Microsoft 365 Archive: qué es, límites y alternativas

Microsoft 365 Archive amplía el espacio de almacenamiento en Microsoft 365, permitiendo el archivado de sitios SharePoint. Pero aunque la funcionalidad es prometedora, es necesario considerar el mejor momento para adoptar este nuevo producto, dados sus costes.

Antes de comprar nuevo espacio en SharePoint Online y antes de incurrir en los costes de utilizar Microsoft 365 Archive, existe una solución alternativa para liberar espacio sin coste adicional y con una gestión más autónoma de los archivos en la nube de Microsoft 365.

Puede encontrar todos los detalles en este artículo.

Microsoft 365 Archive: breve introducción

Microsoft 365 Archive es la solución diseñada por Microsoft para ampliar el espacio de almacenamiento ocupado por los sitios personales y corporativos basados en SharePoint Online.

Este nuevo producto permite de hecho archivar los datos contenidos en un sitio SharePoint para evitar que el almacenamiento disponible sea ocupado por contenido infrautilizado. Así, es posible archivar uno o varios sitios de SharePoint en el espacio adicional que ofrece Microsoft 365 Archive, a un precio asequible. Esta migración implica:

• Bibliotecas de documentos
• Colecciones y listas de archivos

Una vez archivados, los contenidos de un sitio siguen estando disponibles para los administradores globales de SharePoint, que pueden decidir reactivarlos o eliminarlos por completo en cualquier momento.

Nota importante: Incluso cuando se archivan, los datos conservan los mismos estándares de búsqueda (actualmente solo para administradores, pero pronto para todos los usuarios habilitados), seguridad y cumplimiento que caracterizan a los recursos compartidos en SharePoint y el resto de aplicaciones de Microsoft 365.

Cómo funciona el espacio de almacenamiento de Microsoft

El espacio de almacenamiento de Microsoft se divide en dos categorías principales:

• Espacio de almacenamiento en buzones, que incluye
  • Correo asociado a su cuenta de Microsoft, incluidos Outlook.com, Hotmail, Live y MSN.
  • Archivos adjuntos, mensajes de correo, contactos y elementos de calendario de Outlook.com.
    
    
• Espacio de almacenamiento en la nube
  • Archivos y contenido multimedia guardados o sincronizados con OneDrive.
  • Archivos adjuntos y mensajes de correo en línea de Outlook.com.
  • Archivos y documentos guardados en SharePoint y Teams (que en realidad tiene bajo SharePoint para el almacenamiento de archivos).

Para los usuarios que han adquirido una licencia de Microsoft 365, la cuota se divide de la siguiente manera:

• El espacio en SharePoint Online proporciona 1TB por cada empresa al que hay que añadir 10GB por cada usuario con licencia que incluya SharePoint. Por ejemplo, una empresa que tenga 100 usuarios con una licencia que incluya SharePoint tendrá 1TB + (10GB * 100) = 2TB de espacio de colaboración.
  
  
• Planes de Microsoft 365 Business
  • 50 GB para correo y 1 TB para OneDrive, por usuario.
    
    
• Planes de Microsoft 365 Enterprise (E3/E5)
  • 100 GB para correo y espacio ilimitado para OneDrive.
  • Una vez que supere la cuota disponible en su SharePoint Online, se le impide acceder a casi todas las funciones para almacenar y compartir documentos e información.

Por ejemplo, el usuario ya no podrá

• Cargar, editar o sincronizar archivos nuevos en OneDrive, mientras que el contenido existente estará disponible en modo Solo Lectura.
• Almacenar o editar documentos en SharePoint o Teams.
• Enviar o recibir mensajes en Microsoft Teams.

Una vez transcurridos los 12 meses desde que se superó la cuota, Microsoft puede desactivar la cuenta OneDrive del usuario y eliminar irremediablemente todo el contenido presente.

