Copilot en Microsoft Viva para la experiencia del empleado

Microsoft Copilot en Viva: una introducción

Microsoft ha comenzado recientemente a integrar Microsoft 365 Copilot en la suite Viva para poner su nueva tecnología basada en IA generativa al servicio de la experiencia del empleado. Para quien aún no tenga las ideas claras, Copilot es la tecnología de última generación diseñada por Microsoft y basada en modelos de lenguaje avanzados, como GPT-4, para comprender el contexto del usuario, analizar los datos empresariales y generar contenido personalizado con el cual simplificar su trabajo.

Copilot se distingue por su capacidad para

• responder de forma natural a las solicitudes
• automatizar tareas repetitivas
• proporcionar información valiosa

Por ejemplo, es capaz de procesar grandes cantidades de información procedente de múltiples fuentes empresariales, sintetizarla en un único informe fácil de consultar y proporcionar sugerencias precisas en tiempo real para afrontar posibles problemas o alcanzar determinados objetivos.

Según las investigaciones realizadas por Microsoft para probar la validez de su producto, la implementación de Copilot permite a las organizaciones ahorrar hasta un 30 % de tiempo en las tareas diarias, aumentando en un 20 % la velocidad con la que los equipos empresariales logran completar sus proyectos.

En el caso de Microsoft Viva, Copilot se enfoca en la experiencia de las personas que forman parte de una organización para ayudarles a:

• mejorar la comunicación con colegas, socios y clientes
• crear trayectorias de formación basadas en las necesidades reales de los trabajadores
• gestionar el intercambio de información mediante la base de conocimiento empresarial

Y no solo eso. Además de ofrecer muchos otros beneficios, la integración de Copilot con Viva está dando lugar al nacimiento de nuevos productos de forma constante, como Microsoft Sales Copilot para apoyar las actividades de profesionales individuales y departamentos (en este caso, del departamento comercial).

Con Microsoft 365 Copilot en los módulos Viva, entre ellos Viva Goals, Viva Engage y Viva Learning, las empresas pueden proporcionar a su personal las herramientas necesarias para aumentar la productividad y el bienestar, reduciendo el riesgo de agotamiento, errores y pérdida de talento.

Ya sea para optimizar los flujos de trabajo o mejorar las estrategias de engagement, Copilot se presenta como la solución para las empresas que desean colocar a las personas en el centro de su crecimiento.

¿Qué es la experiencia del empleado y cuál es el papel de la tecnología de Microsoft?

La experiencia del empleado representa el conjunto de percepciones, emociones e interacciones que cada trabajador vive a diario dentro de su organización. Es un concepto que está cobrando cada vez más importancia en los últimos años y que se encuentra en la base de un número creciente de estrategias de crecimiento empresarial.

Estrategias que van más allá de proporcionar herramientas para que los trabajadores puedan realizar su labor. Se trata, en cambio, de alcanzar un objetivo mucho más ambicioso: crear un ecosistema en el que el personal pueda sentirse valorado, respaldado y motivado para dar lo mejor de sí, tanto individualmente como dentro de su equipo.

Esta nueva visión del trabajo y de la gestión de los recursos humanos nace de la conciencia de que el bienestar, la implicación y el crecimiento profesional de los trabajadores son ahora factores fundamentales para atraer y retener el talento que una empresa necesita para seguir siendo competitiva y continuar evolucionando.

Una experiencia laboral positiva, de hecho, no solo mejora el estado de ánimo de las personas, sino que se traduce en beneficios concretos para la organización.

Diversos estudios recientes muestran que los trabajadores que perciben un fuerte respaldo por parte de la empresa tienen un 50% más de probabilidades de permanecer en su puesto y están 30% más implicados en los proyectos e iniciativas de la organización.

Al aumentar la implicación, se consigue una mayor productividad, una reducción de la rotación de personal y un entorno más colaborativo, generando un círculo virtuoso que fortalece todo el sistema empresarial.

Por ello, se vuelve esencial adoptar las herramientas adecuadas para poner en práctica las estrategias de experiencia del empleado. Entre ellas destaca el entorno digital de Microsoft, siempre enfocado en ofrecer la mejor tecnología para fomentar la colaboración, simplificar el acceso a la información y aumentar la productividad de manera sostenible.

