Intranet de empresa: qué es y 20 ideas para hacerla crecer

Intranet de empresa: ¿qué es?

La intranet es un portal web privado, accesible exclusivamente para las personas que trabajan dentro de una empresa.

Suele ser la primera página que se abre al comenzar la jornada laboral y, de hecho, representa la puerta de entrada al entorno de trabajo digital de una empresa. Aquí, los usuarios pueden encontrar la información, las herramientas y los servicios útiles para su trabajo.

Por ejemplo, una intranet de empresa da acceso a:

• noticias y comunicaciones de servicio
• documentos, políticas, procedimientos y archivos
• contenidos formativos y páginas informativas
• servicios para el trabajador (acceso a la nómina, cálculo de vacaciones restantes, etc.)
  
• herramientas para el día a día (reserva de salas, mesa de ayuda, etc.)
• páginas dedicadas al bienestar y a los convenios corporativos
• espacios de trabajo compartidos para la gestión de proyectos
  
• áreas de conversación, lluvia de ideas y compartición de conocimientos

La empresa que decide poner a disposición dicha información y servicios de forma digital no puede sino utilizar la intranet para centralizar los recursos ofrecidos al personal, permitiendo un acceso rápido desde cualquier sede de trabajo.

A través de la intranet, una empresa puede contar con una herramienta eficaz capaz de aumentar el compromiso de las personas, coordinar los departamentos, gestionar los procesos internos desde una única plataforma y, en consecuencia, incrementar la productividad.

En este artículo, veremos en detalle qué es una intranet de empresa, por qué es indispensable para cualquier tipo de organización y qué puede ofrecer en términos de servicios, intercambio de información y fortalecimiento de la comunidad empresarial.

Intranet de empresa: ¿por qué tener una?

1 - Digitalizar los procesos internos

Hoy en día, la digitalización es una carrera imparable a la que las empresas, si desean seguir siendo competitivas, no pueden sustraerse.

La digitalización permite de hecho automatizar procesos repetitivos y burocráticos, liberando recursos para actividades más estratégicas. Por ejemplo, digitalizando el envío de solicitudes y su aprobación, se puede reducir el consumo de papel en las oficinas de la empresa, junto con la cantidad de llamadas telefónicas y correos electrónicos innecesarios.

La inevitabilidad de la digitalización podría parecer desalentadora para muchos, pero, al contrario, representa el trampolín para alcanzar lo que todas las empresas, sin importar el sector o el tamaño, aspiran: el crecimiento.

Un crecimiento que, sin embargo, solo se vuelve posible y sostenible si los principales procesos empresariales:

• han sido estandarizados
  
• son fácilmente accesibles para todos
  
• están siempre disponibles

En pocas palabras, una empresa realmente puede crecer si sus procesos han sido digitalizados correctamente y la información puede fluir de forma transversal y colaborativa entre las personas que la necesitan para su trabajo diario.

La intranet desempeña un papel fundamental en esta tarea.

Pensemos en un trabajador que, una vez encendido el ordenador, pueda acceder fácilmente a las comunicaciones, a los servicios, a su espacio de trabajo y colaboración compartido con sus colegas, en tiempo real, sin importar dónde se encuentre.

Además, el uso de herramientas como chatbots integrados o formularios automatizados para la gestión de solicitudes permite resolver los problemas cotidianos de forma más rápida y organizada.

Una empresa que invierte en este tipo de plataformas, diseñadas para simplificar la comunicación, obtiene a cambio:

• mayor productividad de los equipos de trabajo
• menos pérdida de tiempo, debida a procesos obsoletos o a una escasa disponibilidad de la información

A este respecto, el informe técnico de IDC puso de manifiesto que las organizaciones pierden casi 2,5 millones de dólares al año debido a la dificultad para recuperar información crítica.

2 - Dar voz a las personas

¿Quién mejor que quienes trabajan todos los días en la empresa sabe qué cosas funcionan mejor o peor en su trabajo?

Dar a estas personas la posibilidad de compartir sus conocimientos, de interactuar y unir fuerzas para mejorar mutuamente, permite a la empresa aumentar no solo la productividad, sino también y sobre todo la calidad de los resultados obtenidos.

Dar voz a quienes trabajan todos los días en la empresa y escuchar lo que tienen que decir permite, por ejemplo, resolver los problemas con prontitud, aumentando la retención de talento, o incluso comprender mejor las necesidades de los clientes para determinar con precisión qué producto lanzar al mercado antes que la competencia.

