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Microsoft 365 Archive: qué es, limitaciones y soluciones alternativas

Microsoft 365 Archive amplía el espacio de almacenamiento en Microsoft 365, permitiendo archivar sitios de SharePoint. Pero aunque la funcionalidad es prometedora, todavía es necesario considerar el mejor momento para adoptar este nuevo producto, dados sus costes de uso.

Antes de comprar nuevo espacio en SharePoint e incurrir en los costes de uso de Microsoft 365 Archive, existe una alternativa para liberar espacio sin coste adicional y con una gestión más autónoma de los archivos en la nube de Microsoft 365. Se trata del Gestor de archivos de Microsoft 365.

Encuentre todos los detalles sobre Microsoft 365 Archive y el Gestor de archivos de Microsoft 365 en este artículo.

Microsoft 365 Archive: breve introducción

Microsoft 365 Archive es la solución diseñada por Microsoft para ampliar el espacio de almacenamiento ocupado por los sitios SharePoint personales y corporativos.

Ahora en vista previa pública, este nuevo producto permite de hecho archivar los datos contenidos en un sitio SharePoint para evitar que el almacenamiento disponible sea ocupado por contenido infrautilizado. Así, es posible archivar uno o varios sitios de SharePoint en el espacio adicional que ofrece Microsoft 365 Archive, a un precio asequible. Esta migración implica:

  • Bibliotecas de documentos
  • Colecciones y listas de archivos

Una vez archivados, los contenidos de un sitio siguen estando disponibles para los administradores globales de SharePoint, que pueden decidir reactivarlos o eliminarlos por completo en cualquier momento.

Nota importante: Incluso cuando se archivan, los datos conservan los mismos estándares de búsqueda (actualmente solo para administradores, pero pronto para todos los usuarios habilitados), seguridad y cumplimiento que caracterizan a los recursos compartidos en SharePoint y el resto de aplicaciones de Microsoft 365.

¿Qué es intranet.ai?

intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:

  • Precio inicial de 3.650 €/año para una intranet completa
  • 50+ aplicaciones, que incluyen búsqueda avanzada, gestión de documentos, noticias, notificaciones push a través de Teams, perfil personal y preguntas frecuentes
  • Integración al 100% con SharePoint Online y Microsoft 365

 

Cómo funciona el espacio de almacenamiento de Microsoft

El espacio de almacenamiento de Microsoft se divide en dos categorías principales:

  • Espacio de almacenamiento en buzones, que incluye
    • Correo asociado a su cuenta de Microsoft, incluidos Outlook.com, Hotmail, Live y MSN.
    • Archivos adjuntos, mensajes de correo, contactos y elementos de calendario de Outlook.com.

  • Espacio de almacenamiento en la nube
    • Archivos y contenido multimedia guardados o sincronizados con OneDrive.
    • Archivos adjuntos y mensajes de correo en línea de Outlook.com.
    • Archivos y documentos guardados en SharePoint y Teams (que en realidad tiene bajo SharePoint para el almacenamiento de archivos).

Para los usuarios que han adquirido una licencia de Microsoft 365, la cuota se divide de la siguiente manera:

  • El espacio en SharePoint Online proporciona 1TB por cada empresa al que hay que añadir 10GB por cada usuario con licencia que incluya SharePoint. Por ejemplo, una empresa que tenga 100 usuarios con una licencia que incluya SharePoint tendrá 1TB + (10GB * 100) = 2TB de espacio de colaboración.

  • Planes de Microsoft 365 Business
    • 50 GB para correo y 1 TB para OneDrive, por usuario.

  • Planes de Microsoft 365 Enterprise (E3/E5)
    • 100 GB para correo y espacio ilimitado para OneDrive.
    • Una vez que supere la cuota disponible en su SharePoint Online, se le impide acceder a casi todas las funciones para almacenar y compartir documentos e información.

Por ejemplo, el usuario ya no podrá

  • Cargar, editar o sincronizar archivos nuevos en OneDrive, mientras que el contenido existente estará disponible en modo Solo Lectura.
  • Almacenar o editar documentos en SharePoint o Teams.
  • Enviar o recibir mensajes en Microsoft Teams.

