Listas SharePoint: cómo crear una lista en SharePoint

Las listas son una de las principales características de SharePoint, ya que permiten a la plataforma gestionar una importante cantidad de datos de forma inteligente, segura y escalable. En este artículo, profundizaremos en qué son las listas de SharePoint, qué ventajas ofrecen para la gestión de contenidos dentro de una empresa y cómo crear una lista de SharePoint, paso a paso.

También veremos cuáles son las diferencias con Microsoft Lists y por qué a veces merece la pena utilizar una lista SharePoint en lugar de una hoja de Microsoft Excel.

Qué son las listas de SharePoint

Las listas de SharePoint son áreas de contenido tabular, similares a las hojas de cálculo de Excel, en las que los usuarios pueden definir la estructura de los datos introducidos para mostrarlos y almacenarlos de forma eficiente. Esto se debe a la gran variedad de funciones disponibles para dar formato y acceder a la información.

Estas colecciones juegan un papel clave dentro de SharePoint Online, haciendo posible la gestión inteligente de contenidos tales como:

• Contactos
• Documentos
• Actividades personales o de equipo
• Solicitudes internas
• Etc.

Sea cual sea el tipo de datos que albergan, las listas se utilizan como punto de partida en la digitalización de los procesos de negocio a través de SharePoint Online. Una tarea que también se lleva a cabo con éxito gracias a la profunda integración de las listas de SharePoint con las herramientas de Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate y Power BI, por citar las principales).

En efecto, cuando un usuario crea una nueva solicitud de permiso dentro de una lista de SharePoint, es posible integrar un flujo personalizado de Power Automate para gestionar el proceso de aprobación y archivar correctamente la solicitud procesada, actualizando automáticamente la información de la lista.

Este es sólo un ejemplo, pero uno que debería aclarar el potencial de las listas de SharePoint en la gestión de la información y el aumento de la productividad diaria de una empresa.

Listas SharePoint: ¿qué plantillas hay disponibles?

SharePoint Online ofrece una buena variedad de plantillas listas para usar que permiten acelerar la creación de una lista y empezar a poblarla inmediatamente con datos, gracias a un formato adaptado a la tarea en cuestión (gestión de proyectos, solicitudes específicas, eventos, etc.).

Así pues, las plantillas de SharePoint permiten crear una lista ya configurada a nivel de columnas, paleta de colores y estructura de la información. Obviamente, cada elemento de la lista puede modificarse para adaptar la plantilla a los propios fines, pero a menudo estas plantillas son perfectas para realizar las tareas que se les asignan.

A continuación, presentamos las plantillas más utilizadas para crear una lista en SharePoint Online.

1. Gestor de activos. Permite llevar un control de los activos físicos utilizados por el equipo. Entre los valores que aparecen por defecto en las columnas de la plantilla se encuentran el número de identificación del activo, el estado (disponible, reservado, en uso, en reparación o retirado), el tipo de activo y el propietario actual.
   
   
2. Planificador de contenidos. Permite programar y gestionar la estrategia de contenidos. Entre los valores que aparecen por defecto en las columnas de la plantilla se encuentran la descripción del contenido, el autor, el estado (en aprobación, listo para publicar o publicado), la fecha de publicación prevista, el tipo de contenido y los posibles archivos adjuntos.
   
   
3. Incorporación de empleados. Permite gestionar el proceso de incorporación de nuevos empleados, guiándoles a través de contactos y recursos útiles. Entre los valores que aparecen por defecto en las columnas de la plantilla se encuentran el nombre de la tarea que debe completarse, la descripción de la tarea, la fecha límite para completar la tarea, el contacto de referencia y los enlaces/recursos que deben utilizarse para completar la tarea.
   
   
4. Itinerario del evento. Permite organizar todos los detalles importantes de un evento corporativo. Entre los valores que aparecen por defecto en las columnas de la plantilla están el nombre del evento, el tipo de evento, la fecha de inicio y fin, la duración, la ubicación y las notas del organizador.
   