De hecho, dentro de la intranet, el trabajador ya no se ve únicamente como un receptor pasivo de la información empresarial, sino que se le considera un agente capaz de contribuir activamente al crecimiento de la organización. Este tipo de implicación no solo favorece la innovación, sino que permite crear un entorno más dinámico, en el que se valora y reconoce la contribución de cada individuo.

Estas son oportunidades que cualquier empresa puede aprovechar, gracias al uso de herramientas como la intranet. Herramientas que, en el caso de la solución de intranet.ai, pueden activarse en pocos días y sin necesidad de competencias técnicas, gracias al soporte constante de expertos.

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Intranet empresarial completa y personalizable de intranet.ai

¿Cómo se crea una intranet de empresa?

¿Qué software de intranet utilizar?

Cuando llega el momento de seleccionar el software para implementar una intranet, como suele ocurrir, siempre hay muchos factores que considerar que hacen que esta tarea sea un poco compleja.

Si una empresa decidiera plantear la pregunta a un proveedor de software o a un integrador de sistemas, estos últimos recomendarían comprar su propio producto o utilizar la solución que les permita maximizar su beneficio en función de las competencias que ya poseen.

Por lo tanto, es más útil explicar las consideraciones que se han hecho en intranet.ai para la realización de nuestra solución lista para usar.

Un ecosistema estándar como base de la intranet de empresa

Microsoft se ha posicionado como líder absoluto en su propuesta para la colaboración empresarial con Microsoft 365 y, de hecho, esta suite se ha convertido en una herramienta esencial para la mayoría de las empresas.

"Más de 200 millones de usuarios confían en SharePoint, ya que Microsoft ha sido nuevamente reconocido como Líder en el informe Gartner Content Services Platforms Magic Quadrant"

Para entender por qué SharePoint es la herramienta ideal para crear la intranet empresarial,
lea nuestro artículo sobre SharePoint Online y sus principales funcionalidades.

Las empresas que han adoptado Microsoft 365 obtienen aplicaciones para la productividad diaria perfectamente integradas, una única gestión de permisos y plataformas seguras para la colaboración con socios externos.

Nuestra solución ofrece un portal de acceso para todas las personas en la empresa, manteniendo una integración nativa con las herramientas de Microsoft.

Una solución de intranet siempre actualizada

Todas las funcionalidades introducidas mensualmente por Microsoft son probadas inmediatamente por nuestros expertos e incluidas en la solución de intranet.ai, para que el valor de la suscripción empresarial a Microsoft 365 se implemente lo antes posible también dentro de la intranet.

Sin costes de mantenimiento

Una intranet eficaz, como la que hemos desarrollado, puede utilizarse en modalidad SaaS, de forma similar a la suscripción Microsoft 365 de su empresa. De este modo, no se genera ningún coste adicional para su digital workplace, que permanece siempre en línea y operativo.

Con los estándares de seguridad de Microsoft

Los datos de la organización residen y residirán siempre dentro de la suscripción Microsoft empresarial. ¿Qué significa esto? Simplemente que intranet.ai ha sido concebida para mantener los datos empresariales dentro del perímetro de seguridad de Microsoft, garantizando la máxima privacidad.

20 ideas para la intranet de empresa

Veamos ahora 20 ideas sugeridas por nuestros expertos para mejorar la experiencia del empleado en la empresa y en la intranet, divididas en:

• Servicios para el trabajador
• Área personal
• Participación del usuario

Estas ideas están diseñadas para hacer la vida laboral más sencilla, productiva y gratificante. Digitalizando los servicios corporativos, por ejemplo, los trabajadores pueden acceder con mayor facilidad a recursos como los formularios de solicitud de vacaciones, los documentos de proyecto o las aplicaciones corporativas con las que realizar sus actividades.

Por otro lado, el área personal permite a cada usuario tener a mano herramientas personalizadas para compartir con la empresa información útil para darse a conocer entre los compañeros, destacando sus competencias, o para acceder a nuevas oportunidades de formación y desarrollo profesional.

Con la introducción de funcionalidades de participación del usuario, la empresa puede crear un entorno que no solo estimula la participación y la colaboración, sino que convierte la intranet en un verdadero activo estratégico. Ya no se trata solo de mejorar la productividad, sino de ofrecer a los trabajadores la oportunidad de contribuir activamente al crecimiento del ecosistema corporativo, haciéndolos protagonistas del cambio.

Cada funcionalidad de la intranet tiene como objetivo mejorar la experiencia laboral, ofreciendo soluciones prácticas que permiten a las personas en la empresa estar más conectadas, organizadas y motivadas. De este modo, la intranet se convierte en un punto de referencia diario, capaz de fomentar un clima corporativo más propositivo donde se valora la contribución de cada uno.

