SharePoint Connectors: integrazioni e casi d'uso in azienda

SharePoint Connectors: cosa sono?

L’integrazione tra applicazioni e servizi è un fattore decisivo per garantire una corretta collaborazione tra dipartimenti e singoli professionisti in azienda, oltre che per migliorare l’efficienza complessiva dell'organizzazione. In quest’ottica, gli SharePoint Connector consentono di collegare la piattaforma di SharePoint Online a una molteplicità di sistemi esterni, con l’obiettivo di semplificare la gestione dei dati e la scambio di informazioni nel digital workplace aziendale.

Stiamo parlando di strumenti che consentono di collegare SharePoint ad altre applicazioni, piattaforme o database, per sincronizzare i dati condivisi e automatizzare i processi interni, ampliando le capacità di SharePoint come fondamento di un’infrastruttura digitale completa.

Se SharePoint è stato progettato per facilitare la collaborazione e la gestione dei contenuti, offrendo la possibilità di archiviare i file aziendali in elenchi e librerie in modo centralizzato, la presenza dei connettori costituisce un’estensione ulteriore di queste funzionalità, poiché permette di realizzare una connessione diretta con altre applicazioni.

I connettori di SharePoint vanno quindi intesi come un insieme di componenti che rendono possibile lo scambio di dati tra la piattaforma di Microsoft 365 e ambienti esterni. L'integrazione può spaziare dal semplice caricamento di file in una libreria documenti fino a flussi di lavoro più complessi, che coinvolgono l’aggiornamento di liste e librerie a partire dai dati provenienti da un sistema ERP o CRM esterno.

Entrando nel dettaglio, il termine "SharePoint Connector" comprende tanto le soluzioni sviluppate in modo nativo da Microsoft quanto i prodotti realizzati da terze parti che sfruttano le API e i servizi web della piattaforma.

La differenza sta nell’ampiezza delle operazioni supportate e nel grado di specializzazione.

Sul fronte nativo, Microsoft propone connettori integrati in strumenti come Power Automate, Power Apps e Power BI, i quali forniscono azioni e trigger preconfigurati per creare, leggere e aggiornare dati nelle liste e nelle document library di SharePoint. Questi connettori nativi risultano particolarmente utili per chi desidera impostare flussi di lavoro ripetitivi velocemente e senza competenze di sviluppo.

Va precisato, però, che in Power Automate esistono connettori standard e connettori premium, ciascuno con requisiti di licenza specifici. Di fatto, se i connettori standard sono accessibili tramite le licenze base di Power Automate, l’utilizzo dei connettori premium richiede l'acquisto di licenze aggiuntive.

Panoramica dei connettori disponibili in Power Automate

Oltre ai connettori ufficiali, esistono anche quelli di terze parti.

Alcune aziende di integrazione software, tra cui rientra intranet.ai, mettono a disposizione i propri adapter specifici per SharePoint, volti a semplificare i processi di lettura e scrittura di dati.

Sono soluzioni che si collocano di solito in architetture più complesse, dove si integrano molteplici sorgenti (ERP, CRM, database legacy) con SharePoint come repository documentale.

Altro aspetto da considerare riguarda la migrazione da ambienti On-Premise a SharePoint Online.

In molti casi, le aziende dispongono di installazioni datate che non rispecchiano più i loro requisiti di scalabilità e flessibilità. Ecco, quindi, che i connettori contribuiscono a semplificare la migrazione, collegando le vecchie soluzioni on-prem ai nuovi ambienti cloud, attivando gradualmente l’uso dei servizi più moderni.

Struttura di una richiesta tra Power Apps e SharePoint tramite connettore

Ne giova l’accesso ai dati, che diventa centralizzato, poiché le informazioni provenienti da vari sistemi finiscono in un unico repository. Un esempio è quello della gestione documentale: quando viene creata una invoice all'interno di un sistema ERP, un connettore di SharePoint può depositarla automaticamente nella libreria dedicata, etichettandola con i metadati necessari per un più facile recupero da parte degli utenti interessati.

