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Microsoft 365 Archive: Was es ist, Begrenzungen und alternative Lösungen

Microsoft 365 Archive erweitert den Speicherplatz in Microsoft 365 und ermöglicht die Archivierung von SharePoint-Sites. Doch obwohl die Funktionalität vielversprechend ist, muss man angesichts der Nutzungskosten den besten Zeitpunkt für die Einführung dieses neuen Produkts abwägen.

Bevor Sie neuen Speicherplatz in SharePoint kaufen und die Kosten für die Nutzung von Microsoft 365 Archive auf sich nehmen, gibt es eine Alternative, um Speicherplatz ohne zusätzliche Kosten und mit einer autonomeren Verwaltung der Archive in der Microsoft 365 Cloud freizugeben. Es ist Microsoft 365 Archive Manager.

Alle Details zu Microsoft 365 Archive und Microsoft 365 Archive Manager finden Sie in diesem Artikel.

Microsoft 365 Archive: eine kurze Einführung

Microsoft 365 Archive ist die von Microsoft entwickelte Lösung zur Erweiterung des Speicherplatzes von persönlichen und unternehmensinternen SharePoint-Sites.

Dieses neue Produkt, das jetzt in der öffentlichen Vorschau verfügbar ist, ermöglicht die Archivierung der in einer SharePoint-Website enthaltenen Daten, um zu verhindern, dass der verfügbare Speicherplatz durch nicht ausreichend genutzte Inhalte belegt wird. Es ist dann möglich, eine oder mehrere SharePoint-Websites auf dem zusätzlichen Speicherplatz zu archivieren, den Microsoft 365 Archive zu einem erschwinglichen Preis bietet. Diese Migration umfasst:

  • Dokumentbibliotheken
  • Dateisammlungen und Listen

Nach der Archivierung bleiben die Inhalte einer Site für globale SharePoint-Administratoren verfügbar, die jederzeit entscheiden können, ob sie sie reaktivieren oder ganz löschen möchten.

Wichtiger Hinweis: Selbst wenn die Daten archiviert sind, gelten dieselben Standards für die Suche (derzeit nur für Administratoren, aber bald für alle aktivierten Benutzer), Sicherheit und Compliance, die für freigegebene Ressourcen in SharePoint und den übrigen Microsoft 365-Anwendungen charakteristisch sind.

Was ist intranet.ai?

intranet.ai ist die sofort einsatzbereite Unternehmensintranetlösung, die entwickelt wurde, um Kosten und Implementierungszeiten zu reduzieren und somit eine kollaborative und moderne digitale Arbeitsumgebung zu schaffen:

  • Einstiegspreis von 3.650 €/Jahr für ein vollständiges Intranet
  • 50+ Anwendungen, darunter erweiterte Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen über Teams, persönliches Profil und FAQs
  • 100% Integration mit SharePoint Online und Microsoft 365

 

Wie der Microsoft-Speicherplatz funktioniert

Microsoft-Speicherplatz ist in zwei Hauptkategorien unterteilt:

  • Mailbox-Speicherplatz, der Folgendes umfasst
    • E-Mails, die mit Ihrem Microsoft-Konto verknüpft sind, einschließlich Outlook.com, Hotmail, Live und MSN.
    • Outlook.com-Anhänge, E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Kalendereinträge.

  • Cloud-Speicherplatz
    • Dateien und Medieninhalte, die mit OneDrive gespeichert oder synchronisiert werden.
    • Anhänge und Online-E-Mail-Nachrichten von Outlook.com.
    • Dateien und Dokumente, die in SharePoint und Teams gespeichert sind (die eigentlich unter SharePoint für die Dateispeicherung liegen).

Für Benutzer, die eine Microsoft 365-Lizenz erworben haben, wird die Gebühr wie folgt aufgeteilt:

  • Der Speicherplatz auf SharePoint Online bietet 1 TB für jedes Unternehmen, zu dem 10 GB für jeden Benutzer mit einer Lizenz, die SharePoint einschließt, hinzugefügt werden müssen. Ein Unternehmen mit 100 Benutzern und einer Lizenz, die SharePoint einschließt, verfügt beispielsweise über 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB Speicherplatz für die Zusammenarbeit.

  • Microsoft 365 Business-Pläne
    • 50 GB für E-Mail und 1 TB für OneDrive, pro Benutzer.

  • Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) Pläne
    • 100 GB für E-Mail und unbegrenzter Speicherplatz für OneDrive.
    • Sobald Sie das verfügbare Kontingent in Ihrem SharePoint Online überschreiten, können Sie auf fast alle Funktionen zum Speichern und Teilen von Dokumenten und Informationen nicht mehr zugreifen.

Zum Beispiel kann der Benutzer nicht mehr in der Lage sein

  • Neue Dateien in OneDrive hochzuladen, zu bearbeiten oder zu synchronisieren, während vorhandene Inhalte nur noch im Lesemodus verfügbar sind.
  • Dokumente in SharePoint oder Teams speichern oder bearbeiten.
  • Nachrichten in Microsoft Teams senden oder empfangen.

Nachdem die 12 Monate seit der Überschreitung der Quote verstrichen sind, kann Microsoft das OneDrive-Konto des Benutzers deaktivieren und alle vorhandenen Inhalte unwiederbringlich löschen.

Schließlich ist zu beachten, dass die Funktionalität für E-Mails in Outlook auch dann ausgesetzt wird, wenn nur die Quote für den Cloud-Speicher überschritten wird. Der OneDrive-Speicher ist also das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365 und der Punkt, dem Nutzer und Unternehmen die größte Aufmerksamkeit widmen müssen.

Dies erklärt die Bedeutung von Microsoft 365 Archive, der einzigen Lösung, die Microsoft derzeit anbietet, um ein Überschreiten des verfügbaren Speicherkontingents im eigenen Abonnement zu vermeiden, indem man auf SharePoint-Sites und deren Archive einwirkt, die direkt mit dem persönlichen und geschäftlichen OneDrive-Konto verbunden sind.

Microsoft 365 Archive: Was sind die wichtigsten Vorteile?

Obwohl es sich noch um ein Vorschauprodukt handelt, hat Microsoft 365 Archive bereits bewiesen, dass es mehrere Vorteile für die Verwaltung des Speichers in seinen Microsoft 365-Tenants und insbesondere SharePoint Online bietet.

Wir haben gesehen, wie es jetzt möglich ist, den von SharePoint-Websites beanspruchten Speicherplatz zu reduzieren, indem das Gewicht der archivierten Inhalte vom Microsoft 365-Speicher in den Microsoft 365-Archivspeicher verschoben wird. Die verschobenen Daten behalten auch die Sicherheits- und Suchstandards bei (obwohl letztere immer noch begrenzt sind).

Aber es gibt noch weitere Vorteile von Microsoft 365 Archive, die hervorzuheben sind, darunter die folgenden.

 

1. Schnelligkeit der Archivierung

Microsoft 365 Archive schafft es, die Speicherung von Websites in SharePoint auf eine ziemlich flinke Art und Weise zu handhaben, ohne die Leistung in Bezug auf Anzahl oder Größe zu beeinträchtigen. Die Speichergeschwindigkeit wird in Minuten gemessen und unterscheidet sich somit von der Geschwindigkeit, die Lösungen wie Azure's BLOB bieten.

 

2. Geringe Kosten

Microsoft 365 Archive ermöglicht es den Nutzern, Speicherplatz in ihrer Microsoft 365-Umgebung freizugeben und den Anteil zu reduzieren, der von SharePoint-Sites und damit verbundenen, über OneDrive gespeicherten Inhalten belegt wird. All dies bietet Nutzern und Unternehmen erhebliche Einsparungen im Vergleich zum direkten Kauf von neuem Speicherplatz. Nutzer mit Microsoft 365-Unternehmensplänen müssen beispielsweise einen höheren Plan erwerben, um mehr Speicherplatz zu erhalten.

 

3. Aufbewahrung von Metadaten

Um den Datenschutz und die Organisation der Daten in einer archivierten SharePoint-Site zu bewahren, greift Microsoft 365 Archive nicht auf die Metadaten zu, die jeder Ressource zugewiesen sind, und auch nicht auf die vom Unternehmen erteilten Zugriffsrechte auf die Informationen. Sobald eine Website reaktiviert wird, können die Benutzer wie vor der Archivierung auf Inhalte zugreifen und mit Kollegen zusammenarbeiten.

