Transformación digital

Transformación digital del puesto de trabajo: ¿qué es?

¿Qué es la transformación digital? Se trata de un proceso polifacético que, sin duda, no consiste únicamente en la adopción de nuevas tecnologías, sino que conlleva un cambio profundo en la forma en que las organizaciones operan, interactúan y evolucionan en respuesta a la dinámica de un mercado que nunca se detiene.

En este artículo, vamos a explorar los diversos aspectos de la transformación digital relacionados con el propio entorno de trabajo, analizando sus componentes clave, los beneficios que aportan, los puntos de dolor que las empresas pueden encontrar -y que están llamadas a abordar oportunamente- y las estrategias para ponerlos en práctica.

Mediante el análisis de ejemplos y la integración de soluciones como SharePoint Online y todas las herramientas de la suite Microsoft 365, trazaremos un camino claro para las empresas que pretendan abrazar plenamente esta (r)evolución.

La transformación digital, como decíamos, es un proyecto complejo basado en diferentes aspectos de la organización empresarial, que podemos resumir en:

1. Estrategia
2. Tecnología
3. Cultura
4. Personas

Una estrategia de digitalización comienza con una definición clara de la misión de la empresa y de los objetivos que se pretenden alcanzar al final del proceso, que deben ser específicos, medibles, realistas, relevantes y caracterizados por plazos precisos.

Por ejemplo, una empresa puede fijarse el objetivo de mejorar su eficiencia operativa en un 20% en los próximos dos años mediante la automatización de sus procesos clave.

Una vez definida la estrategia a implantar, hay que alinear el proceso de digitalización: esto significa integrar los objetivos estrechamente relacionados con esta transformación con los objetivos empresariales, asegurándose de que cada iniciativa digital apoya las prioridades generales de la organización.

Un ejemplo práctico sería la digitalización de los canales de venta mediante el desarrollo de una plataforma de comercio electrónico, con el objetivo de ampliar la presencia en línea de la marca y llegar así a una gama más amplia de mercados.

Este debate nos lleva al segundo concepto clave: la tecnología.

La computación en nube representa hoy uno de los pilares de la transformación digital del lugar de trabajo porque ofrece escalabilidad, flexibilidad y costes de infraestructura reducidos.

De ahí su creciente adopción por parte de las empresas, según se desprende de los datos de Statista actualizados a 2024. Además de las razones de tal crecimiento mencionadas hace un momento, cabe mencionar que las soluciones en la nube permiten a las empresas acceder a datos y aplicaciones desde cualquier lugar, facilitando el trabajo remoto y la colaboración entre ubicaciones deslocalizadas.

Tampoco podemos subestimar la revolución iniciada por herramientas como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, dos "evoluciones" que están transformando radicalmente la forma de analizar y dar forma a la información empresarial (pensemos en Copilot de Microsoft 365).

Además, estas tecnologías permiten automatizar procesos internos, predecir tendencias de mercado y personalizar la experiencia de todos los implicados en las actividades de una organización, desde los trabajadores hasta los clientes.

Todo ello a través del estudio y análisis de uno de los mayores activos de nuestro tiempo: los datos. La capacidad de recopilar, gestionar y analizar grandes cantidades de información es esencial para la transformación digital.

Las soluciones de big data y analítica permiten conocer en profundidad las operaciones, los clientes y el mercado, mientras que herramientas como Power BI de Microsoft permiten crear cuadros de mando interactivos para visualizar los datos de forma intuitiva, facilitando la toma de decisiones, por no hablar de las recientes capacidades de IA incorporadas (como Quick Insights).

Para tener más datos que analizar, se necesita más accesibilidad, así que nuestra charla va directamente a los dispositivos móviles.

Con el aumento del trabajo híbrido y remoto, la gestión de dispositivos móviles se convierte en una prioridad, ya que garantiza que los dispositivos utilizados por los trabajadores son seguros y cumplen las políticas de la empresa. Por ejemplo, Microsoft Intune, una solución en la nube de Microsoft Endpoint Manager, puede utilizarse precisamente para gestionar de forma centralizada los dispositivos móviles, protegiendo los datos sensibles.

De la tecnología pasamos a la cultura corporativa, que debe convertirse en una herramienta para fomentar un entorno de trabajo en el que se anime a las personas a experimentar y aportar nuevas ideas, para apoyar a la empresa con una innovación continua.