Recordamos que, para leer otras ideas sobre cómo mejorar la intranet empresarial, hemos compartido al final de este artículo nuestra guía gratuita.

Ejemplos de intranet corporativa para ofrecer servicios a los empleados

En este capítulo, veremos juntos algunos ejemplos de servicios que se pueden ofrecer a los colegas de todas las sedes a través de la intranet empresarial.

• Reserva de salas de reuniones
• Reserva de coches de empresa
• Solicitudes de vacaciones y permisos
• Aprobación de licencias
• Nóminas
• Publicación de ofertas de trabajo internas

Reserva de sala de reuniones

Con la intranet de empresa, es posible reservar en segundos la sala de reuniones perfecta según sus necesidades, eligiendo el día, la hora y los recursos disponibles, con la posibilidad de invitar a sus colegas y bloquear la cita en sus agendas.

Las reuniones pueden celebrarse cuando y donde usted lo desee, sin tiempos de espera.

Detalles de Reserva de espacios y recursos de intranet.ai

Reserva de recursos y espacios empresariales

Siempre a través de la intranet, es posible reservar:

• la plaza de aparcamiento
• el puesto de trabajo
• los dispositivos empresariales

En la página de inicio de la intranet, una vez realizado el primer acceso del día, el sistema podría estar personalizado para proponerle automáticamente los últimos recursos que usted haya reservado, resaltando la disponibilidad en tiempo real.

Solicitudes de vacaciones, permisos, enfermedades

La intranet corporativa también puede representar el sistema centralizado para realizar solicitudes y obtener la aprobación por parte del gerente de referencia, optimizando todo el proceso.

Si la empresa ya dispone de aplicaciones externas específicas para estas operaciones, entonces la intranet es la plataforma perfecta para una integración. De hecho, permite completar el formulario de solicitud directamente desde el portal y muestra el estado de todas las solicitudes anteriores.

Solicitud rápida y conteo de vacaciones

El usuario puede acceder al área personal, donde es posible realizar las solicitudes de vacaciones y visualizar las horas y los días restantes con respecto al total anual.

Cuando el gerente de referencia accede a la intranet, puede abrir un widget sobre la aprobación de las vacaciones y recibir en tiempo real las notificaciones que indican las solicitudes por parte de los miembros del equipo.

En caso de que no se apruebe la solicitud, debería ser posible añadir la correspondiente justificación.

Nóminas en línea

Usando la intranet, la empresa puede ofrecer al personal la posibilidad de acceder a las nóminas junto con su historial correspondiente.

Antes de ofrecer esta posibilidad, sin embargo, es necesario prestar atención a la seguridad del proceso. Con nuestra solución de intranet, por ejemplo, la empresa puede permitir el acceso a las nóminas solo después de que el usuario haya introducido sus credenciales o un código temporal recibido por correo electrónico o por teléfono habilitado.

De este modo se evitarán accesos no deseados a información sensible.
 

Reserva de coche de empresa

Si en la empresa existe un servicio que pone a disposición una flota de coches para viajes de trabajo, la intranet puede facilitar sus mecanismos de compartición.

De hecho, es posible reservar el coche definiendo los horarios y los motivos de la solicitud a través de un formulario de reserva que, si es necesario, puede estar precedido por un flujo de aprobación.

Detalles de vehículos de empresa en Reserva de espacios y recursos de intranet.ai

Publicación de ofertas de trabajo

Dentro de la intranet, se pueden publicar las vacantes disponibles.

Esta es una práctica muy útil en empresas de gran tamaño, ya que permite verificar la disponibilidad interna antes de iniciar una búsqueda de nuevos candidatos fuera de la organización.

De este modo, cada usuario tiene una lista de las posibilidades de cambio de puesto al alcance de un clic, junto con las fechas límite para postularse y los requisitos necesarios para desempeñar el nuevo cargo.

Por su parte, el departamento de recursos humanos puede disponer de un área específica para la gestión de candidaturas, donde recibir los perfiles de los colegas que han decidido postularse para las vacantes específicas.

La empresa también puede permitir que el personal de recursos humanos acceda directamente al perfil personal de los colegas, con el fin de evaluar la candidatura a través del CV digital disponible en la intranet.

Ejemplos de intranets corporativas para ofrecer a los usuarios su espacio personal

Dentro de la intranet empresarial, cada usuario puede encontrar un área personalizada para gestionar sus propias actividades y la información compartida con sus compañeros.

Por ejemplo, "Mi perfil" es un componente que hemos desarrollado para permitir a cada usuario crear una página personal y ser encontrado así por sus compañeros según sus competencias, experiencia, función, certificaciones e incluso intereses.

