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SharePoint Workflows:
3 flujos para automatizar listas de SharePoint​

SharePoint es ideal para dar vida a su lugar de trabajo digital.

Gracias a sus funciones, podrá gestionar los documentos, la comunicación y los servicios de su empresa de forma cómoda y flexible.

Pero piense en las ventajas que aún podría obtener automatizando estas actividades.

Descubra más en nuestro artículo.

SharePoint y Power Automate:
cómo y por qué integrarlos

SharePoint y Power Automate se encuentran entre las principales herramientas de Microsoft 365.

La primera se desarrolló para permitir a las empresas construir su entorno de trabajo digital de forma flexible e intuitiva.

Los usuarios pueden utilizar SharePoint para:

  • crear bibliotecas dinámicas con archivos y documentos compartidos;
  • redactar y publicar noticias y boletines informativos específicos;
  • ofrecer a los usuarios un acceso rápido a los servicios y recursos corporativos;
  • crear sitios y páginas dedicados a departamentos concretos, sedes deslocalizadas, eventos e iniciativas especiales.

La segunda, en cambio, pretende simplificar la automatización de los procesos empresariales.

Se trata de dar a todas las personas, más o menos expertas en programación, la posibilidad de crear rápidamente automatizaciones capaces de:

  • enviar mensajes de notificación cada vez que se produzca un evento específico
  • archivar determinados archivos adjuntos sin que el usuario ni siquiera tenga que abrir los emails;
  • gestionar la aprobación de nuevos contenidos creados en una biblioteca específica;

Si se pregunta qué y cuántas oportunidades se pueden aprovechar combinando estas dos herramientas, no confíe en su imaginación.

Lea los próximos capítulos.

¿Qué es intranet.ai?

intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:

  • Precio inicial de 3.650 €/año para una intranet completa
  • 50+ aplicaciones, que incluyen búsqueda avanzada, gestión de documentos, noticias, notificaciones push a través de Teams, perfil personal y preguntas frecuentes
  • Integración al 100% con SharePoint Online y Microsoft 365

 

Los puntos de contacto entre SharePoint y Power Automate

El primer tema a tratar para comprender cómo integrar SharePoint y Power Automate se refiere a los puntos de contacto entre las dos plataformas.

Por "puntos de contacto" nos referimos a los distintos tipos de elementos a los que se puede vincular un flujo de trabajo.

En nuestro caso, la mayoría de las automatizaciones se vinculan a listas de SharePoint.

La razón es muy sencilla y radica en el hecho de que SharePoint es el gestor de los contenidos corporativos, que siempre se crean, publican, comparten y archivan a través de sus listas y colecciones de documentos.

Power Automate se conecta entonces al centro de operaciones de su lugar de trabajo digital.

Sus flujos de trabajo se vinculan a las listas de SharePoint, y es la dinámica de esas listas la que constituye los eventos denominados "Disparadores", que inician la serie de tareas que realiza Automate.

En el caso de SharePoint, existen más de 10 desencadenantes diferentes. A continuación, enumeramos algunos de los principales:

  • Inserción de un archivo o elemento en una lista o biblioteca.
  • Edición de archivos o elementos de una lista o biblioteca.
  • Eliminación de un archivo o elemento de una lista o biblioteca.

Cada uno de estos disparadores puede vincularse a diferentes automatizaciones, como el envío de notificaciones personalizadas a través de Outlook o Teams, o la creación de un informe dinámico con Power BI.

Las posibilidades son numerosas, y le recomendamos que explore la sección "Plantillas" de Power Automate.

Aquí puede ver, de hecho, el catálogo de flujos preconfigurados para vincularlos a herramientas de Microsoft 365, así como a aplicaciones de terceros.

Si filtra por SharePoint, podrá descubrir las automatizaciones más utilizadas y listas para usar para sus listas y bibliotecas.

Ejemplos de flujos preconfigurados para SharePoint

Ejemplos de flujos preconfigurados para SharePoint


Al llegar a este punto, queremos hacer hincapié en que es posible construir flujos de trabajo que vean SharePoint como una parada o incluso como un destino final en su viaje.

En este caso, el Trigger será externo a la plataforma.

Permítanos aclararlo con un ejemplo.

Con Power Automate, podría construir un flujo capaz de iniciarse con la llegada de emails de un remitente específico.

Si esto ocurriera, su flujo podría realizar la acción de guardar los archivos adjuntos de estos emails en la biblioteca de SharePoint que comparte con su equipo o departamento.

De este modo, sus archivos corporativos podrían programarse para actualizarse en tiempo real y notificar a los usuarios con acceso a la biblioteca la incorporación de un nuevo documento.