   
5. Seguimiento de incidencias. Permite seguir, gestionar y resolver todas las incidencias identificadas por un equipo. Entre los valores que aparecen por defecto en las columnas de la plantilla están nombre de la incidencia, prioridad (crítica, alta, normal o baja), estado (bloqueada, en curso, completada, nueva, etc.), persona o grupo al que se asigna la incidencia, fecha del informe, origen de la incidencia y archivos asociados.
   
   
6. Seguimiento de la contratación. Le permite gestionar el proceso de contratación en su organización o equipo mediante el seguimiento de las opiniones de los candidatos. Entre los valores que aparecen por defecto en las columnas de la plantilla están el nombre del candidato, puesto para el que se presentó la candidatura, estado del proceso de contratación, reclutadores, fecha de la candidatura, fecha de la entrevista, notas y documentos como CV compartidos.
   
   
7. Solicitudes de viaje. Permite gestionar las solicitudes de viaje, controlando el presupuesto disponible. Entre los valores que aparecen por defecto en las columnas de la plantilla están título del viaje, motivación, solicitante, destino, fecha de inicio y fin, medio de transporte, alojamiento, tarifas estimadas y estado de aprobación.

Cómo crear una lista en SharePoint:
un ejemplo práctico

Desde la página de inicio de un sitio SharePoint, como la intranet, encontramos el comando "Nuevo". Haciendo clic en él y luego en "Lista", comienza el proceso de creación de nuestra lista.

Pero cuidado: sólo los usuarios con permiso de edición o control total tienen la posibilidad de crear nuevos elementos dentro de un sitio SharePoint Online, incluidas las listas.

 

Comando "New" + "List" desde la página de inicio de la intranet de SharePoint

 

SharePoint mostrará entonces las diferentes opciones para crear una lista. Tres, concretamente:

1. Elegir crear la nueva lista desde cero, con la plantilla "Lista en blanco".
2. Utilizar una plantilla preconfigurada, en función de la tarea a realizar.
3. Crear una lista a partir de una lista existente de SharePoint, una hoja Excel o un archivo .CSV.

En cuanto a las plantillas, cabe destacar que existe una funcionalidad avanzada para crear plantillas de empresa personalizadas para compartir con los compañeros en "De su organización".

Sin embargo, no se trata de un proceso intuitivo, ya que las plantillas personalizadas para listas de SharePoint sólo pueden ser cargadas por un administrador a través de los siguientes cmdlets de PowerShell:

• Get-SPOSiteScriptFromList, para extraer el script del sitio de cualquier lista.
• Add-SPOSiteScript y Add-SPOListDesign, para añadir la plantilla personalizada.
• Grant-SPOSiteDesignRights (opcional), para conocer el alcance de quién ve la plantilla.

 

Opciones para crear una lista de SharePoint

 

Una vez que haya elegido la opción más adecuada para crear su lista, SharePoint le pedirá que dé un nombre al nuevo elemento (obligatorio), escriba una descripción (opcional) e indique si la lista se mostrará o no en la navegación del sitio (activando/desactivando la bandera correspondiente).Si desea mostrar la lista en la navegación, se insertará un enlace en la barra lateral del sitio (si existe).

 

Primer panel de configuración de la nueva lista

 

Partiendo de una plantilla vacía, se abre una nueva lista con el único campo "Título", que puede editarse para empezar a estructurar los datos. A continuación, debe pensar en la finalidad de su lista. En el caso de querer crear una lista de clientes, la columna "Título" podría renombrarse como "Nombre del cliente".

Después, puede añadir tantas columnas como desee para gestionar la información.

Para añadir una nueva columna, sólo tiene que seleccionar el comando "Añadir columna" y elegir el tipo de datos que desea insertar. Entre los tipos admitidos se encuentran las columnas para alojar datos en formato

• Textual
• Numérico
• Multimedia (imágenes)
• Contactos personales
• Enlaces rápidos
• "Elección"
• "Fecha y hora"
• "Sí/No"
• "Moneda"
• "Localización"
• Etc.