Además, este componente web personalizado para SharePoint ayuda a mantener actualizados los datos de los usuarios en la intranet mediante un currículum digital, consolidándose como una herramienta de gran utilidad para los recursos humanos y para todas las personas en la empresa.

Mi perfil, su área personal

En esta área pueden encontrarse todos los datos que el usuario decide compartir con su empresa, tales como:

• fecha de contratación
• rol, tareas y responsabilidades
• departamento y sede de pertenencia
• competencias, intereses, experiencias y formación

Esta información, si es compartida por el usuario, puede servir para darse a conocer dentro de la empresa y aumentar las oportunidades de establecer contactos a través de la intranet.

El resultado es la creación de una auténtica base de datos basada en los perfiles corporativos, útil especialmente para los recursos humanos para conocer mejor a los colegas y facilitar las actividades de búsqueda de candidatos para los puestos vacantes.

Además, puede haber acceso rápido a servicios que giran en torno al empleado, como el acceso a sus nóminas, la lista de sus cursos de formación, sus vacaciones y solicitudes de permiso, sus objetivos y mucho más.

Visión general del componente web Mi perfil de intranet.ai

Actualización de datos personales

Cada vez que cambian los datos personales de un empleado, se puede poner a disposición en la intranet un formulario para actualizar toda la información compartida con la empresa.

Se trata de una funcionalidad clave para contar con un canal directo entre el departamento de recursos humanos y los compañeros de diferentes áreas, especialmente cuando una persona cambia de residencia, información bancaria o número de compañeros a su cargo en el equipo, por mencionar algunos ejemplos.

Agenda y Mi perfil

Si usted desea darse a conocer y, a su vez, conocer mejor a las personas en la empresa, puede decidir ingresar nueva información en la agenda de la intranet que los compañeros podrán visualizar haciendo clic en su ficha de perfil.

Formación corporativa

Dentro de su área personal, el usuario puede tener la posibilidad de visualizar los cursos de formación que ha completado y que están programados para un futuro próximo.

Aunque la empresa ya disponga de plataformas externas LMS, estas pueden integrarse con la intranet para ofrecer al trabajador un acceso único a los contenidos y a las oportunidades de formación interna.

Solicitud de nueva formación

En la intranet de empresa, el usuario podría solicitar al departamento de recursos humanos o al gerente correspondiente la posibilidad de participar en nuevos cursos de formación.

La empresa podría utilizar la intranet para presentar los cursos de formación disponibles para los empleados o bien incluir formularios para recopilar comentarios sobre las competencias que cada persona o equipo desea mejorar.

Portal de formación

La intranet corporativa puede constituir un punto de acceso único a toda la información y los servicios que la empresa ofrece para la formación del personal.

Como un verdadero archivo, la intranet puede presentar los seminarios web, los cursos, los materiales didácticos y las video lecciones disponibles en la empresa.

Cada recurso formativo se pone así a disposición en un área específica de la intranet de empresa. Cada curso de formación puede ser evaluado por los usuarios finales y el progreso puede ser supervisado por los responsables de la empresa.

Formación atractiva en la intranet

La formación en la intranet es más atractiva.

La solicitud de nuevos contenidos formativos, la obtención de certificaciones y la participación en determinados cursos de formación pueden ser recompensadas por la empresa iniciando una recopilación de puntos para alcanzar objetivos, como la obtención de insignias virtuales.

Cada logro puede destacarse en el perfil personal o hacerse público en la intranet empresarial.

Ejemplos de intranet corporativa para crear experiencias de gamificación

Con el concepto de “Gamificación”, nos referimos a la forma en que es posible simplificar el proceso de adopción de la intranet mediante la interactividad, las competiciones amistosas y el reconocimiento de los logros alcanzados por los compañeros.

Significado de la gamificación

Del término inglés "game", la gamificación es una técnica que utiliza procedimientos y estructuras típicos de los juegos para alcanzar objetivos específicos, en este caso empresariales.

Esta herramienta se beneficia de la interactividad de los medios digitales y es capaz de transmitir mensajes generando una fuerte implicación activa en los sujetos interesados.

Gamificación en la empresa

Piense en lo difícil que es hacer que las personas pasen del uso del correo electrónico a sistemas de conversación modernos como Microsoft Teams.

Es un gran esfuerzo.

Ahora piense en lo sencillo que podría ser este cambio si los usuarios, al acceder a la intranet, se encuentran con un juego que, de forma indirecta, les explica cómo utilizar las distintas funcionalidades de Teams.

Piense ahora en el nivel de implicación que se puede alcanzar si decide publicar distintivos de reconocimiento o un ranking de los usuarios que están adoptando la nueva plataforma más que otros.