Sería muy cómodo, ¿verdad?

Piense en la cantidad de tiempo que podría ahorrar si las tareas manuales secundarias fueran gestionadas por su propio entorno de trabajo digital.

Podría disminuir las posibilidades de cometer errores en la gestión de materiales e información empresarial y, a cambio, ganar la concentración que necesita para abordar las tareas más estratégicas de su trabajo.

Pero antes de pintarle un cuadro libre de imperfecciones, pasemos al segundo tema básico: comprender cómo funciona la integración entre SharePoint y Power Automate.

Hablemos de sus limitaciones y de las posibles soluciones para sortearlas.

Los límites de la integración entre SharePoint y Power Automate

Power Automate permite crear flujos de trabajo en modo low-code.

Esto significa que incluso los usuarios con pocos conocimientos de programación pueden automatizar sus propias tareas y las de su empresa sin tener que recurrir a soluciones rudimentarias o de bajo rendimiento.

Sin embargo, existen limitaciones en la funcionalidad de las herramientas diseñadas para ser precisas y, al mismo tiempo, asequibles. Y Power Automate no es una excepción.

Por ejemplo, los flujos de trabajo tienen una caducidad de 30 días, comenzando su propia cuenta atrás en el momento en que se inician.

Esta limitación debe tenerse en cuenta especialmente para automatizar procesos como las aprobaciones, que a menudo se llevan a cabo mediante flujos estructurados relativamente largos y de varios niveles.

Si los usuarios se retrasaran en responder a la solicitud de aprobación, es probable que el flujo no concluyera a tiempo. El resultado sería la suspensión del propio flujo.

Por desgracia, si se encontrara en esta situación, sepa que se verá obligado a repetir manualmente todo el procedimiento.

Para evitar este inconveniente, le recomendamos una solución sencilla e intuitiva: divida sus flujos más complejos en unidades más cortas y concatenadas.

De este modo, podrá centrar cada flujo en un grupo específico de usuarios aprobadores y evitar así que sus automatizaciones le hagan perder el tiempo en lugar de ayudarle a ahorrarlo.

Otra limitación está relacionada con la unidireccionalidad de los flujos de trabajo.

En otras palabras, puede vincular un elemento de una plataforma a varios flujos de automatización, pero no al revés.

De hecho, cada flujo que configure dentro de Power Automate sólo puede vincularse a un elemento de una única plataforma. Por ejemplo, no puede vincular una automatización a diferentes listas y bibliotecas.

El problema sigue siendo entonces la cantidad de tiempo que tendría que dedicar a crear el mismo flujo desde cero para poder aplicar la misma automatización a los múltiples repositorios en los que usted y su equipo trabajan.

Pero incluso en este caso, tenemos una solución que ofrecerle.

Aunque es imposible eliminar la unidireccionalidad de las automatizaciones, puede copiar o exportar sus flujos personalizados.

Para ello, sólo tiene que entrar en la interfaz de Power Automate, seleccionar el flujo que desee con el botón derecho del ratón y hacer clic en:

  • "Exportar", para descargar su contenido como un archivo .zip e importarlo a otras áreas.
  • "Guardar como", para crear un clon dentro de Power Automate.

En ese momento, sólo tendrá que introducir las referencias a la nueva lista o biblioteca que se asociará al flujo clonado y... ¡listo!

Sin embargo, si sólo necesita aplicar la misma automatización a un par de colecciones en SharePoint, podemos indicarle una solución alternativa a la que acabamos de ver.

De hecho, puede ir a cada una de sus listas y hacer clic en "Automatizar" en la esquina superior derecha. Al hacerlo, podrá aplicar manualmente uno o varios de sus flujos de trabajo a los archivos de toda la colección.

Ahora, podemos empezar a explorar con más detalle los principales tipos de automatización que combinan SharePoint Online y Power Automate de Microsoft 365.

Le presentamos los 3 más populares y utilizados por las empresas.

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SharePoint Workflows:
3 flujos para automatizar las listas de SharePoint

Vayamos al grano y veamos juntos cuáles son los 3 flujos más utilizados por las empresas para automatizar procesos en su entorno de trabajo basado en SharePoint Online.

El flujo para guardar las respuestas a los formularios

Forms es la herramienta de Microsoft 365 para crear cuestionarios inteligentes.

Con sus Formularios, puede poner a prueba los conocimientos y analizar los comentarios de sus comunidades, desde los departamentos corporativos hasta las aulas de los colegios.

Entre sus características, cabe destacar la ramificación de las preguntas para personalizar el recorrido de cada usuario y los análisis de la sección "Ideas", que le permiten tener una visión alternativa y original sobre la información recogida.

