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Intranets: ¿cómo reconocer las mejores?

Las intranets empresariales son mucho más que simples plataformas de comunicación interna; representan, de hecho, una poderosa herramienta de colaboración que, si está bien diseñada, puede impactar positivamente en el trabajo diario de quienes forman parte de una organización.

Se pueden hacer balances anuales sobre cuáles son las mejores intranets, evaluando su originalidad, su impacto en el rendimiento empresarial y el grado de innovación que han posibilitado. Sin embargo, estos resultados varían constantemente, porque la tecnología evoluciona así como las necesidades de los profesionales y las empresas.

No es raro que una intranet, considerada tal vez la mejor en un determinado año, quede rápidamente superada por soluciones más actualizadas que se alinean mejor con las nuevas tecnologías y las expectativas de los usuarios.

La adopción de herramientas basadas en IA, la explosión del trabajo inteligente y la integración de aplicaciones empresariales en un único entorno centralizado (el llamado "digital workplace") son algunos ejemplos.

Quien desarrolle o adopte una intranet debe por lo tanto tratar de captar los cambios en curso para aprovecharlos en su entorno de trabajo digital, con el objetivo de seguir mejorando los procesos internos y la coordinación entre personas, sedes y departamentos.

 

Detalle de una intranet construida con intranet.ai

Detalle de una intranet construida con intranet.ai

 

Aunque mantenerse al día es fundamental para mantener competitiva su empresa, existen aspectos que caracterizan las intranets de mayor éxito, independientemente de las tendencias del momento. En general, podemos resumir estos aspectos en cuatro pilares.

 

 

1. Digitalización de los procesos

Las mejores intranets deben, ante todo, ser capaces de centralizar y simplificar todos los procedimientos internos. La digitalización de los procesos no se limita a la mera sustitución de los documentos en papel por sus versiones electrónicas, sino que consiste en automatizar todo el flujo de trabajo, haciendo las operaciones diarias más eficientes y seguras.

Si pensamos en un colega que necesita completar un formulario para solicitar vacaciones o enviar una nota de gastos, a través de una plataforma digital como la intranet puede completar todo el procedimiento en unos pocos clics, sin enviar correos electrónicos ni imprimir ningún documento.

Este sistema, además de reducir los tiempos de espera, permite también monitorizar en tiempo real el estado de las solicitudes, asignando permisos específicos según el rol de los usuarios involucrados y generando informes que servirán para optimizar aún más el proceso.

Además, destaca la posibilidad de integrar la intranet con los principales sistemas empresariales, como ERP, CRM o software de recursos humanos, para crear un entorno en el que cada proceso no solo se simplifique, sino que también se conecte al resto de las actividades y flujos de información que sustentan cada organización.

 



2. Colaboración y compartición del conocimiento

Otro punto clave de una intranet exitosa es su capacidad para fomentar la colaboración y la compartición del conocimiento dentro de la organización.

Las mejores intranets no se limitan a ser un archivo estático de los documentos empresariales, sino que promueven una interacción continua entre los miembros de los diferentes equipos y departamentos, facilitando así el trabajo incluso entre colegas que provienen de sedes distintas o que operan de forma remota.

Un ejemplo de esta interacción es la posibilidad de trabajar simultáneamente sobre los documentos compartidos, con funcionalidades de coautoría o sistemas de comentarios integrados que permiten crear, modificar, aprobar y archivar contenidos con su equipo, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Se pueden integrar chats y espacios dedicados a la comunicación informal, similares a una red social interna, que fomentan el intercambio de ideas y experiencias. De este modo, cada persona en la empresa puede sentirse parte integral de una comunidad, donde el conocimiento colectivo se valora para apoyar a cada colega en su trabajo.

 



3. Diseño moderno y experiencia del usuario

La calidad de una intranet está estrechamente relacionada con la experiencia de uso.

Una interfaz intuitiva, elegante y funcional no solo facilita el acceso a la información, sino que también hace la navegación más agradable. Un diseño moderno, caracterizado por un layout claro y responsive para dispositivos móviles, permite disfrutar de la plataforma desde cualquier dispositivo, ya sea en la oficina o en movimiento.