Por último, cabe señalar que la funcionalidad para el correo en Outlook se suspende aunque sólo se supere la cuota de almacenamiento en la nube. El almacenamiento en OneDrive es, por tanto, el núcleo del puesto de trabajo digital de Microsoft 365 y el punto al que usuarios y empresas deben prestar más atención.

De ahí la importancia de Microsoft 365 Archive, la única solución que ofrece actualmente Microsoft para evitar superar la cuota de almacenamiento disponible en la propia suscripción actuando sobre los sitios de SharePoint y sus archivos directamente vinculados a la cuenta personal y corporativa de OneDrive.

Microsoft 365 Archive: ¿cuáles son las ventajas?

Aunque todavía es un producto en fase de vista previa, Microsoft 365 Archive ya ha demostrado ofrecer varias ventajas para la gestión del almacenamiento en los inquilinos de Microsoft 365 y, especialmente, en SharePoint Online.

Hemos visto cómo ya es posible reducir el espacio que ocupan los sitios de SharePoint trasladando el peso del contenido archivado del almacenamiento de Microsoft 365 al almacenamiento de Microsoft 365 Archive. Los datos trasladados también mantienen los estándares de seguridad y búsqueda (aunque esta última sigue siendo limitada).

Pero hay otras ventajas que ofrece Microsoft 365 Archive que conviene destacar, entre ellas las siguientes.

1. Velocidad de archivado

Microsoft 365 Archive consigue gestionar el almacenamiento de sitios en SharePoint de una manera bastante ágil, sin afectar al rendimiento en número o tamaño. La velocidad de almacenamiento se mide en minutos, por lo que difiere de la que ofrecen soluciones como BLOB de Azure.

2. Bajo coste

Microsoft 365 Archive permite a los usuarios liberar espacio en su entorno Microsoft 365, reduciendo la parte ocupada por los sitios SharePoint y el contenido relacionado almacenado a través de OneDrive. Todo ello, ofreciendo a usuarios y empresas un importante ahorro frente a la compra directa de nuevo almacenamiento. Los usuarios con planes empresariales de Microsoft 365 deben, por ejemplo, adquirir un plan superior para obtener más espacio de almacenamiento.

3. Retención de metadatos

Para mantener intacta la privacidad y organización de los datos de un sitio SharePoint archivado, Microsoft 365 Archive no actúa sobre los metadatos asignados a cada recurso, ni siquiera sobre los permisos distribuidos por la empresa para acceder a la información. Una vez que se reactiva un sitio, los usuarios pueden acceder al contenido y colaborar con sus compañeros como lo hacían antes del archivado.

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive separa automáticamente los sitios activos en el tenant de SharePoint de los inactivos, es decir, los sitios recién archivados. De hecho, los sitios archivados aparecen bajo el encabezado correspondiente "Sitios archivados", al que los administradores globales o de SharePoint pueden acceder directamente desde la interfaz de administración. Esto evita que la navegación de los usuarios se vea sobrecargada por recursos en SharePoint poco utilizados y, por tanto, de escasa utilidad para sus actividades diarias. Por supuesto, esta separación también facilita a los administradores la gestión de los sitios del tenant.

Cuál es la diferencia entre Microsoft 365 Archive y SharePoint Advanced Management

SharePoint Advanced Management es un complemento que proporciona funciones útiles para gestionar el contenido de SharePoint y OneDrive, al tiempo que mejora la experiencia de colaboración.

Entre las características clave se incluyen las siguientes:

• Restringir el acceso a un sitio de SharePoint a través de grupos de Microsoft 365 o Entra ID
• Obtener informes de gobernanza para el acceso a datos en sitios de SharePoint
• Restringir el acceso al servicio OneDrive mediante grupos de seguridad
• Restringir el acceso a un archivo almacenado en OneDrive
• Gestionar el ciclo de vida de los sitios de SharePoint

Esta última característica es la razón por la que a menudo se confunde SharePoint Advanced Management con Microsoft 365 Archive, pero hay una gran diferencia entre ambos productos.