No entraremos aquí en detalles.

 

Si tiene curiosidad por explorar mejor esta plataforma, le recomendamos nuestro artículo Microsoft Forms: cómo crear cuestionarios inteligentes en 6 pasos.

 

Queremos centrarnos en cómo Power Automate le permite guardar automáticamente respuestas a Formularios en una lista de SharePoint.

Para ello, sólo tiene que seguir estos pasos:

1. Cree la lista de SharePoint que albergará las respuestas de los usuarios encuestados.

Debe configurar la lista correctamente.

Para ello, utilice sus columnas: introduzca como título (o mejor dicho, metadatos) el tipo de información que recoge cada una de sus preguntas.

Por ejemplo, puede introducir la columna "Función" correspondiente a la pregunta de su formulario "¿Cuál es su cargo?".

2. Entre en Power Automate y abra la plantilla "Registro de respuestas en SharePoint".

Encuentre los distintos flujos preconfigurados de Power Automate en la sección "Plantillas" de la parte izquierda de la interfaz.

Para agilizar la búsqueda, utilice la barra superior y filtre por "SharePoint".

Verá que la plantilla que le hemos indicado aparecerá entre los primeros resultados.

3. Asigne un nombre al flujo y seleccione el activador "Cuando se envíe una nueva respuesta".

Este Trigger, o evento desencadenante, estará en la parte superior de la lista sugerida.

Una vez que lo haya elegido, entrará en el flujo preconfigurado y listo para ser personalizado.

Lo primero que debe hacer es indicarle a cuál de sus cuestionarios debe vincularse.

A continuación, introduzca el nombre de su cuestionario tanto en el Desencadenante como en la primera Acción, llamada "Obtener detalles de la respuesta".

4. Configure la acción "Crear artículo".

Ahora, tiene que indicarle al flujo cómo almacenar sus respuestas al cuestionario.

He aquí cómo proceder:

    • Indique el sitio en el que se encuentra la lista de destinos. Si no la encuentra entre las sugeridas, haga clic en "Introducir valor personalizado" e introduzca la URL.
    • Indique la lista en la que desea almacenar las respuestas.
    • Rellene las secciones que se abrirán.

Éstas corresponden a las columnas de su lista y, si las ha personalizado correctamente, sólo tiene que hacer coincidir cada sección con la pregunta correspondiente.

Por ejemplo, si la lista tiene la columna "Años en la empresa", Power Automate se la propondrá como la sección que debe hacer coincidir con su pregunta "¿Cuántos años lleva trabajando en nuestra empresa?".

Verá que será un trabajo bastante rápido e intuitivo.

Power Automate está diseñado para ello.

5. Haga clic en "Guardar".

Una vez guardado, su flujo comenzará a realizar su tarea.

Sin embargo, si la plataforma no guarda la automatización en unos 10 segundos, es posible que haya problemas.

Para averiguar qué errores puede haber cometido, utilice la pestaña "Comprobador de flujo" (la encontrará junto a "Guardar").

Esto abrirá una ventana en la que Power Automate le dirá exactamente qué problemas le impiden activar el flujo.

Lo único que tendrá que hacer es corregirlos y volver a guardarlos.

Ya tiene configurado el flujo de trabajo para guardar, organizar y analizar en SharePoint las respuestas y la información obtenida de sus cuestionarios.

Recuerde que nuestro ejemplo es sólo el punto de partida.

De hecho, puede decidir crear su automatización desde cero y ampliarla con funciones adicionales, como el envío de un email de agradecimiento o una notificación en Microsoft Teams para señalar la llegada de una respuesta especial.

Por ejemplo, una calificación de 5 estrellas para su producto o curso de formación.

El flujo para archivar adjuntos de email en Outlook

Ahora que ya sabe cómo configurar un flujo para recopilar respuestas a sus cuestionarios de formularios en una lista de SharePoint, pasemos a la segunda automatización favorita de las empresas.

Vamos a hablar de cómo guardar los archivos adjuntos de sus emails sin ni siquiera iniciar sesión en Outlook.

He aquí los pasos a seguir:

1. Cree la lista de SharePoint que albergará sus archivos adjuntos.

Como vimos en el ejemplo relacionado con los formularios, debe aprovechar las columnas de una lista de SharePoint e introducir información clave para almacenar los documentos entrantes en su correo electrónico.

Por ejemplo, podría utilizar columnas como "Remitente", "Cuerpo del email" y "Fecha de recepción".

2. Entre en Power Automate y cree un flujo automatizado.

Para crear un flujo desde cero, tiene que hacer clic en "Crear" en la parte izquierda de la interfaz.