Piense en cómo puede mejorar el compromiso de los equipos de la empresa, si permite a las personas crear su propio grupo y colaborar con sus colegas para ganar las competiciones.

Incluso los valores corporativos pueden transmitirse de forma más eficaz, gracias a la implicación y al entretenimiento que garantiza la gamificación.

“Choca esos cinco”

En la intranet de empresa, se pueden compartir reconocimientos públicos que representan muestras de aprecio hacia las nuevas competencias o el trabajo realizado por un colega.

Imagine entonces un área en la página de inicio a través de la cual cada persona en la empresa puede “chocar los cinco” virtualmente para reconocer los logros alcanzados por los colegas.

De esta manera, de forma ligera y lúdica, la intranet puede contribuir al fortalecimiento de la comunidad corporativa.

Generación de ideas

La intranet es la herramienta adecuada para facilitar la generación de nuevas ideas en la empresa.

Una modalidad, utilizada en varias ocasiones en las intranets que hemos gestionado, consiste en concursos de lluvia de ideas para identificar nuevos servicios o productos que impulsen el crecimiento del negocio y mejoren el bienestar de las personas dentro de la organización.

Las personas han tenido que organizarse en grupos, aumentando así la interacción y la colaboración entre colegas, y han podido pensar juntas en cómo alcanzar los objetivos definidos por la empresa.

Las ideas se publicaron, previa aprobación, directamente dentro de la intranet y se ofreció a todos la posibilidad de votarlas, lo que incrementó las visitas al portal y el compromiso.

¿Quién mejor que quienes trabajan todos los días en la empresa puede proponer cómo mejorar las cosas?

La killer app

Una “killer app” es la aplicación que genera visitas en portales como la intranet corporativa.

Por lo tanto, toda intranet debe poder contar con una killer app, para atraer al mayor número posible de colegas dentro del portal y lograr que, junto con el uso de la aplicación específica, estas personas también puedan:

• conocer las principales noticias corporativas
• participar en eventos e iniciativas
• acceder a los servicios de la intranet
• descubrir nuevos contenidos
  

Ejemplos de killer app podrían ser:

• Mi perfil de intranet.ai
• Reserva de espacios y recursos de intranet.ai
• Área para acceder a contenidos y cursos de formación
• Área con cuestionarios, encuestas y otras experiencias de gamificación

Uso de las encuestas

Las encuestas son una herramienta muy útil para involucrar a los empleados y, por lo tanto, aumentar el nivel de compromiso de las personas en la empresa. Por un lado, usted brinda a las personas la oportunidad de hacer oír su voz, de participar en las decisiones de la empresa o de dar una opinión sobre iniciativas específicas. 

Por otro lado, usted puede permitir que todos, mediante la publicación de los resultados, sepan qué piensan sus colegas sobre determinados temas que no siempre pueden ser objeto de discusión común y que pueden conllevar importantes problemas de comunicación. 

Para mantener siempre alto el nivel de compromiso, preste atención a estos dos aspectos: realice siempre encuestas con preguntas cerradas, para facilitar su cumplimentación, y publique los resultados con rapidez.

Intranet de empresa: conclusiones y otras ideas

Hemos visto algunos ejemplos de cómo la intranet empresarial puede ayudar a las empresas a mejorar los procesos internos y la comunicación entre colegas.

A continuación, presentamos un resumen de los principales ejemplos tratados en este artículo, demostrando cómo la intranet es una herramienta adecuada para responder a las necesidades de cualquier empresa en términos de comunicación, productividad y participación.

La intranet corporativa ofrece posibilidades ilimitadas para alcanzar resultados concretos. Las sugerencias presentadas en este artículo representan solo una pequeña muestra del amplio abanico de opciones disponibles para las empresas que deciden adoptar la intranet.

Para descubrir nuevas opciones, compartimos a continuación nuestra guía gratuita.

¿Qué es una intranet?

Una intranet es un portal web privado corporativo que proporciona a los empleados acceso a herramientas, servicios e información necesarios para el trabajo diario.

¿Por qué una empresa debería utilizar una intranet?

Las intranets mejoran el compromiso de los empleados, simplifican la comunicación y centralizan los recursos, aumentando la productividad y la colaboración.

¿Qué funcionalidades puede ofrecer una intranet a los empleados?

Una intranet puede incluir gestión documental, acceso a políticas corporativas, áreas de formación, espacios para proyectos y servicios como la gestión de nóminas.

¿Cómo se puede mejorar una intranet?

Se puede mejorar una intranet recogiendo opiniones, creando un diseño intuitivo, integrando herramientas colaborativas y garantizando información actualizada.