La cultura de una organización está, por tanto, ligada al aspecto humano de la transformación digital, ya que su éxito depende en gran medida de las competencias adquiridas por el personal en el uso de los sistemas proporcionados por la empresa.

La formación desempeña un papel fundamental para ayudar a los trabajadores a utilizar correctamente y a diario las nuevas tecnologías en las que ha invertido la empresa.

La combinación de estos cuatro conceptos en el núcleo del proceso de digitalización puede reportar beneficios como:

• Mejora de la eficiencia: la transformación digital optimiza los procesos empresariales, reduciendo el tiempo y los costes, incluso mediante la automatización.
  
  
• Mejora de la comunicación: soluciones como Microsoft Teams y SharePoint Online ayudan a los equipos empresariales a coordinar sus actividades manteniendo un flujo de información continuo y organizado.
  
  
• Acceso a la información: la digitalización permite centralizar los datos en repositorios digitales escalables e inteligentes, garantizando un acceso rápido y un uso compartido seguro para todas las personas autorizadas.
  
  
• Ahorro en costes operativos: la adopción de nuevas tecnologías puede suponer una reducción significativa de los costes asociados a la infraestructura física, el mantenimiento del hardware y la gestión manual de los procesos.
  
  

Por supuesto, gestionar la transformación digital a nivel operativo, tecnológico y humano no es fácil. Hay muchas cuestiones que deben tenerse en cuenta a la hora de definir la propia estrategia de digitalización si no se quiere correr el riesgo de malgastar la inversión.

Las más importantes de estas cuestiones pueden resumirse como sigue:

• Barreras financieras: los costes de la tecnología, la formación y la infraestructura pueden ser elevados, especialmente para las pymes. Sin embargo, una planificación cuidadosa y la adopción de soluciones escalables permiten distribuir la inversión a lo largo del tiempo, maximizando los beneficios a largo plazo.
  
  
• Seguridad y privacidad de los datos: la protección de los datos empresariales es muy importante en un entorno cada vez más digital e hiperconectado. Herramientas avanzadas como Microsoft Purview garantizan el cumplimiento de la normativa y la protección de los datos sensibles frente a amenazas internas y externas.
  
  
• Falta de competenciastécnicas: la falta de competencias técnicas adecuadas puede ralentizar la transformación digital. Por ello, además de invertir en la formación de los empleados, puede ser de apoyo colaborar con socios externos o aprovechar las plataformas de formación, que ofrecen soluciones de microaprendizaje o cursos de estudio personalizados.
  
  
• Integración tecnológica: garantizar la compatibilidad entre las nuevas herramientas y los sistemas existentes se facilita mediante el uso de plataformas integradas como Microsoft 365, que facilitan la interoperabilidad, simplifican la implementación y reducen los riesgos operativos.
  
  

En definitiva, como dice un viejo refrán, no hay problemas, solo soluciones. Y a veces las soluciones pueden buscarse externamente.

En caso de que la experiencia interna no sea suficiente para abordar y superar estos obstáculos, puede valer la pena considerar el apoyo de consultores expertos, como el equipo de intranet.ai, con más de una década de experiencia en guiar la integración tecnológica y transformar las complejidades en soluciones escalables para empresas de todos los tamaños.

Transformación digital: cómo conseguirla con SharePoint y Microsoft 365

El proceso de digitalización pasa cada vez más por la intranet corporativa, la plataforma que permite gestionar de forma centralizada los flujos de comunicación y todos los procesos internos.

De sitios web en los que solo se colgaban avisos y noticias, las intranets actuales se han convertido en plataformas colaborativas integrales capaces de proporcionar a los trabajadores las herramientas que necesitan para desarrollar sus actividades, desde chats a canales sociales, desde archivos de documentos a las páginas que conforman la base de conocimiento de la organización.

En el marco que acabamos de describir, SharePoint Online y el resto de herramientas de la suite Microsoft 365 son una solución ideal para las empresas que buscan un ecosistema optimizado en todos los sentidos, ya que proporcionan una plataforma integrada que soporta no solo la colaboración, sino también la gestión de la información y la automatización de procesos.

Lo primero que hay que hacer antes de embarcarse en un viaje de transformación digital del lugar de trabajo es comprender el estado actual de la organización y evaluar su nivel de madurez digital.

En esta fase, por tanto, será necesario identificar los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas. En resumen: hay que planificar la digitalización de la empresa mediante un análisis DAFO exhaustivo.