Solo de esta manera, es posible garantizar a cada usuario, independientemente de su nivel de familiaridad con la tecnología, el acceso rápido al contenido que necesita.

Además, un diseño coherente con el estilo de la marca puede ayudar a reforzar la identidad de la empresa, lo que facilita su transmisión a los nuevos colegas.

 



4. Compromiso de los colegas

Por último, el cuarto y último principio se refiere al compromiso activo de todas las personas que forman parte de la organización. Dentro de la intranet, cada colega debería tener la oportunidad de expresar sus ideas y participar en la vida empresarial.

Espacios dedicados a la compartición de comentarios, foros y encuestas rápidas son solo algunas de las herramientas que la intranet pone a disposición para recoger opiniones y sugerencias de los colegas, siempre útiles para mejorar los procesos internos o para organizar nuevas iniciativas.

 

Soluzione intranet pronta all'uso

¿Qué es intranet.ai?


intranet.ai es la intranet corporativa lista para usar diseñada para reducir los costes y el tiempo de implantación, y crear un entorno de trabajo digital moderno y colaborativo:

  • Desde 3.650 €/año para una intranet completa
  • 50+ aplicaciones, incluidas búsqueda avanzada, sistema de gestión de documentos, notificaciones push a través de Teams, organigrama, perfil del personal y páginas de preguntas frecuentes
  • Integrada con SharePoint Online y Microsoft 365

 

Best Intranets: ¿por qué se elige SharePoint Online?

En los últimos años, SharePoint Online de Microsoft 365 ha dado un salto significativo, pasando de ser una plataforma de servidor principalmente on-premise a un centro de trabajo en la nube integrado en el ecosistema de Microsoft.

Este cambio se traduce en una oferta más amplia de funcionalidades y ventajas para las empresas que desean crear una intranet, ya que permite acceder a un entorno completo y escalable para la colaboración, la seguridad, la automatización de procesos y el análisis de datos.

De hecho, SharePoint nació como una solución para la gestión de documentos y contenidos instalada localmente en los servidores empresariales. Aunque ya contaba con un buen abanico de funcionalidades estándar (listas, bibliotecas de documentos, sitios de equipo, control de versiones), la gestión on-premise implicaba altos costos de mantenimiento, la necesidad de realizar cada actualización manualmente y la presencia de competencias técnicas dentro de la empresa para garantizar la escalabilidad de la infraestructura.

SharePoint Online es el resultado de la transición a la nube, convirtiéndose en parte integral de Microsoft 365 y aprovechando al máximo la arquitectura SaaS (Software como Servicio).

La empresa ya no tiene que ocuparse de instalar parches y actualizaciones, porque Microsoft se encarga de distribuir las nuevas características de manera completamente independiente. Como resultado, los departamentos de TI ahora pueden centrarse únicamente en mejorar el entorno de trabajo digital de su organización, en lugar de invertir tiempo y recursos en mantener la infraestructura subyacente.

 

¿Qué tienen en común las mejores intranets? Hablamos de las funcionalidades de SharePoint Online

 

Estrechamente integrado con el ecosistema de Microsoft 365, SharePoint es el corazón del moderno entorno de trabajo digital, capaz de transformar la experiencia de colaboración y gestión de datos dentro de una organización. Además de optimizar los procesos internos, permite acceder a las funcionalidades de herramientas complementarias, creando una sinergia que va más allá de la simple compartición de archivos e información.

La fuerte integración con Microsoft Teams, OneDrive for Business y Power Automate permite construir flujos de trabajo inteligentes y automatizados, que conectan de manera nativa las distintas funciones empresariales. Por ejemplo, las conversaciones y reuniones en Teams pueden ser documentadas en SharePoint, asegurando un acceso inmediato a la información y facilitando el trabajo de los diferentes equipos de la empresa.

Al mismo tiempo, OneDrive asegura que cada archivo esté sincronizado y disponible en tiempo real, permitiendo a los usuarios trabajar juntos, incluso a distancia, sin interrupciones ni problemas de compatibilidad.

