Skip to the content

Microsoft 365 Archive: mikä se on, rajoitukset ja vaihtoehtoiset ratkaisut

Microsoft 365 Archive laajentaa Microsoft 365:n tallennustilaa ja mahdollistaa SharePoint-sivustojen arkistoinnin. Vaikka toiminnallisuus on lupaava, on kuitenkin pohdittava, mikä on paras aika ottaa tämä uusi tuote käyttöön, kun otetaan huomioon sen käyttökustannukset.

Ennen kuin ostat uutta tilaa SharePointiin ja joudut maksamaan Microsoft 365 Archiven käyttökustannukset, on olemassa vaihtoehto, jolla voit vapauttaa tilaa ilman lisäkustannuksia ja itsenäisemmällä arkistojen hallinnalla Microsoft 365 -pilvipalvelussa. Se on Microsoft 365 Archive Manager.

Löydät kaikki yksityiskohdat Microsoft 365 Archivesta ja Microsoft 365 Archive Managerista tästä artikkelista.

Microsoft 365 Archive: lyhyt esittely

Microsoft 365 Archive on Microsoftin suunnittelema ratkaisu, jolla laajennetaan henkilökohtaisten ja yritysten SharePoint-sivustojen tallennustilaa.

Nyt julkisessa esikatseluversiossa olevan uuden tuotteen avulla voit itse asiassa arkistoida SharePoint-sivuston sisältämät tiedot, jotta käytettävissä oleva tallennustila ei jäisi vajaakäyttöisen sisällön varaan. Tällöin on mahdollista arkistoida yksi tai useampi SharePoint-sivusto lisätilaan, jota Microsoft 365 Archive tarjoaa edulliseen hintaan. Tähän siirtoon sisältyy:

  • Asiakirjakirjastot
  • Tiedostokokoelmat ja -luettelot

Kun sivuston sisältö on arkistoitu, se pysyy maailmanlaajuisten SharePointin ylläpitäjien käytettävissä, ja he voivat milloin tahansa päättää aktivoida sen uudelleen tai poistaa sen kokonaan.

Tärkeä huomautus: Vaikka tiedot arkistoidaankin, ne säilyttävät samat hakua (tällä hetkellä vain ylläpitäjille, mutta pian kaikille käytössä oleville käyttäjille), tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevat standardit, jotka ovat ominaisia SharePointin ja muiden Microsoft 365 -sovellusten jaetuille resursseille.

Mikä on intranet.ai?

intranet.ai on käyttövalmis yritysintranet, joka on suunniteltu vähentämään kustannuksia ja toteuttamisaikaa ja luomaan siten yhteistoiminnallinen ja moderni digitaalinen työympäristö:

  • Alustava hinta 3 650 €/vuosi täydellisestä intranetistä
  • yli 50 sovellusta, mukaan lukien kehittynyt haku, asiakirjojen hallintajärjestelmä ja FAQ-sivut
  • 100-prosenttisesti integroitu SharePoint Onlineen ja Microsoft 365:een

 

Miten Microsoftin tallennustila toimii

Microsoftin tallennustila on jaettu kahteen pääluokkaan:

  • Postilaatikon tallennustila, joka sisältää
    • Microsoft-tiliisi liittyvä sähköposti, mukaan lukien Outlook.com, Hotmail, Live ja MSN.
    • Outlook.comin liitetiedostot, sähköpostiviestit, yhteystiedot ja kalenterimerkinnät.

  • Pilvitallennustila
    • OneDriven kanssa tallennetut tai synkronoidut tiedostot ja mediasisältö.
    • Outlook.comin liitteet ja verkkopostiviestit.
    • Tiedostot ja asiakirjat, jotka on tallennettu SharePointissa ja Teamsissa (joka on itse asiassa SharePointin alla tiedostojen tallennusta varten).

Käyttäjille, jotka ovat ostaneet Microsoft 365 -lisenssin, maksu jakautuu seuraavasti:

  • SharePoint Online -palvelussa on tilaa 1TB kullekin yritykselle, johon on lisättävä 10GB jokaiselle käyttäjälle, jolla on SharePointin sisältävä lisenssi. Esimerkiksi yrityksellä, jolla on 100 käyttäjää, joilla on SharePointin sisältävä lisenssi, on 1TB + (10GB * 100) = 2TB yhteistyötilaa.