Por ejemplo, un punto fuerte podría ser la adopción ya avanzada de herramientas colaborativas como Microsoft Teams, mientras que un punto vulnerable podría estar relacionado con la falta de integración entre los distintos sistemas de información.

Además, con un análisis DAFO se pueden identificar oportunidades como la implantación de inteligencia artificial para mejorar el análisis de datos, o amenazas como la creciente competencia online, que podrían cambiar la estrategia que se quiere adoptar.

Los marcos de madurez digital, como el Digital Workplace Maturity Model de Gartner, ofrecen un marco útil para evaluar el camino de una organización hacia la plena digitalización.

De hecho, estos modelos analizan varias dimensiones, incluidos los cuatro conceptos clave que hemos mencionado antes (estrategia, tecnología, cultura y personas), lo que les permite identificar cualquier área que necesite mejoras.

Mediante una evaluación estructurada, una empresa puede descubrir que, aunque dispone de tecnologías avanzadas, carece de una cultura orientada a la innovación. Como resultado, puede haber una resistencia significativa al cambio.

La planificación sólo puede venir de la mano de la creación de una hoja de ruta, que debe incluir:

• Objetivosa corto y largo plazo: deben fijarse objetivos claros, como la adopción total de Microsoft 365 en el plazo de un año o la automatización de los procesos administrativos en el plazo de dos años.
  
  
• Prioridades: una hoja de ruta ayuda a identificar las iniciativas digitales que tienen un mayor impacto y que, por lo tanto, deben implementarse en primer lugar. Un ejemplo sería configurar SharePoint para mejorar la gestión de documentos y la colaboración.
  
  
• Calendario y recursos: se trata de establecer un calendario realista y asignar los recursos necesarios, tanto humanos como financieros, para cada fase de la transformación digital.
  
  

Una vez planificada la hoja de ruta, hay que pasar a la práctica: la implantación de las soluciones elegidas por la organización.

Papel de SharePoint en la digitalización del entorno de trabajo

SharePoint Online desempeña un papel clave en la transformación digital de las organizaciones al servir como plataforma central para la gestión de contenidos, la colaboración y la automatización.

A través de su integración nativa con otras herramientas de la suite Microsoft 365, SharePoint permite a las organizaciones crear un entorno de trabajo digital unificado y eficiente. ¿Cómo? Veámoslo brevemente.

SharePoint Online ofrece funciones avanzadas de gestión de documentos, lo que permite a las organizaciones almacenar, organizar y compartir información de forma segura y estructurada.

Las colecciones de documentos permiten crear flujos de trabajo personalizados para su aprobación y revisión, reduciendo el tiempo necesario para la gestión manual y minimizando el riesgo de errores. Además, el sistema de versionado incorporado garantiza el seguimiento de cada cambio, lo que permite recuperar fácilmente las versiones anteriores de cualquier archivo en caso de necesidad.

Otro aspecto importante se refiere a la integración con Microsoft 365 y herramientas de terceros. Por ejemplo, al integrarse con Microsoft Teams, SharePoint facilita la colaboración entre equipos empresariales, independientemente de su ubicación geográfica. De hecho, los equipos pueden acceder a documentos compartidos en una biblioteca de SharePoint directamente dentro de Teams o acceder a las últimas noticias a través de una notificación personalizada que se comparte entre grupos y canales.

Antes hemos hablado de la automatización de los procesos internos, y es útil señalar aquí que, con SharePoint Online, las empresas pueden automatizar muchas tareas repetitivas aprovechando la integración con Power Automate. Así, un usuario podría crear flujos personalizados para gestionar solicitudes de vacaciones, aprobar documentos y presupuestos, archivar adjuntos de correo electrónico recibidos o recoger opiniones de compañeros, por citar sólo algunos casos de uso.

De hecho, las integraciones de SharePoint no acaban ahí: con Power BI, Power Apps y OneDrive, es posible mostrar cuadros de mando interactivos para el análisis de datos en las páginas de un sitio, desarrollar aplicaciones basadas en datos de listas y bibliotecas, y sincronizar archivos personales con archivos corporativos.

Tampoco faltan las consideraciones de seguridad. De hecho, SharePoint Online ofrece sólidas funciones de cumplimiento, lo que permite a las empresas implementar controles de acceso granulares que conceden acceso al contenido sólo a determinados grupos de usuarios.