Concludiamo con un fattore che forse è il più importante lato vantaggi, ovvero la possibilità di scalare e personalizzare i flussi di lavoro.

Grazie ai connettori di SharePoint, un’azienda può iniziare con soluzioni di automazione semplici (come l’aggiornamento di liste) per poi espandere il perimetro d’azione, includendo la gestione di grandi volumi di dati e l’integrazione con un numero crescente di servizi.

SharePoint Connectors: integrazioni con Microsoft 365 e tool di terze parti

Microsoft 365 offre una serie di applicativi nativamente predisposti per dialogare con SharePoint, tramite connettori integrati che semplificano l’automazione dei flussi di lavoro e la creazione di soluzioni personalizzate. Lo scopo è mettere in collegamento applicazioni, dati e processi in maniera organica, sfruttando le potenzialità di SharePoint Online come repository e punto di snodo.

Power Automate, noto già come Microsoft Flow, sfrutta il connettore SharePoint per creare flussi di lavoro automatizzati. Ciò significa che è possibile attivare un’azione specifica quando accade qualcosa in SharePoint, ad esempio:

• Quando viene aggiunto un nuovo elemento a una lista.
• Quando un file viene caricato in una libreria documenti.

Prendiamo il caso di un utente che aggiorna un record in una lista SharePoint. A questo punto, Power Automate può:

1. Inviare un’email al reparto interessato.
2. Copiare i dati aggiornati in un software CRM o in un foglio Excel conservato su OneDrive.
3. Mandare una notifica agli utenti responsabili in Teams.

L’integrazione con Power Apps, invece, permette di creare applicazioni low-code, cioè applicazioni il cui sviluppo non richiede conoscenze di programmazione. Queste applicazioni permettono di leggere e modificare dati direttamente da SharePoint.

Ad esempio, un dipartimento può creare un’app per raccogliere richieste interne, collegandola a una lista SharePoint. Oppure, un magazzino può utilizzare un’app per monitorare le scorte, con aggiornamenti in tempo reale.

Il connettore SharePoint funziona anche con Power BI, consentendo di collegare liste e raccolte documenti per creare report e dashboard interattive, rappresentando i dati archiviati nelle liste e nelle librerie di SharePoint graficamente e in tempo reale.

In questo caso, un team può analizzare i dati dei ticket di assistenza raccolti in una lista SharePoint per individuare i problemi più frequenti. Oppure, un manager può monitorare i progressi di un progetto analizzando i file caricati in SharePoint.

Gli esempi sopra riportati mostrano come SharePoint si sia evoluto negli ultimi anni, diventando un hub che può fare da connettore tra diverse piattaforme, facilitando l’integrazione di dati e processi aziendali.

Un altro esempio di questa evoluzione si vede in Microsoft Lists, l'applicazione che si è sviluppata a partire dalle liste SharePoint. Prima, le liste servivano soprattutto a raccogliere dati in modo strutturato. Adesso, grazie all’interfaccia più intuitiva e alle viste personalizzabili di Lists, queste stesse informazioni possono essere organizzate in bacheche in stile Kanban.

L’evoluzione, però, non si ferma all’interfaccia. Con Microsoft Syntex, le capacità di SharePoint vengono ampliate dall’intelligenza artificiale e dal machine learning. Syntex consente di automatizzare operazioni che un tempo richiedevano noiose procedure manuali. Ad esempio, se l’azienda gestisce una grande quantità di fatture, Syntex è in grado di riconoscere automaticamente campi chiave, come importo, data e nominativo del cliente, inserendoli nei metadati dei documenti.

Lo stesso vale per qualunque tipo di documentazione: Syntex può classificare i file in base al contenuto, generando cartelle o flussi di lavoro senza che l’utente debba intervenire per ordinare i documenti a mano.