Una vez transcurridos los 12 meses desde que se superó la cuota, Microsoft puede desactivar la cuenta OneDrive del usuario y eliminar irremediablemente todo el contenido presente.

Por último, cabe señalar que la funcionalidad para el correo en Outlook se suspende aunque sólo se supere la cuota de almacenamiento en la nube. El almacenamiento en OneDrive es, por tanto, el núcleo del puesto de trabajo digital de Microsoft 365 y el punto al que usuarios y empresas deben prestar más atención.

De ahí la importancia de Microsoft 365 Archive, la única solución que ofrece actualmente Microsoft para evitar superar la cuota de almacenamiento disponible en la propia suscripción actuando sobre los sitios de SharePoint y sus archivos directamente vinculados a la cuenta personal y corporativa de OneDrive.

Microsoft 365 Archive: ¿cuáles son las ventajas?

Aunque todavía es un producto en fase de vista previa, Microsoft 365 Archive ya ha demostrado ofrecer varias ventajas para la gestión del almacenamiento en los inquilinos de Microsoft 365 y, especialmente, en SharePoint Online.

Hemos visto cómo ya es posible reducir el espacio que ocupan los sitios de SharePoint trasladando el peso del contenido archivado del almacenamiento de Microsoft 365 al almacenamiento de Microsoft 365 Archive. Los datos trasladados también mantienen los estándares de seguridad y búsqueda (aunque esta última sigue siendo limitada).

Pero hay otras ventajas que ofrece Microsoft 365 Archive que conviene destacar, entre ellas las siguientes.

 

1. Velocidad de archivado

Microsoft 365 Archive consigue gestionar el almacenamiento de sitios en SharePoint de una manera bastante ágil, sin afectar al rendimiento en número o tamaño. La velocidad de almacenamiento se mide en minutos, por lo que difiere de la que ofrecen soluciones como BLOB de Azure.

 

2. Bajo coste

Microsoft 365 Archive permite a los usuarios liberar espacio en su entorno Microsoft 365, reduciendo la parte ocupada por los sitios SharePoint y el contenido relacionado almacenado a través de OneDrive. Todo ello, ofreciendo a usuarios y empresas un importante ahorro frente a la compra directa de nuevo almacenamiento. Los usuarios con planes empresariales de Microsoft 365 deben, por ejemplo, adquirir un plan superior para obtener más espacio de almacenamiento.

 

3. Retención de metadatos

Para mantener intacta la privacidad y organización de los datos de un sitio SharePoint archivado, Microsoft 365 Archive no actúa sobre los metadatos asignados a cada recurso, ni siquiera sobre los permisos distribuidos por la empresa para acceder a la información. Una vez que se reactiva un sitio, los usuarios pueden acceder al contenido y colaborar con sus compañeros como lo hacían antes del archivado.

 

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive separa automáticamente los sitios activos en el tenant de SharePoint de los inactivos, es decir, los sitios recién archivados. De hecho, los sitios archivados aparecen bajo el encabezado correspondiente "Sitios archivados", al que los administradores globales o de SharePoint pueden acceder directamente desde la interfaz de administración. Esto evita que la navegación de los usuarios se vea sobrecargada por recursos en SharePoint poco utilizados y, por tanto, de escasa utilidad para sus actividades diarias. Por supuesto, esta separación también facilita a los administradores la gestión de los sitios del tenant.

Cuál es la diferencia entre Microsoft 365 Archive y SharePoint Advanced Management

SharePoint Advanced Management es un complemento que proporciona funciones útiles para gestionar el contenido de SharePoint y OneDrive, al tiempo que mejora la experiencia de colaboración.