Siguiendo con el ejemplo del maestro de clientes, puede ser conveniente añadir un tipo de columna de texto para alojar la dirección de correo electrónico de cada contacto. Una vez seleccionado el tipo de columna (en este caso, "Texto"), se abre el cuadro de configuración donde es posible:

• Indicar el título y la descripción de la columna.
• Definir el número máximo de caracteres para cada valor introducido en la columna.
• Establecer la obligatoriedad de rellenar el campo para cada nuevo contacto.
• Definir la presencia de valores únicos, para evitar duplicidades entre valores de una misma columna.

Una vez finalizada la configuración, basta con hacer clic en "Guardar" y la columna aparecerá inmediatamente en la lista.

 

Cuadro de configuración de columna para ingresar correos electrónicos de clientes

 

Una segunda columna que no debe faltar en una lista maestra es la columna de estado, para mostrar si el contacto está activo o no.

Por lo tanto, hay que insertar una nueva columna de tipo "Sí/No".

Para este tipo, es importante elegir bien el valor por defecto, es decir, el valor que se asignará automáticamente a cada nuevo elemento de la lista. Por ejemplo, si se elige "Sí" como valor por defecto, se indicará automáticamente que cada nuevo contacto debe considerarse un cliente activo.

 

Cuadro de configuración de columna para indicar el estado de los clientes

 

Otra columna importante para nuestro ejemplo se refiere a la fecha del último contacto con los clientes. En este caso, resulta útil el tipo "Fecha y hora". Un consejo es activar el "Friendly format", para que la fecha se muestre en un formato accesible y fácil de leer.

 

Cuadro de configuración de columna para registrar la fecha del último contacto

 

Una vez terminada la estructura de datos, es hora de rellenar la lista con el comando "Añadir nuevo elemento". Esto abre un cuadro para rellenar la información sobre el nuevo elemento de la lista, mostrando los campos personalizados introducidos por el usuario en una sola pantalla.

En nuestro ejemplo, el cuadro pide información sobre el nombre del cliente, su correo electrónico, su estado y la fecha del último contacto. También está disponible por defecto un área para introducir archivos adjuntos.

 

Cuadro de entrada para un nuevo elemento

 

A diferencia de las bibliotecas de documentos, en las que los archivos se insertan como valores en una o varias columnas, las listas de SharePoint Online permiten adjuntar contenidos sólo como elementos detallados para los valores de las columnas.

De hecho, es necesario hacer clic en un elemento de la lista para mostrar toda la información sobre él, incluidos los archivos adjuntos. La ventana de detalle también permite editar la información de elementos individuales y dejar comentarios (esta última acción sólo es posible si está activada).

 

Ventana de detalle para un elemento en la lista

 

Por último, una función muy útil es "Edit in grid view".

Este comando hace que el uso de las listas de SharePoint sea realmente similar al uso de una hoja de cálculo Excel, permitiendo interactuar con celdas individuales de una columna para cambiar valores. Sin tener por tanto que abrir la ventana de detalle de un elemento para actualizar su información.

Para simplificar, presentamos a continuación una tabla que resume los pasos descritos hasta ahora para crear una lista en SharePoint Online.

 

