Buenas prácticas para una estructura eficiente en SharePoint

Buenas prácticas para una estructura SharePoint eficaz

La estructura de SharePoint Online es la base de un ecosistema digital escalable, intuitivo y orientado a las necesidades reales de los usuarios. En este sentido, es necesario abandonar las jerarquías rígidas de carpetas en favor de modelos más flexibles.

El objetivo es crear entornos donde la información esté organizada por función, departamento o proyecto, haciendo que la búsqueda de contenidos sea más sencilla, así como la navegación transversal entre departamentos y los distintos procesos empresariales.

Una estructura eficaz de SharePoint se construye anteponiendo al usuario en el centro del diseño.

Esto significa conocer en profundidad cómo interactúan las personas con los contenidos y qué información buscan con mayor frecuencia. Por este motivo, muchas empresas realizan un análisis preliminar de las necesidades, involucrando a perfiles clave de distintos niveles (gerentes, personal operativo, especialistas), con el fin de definir los principales casos de uso y los flujos de trabajo correspondientes.

A partir de esta información, es posible establecer un mapa inicial de sitios, hubs y conexiones lógicas, con la idea de proporcionar una experiencia de uso homogénea y al mismo tiempo modular.

Desde el punto de vista de la arquitectura de la información, una de las mejores prácticas más extendidas consiste en adoptar hub sites para agrupar noticias, anuncios, documentos y recursos útiles para el público interno. Estos hubs representan el núcleo de la comunicación interna, ya que permiten una gestión centralizada de los contenidos y ofrecen a los usuarios un punto de acceso unificado a la información y a los servicios necesarios para su trabajo.

De forma descendente, se conectan a los hubs las site collections dedicadas a departamentos específicos o a proyectos de gran envergadura. Se mantiene así una estructura "plana", es decir, sin jerarquías complejas, lo que simplifica considerablemente el mantenimiento y garantiza una mayor flexibilidad en caso de que la empresa necesite reorganizarse o crear nuevos espacios digitales.

Esta elección arquitectónica también responde a necesidades de gobernanza y seguridad.

Cada site collection tiene reglas de autorización más fáciles de gestionar, ya que se pueden asignar los permisos de acceso a grupos de usuarios (utilizando de forma inteligente los roles de Entra ID y los grupos de SharePoint), en lugar de hacerlo a personas individuales.

De este modo, se reduce considerablemente la complejidad asociada a la herencia de permisos típica de los antiguos modelos basados en subsitios, donde la superposición de configuraciones generaba confusión y riesgos potenciales de acceso no controlado. Además, una site collection dedicada a un departamento o proyecto facilita la aplicación de políticas de retención, cumplimiento y control de versiones, que pueden personalizarse según el tipo de documentos y los requisitos normativos aplicables.

 

Ejemplo de hub site creado con SharePoint Online

 

Desde el punto de vista de la experiencia del usuario, la tendencia es favorecer una navegación clara mediante el uso de menús esenciales y bien organizados. A diferencia de las estructuras jerárquicas en las que el usuario debía recorrer varios niveles de carpetas antes de llegar al contenido deseado, las interfaces modernas de SharePoint ofrecen navegación por hub y navegación local mucho más intuitivas.

Al conectar los distintos sitios, el usuario puede pasar de un contexto a otro sin perderse. Además, gracias a web parts como "Comunicaciones" o "Iniciativas clave", ambas incluidas en nuestra solución de intranet, es posible mostrar contenidos relevantes de otras site collections, o incluso de áreas completas de la intranet, haciendo que la experiencia sea más dinámica.

Esta capacidad de "consolidar" contenidos representa una de las grandes novedades de los sitios modernos de SharePoint, ya que elimina la rigidez de las estructuras antiguas y permite crear páginas de destino temáticas basadas en metadatos y consultas de búsqueda.

Precisamente los metadatos constituyen otro elemento central en la estructura de SharePoint.

El método tradicional, centrado en árboles de carpetas, se reemplaza (o al menos se complementa) con una taxonomía sólida, que permite clasificar los documentos mediante etiquetas y columnas personalizadas.