Entre las características clave se incluyen las siguientes:

  • Restringir el acceso a un sitio de SharePoint a través de grupos de Microsoft 365 o Entra ID
  • Obtener informes de gobernanza para el acceso a datos en sitios de SharePoint
  • Restringir el acceso al servicio OneDrive mediante grupos de seguridad
  • Restringir el acceso a un archivo almacenado en OneDrive
  • Gestionar el ciclo de vida de los sitios de SharePoint

Esta última característica es la razón por la que a menudo se confunde SharePoint Advanced Management con Microsoft 365 Archive, pero hay una gran diferencia entre ambos productos.

La gestión de sitios SharePoint con SharePoint Advanced Management se limita, de hecho, a identificar automáticamente los sitios inactivos y enviar una notificación a los propietarios para comprobar si el sitio detectado está siendo realmente poco utilizado por los usuarios.

Por lo tanto, SharePoint Advanced Management no permite actuar sobre la memoria ocupada por los sitios inactivos, a diferencia de Microsoft 365 Archive.

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Microsoft 365 Archive: ¿cuánto cuesta?

Microsoft 365 Archive sigue un modelo de pago por uso, que se divide en dos componentes:

  1. En esta fase previa, el espacio adicional se contabiliza como 0,05 GB/mes. En el cargo, sólo se tiene en cuenta el espacio de almacenamiento que supera la cuota del inquilino.
  2. El precio de activación para cada uno de los sitios archivados es de 0,60 euros/GB. No obstante, existe un periodo de prueba que incluye la reactivación gratuita durante 7 días.

La facturación se gestiona específicamente a través del modelo Pay-As-You-Go de SharePoint Premium, que enlaza con la suscripción a Microsoft Azure. Los costes de Microsoft 365 Archive pueden controlarse con la función de gestión de costes de Azure.

Claramente, la ventaja de usar Microsoft 365 Archive está realmente en el precio. Pagas 0,05€/GB/mes en lugar de 0,2€/GB/mes por espacio adicional de SharePoint Online.

Pero hay una alternativa antes de llegar a pagar estos costes: el Gestor de archivos de Microsoft 365, que permite borrar el espacio de SharePoint Online no utilizado.

Microsoft 365 Archive: ¿cómo se utiliza?

El uso de Microsoft 365 Archive es bastante intuitivo.

Las funciones para archivar y reactivar sitios de SharePoint son accesibles para los administradores globales o de SharePoint directamente desde su interfaz de administración.

Desde la interfaz de administración, hay que

  • Acceder al elemento "Sitios activos
  • Seleccionar los sitios que desea archivar
  • Hacer clic en el comando "Archivar

Los sitios seleccionados aparecerán en el elemento "Sitios archivados", accesible de nuevo desde la interfaz de administración. Al acceder a la lista de sitios archivados, los administradores pueden utilizar el comando "Reactivar" en cualquier momento para que los sitios y su contenido vuelvan a estar disponibles.

El espacio ocupado por los sitios SharePoint archivados deja de contabilizarse en la cuota disponible para su plan a Microsoft 365, para ser calculado y contabilizado en la cuota ofrecida por Microsoft 365 Archive según los criterios vistos conjuntamente en la sección sobre precios.

Aunque se archiven, los sitios trasladados a Microsoft 365 Archive mantienen los estándares en cuanto a durabilidad de los datos, seguridad a través de permisos globales y de SharePoint, cumplimiento para el número de datos permitidos por la UE y para la residencia geográfica de los propios datos.

A continuación, puede encontrar una tabla resumen de todas las características de Microsoft 365 Archive que hemos visto hasta ahora.

 

Las principales características de Microsoft 365 Archive

 