En su centro se encuentra la intranet corporativa basada en SharePoint Online, una plataforma que permite centralizar comunicaciones, recursos, servicios y actividades, haciendo que la experiencia del usuario sea más intuitiva y personalizada. SharePoint Online, en particular, sirve como base para un entorno de trabajo digital completo, en el que las distintas aplicaciones de Microsoft se integran de forma nativa para apoyar al personal en cada aspecto de su trabajo.

A partir de aquí, se destaca el papel de Microsoft Viva, que amplía las funcionalidades de Microsoft 365 para adoptar la visión de la experiencia del empleado y permitir su implementación efectiva. Viva no solo integra módulos dedicados a la formación, la comunicación y la consecución de objetivos, sino que lo hace aprovechando todas las capacidades de la IA generativa a través de Copilot.

Gracias a esta sinergia entre Microsoft 365, Microsoft Viva y Copilot, las empresas pueden construir un entorno digital de trabajo verdaderamente centrado en las personas.

Cómo acceder a Copilot en Microsoft Viva

Acceder a Copilot en Microsoft Viva requiere una combinación de licencias adecuadas, configuraciones específicas y una comprensión clara de los requisitos técnicos necesarios para habilitar esta potente integración basada en inteligencia artificial dentro de la suite dedicada a la experiencia del empleado.

Microsoft ha reorganizado el acceso a Copilot para garantizar que cualquier tipo de empresa pueda adoptarlo sin dificultades y maximizar su inversión, integrando las funcionalidades de esta nueva tecnología en su entorno de trabajo digital sin fricciones ni riesgos para la seguridad de los datos (siempre que el entorno esté basado en Microsoft 365).

El primer paso consiste, por lo tanto, en verificar que usted disponga de las licencias adecuadas de Microsoft 365. Copilot en Microsoft Viva está disponible como un componente adicional (add-on) para las organizaciones que ya cuentan con las licencias base necesarias para acceder a Viva.

Las licencias compatibles incluyen:

• Microsoft 365 E3 o E5, que ofrecen funcionalidades avanzadas de gestión, seguridad y colaboración necesarias para habilitar Copilot.
  
  
• Licencias premium de Viva Engage, incluidas en la Microsoft Viva Suite o en el plan de Comunicaciones y comunidad de empleados de Microsoft Viva.
  
  
• Add-on Copilot para Microsoft Viva, para integrar las funcionalidades de inteligencia artificial en los módulos activos de Viva.
  
  
• Licencias para aplicaciones relacionadas, como SharePoint, OneDrive for Business, Teams, Planner, Project y Visio, necesarias para garantizar un ecosistema completamente integrado.
  
  

Desde el punto de vista técnico, Copilot requiere que la organización ya tenga configuradas las principales herramientas de Microsoft 365. Esto incluye la habilitación de Microsoft Graph, fundamental para permitir que Copilot acceda de forma segura a la información empresarial, y Azure Active Directory, que garantiza la gestión segura de los accesos y permite a los trabajadores utilizar Copilot con su cuenta personal. Una configuración óptima de los datos empresariales también es necesaria para asegurar que Copilot pueda analizar información relevante y generar respuestas y sugerencias basadas en el contexto.

En cuanto a los pasos operativos, el proceso comienza con la compra del add-on Copilot para Microsoft Viva. Una vez obtenido, el administrador de TI debe configurar Copilot a través del Centro de administración de Microsoft 365, asegurándose de que se respeten los criterios de seguridad y cumplimiento empresarial. Esto incluye la definición de los permisos para los datos accesibles por la inteligencia artificial y la asignación de las licencias a los trabajadores que lo utilizarán.

Todo el proceso, aunque sencillo, requiere una adhesión minuciosa a las directrices oficiales para garantizar una configuración lo más libre posible de riesgos y complicaciones.

Si la empresa no cuenta con las competencias técnicas adecuadas para gestionar la adopción de Copilot, recuerde que el equipo de intranet.ai puede proporcionar el soporte necesario y guiar a los usuarios no solo en la configuración del entorno digital empresarial, sino también en la formación para utilizar Copilot de la mejor manera en su trabajo.

De hecho, una adopción correcta de Copilot no significa solo integrar una nueva tecnología, sino también preparar al personal para aprovechar plenamente sus capacidades. Formar a los trabajadores en el uso de Copilot es esencial para obtener los máximos beneficios, mejorando la productividad y la colaboración dentro del entorno digital de trabajo.

Copilot en Microsoft Viva: ¿qué funcionalidades ofrece?