La gestión de sitios SharePoint con SharePoint Advanced Management se limita, de hecho, a identificar automáticamente los sitios inactivos y enviar una notificación a los propietarios para comprobar si el sitio detectado está siendo realmente poco utilizado por los usuarios.

Por lo tanto, SharePoint Advanced Management no permite actuar sobre la memoria ocupada por los sitios inactivos, a diferencia de Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive: ¿cuánto cuesta?

Microsoft 365 Archive sigue un modelo de pago por uso, que se divide en dos componentes:

1. En esta fase previa, el espacio adicional se contabiliza como 0,05 GB/mes. En el cargo, sólo se tiene en cuenta el espacio de almacenamiento que supera la cuota del inquilino.
2. El precio de activación para cada uno de los sitios archivados es de 0,60 euros/GB. No obstante, existe un periodo de prueba que incluye la reactivación gratuita durante 7 días.

La facturación se gestiona específicamente a través del modelo Pay-As-You-Go de SharePoint Premium, que enlaza con la suscripción a Microsoft Azure. Los costes de Microsoft 365 Archive pueden controlarse con la función de gestión de costes de Azure.

Claramente, la ventaja de usar Microsoft 365 Archive está realmente en el precio. Pagas 0,05€/GB/mes en lugar de 0,2€/GB/mes por espacio adicional de SharePoint Online.

Pero hay una alternativa antes de llegar a pagar estos costos, que permite eliminar el espacio no utilizado de SharePoint Online (hablamos de ello al final del artículo).

Microsoft 365 Archive: ¿cómo se utiliza?

El uso de Microsoft 365 Archive es bastante intuitivo.

Las funciones para archivar y reactivar sitios de SharePoint son accesibles para los administradores globales o de SharePoint directamente desde su interfaz de administración.

Desde la interfaz de administración, hay que

• Acceder al elemento "Sitios activos
• Seleccionar los sitios que desea archivar
• Hacer clic en el comando "Archivar

Los sitios seleccionados aparecerán en el elemento "Sitios archivados", accesible de nuevo desde la interfaz de administración. Al acceder a la lista de sitios archivados, los administradores pueden utilizar el comando "Reactivar" en cualquier momento para que los sitios y su contenido vuelvan a estar disponibles.

El espacio ocupado por los sitios SharePoint archivados deja de contabilizarse en la cuota disponible para su plan a Microsoft 365, para ser calculado y contabilizado en la cuota ofrecida por Microsoft 365 Archive según los criterios vistos conjuntamente en la sección sobre precios.

Aunque se archiven, los sitios trasladados a Microsoft 365 Archive mantienen los estándares en cuanto a durabilidad de los datos, seguridad a través de permisos globales y de SharePoint, cumplimiento para el número de datos permitidos por la UE y para la residencia geográfica de los propios datos.

A continuación, puede encontrar una tabla resumen de todas las características de Microsoft 365 Archive que hemos visto hasta ahora.

Las limitaciones de Microsoft 365 Archive

La versión preliminar de Microsoft 365 Archive tiene algunas limitaciones importantes, algunas de las cuales, o todas, se resolverán en 2024. Además de la búsqueda de contenido archivado (ahora disponible solo para administradores), estas son las principales limitaciones de la funcionalidad de Archive:

• El archivado y la reactivación sólo son posibles para sitios completos de SharePoint; por lo tanto, no están disponibles a nivel granular para gestionar el espacio ocupado por archivos o bibliotecas individuales.
• Un sitio central no puede archivarse. Primero debe darse de baja como tal.
• No es posible ver la fecha y el autor del archivado de un sitio.
• No se permite archivar un sitio registrado en la copia de seguridad de Microsoft 365.
• No se admite el cambio de nombre de inquilino en los sitios archivados. Por lo tanto, es necesario reactivarlos.
• No es posible delegar el archivado de estos datos a usuarios que no tengan un rol de administrador de SharePoint o administrador global.