 

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive trennt automatisch aktive Websites im SharePoint-Tenant von inaktiven, d. h. neu archivierten Websites. Tatsächlich werden archivierte Websites unter der entsprechenden Überschrift "Archivierte Websites" aufgeführt, die globale oder SharePoint-Administratoren direkt über die Verwaltungsoberfläche erreichen können. Dadurch wird verhindert, dass die Navigation der Benutzer mit Ressourcen in SharePoint belastet wird, die wenig genutzt werden und daher für ihre täglichen Aktivitäten von geringem Nutzen sind. Natürlich erleichtert diese Trennung auch den Administratoren die Verwaltung der Sites im Tenant.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Archive und SharePoint Advanced Management?

SharePoint Advanced Management ist ein Add-on, das nützliche Funktionen für die Verwaltung von SharePoint- und OneDrive-Inhalten bietet und gleichzeitig die Zusammenarbeit verbessert.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören die folgenden:

  • Einschränkung des Zugriffs auf eine SharePoint-Website über Microsoft 365- oder Entra ID-Gruppen
  • Abrufen von Governance-Berichten für den Datenzugriff auf SharePoint-Websites
  • Beschränkung des Zugriffs auf den OneDrive-Dienst über Sicherheitsgruppen
  • Beschränkung des Zugriffs auf eine in OneDrive gespeicherte Datei
  • Verwalten des Lebenszyklus von SharePoint-Websites

Diese letzte Funktion ist der Grund, warum SharePoint Advanced Management oft mit Microsoft 365 Archive verwechselt wird, aber es gibt einen großen Unterschied zwischen den beiden Produkten.

Die Verwaltung von SharePoint-Websites mit SharePoint Advanced Management beschränkt sich in der Tat darauf, inaktive Websites automatisch zu identifizieren und eine Benachrichtigung an die Eigentümer zu senden, um zu sehen, ob die erkannte Website tatsächlich von den Benutzern wenig genutzt wird.

SharePoint Advanced Management erlaubt es Ihnen daher nicht, auf den von inaktiven Websites belegten Speicherplatz einzuwirken, im Gegensatz zu Microsoft 365 Archive.

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Microsoft 365 Archive: Wie viel kostet es?

Microsoft 365 Archive folgt einem Pay-as-you-go-Modell, das in zwei Komponenten unterteilt ist:

  1. In dieser Vorschauphase wird zusätzlicher Speicherplatz mit 0,05 GB/Monat abgerechnet. Bei der Abrechnung wird nur der Speicherplatz berücksichtigt, der das Kontingent des Mieters übersteigt.
  2. Der Aktivierungspreis für jede der archivierten Seiten beträgt 0,60 €/GB. Es gibt jedoch eine Testphase, die eine kostenlose Reaktivierung für 7 Tage beinhaltet.

Die Abrechnung erfolgt speziell über das Pay-As-You-Go-Modell von SharePoint Premium, das mit dem Microsoft Azure-Abonnement verknüpft ist. Die Kosten für Microsoft 365 Archive können dann mit der Azure-Kostenmanagementfunktion verfolgt werden.

Der Vorteil der Nutzung von Microsoft 365 Archive liegt eindeutig im Preis. Sie zahlen 0,05 €/GB/Monat anstelle von 0,2 €/GB/Monat für zusätzlichen SharePoint Online-Speicherplatz.

Doch bevor Sie diese Kosten bezahlen müssen, gibt es eine Alternative: den Microsoft 365 Archive Manager, mit dem Sie ungenutzten SharePoint Online-Speicherplatz löschen können.

Microsoft 365 Archiv: Wie wird es verwendet?

Die Verwendung von Microsoft 365 Archive ist recht intuitiv.

Die Funktionen zur Archivierung und Reaktivierung von SharePoint-Websites sind für globale oder SharePoint-Administratoren direkt über ihre Verwaltungsoberfläche zugänglich.

Von der Administrationsoberfläche aus muss man dann:

  • Den Punkt "Aktive Sites" aufrufen
  • Wählen Sie die Sites aus, die Sie archivieren möchten
  • Klicken Sie auf den Befehl "Archivieren"

Die ausgewählten Sites erscheinen unter dem Punkt "Archivierte Sites", der ebenfalls über die Verwaltungsoberfläche zugänglich ist. Durch den Zugriff auf die Liste der archivierten Sites können Administratoren jederzeit den Befehl "Reaktivieren" verwenden, um die Sites und ihre Inhalte wieder verfügbar zu machen.