Microsoft 365 Copilot revoluciona el concepto de experiencia del empleado en los módulos de Microsoft Viva. Gracias a las numerosas funcionalidades nacidas de esta reciente integración, funcionalidades que en breve veremos juntas, Copilot logra no solo automatizar las tareas repetitivas que consumen tiempo y energía a cualquier profesional, sino también proporcionar un mayor apoyo a través de información personalizada con la que los usuarios pueden mejorar:

• la comunicación con los colegas
• el desarrollo de las competencias personales
• la gestión del tiempo, del estrés y de las prioridades
• el seguimiento de los objetivos individuales y del equipo

Desde las conversaciones interactivas en Viva Engage hasta la formación continua con Viva Learning, pasando por los análisis estratégicos de Viva Insights y la definición de objetivos con Viva Goals, Copilot tiene como objetivo mejorar cada aspecto de la vida laboral.

Microsoft 365 Copilot en Viva Engage

Copilot en Viva Engage ofrece funcionalidades específicas para la comunicación interna. Entre las principales:

• Redacción de publicaciones
• Gestión de comentarios (anunciada, pero aún no disponible)
• Creación de preguntas y respuestas (también en camino).

Partiendo de la redacción, Copilot se basa en las indicaciones de los usuarios para generar borradores de publicaciones para publicar en las comunidades de Viva Engage. Por ejemplo, si se realiza una solicitud como: "Cree una plantilla para una publicación que ilustre las ventajas del trabajo remoto en la empresa", Copilot responde proporcionando un borrador estructurado, que podría incluir un inicio llamativo, una sección central donde se destaquen algunas de las principales ventajas del trabajo remoto y un llamado a la acción final, como una invitación a participar en una encuesta sobre la adopción del trabajo remoto.

Las publicaciones generadas pueden luego refinarse modificando:

• la longitud
• el tono de voz
• los contenidos adjuntos, propuestos según el tema

En nuestro ejemplo sobre la publicación para el trabajo remoto, Copilot podría sugerir adjuntar los resultados de un estudio realizado internamente en la organización o una infografía que resuma los beneficios de este nuevo enfoque.

Una funcionalidad relacionada con la redacción se refiere al análisis de las conversaciones junto con sugerencias sobre los temas a tratar en sus futuras publicaciones. Si en las discusiones se habla a menudo de nuevos proyectos empresariales, por ejemplo, Copilot podría proponer crear una publicación para responder a las preguntas más frecuentes sobre el tema o para anticipar algunos detalles.

Pasando a la gestión de los comentarios, Microsoft ha anunciado que Copilot podrá proporcionar un resumen de los comentarios recibidos sobre una publicación, junto con una visión general del sentimiento expresado por los colegas. En este caso, podríamos poner como ejemplo un anuncio sobre la introducción de una nueva política empresarial.

Según lo declarado por la empresa matriz, Copilot podrá pronto resaltar los principales puntos de interés y las preocupaciones expresadas en los comentarios, para ayudar a la organización a adaptar sus estrategias a las necesidades de los trabajadores.

Finalmente, también la creación de preguntas frecuentes (FAQ) para la sección Answers de Viva Engage se beneficiará de Copilot.

Cuando un usuario comience a escribir una pregunta, la inteligencia artificial sugerirá la mejor manera de expresarla con claridad, facilitando así la comprensión por parte de los colegas. Además, Copilot podrá proponer respuestas con recursos pertinentes como enlaces a documentos o tutoriales en video, ayudando a resolver cualquier duda en poco tiempo.

Redacción de una publicación con Copilot en Viva Engage

Microsoft 365 Copilot en Viva Sales:
aquí tiene Microsoft Sales Copilot

Microsoft Sales Copilot nace de la integración entre Microsoft 365 Copilot y Viva Sales, el módulo dedicado a las actividades de búsqueda y participación de clientes. Se trata de un nuevo producto que ofrece a los equipos empresariales un apoyo concreto para gestionar con mayor eficiencia las actividades de ventas.

En Teams, durante las reuniones, Sales Copilot proporciona sugerencias para responder a las preguntas de los clientes basándose en la información procedente de materiales compartidos y documentos corporativos. El objetivo es doble: facilitar la gestión de los encuentros con los clientes y transformar rápidamente las actividades acordadas en tareas registradas en el CRM empresarial, con el fin de mejorar al mismo tiempo los procesos de seguimiento.