Características de Microsoft 365 Archive

Descripción de la característica

Ampliación del espacio de almacenamiento en Microsoft 365 a través de sitios de SharePoint Microsoft 365 Archive permite archivar datos contenidos en sitios de SharePoint, evitando que el almacenamiento disponible sea ocupado por contenido infrautilizado.
Retención de datos Incluso después de ser archivado, el contenido de un sitio de SharePoint sigue siendo accesible para los administradores globales y de inquilinos de SharePoint, que pueden decidir reactivar o eliminar un sitio archivado en cualquier momento.
Estándares de búsqueda (en desarrollo), seguridad y cumplimiento de normativas Los datos de los sitios archivados mantienen los mismos estándares de búsqueda, seguridad y cumplimiento que caracterizan a los recursos compartidos en SharePoint y el resto de aplicaciones de Microsoft 365.
Velocidad de archivado Microsoft 365 Archive gestiona el archivado de los sitios de SharePoint en cuestión de minutos, independientemente del número y tamaño de los sitios a archivar.
Mantenimiento de metadatos Los metadatos asignados a cada recurso y los permisos de acceso a los datos se mantienen intactos incluso después de archivar un sitio.
Separación de sitios activos de sitios archivados Microsoft 365 Archive separa automáticamente los sitios activos de los archivados, lo que simplifica la gestión y evita que la navegación de los usuarios se vea sobrecargada por recursos infrautilizados.
Costes reducidos Microsoft 365 Archive se basa en un modelo de pago por uso, en el que influye el número de sitios que deben archivarse y reactivarse. Aunque los costes no son insignificantes, suponen un ahorro en la compra directa de almacenamiento.

Las limitaciones de Microsoft 365 Archive

La versión preliminar de Microsoft 365 Archive tiene algunas limitaciones importantes, algunas de las cuales, o todas, se resolverán en 2024. Además de la búsqueda de contenido archivado (ahora disponible solo para administradores), estas son las principales limitaciones de la funcionalidad de Archive:

  • El archivado y la reactivación sólo son posibles para sitios completos de SharePoint; por lo tanto, no están disponibles a nivel granular para gestionar el espacio ocupado por archivos o bibliotecas individuales.
  • Un sitio central no puede archivarse. Primero debe darse de baja como tal.
  • No es posible ver la fecha y el autor del archivado de un sitio.
  • No se permite archivar un sitio registrado en la copia de seguridad de Microsoft 365.
  • No se admite el cambio de nombre de inquilino en los sitios archivados. Por lo tanto, es necesario reactivarlos.
  • No es posible delegar el archivado de estos datos a usuarios que no tengan un rol de administrador de SharePoint o administrador global.

Además, los inquilinos con más de 50.000 sitios pueden tener problemas al intentar enumerar los sitios en el elemento "Sitios archivados" de la interfaz de administración. Por el contrario, los inquilinos multigeo no tienen la posibilidad de mover sitios archivados.

En cuanto a los sitios de SharePoint conectados a Microsoft Teams, hay que hacer una distinción.

Los sitios conectados a un canal privado no se pueden migrar a Microsoft 365 Archive, mientras que el archivado es posible para los sitios de SharePoint conectados a un canal estándar de Teams.

Sin embargo, cuando se archiva un sitio conectado a un canal de Teams, los recursos como:

  • El canal de Teams conectado al sitio archivado
  • El buzón de Exchange
  • El contenido de la ficha Planificador

Pero cuidado: archivar un sitio SharePoint bloquea automáticamente el acceso a los archivos compartidos en el canal Teams asociado para todos los usuarios.

Por este motivo, Microsoft recomienda archivar el canal de Teams junto con el sitio de SharePoint asociado para que la experiencia del usuario dentro del lugar de trabajo digital no se vea comprometida.

Una última consideración se refiere a la sincronización.

Si se archiva un sitio de SharePoint mientras está activa la sincronización con un dispositivo (como un ordenador o un dispositivo móvil), el software cliente utilizado para la sincronización informará de errores una vez finalizado el proceso de archivado.

El cliente de sincronización notifica al usuario que la sincronización está bloqueada y, por tanto, puede haber discrepancias entre los datos del dispositivo y los del sitio de SharePoint.

Microsoft 365 Archive: ¿hay alguna alternativa?

Microsoft 365 Archive ofrece importantes ventajas, pero también grandes limitaciones. Los costes de mantener archivados los sitios de SharePoint son significativos, aunque pequeños en comparación con la compra directa de nuevo almacenamiento (que a menudo se combina con la adquisición de un plan de Microsoft 365 superior). Y no olvidemos que funciones de colaboración de archivos y de gestión de contenidos se pierden en la migración a Microsoft 365 Archive.