Además, los inquilinos con más de 50.000 sitios pueden tener problemas al intentar enumerar los sitios en el elemento "Sitios archivados" de la interfaz de administración. Por el contrario, los inquilinos multigeo no tienen la posibilidad de mover sitios archivados.

En cuanto a los sitios de SharePoint conectados a Microsoft Teams, hay que hacer una distinción.

Los sitios conectados a un canal privado no se pueden migrar a Microsoft 365 Archive, mientras que el archivado es posible para los sitios de SharePoint conectados a un canal estándar de Teams.

Sin embargo, cuando se archiva un sitio conectado a un canal de Teams, los recursos como:

• El canal de Teams conectado al sitio archivado
• El buzón de Exchange
• El contenido de la ficha Planificador

Pero cuidado: archivar un sitio SharePoint bloquea automáticamente el acceso a los archivos compartidos en el canal Teams asociado para todos los usuarios.

Por este motivo, Microsoft recomienda archivar el canal de Teams junto con el sitio de SharePoint asociado para que la experiencia del usuario dentro del lugar de trabajo digital no se vea comprometida.

Una última consideración se refiere a la sincronización.

Si se archiva un sitio de SharePoint mientras está activa la sincronización con un dispositivo (como un ordenador o un dispositivo móvil), el software cliente utilizado para la sincronización informará de errores una vez finalizado el proceso de archivado.

El cliente de sincronización notifica al usuario que la sincronización está bloqueada y, por tanto, puede haber discrepancias entre los datos del dispositivo y los del sitio de SharePoint.

Microsoft 365 Archive: ¿hay alguna alternativa?

Microsoft 365 Archive ofrece grandes ventajas, pero también grandes limitaciones. Los costes de mantener archivados los sitios de SharePoint siguen siendo significativos y no olvidemos que al migrar a Microsoft 365 Archive se pierden importantes funcionalidades de colaboración y gestión de contenidos.

Además, el archivado se limita únicamente a los sitios de SharePoint, por lo que no permite aprovechar el espacio que ocupa la principal plataforma en la nube de Microsoft 365, es decir, OneDrive.

Entre las alternativas, existe una solución más económica y completa. Se trata del servicio de consultoría que ofrece intranet.ai para aprender a gestionar por cuenta propia el espacio de almacenamiento en SharePoint, Teams y OneDrive, con el fin de ahorrar en la compra de nuevo almacenamiento y de productos como Microsoft 365 Archive.

intranet.ai: la mejor solución para
gestionar el espacio en la nube de Microsoft

Nuestros expertos pueden proporcionar a las empresas las herramientas y conocimientos necesarios para reducir el espacio que ocupan en SharePoint y OneDrive, ahorrando en la compra de nuevo almacenamiento y en el coste de uso de productos como Microsoft 365 Archive.

Con unos días de consultoría, podemos formar a los usuarios sobre cómo mantener limpios los archivos en la nube corporativa, actuando sobre su gestión y no sobre su ubicación (por lo que no se trata de una simple migración de un archivo a otro).

Así se hace posible:

• Mejorar la gestión del espacio de almacenamiento en Microsoft 365, de forma autónoma.
• Conservar las funcionalidades de colaboración, que se pierden con Microsoft 365 Archive.

El proceso es sencillo.

Comenzamos con un escaneo rápido de todos los archivos en Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive, analizando las versiones de los contenidos presentes.

Calculamos la memoria ocupada por las versiones individuales de los archivos para indicar a la empresa cuánto espacio podría liberar eliminando el contenido, según la utilidad.

Para identificar con precisión las versiones menos útiles, podemos implementar reglas de análisis personalizadas que se centren en sitios SharePoint específicos, archivos con versiones anteriores a una fecha concreta o archivos de determinados tipos.