Si están bien diseñados, los metadatos permiten recuperar archivos de manera más rápida y precisa. Por ejemplo, un departamento de Marketing podría configurar metadatos como "Año de creación", "Campaña publicitaria" o "Tipo de contenido" (entre folletos, infografías, vídeos) para poder encontrar los documentos relevantes para sus actividades, incluso cuando no se conoce la ruta exacta de almacenamiento.

La introducción de content types (conjuntos de columnas y configuraciones predefinidas) asociados a un determinado tipo de contenido, simplifica aún más el proceso de creación y gestión de archivos, ya que el usuario no necesita recordar qué campos debe completar ni cómo clasificarlos.

 

Comunicaciones destacadas en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

Después, es muy importante revisar periódicamente la estructura de su entorno SharePoint.

Cada empresa crece, cambia y evoluciona, y, en consecuencia, también cambian con el tiempo las necesidades informativas y de colaboración. Mantener una buena estructura en SharePoint significa también estar preparados para reorganizar los contenidos, crear nuevos hubs o trasladar departamentos completos a diferentes site collections, sin interrumpir el trabajo diario de los usuarios.

La estructura plana de la que hablábamos hace que estas transiciones sean más fluidas: un sitio puede desvincularse de un hub y volver a vincularse a otro, o bien volverse autónomo con un impacto mínimo sobre los enlaces y las rutas de búsqueda.

En resumen, podríamos decir que una buena estructura de SharePoint se basa en cuatro conceptos fundamentales:

1. Flexibilidad, para adaptarse rápidamente a reorganizaciones o nuevas necesidades.
2. Simplicidad, para facilitar el uso y el mantenimiento de los sitios empresariales.
3. Coherencia, para crear un entorno que facilite las búsquedas y refuerce la identidad de la marca.
4. Orientación al usuario, para garantizar que los contenidos sean siempre útiles y accesibles.

Buenas prácticas para la gestión de documentos en SharePoint

Para una gestión documental moderna, más orientada a la colaboración, las buenas prácticas para estructurar los archivos en SharePoint recomiendan superar la visión tradicional basada en carpetas anidadas, promoviendo en su lugar un uso sistemático de los metadatos.

Este enfoque, que incluye la definición de estándares para las convenciones de nomenclatura, la adopción de etiquetas uniformes y la implementación de flujos de trabajo automatizados, tiene la ventaja de simplificar tanto la clasificación como la recuperación de documentos.

El objetivo es construir un ecosistema digitalizado donde los archivos se gestionen como un patrimonio informativo compartido, accesible de forma rápida y segura para todos los miembros de la organización.

La decisión de reemplazar (o al menos complementar) el modelo basado en carpetas por uno centrado en metadatos responde perfectamente a la necesidad de acelerar las búsquedas de los usuarios, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para encontrar la información requerida para su trabajo.

 

Usar metadatos para encontrar contenido en las bibliotecas de SharePoint

 

Cuando se utiliza exclusivamente una jerarquía de carpetas, un archivo solo puede ubicarse en una ruta concreta y los usuarios deben recordar exactamente dónde fue guardado. En cambio, con los metadatos, el mismo documento puede etiquetarse según varios parámetros (departamento, tipo, estado), lo que hace que la búsqueda sea mucho más inmediata.

Así, un informe útil tanto para el equipo de RR. HH. como para el departamento de Finanzas, gracias a etiquetas adecuadas, aparecerá en los resultados de búsqueda de ambos grupos sin duplicaciones ni ambigüedades.

Como ya se ha mencionado, el uso intensivo de los metadatos de SharePoint requiere la adopción de convenciones de nomenclatura claras.

No basta con crear una columna "Tipo de documento" si luego cada usuario puede introducir libremente valores como "informe", "Informe", "Reporte" o "resumen".

Para evitar esta fragmentación, es preferible definir un conjunto de valores predefinidos (por ejemplo, mediante Managed Metadata o una columna de tipo Choice) e instruir a los compañeros sobre cómo utilizar correctamente estos campos para mantener la coherencia terminológica en toda la biblioteca documental de SharePoint.

El uso de site columns y content types también contribuye a extender y reutilizar estas convenciones en múltiples bibliotecas y sitios, garantizando la máxima uniformidad en la clasificación a nivel empresarial.