Por último, el archivado se limita actualmente solo a los sitios de SharePoint y, por tanto, no permite aprovechar el espacio que ocupa la principal plataforma en la nube de Microsoft 365, es decir, OneDrive.

Aunque Microsoft no ofrece alternativas, existe una solución más barata y completa. Se trata del Gestor de archivos de Microsoft 365.

Gestor de archivos de Microsoft 365: la mejor solución para gestionar el espacio en la nube de Microsoft

El Gestor de archivos de Microsoft 365 es la solución que hemos desarrollado para que las empresas puedan reducir el espacio que ocupan SharePoint y OneDrive, ahorrando en la compra de nuevo almacenamiento y en el coste de uso de herramientas como el nuevo Archive de Microsoft.

Sirve para mantener limpios los archivos en la nube de la empresa actuando sobre su gestión y no sobre su ubicación (por lo que no se trata de una simple migración de un archivo a otro).

Así, permite:

  • Mejorar la gestión del espacio de almacenamiento en Microsoft 365, por cuenta propia.
  • Conservar las funcionalidades de colaboración, que se pierden con Microsoft 365 Archive.

El mecanismo es sencillo.

El Gestor comienza con una exploración rápida de todos los archivos en Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive, analizando las versiones de los archivos presentes.

Calcula la memoria ocupada por las versiones individuales de los archivos para indicar a la empresa cuánto espacio podría liberar eliminando contenido, según la utilidad.

Para identificar con precisión las versiones menos útiles para la empresa y las actividades de los usuarios, el Gestor permite utilizar reglas que se centran en sitios específicos de SharePoint, archivos con versiones anteriores a una fecha concreta o archivos de determinados tipos. Pero también existe la posibilidad de acceder a funciones premium para crear reglas de análisis personalizadas.

Otras ventajas de nuestra plataforma son las siguientes:

  1. Programación del flujo de auditoría, para determinar con qué frecuencia analizar los archivos de su entorno Microsoft 365 y garantizar así una supervisión constante de la cuota disponible.
  2. Insight para la gestión del almacenamiento y asesoramiento sobre cómo almacenar correctamente los archivos en la nube.
  3. Fácil instalación y nuestro apoyo para adaptar la solución a su lugar de trabajo digital.

Por último, cabe destacar que el Gestor de archivos de Microsoft 365 también funciona en OneDrive.

Esta es quizás la mejor característica, porque todavía no existe ninguna herramienta que pueda gestionar el espacio de almacenamiento directamente en OneDrive. Ni siquiera Microsoft 365 Archive puede hacerlo.

Con nuestra solución, los usuarios pueden gestionar los archivos de OneDrive a nivel personal y corporativo. De forma autónoma, para que no dependan del departamento de TI.

 

Las ventajas del Gestor de archivos de Microsoft 365

 

Ventajas de nuestro Gestor de archivos de Microsoft 365 Descripción de la ventaja
Los costes se basan en las bibliotecas de documentos y no en el espacio utilizado El Gestor se licencia con planes basados en el número de bibliotecas creadas, independientemente del espacio real que se utilice o se pueda ahorrar. Dando así un importante beneficio económico al cliente.
Gestión del espacio de almacenamiento en todo el entorno de Microsoft 365 El Gestor garantiza que nunca se superen los límites de almacenamiento disponibles en el plan de Microsoft 365 mediante una correcta gestión de los archivos en SharePoint y OneDrive.
Gestión de archivos en OneDrive El Gestor también funciona en OneDrive, lo que te permite administrar archivos personales y empresariales sin depender del departamento de TI.
Conservación de las funciones de colaboración Los usuarios pueden reducir el espacio que ocupan los archivos en SharePoint y OneDrive, sin necesidad de archivar contenidos e interrumpir la colaboración en tiempo real con los compañeros.
Análisis de archivos en la nube de Microsoft 365 El Gestor analiza rápidamente los archivos en Teams, SharePoint y OneDrive, analizando las versiones de los archivos presentes para indicar el espacio que podría liberarse eliminando el contenido menos útil.
Creación de reglas para análisis personalizados Los usuarios pueden crear criterios para identificar con precisión y eliminar las versiones menos útiles de sus archivos para mantenerlos limpios.
Programación del flujo de verificación Puede programar el flujo de verificación para determinar la frecuencia con la que se deben analizar los archivos en su entorno de Microsoft 365, lo que garantiza una supervisión constante del espacio disponible.
Información para la gestión del almacenamiento El Gestor proporciona información y consejos sobre cómo almacenar correctamente los archivos en la nube, ayudando a los usuarios a gestionar el espacio de almacenamiento por sí mismos.
Delegación de la gestión del espacio El Gestor permite delegar en usuarios concretos la gestión del espacio redundante de los sitios SharePoint a su cargo, sin necesidad de asignar permisos de administrador de SharePoint Online.