La plataforma le propondrá varios tipos de flujo, pero a nosotros nos interesa el llamado "Flujo automatizado en la nube".

Selecciónelo y se abrirá el lienzo de diseño en blanco.

Sin inquietarse por la hoja en blanco, elija primero el Trigger: en nuestro caso, necesita el elemento "Cuando llegue un nuevo email".

3. Haga clic en "Nuevo paso" y elija la Acción "Crear elemento".

Esto abrirá la ventana para indicar al flujo cómo almacenar la información en su lista de SharePoint.

He aquí cómo proceder:

    • Indique el sitio en el que se encuentra la lista de destino: si no lo encuentra entre los propuestos, haga clic en "Introducir valor personalizado" e introduzca la URL.
    • Indique la lista en la que desea almacenar sus archivos adjuntos.
    • Rellene las secciones que aparecerán.

Éstas corresponden a las columnas de la lista y, si las ha personalizado correctamente, sólo tendrá que hacer coincidir cada sección con el detalle correspondiente de sus emails.

Por ejemplo, para la sección "Remitente", seleccione el elemento "De"; para la sección "Cuerpo del correo", elija "Cuerpo del correo", y así sucesivamente.

4. Haga clic en "Nuevo paso" e introduzca la acción "Aplicar a cada uno".

Esta categoría concreta de Acciones agrupa una o varias Acciones que se aplicarán a todo un tipo de elemento.

En nuestro caso, se aplicará la Acción de guardar todos los archivos adjuntos entrantes en Outlook. En consecuencia, seleccione el elemento "Adjuntos" para configurar la Acción "Aplicar a cada uno".

5. Seleccione "Añadir una acción" y elija la acción "Añadir adjunto".

Esto abrirá la ventana para indicar al flujo qué información de sus anexos debe guardar.

Estos son los pasos a seguir:

    • Indique el sitio y, a continuación, la lista de destino.
    • En la sección "ID", seleccione el elemento "ID" del conector SharePoint.
    • En la sección "Nombre de archivo", seleccione el elemento "Nombre del archivo adjunto".
    • En la sección "Contenido del archivo", introduzca el elemento "Contenido del archivo adjunto".

6. Haga clic en "Guardar".

El juego está hecho: ¡su flujo está listo para realizar su tarea!

Sin embargo, si la plataforma no guarda la automatización en unos 10 segundos, es posible que haya problemas.

Para averiguar qué errores ha podido cometer, utilice la pestaña "Comprobador de flujo" (la encontrará junto a "Guardar"). Esto abrirá una ventana en la que Power Automate le dirá exactamente qué problemas le impiden activar el flujo.

Lo único que tendrá que hacer es corregirlos y volver a guardar.

Así habrá creado el segundo flujo de trabajo más popular para SharePoint.

Con esta automatización, sus archivos se actualizarán constantemente sin que usted tenga que abrir cada email y perder tiempo moviendo, editando y enviando notificaciones.

Hablando de notificaciones, recuerde que puede ampliar la funcionalidad del flujo de trabajo para enviar emails o mensajes en Teams y avisar a sus compañeros de la llegada de nuevos documentos.

No está mal, ¿verdad?

El flujo para aprobar un nuevo documento con Approvals

Ahora que hemos visto cómo guardar automáticamente los documentos entrantes en su correo de Outlook, parece natural explicar cómo crear flujos para aprobar cada nuevo archivo colocado en una de sus bibliotecas de SharePoint.

Esto es posible gracias a la intervención de Aprobaciones.

Si no está familiarizado con ella, Aprobaciones es la aplicación de Microsoft 365 creada para conectar a los usuarios que necesitan aprobar nuevos contenidos o que necesitan recibir notificaciones sobre cambios en repositorios compartidos.

La novedad que introduce Power Automate en este contexto es la posibilidad de automatizar el envío de solicitudes con Aprobaciones y los cambios en los documentos en caso de que sean aprobados o no.

Si se ha despertado su curiosidad, podemos empezar.

He aquí los pasos a seguir:

1. Entre en Power Automate y cree un flujo automático.

Para crear un flujo desde cero, haga clic en "Crear" en la parte izquierda de la interfaz.

Después, elija la categoría llamada "Flujo automatizado en la nube".

Sí, existe una plantilla lista para personalizar, pero queremos explicarle cómo atacar ese lienzo de diseño en blanco.

De este modo, erradicará el miedo a crear sin directrices que seguir.

2. Seleccione el Disparador "Cuando se crea o modifica un archivo (sólo propiedades)".

Ahora configure el Trigger, o evento desencadenante, de su flujo para indicarle a cuál de sus bibliotecas SharePoint debe conectarse.