Power Automate, por su parte, permite orquestar tareas repetitivas e integrar flujos de datos entre diferentes aplicaciones, haciendo posible la creación de soluciones personalizadas que automatizan procesos complejos.

 

Plantillas para crear automatizaciones en SharePoint con Power Automate

Plantillas para crear automatizaciones en SharePoint con Power Automate

 

En cuanto a seguridad, SharePoint Online se distingue por la adopción de medidas avanzadas que protegen los datos tanto en tránsito como en reposo.

La criptografía de extremo a extremo asegura que la información esté protegida durante cada fase de la transferencia, mientras que las políticas de acceso permiten definir permisos específicos para cada usuario o grupo, reduciendo el riesgo de accesos no autorizados.

Además, la nube ofrece una escalabilidad que permite a las empresas adaptar el entorno de trabajo digital a sus necesidades y obtener conocimientos operativos mediante herramientas de análisis integradas, como los informes personalizados de Power BI, con los que se puede monitorear en tiempo real el uso de la plataforma e identificar áreas de mejora potenciales.

Las intranets basadas en SharePoint Online pueden, por lo tanto, soportar cargas de trabajo crecientes e integrarse con nuevas aplicaciones, respondiendo a las nuevas necesidades de una fuerza laboral cada vez más distribuida y flexible, sin implicar costos excesivos de implementación y mantenimiento para las empresas.

De hecho, los costos se reducen al mínimo; sin embargo, hay otros aspectos a los que se debe prestar atención.

Para implementar correctamente una intranet basada en SharePoint, no basta con instalar el producto o activar sus licencias. Se requiere una planificación cuidadosa, que incluya cinco acciones determinadas.

Las veremos a continuación.

 

 

1. Análisis preliminar y definición de objetivos

Antes de comenzar cualquier proyecto de desarrollo, es necesario realizar un análisis detallado de los procesos empresariales y los flujos de información que se desean digitalizar.

SharePoint es una plataforma de colaboración avanzada que permite gestionar flujos de información complejos, automatizar procesos y crear entornos digitales personalizados. Por esta razón, es necesario examinar detenidamente los procesos internos que se desean digitalizar, identificando no solo las áreas críticas, sino también las oportunidades de mejora mediante funcionalidades como listas, bibliotecas de documentos e integración con otros productos de Microsoft 365 o de terceros.

Se puede comenzar con preguntas como:

  • ¿Qué procesos pueden beneficiarse más de una gestión automatizada?
  • ¿Qué tipo de contenido debe ser accesible para toda la organización?

Responder a estas preguntas ayuda a definir la hoja de ruta del proyecto, incluyendo objetivos claros y las funcionalidades necesarias para alcanzarlos.

 

Hoja de ruta de Microsoft para la creación de la mejor intranet en SharePoint

Hoja de ruta de Microsoft para la creación de la mejor intranet en SharePoint



2. Compromiso de los stakeholders

El valor de una plataforma como la intranet de SharePoint emerge cuando es adoptada activamente por toda la organización. Además del equipo de TI, es esencial involucrar a figuras como responsables de RRHH, Marketing y Operaciones para garantizar que la nueva solución pueda responder a las necesidades reales de los compañeros.

Gracias a sus modernas web parts y a la integración de herramientas como Viva Engage, SharePoint permite recoger comentarios en tiempo real para entender cómo se está utilizando la intranet y cómo se puede mejorar para apoyar mejor el trabajo de todas las personas en la empresa.

 

Integrar las conversaciones de Viva Engage en una página de SharePoint

Integrar las conversaciones de Viva Engage en una página de SharePoint



3. Diseñar la arquitectura de los sitios y gestionar los permisos

Este paso es muy importante para evitar la proliferación descontrolada de sitios y subsitios, un riesgo común en entornos de SharePoint poco estructurados.

El mejor enfoque consiste en definir un mapa de sitios que refleje el organigrama empresarial o las macro-áreas operativas, aprovechando las funcionalidades de los sitios hub de SharePoint para mantener coherencia entre los distintos espacios digitales. Esto permite, por ejemplo, vincular los sitios de equipo para proyectos específicos con los sitios de comunicación global.