En Outlook, esta versión reciente de Copilot simplifica la comunicación con los clientes. Entre las funcionalidades disponibles, destacan el resumen de las conversaciones, que proporciona una visión clara de las interacciones previas con el mismo cliente, y la ficha CRM, que permite visualizar oportunidades y registros de cuentas directamente desde su bandeja de entrada.

La capacidad de redactar correos electrónicos es otro punto fuerte, si se considera que, en primer lugar, Sales Copilot puede recuperar información desde:

• Microsoft 365
• Dynamics 365 Sales
• CRM empresarial

Con esta información, la inteligencia artificial puede generar contenido relevante para la conversación que el equipo está manteniendo con cada cliente, acelerando considerablemente los tiempos de respuesta.

Generar contenidos con Microsoft Sales Copilot

Microsoft 365 Copilot en Viva Learning

Copilot en Viva Learning amplía las funcionalidades para gestionar la formación interna a través de:

• creación de itinerarios formativos
• resumen de los contenidos presentes en un curso
• búsqueda de recursos educativos relevantes para usted

Además de destacar que estas funcionalidades se encuentran actualmente en versión preliminar, es importante saber que Copilot también permite realizar consultas en lenguaje natural sobre los contenidos de aprendizaje. Esto significa que puede reelaborar la información contenida en el entorno de Viva Learning para responder a cualquier pregunta sobre un tema.

Aprender con Copilot en Viva Learning

Microsoft 365 Copilot en Viva Insights

Viva Insights ofrece acceso a un panel de control dedicado al uso de Copilot en la empresa, diseñado para proporcionar a los líderes empresariales información valiosa sobre cómo maximizar la adopción de esta nueva tecnología según las necesidades reales de los compañeros.

A través del panel de control, es posible:

• identificar a los compañeros que pueden beneficiarse más de Copilot, analizando su uso diario de Microsoft 365;
• comprender cómo se utiliza Copilot en la empresa, destacando posibles áreas de mejora para su adopción;
• supervisar el sentimiento general hacia la introducción de Copilot.

Además de ofrecer una visión clara sobre el éxito de la adopción, Viva Insights aprovecha la integración con Copilot para analizar aún más en profundidad las modalidades de trabajo de los equipos empresariales, identificando las principales tendencias y sugiriendo cómo mejorar su productividad y bienestar.

Sin embargo, las sugerencias no se limitan únicamente a la dirección.

Sirven para apoyar a los propios trabajadores en la optimización de su tiempo y sus recursos, con el objetivo de equilibrar de la mejor manera posible todas las actividades que componen su rutina profesional.

Panel de control sobre la adopción de Copilot en Viva Insights

Microsoft 365 Copilot en Viva Goals

Copilot en Microsoft Viva Goals guía a los líderes empresariales en la creación de OKR (Objectives and Key Results) mediante funcionalidades como:

• Creación de objetivos, desde cero o a partir de estrategias empresariales
• Creación de resultados necesarios para alcanzar los objetivos
• Resumen del progreso para equipos y usuarios individuales
• Sugerencias para planificar y realizar los objetivos asignados

Para obtener resultados útiles para las estrategias empresariales, es necesario redactar las instrucciones con la máxima precisión. Es importante especificar detalles como el sector en el que opera su organización, su departamento, los miembros del equipo, las actividades a realizar y las expectativas.

¿Un ejemplo de instrucción? Lo mostramos a continuación:

"Trabajo para una empresa de venta al por menor en el departamento de Marketing. Antes de que termine el año, queremos expandirnos en Europa, Asia y América Latina. Para lograrlo, planeamos ampliar el catálogo de productos que encontrará en el documento adjunto. Por favor, genere objetivos y resultados para planificar las actividades del equipo."

Generar nuevos OKR basados en un documento con Copilot en Viva Goals

Microsoft 365 Copilot en Viva Glint

Viva Glint es el módulo de Microsoft Viva diseñado para recopilar y analizar el feedback de los trabajadores, ayudando a las organizaciones a medir y mejorar el compromiso del personal.

Con encuestas específicas y paneles interactivos, Viva Glint permite obtener una visión clara del clima organizacional, identificando las dinámicas que más influyen en los niveles de motivación y productividad. Después, pone a disposición las herramientas necesarias para transformar estos datos en acciones concretas.