Oltre alle integrazioni con Microsoft 365, SharePoint può agire da connettore per sistemi esterni.

In certi team, le attività vengono svolte in applicazioni come Trello, Asana o Monday.com. Tuttavia, essendo queste piattaforme generalmente scollegate dal resto del digital workplace, la documentazione allegata alle singole attività finisce spesso con l’essere dispersa.

Collegando Trello o Asana a SharePoint, i membri di un team possono impostare un flusso automatizzato per creare in SharePoint le cartelle corrispondenti alle nuove attività programmate. In questo modo, tutti i documenti relativi ai task vengono caricati in un unico repository, rimanendo sincronizzati con le card, ma beneficiando delle funzionalità offerte da SharePoint in termini di versionamento, permessi e governance.

Galleria dei connettori disponibili in Microsoft 365

Stesso discorso si applica a quelle aziende che si affidano a sistemi esterni di Customer Relationship Management, come Salesforce. In alcuni casi, gestire documenti di vendita, contratti o materiali di marketing direttamente all’interno del CRM può risultare inefficiente e piuttosto costoso, mentre SharePoint è progettato specificamente per la gestione e la condivisione documentale.

Collegando le due piattaforme, ogni nuova opportunità o account creato in Salesforce può generare automaticamente cartelle in SharePoint, mantenendo un allineamento costante tra le informazioni. Quel che ne consegue è un flusso di lavoro integrato in cui i venditori caricano i contratti e le proposte in SharePoint, ma li visualizzano agevolmente dal CRM.

Un’altra integrazione sempre più richiesta è quella con i servizi di firma elettronica come DocuSign o Adobe Sign. Chi ha a che fare con documenti contrattuali sa bene quanto tempo e quante complicazioni possa comportare scaricare un file, inviarlo al cliente, attendere la firma, scaricare di nuovo la versione firmata e ricaricarla nel repository finale.

Con un connettore attivo su SharePoint, basta un clic per avviare un flusso di firma elettronica. Il documento esce da SharePoint, arriva al destinatario, viene firmato e torna automaticamente nella sua libreria originaria, con tutti i metadati che confermano la validità e la data della firma.

Ci sono poi casi d’uso "non convenzionali".

È possibile creare una knowledge base aziendale su SharePoint, completata da un chatbot di Power Virtual Agents in grado di rispondere ai quesiti più frequenti degli utenti. Prendiamo l'ambito finanziario, in cui le liste di SharePoint che raccolgono dati di budget o spese possono alimentare in tempo reale un report di Power BI ospitato in una pagina della intranet o del sito dedicato al dipartimento.

Nel settore eventi, la gestione di fiere e conferenze si può ottimizzare integrando una lista di partecipanti con la logistica (prenotazioni alberghiere, materiale di presentazione), così da avere tutto in un unico portale e riuscire a sincronizzare automaticamente le email di invito o di follow-up con strumenti come Mailchimp.

Il reparto HR, dal canto suo, può sfruttare il collegamento con LinkedIn Talent Hub per ricevere CV e candidati da valutare, oltre che avere la possibilità di salvare ogni documento in cartelle specifiche, attivare flussi di approvazione e creare notifiche personalizzate per i responsabili.

Integrazione tra SharePoint e DocuSign

Esiste un intero ecosistema di soluzioni sviluppate da terze parti (piattaforme o singoli provider) che ampliano le integrazioni, utili soprattutto per gestire processi specialistici o connettere servizi che non rientrano nell’offerta di Microsoft.

Sono provider che mettono a disposizione dei connettori dedicati a SharePoint all’interno delle loro piattaforme, spesso denominate iPaaS (Integration Platform as a Service), le quali, tramite procedure e flussi preconfigurati, consentono di leggere e scrivere dati su SharePoint senza dover sviluppare da zero ogni singola chiamata alle API.

