farlo, il nostro team si è specializzato nello sviluppo di applicazioni a partire dai principali prodotti di:

• Microsoft 365
• Microsoft Viva
• Microsoft Azure
• Microsoft Power Platform

Inoltre, intranet.ai può contare sul know-how tecnico di Dev4Side, la prima software house in Italia a vantare competenze d’eccellenza nell’utilizzo delle tecnologie Microsoft.

Con un portfolio di oltre 200 progetti realizzati con successo e il titolo di Microsoft Gold Partner, abbiamo le competenze per continuare a migliorare la nostra soluzione e risolvere i problemi di ciascun cliente.

Le aziende che ci hanno scelto hanno potuto adottare un ambiente di lavoro digitale già operativo, per poi arricchirlo con funzionalità costruite solo per loro.

Dobbiamo sottolineare che il valore di intranet.ai non si basa soltanto sulle forti competenze verticali che possiede. Ciò che ci consente di avvicinarci alle aziende e di capire le loro difficoltà, così come i servizi e le comodità che vorrebbero dare alle loro persone, è la natura multiculturale del nostro team.

La diversità di prospettive, di esperienze e di approcci è un asset indiscutibile, che ci ha sempre aiutato a gestire gli imprevisti in qualunque progetto.

La capacità di ascolto, l'esperienza e il riconosciuto know-how tecnico ci consentono di proporre molto più di una normale consulenza.

Il nostro lavoro è quello di rendere quello degli altri più semplice e siamo pronti a seguire la crescita della intranet costruita insieme ai clienti anche dopo il go-live, anche dopo mesi o anni dalla fine della collaborazione.

Aiutiamo a misurarne l’efficacia e a diffonderne l’utilizzo tra gli utenti.

Spieghiamo al pubblico aziendale come usare gli strumenti di Microsoft e i servizi integrati nel digital workplace, sempre basato sulla intranet di SharePoint Online. Rimaniamo in contatto costante per valutare cambi di strategia e continuare a perfezionare la soluzione implementata.

intranet.ai non è riducibile a un semplice prodotto. È una relazione.

Per chiarire, presentiamo nella tabella seguente quello che possiamo offrire a qualunque azienda per mettere a frutto l'investimento in Microsoft 365, e in SharePoint in particolare.

Chi sono i consulenti di SharePoint e di cosa si occupano?

I consulenti di SharePoint sono professionisti formati per insegnare alle aziende l'uso corretto di SharePoint Online per la gestione documentale e la comunicazione interna. Si occupano di architettura, design, sviluppo, manutenzione e migrazione dei siti SharePoint, garantendo un digital workplace intuitivo e facile da usare.

Perché rivolgersi a un consulente SharePoint?

Rivolgersi a un consulente SharePoint può essere determinante per creare siti utili e sicuri. I consulenti offrono competenze tecniche avanzate e aiutano le aziende a sfruttare al meglio tutte le funzionalità di SharePoint, personalizzando la piattaforma in base alle specifiche esigenze aziendali.

Quali sono i pro e i contro della consulenza SharePoint per un'azienda?

La consulenza SharePoint può offrire numerosi vantaggi, come la creazione di siti aziendali efficienti e sicuri, e l'ottimizzazione dei processi aziendali. Tuttavia, può risultare costosa e limitante se i consulenti non hanno un know-how tecnico avanzato. È importante scegliere consulenti con esperienza e competenze adeguate.

Quali servizi offrono generalmente i consulenti SharePoint?

I consulenti SharePoint offrono una gamma di servizi, tra cui la gestione dell'architettura dei siti, il design, lo sviluppo, la manutenzione e la migrazione. Forniscono supporto nella configurazione delle funzionalità di SharePoint e nell'integrazione con altre applicazioni Microsoft e di terze parti.

Perché scegliere intranet.ai per la consulenza SharePoint?

intranet.ai offre una soluzione intranet pronta all'uso che permette alle aziende di digitalizzarsi in pochi giorni e a costi ridotti. La nostra intranet è dotata di funzionalità che ottimizzano la produttività, la collaborazione e il benessere dei dipendenti, integrandosi perfettamente con SharePoint Online e Microsoft 365.

Quali servizi offre intranet.ai come consulente SharePoint?

intranet.ai offre servizi di digitalizzazione, migrazione, sviluppo, gestione del progetto intranet, formazione degli utenti e gestione della comunicazione interna. La nostra soluzione intranet è altamente personalizzabile e integrata con Microsoft 365 per ottimizzare i processi aziendali.

Come intranet.ai differisce dagli altri consulenti SharePoint?

A differenza di altri consulenti, intranet.ai non offre solo consulenza ma anche un prodotto completo. La nostra intranet è già operativa e può essere espansa con funzionalità personalizzate, riducendo tempi e costi di implementazione e offrendo un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno.

Come intranet.ai supporta le aziende dopo l'implementazione della intranet?

intranet.ai segue la crescita della intranet anche dopo il go-live, aiutando a misurarne l'efficacia e a diffonderne l'utilizzo tra gli utenti. Offriamo supporto continuo per valutare cambi di strategia e migliorare il digital workplace in base ai feedback della community aziendale.