 

Crear un tipo de contenido de sitio en SharePoint

 

Paralelamente, la definición de reglas para las convenciones de nomenclatura de archivos (por ejemplo, incluyendo la fecha, el número de versión o el departamento en el título) puede facilitar la lectura de los documentos, especialmente cuando las listas o bibliotecas se consultan en modo de tabla.

Lo ideal es encontrar un equilibrio entre concisión y claridad, evitando nombres de archivo excesivamente largos o ininteligibles y, al mismo tiempo, garantizando la presencia de la información clave que permita identificar el documento de un solo vistazo.

Aunque conviene priorizar el uso de metadatos para reducir la necesidad de crear estructuras anidadas (a menudo difíciles de mantener), es importante recordar que no se debe demonizar el uso de carpetas. En algunos casos, como cuando se necesitan establecer permisos específicos a nivel de carpeta, estas pueden seguir siendo útiles.

Sin embargo, es fundamental no abusar de ellas, ya que encapsular documentos en demasiados subniveles dificulta la recuperación de información y con frecuencia lleva a los usuarios a duplicar archivos para poder colaborar con sus colegas.

Además, SharePoint ofrece de forma predeterminada un sistema de control de versiones que permite rastrear los cambios y restaurar cualquier versión anterior de un archivo. De esta manera se evita crear múltiples copias del mismo documento, cada una en una carpeta diferente.

Cuando sea necesario marcar el estado de un documento como borrador frente a una versión aprobada, es preferible utilizar columnas personalizadas (por ejemplo, "Estado", con valores como "Borrador", "En revisión", "Aprobado") en lugar de crear carpetas separadas para almacenar las versiones generadas en cada fase de redacción.

 

Detalle de las versiones guardadas en el historial de SharePoint

 

Otro aspecto que conviene destacar para una correcta gestión de archivos en SharePoint es la automatización.

De hecho, es recomendable utilizar Power Automate para configurar flujos de trabajo que faciliten la asignación de metadatos. Al cargar un nuevo documento en una determinada biblioteca, el sistema podría mostrar automáticamente un formulario o aplicar etiquetas específicas en función de la ruta de origen o del tipo de archivo reconocido.

Del mismo modo, estos flujos pueden activar notificaciones, iniciar procesos de aprobación o actualizar los valores de las distintas columnas, mejorando en conjunto el sistema de gestión documental.

Además, si ya existe un archivo con un determinado nombre o con ciertos metadatos, un flujo personalizado puede sugerir al usuario actualizar la versión existente, evitando así la creación de copias innecesarias.

 

Ejemplos de acciones que se pueden automatizar en SharePoint mediante Power Automate

 

Para concluir este apartado, es necesario mencionar el denominado límite de visualización de listas de 5.000 elementos (5,000 list view threshold). Conviene aclarar que este límite no se refiere al número total de documentos que se pueden almacenar (que puede alcanzar decenas de millones), sino al número de elementos que pueden mostrarse en una única vista, por razones de rendimiento.

Si se dispone de una única carpeta o biblioteca que acumula miles de archivos sin ninguna diferenciación, existe el riesgo de experimentar ralentizaciones o la imposibilidad de visualizar todos los elementos al mismo tiempo.

La adopción de un modelo basado en varias bibliotecas temáticas y en el uso de metadatos, junto con un uso consciente de filtros personalizados, es la solución más adecuada.

Cómo estructurar la arquitectura de la información en SharePoint, con ejemplos

La capacidad de la plataforma para respaldar procesos empresariales, flujos de trabajo y necesidades de colaboración depende de la planificación de la arquitectura de SharePoint.

El elemento clave es el mapeo de los flujos informativos y de los comportamientos de los usuarios, realizado mediante metodologías de investigación de usuarios y con la participación de distintas figuras clave.

Esta fase inicial, si se lleva a cabo correctamente, permite definir un modelo estructural sostenible a largo plazo, en el que estén claramente establecidas las responsabilidades, la ubicación de los contenidos y las lógicas de seguridad y gobernanza.

Para configurar una arquitectura de la información sólida en SharePoint, es necesario comprender cómo trabajan las personas, cómo intercambian documentos y cómo solicitan información en su día a día.

Puede ser muy útil organizar talleres, entrevistas o encuestas en las que los principales departamentos de la empresa puedan describir sus procesos, señalar los puntos de fricción y expresar sus necesidades más urgentes. Este tipo de análisis participativo no solo permite identificar las áreas en las que SharePoint puede tener un mayor impacto, sino que también genera mayor aceptación por parte de los usuarios finales, al sentirse más implicados en el diseño de la nueva arquitectura.