  • Microsoft 365 Business -paketit
    • 50 Gt sähköpostille ja 1 Tt OneDrivelle käyttäjää kohden.

  • Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) -paketit
    • 100 Gt sähköpostille ja rajoittamaton tila OneDrivelle.
    • Kun SharePoint Online -palvelun käytettävissä oleva kiintiö ylittyy, et voi käyttää lähes kaikkia asiakirjojen ja tietojen tallentamiseen ja jakamiseen tarkoitettuja ominaisuuksia.

Käyttäjä ei voi enää esimerkiksi:

  • Ladata, muokata tai synkronoida uusia tiedostoja OneDrivessa, kun taas olemassa oleva sisältö on käytettävissä vain lukutilassa.
  • Tallentaa tai muokata asiakirjoja SharePointissa tai Teamsissa.
  • Lähettää tai vastaanottaa viestejä Microsoft Teamsissa.

Kun kiintiön ylittymisestä on kulunut 12 kuukautta, Microsoft voi poistaa käyttäjän OneDrive-tilin käytöstä ja poistaa peruuttamattomasti kaiken siellä olevan sisällön.

Lopuksi on huomattava, että Outlookin sähköpostitoiminnot keskeytetään, vaikka vain pilvitallennuksen kiintiö ylitettäisiin. OneDrive-tallennus on siis Microsoft 365:n digitaalisen työpaikan ydin ja se kohta, johon käyttäjien ja yritysten on kiinnitettävä eniten huomiota.

Tämä selittää siis Microsoft 365 Archiven merkityksen, sillä se on tällä hetkellä ainoa Microsoftin tarjoama ratkaisu, jolla voidaan välttää tilauksen käytettävissä olevan tallennuskiintiön ylittyminen toimimalla SharePoint-sivustojen ja niiden arkistojen avulla, jotka on suoraan yhdistetty henkilökohtaiseen ja yrityksen OneDrive-tiliin.

Microsoft 365 Archive: mitkä ovat tärkeimmät edut?

Vaikka Microsoft 365 Archive on vielä esikatselutuote, se on jo osoittanut tarjoavansa useita etuja Microsoft 365 -vuokralaisten ja erityisesti SharePoint Online -palvelun tallennuksen hallintaan.

Olemme nähneet, miten SharePoint-sivustojen viemän tilan vähentäminen on nyt mahdollista siirtämällä arkistoidun sisällön painoarvo Microsoft 365 -tallennustilasta Microsoft 365 Archive -tallennustilaan. Siirretty tieto säilyttää myös tietoturva- ja hakustandardit (vaikka jälkimmäinen on edelleen rajoitettu).

Mutta on syytä tuoda esiin muitakin Microsoft 365 Archiven tarjoamia etuja, kuten seuraavat.

 

1. Arkistoinnin nopeus

Microsoft 365 Archive onnistuu käsittelemään SharePointin sivustojen tallennuksen varsin ketterästi, ilman että suorituskyky kärsii määrän tai koon suhteen. Tallennusnopeus mitataan minuuteissa, joten se eroaa Azuren BLOBin kaltaisten ratkaisujen tarjoamasta nopeudesta.

 

2. Alhaiset kustannukset

Microsoft 365 Archiven avulla käyttäjät voivat vapauttaa tilaa Microsoft 365 -ympäristössään ja vähentää SharePoint-sivustojen ja niihin liittyvän OneDriven kautta tallennetun sisällön viemän osuuden. Kaikki tämä tarjoaa käyttäjille ja yrityksille merkittäviä säästöjä verrattuna uuden tallennustilan ostamiseen suoraan. Käyttäjien, joilla on yritysten Microsoft 365 -paketti, on esimerkiksi ostettava korkeampi paketti saadakseen lisää tallennustilaa.

 

3. Metatietojen säilyttäminen

Jotta arkistoidun SharePoint-sivuston tietojen yksityisyys ja organisointi säilyisivät ennallaan, Microsoft 365 Archive ei toimi kullekin resurssille määritettyjen metatietojen eikä edes yrityksen jakamien käyttöoikeuksien perusteella. Kun sivusto aktivoidaan uudelleen, käyttäjät voivat käyttää sisältöä ja tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa kuten ennen arkistointia.