Der von archivierten SharePoint-Websites belegte Speicherplatz wird nicht mehr in das für den jeweiligen Plan für Microsoft 365 verfügbare Kontingent eingerechnet, sondern im Rahmen des von Microsoft 365 Archive angebotenen Kontingents nach den im Abschnitt über die Preisgestaltung genannten Kriterien berechnet und berücksichtigt.

Auch wenn sie archiviert werden, behalten die in Microsoft 365 Archive verschobenen Sites die Standards in Bezug auf die Haltbarkeit der Daten, die Sicherheit durch globale und SharePoint-Berechtigungen, die Einhaltung der von der EU erlaubten Datenmenge und den geografischen Aufenthaltsort der Daten bei.

Nachfolgend finden Sie eine zusammenfassende Tabelle mit allen Microsoft 365 Archive-Funktionen, die wir bisher gesehen haben.

 

Die wichtigsten Funktionen von Microsoft 365 Archive

 

Funktionen von Microsoft 365 Archiv

Funktion Beschreibung

Speicherplatzerweiterung in Microsoft 365 über SharePoint-Sites Mit Microsoft 365 Archive können Sie Daten in SharePoint-Sites archivieren und so verhindern, dass der verfügbare Speicherplatz durch nicht ausreichend genutzte Inhalte belegt wird.
Datenaufbewahrung Auch nach der Archivierung bleibt der Inhalt einer SharePoint-Website für SharePoint Global- und Tenant-Administratoren zugänglich, die jederzeit entscheiden können, ob eine archivierte Website reaktiviert oder gelöscht werden soll.
Suchstandards (in Entwicklung), Sicherheit und Compliance Für Daten in archivierten Websites gelten dieselben Such-, Sicherheits- und Compliance-Standards, die auch für freigegebene Ressourcen in SharePoint und den übrigen Microsoft 365-Anwendungen gelten.
Schnelligkeit der Archivierung Microsoft 365 Archive verwaltet die Archivierung von SharePoint-Sites innerhalb von Minuten, unabhängig von der Anzahl und Größe der zu archivierenden Sites.
Pflege von Metadaten Die jeder Ressource zugewiesenen Metadaten und Datenzugriffsberechtigungen bleiben auch nach der Archivierung einer Site erhalten.
Trennung aktiver Sites von archivierten Sites Microsoft 365 Archive trennt automatisch aktive Websites von archivierten Websites, was die Verwaltung vereinfacht und verhindert, dass die Navigation der Benutzer durch nicht ausgelastete Ressourcen belastet wird.
Niedrige Kosten Microsoft 365 Archive basiert auf einem Pay-as-you-go-Modell, das sich nach der Anzahl der zu archivierenden und zu reaktivierenden Websites richtet. Obwohl die Kosten nicht unerheblich sind, sparen sie den direkten Kauf von Speicherplatz.

Die Einschränkungen von Microsoft 365 Archive

Die Microsoft 365 Archive-Vorschau weist einige wesentliche Einschränkungen auf, von denen einige oder alle bis 2024 behoben sein werden. Neben der Suche nach archivierten Inhalten (die jetzt nur für Administratoren verfügbar ist), sind hier die wichtigsten Einschränkungen der Archivfunktionalität aufgeführt:

  • Archivierung und Reaktivierung sind nur für komplette SharePoint-Websites möglich; sie sind daher nicht auf granularer Ebene verfügbar, um den von einzelnen Dateien oder Bibliotheken belegten Speicherplatz zu verwalten.
  • Eine Hub-Site kann nicht archiviert werden. Sie muss zunächst als solche de-registriert werden.
  • Es ist nicht möglich, das Datum und den Autor der Archivierung einer Site anzuzeigen.
  • Die Archivierung einer registrierten Site in der Microsoft 365-Sicherung ist nicht zulässig.
  • Die Umbenennung von Mietern wird bei archivierten Standorten nicht unterstützt. Es ist daher notwendig, sie zu reaktivieren.
  • Es ist nicht möglich, die Archivierung dieser Daten an Benutzer zu delegieren, die nicht die Rolle eines SharePoint-Administrators oder globalen Administrators haben.