A través de Microsoft Entra ID, la autenticación de usuarios puede gestionarse con acceso condicional y modos multifactor; mientras que con Microsoft Purview, los documentos pueden clasificarse y protegerse aplicando etiquetas de privacidad que restringen acciones como imprimir y compartir.

Los datos se protegen tanto en tránsito como en reposo, y los cambios en los documentos se rastrean, junto con el acceso y las acciones de los usuarios, mediante el sistema de versiones que ya hemos mencionado y los registros de auditoría.

Por último, pero no por ello menos importante, están las capacidades de personalización y escalabilidad de SharePoint Online. Es, de hecho, una plataforma altamente personalizable en términos de diseño, navegación y funcionalidad, que puede ampliarse aún más con el desarrollo de partes web personalizadas.

Esto dará lugar a sitios capaces de acompañar a los usuarios en sus actividades diarias, reflejando la identidad de la marca corporativa y sin comprometer su rendimiento con un mayor almacenamiento de datos. Por el contrario, SharePoint es capaz de crecer con la empresa, gestionando mejor su flujo de información y las comunicaciones subyacentes a sus operaciones.

Transformación digital del puesto de trabajo: cómo medir su éxito

Para tener una idea clara de si el camino hacia la transformación digital del propio lugar de trabajo está teniendo éxito o, por el contrario, va por buen camino, es necesario realizar un seguimiento continuo de los resultados.

En este sentido, conviene definir KPI útiles para medir la eficacia de las iniciativas emprendidas. A título ilustrativo, algunos KPI pueden ser

• frecuencia de uso de las soluciones adoptadas, como la intranet corporativa de SharePoint;
• número de visualizaciones de las comunicaciones publicadas en los sitios corporativos;
• número de contenidos archivados en listas y bibliotecas;
• etc.

Las métricas relacionadas con el aumento de la productividad y el compromiso de los usuarios sonsiempre relevantes. Métricas que, además, están estrechamente relacionadas entre sí. Pero mientras que es fácil calibrar las mejoras en la productividad, ¿cómo medimos la satisfacción de los compañeros?

Una respuesta son las encuestas creadas con Microsoft Forms, que pueden compartirse en sitios de SharePoint y en la app Teams para recabar opiniones de forma estructurada y analizar los resultados, incluso exportando los datos a Power BI.

Además de Microsoft Forms, el digital workplace de Microsoft 365 ofrece más canales interactivos para monitorizar y aumentar el engagement. Entre ellos, destacamos Viva Engage, la plataforma que permite crear la red social corporativa para publicar posts, vídeos, cuestionarios y encuestas dentro de comunidades personalizadas.

Ejemplos de transformación digital en la empresa

Hemos utilizado muchas palabras hasta ahora, pero la transformación digital de un lugar de trabajo no es un concepto abstracto: se traduce en acciones concretas todos los días, que se pueden ver mirando a nuestro alrededor.

Ciertamente, a través del análisis de casos prácticos realistas y la identificación de las mejores prácticas a adoptar, es posible comprender cómo varias empresas han implementado con éxito un camino de transformación digital, aprovechando herramientas como SharePoint Online para obtener mayores ventajas competitivas.

Transformación digital en empresas financieras

En el sector financiero, la digitalización ha revolucionado la forma de operar de bancos e instituciones financieras. Un ejemplo significativo es la adopción de plataformas de gestión de las relaciones con los clientes (sistemas CRM).

Simulemos el caso de un banco que implementó Microsoft Dynamics 365, integrado con SharePoint Online, para mejorar la gestión de la información y automatizar los flujos de trabajo. En este ejemplo, los beneficios obtenidos podrían resumirse en:

• Centralización de los datos de los clientes: toda la información es ahora accesible en una única plataforma, mejorando la visibilidad y la consistencia de los datos del expediente.
  
  
• Automatizar los flujos de aprobación: mediante el uso de Power Automate, el banco puede reducir el tiempo necesario para aprobar las solicitudes de préstamo, hasta un 30 por ciento de ahorro.
  
  
• Mejorar la comunicación interna: se utiliza Microsoft Teams para facilitar la colaboración entre departamentos, reduciendo ineficiencias y errores en la gestión de la información.

Transformación digital en la sanidad

El sector sanitario, gracias a la digitalización de los historiales médicos, ha reducido el tiempo de acceso a los datos por parte de médicos y pacientes, a la vez que ha permitido realizar diagnósticos más rápidos gracias al uso de soluciones como Azure AI, que permite realizar análisis predictivos sobre datos clínicos.