 

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive erottelee automaattisesti SharePoint-tilantissa olevat aktiiviset sivustot inaktiivisista eli vastikään arkistoiduista sivustoista. Itse asiassa arkistoidut sivustot luetellaan asianmukaisessa otsikossa "Archived Sites", johon globaalit tai SharePointin ylläpitäjät pääsevät suoraan hallintakäyttöliittymästä. Näin käyttäjien navigointia ei kuormiteta SharePointin resursseilla, joita käytetään vähän ja joista on siksi vähän hyötyä heidän päivittäisessä toiminnassaan. Tietenkin tämä erottelu helpottaa myös ylläpitäjien hallinnointia vuokralaisen sivustojen osalta.

Mitä eroa on Microsoft 365 Archivella ja SharePoint Advanced Managementilla?

SharePoint Advanced Management on lisäosa, joka tarjoaa hyödyllisiä ominaisuuksia SharePoint- ja OneDrive-sisällön hallintaan ja parantaa samalla yhteistyökokemusta.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat muun muassa seuraavat:

  • Rajoita pääsyä SharePoint-sivustoon Microsoft 365:n tai Entra ID -ryhmien avulla
  • Saada hallinnointiraportteja SharePoint-sivustojen tietojen käyttöoikeuksista
  • Rajoita pääsyä OneDrive-palveluun suojausryhmien avulla
  • Rajoita pääsyä OneDriveen tallennettuun tiedostoon
  • SharePoint-sivustojen elinkaaren hallinta

Tämän viimeisen ominaisuuden vuoksi SharePoint Advanced Management sekoitetaan usein Microsoft 365 Archiveen, mutta näiden kahden tuotteen välillä on merkittävä ero.

SharePoint-sivustojen hallinta SharePoint Advanced Managementilla rajoittuu itse asiassa siihen, että setunnistaa automaattisesti toimimattomat sivustot ja lähettää omistajilleen ilmoituksen, jotta he voivat tarkistaa, käyttävätkö käyttäjät havaittua sivustoa todella vähän.

SharePoint Advanced Management ei siis anna mahdollisuutta toimia toimimattomien sivustojen viemän muistin suhteen, toisin kuin Microsoft 365 Archive.

Tilaa uutiskirjeemme

Saat:

  • Oppaamme liiketoiminnan digitalisointiin;
  • Syvällisiä artikkeleita siitä, miten voit parantaa intranetiäsi ja saada samalla kaiken irti Microsoft 365 -lisensseistäsi.

Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa.

Microsoft 365 Archive: kuinka paljon se maksaa?

Microsoft 365 Archive noudattaa pay-as-you-go-mallia, joka jakautuu kahteen osaan:

  1. Tässä esikatseluvaiheessa lisätilaa tilitetään 0,05 GB/kk. Maksussa huomioidaan vain se tallennustila, joka ylittää vuokralaisen kiintiön.
  2. Kunkin arkistoidun sivuston aktivointihinta on 0,60 €/GB. Tarjolla on kuitenkin kokeilujakso, joka sisältää ilmaisen uudelleenaktivoinnin 7 päivän ajan.

Laskutus hoidetaan nimenomaan SharePoint Premiumin Pay-As-You-Go-mallin kautta, joka on yhteydessä Microsoft Azure -tilaukseen. Microsoft 365 -arkiston kustannuksia voidaan sitten seurata Azuren Cost Management -ominaisuuden avulla.

On selvää, että Microsoft 365 Archiven käytön etu on todella hinnassa. SharePoint Online -lisätilasta maksetaan 0,05 €/GB/kk eikä 0,2 €/GB/kk.

Mutta on olemassa vaihtoehto, ennen kuin pääset maksamaan näitä kustannuksia: Microsoft 365 Archive Manager, jonka avulla voit tyhjentää käyttämätöntä SharePoint Online -tilaa.

Microsoft 365 Archive: miten sitä käytetään?

Microsoft 365 Archiven käyttö on melko intuitiivista.

SharePoint-sivustojen arkistointi- ja uudelleenaktivointiominaisuudet ovat globaalien tai SharePointin ylläpitäjien käytettävissä suoraan hallintakäyttöliittymästä.

Hallintakäyttöliittymästä on sitten:

  • Siirry kohtaan "Aktiiviset sivustot"
  • Valitse sivustot, jotka aiot arkistoida
  • Napsauta komentoa "Archive" (Arkistoi)

Valitut sivustot näkyvät "Arkistoidut sivustot" -kohteessa, johon pääsee jälleen hallintakäyttöliittymästä. Kun pääset arkistoitujen sivustojen luetteloon, ylläpitäjät voivat milloin tahansa käyttää komentoa "Reactivate" (Aktivoi uudelleen) saadakseen sivustot ja niiden sisällön jälleen käyttöön.