In pratica, l’utente dispone di un’interfaccia grafica dove costruisce i propri flussi di integrazione, definendo come autenticarsi sui diversi sistemi, come mappare i campi (per esempio, quelli di un CRM o di un ERP) su elenchi o librerie SharePoint e come reagire agli errori di esecuzione.

Tuttavia, quando si lavora con un connettore esterno, ci sono certi aspetti da valutare, come la qualità del supporto tecnico e la frequenza degli aggiornamenti.

Da questo punto di vista, occorre considerare che Microsoft rilascia periodicamente nuove versioni delle API di SharePoint o aggiorna quelle già esistenti, per estenderne o migliorarne le funzionalità. Se il connettore di terze parti non dovesse restare al passo con tali modifiche, l'azienda potrebbe trovarsi ad affrontare malfunzionamenti o problemi di compatibilità, che rischiano di penalizzare l'efficienza dell'intera infrastruttura digitale.

Detto ciò, le capacità dei connettori di terze parti possono tornare utili quando si devono collegare piattaforme come Google Cloud o altri servizi esterni di archiviazione e analisi dati.

Un caso tipico si presenta quando un’azienda possiede un data warehouse su Google Cloud e desidera sincronizzare specifici dataset con SharePoint. In un simile scenario, il connettore può monitorare cartelle o repository su Google Cloud Storage e trasferire automaticamente i report o i file generati verso una raccolta di documenti. Così facendo, gli utenti non devono accedere a più portali per trovare l’ultimo aggiornamento, perché tutto viene reso disponibile all'interno di SharePoint, che si posiziona al centro del flusso di lavoro.

La stessa logica si applica ai sistemi di data integration come Informatica Cloud Data Integration o la Mulesoft Anypoint Platform. Questi ambienti fungono da "snodi" dove convergono dati da vari sistemi aziendali, dai CRM e gli ERP ai database relazionali e ai servizi cloud. In questo senso, il connettore per SharePoint consente di recapitare i dati elaborati, sotto forma di documenti o record, direttamente nelle raccolte e nelle liste SharePoint.

Ecco quindi che ogni flusso d’integrazione si traduce nella possibilità di avere in SharePoint l’ultimo aggiornamento proveniente dai sistemi di produzione, di vendita o di magazzino, con vantaggi evidenti in termini di centralizzazione e reperibilità delle informazioni.

Come abbiamo visto, l’esistenza di connettori nativi Microsoft e di connettori di terze parti amplia notevolmente l’orizzonte delle integrazioni. Da un lato, si possono sfruttare strumenti come Power Automate per orchestrare i processi di base in Microsoft 365; dall’altro lato, si può fare ricorso a soluzioni iPaaS per gestire scenari più articolati in cui SharePoint è solo uno degli attori coinvolti.

Vien da sé che il risultato finale è una maggiore flessibilità, che permette al reparto IT di scegliere, di volta in volta, la strategia più adatta alle esigenze di ogni singolo progetto o dipartimento.

SharePoint Connectors: casi d'uso ed esempi di adozione

Quando si tratta di introdurre un connettore SharePoint nell’ecosistema aziendale, spesso ci si concentra solo sull’aspetto tecnico dell’integrazione. In realtà, il vero valore emerge soprattutto quando si considerano le situazioni in cui questi connettori possono semplificare la quotidianità delle persone in azienda.

Proprio perché SharePoint Online è diventato un hub così versatile, l’impiego di un connettore porta benefici importanti in situazioni dove diversi sistemi devono dialogare con un repository documentale centralizzato.

Può quindi tornare utile esaminare alcuni di questi casi d'uso.

Un primo esempio emblematico riguarda chi usa Microsoft Dynamics 365 Business Central per gestire processi finanziari e amministrativi, che coinvolgono grandi volumi di documenti come fatture e ordini.