Libere espacio con el Gestor de archivos de Microsoft 365


El Gestor de archivos de Microsoft 365 es la solución para gestionar el espacio en Microsoft 365, ahorrando en la compra de nuevo almacenamiento:

  • Reduce el espacio ocupado por SharePoint, Teams y OneDrive sin coste adicional.
  • Conserva las funciones de colaboración, perdidas con Microsoft 365 Archive.
  • Ayuda a gestionar los archivos en la nube de Microsoft de forma independiente.

 

Giuseppe Marchi

 

Microsoft MVP para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.

Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a crear su entorno de trabajo digital en la nube de Microsoft, cuidando la experiencia de las personas.

Preguntas frecuentes sobre Microsoft 365 Archive


¿Qué es Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive es una solución desarrollada por Microsoft para ampliar el espacio de almacenamiento de SharePoint Online, permitiendo archivar sitios de SharePoint para reducir el espacio ocupado por contenido raramente utilizado. Es especialmente útil para que las empresas gestionen eficazmente la capacidad de almacenamiento sin superar las cuotas disponibles, manteniendo altos estándares de seguridad y cumplimiento.

¿Cuáles son los principales beneficios de Microsoft 365 Archive?

Los principales beneficios de Microsoft 365 Archive incluyen la reducción del espacio ocupado por los sitios de SharePoint, la velocidad de archivo, la retención de metadatos, la separación de sitios activos de los archivados y el bajo costo del servicio. Estos beneficios ayudan a las organizaciones a gestionar mejor sus recursos de memoria sin comprometer el acceso y uso de los datos almacenados.

¿Cómo funciona Microsoft 365 Archive?

Para utilizar Microsoft 365 Archive, los administradores acceden a la interfaz de administración de SharePoint, seleccionan los sitios que desean archivar y utilizan el comando 'Archivar'. Los sitios archivados luego se gestionan a través de la sección 'Sitios Archivados', donde el contenido puede ser reactivado en cualquier momento, manteniendo las funcionalidades de seguridad y cumplimiento.

¿Existe una alternativa a Microsoft 365 Archive?

Sí, existe una alternativa llamada Gestor de archivos de Microsoft 365. Esta solución permite una gestión más autónoma y consciente de los archivos, actuando sobre la capacidad de memoria sin mover físicamente los datos de un archivo a otro. Ofrece ventajas como la gestión del espacio de almacenamiento a lo largo del entorno de Microsoft 365, la preservación de las funcionalidades de colaboración y la capacidad de crear reglas de análisis personalizadas.

¿Cuáles son los límites actuales de Microsoft 365 Archive?

Las limitaciones actuales de Microsoft 365 Archive incluyen la incapacidad de gestionar el espacio ocupado a un nivel granular, la imposibilidad de archivar sitios de concentradores sin antes darlos de baja, y restricciones en la visualización de datos y el cambio de nombre de los inquilinos en sitios archivados. Otras limitaciones conciernen la gestión de sitios de SharePoint conectados a Microsoft Teams y problemas potenciales en inquilinos muy grandes o multi-geo.