Otras ventajas de nuestro servicio de consultoría son las siguientes:

1. Implementación de un flujo de auditoría programado, para determinar con qué frecuencia deben analizarse los archivos en Microsoft 365 y garantizar así un seguimiento constante de la cuota disponible.
2. Visión de la gestión del almacenamiento y asesoramiento sobre cómo almacenar correctamente los archivos en la nube.

Por último, cabe destacar que nuestros expertos también ofrecen soporte en la gestión del espacio de almacenamiento en OneDrive. Así, los usuarios aprenderán a gestionar el almacenamiento en OneDrive a nivel personal y corporativo. De forma autónoma, para no depender del departamento informático.

¿Qué es Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive es una solución desarrollada por Microsoft para extender el espacio de almacenamiento de SharePoint Online, permitiendo archivar los sitios de SharePoint para reducir el espacio ocupado por contenido poco utilizado. Es particularmente útil para las empresas que desean gestionar eficazmente la capacidad de almacenamiento sin superar las cuotas disponibles, manteniendo al mismo tiempo altos estándares de seguridad y conformidad.

¿Cuáles son las principales ventajas de Microsoft 365 Archive?

Las principales ventajas de Microsoft 365 Archive incluyen la reducción del espacio ocupado por los sitios de SharePoint, la velocidad de archivo, el mantenimiento de los metadatos, la separación de los sitios activos de los archivados y el bajo costo del servicio. Estas ventajas ayudan a las organizaciones a gestionar mejor los recursos de almacenamiento sin comprometer el acceso y uso de los datos archivados.

¿Cuáles son las limitaciones de Microsoft 365 Archive?

Las limitaciones actuales de Microsoft 365 Archive incluyen la incapacidad de gestionar el espacio ocupado a nivel granular, la imposibilidad de archivar sitios hub sin anular su registro primero, y restricciones sobre la visualización de datos y la renombración de tenants en los sitios archivados. Otras limitaciones se refieren a la gestión de sitios SharePoint conectados a Microsoft Teams y problemas potenciales en tenants muy grandes o multi-geo.

¿Cómo funciona Microsoft 365 Archive?

Para utilizar Microsoft 365 Archive, los administradores acceden a la interfaz de administración de SharePoint, seleccionan los sitios a archivar y utilizan el comando 'Archivo'. Los sitios archivados se gestionan a través de la opción 'Sitios archivados', donde es posible reactivar el contenido en cualquier momento, manteniendo las funcionalidades de seguridad y conformidad.

¿Cuáles son los servicios de consultoría ofrecidos por intranet.ai?

intranet.ai ofrece servicios de consultoría para ayudar a las empresas a gestionar el espacio de almacenamiento en Microsoft 365, SharePoint y OneDrive. Los servicios incluyen la exploración de los archivos para identificar contenido menos útil, la implementación de reglas personalizadas para el análisis y la formación de los usuarios para mantener los archivos limpios sin depender del departamento de TI. Este enfoque permite ahorrar en costos de almacenamiento y mantener las funcionalidades de colaboración.

¿Cuáles son las ventajas de los servicios de consultoría de intranet.ai?

Las ventajas de los servicios de consultoría de intranet.ai incluyen una mejor gestión del espacio de almacenamiento, la preservación de las funcionalidades de colaboración, la posibilidad de analizar los archivos en Microsoft 365 para eliminar contenido innecesario y la implementación de flujos de verificación programados para monitorear constantemente el espacio disponible. Esto permite a las empresas gestionar eficazmente los recursos sin incurrir en costos adicionales.

¿Cómo puedo beneficiarme de los servicios de consultoría de intranet.ai?

Las empresas pueden contactar a los expertos de intranet.ai para una exploración rápida de los archivos en Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive. Nuestros expertos analizarán las versiones de los archivos presentes, calcularán la memoria ocupada y proporcionarán información sobre cómo gestionar correctamente el espacio de almacenamiento, para ahorrar en la compra de nueva memoria o de productos como MS 365 Archive.