A continuación, se configura los permisos de usuario.

También en este caso, la necesidad de competencias técnicas se sustituye por la necesidad de una buena planificación. Integrado con Microsoft Entra ID, SharePoint Online permite configurar controles de acceso granulares basados en grupos de seguridad, roles o usuarios individuales.

Por lo tanto, es necesario pensar en cómo conviene distribuir la información empresarial, decidiendo qué grupos de usuarios tendrán mayor control sobre los datos, quiénes solo podrán consultarlos y en qué áreas es apropiado limitar el acceso por razones de confidencialidad o cumplimiento.

 

Gestionar los permisos de compartición a nivel de organización en SharePoint

Gestionar los permisos de compartición a nivel de organización en SharePoint



4. Personalización e integración con otros servicios

Una vez definida la arquitectura básica, se pasa a la fase de personalización.

SharePoint es una plataforma flexible, gracias a la posibilidad de estructurar páginas y archivos, a la presencia de numerosos plantillas listas para usar (disponibles en el Lookbook de Microsoft y organizadas según actividades y departamentos) y una gestión avanzada de los diseños y la navegación, que permite adaptar la intranet al estilo de la marca empresarial.

Además, con la integración nativa de herramientas como Microsoft Teams, Planner, Power BI y los módulos de Microsoft Viva, SharePoint permite enriquecer el entorno de trabajo digital y añadir funcionalidades específicas para cualquier área empresarial, desde la comunicación interna hasta la gestión de grandes volúmenes de datos.

La posibilidad de conectar la plataforma a sistemas externos, como ERP o CRM, permite extender las capacidades de la intranet más allá del entorno de Microsoft.

 

Detalle de una plantilla ofrecida en el SharePoint Lookbook

Detalle de una plantilla ofrecida en el SharePoint Lookbook



5. Adopción y gestión del cambio

Incluso la mejor intranet corre el riesgo de quedar subutilizada si no va acompañada de una estrategia de adopción eficaz. Con este fin, SharePoint ofrece herramientas de análisis integradas, disponibles en el SharePoint Admin Center, útiles para monitorear el compromiso de los usuarios e identificar posibles áreas de mejora.

Para favorecer la adopción, también es útil planificar sesiones de formación, talleres y campañas de comunicación interna que resalten las ventajas que ofrece la intranet a todo el personal, como la reducción de los tiempos de gestión de solicitudes o la facilidad de acceso a los documentos.

En esta fase, los stakeholders iniciales, entre los que destacan los directivos y el equipo de RRHH, juegan un papel clave, ya que se convierten en embajadores del cambio, así como en puntos de referencia para la recolección de comentarios útiles para mejorar la plataforma según las necesidades de los compañeros.

 

Página de inicio del SharePoint Admin Center

Página de inicio del SharePoint Admin Center

 

Para explicar mejor lo descrito hasta ahora, podemos simular un ejemplo real de implementación aplicado a una mediana empresa con sedes en diferentes regiones, donde se utiliza un sistema de carpetas compartidas en servidores locales y una gestión de documentos mayormente manual.

Esta empresa desea reducir los tiempos de búsqueda de información, agilizar los procesos de aprobación y facilitar la comunicación entre los departamentos.

Objetivos que se pueden alcanzar en cuatro fases, que vemos brevemente en la siguiente tabla.

 