L’integrazione tra questa soluzione e SharePoint elimina la maggior parte delle attività di caricamento e archiviazione. Nel momento in cui si emette una fattura in Business Central, il connettore può generare un PDF dell’operazione e trasferirlo in una cartella dedicata in SharePoint, associando metadati rilevanti per il recupero dei singoli file come il numero di fattura, la data di creazione e lo stato di pagamento. Di conseguenza, l’ufficio contabilità e il reparto amministrativo possono trovare subito tutti i documenti di cui hanno bisogno, raccolti in un unico spazio, senza doverli cercare in più sistemi.

Oltre a Dynamics 365, molte aziende utilizzano altri ERP di classe enterprise (pensiamo a SAP) o CRM sviluppati su misura. Si tratta di piattaforme potenti ma spesso complesse, capaci di generare flussi di dati che richiedono un grande sforzo di elaborazione se non gestiti correttamente, dal carico di magazzino alle distinte per la produzione, passando per la gestione delle spedizioni.

Considerando SAP, il connettore per SharePoint può intercettare i documenti di spedizione appena creati e renderli immediatamente disponibili in un’area dedicata alla logistica, predisposta nella intranet o in un sito di team di SharePoint. Grazie a questa integrazione, i reparti operativi possono evitare del tutto di entrare nel portale SAP per visualizzare lo stato delle merci o scaricare i packing list.

Se guardiamo invece all’ambito e-commerce, l’uso di un connettore diventa quasi obbligato.

I negozi online generano quotidianamente ordini, scontrini, ricevute di pagamento e bolle di accompagnamento digitali. Sono tutti documenti che, per essere reperiti facilmente, devono risiedere in un sistema centralizzato e ben strutturato. Un flusso di integrazione capace di trasferire i dati dal portale di vendita a SharePoint permette di avere, in un’unica piattaforma, sia le informazioni contabili che la documentazione di supporto (ad esempio, le politiche di reso o i contenuti marketing correlati).

In caso di necessità, i reparti finance, marketing e customer care possono collaborare senza dover controllare diversi strumenti; al contrario, trovano nel repository di SharePoint l’unica fonte di verità per tutti gli aspetti legati agli ordini e ai clienti.

Analogamente, lo stesso principio vale per i sistemi di ticketing.

Se il CRM registra le segnalazioni, ma il team di assistenza vuole tenere traccia di ogni avanzamento in una lista SharePoint, il connettore si occupa di sincronizzare i dati da un sistema all’altro. In questo modo, lo stato di un ticket, le note operative e i documenti correlati (screenshot, manuali o procedure) vengono gestiti direttamente da SharePoint, dove è possibile impostare ulteriori automazioni o regole di notifica.

Un discorso a parte lo meritano gli ambienti ibridi, dove parte dell’infrastruttura è ancora on-premise (magari per ragioni storiche o di sicurezza), mentre altri componenti risiedono nel cloud di Microsoft 365.

In queste situazioni, i connettori possono fare da ponte, consentendo di trasferire gradualmente i carichi di lavoro su SharePoint Online o di mantenere sincronizzati i due ambienti.

Un esempio è quello di un’applicazione legacy on-premise che continua a generare ordini o report, i quali devono comunque confluire in SharePoint Online per essere condivisi con i team remoti. Impostando un flusso di integrazione, ogni nuovo file creato nella cartella locale viene immediatamente caricato sul cloud, dove può essere visualizzato, modificato e approvato con una gestione centralizzata dei permessi di accesso.

A tal proposito, non possiamo non citare il connettore di Microsoft Graph per SharePoint Server, che permette agli utenti di cercare contenuti archiviati in SharePoint On-Premises o di usare tali contenuti in Copilot, agevolando l’indicizzazione dei documenti e delle pagine del sito dall’istanza "server" e migliorando così l’accessibilità dei dati aziendali.