Außerdem kann es bei Tenants mit mehr als 50.000 Sites zu Problemen bei der Aufzählung der Sites unter dem Punkt "Archivierte Sites" in der Verwaltungsoberfläche kommen. Im Gegensatz dazu haben Multi-Geo-Tenants nicht die Möglichkeit, archivierte Sites zu verschieben.

Bei SharePoint-Websites, die mit Microsoft Teams verbunden sind, ist eine Unterscheidung zu treffen.

Websites, die mit einem privaten Kanal verbunden sind, können nicht in das Microsoft 365-Archiv migriert werden, während die Archivierung für SharePoint-Sites, die mit einem Standard-Teams-Kanal verbunden sind, möglich ist.

Wenn eine mit einem Teams-Kanal verbundene Website archiviert wird, werden jedoch Ressourcen wie z. B.:

  • Der Teams-Kanal, der mit der archivierten Website verbunden ist
  • Die Mailbox in Exchange
  • Die Inhalte in der Registerkarte "Planer

Aber Achtung: Durch die Archivierung einer SharePoint-Website wird automatisch der Zugriff auf freigegebene Dateien im zugehörigen Teams-Kanal für alle Benutzer gesperrt.

Aus diesem Grund empfiehlt Microsoft selbst, den Teams-Kanal zusammen mit der zugehörigen SharePoint-Website zu archivieren, damit die Benutzererfahrung innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes nicht beeinträchtigt wird.

Eine letzte Überlegung betrifft die Synchronisierung.

Wenn eine SharePoint-Website archiviert wird, während die Synchronisierung mit einem Gerät (z. B. einem Computer oder einem mobilen Gerät) aktiv ist, meldet die für die Synchronisierung verwendete Client-Software Fehler, sobald der Archivierungsprozess abgeschlossen ist.

Der Synchronisationsclient teilt dem Benutzer mit, dass die Synchronisation blockiert ist und es daher zu Diskrepanzen zwischen den Daten auf dem Gerät und den Daten auf der SharePoint-Website kommen kann.

Microsoft 365 Archiv: Gibt es eine Alternative?

Microsoft 365 Archive bietet wichtige Vorteile, aber auch erhebliche Einschränkungen. Die Kosten für die Archivierung von SharePoint-Sites sind beträchtlich, wenn auch gering im Vergleich zum direkten Kauf von neuem Speicherplatz (der oft mit dem Kauf eines höheren Microsoft 365-Tarifs verbunden ist). Außerdem gehen bei der Migration zu Microsoft 365 Archive wichtige Funktionen für die Dateizusammenarbeit und die Inhaltsverwaltung einer Website verloren.

Schließlich ist die Archivierung derzeit nur auf SharePoint-Sites beschränkt und berücksichtigt somit nicht den Speicherplatz, den die wichtigste Cloud-Plattform von Microsoft 365, nämlich OneDrive, beansprucht.

Obwohl Microsoft keine Alternativen anbietet, gibt es eine günstigere und umfassendere Lösung. Es ist der Microsoft 365 Archive Manager.

Microsoft 365 Archive Manager: die beste Lösung für die Speicherplatzverwaltung in der Microsoft-Cloud

Microsoft 365 Archive Manager ist die Lösung, die wir entwickelt haben, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, den von SharePoint und OneDrive belegten Speicherplatz zu reduzieren und so den Kauf von neuem Speicherplatz und die Kosten für die Nutzung von Tools wie Microsofts neuem Archiv zu sparen.

Sie dient dazu, die Archive in der Unternehmens-Cloud sauber zu halten, indem sie auf ihre Verwaltung und nicht auf ihren Standort einwirkt (es handelt sich also nicht um eine einfache Migration von einem Archiv zum anderen).

Es ermöglicht somit:

  • Die Verwaltung des Speicherplatzes in Microsoft 365 in Eigenregie zu verbessern.
  • Beibehaltung der Kollaborationsfunktionen, die mit Microsoft 365 Archive verloren gehen.

Der Mechanismus ist einfach.

Microsoft 365 Archive Manager beginnt mit einem schnellen Scan aller Archive in Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive und analysiert die Versionen der vorhandenen Dateien.