Ahora imagina un hospital que ha adoptado SharePoint Online para la gestión electrónica de documentos y la colaboración entre los profesionales implicados. Los beneficios clave podrían incluir:

• Digitalización de los historiales médicos: toda la información de los pacientes está ahora organizada dentro de repositorios digitales escalables, lo que facilita un acceso rápido y seguro por parte de los médicos.
  
  
• Mejora de la colaboración interdepartamental: mediante Microsoft Teams, integrado con SharePoint, los médicos pueden colaborar en tiempo real en planes de tratamiento complejos.
  
  
• Telemedicina: las capacidades de videoconferencia disponibles en Microsoft Teams habilitan los servicios de telemedicina, mejorando la accesibilidad a la atención para pacientes en zonas remotas.

Transformación digital en la educación

Las instituciones educativas, al adoptar plataformas de microaprendizaje y las tecnologías adecuadas para la colaboración, pueden hacer que el acceso a la educación sea más inclusivo y flexible.

Tomemos como ejemplo una universidad que haya implementado Microsoft 365 y SharePoint Online. Esto es lo que podría crear:

• Plataformas de aprendizaje en línea: utilizando SharePoint, la universidad puede crear portales dedicados a cada curso de estudio, facilitando la distribución de materiales de aprendizaje y la comunicación entre estudiantes y profesores.
  
  
• Grupos de colaboración en proyectos: Microsoft Teams podría adoptarse para facilitar la colaboración en proyectos de investigación, así como la organización de grupos de estudio específicos.
  
  
• Mesa de ayuda técnico-administrativa: SharePoint Online podría utilizarse para automatizar procesos como el registro de nuevos estudiantes de primer año, el seguimiento de becas y la gestión de solicitudes de asistencia.

Transformación digital en la fabricación

En el sector manufacturero, la digitalización ha permitido mejorar los ciclos de producción y, en consecuencia, la eficiencia de la cadena de suministro de una organización.

Si pensamos en la adopción de Microsoft 365 y SharePoint, estas son las áreas en las que se produciría un mayor impacto:

• Gestión de la cadena de suministro: SharePoint puede utilizarse para crear una plataforma centralizada de seguimiento de proveedores y pedidos, mejorando así la gestión de almacenes, envíos e inventarios.
  
  
• Mantenimiento predictivo: utilizando Power BI, la empresa podría desarrollar cuadros de mando interactivos para supervisar el estado de las instalaciones y predecir las necesidades de mantenimiento.
  
  
• Coordinación: Microsoft Teams puede facilitar la comunicación entre los equipos de producción, ingeniería y mantenimiento, mejorando la capacidad de respuesta y la resolución de problemas.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es un proceso estratégico que implica la adopción de nuevas tecnologías y un cambio profundo en los métodos operativos de una organización para adaptarse a las necesidades de un mercado en constante evolución.

¿Cuáles son los elementos clave de la transformación digital en una empresa?

Los elementos clave incluyen una estrategia clara con objetivos medibles, el uso de tecnologías avanzadas, una cultura que fomente la innovación y la participación de las personas para apoyar el cambio.

¿Cómo puede Microsoft 365 apoyar la transformación digital?

Microsoft 365 ofrece herramientas integradas que simplifican la colaboración, la comunicación y la automatización, ayudando a las organizaciones a gestionar y acelerar su camino hacia la digitalización.

¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital para las empresas?

La transformación digital mejora la eficiencia operativa, impulsa la innovación, fortalece la presencia digital y permite respuestas rápidas a los cambios del mercado.

¿Qué desafíos pueden enfrentar las empresas durante la transformación digital?

Los principales desafíos incluyen la resistencia al cambio, dificultades en la integración de tecnologías, la falta de habilidades digitales y la necesidad de alinear los objetivos digitales con la estrategia empresarial.

¿Cómo se puede medir el éxito de la transformación digital?

El éxito se mide a través de indicadores clave de rendimiento (KPI), como el aumento de la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente, el crecimiento de los ingresos digitales y el compromiso de los empleados.

¿Cuáles son algunos ejemplos de transformación digital en una empresa?

Algunos ejemplos incluyen la adopción de plataformas de comercio electrónico para expandir la presencia en línea, el uso de herramientas digitales para mejorar la comunicación interna y la automatización de procesos de producción para aumentar la eficiencia.