Viva Glint ha ampliado sus capacidades al integrarse con Copilot, y ahora es capaz de simplificar aún más el análisis del feedback para guiar a los líderes hacia una toma de decisiones más rápida y consciente.

Por ejemplo, después de una encuesta sobre la satisfacción de los equipos de trabajo, Copilot puede generar un resumen de los resultados donde se destacan los principales factores positivos, como la percepción de apoyo por parte de los responsables, y las áreas críticas, como la necesidad común de flexibilidad horaria.

A continuación, una visión más detallada de lo que ofrece Copilot en Viva Glint:

• Análisis automatizado de datos, que proporciona resúmenes rápidos sobre el sentimiento de los colegas. Por ejemplo, la inteligencia artificial puede señalar que el departamento de Ventas ha mostrado una disminución significativa del ánimo en los últimos seis meses y sugerir posibles causas.
  
  
• Insights personalizados, que vinculan los resultados de las encuestas con las estrategias empresariales. Un caso práctico podría ser la identificación de oportunidades para mejorar el bienestar de los trabajadores a través de programas de formación o iniciativas de team building.
  
  
• Recomendaciones para acciones específicas, basadas en los datos recopilados. Si el feedback indica dificultades para equilibrar la carga de trabajo con el bienestar personal, Copilot puede proponer intervenciones como la introducción de una nueva política de trabajo flexible.
  
  
• Asistencia conversacional, que permite obtener respuestas sobre los datos. Por ejemplo, un gerente podría preguntar: "¿Cuáles son las preocupaciones más comunes en el departamento de TI?" y recibir una lista detallada de problemas, con sugerencias relacionadas sobre cómo abordarlos.
  
  

Estas funcionalidades no solo reducen el tiempo necesario para analizar grandes volúmenes de datos, sino que subrayamos que su utilidad reside sobre todo en ayudar a la dirección de la empresa a tomar decisiones basadas en evidencias, en lugar de en intuiciones y opiniones subjetivas.

Analizar los comentarios de los compañeros con Copilot en Viva Glint

Esto es, por lo tanto, lo que Microsoft 365 Copilot permite hacer en los principales módulos de Microsoft Viva, la nueva suite que promete revolucionar la experiencia del empleado dentro de las organizaciones.

Para concluir nuestra panorámica, proponemos la siguiente tabla que resume las principales funcionalidades que ofrece Copilot en Viva para mejorar la productividad y el bienestar en la empresa.

¿Cuál es el propósito de la integración entre Microsoft 365 Copilot y Microsoft Viva?

La integración tiene como objetivo mejorar la experiencia de los empleados mediante el uso de IA generativa, enriqueciendo las herramientas de Microsoft diseñadas para la productividad y el bienestar empresarial.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Copilot en Viva Engage?

Las principales funcionalidades incluyen la generación de borradores para las publicaciones, el análisis de comentarios, la asistencia en la creación de FAQ, la sugerencia de temas a tratar en las publicaciones y la síntesis de los comentarios de los compañeros.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Copilot en Viva Sales?

Las principales funcionalidades incluyen sugerencias para responder a las preguntas de los clientes durante las reuniones en Teams, la síntesis de conversaciones con los clientes en Outlook y la asistencia en la redacción de correos electrónicos a los clientes.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Copilot en Viva Learning?

Las principales funcionalidades incluyen la creación de itinerarios de formación, el resumen de los contenidos de los cursos y la búsqueda de recursos educativos pertinentes.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Copilot en Viva Insights?

Las principales funcionalidades incluyen un panel dedicado al uso de Copilot en la empresa, permitiendo a los líderes empresariales identificar a los compañeros que pueden beneficiarse de Copilot y comprender el sentimiento general hacia la adopción de la IA.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Copilot en Viva Goals?

Las principales funcionalidades incluyen la asistencia en la creación de objetivos y resultados clave (OKR), proporcionando sugerencias sobre cómo organizar las actividades para alcanzarlos y resumiendo el estado de avance a nivel de equipo y de usuario individual.

¿Cómo puede usted obtener soporte para la adopción de Microsoft 365 Copilot en su empresa?

Puede obtener soporte contactando con intranet.ai para servicios personalizados como la migración de datos a la nube de Microsoft, la evaluación de la seguridad y los permisos, la formación de los usuarios y el desarrollo de extensiones. También puede participar en la comunidad de práctica para hacer preguntas a los expertos y recibir nuevos contenidos.