Pasos para crear una lista en SharePoint Online

Pasos para crear una lista SharePoint	Descripción del paso
Utilizar el comando "Nuevo	Desde la página de inicio de un sitio SharePoint, como la intranet, haga clic en el comando "Nuevo" situado en la esquina superior izquierda y, a continuación, seleccione el elemento "Lista".
Seleccionar la plantilla	Elija si desea crear la nueva lista a partir de una plantilla preconfigurada de Microsoft, una plantilla personalizada de su empresa o una plantilla vacía. También puede utilizar una lista ya presente en SharePoint, una hoja de cálculo Excel o un archivo .CSV para crear la nueva lista.
Configurar la nueva lista	Asigne un nombre a la lista, escriba una descripción (opcional) y elija si desea insertar un enlace rápido a la lista en la navegación del sitio de SharePoint.
Editar la columna "Título	La columna "Título" es la única columna presente si decide crear una lista desde cero. Modifique esta columna en función de la finalidad de la lista. Por ejemplo, asigne el nombre "Nombre del cliente" si la lista se va a utilizar para gestionar datos maestros de clientes.
Añadir nuevas columnas y darles formato	Inserte tantas columnas como considere necesarias para estructurar los datos de la nueva lista. SharePoint proporciona diferentes tipos de columnas para acomodar datos en formato texto, numérico, etc. Configure las columnas añadidas para simplificar la visualización y gestión de la información. Por ejemplo, preste atención al valor por defecto en el tipo de columna "Sí/No" o active el "Friendly format" del tipo de columna "Fecha y hora".
Insertar nuevos datos en la lista	Utilice el comando "Añadir nuevo elemento" para añadir un nuevo elemento a la lista. Introduzca la información necesaria en los campos personalizados de cada nuevo elemento.
Acceder a los detalles de un elemento	Haga clic en un elemento de la lista para ver y editar su información detallada, incluidos los archivos adjuntos. Para evitar abrir esta ventana para editar la información de un elemento, puede utilizar el comando "Edit in grid view".

SharePoint Lists vs. Microsoft Lists:
¿hay alguna diferencia?

Con la Experiencia Moderna de SharePoint, introducida por Microsoft hace unos años, se dio a los usuarios la posibilidad de utilizar gratuitamente Microsoft Lists, una de las aplicaciones más novedosas de Microsoft 365, diseñada para simplificar la gestión de la información corporativa.

Microsoft Lists es descrita por su empresa matriz como una "aplicación inteligente" para el seguimiento de datos en Microsoft 365, con funcionalidades avanzadas para la colaboración "con cualquier persona y en cualquier lugar".

Sin embargo, las funcionalidades de Microsoft Lists se han sincronizado recientemente con las de SharePoint Online, con la consecuencia de que ambos sistemas ofrecen ahora una experiencia de gestión de la información prácticamente idéntica. Aunque todavía podemos encontrar algunas diferencias sustanciales.

En primer lugar, Microsoft Lists se integra con Microsoft Teams.

Esta integración permite ver y editar el contenido de las listas creadas en Microsoft Lists directamente dentro de un canal de Teams. Para ello, basta con añadir la pestaña "Listas" a la barra de comandos superior de un canal, lo que permitirá a los usuarios con los permisos adecuados crear una nueva lista o mostrar una lista existente.

La segunda diferencia se refiere al lugar donde se almacenan las listas.

Las listas creadas con SharePoint solo pueden encontrarse dentro de un sitio de SharePoint Online, que es también la única forma de acceder a ellas y consultarlas; Microsoft Lists, en cambio, pueden encontrarse dentro de sitios personales de SharePoint o espacios de almacenamiento dedicados, como OneDrive, y pueden consultarse, editarse y gestionarse de forma más autónoma dentro del entorno de Microsoft 365.

Por lo tanto, Microsoft Lists no sustituye a las listas de SharePoint, sino que amplía su potencial: los datos se almacenan en SharePoint Online, pero se hacen accesibles desde múltiples puntos de entrada en Microsoft 365.

Tercera y última diferencia importante: Microsoft Lists también existe como aplicación independiente.

Por lo tanto, no es una simple extensión o funcionalidad inherente como SharePoint Lists, sino una plataforma independiente disponible como aplicación web y aplicación móvil.

SharePoint Lists vs. Excel:
¿cuál es el mejor sistema para gestionar datos?

Las listas de SharePoint Online tienen un mecanismo muy similar al de las hojas de Excel para dar formato a los datos. Obviamente, las listas no admiten el uso de fórmulas para combinar los valores que albergan, pero no son peores que las hojas de Excel en lo que a gestión de la información se refiere. Incluso podríamos decir que ofrecen algunas ventajas más. He aquí un par de ellas.