Cómo se implementan las mejores intranets SharePoint

Fases de implementación Descripción
Fase 1: análisis y configuración inicial El equipo de TI, acompañado por los responsables de cada departamento, realiza una auditoría de los documentos y los procedimientos existentes. Se define un plan de migración a SharePoint Online con el objetivo de crear sitios de comunicación para las noticias de la empresa y sitios de equipo para cada departamento.
Fase 2: configuración de sitios y permisos Se crean los sitios de los departamentos, con bibliotecas dedicadas para cada proceso prioritario. Se asignan permisos diferenciados según el rol de los usuarios. Luego, se introduce un sistema de metadatos para clasificar los documentos y facilitar su recuperación a través de la búsqueda en SharePoint.
Fase 3: personalización e integración La interfaz se armoniza con el brand de la empresa, con gráficos y web parts personalizadas. Se crean flujos de trabajo con Power Automate para automatizar la aprobación de las notas de gastos o las solicitudes de vacaciones, integrándolas al mismo tiempo con el sistema de RRHH existente.
Fase 4: adopción y formación La empresa organiza talleres para mostrar las funcionalidades de la intranet y recopilar comentarios. Al mismo tiempo, se activan canales de soporte que responden a las preguntas de los usuarios en la fase inicial de transición.

 

Las capacidades de SharePoint Online, junto con una planificación cuidadosa y una adecuada participación de los stakeholders, pueden dar lugar a la mejor intranet para su empresa.

Sin embargo, es útil resaltar que la implementación también puede optimizarse gracias a funcionalidades listas para usar como las de intranet.ai, capaces de extender las funcionalidades de SharePoint e implementar al mismo tiempo mejores prácticas comprobadas para mejorar la comunicación interna, la colaboración, la gestión del conocimiento y, en general, las actividades más frecuentes realizadas por los equipos empresariales.

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¿Cuál es la mejor intranet para su empresa?

Cuando elegimos construir una intranet basada en SharePoint Online, tenemos la posibilidad de enriquecer sus funcionalidades nativas con módulos especializados en áreas críticas para la productividad empresarial, como la gestión de documentos, la búsqueda de información, la colaboración entre departamentos y el compromiso de los compañeros.

intranet.ai es la solución que hemos desarrollado para responder a todas estas necesidades, comunes a todas las empresas, a través de un conjunto de componentes listos para usar, integrados de manera nativa en el entorno de Microsoft 365.

Nuestra solución no es, de hecho, un software independiente, sino un conjunto de funcionalidades que se integran directamente sobre SharePoint Online, aprovechando la infraestructura de seguridad, versionado, autenticación y gestión de permisos ofrecida por Microsoft 365.

De esta manera, cada componente funciona como una web part, fácil de configurar sin necesidad de alterar la estructura de los sitios ni recurrir a costosas intervenciones de desarrollo.

La ventaja más evidente es la rapidez de implementación.

La plataforma se instala siguiendo procedimientos guiados, garantizando un acceso inmediato a las funcionalidades elegidas para su entorno de trabajo digital. Además, la alineación con las actualizaciones disponibles para SharePoint mantiene la solución al día con las últimas novedades, reduciendo los costos de mantenimiento típicos de productos no nativos.

 

Ejemplo de intranet de SharePoint creada con intranet.ai

Ejemplo de intranet de SharePoint creada con intranet.ai



Gestión documental

Uno de los aspectos más delicados de cualquier intranet es la gestión del patrimonio informativo empresarial, que incluye procedimientos, directrices y contratos.

Con nuestro sistema de gestión documental, la creación, la revisión y la publicación de estos contenidos pueden finalmente realizarse dentro de un solo entorno.

La empresa puede configurar plantillas personalizadas, números de versión, procesos de co-creación y aprobación, así como activar mecanismos de firma electrónica (con proveedores como DocuSign) o flujos de notificación hacia los colegas interesados.

Estas funciones permiten eliminar casi por completo los intercambios por correo electrónico y, al mismo tiempo, garantizar la trazabilidad y el cumplimiento de cada modificación.

El resultado es un control más estricto sobre los documentos, en beneficio de la calidad de los contenidos y con una reducción significativa de los tiempos necesarios para gestionar su ciclo de vida.

 

Gestión documental para la intranet de SharePoint de intranet.ai

Gestión documental para la intranet de SharePoint de intranet.ai



Organigrama y People Directory

La creación de un organigrama interactivo, así como de un directorio interno, a menudo se pasa por alto; sin embargo, son funcionalidades importantes para hacer clara la estructura empresarial al personal y poner a disposición de los compañeros los contactos que necesitan.