Er berechnet den von den einzelnen Dateiversionen belegten Speicherplatz, um dem Unternehmen mitzuteilen, wie viel Speicherplatz es je nach Dienstprogramm durch das Löschen von Inhalten freisetzen könnte.

Zur genauen Identifizierung von Versionen, die für das Unternehmen und die Benutzeraktivitäten weniger nützlich sind, ermöglicht Archive Manager die Verwendung von Regeln, die sich auf bestimmte SharePoint-Sites, Dateien mit Versionen, die älter als ein bestimmtes Datum sind, oder Dateien bestimmter Typen konzentrieren. Es besteht aber auch die Möglichkeit, auf Premium-Funktionen zuzugreifen, um individuelle Analyseregeln zu erstellen.

Weitere Vorteile unserer Plattform sind unter anderem

  1. Audit-Flow-Planung, um festzulegen, wie oft die Archive in Ihrer Microsoft 365-Umgebung analysiert werden sollen und so eine ständige Überwachung der verfügbaren Quote zu gewährleisten.
  2. Einblicke in die Speicherverwaltung und Ratschläge für die richtige Speicherung von Dateien in der Cloud.
  3. Einfache Installation und unsere Unterstützung bei der Anpassung der Lösung an Ihren digitalen Arbeitsplatz.

Abschließend ist anzumerken, dass der Microsoft 365 Archive Manager auch in OneDrive funktioniert.

Das ist vielleicht die beste Eigenschaft, denn es gibt immer noch kein Tool, das den Speicherplatz direkt in OneDrive verwalten kann. Nicht einmal Microsoft 365 Archive kann das.

Mit unserer Lösung können Benutzer OneDrive-Archive auf persönlicher und Unternehmensebene verwalten. Autonom, so dass sie nicht von der IT-Abteilung abhängig sind.

 

Die Vorteile von Microsoft 365 Archive Manager

 

Vorteile von Microsoft 365 Archive Manager Vorteil Beschreibung
Die Kosten basieren auf den Dokumentenbibliotheken und nicht auf dem genutzten Speicherplatz Microsoft 365 Archive Manager wird mit Plänen lizenziert, die auf der Anzahl der erstellten Bibliotheken basieren, unabhängig davon, wie viel Platz tatsächlich genutzt wird oder eingespart werden kann. Dadurch ergibt sich für den Kunden ein erheblicher wirtschaftlicher Vorteil.
Verwaltung des Speicherplatzes in der gesamten Microsoft 365-Umgebung Microsoft 365 Archive Manager stellt sicher, dass Sie durch die ordnungsgemäße Verwaltung von Archiven in SharePoint und OneDrive niemals die in Ihrem Microsoft 365-Plan verfügbaren Speicherplatzgrenzen überschreiten.
Verwaltung von Archiven in OneDrive Archive Manager funktioniert auch in OneDrive, so dass Sie persönliche und geschäftliche Archive verwalten können, ohne von der IT-Abteilung abhängig zu sein.
Beibehaltung der Kollaborationsfunktionen Benutzer können den Speicherplatz, den Dateien in SharePoint und OneDrive belegen, reduzieren, ohne dass Inhalte archiviert werden müssen und die Echtzeit-Zusammenarbeit mit Kollegen unterbrochen wird.
Analyse von Archiven in der Microsoft 365-Cloud Archive Manager scannt schnell Archive in Teams, SharePoint und OneDrive und analysiert die vorhandenen Dateiversionen, um den Speicherplatz zu ermitteln, der durch das Löschen weniger nützlicher Inhalte freigegeben werden könnte.
Erstellen von Regeln für benutzerdefinierte Analysen Benutzer können Kriterien erstellen, um die am wenigsten nützlichen Versionen ihrer Dateien genau zu identifizieren und zu löschen, um die Archive sauber zu halten.
Planen des Prüfablaufs Sie können den Überprüfungsablauf planen, um festzulegen, wie oft die Archive in Ihrer Microsoft 365-Umgebung analysiert werden sollen, um eine ständige Überwachung des verfügbaren Speicherplatzes zu gewährleisten.
Einblicke für die Speicherverwaltung Archive Manager bietet Einblicke und Ratschläge zur ordnungsgemäßen Speicherung von Dateien in der Cloud und unterstützt Benutzer bei der eigenständigen Verwaltung des Speicherplatzes.
Delegation der Speicherplatzverwaltung Archive Manager ermöglicht es Benutzern, bestimmte Benutzer mit der Verwaltung des redundanten Speicherplatzes der SharePoint-Websites zu beauftragen, für die sie zuständig sind, ohne dass SharePoint Online-Administratorberechtigungen zugewiesen werden müssen.