1. Fuente única de información.
   A diferencia de las hojas de cálculo de Microsoft Excel, que pueden causar problemas de control de versiones cuando intervienen varios usuarios, las listas de SharePoint están en línea y proporcionan una plataforma centralizada en la que sólo existe una versión de los datos.
   
   
2. Mayor control.
   Con las listas de SharePoint Online, se pueden asignar permisos específicos a elementos individuales. Por su parte, Excel no ofrece un control tan granular sobre la información contenida en una hoja de cálculo. Los usuarios sólo pueden decidir si permiten o no el acceso a todo el archivo de Excel.
   
   
3. Integridad de los datos.
   La combinación de autorizaciones, formularios y validación de la información ayuda a mantener la integridad de los datos en las listas de SharePoint. El sistema también ofrece registros de auditoría e historial de versiones, que mejoran aún más la precisión de los datos en comparación con Excel.

FAQ sobre listas de SharePoint

¿Qué son las listas de SharePoint?

Las listas de SharePoint son áreas de contenido en formato tabular, similares a las hojas de Excel, donde los usuarios pueden definir la estructura de los datos ingresados para visualizarlos y almacenarlos de manera eficiente. Permiten una gestión inteligente de contenidos como contactos, documentos, tareas y solicitudes internas. Integradas con la Microsoft Power Platform, las listas de SharePoint aumentan la productividad empresarial mediante flujos automatizados y actualizaciones de información.

¿Qué plantillas de listas están disponibles en SharePoint?

SharePoint Online ofrece varias plantillas listas para usar, como Asset manager, Content scheduler, Employee onboarding, Event itinerary, Issue tracker, Recruitment tracker y Travel requests. Cada plantilla está configurada con columnas y formatos específicos para agilizar la creación y gestión de listas.

¿Cómo crear una lista en SharePoint Online?

Para crear una lista en SharePoint Online, acceda a la página principal de un sitio de SharePoint y seleccione 'New' > 'List'. Puede crear una lista desde cero, utilizar una plantilla preconfigurada, o partir de una lista existente, una hoja de Excel o un archivo .CSV. Después de elegir la opción deseada, asigne un nombre a la lista, una descripción opcional y decida si mostrarla en la navegación del sitio.

¿Existe una diferencia entre las listas de SharePoint y Microsoft Lists?

Sí, Microsoft Lists se integra con Microsoft Teams y puede ser visualizada y modificada dentro de los canales de Teams. Las listas de SharePoint se almacenan solo en sitios de SharePoint Online, mientras que Microsoft Lists puede almacenarse también en espacios como OneDrive. Microsoft Lists está disponible como una aplicación independiente, mientras que las listas de SharePoint forman parte de SharePoint Online.

¿Qué ventajas ofrecen las listas SharePoint en comparación con las hojas Excel?

Las listas de SharePoint presentan algunas ventajas en el almacenamiento de información en comparación con las hojas de Excel. Ofrecen una fuente única de información centralizada, eliminando problemas de control de versiones. Ofrecen mayor control con permisos específicos para elementos individuales, mientras que Excel permite acceso solo al archivo completo. Las listas de SharePoint garantizan una mayor integridad de los datos gracias a las auditorías y al historial de versiones.

¿Quién puede crear una lista en SharePoint Online?

Solo los usuarios con permiso de modificación o con control total tienen la posibilidad de crear nuevos elementos dentro de un sitio de SharePoint Online, incluyendo listas.

¿Puedo personalizar las plantillas de lista en SharePoint?

Sí, las plantillas de lista en SharePoint son completamente personalizables. Puede modificar columnas, paletas de colores y la estructura de la información para adaptar la plantilla a sus objetivos. Además, es posible crear plantillas empresariales personalizadas para compartir con colegas mediante cmdlets de PowerShell.

¿Qué tipos de datos puedo ingresar en una lista de SharePoint?

Las listas de SharePoint admiten varios tipos de datos, incluidos datos textuales, numéricos, multimedia (imágenes), contactos personales, enlaces rápidos, opciones múltiples, fechas y horarios, valores booleanos (sí/no), monedas y ubicaciones.