Portal de Recursos Humanos: 7 ideas para su intranet SharePoint

El trabajo del departamento de RRHH -que está impregnado de comunicación y contacto- podría parecer que asume una condición limitante si se lleva a cabo a distancia detrás de un ordenador portátil.

Los recursos humanos pueden, en cambio, asumir un nuevo aspecto innovador. Con la ayuda de un portal de Recursos Humanos, podrán mejorar la experiencia del empleado en la empresa, transformando algunos elementos fundamentales en nuevos procesos, definitivamente más eficaces y rápidos.

¡Empecemos!

Portales y participación de los empleados

El portal de Recursos Humanos es el punto de encuentro digital entre el Departamento de Recursos Humanos y la población de la empresa.

A través de este portal web, un único punto de acceso permite a toda la empresa reducir el tiempo de acceso a la información específica, simplificar el acceso a los documentos de interés para el empleado, mejorar la gestión de los procesos de RRHH y, en consecuencia, mejorar la imagen corporativa.

Los manuales, las comunicaciones, las suscripciones y el intercambio de contenidos -disponibles para los empleados en un solo lugar- también pueden reducir los costes de impresión y las horas de trabajo del personal.

No es de extrañar que gracias a la creación de portales internos de RRHH se limiten los numerosos correos electrónicos y llamadas, consiguiendo un mayor grado de autonomía de los usuarios a la hora de encontrar lo que necesitan para trabajar y que genera satisfacción e implicación.

Existen varias soluciones diseñadas para crear un portal de RRHH, pero en intranet.ai pensamos que la centralización de la información es fundamental para los trabajadores, que deben utilizar una única interfaz digital para todos los procesos que les afectan. Eso significa que los recursos humanos están directamente implicados.

El portal del Recursos Humanos debe ser una parte integral de la intranet de la empresa.

Puede ser una sección específica de la intranet administrada directamente por Recursos Humanos, en la que el personal de RRHH tenga total autonomía para actualizar todos los contenidos elaborados para el trabajador.

Qué puede encontrar en un portal de RRHH

El portal de RRHH ofrece a los empleados formas innovadoras pero sencillas de mantenerlos en contacto entre sí y con la propia organización.

Todas las actualizaciones y comunicaciones importantes pueden encontrarse junto con todas las herramientas básicas útiles en la rutina de los empleados. Para facilitar el intercambio, las plataformas -como intranet.ai- suelen dedicar un espacio a las redes sociales, estimulando las interacciones dinámicas entre personas de diferentes departamentos para mejorar las relaciones entre compañeros.

En el caso de las grandes empresas, o del trabajo a distancia, estas funciones son muy importantes para conocer a las personas con las que se trabaja y sentirse parte integrante de la empresa.

En concreto, los portales de Recursos Humanos también pueden utilizarse para:

• gestionar y automatizar tareas como el almacenamiento de notas de gastos y reembolsos
• el registro de eventos y la realización de reservas
• actualización del registro de personal
• reservar y controlar las vacaciones, las nóminas y el área de bienestar
• realización de tareas administrativas
• formación, revisión del rendimiento
• realizar encuestas y abrir blogs para estimular a los equipos y a los líderes
• fomentar el desarrollo profesional y la celebración de los éxitos.

El objetivo es, por tanto, crear un lugar donde los empleados puedan facilitar su trabajo encontrando toda la información que necesitan y participando de forma colaborativa. Esto conducirá a una mayor productividad, a una mayor participación y, sobre todo, a un ahorro de tiempo y dinero.

La comunicación bidireccional que se genera de arriba a abajo y de abajo a arriba se convierte, por tanto, en algo fundamental para la evolución del trabajo de los recursos humanos.

Por qué son necesarios los portales de recursos humanos

Los empleados que disponen de un portal de RRHH funcional pueden rendir mejor en sus actividades laborales y aumentar el sentimiento de pertenencia a la comunidad corporativa. Está demostrado que son los más implicados y satisfechos.

Hay Group, una empresa de mercado, descubrió en una encuesta que las personas más motivadas tenían una productividad un 43% mayor que las que no lo estaban. Además, se demostró un volumen de negocio del 43% más generado en las oficinas de los empleados satisfechos.

Lea también: Employee engagement: todo lo que debe saber en 2024

Varios otros análisis demuestran la importancia de la implicación de los usuarios.

Un estudio realizado por la Harvard Business Review concluyó que el absentismo y la rotación de personal en las empresas en las que se mantiene un clima empresarial positivo y los empleados estaban comprometidos era inferior al 25% en comparación con las empresas menos activas en este sentido.

Las personas satisfechas también implican menos accidentes laborales, precisamente un 48% menos en seguridad y un 41% menos en calidad.

​

He aquí 7 ideas que todo buen portal de RRHH debería implementar.

1) Welcome Portal para la llegada de un nuevo compañero

Un aspecto nuevo y funcional es la presentación de los recién llegados en diferentes modos interactivos y atractivos.