Los usuarios pueden utilizar estas funcionalidades para entender:

  • cómo están organizadas las sedes y los departamentos;
  • qué rol tienen las personas en la empresa;
  • quiénes son los gerentes de cada departamento;
  • quiénes tienen determinadas competencias.

Todo esto resulta especialmente útil en aquellas empresas que tienen sedes y equipos distribuidos en diferentes ubicaciones. Un recién contratado que necesita aclaraciones sobre un procedimiento de recursos humanos, por ejemplo, puede encontrar rápidamente al contacto adecuado (también gracias a filtros personalizables), sin perder tiempo buscando y sin depender de compañeros más veteranos.

 

People Directory para la intranet de SharePoint de intranet.ai

People Directory para la intranet de SharePoint de intranet.ai



Búsqueda avanzada

SharePoint ya incluye un buen motor de búsqueda, pero la Búsqueda avanzada de intranet.ai amplía sus capacidades, permitiendo que el sistema:

  • interprete las palabras clave, incluso según sinónimos;
  • sugiera los documentos, contactos y recursos más relevantes;
  • proporcione información sobre las palabras más buscadas.

Funcionalidades importantes para cualquier empresa donde la cantidad de documentos crece rápidamente y los usuarios corren el riesgo de perderse entre carpetas, archivos, páginas y sitios.

Nuestro motor de búsqueda gestiona en tiempo real los metadatos asociados a los archivos, permitiendo filtrar los resultados con precisión. Incluso las personas son indexadas, de modo que un usuario pueda encontrar los contactos que necesita según competencias, sede, rol e incluso intereses.

 

Búsqueda avanzada para la intranet de SharePoint de intranet.ai

Búsqueda avanzada para la intranet de SharePoint de intranet.ai



Comunicaciones y noticias

Ofrecer un flujo constante de información relevante para el trabajo de cada colega es lo que distingue una comunicación interna eficaz.

Con intranet.ai, es posible crear y difundir noticias con un diseño moderno, con espacios dedicados para compartir y comentar; pero no solo eso. Cada comunicación puede destacarse en cualquier página de la intranet y llegar a los destinatarios adecuados también en Microsoft Teams, gracias a notificaciones personalizadas.

 

Comunicaciones destacadas en la intranet de SharePoint de intranet.ai

Comunicaciones destacadas en la intranet de SharePoint de intranet.ai



Encuestas y funcionalidades para el engagement

Muchas empresas reconocen la importancia de recopilar comentarios e ideas nuevas, pero tienen dificultades para introducir las herramientas adecuadas para hacerlo. En nuestra solución, pueden encontrar componentes diseñados específicamente para aumentar la adopción de la intranet y estimular la participación activa de todos los colegas en las iniciativas empresariales.

Entre estas, destacamos las encuestas instantáneas, que permiten publicar en pocos minutos cuestionarios y encuestas en cualquier página de SharePoint, ofreciendo informes inmediatos sobre los porcentajes de respuesta.

 

Encuestas rápidas para la intranet SharePoint de intranet.ai

Encuestas rápidas para la intranet SharePoint de intranet.ai

 

Estado de ánimo, por su parte, ofrece una serie de iconos personalizables para recopilar información útil sobre el estado de ánimo de los compañeros o lo que piensan acerca de una nueva iniciativa.

 

Recopilar comentarios de los compañeros con Estado de ánimo de intranet.ai

Recopilar comentarios de los compañeros con Estado de ánimo de intranet.ai

 

Además, nuestra solución ofrece el Tablero de participación, un tablero virtual que se puede insertar en cualquier página de la intranet para hacer más atractiva la comunicación empresarial.

Permite compartir comentarios e ideas, proponer iniciativas y sugerir mejoras a los procesos internos, dando a los usuarios la posibilidad de votar las propuestas que prefieren.

Ideal, por lo tanto, para gestionar sesiones de brainstorming y concursos internos.

 

Tablero de participación para la intranet SharePoint de intranet.ai

Tablero de participación para la intranet SharePoint de intranet.ai

 

Así es como intranet.ai es capaz de enriquecer SharePoint Online para satisfacer las necesidades más comunes de quienes desean crear un digital workplace completo, optimizando procesos que van desde el onboarding hasta el intercambio de información, con una mayor participación de los compañeros.