Durante la fase de recogida de requisitos, pueden construirse perfiles típicos de los trabajadores en la empresa (como project managers, responsables de RR. HH., técnicos de TI) con sus necesidades de uso específicas.

Estos perfiles ayudan a orientar la definición de la estructura, indicando:

• qué información debe estar inmediatamente accesible;
• qué procesos pueden (y deberían) automatizarse;
• dónde incluir funcionalidades de búsqueda avanzada o segmentación de contenidos.

Una vez completado el mapeo, se puede pasar a definir un esquema lógico que relacione sitios, hubs y flujos documentales, teniendo en cuenta las prioridades identificadas.

 

 

Otro pilar en la planificación de la arquitectura de la información en SharePoint es la definición de políticas de gobernanza y seguridad de los contenidos. Desde el punto de vista operativo, es fundamental establecer quién gestiona los permisos a nivel de site collection y quién lo hace a nivel de sitios individuales.

La separación de privilegios y la creación de responsables de sitio o de hub claramente definidos contribuye a implementar una gobernanza más eficiente, en la que cada departamento se ocupa de su área de competencia sin interferencias ni fricciones con otras áreas.

El uso de grupos de seguridad bien estructurados, además, simplifica el ciclo de vida de las autorizaciones, ya que un usuario que cambia de función puede trasladarse de un grupo a otro sin necesidad de revisar manualmente los permisos en cada sitio o biblioteca documental.

Una vez definida la taxonomía, los procesos de gobernanza y las reglas de seguridad, es momento de centrarse en la experiencia del usuario. Si bien la estructura lógica puede ser sólida, si la interfaz resulta confusa o poco atractiva, los usuarios no adoptarán la nueva solución, poniendo en riesgo la inversión realizada por la empresa.

Un diseño limpio, acompañado de una disposición intuitiva y rutas de navegación claras, fomenta el uso de SharePoint como intranet, como sistema de gestión documental y como plataforma de colaboración.

Por ello, demos prioridad a la organización de la navegación global, al uso de hub sites para conectar áreas temáticas y a la integración con la experiencia de búsqueda nativa de SharePoint.

 

Simplificar la búsqueda de información con la intranet SharePoint de intranet.ai

 

La fase de planificación no termina aquí.

La arquitectura de la información debe revisarse periódicamente a la luz de los cambios en la organización. Nuevos departamentos, fusiones, reorganizaciones internas o simplemente la introducción de procesos más eficientes pueden hacer necesario reajustar la estructura de los sitios o actualizar los metadatos.

También cambia la percepción de los usuarios: las funcionalidades que inicialmente parecían accesorias podrían volverse indispensables a medida que aumentan los volúmenes de trabajo.

Un enfoque ágil para gestionar la arquitectura prevé planificar ciclos de retroalimentación, en los que los responsables de intranet, los propietarios de hubs y los principales stakeholders examinan periódicamente el uso real de los sitios, la facilidad para encontrar documentos y el cumplimiento de las buenas prácticas de nomenclatura y etiquetado.

En caso de dificultades, este enfoque permite intervenir con rapidez, redefiniendo reglas de gobernanza, introduciendo nuevos content types o simplificando las rutas de navegación.

Dado que la coherencia entre los distintos sitios es un elemento clave para fomentar la adopción, los momentos de revisión también se convierten en una oportunidad para alinear a los diferentes departamentos en torno a estándares comunes, que van desde los formatos de fecha hasta las reglas para mantener seguras las informaciones compartidas.

Lo que es seguro es que un modelo exitoso de planificación de la arquitectura de la información implica una variedad de roles dentro de la empresa, como se ha reiterado varias veces en este artículo. Veamos en la siguiente tabla cuáles deberían ser las expectativas para cada rol.