El caso más sencillo es la publicación de una noticia de presentación de la persona dentro de la intranet. Algunas empresas ponen una foto de la persona, el papel y un resumen para contar de dónde viene y cuáles son sus habilidades.

Otras, en cambio, aprovechan más este medio insertando en el comunicado de prensa una entrevista con la nueva incorporación comunicada en forma textual y acompañada de su foto.

Esto facilitará que los colegas sean reconocidos tanto físicamente como en las reuniones en línea por el resto de la población corporativa.

2) Integrar una red social de la empresa: Yammer

Este modo le permite disfrutar de Yammer, la red social de la empresa.

Microsoft Yammer es un tablón de anuncios de la empresa en el que se puede interactuar con todos los empleados de la misma, preguntar y responder preguntas en tiempo real sin tener que recurrir a una secuencia interminable de correos electrónicos.

Cuando un nuevo empleado entra en la empresa, una de las cosas que proponemos es crear un post en Yammer, que presente al nuevo compañero dentro de la comunidad corporativa.

El post puede mencionar a la persona, informar de su experiencia e introducirla en los grupos de interés que encontrará dentro de la red social.

3) Utilizar eventos en directo

Con la extensión de la digitalización y, en particular, del trabajo a distancia, los eventos en directo pueden ser una herramienta muy ventajosa para salvar las distancias entre los trabajadores y mantener una comunicación fluida e instantánea.

Para un nuevo trabajador que entra en la empresa, es posible crear un evento en directo en el que un miembro de RRHH o su futuro supervisor entreviste a la nueva persona en una especie de doble entrevista.

Para que entienda el formato, es posible que haya visto la doble entrevista del programa italiano "Le Iene": quizá quiera aplicarla en la intranet de su portal de RRHH.

​

4) Autoevaluaciones con el portal de RRHH

A través de la intranet, recursos humanos puede controlar el bienestar de los empleados, pidiéndoles automáticamente una autoevaluación, con carácter trimestral o semestral.

Estas revisiones sirven para recuperar el feedback del empleado a través de porcentajes de progreso o estrellas de satisfacción, para facilitar la recopilación del formulario de feedback y, en consecuencia, evitar el descontento personal. Además, dentro de la intranet que se convierte en un verdadero portal de Recursos Humanos, los recursos humanos no sólo pueden pedir opiniones sobre los compañeros y los jefes, sino que también permiten a los usuarios hacer denuncias anónimas en la empresa a través de un formulario especial. Este es el argumento de la "denuncia", que es obligatoria en algunas empresas.

El seguimiento constante de las opiniones de quienes trabajan en la organización le permite tener una visión completa de la dinámica dentro de la misma.

5) Job posting

Dentro de la intranet, se pueden publicar en el portal de RRHH todos los puestos vacantes en la empresa. Esta es una práctica muy útil en las grandes empresas, que permite comprobar la disponibilidad interna, antes de iniciar la búsqueda de nuevos candidatos fuera de la organización.

Cada empleado tiene siempre en el portal de RRHH una lista de las posibilidades de mejora de su puesto, los plazos relativos para presentarse y los requisitos del nuevo papel.

A su vez, RRHH puede disponer de un área de gestión de candidaturas en la que recibe los perfiles de todos los compañeros que han decidido proponerse para determinados puestos abiertos.

Pueden acceder directamente al área personal de todos los empleados, para evaluar la candidatura a través del currículum digital que los compañeros mantienen actualizado.

6) Mostrar los objetivos anuales en la intranet

La intranet -a través del área personal del usuario- puede ayudar a controlar los objetivos corporativos y personales de año en año.

Ya sean cualitativos o cuantitativos, una vez concedidos por los superiores y confirmados por recursos humanos, pueden aparecer en el área de cada empleado, para tener claros los puntos en los que centrarse durante el año y determinar los términos de crecimiento.

Los caminos del empleado hacia determinados objetivos pueden seguirse cuidadosamente añadiendo en el área personal información o actividades preparatorias de estos logros, para ofrecer a su jefe directo y a recursos humanos una visión constantemente actualizada.

Además, puede ser útil que las personas incluyan en el portal de RRHH información sobre las actividades que se están desarrollando o que ya se han realizado, para ofrecer a su jefe y a los recursos humanos una visión más clara y actualizada del progreso de los objetivos.

Es cierto que existen muchas plataformas de gestión del rendimiento en el mercado, pero disponer de un único punto para que el trabajador obtenga información de la empresa, aproveche los servicios que ésta le proporciona y vigile el cumplimiento de sus objetivos anuales es un plus.

Si utiliza una herramienta externa para gestionar los objetivos de sus compañeros en la empresa, le recomendamos que evalúe una integración con la intranet, con la intención de que el trabajador tenga un punto en el que encontrar comunicaciones, documentos de trabajo y un acceso rápido a sus objetivos anuales.