Los beneficios se ven y están demostrados por la satisfacción de cientos de empresas que han elegido nuestra solución como la mejor intranet en términos de ahorro de tiempo, simplificación de procedimientos y aumento de la colaboración.

El resultado es un retorno de inversión tangible, especialmente para las organizaciones que desean construir un digital workplace moderno aprovechando al máximo el ecosistema de Microsoft 365.

¿Quiere una intranet completa y lista para usar?


intranet.ai es la solución basada en SharePoint Online para simplificar la comunicación interna y digitalizar los procesos empresariales con una inversión mínima de tiempo y dinero.

  • 50+ funcionalidades para la comunicación y la experiencia de los empleados
  • Diseño de marca, personalizable hasta el último detalle
  • Integración total con Microsoft 365 y Viva

 

Giuseppe Marchi

MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.

Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a construir su espacio de trabajo digital en la nube de Microsoft, curando la experiencia de las personas.

Organiza eventos mensuales en línea para poner al día a los clientes sobre las novedades de Microsoft 365 y ayudarles a sacar el máximo partido de su espacio de trabajo digital.

Más información

FAQ sobre las mejores intranets empresariales


¿Qué hace que una intranet empresarial sea "mejor" que las demás?

Una intranet se puede considerar mejor cuando logra simplificar y digitalizar eficazmente los procesos empresariales, facilitando el trabajo diario de los empleados. Debe apoyar la colaboración y el intercambio de conocimiento, ofrecer una experiencia de uso moderna y accesible desde cualquier dispositivo, e involucrar activamente a los compañeros a través de herramientas para la comunicación interna y la retroalimentación.

¿Por qué elegir SharePoint Online para crear su intranet?

SharePoint Online es una solución completa e integrada en el ecosistema de Microsoft 365. Ofrece funcionalidades avanzadas para la gestión de contenidos, la colaboración, la seguridad y la automatización de procesos, eliminando los costos y complejidades típicas de las plataformas on-premise y adaptándose fácilmente a las necesidades organizativas en constante evolución.

¿Cómo diseñar una intranet eficaz con SharePoint Online?

Para diseñar una intranet eficaz, es fundamental analizar los procesos empresariales que se van a digitalizar, involucrar a los interesados internos, estructurar correctamente los sitios y permisos, personalizar la interfaz según la marca e integrar herramientas útiles. Una estrategia de adopción bien planificada, con formación y soporte, es indispensable para favorecer el uso generalizado de la plataforma.

¿Qué es intranet.ai y cómo enriquece SharePoint Online?

intranet.ai es una solución lista para usar que se integra de manera nativa con SharePoint Online, extendiendo sus funcionalidades para la gestión documental, la comunicación interna, la búsqueda avanzada y el compromiso de los empleados. Está diseñada para reducir los tiempos y costos de implementación, manteniendo al mismo tiempo las actualizaciones y la seguridad alineadas con las de Microsoft 365.

¿Qué funcionalidades avanzadas ofrece intranet.ai?

La plataforma ofrece herramientas para el versionado de documentos, la aprobación y firma electrónica, la visualización del organigrama empresarial, la búsqueda inteligente con filtros y sugerencias, la publicación de noticias específicas y la interacción con los compañeros a través de encuestas, mood trackers y tablones de propuestas y retroalimentación.

¿Cuánto cuesta implementar una intranet con intranet.ai?

El costo base para el uso de la plataforma es de 3.650 euros al año. Esto incluye una intranet completa e integrada con SharePoint Online, que incluye más de cincuenta funcionalidades listas para usar, diseñadas para mejorar la productividad y la comunicación empresarial.

¿Cuáles son las ventajas concretas de una buena intranet?

Una buena intranet permite reducir los tiempos operativos, simplificar la gestión de las actividades diarias, mejorar el acceso a la información, fomentar la colaboración y el sentido de pertenencia, y ofrecer un espacio digital coherente con la identidad de la empresa y las necesidades de los compañeros.

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