Arkistoitujen SharePoint-sivustojen viemä tila lakkaa laskemasta niiden Microsoft 365 -suunnitelman käytettävissä olevaan kiintiöön, ja se lasketaan ja otetaan huomioon Microsoft 365 -arkiston tarjoamassa kiintiössä yhdessä hinnoittelua käsittelevässä osassa nähtyjen kriteerien mukaisesti.

Vaikka sivustot on arkistoitu, Microsoft 365 Archiveen siirretyt sivustot säilyttävät standardit, jotka koskevat tietojen kestävyyttä, turvallisuutta globaalien ja SharePointin käyttöoikeuksien avulla, EU:n salliman tietomäärän noudattamista ja omien tietojen maantieteellistä sijaintia.

Alta löydät yhteenvetotaulukon kaikista tähän mennessä yhdessä tarkastelemistamme Microsoft 365 Archiven ominaisuuksista.

 

Microsoft 365 Archiven tärkeimmät ominaisuudet

 

Microsoft 365 Archiven ominaisuudet

Ominaisuuden kuvaus

Tallennustilan laajentaminen Microsoft 365:ssä SharePoint-sivustojen kautta Microsoft 365 Archiven avulla voit arkistoida SharePoint-sivustojen sisältämiä tietoja, jolloin käytettävissä oleva tallennustila ei jää vajaakäyttöisen sisällön varaan.
Tietojen säilyttäminen Jopa arkistoinnin jälkeen SharePoint-sivuston sisältö pysyy SharePointin globaalien ja vuokralaishallinnoijien käytettävissä, ja he voivat milloin tahansa päättää arkistoidun sivuston aktivoimisesta uudelleen tai poistamisesta.
Hakustandardit (kehitteillä), turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus Arkistoitujen sivustojen tiedoissa säilytetään samat haku-, turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardit, jotka ovat ominaisia SharePointin ja muille Microsoft 365 -sovellusten jaetuille resursseille.
Arkistoinnin nopeus Microsoft 365 Archive hallitsee SharePoint-sivustojen arkistoinnin minuuteissa riippumatta arkistoitavien sivustojen määrästä ja koosta.
Metatietojen ylläpito Kullekin resurssille määritetyt metatiedot ja tietojen käyttöoikeudet säilyvät koskemattomina myös sen jälkeen, kun sivusto on arkistoitu.
Aktiivisten sivustojen erottaminen arkistoitavista sivustoista Microsoft 365 Archive erottelee automaattisesti aktiiviset sivustot arkistoitavista sivustoista, mikä yksinkertaistaa hallintaa ja estää käyttäjien navigointia rasittamasta vajaakäytössä olevat resurssit.
Alhaiset kustannukset Microsoft 365 Archive perustuu pay-as-you-go -malliin, johon vaikuttaa arkistoitavien ja uudelleen aktivoitavien sivustojen määrä. Vaikka kustannukset eivät ole merkityksettömiä, ne säästävät suorassa tallennustilan hankinnassa.

Microsoft 365 Archiven rajoitukset

Microsoft 365 Archiven esikatselussa on joitakin merkittäviä rajoituksia, joista osa tai kaikki tullaan korjaamaan vuoteen 2024 mennessä. Arkistoidun sisällön etsimisen lisäksi (nyt vain ylläpitäjien käytettävissä) tässä ovat Archive-toiminnallisuuden tärkeimmät rajoitukset:

  • Arkistointi ja uudelleenaktivointi ovat mahdollisia vain kokonaisten SharePoint-sivustojen osalta, joten ne eivät ole käytettävissä rakeisella tasolla yksittäisten tiedostojen tai kirjastojen viemän tilan hallitsemiseksi.
  • Keskitettyä sivustoa ei voi arkistoida. Se on ensin poistettava rekisteristä sellaisenaan.
  • Sivuston arkistoinnin päivämäärää ja tekijää ei voi tarkastella.
  • Rekisteröidyn sivuston arkistointi Microsoft 365 -varmistuksessa ei ole sallittua.
  • Vuokralaisen uudelleennimeämistä ei tueta arkistoiduissa sivustoissa. Siksi ne on aktivoitava uudelleen.
  • Arkistointia ei voi delegoida käyttäjille, joilla ei ole SharePointin järjestelmänvalvojan tai globaalin järjestelmänvalvojan roolia.