Machen Sie Platz mit Microsoft 365 Archive Manager


Microsoft 365 Archive Manager ist die Lösung für die Verwaltung von Speicherplatz in Microsoft 365 und spart den Kauf von neuem Speicherplatz:

  • Verringert den von SharePoint, Teams und OneDrive belegten Speicherplatz ohne zusätzliche Kosten.
  • Behält die Funktionen zur Zusammenarbeit bei, die mit Microsoft 365 Archive verloren gegangen sind.
  • Unterstützt die unabhängige Verwaltung von Archiven in der Microsoft Cloud.

 

Giuseppe Marchi

 

Microsoft MVP für SharePoint und Microsoft 365 seit 2010.

Giuseppe ist der Gründer von intranet.ai und einer der führenden Experten in Italien für alles rund um Microsoft 365. Seit Jahren hilft er Unternehmen dabei, ihre eigene digitale Arbeitsumgebung in der Microsoft Cloud zu schaffen und die Erfahrung der Menschen zu verbessern.

FAQ zum Microsoft 365 Archive


Was ist Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive ist eine von Microsoft entwickelte Lösung, um den Speicherplatz von SharePoint Online zu erweitern. Dabei können SharePoint-Websites archiviert werden, um den von selten genutzten Inhalten belegten Platz zu reduzieren. Es ist besonders nützlich für Unternehmen, um die Speicherkapazität effektiv zu verwalten, ohne die verfügbaren Quoten zu überschreiten, und dabei hohe Standards an Sicherheit und Compliance zu wahren.

Welche sind die Hauptvorteile von Microsoft 365 Archive?

Die Hauptvorteile von Microsoft 365 Archive beinhalten die Reduktion des von SharePoint-Websites beanspruchten Platzes, die Geschwindigkeit des Archivierungsprozesses, die Beibehaltung von Metadaten, die Trennung von aktiven Websites und archivierten Seiten sowie die niedrigen Kosten des Dienstes. Diese Vorteile helfen Organisationen, ihre Speicherressourcen besser zu verwalten, ohne den Zugang zu und die Nutzung von gespeicherten Daten zu beeinträchtigen.

Wie funktioniert Microsoft 365 Archive?

Um Microsoft 365 Archive zu nutzen, greifen Administratoren auf die SharePoint-Verwaltungsoberfläche zu, wählen die zu archivierenden Websites aus und verwenden den Befehl „Archivieren“. Die archivierten Sites werden dann im Abschnitt „Archivierte Sites“ verwaltet, wo Inhalte jederzeit reaktiviert werden können, wobei die Sicherheits- und Compliance-Funktionalitäten erhalten bleiben.

Gibt es eine Alternative zu Microsoft 365 Archive?

Ja, es gibt eine Alternative namens Microsoft 365 Archive Manager. Diese Lösung ermöglicht eine autonomere und bewusstere Verwaltung der Archive, indem sie auf die Speicherkapazität einwirkt, ohne Daten physisch von einem Archiv in ein anderes zu verschieben. Sie bietet Vorteile wie die Verwaltung des Speicherplatzes im gesamten Microsoft 365-Umfeld, die Erhaltung der Kollaborationsfunktionen und die Möglichkeit, benutzerdefinierte Analysevorschriften zu erstellen.

Was sind die Grenzen der Vorschaufunktionen von Microsoft 365 Archive?

Die aktuellen Einschränkungen von Microsoft 365 Archive umfassen die Unfähigkeit, den belegten Platz auf granularer Ebene zu verwalten, die Unmöglichkeit, Hub-Sites zu archivieren, ohne sie zuvor abzumelden, sowie Einschränkungen bei der Ansicht von Daten und der Umbenennung von Mandanten in archivierten Sites. Weitere Einschränkungen betreffen die Verwaltung von mit Microsoft Teams verbundenen SharePoint-Sites und potenzielle Probleme in sehr großen oder Multi-Geo-Mandanten.