Affinché tutti questi scenari di integrazione abbiano successo, è fondamentale che l’azienda pianifichi un’analisi iniziale delle proprie esigenze, stabilendo quali sistemi devono comunicare tra loro e a quale velocità. Integrare "tutto con tutto" indiscriminatamente può generare più confusione che vantaggi, oltre a pesare sulle performance complessive del digital workplace.

Al tempo stesso, diventa importante formare il personale che si occuperà di gestire e monitorare la nuova impostazione dei flussi di lavoro, nonché definire regole chiare di governance.

Riguardo la governance, un punto di partenza è rispondere a quesiti come:

• Chi deve poter creare o modificare un connettore?
• Chi si deve occupare della risoluzione di eventuali errori?

È consigliabile iniziare con un progetto pilota, magari focalizzato su un solo reparto o un singolo processo chiave, per poi estendere gradualmente l’adozione dei connettori ad altri ambiti, imparando dagli inevitabili aggiustamenti che avvengono in corsa.

In tutti questi esempi, l’elemento comune rimane la presenza di SharePoint come "punto di arrivo" (e spesso di partenza, per le aziende che già basano il loro ambiente di lavoro digitale sulla tecnologia Microsoft).

È questa la visione che rende davvero potente l’idea di un connettore verso SharePoint, perché non si tratta di implementare un semplice meccanismo per lo scambio dei dati, ma di modificare l'infrastruttura IT aziendale per renderla più flessibile, scalabile, gestibile e sicura.

Che cosa sono i connettori di SharePoint?

I connettori di SharePoint sono strumenti che consentono di collegare SharePoint Online con altre applicazioni, piattaforme o database. Servono a sincronizzare i dati e ad automatizzare i processi aziendali, trasformando SharePoint in un hub digitale per la gestione centralizzata delle informazioni.

I connettori di SharePoint sono inclusi in Microsoft 365?

Sì, Microsoft 365 include connettori nativi integrati in strumenti come Power Automate, Power Apps e Power BI. Alcuni sono disponibili con le licenze base, mentre altri richiedono una licenza premium, ma tutti permettono di creare flussi automatizzati per leggere, aggiornare e gestire i dati in SharePoint.

Esistono connettori di terze parti per SharePoint?

Sì, esistono anche connettori sviluppati da terze parti, spesso forniti tramite piattaforme iPaaS. Queste soluzioni permettono di integrare SharePoint con ERP, CRM, Google Cloud e altri servizi, offrendo interfacce grafiche per costruire flussi personalizzati e scenari di integrazione avanzati.

Quali sono alcuni esempi pratici di utilizzo dei connettori di SharePoint?

I connettori possono automatizzare l’archiviazione di documenti da sistemi ERP, creare app aziendali collegate a SharePoint, generare notifiche e flussi approvativi, costruire dashboard in tempo reale, integrare firme elettroniche e supportare chatbot e intelligenza artificiale in knowledge base aziendali.

I connettori funzionano anche in ambienti ibridi?

Sì, i connettori sono ideali anche per ambienti misti cloud/on-premise. Consentono di sincronizzare dati tra sistemi locali e SharePoint Online, facilitando la transizione al cloud. Microsoft Graph offre anche un connettore specifico per SharePoint Server, utile per la ricerca e l'indicizzazione dei contenuti legacy.

Serve una governance per utilizzare i connettori?

Sì, è fondamentale. Le aziende devono stabilire chi può creare o modificare i connettori, chi gestisce gli errori e come monitorare l’efficienza dei flussi. È consigliato iniziare con un progetto pilota e formare il personale per garantire sicurezza, affidabilità e scalabilità delle integrazioni.

I connettori possono essere utili per migrare da sistemi legacy?

Assolutamente sì. I connettori facilitano la migrazione da ambienti legacy o on-premise verso SharePoint Online, permettendo un trasferimento graduale dei dati e dei processi. Questo approccio garantisce continuità operativa e una centralizzazione efficace delle informazioni aziendali nel cloud.