Lisäksi vuokralaisilla, joilla on yli 50 000 sivustoa, voi olla ongelmia yrittää luetella sivustoja hallintakäyttöliittymän "Arkistoidut sivustot" -kohdassa. Sen sijaan monen geon vuokralaisilla ei ole mahdollisuutta siirtää arkistoituja sivustoja.

Microsoft Teamsiin liitettyjen SharePoint-sivustojen osalta on tehtävä ero.

Yksityiseen kanavaan liitettyjä sivustoja ei voi siirtää Microsoft 365 -arkistoon, kun taas tavalliseen Teams-kanavaan liitettyjen SharePoint-sivustojen arkistointi on mahdollista.

Kun Teams-kanavaan liitetty sivusto kuitenkin arkistoidaan, resurssit, kuten esim:

  • Teams-kanava, joka on liitetty arkistoituun sivustoon
  • Exchange-postilaatikko
  • Suunnittelija-välilehden sisältö

Mutta varo: SharePoint-sivuston arkistointi estää automaattisesti kaikkien käyttäjien pääsyn jaettuihin tiedostoihin liitetyssä Teams-kanavassa.

Tästä syystä Microsoft itse suosittelee Teams-kanavan arkistointia yhdessä siihen liittyvän SharePoint-sivuston kanssa, jotta käyttäjäkokemus digitaalisessa työpaikassa ei vaarannu.

Viimeinen näkökohta koskee synkronointia.

Jos SharePoint-sivusto arkistoidaan, kun synkronointi laitteen (kuten tietokoneen tai mobiililaitteen) kanssa on aktiivinen, synkronointiin käytetty asiakasohjelmisto ilmoittaa virheistä, kun arkistointiprosessi on valmis.

Synkronointiasiakasohjelma ilmoittaa käyttäjälle, että synkronointi on estetty, minkä vuoksi laitteessa olevien tietojen ja SharePoint-sivuston tietojen välillä voi olla ristiriitaisuuksia.

Microsoft 365 Archive: onko olemassa vaihtoehtoa?

Microsoft 365 Archive tarjoaa merkittäviä etuja, mutta myös merkittäviä rajoituksia. SharePoint-sivustojen arkistoinnin kustannukset ovat huomattavat, joskin pienet verrattuna uuden tallennustilan ostamiseen suoraan (mikä usein yhdistyy korkeamman Microsoft 365 -paketin ostamiseen). Eikä pidä unohtaa, että sivuston tärkeät tiedostoyhteistyö- ja sisällönhallintaominaisuudet menetetään siirryttäessä Microsoft 365 Archiveen.

Lopuksi, arkistointi on tällä hetkellä rajoitettu vain SharePoint-sivustoihin, eikä se näin ollen mahdollista Microsoft 365:n tärkeimmän pilvialustan eli OneDriven viemän tilan hyödyntämistä.

Vaikka Microsoft ei tarjoa vaihtoehtoja, on olemassa halvempi ja kattavampi ratkaisu. Se on Microsoft 365 Archive Manager.

Microsoft 365 Archive Manager: paras ratkaisu tilan hallintaan Microsoftin pilvipalvelussa

Microsoft 365 Archive Manager on ratkaisu, jonka olemme kehittäneet, jotta yritykset voivat vähentää SharePointin ja OneDriven viemää tilaa ja säästää uuden tallennustilan hankinnassa ja Microsoftin uuden Archive-ohjelman kaltaisten työkalujen käyttökustannuksissa.

Sitä käytetään pitämään yrityksen pilvipalvelussa olevat arkistot siisteinä toimimalla niiden hallinnan eikä sijainnin perusteella (kyseessä ei siis ole yksinkertainen siirtyminen arkistosta toiseen).

Se mahdollistaa näin ollen:

  • Parantaa tallennustilan hallintaa Microsoft 365:ssä, omatoimisesti.
  • Säilyttää yhteistyöominaisuudet, jotka menetetään Microsoft 365 Archivin myötä.

Mekanismi on yksinkertainen.

Microsoft 365 Archive Manager aloittaa kaikkien Microsoft Teamsin, SharePointin ja OneDriven arkistojen nopealla skannauksella, jossa analysoidaan olemassa olevien tiedostojen versiot.