 

Roles clave en la gestión de la arquitectura de SharePoint

 

Roles de usuario	Responsabilidades del rol
Intranet owner e administrador de TI	Se encargan de definir la visión general y garantizar que la estructura de SharePoint propuesta respete las directrices de innovación y seguridad.
Responsables de negocio departamentales	Representan las distintas áreas funcionales y tienen la tarea de comunicar las necesidades que guiarán el diseño del entorno de SharePoint.
Creadores de contenido y propietarios de sitio	Colaboran para configurar correctamente las bibliotecas, los metadatos y los flujos de trabajo, de modo que la nueva arquitectura de SharePoint refleje fielmente los procesos diarios y satisfaga las necesidades identificadas por cada departamento.

 

La colaboración entre estos roles y la consecuente planificación de la arquitectura de la información en SharePoint permite crear un entorno digital centrado en las necesidades reales de la empresa, garantizando al mismo tiempo la accesibilidad y la seguridad de los datos.

Además, la estructura resultante de este proceso permite:

1. Reducir el tiempo de búsqueda, ya que los archivos y documentos se indexan mediante metadatos coherentes y se hacen accesibles a través de rutas de navegación claras.
   
   
2. Disminuir los costes de mantenimiento y soporte, dado que la plataforma estructurada de esta manera resulta más fácil de gestionar, especialmente gracias a reglas de gobernanza bien definidas.
   
   
3. Aumentar la implicación de los usuarios, ya que el entorno de SharePoint ha sido diseñado a partir de sus necesidades, fomentando la colaboración y el intercambio de conocimiento.

Arquitectura de SharePoint: ejemplos prácticos de uso

Un ejemplo práctico de cómo implementar una arquitectura de la información en SharePoint que equilibre flexibilidad y centralización es el uso de modelos híbridos que combinan hub sites y site collections organizadas por funciones o departamentos.

Pensemos en una empresa que desee ofrecer a sus empleados una intranet con el objetivo de facilitar el acceso a la información, los documentos y los flujos de trabajo, garantizando al mismo tiempo una clara distribución de responsabilidades y una gestión eficaz de los permisos.

Un primer paso consiste en implementar un hub site central (o varios) que agregue los elementos transversales a toda la organización.

Estos portales funcionan como punto de entrada para los usuarios, quienes encontrarán allí noticias, anuncios, eventos en calendario y enlaces rápidos a los recursos más utilizados (formularios, procedimientos o repositorios de documentos).

El uso de un hub central también permite dotar a un entorno de SharePoint, como la intranet, de una identidad visual y un lenguaje coherente, ya que el branding, el logotipo y las políticas de navegación son heredadas por los sitios asociados.

Por ejemplo, la empresa podría optar por crear un hub denominado "Portal Corporativo", dedicado a las comunicaciones top-down y a contenidos de carácter general (como la sección "Quiénes somos", los valores corporativos, el organigrama o los comunicados oficiales).

Si fuera necesario, podrían establecerse hubs secundarios, cada uno orientado a una zona geográfica o a un macrosector de negocio. En una empresa multinacional, las filiales de un determinado continente o las líneas de producto más amplias podrían requerir un espacio dedicado desde el cual gestionar comunicaciones, servicios y recursos locales.

Cada departamento tendría una site collection dedicada, con un diseño personalizado y un conjunto de funcionalidades adaptado a las necesidades del área específica. En esta configuración, las site collections se conectan al hub central, de modo que los usuarios puedan pasar fácilmente del portal principal a la sección departamental correspondiente.

Para el departamento de RR. HH., por ejemplo, el sitio podría incluir bibliotecas documentales sobre contratos, manuales de incorporación, beneficios y políticas internas, además de espacios de colaboración dedicados a los proyectos en curso.

 

Menús intuitivos para navegar por los contenidos de la intranet SharePoint de intranet.ai

 

A nivel departamental, se pueden crear distintas bibliotecas documentales en función de procesos específicos. En su interior, los metadatos desempeñan un papel clave al etiquetar los archivos con valores personalizados y compartidos, como se explicó en la sección anterior.

Como hemos visto, este método simplifica considerablemente la búsqueda: en lugar de navegar por carpetas y subcarpetas, el usuario puede aplicar filtros dinámicos o realizar búsquedas basadas en etiquetas. Un miembro del equipo de RR. HH., por ejemplo, podría buscar "Contratos - Asia - 2024" y obtener al instante todos los contratos relacionados con las filiales asiáticas de ese año, independientemente de la ubicación física de los archivos.

Otro elemento distintivo de estos modelos híbridos es la posibilidad de crear informes integrados.