Para ello, siga estos pasos:

    • Señale el sitio que contiene la biblioteca que le interesa.
    • Señale la biblioteca.
    • Señale la carpeta con sus documentos para su aprobación.

3. Seleccione "Nuevo paso" y después la acción "Iniciar y esperar aprobación".

Power Automate le ofrecerá diferentes tipos de aprobación, desde la que depende de la respuesta del primer usuario contactado hasta la que tiene que esperar la opinión de todo un grupo de personas.

Para nuestra explicación, hemos pensado en el caso en el que es el responsable de su equipo el que tiene que emitir el juicio final. Entonces continuamos con la categoría "Sólo el primer usuario que responda debe aprobar".

No se preocupe: si indica otros contactos al flujo, a estos usuarios también se les enviará la solicitud de aprobación.

La única diferencia es que estas solicitudes tendrán una finalidad más informativa, para ver cuál es el pensamiento del grupo y alertarles de la llegada de un nuevo documento al repositorio compartido.

4. Configure la Acción recién insertada "Iniciar y esperar aprobación".

Ahora, necesita personalizar la solicitud que Aprobaciones enviará a los usuarios aprobadores.

Estos son los pasos a seguir:

    • Dé a la solicitud un título significativo (por ejemplo, "Aprobación de un nuevo documento de RRHH", si la carpeta de destino recoge los formularios aprobados de este departamento).
    • Indique la dirección de email de los usuarios con los que hay que ponerse en contacto.
    • Inserte el elemento "Enlace al artículo" en la sección "Enlace al artículo". Esto dará acceso a los usuarios aprobadores al expediente en revisión.

5. Haga clic en "Nuevo paso" y añada una Acción "Condición".

Las Condiciones son una de las características más distintivas de Power Automate.

De hecho, permiten que los flujos de automatización tomen diferentes Acciones dependiendo de si una Condición suya se cumple o no.

En nuestro caso, la Condición debe crear una bifurcación basada en la respuesta del primer usuario aprobador (como se estableció en el Paso 3, si lo recuerda).

Si la respuesta es afirmativa, el flujo llevará a cabo las Acciones en la ruta "Si sí"; en caso contrario, continuará por la ruta "Si no".

6. Establezca la Acción "Condición" que acaba de introducir.

Dado que estamos construyendo un flujo de aprobación, la Condición debe establecerse con la siguiente expresión lógica: "Resultado" es igual a "Aprobar".

7. Cree la ruta "Si sí".

Aquí tiene que construir el camino que seguirá su flujo si el usuario que aprueba responde positivamente.

Como siempre, puede adaptar la automatización a sus necesidades. A continuación, enumeramos sólo pasos hipotéticos pero utilizados a menudo:

    • Añada la acción "Enviar un email".
      • En la sección "Para", indique la dirección de correo electrónico de los usuarios a los que desea informar de la aprobación satisfactoria.
      • Escriba el asunto y el cuerpo del email. Un consejo: aproveche el contenido dinámico de Power Automate para incorporar elementos interactivos en el texto, como un enlace al documento que acaba de aprobar.

    • Añada la acción "Mover archivo".
      • Indique el sitio con la carpeta de origen.
      • Introduzca el elemento "Identificador" (no "ID") en la sección "Archivo a mover".
      • Indique la carpeta que contiene sus documentos aprobados.

8. Cree la ruta "Si no".

Una vez más, estos son los pasos que le recomendamos seguir:

    • Añada la Acción "Enviar un email".
      • Introduzca en la sección "Para" la dirección de email de los usuarios que deben ser informados de la aprobación fallida.
      • Escriba el asunto y el cuerpo del texto.

9. Haga clic en "Guardar".

¡Su flujo ya está operativo!

Sin embargo, si la plataforma no guarda la automatización en unos 10 segundos, es posible que haya problemas.

Para averiguar qué errores puede haber cometido, utilice la pestaña "Comprobador de flujo" (la encontrará junto a "Guardar").

Esto abrirá una ventana en la que Power Automate le dirá exactamente qué problemas le impiden activar el flujo.

Lo único que tendrá que hacer es corregirlos y volver a guardar.

También hemos llegado al final del tercer flujo de trabajo más utilizado para SharePoint.

Esperamos que nuestra explicación haya sido clara y fácil de seguir.

Todo lo que tiene que hacer es abrir Power Automate, mantener nuestro artículo al lado, ¡y empezar a crear sus flujos de trabajo!

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Giuseppe Marchi


MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo sencillo y eficaz.

Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración digital, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

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