Se laskee yksittäisten tiedostoversioiden viemän muistin ja kertoo yritykselle, kuinka paljon tilaa se voisi vapauttaa poistamalla sisältöä hyötyohjelmasta riippuen.

Jotta yrityksen ja käyttäjien toiminnan kannalta vähemmän hyödylliset versiot voidaan tunnistaa tarkasti, Archive Manager mahdollistaa sellaisten sääntöjen käytön, jotka keskittyvät tiettyihin SharePoint-sivustoihin, tiettyyn päivämäärää vanhempia versioita sisältäviin tiedostoihin tai tietyntyyppisiin tiedostoihin. Käytössä on kuitenkin myös mahdollisuus käyttää premium-ominaisuuksia mukautettujen analyysisääntöjen luomiseen.

Muita alustamme etuja ovat muun muassa seuraavat:

  1. Tarkastusvirran aikataulutus, jonka avulla voit määrittää, kuinka usein Microsoft 365 -ympäristössäsi olevat arkistot analysoidaan, ja varmistaa näin käytettävissä olevan kiintiön jatkuvan valvonnan.
  2. Oivallus tallennustilan hallintaan ja neuvoja siitä, miten tiedostot tallennetaan oikein pilvipalvelussa.
  3. Helppo asennus ja tukemme ratkaisun mukauttamiseksi digitaaliseen työpaikkaasi.

Lopuksi on huomattava, että Microsoft 365 Archive Manager toimii myös OneDrivessa.

Tämä on ehkä paras ominaisuus, sillä vieläkään ei ole olemassa työkalua, jolla voi hallita tallennustilaa suoraan OneDrivessa. Edes Microsoft 365 Archive ei pysty siihen.

Ratkaisumme avulla käyttäjät voivat hallita OneDrive-arkistoja henkilökohtaisella ja yritystasolla. Autonomisesti, joten he eivät ole riippuvaisia IT-osastosta.

 

Microsoft 365 Archive Managerin edut

 

Microsoft 365 Archive Managerin edut Edun kuvaus
Kustannukset perustuvat asiakirjakirjastoihin eivätkä käytettyyn tilaan perustuviin kustannuksiin Microsoft 365 Archive Manager lisensoidaan suunnitelmilla, jotka perustuvat luotujen kirjastojen määrään, riippumatta siitä, mitä todellista tilaa käytetään tai voidaan säästää. Näin asiakkaalle saadaan merkittävää taloudellista hyötyä.
Tallennustilan hallinta koko Microsoft 365 -ympäristössä Microsoft 365 Archive Manager varmistaa SharePointin ja OneDriven arkistojen asianmukaisen hallinnan avulla, ettei Microsoft 365 -paketin käytettävissä olevia tallennustilan rajoja ylitetä koskaan.
Arkistojen hallinta OneDrivessa Archive Manager toimii myös OneDrivessa, joten voit hallita henkilökohtaisia ja yrityksen arkistoja ilman IT-osaston riippuvuutta.
Yhteistyöominaisuuksien säilyttäminen Käyttäjät voivat pienentää tiedostojen viemää tilaa SharePointissa ja OneDrivessa ilman, että sisältöä tarvitsee arkistoida ja häiritä reaaliaikaista yhteistyötä kollegoiden kanssa.
Arkistojen analysointi Microsoft 365 -pilvipalvelussa Archive Manager skannaa Teamsissa, SharePointissa ja OneDrivessa olevat arkistot nopeasti analysoimalla niissä olevien tiedostojen versiot ja osoittamalla tilan, joka voitaisiin vapauttaa poistamalla vähemmän hyödyllistä sisältöä.
Sääntöjen luominen mukautettua analyysia varten Käyttäjät voivat luoda kriteerejä, joiden avulla he voivat tarkasti tunnistaa ja poistaa tiedostojensa vähiten hyödylliset versiot, jotta arkistot pysyvät puhtaina.
Tarkistusvirran ajoittaminen Voit ajoittaa tarkistusvirran määrittämään, kuinka usein arkistoja analysoidaan Microsoft 365 -ympäristössäsi, ja varmistaa näin käytettävissä olevan tilan jatkuvan seurannan.
Tallennuksen hallinnan oivallukset Archive Manager tarjoaa näkemyksiä ja neuvoja siitä, miten tiedostoja tallennetaan oikein pilvessä, ja auttaa käyttäjiä hallitsemaan tallennustilaa itse.
Tilanhallinnan delegointi Archive Managerin avulla käyttäjät voivat delegoida tietyille käyttäjille vastuullaan olevien SharePoint-sivustojen ylimääräisen tilan hallinnan ilman, että SharePoint Online -järjestelmänvalvojan oikeuksia tarvitsee antaa.