La empresa podría decidir desarrollar un área llamada "Insights & Analytics" utilizando soluciones como Power BI u otras fuentes externas. Gracias a estas integraciones, los responsables de departamento pueden visualizar en tiempo real el progreso de los proyectos, el número de documentos cargados, la frecuencia de acceso de los colaboradores, las tendencias de uso de los recursos, entre otros.

Aún más útil es contar con una funcionalidad para el análisis avanzado de los datos recopilados en SharePoint. En el caso concreto de la intranet, no podemos dejar de mencionar Intranet Analytics, el componente desarrollado por intranet.ai específicamente para generar informes y visualizaciones útiles que permitan monitorear el rendimiento y el nivel de adopción de la intranet de SharePoint y del digital workplace integrado.

Esta capacidad de análisis resulta muy valiosa para seguir los procesos en curso, anticipar posibles cuellos de botella o bloqueos y tomar decisiones informadas basadas en datos reales de uso de SharePoint. Si, por ejemplo, el responsable de Marketing nota que cierto grupo de campañas está escasamente documentado o consultado, podrá intervenir para reorganizar la biblioteca correspondiente o alertar al equipo sobre la necesidad de cargar información más completa.

 

Ejemplo de informe disponible con Intranet Analytics de intranet.ai

 

Hemos hablado de muchos aspectos, algunos de los cuales podrían considerarse de naturaleza demasiado técnica y, por tanto, más complejos de gestionar, especialmente si la organización no cuenta con las competencias internas adecuadas para adoptar las buenas prácticas descritas brevemente en este artículo.

Ante la falta de las competencias necesarias, es recomendable recurrir a expertos como los que forman parte del equipo de intranet.ai, para evitar invertir tiempo y recursos en la creación de un entorno SharePoint poco escalable, poco intuitivo y, en definitiva, poco útil para las personas dentro de la empresa.

FAQ sobre las mejores prácticas para estructurar SharePoint

¿Cuál es la estructura ideal de SharePoint Online para una empresa?

La estructura ideal es plana y modular, basada en hub sites centrales y site collections dedicadas. Este modelo favorece la escalabilidad, facilita el mantenimiento y permite una gestión de permisos más segura y controlada.

¿Por qué es mejor evitar una estructura basada solo en carpetas?

Las carpetas imponen jerarquías rígidas y dificultan la recuperación de documentos. Los metadatos permiten una clasificación más flexible y una búsqueda mucho más eficiente, independiente de la ruta de almacenamiento.

¿Qué son los hub sites y por qué son importantes?

Los hub sites agrupan contenidos de varias site collections y ofrecen a los usuarios un punto de acceso centralizado. Garantizan coherencia en el branding, simplifican la navegación y facilitan la gestión centralizada de contenidos empresariales.

¿Cómo se gestionan los permisos en SharePoint de forma eficiente?

Los permisos se gestionan mejor a nivel de site collection, utilizando grupos de seguridad y roles predefinidos. Este enfoque reduce los riesgos de superposición y simplifica el ciclo de vida de las autorizaciones en la empresa.

¿Cuáles son las mejores prácticas para organizar los documentos en SharePoint?

Se recomienda el uso de metadatos y content types para clasificar los documentos, evitando estructuras de carpetas complejas. Las convenciones de nomenclatura coherentes y los flujos automatizados mejoran aún más la gestión documental.

¿Cómo se construye una buena arquitectura de la información en SharePoint?

Una buena arquitectura nace del análisis de los flujos informativos y del comportamiento de los usuarios. Involucrar a perfiles clave de la empresa permite diseñar una estructura que refleje los procesos reales y favorezca la adopción de la plataforma.

¿Cómo se puede mejorar la experiencia del usuario en la navegación?

La experiencia mejora con menús simples, navegación coherente entre hubs y sitios locales, y el uso de web parts que destaquen contenidos relevantes. Las interfaces modernas ayudan al usuario a moverse rápidamente entre la información necesaria.

¿Cómo se evita el límite de los 5.000 elementos en las vistas?

Este límite se evita creando varias bibliotecas temáticas, utilizando metadatos para filtrar los contenidos y diseñando vistas personalizadas que muestren solo lo necesario. Así se preserva el rendimiento del sistema incluso con muchos documentos.