Vapauta tilaa Microsoft 365 Archive Managerin avulla


Microsoft 365 Archive Manager on ratkaisu Microsoft 365:n tallennustilan hallintaan ja säästää uuden tallennustilan hankinnassa:

  • Vähentää SharePointin, Teamsin ja OneDriven käyttämää tilaa ilman lisäkustannuksia.
  • Säilyttää yhteistyöominaisuudet, jotka menetetään Microsoft 365 Archivella.
  • Auttaa hallinnoimaan arkistoja Microsoftin pilvipalvelussa itsenäisesti.

 

Giuseppe Marchi


Giuseppe on ollut SharePointin ja Microsoft 365:n Microsoft MVP vuodesta 2010 lähtien. Hän perusti Dev4Siden ja intranet.ai:n tavoitteenaan auttaa yrityksiä luomaan yksinkertaisempi ja tehokkaampi työympäristö.

Hän toimii konsulttina kaikessa, mikä liittyy digitaaliseen yhteistyöhön, intranet-portaaleihin ja Microsoftin pilvialustoihin.

UKK Microsoft 365 Archive -palvelusta


Mikä on Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive on Microsoftin kehittämä ratkaisu SharePoint Onlinen tallennustilan laajentamiseen, joka mahdollistaa SharePoint-sivustojen arkistoinnin harvoin käytetyn sisällön tilankäytön vähentämiseksi. Se on erityisen hyödyllinen yrityksille, jotka haluavat hallita tallennuskapasiteettiaan tehokkaasti ylittämättä käytettävissä olevia kiintiöitä samalla, kun ylläpidetään korkeita turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardeja.

Mitkä ovat Microsoft 365 Archive -palvelun päähyödyt?

Microsoft 365 Archive -palvelun päähyödyt sisältävät SharePoint-sivustojen käyttämän tilan vähenemisen, arkistoinnin nopeuden, metatiedon säilymisen, aktiivisten sivustojen erottelun arkistoiduista ja palvelun alhaiset kustannukset. Nämä hyödyt auttavat organisaatioita hallitsemaan paremmin muistiresurssejaan vaarantamatta tallennettujen tietojen käyttöä ja saatavuutta.

Kuinka Microsoft 365 Archive toimii?

Microsoft 365 Archive -palvelun käyttämiseksi ylläpitäjät siirtyvät SharePointin hallintaliittymään, valitsevat arkistoitavat sivustot ja käyttävät 'Arkistoi' -komentoa. Arkistoidut sivustot hallitaan sen jälkeen 'Arkistoidut sivustot' -osiossa, jossa sisältöä voidaan milloin tahansa aktivoida uudelleen säilyttäen turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuustoiminnot.

Onko Microsoft 365 Archive -palvelulle vaihtoehtoja?

Kyllä, on olemassa vaihtoehto nimeltä Microsoft 365 Archive Manager. Tämä ratkaisu mahdollistaa arkistojen hallinnan autonomisemmin ja tietoisemmin, vaikuttaen muistikapasiteettiin ilman fyysisiä siirtoja arkistosta toiseen. Sen etuihin kuuluu tallennustilan hallinta koko Microsoft 365 -ympäristössä, yhteistyötoimintojen säilyttäminen ja räätälöityjen analyysisääntöjen luominen.

Mitkä ovat Microsoft 365 Archive -palvelun esikatseluominaisuuksien rajat?

Nykyiset Microsoft 365 Archive -palvelun rajoitukset sisältävät kyvyttömyyden hallita käytetyn tilan määrää yksityiskohtaisesti, mahdottomuuden arkistoida keskussivustoja ilman niiden ensin rekisteröinnin poistamista, ja rajoitukset sivustojen datan katseluun ja vuokraajien uudelleennimeämiseen arkistoiduissa sivustoissa. Muita rajoituksia liittyy SharePoint-sivustojen hallintaan, jotka on yhdistetty Microsoft Teamsiin ja mahdollisiin ongelmiin hyvin suurissa tai monialueellisissa vuokraajissa.